QUIERO DIGITALIZAR LOS INFORMES DE MIS PACIENTES DIRECTAMENTE EN EL HIS

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1 QUIERO DIGITALIZAR LOS INFORMES DE MIS PACIENTES DIRECTAMENTE EN EL HIS MEJORANDO LOS FLUJOS DE TRABAJO EN SANIDAD

2 MEJORANDO LOS FLUJOS DE TRABAJO EN SANIDAD 2 EL PASO SIMPLE HACIA INFORMES SANITARIOS ELECTRÓNICOS El área sanitaria actual está muy influenciada por tendencias tales como pacientes exigentes que solicitan atención individualizada, combinada con la libre elección. Por otra parte, las entidades sanitarias se enfrentan a recortes en sus presupuestos y una mayor presión en su control de gastos. Al mismo tiempo, las aseguradoras tienen cada vez más influencia sobre la forma en que se prestan cuidados sanitarios, y estructuran sus sistemas TIC con el fin de poder gestionar costes. Hacerse con las complejidades de los procesos de TIC debería ser la primera medida para poder hacer frente a los desafíos a los que se enfrenta el sector salud. Con el fin de hacer que la información sanitaria sea más accesible y compatible, es necesario agilizar los procesos de datos y reducir gastos administrativos. Konica Minolta ofrece apoyo para la automatización y optimización de sus procesos documentales, lo que ayuda a simplificar su flujo de información. Esto le permitirá contar con más tiempo y recursos para centrarse en su actividad principal: la prestación de atención sanitaria. Cómo se beneficia usted Como empresa que opera a nivel mundial especializada en equipos de oficina de procesado de imágenes, sistemas de gestión de documentos y servicios TIC, ofrecemos múltiples beneficios a instituciones sanitarias para la gestión de registros electrónicos de salud (EHR) y los sistemas de información hospitalaria (HIS). Estas son sus ventajas: Eficiencia mejorada, menos interacción humana y ahorro de costes mediante la digitalización de informes de pacientes y la eliminación de documentos en papel. Datos sobre pacientes más actualizados y relevantes mediante acceso rápido e intercambio de información entre el personal médico. Menor riesgo de error humano y brechas de seguridad. Almacenado, distribución y recuperación de informes de pacientes de forma rápida. Cómo puede ahorrar costes El ahorro en entornos sanitarios procede principalmente de la automatización de procesos en papel que, normalmente, llevarían mucho tiempo y trabajo: Reducción de costes de transcripción. Reducción de costes de recuperación, almacenaje y cumplimentado de historiales clínicos. Mejora de la precisión en la codificación de reembolsos. Menor riesgo de errores médicos gracias al acceso mejorado a datos sobre pacientes y alertas de prevención de errores. Mayor calidad de atención sanitaria gracias a una mejora en la gestión de enfermedades y la educación de pacientes.

3 MEJORANDO LOS FLUJOS DE TRABAJO EN SANIDAD 3 Konica Minolta un socio competente y fiable para el área sanitaria Nuestra tecnología OCR y soluciones inteligentes de gestión de documentos facilitan un procesado y almacenado rápido y sin esfuerzo. Los documentos digitales son fáciles de recuperar. La tecnología de autenticación de usuario en la propia impresora garantiza la seguridad de los datos, un seguimiento auditable y la compatibilidad con el reglamento en vigor. Nuestros equipos multifunción convierten los documentos en papel en archivos digitales de forma rápida y fiable. Konica Minolta Business Solutions cuenta con más de 20 años de experiencia en el sector salud. Más de entidades sanitarias en Europa, Oriente Medio y África ya utilizan nuestras soluciones de digitalización de documentos; recibimos recomendaciones frecuentes por parte de grupos públicos de interés y juntas consultivas del sector salud. Quiere saber cómo podemos ayudarle?

