Guía de evaluación de búsquedas en Microsoft Office SharePoint Server 2007

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1 Guía de evaluación de búsquedas en Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft Corporation Fecha de publicación: diciembre de 2006

2 Resumen Esta guía de evaluación ha sido creada para ayudarle a adquirir una sólida base de conocimientos en relación con las funciones de búsqueda incluidas en Microsoft Office SharePoint Server Presenta las nuevas soluciones de búsqueda empresarial desarrolladas por Microsoft, incluye un paseo práctico por el producto y termina con información de utilidad para administradores y programadores. Esta guía debe ser la referencia de los profesionales de tecnologías de la información para la realización de una evaluación completa y exhaustiva de la función de búsqueda empresarial incluida en Office SharePoint Server 2007.

3 Esta publicación es un documento preliminar que puede ser modificado sustancialmente antes del lanzamiento comercial definitivo del software que describe. La información que contiene este documento representa la posición actual de Microsoft Corporation acerca de los aspectos discutidos en la fecha de la publicación. Dado que Microsoft debe responder a las cambiantes condiciones del mercado, no debe interpretarse como un compromiso por parte de Microsoft y Microsoft no puede garantizar la exactitud de la información presentada después de la fecha de publicación. Estas notas técnicas del producto se proporcionan con propósito informativo únicamente. MICROSOFT NO OFRECE NINGUNA GARANTÍA, SEA EXPLÍCITA, IMPLÍCITA O LEGAL, EN RELACIÓN CON LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO. Es responsabilidad del usuario el cumplimiento de todas las leyes de derechos de autor aplicables. Ninguna parte de este documento puede ser reproducida, almacenada o introducida en un sistema de recuperación, o transmitida de ninguna forma, ni por ningún medio (ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, grabación o de otra manera) con ningún propósito, sin la previa autorización expresa por escrito de Microsoft Corporation, sin que ello suponga ninguna limitación a los derechos de propiedad industrial o intelectual. Microsoft puede ser titular de patentes, solicitudes de patentes, marcas, derechos de autor u otros derechos de propiedad industrial o intelectual sobre el contenido de este documento. La entrega de este documento no le otorga ninguna licencia sobre dichas patentes, marcas, derechos de autor u otros derechos de propiedad industrial o intelectual, a menos que así se prevea en un contrato escrito de licencia de Microsoft. A menos que se indique lo contrario, los ejemplos de compañías, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas, lugares y acontecimientos utilizados en esta documentación son ficticios y no tienen y no debe deducirse relación alguna con compañías, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas, lugares o acontecimientos reales Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos. Microsoft, Active Directory, Excel, InfoPath, SharePoint, Windows, Windows Live y Windows Vista son marcas registradas o comerciales de Microsoft Corporation en Estados Unidos u otros países. Los nombres de compañías y productos reales mencionados pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios. iii

4 Contenido Introducción... 1 Cómo utilizar esta guía... 1 Información general... 3 Microsoft Office SharePoint Server Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search... 4 Características de búsqueda en Office SharePoint Server... 7 Búsquedas en Microsoft Office SharePoint Server: comparación de versiones... 7 Experiencia de usuario de la búsqueda Un caso práctico Qué características mejoran la experiencia del usuario? Relevancia y clasificación en Search Un caso práctico Cómo se puede ajustar mejor la relevancia? Búsqueda de datos estructurados y sin estructurar Cómo funciona la función de búsqueda de datos profesionales? Personas y recursos especializados Un caso práctico Cómo funciona la característica de búsqueda de personas? Administración y gestión Un caso práctico Cómo se administra Search? Personalización y extensión de las consultas y los resultados de búsqueda Un caso práctico Cómo se pueden personalizar las consultas y los resultados de búsqueda? Búsqueda de almacenes adicionales Un caso práctico Cómo se puede personalizar el índice de búsquedas? Arquitectura de búsqueda Arquitectura lógica Arquitectura física iv

5 Conjunto de servidores de tamaño medio Conjunto de servidor grande Instalación de un servidor de evaluación Instrucciones de uso de Search Para obtener más información v

6 Introducción El objetivo de esta guía de evaluación, dedicada a las funciones de búsqueda incluidas en Microsoft Office SharePoint Server 2007, es proporcionarle toda la información técnica necesaria acerca de estas funciones, disponibles en Microsoft Office SharePoint Server y Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search. Existen guías específicas acerca de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 y Microsoft Office SharePoint Server 2007; en las que encontrará información adicional acerca de otras características de Windows SharePoint Services y Office SharePoint Server Cómo utilizar esta guía Información general sobre esta guía Esta guía se compone de las secciones descritas a continuación. Para obtener los mejores resultados, léalas por orden, ya que las distintas secciones están basadas en conceptos explicados en secciones precedentes. Introducción a las aplicaciones de búsqueda Describe los diferentes productos ofertados por Microsoft Enterprise Search. Microsoft incluye herramientas de búsqueda en Windows Vista, 2007 Microsoft Office System, Microsoft Office SharePoint Server 2007, Office SharePoint Server 2007 para Search y Windows Live Search. En esta sección se presentan las principales funciones de búsqueda incluidas en la familia de productos Office SharePoint Server Comparación de las diferentes características y versiones de las herramientas de búsqueda Compara las funciones de búsqueda incluidas en Office SharePoint Server 2007 con las de Microsoft Office SharePoint Portal Server Características de búsqueda en Office SharePoint Server 2007 Experiencia del usuario Presenta ejemplos acerca de cómo las funciones de búsqueda mejoran la experiencia del usuario. Relevancia y clasificación Explica la importancia de la relevancia y la clasificación en el proceso de búsqueda y cómo se obtienen. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

