Jornadas de INCLUSION DIGITAL. a través de las TIC ORGANIZAN: CAPACITA: CLAEH

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1 Jornadas de INCLUSION DIGITAL a través de las TIC ORGANIZAN: CAPACITA: CLAEH

2 Con Google Docs puedes crear, compartir y editar documentos online con facilidad. A continuación te indicamos algunas acciones que puedes realizar: subir documentos de Microsoft Word, de OpenOffice, de RTF, de HTML o de texto sin formato, crear documentos desde cero y descargar los tuyos de Internet, editar documentos online de manera simultánea con quien quieras e invitar a los demás a que los vean, realizar un seguimiento de quién modifica un documento y cuándo, y restaurar cualquier versión, publicar documentos online para que estén disponibles para todo el mundo, como páginas web o como documentos publicados en tu blog, enviar por correo electrónico los documentos como archivos adjuntos. Para comenzar entras a Google y seleccionas Docs. Registro Para empezar a utilizar Google Docs, simplemente accede con tu cuenta de Google. (Si utilizas Gmail, significa que ya tienes una cuenta). De lo contrario debes crearla.

3 Cómo crear un documento Para crear un nuevo documento, haz clic en el menú desplegable Nuevo y selecciona Documento, Presentación, Hoja de cálculo, Formulario o Dibujo.

4 Documentos de Google Creación y almacenamiento Existen distintos modos de empezar a utilizar Google Docs: puedes crear un nuevo documento online, subir uno ya creado o utilizar una plantilla de nuestra galería de plantillas. Cuando estés trabajando en tu documento, haz clic en el botón Guardar situado en la esquina superior derecha del documento, escribe un nombre para el documento en la ventana que aparece y haz clic en Aceptar. A continuación, verás que el documento aparece en tu lista de documentos. Si quieres guardar y cerrar un documento, haz clic en el botón Guardar y cerrar. Para guardar una copia local de un documento, puedes descargarlo en tu equipo. Para ello, abre el documento, haz clic en el menú Archivo y desplázate con el ratón hasta la opción Descargar archivo como. Verás los siguientes tipos de archivo: HTML, RTF,

5 Word, Open Office, PDF y texto sin formato. Selecciona un tipo de archivo y haz clic en Aceptar en la ventana del navegador que aparece. Cómo subir un documento Puedes subir documentos ya creados a Google Docs en cualquier momento. Hazlo de la siguiente manera: 1. Haz clic en el botón Subir situado en la parte superior de la barra lateral de la página Lista de documentos. 2. Haz clic en Examinar y selecciona el documento. 3. Haz clic en Abrir. 4. Haz clic en Subir archivo. El archivo subido aparecerá en la lista de documentos. Puedes subir los siguientes tipos de archivo:.html,.txt,.odt,.rtf y Microsoft Word.

6 Cómo utilizar la galería de plantillas Si deseas crear un documento con rapidez, puedes escoger una de las plantillas de la galería de plantillas. Cada una de las plantillas tiene texto estándar que puedes sustituir por el texto que quieras y un formato predefinido que puedes volver a utilizar También puedes acceder a la galería de plantillas desde tu documento en Archivo > Nuevo > Desde plantilla... Edición Utiliza los menús en la barra de herramientas para cambiar la fuente o el tamaño del texto en el documento. Basta con seleccionar el texto que quieras cambiar y hacer clic en el menú de fuentes, en el que aparece Arial como fuente predeterminada, o en el menú desplegable de tamaño de texto, configurado en 11pt de forma predeterminada. Cuando selecciones una fuente nueva o un tamaño de texto, los cambios se aplicarán al texto seleccionado. Cómo insertar enlaces Si deseas insertar un enlace a un sitio web o a un documento online a modo de referencia, sigue estos pasos: 1. Haz clic en el lugar del documento donde quieres que aparezca el enlace. 2. Haz clic en el menú desplegable Insertar y selecciona Enlace... o haz clic en el icono del enlace en la barra de herramientas. Cómo insertar imágenes Puedes mejorar tu documento insertando una imagen. Hazlo de la siguiente manera: 1. Haz clic en el menú desplegable Insertar desde la barra de herramientas y selecciona Imagen. 2. Según la imagen que quieras añadir al documento, haz clic en Subir, URL o Búsqueda de imágenes de Google y sigue estas instrucciones: o Subir: selecciona una imagen del equipo y haz clic en el botón Subir. o URL: inserta la URL de una imagen de la Web y haz clic en Seleccionar. o Búsqueda de imágenes de Google: introduce un término de búsqueda para buscar una imagen con la