4 ALTAS Y BAJAS: AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ALTA INTENSIDAD DOCUMENTAL EN PAPEL Puntos sensibles de procesos basados en papel En la mayoría de hospitales, los procesos de ingresos y altas de pacientes son todavía de una alta intensidad documental en papel. Los procesos de alta están casi en su totalidad basados en papel, por ejemplo, la toma de datos de información personal de un paciente o el procesado de información de diversas fuentes externas como médicos, empresas y otros departamentos hospitalarios. La automatización de estos procesos conlleva muchos beneficios. Problemas que podrían suceder: MEJORANDO LOS FLUJOS DE TRABAJO EN SANIDAD 4 Uso excesivo de papel Archivos obsoletos o inadecuados, en papel Disponibilidad limitada de archivos para los empleados, sólo una persona puede trabajar a la vez con ellos. Costes de impresión en aumento debido al gasto de papel y a la falta de una política interna de impresión. Problemas de seguridad debidos al acceso no autorizado a archivos de pacientes. PROCESADO ENTREGA CAPTURA Indexado de documentos manual o automático Procesado Conversión a PDF, PFD/A, TIF, JPEG, Excel, Word Escaneado de vista previa Funciones de escaneado mejoradas, incluye eliminación de páginas en blanco Nombrado automático de archivos Mejora de imágenes Texto OCR completo, OCR zonal Reconocimiento de código de barras Numeración Bates Recuperación de costes Separación automática de lotes de escaneos Integración bidireccional Comunicación con el sistema de información sanitaria Escritorio Tablet/iPad Carpeta FTP/ Webdav/ Lista de destinatarios SQL/Oracle/ Base de datos Access Carpetas de red de Windows o Novell Fax Open text Servidor de fax Healthcare Information System Microsoft SharePoint Trasladando documentos en papel al mundo digital Una aplicación conecta los sistemas bizhub de Konica Minolta a las aplicaciones de software de atención médica para la captura, distribución y gestión instantánea de información en papel. Puede escanear documentos de manera segura y sin problemas, simplemente pulsando un botón.

5 MEJORANDO LOS FLUJOS DE TRABAJO EN SANIDAD 5 Las ventajas del flujo de trabajo automatizado Menos procesos redundantes o duplicados, por ejemplo, el ingreso de un paciente sólo debe procesarse una vez en el HIS. Reducción del riesgo de errores gracias a la verificación automática en cada fase del flujo de trabajo. Menos trabajo administrativo gracias a los procesos automatizados de verificación, validación y adecuación de la identificación de pacientes. Se requiere menos tiempo para elaborar los kits de ingreso de pacientes, por ejemplo, mediante la automatización de la impresión de códigos de barras, formularios, consentimientos, referencias, pulseras y etiquetas. Redirección automática de documentos al personal adecuado, como enfermeras, médico asignado o externos. Elaboración automática de kits de alta. Cumplimiento de la normativa de privacidad asegurada. Gestión de recursos mejorada (por ejemplo, camas, tiempo de los médicos, etc.) mediante una organización más eficiente de los procesos de alta.

6 MEJORANDO LOS FLUJOS DE TRABAJO EN SANIDAD 6 EFICIENCIA MEJORADA EN PROCEDIMIENTOS CON PACIENTES Uno de los mayores obstáculos que impiden implementar flujos de trabajo eficientes es la proliferación de sistemas con los que el personal sanitario debe trabajar, cada uno con sus requisitos específicos de entrada y salida. Cualquier combinación de documentos en papel y electrónicos tiene un efecto negativo en la eficiencia. Siempre que se trate de procedimientos con pacientes, Konica Minolta posee la experiencia tanto tecnológica como sanitaria para crear flujos de trabajo que se traduzcan en beneficios significantes. Análisis de sangre los beneficios de la automatización El flujo de trabajo tradicional de un análisis de sangre implica la introducción de los datos del paciente y el documento en papel de solicitud de la prueba por parte del médico, el cual pasa a un asistente de laboratorio. Los resultados del análisis se imprimen entonces, y se les añade una pegatina con un código de barras, que contiene la información del paciente, añadiendo una copia del mismo también al historial del paciente. Los resultados del análisis se distribuyen internamente o se entregan en mano o con un vehículo, si el laboratorio y el hospital no se encuentran en el mismo edificio. En una etapa más adelante, los datos se introducen en el HIS o EHR y el formulario se podrá escanear a fin de poder archivarlo. En resumen, se trata de un proceso que ocupa mucho tiempo, es costoso y propenso a errores que pide a gritos ser automatizado. La automatización representa claros beneficios, que se muestran en este ejemplo de procedimiento de un análisis de sangre: Un único documento conteniendo los datos del paciente se imprime previamente con casillas que el médico y personal de laboratorio pueden utilizar. Los resultados de los análisis se pueden enviar electrónicamente al HIS. Estos resultados estarán disponibles de forma inmediata para empleados autorizados a través de o teléfono móvil. Los datos se añaden automáticamente al historial del paciente. Queda garantizado el cumplimiento de la normativa sobre privacidad ya que sólo el personal autorizado podrá acceder a la información sobre un paciente.