7 Datos estructurados y no estructurados Define los conceptos de datos estructurados y no estructurados, y describe cómo las características de búsqueda permiten a los usuarios buscar información a partir de diferentes orígenes. Personas y recursos especializados Describe la función de búsqueda de personas incluida en Office SharePoint Server Administración y gestión Explica la administración de las búsquedas y el procedimiento de gestión de los procesos de búsqueda para los profesionales de tecnologías de la información. Personalización y extensibilidad Explica cómo ampliar la búsqueda para ayudar a administradores y programadores en el desarrollo de aplicaciones personalizadas y de soluciones dirigidas a sectores específicos. Información general sobre la arquitectura de la búsqueda Describe la arquitectura lógica de la búsqueda en Office SharePoint Server 2007, así como la arquitectura física de los servidores y los conjuntos de servidores. Instalación de un servidor de evaluación Proporciona vínculos a información acerca de cómo instalar y configurar un servidor de evaluación de Office SharePoint Server Instrucciones de uso del producto Proporciona instrucciones acerca de la ejecución del proceso de búsqueda e información acerca de la experiencia del usuario final. Recursos adicionales Incluye vínculos a fuentes de información adicional sobre Office SharePoint Server 2007 y Office SharePoint Server 2007 para Search como notas del producto, sitios de comunidades y el sitio web de soporte técnico de Windows SharePoint Services. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

8 Información general En la actualidad, los trabajadores de la información, debido a la influencia de las funciones de búsqueda que experimentan como consumidores, esperan encontrar lo que necesitan, cómo y cuándo lo necesitan. Los profesionales de tecnologías de información entienden los deseos de estos usuarios, pero con frecuencia se ven superados por la complejidad que supone satisfacer estas expectativas en un entorno empresarial. Microsoft Office SharePoint Server 2007 proporciona funciones de búsqueda mejoradas que permiten a los trabajadores de la información encontrar información y recursos especializados en toda la organización y permiten a los profesionales de tecnologías de la información garantizar la seguridad y la gestión de las búsquedas como parte integrante de una infraestructura de productividad empresarial de mayor alcance. No obstante, no todas las corporaciones están preparadas para lo que supone en la actualidad la implementación de una infraestructura de productividad empresarial completa, por lo que muchas de ellas consideran las búsquedas como un primer paso sencillo en este camino. Con el objetivo de ayudar a estos clientes, Microsoft ofrece una solución de búsqueda independiente, denominada Office SharePoint Server 2007 para Search. Esta nueva oferta permite a nuestros clientes implementar, de forma rápida y sencilla, características de búsqueda empresarial que lleguen a toda su organización y sobre las cuales podrán implementar en el futuro las funciones adicionales que ofrece Office SharePoint Server. Esta guía se centra en las opciones de búsqueda existentes en Microsoft Office SharePoint Server 2007 y Office SharePoint Server 2007 para Search. No obstante, es importante tener en cuenta que las funciones de búsqueda disponible en Windows Vista, Windows Desktop Search y 2007 Microsoft Office System utilizan el mismo motor de búsqueda y recuperación de información. Este motor de búsqueda permite a los usuarios realizar búsquedas rápidas y confiables en una gran variedad de fuentes de información, así como relacionarlas con la información que necesitan para mejorar el rendimiento de la empresa. Para obtener más información acerca de las funciones de búsqueda disponibles en productos que no pertenecen a la familia Office SharePoint Server 2007, consulte las notas del producto Microsoft's Approach to Enterprise Search (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=80118&clcid=0x409). Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

9 Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft Office SharePoint Server 2007 es una plataforma de productividad empresarial en la que se integran y combinan en un mismo sistema espacios de trabajo de colaboración, sitios de portal, funciones de administración de contenido empresarial (ECM, Enterprise Content Management), flujos de trabajo, gestión de formularios, inteligencia empresarial y búsqueda. Mediante Office SharePoint Server 2007, los profesionales de tecnologías de información pueden crear un entorno en el que los usuarios de la empresa puedan colaborar de forma más eficaz, optimizar los procesos empresariales y mejorar la toma de decisiones. Las funciones de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 permiten a los usuarios encontrar información y recursos especializados en toda la información, incluyendo los repositorios documentales, los sitios de portales, los almacenes de registro y los espacios de trabajo de colaboración de SharePoint, así como los sistemas de línea de negocios y otros orígenes de datos estructurados y sitios web internos o externos. Existen las siguientes ediciones de Office SharePoint Server 2007: Microsoft Office SharePoint Server 2007 Standard CAL: permite a los usuarios el acceso a las funciones de colaboración, portales, búsquedas y administración de contenido empresarial de Office SharePoint Server Sin embargo, la característica Catálogo de datos profesionales, que permite la realización de búsquedas en orígenes de datos estructurados, no está disponible en esta edición. Microsoft Office SharePoint Server 2007 Standard y Enterprise CAL: incluye todas las características anteriores, más procesos y formularios empresariales (como formularios web de Microsoft Office InfoPath ), inteligencia empresarial (como sitios de centros de informes, paneles interactivos y servicios de Microsoft Excel) y el Catálogo de datos profesionales, que permite la realización de búsquedas de línea de negocios y en datos estructurados. Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search Office SharePoint Server 2007 para Search, el nuevo producto de Microsoft, proporciona una solución de búsqueda para intranets y sitios web públicos. Este nuevo producto satisface las necesidades de búsqueda esenciales de las empresas de forma fácil y sencilla, al tiempo que ayuda a mejorar la productividad. Office SharePoint Server 2007 para Search utiliza un sistema de licencias por servidor, por lo que no se requieren Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

