3- Sensibilizar y capacitar al grupo de trabajo definido por el FNA, para el acompañamiento en las actividades del proyecto.

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1 REQUERIMIENTOS TECNICOS Contratar los servicios de una firma que realice la implantación del Sistema de Costos por Actividad Costeo ABC del FONDO NACIONAL DE AHORRO. Incluye análisis, diseño, implementación, capacitación, soporte y mantenimiento y suministro del software.. 1. DEFINICIÓN TÉCNICA: El FONDO NACIONAL DE AHORRO requiere contratar una solución tecnológica compuesta por software y el conocimiento de expertos para la implantación de un sistema de Costos para la entidad y para ello es necesario que el oferente preste los siguientes servicios y/o realice las siguientes actividades: Fase de diseño: 1- Diseñar el modelo de Costeo por Actividades para el Fondo Nacional de Ahorro, aplicable a todas las sedes y dependencias de la entidad, desarrollando sus actividades básicas en las oficinas ubicadas en la ciudad de Bogotá D.C., para lo cual deberá desarrollar un cronograma de actividades que comprenda tiempo y recursos necesarios, con el fin de programar adecuadamente los tiempos del personal que participará por parte del Fondo Nacional de Ahorro. 2- Aplicar el modelo para determinar el costeo por actividades de los servicios prestados por el FNA, tales como Administración de Cesantías, Crédito de Vivienda, Crédito Educativo y Ahorro Voluntario entre otros que se identifiquen como claves. 3- Sensibilizar y capacitar al grupo de trabajo definido por el FNA, para el acompañamiento en las actividades del proyecto. 4- Levantar la información de tiempos para todos los funcionarios del FNA. 5- Aplicar las técnicas reconocidas en la metodología de los costos por actividades. 6- Sensibilizar a un grupo mínimo de 150 funcionarios del FNA sobre el sistema de costeo basado en actividades. 7- Brindar capacitación para los funcionarios designados por el FNA, para la administración del Modelo de Costos ABC. 8- Definir los recursos en el modelo de manera diferente a las cuentas contables. 9- Adelantar el análisis de los procesos y su desagregación al nivel de Página 1 de 12

2 subprocesos y actividades, acorde con las características del FNA. 10- Diseñar el modelo estableciendo bases de asignación de costos según las necesidades de la Entidad. 11- Definir el modelo de un sistema en el que se establezcan objetos de costos internos. 12- Definir el modelo que permita la implantación de Precios de Transferencia Interna en el futuro. 13- Adelantar el análisis y la implementación de la contabilidad por áreas de responsabilidad para la entidad. 14- Diseñar el modelo de costos que pueda analizarse y modelarse bajo el enfoque sistémico y funcional. 15- Definir una metodología de administración de bases de asignación de costos dinámicas (bases fijas, variables o modificables para los elementos del modelo) Referentes a la aplicación Funcionales 1- El oferente deberá entregar un sistema computarizado de costos que trabaje bajo la metodología del costeo basado en actividades, que incluya los siguientes productos: o Las licencias de utilización o propiedad del software. o Los archivos objeto del software. o Las estructuras de base de datos utilizadas por el software. o Documentación técnica y de usuario. o Soporte Técnico. o Actualización a nuevas versiones. o Capacitación en la aplicación a usuarios finales. o Capacitación para administradores de la aplicación, con el fin de garantizar el soporte de primer nivel a los usuarios. 2- El software debe poseer la siguiente funcionalidad mínima a) Permitir crear, modificar y/o eliminar modelos de costeo basado en actividades. b) Permitir elaborar modelos de costeo basado en actividades, con mínimo 10 niveles de distribución y los siguientes elementos: - Cuentas contables. - Recursos. Página 2 de 12

3 - Centros de costo. - Actividades. - Objetos de costo. c) Permitir la creación, modificación y eliminación manual de al menos centros de costo, sin alterar los resultados obtenidos para ese modelo en períodos anteriores. d) Para cada centro de costo, debe permitir la asignación de los siguientes atributos: Código: Identificación única dentro del sistema que se le da al centro de costo. Nombre: Nombre con el que se conoce el centro de costo. Descripción: Información complementaria del centro de costo. e) Permitir modificar todos los atributos de los centros de costo en un período, sin alterar los resultados obtenidos en períodos anteriores. f) Permitir crear, eliminar y/o modificar manualmente un plan de cuentas contables, con el código y nombre de al menos cuentas contables. g) Asociar las cuentas contables a los recursos. h) Permitir crear, eliminar y modificar manualmente dentro de un modelo de costos, al menos recursos, actividades, 500 objetos de costo y inductores de recurso, de actividad o de objeto de costo. i) Permitir mediante la importación de archivos planos o de hojas de cálculo, crear dentro de un modelo de costeo, los recursos, actividades, objetos de costo e inductores de recurso, de actividad o de objeto de costo; con todos los atributos descritos anteriormente. j) Permitir modificar las características de los recursos, las actividades, los objetos de costo y los inductores de recurso, de actividad o de objeto de costo, conservando históricos de los resultados obtenidos en el procesamiento de períodos anteriores. Página 3 de 12