7 MEJORANDO LOS FLUJOS DE TRABAJO EN SANIDAD 7 Impresión follow-me Las ventajas de la impresión follow-me Un médico acaba de explicar al paciente el proceso de su tratamiento, y lo más seguro es que el paciente no pueda recordar todos los detalles. Esto no supone ningún problema, si la impresión follow-se me encuentra disponible. La información que el médico ha guardado en teléfono móvil se podrá imprimir en cualquier lugar que disponga de impresora con conexión Wi-Fi. Una solución fiable y simple que no sólo mejora la comunicación entre el médico y sus pacientes sino que ahorra tiempo y dinero al hospital. Receta electrónica una alternativa más eficiente El doctor extiende una receta al paciente: es el procedimiento sanitario más extendido y que puede obtener grandes ventajas de la automatización. El médico comprueba el historial digitalizado de un paciente para asegurarse de que no existen incompatibilidades preexistentes o de medicamentos, antes de preparar la receta. El farmacéutico recepciona la receta por y verifica las credenciales. Si fuera necesario, se podría hacer una comprobación de stock electrónicamente y posteriores pedidos. Se entrega entonces el medicamento a la enfermera y todos estos datos se añaden al historial del paciente. Los beneficios son evidentes: Mayor eficiencia. Reducción del riesgo de errores con medicamentos. Medicación inmediata, el farmacéutico recibe las recetas mucho más rápidamente. Información relevante disponible para el personal pertinente de forma inmediata. Garantía de cumplimiento de la normativa relativa a la privacidad.

8 MEJORANDO LOS FLUJOS DE TRABAJO EN SANIDAD 8 AUTOMATIZACIÓN DE FACTURACIÓN Y DEL FLUJO DE TRABAJO MEJORA LOS PROCESOS DE NEGOCIO Tanto la facturación como el archivo en hospitales y centros de salud son todavía procesos que requieren mucho papel y manipulación manual. Tanto es así, que es habitual utilizar proveedores externos para procesos de facturación, escaneado y archivo. En Konica Minolta podemos ayudarle a implementar un sistema de gestión de documentos altamente eficiente mediante flujos de trabajo automatizados que cubran todos los procesos, desde la recepción de documentos al archivado. Además de aumentar la eficiencia y la productividad, estas soluciones de gestión de documentos también permiten ahorrar en costes. Beneficios corporativos de las soluciones digitales El personal sanitario ya no tendrá que invertir un tiempo excesivo en clasificar, combinar y rellenar documentos manualmente, siendo todo ello una fuente potencial de errores. El fácil añadido de códigos de barras y marcas OMR le ayudan a automatizar la preparación de correos electrónicos y combinar diversos documentos en un único sobre. Importante ahorro para usted derivado de la eliminación de papel preimpreso y la posibilidad de imprimir facturas, notificaciones, etc., en cualquier equipo. El archivo digital permite recuperar cualquier información que se requiera, permitiendo así ahorrar en costes derivados de servicios al cliente. Con la creación inteligente de contenido (por ejemplo, combinaciones de cartas de citas médicas con información relevante como mapas, formularios, notas con consejos) se reduce el trabajo manual, las impresiones erróneas y el stock de papel y se consiguen actualizaciones más rápidas. Usted tendrá diversas opciones de distribución de documentos: cartas impresas para entregar a pacientes o envío de información por que reduce el volumen de material impreso y los costes de envío postal. Mediante un flujo de trabajo predeterminado, es posible procesar los documentos de forma fácil y automática, facilitando el archivado, la impresión de facturas para las aseguradoras, el envío a otras delegaciones, etc.