10 Licencias de acceso de cliente (CAL). Existen las siguientes ediciones de Office SharePoint Server 2007 para Search: Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search (Standard Edition): proporciona las características de búsqueda básicas para los orígenes de datos más habituales y contenido web; una pequeña parte de las características de búsqueda incluidas en Office SharePoint Server No incluye las características de búsqueda de personas ni de búsquedas en orígenes de datos estructurados, ni tampoco proporciona las características y funciones de gestión de información incluidas en Office SharePoint Server La función de indización de Office SharePoint Server 2007 para Search Standard Edition está limitada a documentos. Permite la actualización a Office SharePoint Server 2007 para Search Enterprise Edition. Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search (Enterprise Edition): incluye las características de búsqueda básicas descritas en el punto anterior, pero sin las restricciones técnicas en cuanto al número máximo de documentos admitidos por la función de indización. Las versiones Standard Edition y Enterprise Edition de Office SharePoint Server 2007 para Search permiten la actualización a Office SharePoint Server Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search proporciona funciones de búsqueda básicas para los clientes que desean implementar de forma fácil y sencilla una solución de búsqueda en Internet o en su intranet, con la flexibilidad que proporciona la posibilidad de actualizar el sistema en el futuro a la versión completa, con las características de Office SharePoint Server, como sitios de portal, inteligencia empresarial (BI, Business Intelligence), administración de procesos empresariales (BPM, Business Process Management), administración de contenido web, formularios y funciones mejoradas de búsqueda. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

11 CLAVE: o = característica incluida Características Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search (Standard Edition): Office SharePoint Server 2007 para Search (Enterprise Edition) Office SharePoint Server 2007 (Standard CAL) Office SharePoint Server 2007 (Standard y Enterprise CAL) Indización de recursos compartidos de archivos Indización de sitios web Indización de sitios de SharePoint o o o o o o o o o o o o Indización de carpetas públicas de Microsoft Exchange Server o o o o Indización de bases de datos de Lotus Notes o o o o Indización de repositorios documentales de terceros o o o o 1 Seguridad en el control de acceso al contenido o o o o Interfaz de usuario mejorada en el Centro de búsqueda o o Búsqueda de personas y recursos especializados Catálogo de datos profesionales Búsqueda en orígenes de datos estructurados o o o o Límite de documentos Ilimitado 2 Ilimitado 3 Ilimitado 3 1 Requiere controladores de protocolo adicionales. 2 No existe ninguna restricción técnica al número de documentos; no obstante, se recomienda no incluir más de 50 millones de documentos en un único índice, en función de las características del hardware disponible. La edición Enterprise de Office SharePoint Server 2007 para Search está limitada a un único índice de búsqueda. 3 No existe ninguna restricción técnica al número de documentos; no obstante se recomienda no incluir más de 50 millones de documentos en un único índice, en función de las características del hardware disponible. Es posible adaptar implementaciones aún mayores que satisfagan sus necesidades empresariales. Para obtener más información, póngase en contacto con un representante de Microsoft. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

12 Características de búsqueda en Office SharePoint Server Las características de búsqueda de Office SharePoint Server ponen a disposición de los usuarios información tanto estructurada como no estructurada, y les permiten buscar personas y recursos especializados. Las características de búsqueda empresarial han sido optimizadas para permitir que los usuarios de la organización puedan disponer rápidamente de toda la información necesaria, facilitando la elección de aquellos resultados más relevantes y ayudando a los administradores a gestionar, implementar y proteger la infraestructura de búsqueda. Búsquedas en Microsoft Office SharePoint Server: comparación de versiones En la siguiente tabla se describen las características de búsqueda nuevas o mejoradas, así como las diferencias entre Office SharePoint Server 2007 y Office SharePoint Portal Server En el resto de la guía encontrará información más detallada acerca de las características de búsqueda nuevas y mejoradas que se incluyen en Office SharePoint Server Área de SharePoint características Portal Server 2003 Interfaz de usuario SharePoint Server 2007 Características Centro de búsqueda No disponible Nueva El Centro de búsqueda proporciona una nueva interfaz de usuario sencilla, extensible y flexible. Incluye elementos web y fichas personalizables que facilitan la búsqueda. Permite también la inclusión de cuadros de búsqueda independientes en las páginas del sitio. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