4 k) Permitir realizar el cargue de información contable y estadística correspondiente a un período de tiempo, identificando en cualquier momento el período al que corresponde. l) Una vez definido un modelo de costos dentro del sistema, al cual se le han cargado un conjunto de datos y del cual se han obtenido resultados, los cuales pasan a ser parte de la base histórica; el aplicativo debe permitir abrir un nuevo periodo de trabajo basado en la configuración de un periodo anterior. m) Permitir el registro y modificación manual de los valores de los recursos que han sido asignados a los centros de costo, y correspondan a un conjunto de datos de naturaleza variable, cuyos valores no sean históricos. n) Importar vía archivos planos o de hojas de cálculo, los valores de los recursos que han sido asignados a los centros de costo, y correspondan a un conjunto de datos de naturaleza variable, cuyos valores no sean históricos. o) Permitir identificar, reportar y/o solucionar los siguientes errores originados en el registro, importación o carga de los valores de los recursos: - Cuando la cuenta contable no ha sido definida en el plan de cuentas. - Cuando el centro de costo al que esta asociado no ha sido definido. p) Permitir establecer relaciones entre elementos de un nivel con elementos de niveles superiores. q) Asociar un inductor a cada una de las relaciones establecidas entre dos elementos. r) Registrar y modificar de forma manual el valor del inductor en cada una de las relaciones de los elementos de un modelo, para un conjunto de datos de naturaleza variable, cuyos valores no sean históricos. Página 4 de 12

5 s) Importar vía archivos planos o de hojas de cálculo, el valor del inductor en cada una de las relaciones de los elementos de un modelo, para un conjunto de datos de naturaleza variable, cuyos valores no sean históricos. t) Permitir identificar, reportar y/o solucionar los siguientes errores originados en el registro, modificación, importación o carga de los valores de los inductores: - Cuando el elemento origen de la relación no ha sido definido en el modelo. - Cuando elemento destino de la relación no ha sido definido en el modelo. - Cuando el inductor utilizado en la relación no ha sido definido en el modelo. u) Permitir identificar, o evitar cometer los siguientes errores en la construcción del modelo o la información cargada en los mismos. - Cuando la sumatoria de las bases de distribución (suma de los valores numéricos del inductor) de un elemento del modelo (Recurso, actividad u objeto de costo), es menor o igual a cero (0). - Cuando existan elementos con inductores que no tienen valor en ninguno de los elementos relacionados con dichos elementos. v) Generar reportes para uno y/o varios períodos con la siguiente información: - Costo de los elementos de un nivel discriminados de acuerdo a los elementos del nivel anterior. - Costo de los elementos de un nivel discriminados de acuerdo a los elementos del siguiente nivel. - Costos totalizados de los elementos de un nivel. - Costos de los elementos de un nivel, discriminados por los recursos que le componen. Página 5 de 12

6 - Costos unitarios de los diferentes elementos de un nivel. - Costos de acuerdo con una estrategia de agrupación de elementos defina por el usuario. w) Los reportes deben ser generados por el software, al menos en alguna de las siguientes formas: Matrices, listados o gráficos. x) Los reportes deben ser generados con comparativos entre los siguientes elementos de un modelo en diferentes períodos: - Valor de los recursos. - Valor de los centros de costo. - Valor de las actividades. - Valor de los objetos de costo. y) Permitir el montaje de modelos presupuestados, para la realización de pruebas y análisis antes de ejecutar los modelos reales. z) Realizar la exportación a archivos en formato texto de cualquier dato ingresado al sistema, o generado como producto de la ejecución del modelo de costos. aa) Realizar la exportación a archivos en formato testo, HTML y RTF, de cualquier de los reportes que genera el sistema. Tecnológicas 1) La aplicación debe operar sobre el motor de base de datos Oracle en versión 10G o superior, Sysbase en versión 12.5 o superior o SQL Server versión 2005 o superior. 2) El sistema gestor de base de datos de la aplicación debe operar en un servidor con las siguientes características: Servidor IBM pseries o xseries. 2 o mas procesadores. 2 GB de Memoria RAM o superior. 100 GB de Espacio mínimo disponible en disco duro. Mínimo 1.4 Ghz de Velocidad por procesador. Sistema Operativo AIX versión 5.3 ML 2 Página 6 de 12