9 MEJORANDO LOS FLUJOS DE TRABAJO EN SANIDAD 9 Haga que sus formularios sean inteligentes Una serie de aplicaciones inteligentes le ayudarán a definir y automatizar completamente flujos de trabajo para procedimientos sanitarios habituales, combinando procesos en papel y digitales. Utilice la aplicación de software adecuada para crear los formularios necesarios, por ejemplo, para ingreso o altas de pacientes en un hospital. Los procesos de ingreso y alta se pueden agilizar considerablemente mediante el uso de un lápiz digital que permite seleccionar las casillas que corresponda a fin de recoger toda la información sobre un paciente. Nada más terminar de rellenar este formulario, la información contenida sobre el paciente se digitalizan automáticamente y los datos se transmiten al HIS. Ya no es necesario tomar datos a manos. La misma aplicación permite la definición de cualquier tipo de flujo de trabajo, ya sea relativo al procesado de historiales médicos, implementación de tratamientos, otros procesos hospitalarios, etc. De esta manera se facilita la automatización amplia, y se ahorra tiempo y mano de obra, por ejemplo con la compilación automatizada de las facturas correspondientes y la transmisión simultánea de los datos relevantes en una aplicación de archivo. ENTRADA FLUJO DE TRABAJO SALIDA Aplicaciones host MIS ERP HIS Aplicaciones Office PDF DOCX XLSX PPTX TIFF JPEG Captura Puesta en marcha del procesado Coincidencia Indexado y/o escaneado Cumplimentado Distribución Clasifi cación Plegado Grapado Ensobrado Envío ing Archivado Enviar Archivar Imprimir Impresión Follow-me Impresión segura Lápiz digital Web Comunicación con aplicaciones externas, de e-commerce o en la web para el procesado de datos reales online

10 MEJORANDO LOS FLUJOS DE TRABAJO EN SANIDAD 10 DIAGNOSTICANDO NECESIDADES Y PROPONIENDO SOLUCIONES Los proveedores de salud que se preocupan por sus costes están constantemente buscando formas de ahorrar tiempo y dinero. Una forma de conseguirlo es mediante la gestión efectiva del escaneado y la impresión, y para ello, usted podrá contar con Konica Minolta. Nuestro programa de Servicios de Impresiones Optimizadas (OPS) ayuda a los administradores sanitarios a evaluar el flujo de documentos, monitorizar escaneos e impresiones y medir y controlar sus costes de forma más eficiente. OPS permite también automatizar servicios y suministros para mantener las impresoras y dispositivos multifunción a pleno rendimiento con el máximo tiempo de actividad. Nuestra suite de software de usos OPS ayuda a hospitales, clínicas y aseguradoras a desarrollar una hoja de ruta de consolidación de funciones así como reemplazar aquellos equipos que menos se aprovechan. Y lo último, aunque también importante, podemos ayudarle a reducir copias e impresiones innecesarias, reducir residuos y, de esta manera, aprovechar el potencial de ahorro de los archivos digitales. Cómo funciona Potencial de ahorro significativo Una estrategia de impresión optimizada mediante OPS permite a una empresa disfrutar de una media de ahorros como sigue: 40 % del coste de asistencia 25 % del coste de consumibles 20 % en reparaciones de impresoras 5 % en costes de instalaciones y actualizaciones Se puede permitir quedarse sin OPS? OPS combina la implementación de consultoría, hardware y software con habilidades operativas para desarrollar una mejora específica para una empresa, basándose en datos y cifras concretos. Consultoría: análisis de la infraestructura real de impresión, localización de las oportunidades de mejora de la productividad, mejora de la eficiencia de costes y aumento de la seguridad de datos mediante configuración óptima de los equipos. Implementación: minuciosa migración de su infraestructura de impresión hacia una solución óptima; diseño y ejecución de una campaña de promoción y formación interna a fin de garantizar la aceptación de usuarios. Gestión: garantía de que sus equipos continuarán funcionando a pleno rendimiento gracias a un apoyo de primera calidad y una monitorización en remoto. Cómo se beneficia su empresa de nuestro OPS Un único proveedor, un único punto de responsabilidad. Mínimo esfuerzo de gestión, riesgos e interferencia con su día a día. Reducción de costes mediante desvío inteligente de trabajos hacia la impresora más idónea, por ejemplo. Procesado de documentos sin problemas. Simplificación de procesos administrativos y eliminación de información duplicada. Acceso rápido e intuitivo a los datos necesarios para procesar historiales de pacientes. Impresiones, copias y escaneos seguros. Procesos de transmisión de datos automatizados y seguros. Comprobación del correcto funcionamiento de los servicios de procesado.