13 Área de características Experiencia del usuario SharePoint Portal Server 2003 SharePoint Server 2007 Características Existe Mejorada Las características de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 incluyen importantes mejoras en la experiencia del usuario, entre las que se incluyen: resaltado de los términos de la consulta en los resultado de la búsqueda, sugerencias de corrección ortográfica, búsqueda mejorada de palabras clave más probables, palabras clave de búsqueda de sinónimos, contracción de elementos duplicados y semiduplicados en los resultados de la búsqueda y generación automática de definiciones a partir del contenido indizado. Fuentes RSS No disponible Nueva Office SharePoint Server 2007 admite fuentes RSS de forma nativa. Los usuarios pueden obtener nueva información acerca de sus búsquedas a través de fuentes RSS. La suscripción a una fuete RSS se realiza fácilmente desde la página de resultados. Además, los usuarios también tienen la posibilidad de suscribirse a una consulta de búsqueda y recibir alertas por correo electrónico cuando se produzcan cambios en los resultados de una consulta de búsqueda repetida. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

14 Área de características Sintaxis de palabras clave SharePoint Portal Server 2003 SharePoint Server 2007 Características No disponible Nueva Las características de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 incluyen una nueva sintaxis de palabras clave, que proporciona compatibilidad con los estándares implícitos del sector para las búsquedas de texto y basadas en propiedades. Se trata de una sintaxis más sencilla que la de SQL, ya que el usuario no necesita analizar los términos de la búsqueda para construir la instrucción SQL. Los términos se envían directamente al servicio de búsqueda. Relevancia Relevancia Existe Mejorada Las características de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 incluyen ahora un nuevo motor desarrollado en colaboración con Microsoft Research y Windows Live Search. El sistema de clasificación está especialmente adaptado a los requisitos empresariales. Office SharePoint Server 2007 incluye en sus índices datos de los documentos, datos de las aplicaciones de la línea de negocio y contenido web, Proporcionando resultados de gran relevancia a pesar de la ausencia de vínculos a información tanto en los documentos como en los datos de las aplicaciones de línea de negocio. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

15 Área de SharePoint SharePoint Características características Portal Server 2003 Server 2007 Más probables Existe Mejorada La característica de resultados más probables permite a los administradores configurar el sistema de forma que siempre devuelva resultados específicos como respuesta a las palabras clave seleccionadas. Resulta especialmente útil en búsquedas de contenido no indexado y en consultas muy habituales que tienen una única respuesta muy clara. Sinónimos de palabras clave Existe Mejorada Los sinónimos de las palabras clave aparecen en cuanto los añade un administrador. No es necesario realizar búsquedas adicionales para mostrarlas en los resultados de la búsqueda inicial. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

16 Área de características SharePoint Portal Server 2003 SharePoint Server 2007 Búsquedas en datos estructurados Características Búsqueda en orígenes de datos estructurados No disponible Nueva Únicamente Microsoft Office SharePoint Server 2007 con Standard y Enterprise CAL incluye la capacidad de búsqueda de datos estructurados en bases de datos. La función de búsqueda de datos profesionales de Office SharePoint Server 2007 facilita los procesos de indización y búsqueda en cualquier base de datos relacional u otro almacén de información accesible mediante ADO.NET o un servicio Web; por ejemplo, datos de un sistema CRM. No hay necesidad de escribir controladores de protocolo personalizados o IFilters, ni de crear representaciones en HTML susceptibles de búsqueda de la información que se encuentra en la base de datos. Los resultados de Búsqueda de datos profesionales se pueden personalizar e integrar por completo con ámbitos de búsqueda y otras características del Centro de búsqueda. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

17 Área de SharePoint características Portal Server 2003 Búsqueda de personas SharePoint Server 2007 Características Búsqueda de personas y recursos especializados Existe Mejorada La búsqueda de personas y de los conocimientos que poseen se ha mejorado considerablemente. Existe una ficha Centro de búsqueda dedicada para buscar personas. Los resultados de la búsqueda de personas se agrupan en función del "trato social" con el usuario. Es posible crear búsquedas más específicas gracias a propiedades como departamento o puesto de trabajo. También es posible realizar búsquedas en los datos de los usuarios importados desde el servicio Active Directory o desde un directorio LDAP. Administración y gestión Administración de búsquedas a través de la Interfaz de usuario de administración Existe Mejorada La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 incluye una interfaz de usuario de administración ampliada y mejorada, que actúa como control centralizado para la administración de las búsquedas. La simplificación de la interfaz de usuario de administración permite tener una "perspectiva general" de las operaciones de búsqueda: rastreo, ámbitos, propagación, etcétera. Permite al personal de operaciones de IT configurar y gestionar fácilmente los procesos de indización y búsqueda. Los administradores también pueden utilizar la interfaz para mejorar la capacidad de resolución de problemas gracias a las funciones de rastreo y a los detallados informes de consultas. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