7 3) El servidor Web o servidor de aplicación debe operar en un servidor con las siguientes características: a. 1 o más procesadores. b. 2 GB de Memoria RAM o superior. c. 30 GB de Espacio disponible en disco duro. d. Mínimo 1.4 Ghz de Velocidad por procesador (de acuerdo con el modelo del servidor). e. Sistema Operativo: AIX versión 5.3 ML 2 Windows 2000 Server o Windows 2003 Server. 4) La aplicación debe operar en estaciones de trabajo clientes con las siguientes características: Pentium IV o superior. 256 MB de Memoria RAM o superior. 5 GB de Espacio mínimo disponible en disco duro Sistemas Operativos Windows XP. Durante la ejecución del proyecto, se debe contar con la certificación de operación con Windows Vista. 5) El protocolo de comunicación utilizado debe ser por excelencia TCP/IP. 6) La solución debe mantener centralizados los datos (modelos de costeo e información de todas los puntos de atención) y su administración en la sede central del Fondo Nacional de Ahorro. 7) La aplicación no debe utilizar cookies. 8) Todos los mensajes, ítems de menú, etiquetas, sugerencias en la barra de herramientas, alertas, mensajes de ayuda en la barra de estado y archivos de ayuda en línea de la aplicación deben estar en idioma español o ingles. 9) Durante el tiempo de garantía o mientras el FNA haya contratado el servicio para actualización de nuevas versiones, se debe garantizar la entrega de todas las nuevas versiones comercializables de los programas del software de costeo, acompañadas de la actualización de la documentación, en Página 7 de 12

8 español, tanto de usuario como técnica, y del procedimiento para la instalación de la nueva versión. 10) Durante el tiempo de garantía o mientras el FNA haya contratado el servicio para actualización de nuevas versiones, cada vez que se realice un cambio de versión del software o cuando se requiera, se deben realizar las instalaciones o reinstalaciones del aplicativo y base de datos que se requieran y se debe migrar a las nuevas versiones todos los modelos y datos utilizados por el software de costeo, de las versiones que en su momento disponga el FNA. 11) Se debe entregar por escrito y en medio magnético toda la información técnica adicional del software de costeo, que sea solicitada por el FNA. 12) Se debe entregar un módulo especializado para el registro de los tiempos de dedicación en horas del recurso humano a las actividades, el cual debe operar a través de la Intranet del FNA para facilitar la recolección de la información por parte de los funcionarios responsables. 13) Se debe entregar un documento con las características y especificaciones de todos los elementos requeridos para la implementación de un esquema de redundancia y alta disponibilidad, considerando las características de servidores, sistemas operativos, motor de base de datos mencionados anteriormente. 14) Durante el tiempo de garantía o mientras el FNA haya contratado el servicio para actualización de nuevas versiones se requiere contar con servicio de soporte y atención de requerimientos durante 8 horas diarias de lunes a viernes. Grupo de trabajo 15) El líder del proyecto debe tener experiencia comprobada en la dirección de proyectos similares, y conocimientos en sistemas de costeo por actividades y deberá realizar las siguientes actividades: a. Recibir y dar trámite a todas las solicitudes presentadas por el FNA, acerca del software de costeo. Página 8 de 12

9 b. Participar de las decisiones que se tomen referentes a la implantación del software de costeo en el FNA. c. Entregar al FNA respuesta oficial de todas las solicitudes hechas. d. Entregar al FNA todos los elementos entregables descritos en este documento. Fase de instalación 16) Se debe adelantar el siguiente plan de capacitación: Capacitar a mínimo a tres funcionarios del FNA, en la administración del software en los aspectos referentes a: - Instalación y administración del software: Mínimo 16 horas impartidas por instructores certificados, a mínimo tres funcionarios del FNA en: - Instalación del software. - La administración del software. - La configuración de parámetros del sistema operativo y de la base de datos para el correcto funcionamiento de la aplicación. - Administración del sistema gestor de bases de datos: Mínimo 20 horas, dirigida a los administradores en los conceptos de administración del sistema gestor de bases de datos. Si la base de datos utilizada es Oracle en versión o superior, esta capacitación debe ser impartida por instructores certificados o avalados por Oracle. 17) En la fase de instalación, se deben entregar discos compactos (CD), con los siguientes elementos: - Los archivos objeto o ejecutables del software de costeo necesarios para su instalación en el servidor de aplicación. - Los archivos con los scripts de base de datos, para la creación de las estructuras de bases de datos utilizadas por el software de costeo. Página 9 de 12