11 MEJORANDO LOS FLUJOS DE TRABAJO EN SANIDAD 11 RESPONSABILIDADES CRÍTICAS DEL NEGOCIO Un enfoque responsable en seguridad de datos Los equipos multifunción de Konica Minolta cumplen con los requisitos más exigentes en materia de seguridad de datos, como la ISO 15408/EAL3, y garantizan que el acceso quede reservado sólo para el personal autorizado. Los servicios de seguridad de datos incluyen: Control de accesos mediante PIN o clave para asegurar la impresión confidencial. Actualización del registro de documentos para usuarios y frecuencia de uso. Seguridad de memoria RAM y disco duro, los datos se sobreescriben automáticamente al realizar una entrada nueva, y se eliminan al apagar el sistema. Función de impresión segura follow-me incluyendo registro, identificación y control de acceso para que los usuarios puedan imprimir documentos importantes en todos los equipos multifunción disponibles. Escaneado con encriptado, antes del escaneo, el usuario introduce una clave que será necesaria más adelante para acceder al documento. Protección de copia mediante marca de agua para detección inmediata de copias no autorizadas. La seguridad de red incluye protección de puertos, configuraciones SSL y transferencia encriptada de datos. Gestión fiable de la gestión de autenticación para controlar el filtrado de datos y los permisos adecuados de usuario. Por otra parte, Konica Minolta ha desarrollado un servicio único que garantiza la seguridad de los equipos multifunción mediante un paquete de funciones de hardware que se configuran durante la instalación para garantizar la confidencialidad de la información electrónica, ya sea en forma de datos o de documento. Un enfoque medioambiental responsable Konica Minolta demuestra su responsabilidad medioambiental mediante la promoción de estrategias sostenibles y ecológicas en todo el ciclo de vida de sus productos. Trabajamos para prevenir la contaminación, reducir las emisiones de CO2, fomentamos una sociedad concienciada con el reciclaje y apoyamos diversas medidas relativas a la biodiversidad. Todo ello contribuye a reducir la huella de carbono de su parque de impresoras multifunción: Reducción de la factura energética: contar con equipos eficientes energéticamente gracias a herramientas tales como un escáner con LEDs o el Dynamic Eco Timer (función autodidacta para un uso óptimo de los distintos modos de hibernación). Menor gasto de papel: las funciones tales como la supresión automática de impresiones en blanco, impresión a doble cara por defecto, impresión follow-me y vista previa de documentos reducen el gasto de papel. Condiciones de trabajo mejoradas: los equipos con poco ruido crean un mejor entorno de trabajo en la oficina Compromiso de reciclar: equipos y consumibles ecológicos junto con la capacidad de procesar papel reciclado de alta calidad. Innovaciones ecológicas: el creciente uso de material reciclado y bioplásticos en los productos de hardware de Konica Minolta apoya, por ejemplo, el uso efectivo y la protección de recursos ya existentes. Para más información sobre nuestras referencias medioambientales, consulte nuestra página.

12 Todas las especificaciones se refieren a hojas A4 y de 80 gr. El reconocimiento y disponibilidad de las especificaciones y funcionalidades enumeradas variará dependiendo del sistema operativo, las aplicaciones y protocolos de red, así como de las redes y configuraciones de los sistemas. El tiempo de vida estimado para cada consumible está basado en condiciones operativas específicas, como la cobertura de página para un tamaño de hoja determinado (5% de cobertura para A4). El tiempo de vida real de cada consumible variará dependiendo del uso y de otras variables de impresión, como la cobertura de página, el tamaño de la hoja, el tipo de medio o la impresión intermitente, la temperatura ambiente y la humedad. Algunas de las ilustraciones del producto muestran accesorios opcionales. Las especificaciones y accesorios se basan en la información disponible en el momento de la impresión de este documento y están sujetas a cambios sin notificación previa. Konica Minolta no garantiza que algunas de las especificaciones mencionadas estén libres de error. Todas las marcas y nombres de producto pueden ser marcas registradas, o marcas comerciales registradas por sus respectivos propietarios, quedando aquí reconocido. Contacte con su Distribuidor Oficial Konica Minolta: Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A. Albasanz, Madrid Spain Tel.: /2014