18 Área de características Administración de la indización SharePoint Portal Server 2003 SharePoint Server 2007 Características Existe Mejorada Los controles de administración de la indización se han mejorado para ofrecer un mayor control sobre lo que se va a indizar, el modo en el que se va a hacer y el momento. Los administradores pueden agrupar las direcciones de inicio y trabajar con los orígenes del contenido como si fueran contenedores lógicos, mejorando el rastreo. La utilización de un único índice por cada servicio de indización compartido elimina la necesidad de administrar índices independientes. Los administradores pueden utilizar una interfaz de usuario de rastreo de registros totalmente nueva, que permite la aplicación de filtros y la exploración, para buscar la información de los índices. Seguridad Existe Mejorada Se han incorporado también importantes mejoras en la administración de la seguridad. Los administradores pueden crear "funciones" de usuario, que determinan el tipo de información que cada usuario puede obtener de una búsqueda. El control de acceso puede realizarse de forma general o individualizada, de acuerdo con los requisitos empresariales. La administración de todas estas tareas se realiza desde las interfaces de Administración central y SharePoint Services Portal, facilitando la administración de la seguridad y aumentando su eficacia. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

19 Área de características Autenticación conectable Permisos de rastro mínimos Eliminación individual e elementos del índice SharePoint Portal Server 2003 SharePoint Server 2007 Características Existe Mejorada Gracias a la compatibilidad de SharePoint Services 3.0 con la autenticación conectable de ASP.NET 2.0, la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 puede rastrear todo el contenido de los sitios de Windows SharePoint Services y Office SharePoint Server 2007, garantizando que los resultados de la búsqueda se ajustarán de forma dinámica según los derechos de acceso de cada usuario. Existe Mejorada Anteriormente era necesario tener permisos de administrador para realizar cualquier cambio en los permisos de rastreo. Ahora el rastreador únicamente necesita permisos de sólo lectura. No disponible Nueva Los administradores pueden eliminar del índice rápidamente cualquier elemento de información confidencial que no tenga los permisos "correctos", sin necesidad de volver a indizar todo el contenido. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

20 Área de características Optimizador de seguridad personalizable SharePoint Portal Server 2003 SharePoint Server 2007 Características No disponible Nueva Como en versiones anteriores, la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 optimiza la seguridad de los resultados de la búsqueda en cada consulta. Los resultados se optimizan en función de la identidad del usuario que envía la consulta, a partir de la información de seguridad obtenida del rastreador. No obstante, es posible que en determinadas situaciones los administradores necesiten personalizar la optimización de seguridad más allá de las funciones integradas. Office SharePoint Server 2007 permite resolver estas situaciones gracias a la personalización de la optimización de seguridad y la interfaz ISecurityTrimmer. Informes de uso No disponible Nueva El producto incluye una nueva función de informes de uso e incorpora la posibilidad de examinar en detalle las búsquedas más populares, las que no producen ningún resultado, así como las consultas con un bajo número de clics. Estos informes permiten a los administradores conocer no sólo cuáles son las búsquedas más populares, si no también las que producen menos resultados, y en las que deberían poner más énfasis para mejorarlas mediante funciones como "más probables", indizando contenido adicional o ajustando la relevancia. Los resultados se pueden exportar a Microsoft Excel o a formato PDF para obtener información adicional. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

21 Área de características Rastreos programados SharePoint Portal Server 2003 SharePoint Server 2007 Características Existe Mejorada SharePoint Portal Server 2003 permitía a los administradores crear rastreos programados en sus propias listas. En Office SharePoint Server 2007, los rastreos programados están integrados con los orígenes del contenido. Así, los administradores pueden crear rastreos programados dentro del contexto de un origen de contenido. Propagación continua No disponible Nueva La búsqueda de Office SharePoint Server 2007 incluye una nueva característica de propagación continua que permite mejorar la actualidad de los resultados de las búsquedas. La propagación continua realiza la indización de la información rastreada de forma incremental, de modo que el contenido nuevo se propaga a los servidores de consultas para que los usuarios lo tengan disponible en sus búsquedas lo antes posible, sin necesidad de esperar a que finalice el rastreo de todo el contenido. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

22 Área de características Servicios compartidos SharePoint Portal Server 2003 SharePoint Server 2007 Características Existe Mejorada SharePoint Portal Server 2003 permitía a los usuarios disponer de servicios compartidos para toda la empresa. Sin embargo, la configuración y la administración de estos servicios era compleja. En Office SharePoint Server 2007 se han agrupado en un proveedor de servicios compartidos (SSP, Shared Services Provider) aquellos servicios de mayor interés y que requieren más recursos. Los servidores virtuales asociados al SSP consumen estos servicios. Dado que la indización es también una operación que requiere muchos recursos, la búsqueda también se ha implementado como un servicio en el nivel de SSP, con el fin de evitar procesos de indización redundantes. Todos los servidores virtuales que utilizan el servicio de búsqueda compartido de un SSP trabajan con el mismo índice, de forma que las tareas que consumen más recursos, como el rastreo, se gestionen de forma centralizada. Experiencia de búsqueda común: Windows SharePoint Services y Office SharePoint Server 2007 No disponible Nueva Office SharePoint Server 2007 y Windows SharePoint Services utilizan ahora una infraestructura de búsqueda común. Esto simplifica el paso de una instalación de Windows SharePoint Services a una instalación de Office SharePoint Server Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