10 - Los archivos objeto o ejecutables del software de costeo necesarios para su instalación en las estaciones de trabajo. - Los archivos con la documentación en idioma español de los manuales de usuario y técnicos en formatos PDF, Word o HTML. - Los archivos con la documentación del procedimiento de instalación de todos los componentes del software de costeo en formatos PDF, Word o HTML. - Los archivos en formatos PDF, Word o HTML, con un estimativo de los tamaños iniciales de las tablas e índices utilizados por el software de costeo, considerando que sea suficiente para almacenar el volumen de datos esperado en la aplicación para todos los modelos en los primeros 5 años. (Este documento puede ser elaborado en la fase de diseño). 18) El proponente debe realizar las siguientes actividades: - Instalar la última versión comercializada del software de costeo en el servidor que el FNA disponga para tal fin. - Acompañar y asesorar al administrador de base de datos del FNA en la creación de las estructuras de base de datos utilizadas por el software de costeo. - Acompañar y asesorar a un profesional del FNA, en la instalación del software de costeo en las estaciones de trabajo. - Verificar que el correcto funcionamiento del software de costeo en cada una de las estaciones de trabajo. Fase de Pruebas - Acompañar y documentar todas las pruebas que se realicen al software de costeo. - Atender y dar solución de primera mano a todas los inconvenientes de índole técnico atribuible al software de costeo. - Acompañar el proceso de cargue de los datos a la Base de Datos, brindando soporte técnico y haciendo las correcciones y sugerencias Página 10 de 12

11 convenientes, y demás funciones relacionadas con el rol. Este soporte debe ser programado para cubrir la alimentación de todos los modelos que se requieran. - Una vez la información se encuentre cargada, realizar el acompañamiento del cálculo del modelo, para dar explicación conceptual de los posibles errores generados, guiar en su solución de los mismos y acompañar a los responsables en la generación de informes de validación de resultados.. - Capacitar durante la fase de pruebas como mínimo 4 funcionarios, como modeladores y usuarios funcionales, en todos los elementos conceptuales y operativos de la herramienta, reglas de modelado, procesos de importación y exportación de información, identificación y corrección de errores de usuario, limitaciones de la herramienta, generación y personalización de informes y manejo de información histórica. Fase de Puesta en Producción - Apoyar a los funcionarios que disponga el FNA, en el desarrollo de funcionalidades para el paso de la información a las estructuras dispuestas en el software para la recepción de la información de las interfaces. - Capacitar durante la fase de puesta en operación a mínimo 10 funcionarios en el manejo de los mecanismos para el montaje, análisis y corrección de la información de las interfaces. Otras consideraciones: El FNA suministrará únicamente el número de equipos, sistema operativo, motor manejador de base de datos y demás software de base con las características que el proveedor entregue en su propuesta y que cumplan con los requisitos y características antes mencionados en este documento. Si faltare algún elemento de cualquier índole, este correrá por cuenta del proveedor. Página 11 de 12

12 El proveedor debe incluir en su propuesta todo lo necesario para la puesta en producción de la solución de costeo basado en actividades, así no estén contempladas en los requerimientos presentados por el FNA. Para garantizar el esquema de redundancia y alta disponibilidad, el proveedor deberá instalar la solución en los equipos que sea necesario cuyas características debe incluir en la propuesta en las condiciones del punto anterior. La solución de redundancia y alta disponibilidad debe quedar operando. El proveedor seleccionado debe suministrar una solución implantada y operando. No se trata del suministro de un producto. En caso de presentarse o ser necesarios cambios de cualquier índole durante la ejecución del proyecto, incluido el periodo de garantía, estos serán a cargo del proveedor en su totalidad. Se debe garantizar por parte del proveedor el manejo confidencial de la información que le sea suministrada por el FNA para la ejecución del proyecto. Toda la información entregada al proveedor para la ejecución del proyecto es de propiedad del FNA. El proveedor debe acatar las políticas y normas de seguridad informática que expida el FNA. Página 12 de 12

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