7 Búsqueda de imágenes de Google y haz clic en Buscar imágenes. Cuando encuentres lo que buscas, haz clic en la imagen y en el botón Seleccionar. Historial de revisiones Mientras tú y tus colaboradores editan un documento, puedes hacer un seguimiento de los cambios (y de la persona que los ha efectuado) e incluso recuperar una versión anterior mediante el "Historial de revisiones". 1. En el documento, haz clic en Archivo > Ver historial de revisión. 2. Haz clic en el menú desplegable con la fecha y el nombre de usuario y selecciona una opción. Si no seleccionas la correcta, puedes hacer clic en Anteriores o Más recientes hasta que encuentres la versión que deseas. Si cambias de opinión acerca de las ediciones más recientes que se han realizado del documento, simplemente recupera una versión anterior. Hazlo de la siguiente manera: 1. Haz clic en el menú desplegable con las distintas revisiones y, si es necesario, en Anteriores o Más recientes, hasta que encuentres la versión que quieres. 2. Haz clic en Recuperar esta. El documento se restablecerá a la versión que selecciones. Ahora, cuando tus colaboradores vean este documento, verán la versión que has seleccionado. Cómo compartir tu documento Ahora que ya has creado tu documento de Google, puedes compartirlo con tus amigos, familiares o compañeros de trabajo. Puedes hacerlo desde tu lista de documentos o directamente desde el documento. En la lista de documentos, selecciona la casilla de verificación situada junto al documento que quieras compartir (también puedes seleccionar varios documentos) y haz clic en el menú desplegable Compartir de la barra de herramientas. A continuación, selecciona "Configuración de uso compartido". Desde el documento, haz clic en el menú desplegable Compartir de la esquina superior derecha de la página. A continuación, sigue las instrucciones siguientes:

8 1. En la parte inferior de la ventana "Configuración de uso compartido", en "Añadir a personas", escribe las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieras compartir el documento. Puedes añadir a una sola persona o bien una lista distribución. También puedes seleccionar a los usuarios de una lista de contactos. 2. A la derecha de la lista de nombres, selecciona "Se puede ver" o "Se puede editar" en el menú desplegable. 3. Si quieres añadir un mensaje a la invitación, introduce el texto y haz clic en Compartir. Si no quieres enviar ninguna invitación, desmarca la opción "Enviar notificaciones (recomendado)". Los colaboradores y los lectores podrán seguir accediendo al documento desde las listas de documentos, pero no recibirán ninguna invitación por correo electrónico. En el cuadro de diálogo "Configuración de uso compartido", también puedes ver quién tiene acceso al documento, cambiar el tipo de acceso de los usuarios, suprimir a editores y a lectores y cambiar la opción de visibilidad del documento. Puedes compartir explícitamente tu documento con un máximo de 200 usuarios entre lectores y colaboradores; no obstante, si publicas el documento, todo el mundo podrá acceder a él. Hasta 10 usuarios pueden modificar o ver un documento de manera simultánea.

9 Hojas de cálculo de Google

10 Cómo modificar el tamaño de una fila o columna Para cambiar las dimensiones de una fila o una columna, sigue estas instrucciones: 1. Coloca el cursor en el borde externo, junto al número o la etiqueta de la fila o columna cuyo tamaño desees cambiar. 2. Ajusta el cursor para colocarlo en la línea que separa la fila o columna que vayas a cambiar de la fila o columna siguiente. Cuando lo hayas hecho, el cursor se convertirá en una flecha con dos puntas.

11 3. Haz clic con el ratón y arrastra la flecha en la dirección que desees ampliar o reducir la fila o la columna. Cómo editar celdas Para introducir contenido en una celda vacía, basta con que hagas clic en ella y añadas el contenido. Para editar una celda que ya tiene contenido, sigue estos pasos: 1. Elige una de las siguientes opciones para colocar el cursor en la celda: o Haz doble clic en la celda. o Haz clic en la celda y pulsa Enter. o Haz clic en la celda y pulsa F2. 2. Edita el contenido de la celda. Cómo modificar el formato de los datos Puedes dar formato a los datos en las hojas de cálculo de varias maneras. Las opciones de formato se encuentran en la barra de herramientas Editar. En la hoja de cálculo, basta con colocar el cursor en un icono de la barra de herramientas para ver un mensaje que describe lo que puede hacer esa opción. A continuación se describen las opciones de formato principales: imprimir deshacer o rehacer la última operación dar formato a los contenidos de la celda cambiar el tamaño de fuente añadir negrita cambiar el color del texto o un color de fondo añadir bordes alinear texto combinar celdas horizontalmente en filas seleccionadas ajustar texto añadir fórmulas