23 Área de SharePoint características Portal Server 2003 Personalización y extensibilidad SharePoint Server 2007 Características Modelo de objetos de consultas de búsqueda y servicio web de consultas Existe Mejorada La simplificación y las mejoras implementadas en el Modelo de objetos de consulta permiten a los programadores crear mediante código la interfaz de usuario para elementos Web de búsqueda personalizados, que dispondrán de acceso directo a las propiedades de las consultas y los resultados o podrán llamar a consultas personalizadas. El servicio web de consultas también ha sido mejorado, y ahora puede devolver los resultados tanto en forma de tabla como en formato XML. Modelo de objetos de administración de búsqueda No disponible Nueva La búsqueda de Office SharePoint Server 2007 proporciona un nuevo modelo de objetos de administración de búsqueda que permite crear aplicaciones personalizadas y gestionar las búsquedas empresariales mediante código. Éste modelo de objetos puede utilizarse para administrar el contenido y los metadatos, trabajar con los ámbitos de búsqueda, administrar las palabras clave, modificar la clasificación y administrar la propagación y los registros de rastreo. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

24 Área de características Elementos Web de búsqueda SharePoint Portal Server 2003 SharePoint Server 2007 Características Existe Mejorada La búsqueda de Office SharePoint Server 2007 incluye nueve elementos Web, entre los que se incluyen un cuadro de búsqueda, resultados principales de la búsqueda, resultados de búsqueda más probables y vínculos de acciones de búsqueda. Modificando los elementos Web, el administrador dispone de una poderosa herramienta para personalizar la interfaz de usuario y los resultados de búsqueda sin necesidad de escribir ni una línea de código. Personalización de los resultados de las búsquedas mediante XSLT No disponible Nueva Los administradores pueden personalizar la presentación de los resultados de las búsquedas mediante objetos de extensión del Lenguaje de transformación basado en hojas de estilo (XSLT, Extensible Stylesheet Language Transformations). Tecnología e infraestructura de búsqueda comunes para equipos de escritorio y servidores Existe Mejorada Office SharePoint Server 2007 ofrece una única infraestructura de indización y búsqueda que abarca desde el equipo de escritorio, incluidos los sitios de grupo y los sitios de portales divisionales, hasta las intranets, las extranets y los sitios web en Internet más grandes. Esta similitud permite usar tanto en el cliente como en el servidor componentes como IFilters y controladores de protocolos. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

25 Experiencia de usuario de la búsqueda Las búsquedas con Office SharePoint Server 2007 benefician tanto a los usuarios finales como a los profesionales de tecnologías de la información encargados de la administración del sistema. Office SharePoint Server 2007 y Windows SharePoint Services comparten la implementación de Microsoft Search, proporcionando una experiencia de usuario común y más eficaz. La nueva interfaz del Centro de búsqueda, basada en el explorador, es sencilla, flexible y proporciona numerosas opciones de personalización. Incluye fichas de búsqueda personalizadas que permiten a los usuarios realizar búsquedas en diferentes tipos de datos. También permite agregar fácilmente fichas adicionales con las que se puede personalizar la experiencia del usuario en el Centro de búsqueda. Entre las características de la interfaz de usuario que han sido mejoradas o que son una novedad en esta versión se encuentran la búsqueda mediante palabras clave, el resaltado de los términos buscados, las sugerencias de corrección ortográfica, la agrupación de elementos duplicados y la extracción de definiciones. Estas mejoras ayudan a los usuarios a identificar rápidamente aquellos resultados que más puedan interesarles. La posibilidad de suscribirse a una fuente RSS, incluida en esta versión, o a alertas de búsqueda ayudan a los usuarios a disponer en todo momento de la información que más les interesa, sin necesidad de buscarla una y otra vez. Un caso práctico Una compañía de abogados lleva un caso grande que hace referencia a diversos casos diferentes. Utilizando las búsquedas de Office SharePoint Server 2007 con la interfaz de usuario mejorada y las capacidades de búsqueda, los usuarios de la compañía pueden moverse por diversas jerarquías de documentos diferentes y encontrar rápidamente los casos relacionados. Cuando se agrega un documento nuevo, los usuarios o administradores pueden recibir automáticamente una alerta desde una fuente RSS. Estas características ahorran tiempo y dinero a la compañía, que ésta puede traspasar a sus clientes. Qué características mejoran la experiencia del usuario? Existen nuevas y diversas mejoras para la experiencia de búsqueda de usuarios. Estas características mejoran tanto la eficacia como la productividad. Centro de búsqueda: la página del Centro de búsqueda es donde comienza una búsqueda. Incluye fichas, un cuadro de búsqueda y una opción para búsquedas Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

26 avanzadas. La página de resultados del Centro de búsqueda muestra los resultados en orden de importancia, permite a los usuarios realizar acciones con ellos y muestra las palabras clave coincidentes o los resultados más probables, si los hay. Búsqueda de palabras clave: las búsquedas se pueden basar en la entrada de palabras clave por parte del usuario. El usuario escribe una palabra o una cadena de palabras para iniciar una búsqueda en el cuadro de texto Buscar. Las búsquedas que usan palabras clave devuelven documentos e información basada en cualquier coincidencia encontrada en el contenido del archivo o los metadatos. Además de los términos de consulta, el usuario puede filtrar los resultados utilizando propiedades diferentes. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

27 Resultados de las búsquedas resaltados: los términos de búsqueda aparecen resaltados (en negrita) en la página de resultados, lo que permite al usuario ver el contexto en el que se encontraron los términos. Sugerencias ortográficas de tipo Quiso decir? : el motor de búsqueda sugerirá consultas alternativas para las palabras incorrectas (funcionalidad Quiso decir xxx? ). Para usar estas consultas sugeridas basta con hacer clic en el vínculo presentado. El motor de búsqueda no sólo capta la ortografía poco habitual de palabras comunes, sino que también sugiere palabras que se encuentran de forma dinámica en el índice. Agrupación de resultados duplicados: cuando se devuelven varios resultados (o resultados similares), el motor de búsqueda los "agrupa" todos en un único elemento y ofrece al usuario la opción de mostrar los elementos adicionales. Esto ayuda a simplificar los resultados en aquellas situaciones donde hay varias copias del mismo documento o documentos similares en sitios o ubicaciones diferentes. Definiciones: los usuarios empresariales usan a menudo una búsqueda para encontrar la definición de un acrónimo o término que se usa habitualmente en su entorno. Para satisfacer directamente esas consultas sin que el usuario tenga que hacer clic en un documento, el motor de búsqueda extrae automáticamente definiciones del contenido indizado y las muestra como coincidencias directamente en la página de resultados. Los administradores también pueden especificar una definición para cualquier palabra clave. Fuentes RSS: con las fuentes RSS, los usuarios pueden obtener información actualizada siempre que ésta cambie o se actualice. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

28 Alertas: a menudo, los usuarios repiten con frecuencia ciertas búsquedas para comprobar las novedades. Por ejemplo, un director de marca de una compañía de productos para el consumidor, podría estar interesado en recibir información puntual sobre la competencia, buscando quizá cada semana el almacén de inteligencia del mercado de la compañía. Sin embargo, esta práctica puede resultar ineficaz, exigir mucho tiempo y ser fácil de olvidar. La utilidad Search de Office SharePoint Server 2007 puede proporcionar notificaciones por correo electrónico cuando se producen cambios en los resultados de una consulta de búsqueda identificada con una alerta de búsqueda. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

29 Elementos Web: la interfaz de usuario del Centro de búsqueda es flexible y proporciona numerosas opciones de personalización. Consta de nueve elementos Web, incluyendo un cuadro de búsqueda, una opción de búsqueda para resultados principales y una opción de búsqueda de vínculos de acciones más probables. Los administradores pueden reutilizar y adaptar fácilmente los elementos Web de búsqueda para crear soluciones de búsqueda personalizadas. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

30 Relevancia y clasificación en Search Las utilidad Search de Office SharePoint Server 2007 incluye ahora un nuevo motor desarrollado en colaboración con Microsoft Research y Windows Live Search. Este motor puede localizar rápidamente información relevante para la consulta de búsqueda y ordenar los resultados de búsqueda convenientemente. Con el nuevo motor de clasificación, los resultados de relevancia de búsqueda mejoran notablemente. El sistema de clasificación está especialmente adaptado a los requisitos de búsqueda empresarial. Por ejemplo, la función de búsqueda se ha renovado para conseguir resultados muy relevantes incluso cuando la información de vinculación no está disponible en el contenido del documento o en los datos de la aplicación. Las mejoras realizadas en los algoritmos de relevancia de contenido aumentan la relevancia de las búsquedas. Estos algoritmos buscan información como la distancia de un clic (una medida de la distancia tomada de la página de inicio de un sitio confiable), si las palabras clave aparecen como hipervínculos o en la dirección URL y en qué lugar del árbol de directorios se encuentra la información. Los algoritmos también realizan análisis de idioma complejos y análisis del tipo de archivos o de los metadatos, y localizan las palabras clave o los sinónimos para refinar los resultados de búsqueda. Para mejorar aún más los resultados de búsqueda de una organización determinada, los administradores pueden definir sitios específicos como confiables y definir palabras clave que sean importantes para la organización con el fin de mejorar la relevancia de la información devuelta en los resultados de búsqueda. Un caso práctico Un historiador está intentando realizar un exhaustivo análisis del grupo étnico Zulú sudafricano y de sus raíces. Necesita buscar diversos periódicos y otro material en un sitio de SharePoint. Sólo necesita documentos que sean relevantes para la búsqueda; ya que debido a la relevancia de búsquedas mejorada puede encontrar rápida y fácilmente los documentos necesarios. Para mejorar la relevancia de los resultados de búsqueda, el administrador escribe diversos resultados "más probables" de palabras clave que vinculen éstas a documentos y páginas específicas utilizadas anteriormente en otras tareas de investigación. Al agregar resultados más probables para las palabras clave como Zulú y Nkulunkulu, se están Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