12 Creación y modificación de un gráfico Puedes crear gráficos, modificarlos, obtener una vista previa de ellos y personalizarlos. Introduce datos en tu hoja de cálculo y selecciona el intervalo de celdas deseado. Luego, selecciona Insertar > Gráfico en el menú de la barra de herramientas para empezar a crear un gráfico. Una vez que hayas elegido los datos que quieras incluir en el gráfico y hayas seleccionado Insertar > Gráfico, podrás modificarlo, personalizarlo y, además, obtener una vista previa de él. En la pestaña Inicio del cuadro de diálogo para gráficos, puedes modificar el intervalo de datos que quieres mostrar en el gráfico y obtener una vista previa de los tipos de gráfico recomendados. Los tipos de gráfico se recomiendan en función del intervalo de datos seleccionado. En esta pestaña, también puedes intercambiar filas y columnas, y marcar la primera columna o fila como etiquetas para el gráfico que crees. En la pestaña Gráficos, puedes examinar los diferentes tipos de gráfico y obtener distintas vistas previas de los datos en función del tipo seleccionado.

13 Presentaciones de Google Con las presentaciones de Google puedes crear, compartir y editar presentaciones online con facilidad. A continuación, te indicamos algunas acciones que puedes realizar con las presentaciones de Google: importar presentaciones en los tipos de archivo.ppt y.pps y exportar las tuyas online, insertar imágenes y vídeos, y dar el formato que quieras a tus diapositivas, permitir la visualización de presentaciones, online, desde ubicaciones remotas de manera simultánea y en tiempo real, publicar e insertar tus presentaciones en un sitio web para que todo el mundo las vea. Galería de plantillas Si deseas crear rápidamente una presentación y quieres obtener ayuda con el diseño, puedes ir a la galería de plantillas, obtener una vista previa y utilizar cualquiera de las plantillas que contiene. Cada una de las plantillas tiene texto estándar que puedes sustituir por el texto que quieras y estilos de diseño predefinidos que puedes volver a utilizar. También puedes acceder a la galería de plantillas desde tu presentación si vas a Archivo > Nuevo > Desde una plantilla... Cómo insertar imágenes Puedes mejorar tu presentación insertando una imagen. Simplemente abre una página web en otra ventana del navegador y arrastra la imagen que quieres utilizar directamente a tu presentación.

14 Algunas imágenes no se pueden arrastrar hasta la ventana del navegador; sin embargo, también puedes insertar las imágenes que tienes almacenadas en el equipo local. Hazlo de la siguiente manera: 1. Haz clic en el botón Insertar imagen de la barra de herramientas de la presentación. 2. Haz clic en Seleccionar archivo y selecciona el archivo que desees. 3. Haz clic en Aceptar. La imagen aparecerá a continuación en la presentación. Para mover la imagen y ajustarla a la presentación, sólo hay que hacer clic y arrastrarla hasta el lugar deseado en la diapositiva. Insertar vídeos Para añadir vídeos a la presentación, sólo tienes que hacer clic en la opción Insertar > Vídeo situada sobre la barra de herramientas y buscar un vídeo. Selecciona la casilla que hay junto a la miniatura del vídeo que deseas añadir y haz clic en Insertar vídeo. El vídeo aparecerá a continuación en la presentación. Para mover el vídeo y ajustarlo a la presentación, haz clic y arrástralo hasta el lugar en que deseas que aparezca. También puedes minimizar y maximizar un vídeo a su tamaño completo en una diapositiva haciendo clic en el botón situado en la parte inferior derecha de cada vídeo. Cómo visualizar tu presentación Para ver la presentación finalizada, selecciona Iniciar presentación en la parte superior derecha de la pantalla. Se abre una ventana nueva, que muestra las diapositivas de la presentación de una en una. Para pasar de una dispositiva a la siguiente, utiliza las teclas de dirección del teclado, o bien haz clic en el icono de flecha de la barra de color gris que se muestra en la parte inferior de la presentación.

15 Dibujos de Google Google Docs te permite crear, compartir y modificar dibujos online fácilmente. Estas son algunas de las cosas que puedes hacer con dibujos en Google Docs: modificar dibujos online en tiempo real con las personas que quieras e invitar a otros usuarios a ver las modificaciones también en tiempo real, chatear con los usuarios que estén modificando tu dibujo, desde el editor de dibujos, publicar dibujos online como imágenes para que cualquier usuario de la Web pueda verlos o bien descargarlos en formatos estándar, insertar texto, formas, flechas, dibujos e imágenes del disco duro o de la Web, dibujar con precisión con ayuda de guías de alineación y funciones de ajuste a cuadrícula y de distribución automática. Editar Haz clic en este menú desplegable para cortar, copiar, pegar, duplicar y cambiar una forma.

16 Insertar Utiliza este menú para insertar líneas, flechas, dibujos a mano alzada, polilíneas, cuadros de texto e imágenes. Si lo prefieres, puedes utilizar los botones de la barra de herramientas correspondientes a estas funciones. Cuando hayas seleccionado una opción, sigue estas instrucciones: Línea: haz clic para establecer el primer extremo de la línea y arrastra el ratón hasta el punto que desees. Flecha: haz clic en cualquier punto para establecer el primer extremo de la flecha y arrastra el ratón hasta el punto que quieras. A mano alzada: haz clic para establecer el punto de inicio y crea el dibujo arrastrando el ratón. Se suavizará automáticamente cuando termines. Cuando selecciones el botón de línea, de flecha o de dibujo a mano alzada, permanecerás en estos modos hasta que regreses al modo de selección. Para ello, haz clic en el botón Seleccionar en la barra de herramientas (la pequeña flecha situada a la izquierda del botón Forma) o bien pulsa la tecla Esc. Polilínea: añade líneas continuas compuestas por varios trazos. Para ello, dibuja un primer trazo y haz clic para marcar el final de este y empezar un trazo nuevo. Más información sobre cómo utilizar la función de polilíneas WordArt: tras seleccionar esta opción, escribe el texto que quieras y pulsa Intro. Cuadro de texto: haz clic en el punto en el que quieras añadir el cuadro de texto, escribe el texto y, a continuación, pulsa la tecla Intro. El texto se añade al dibujo. Usa cuadros de texto en lugar de WordArt cuando quieras utilizar el ajuste de línea o especificar otro tamaño de texto. Más información sobre cómo utilizar texto en los dibujos de Google Docs Imagen: introduce la URL de una imagen o realiza una búsqueda de imágenes para encontrar una que te interese. Haz clic en este menú para cambiar el fondo del dibujo, alinear y rotar elementos, activar las funciones de ajuste a la cuadrícula o a las guías, cambiar el orden de los elementos (p. ej., traer una figura al frente) y agrupar elementos.

17 Deshacer y rehacer cambios Para deshacer y rehacer cambios, utiliza las dos flechas situadas en el extremo izquierdo de la barra de herramientas. Ampliar y reducir Para ampliar y reducir los dibujos, haz clic en el botón Zoom de la barra de herramientas. Formas En el menú Forma en la barra de herramientas, selecciona una figura. A continuación, haz clic en cualquier punto del dibujo de Google Docs para insertar la figura con el tamaño predeterminado o bien arrastra el ratón para modificarlo. Formularios de Google Cómo crear un formulario: 1. Haz clic en Nuevo > Formulario. 2. En la plantilla del formulario que se abre puedes añadir todas las preguntas y opciones que desees. 3. Una vez que hayas acabado de añadir preguntas, haz clic en Enviar este formulario por correo electrónico. 4. Añade las direcciones de correo electrónico de las personas a las que deseas enviar este formulario. 5. Haz clic en Enviar.

18 Añadir elementos al formulario Puedes añadir diferentes tipos de preguntas a los formularios haciendo clic en Formulario en la hoja de cálculo y en Añadir elemento en la parte superior de la página de edición. Aquí dispones de algunos de los tipos de pregunta que puedes escoger: casillas de verificación, cuadrículas, elegir de una lista, tipo test, texto de párrafo (que permite escribir respuestas largas) y escala (por ejemplo, para pedir a tus invitados que valoren algo en una escala del 1 al 5). Si lo deseas, añade encabezados de sección para dividir el formulario en secciones y hacer que sea más fácil de leer y de rellenar. Simplemente selecciona Encabezado de sección en el menú desplegable Añadir elemento.

19 Fuente: Guías de ayuda para la utilización de Google Docs

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