31 vinculando documentos específicos a la búsqueda, lo que mejora aún más la relevancia de los resultados. Cómo se puede ajustar mejor la relevancia? Para ajustar mejor la relevancia de los resultados de búsqueda, el administrador puede definir sitios confiables (como se define a continuación), a los que se tenga acceso al realizar una búsqueda. El administrador también puede crear diversos resultados más probables de palabras clave para configurar el sistema de forma que siempre devuelva resultados específicos como respuesta a las palabras clave seleccionadas. Los administradores también pueden crear sinónimos de las palabras clave para ampliar la totalidad de los resultados de búsqueda. Los desarrolladores de contenido pueden aumentar la relevancia implementado nombres de archivo descriptivos, cadenas de direcciones URL y metadatos de documentos. Sitios confiables: los administradores pueden definir sitios que contengan información más importante para una corporación como confiable. Un ejemplo de ello serían sitios como la página principal del portal de las empresas y las divisiones. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

32 Resultados más probables: los administradores pueden configurar el sistema para que siempre devuelva determinados resultados con ciertas palabras clave. Esto resulta especialmente útil cuando los usuarios buscan contenido que no está indizado. Por ejemplo, es sorprendentemente común para los usuarios consultar en sus sistemas de búsqueda empresarial términos como Amazon o MSN, pensando que obtendrán los sitios correspondientes en sus resultados. El administrador puede configurar los resultados más probables especificando información que sirva como puentes de navegación desde el sistema de búsqueda hasta los recursos indizados o no indizados. En este caso, el administrador pudo crear un resultado más probable de la palabra clave MSN que muestra la dirección URL del sitio Web de MSN, de manera que, cuando el usuario consulta el sitio de MSN, la página de resultados de búsqueda muestra la dirección URL hasta el sitio de MSN en el elemento Web de los resultados más probables. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

33 Sinónimos de palabras clave: los administradores pueden agregar sinónimos personalizados a las palabras clave para mejorar los resultados obtenidos. Por ejemplo, un administrador puede especificar las palabras automóvil y vehículo como sinónimos de la palabra clave coche con el fin de enriquecer y ampliar el ámbito de los resultados devueltos. En este caso, tanto si el usuario consulta la palabra automóvil, vehículo o coche, se mostrarán los resultados de búsqueda para todo el contenido que contenga la palabra coche. Desarrollo de contenido: los creadores de contenido que desarrollan contenido Web en la organización, deben centrarse en crear títulos descriptivos, utilizar palabras clave en las cadenas URL (nombre de archivo) y agregar metadatos a los documentos de Microsoft Office para mejorar aún más los resultados relevantes de las búsquedas. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

34 Búsqueda de datos estructurados y sin estructurar Los usuarios empresariales necesitan buscar datos que están bloqueados en diversos recursos. Los motores de búsqueda tradicionales permiten realizar búsquedas de datos no estructurados como archivos de documentos, pero tienen problemas para tener acceso y buscar datos estructurados ubicados en orígenes como bases de datos y aplicaciones de línea empresarial. Sin la capacidad de buscar en sistemas como las bases de datos o los sistemas de Administración de relaciones con los clientes (CRM), los usuarios de la empresa no podrán buscar fácilmente información empresarial importante que pueda ser necesaria para tomar decisiones empresariales críticas. Qué es el Catálogo de datos profesionales? El Catálogo de datos profesionales es una nueva característica de integración empresarial de Microsoft Office SharePoint Server Se trata de un servicio compartido que permite a Office SharePoint Server 2007 obtener datos empresariales de las aplicaciones de los servidores remotos sin necesidad de codificación. El Catálogo de datos profesionales cubre el vacío existente entre el sitio del portal y las aplicaciones empresariales, lo que permite al usuario incluir datos importantes de diversas aplicaciones empresariales en las listas, elementos Web, búsquedas, perfiles de usuario y aplicaciones personalizadas de Office SharePoint Server La función de búsqueda de datos profesionales de Office SharePoint Server 2007 sirve de acceso a estos almacenes de datos estructurados para indizar y exponer el contenido, y hacer que esté disponible mediante consultas. La función de búsqueda de datos profesionales facilita los procesos de indización y búsqueda en cualquier base de datos relacional u otro almacén de información accesible mediante ADO.NET o un servicio Web sin necesidad de codificación. Un caso práctico Un vendedor de Contoso Ltd. necesita encontrar información de contacto para un cliente específico que está almacenado en una aplicación de Siebel. A través del Catálogo de datos profesionales, los datos estructurados en la aplicación de Siebel se pueden rastrear e indizar mediante la función de búsqueda empresarial de Office SharePoint Server Por lo tanto, el vendedor puede limitarse a escribir el nombre del cliente en un cuadro de texto de Office SharePoint Server y la información del cliente se muestra en la ventana de resultados de búsqueda. La función de búsqueda de datos profesionales hace que la Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

35 búsqueda de datos estructurados sea rápida y sencilla, ahora el vendedor no tiene que cerrar la sesión de SharePoint e iniciar sesión en Siebel para buscar la información. Cómo funciona la función de búsqueda de datos profesionales? Con la función de búsqueda de datos profesionales, los usuarios pueden indizar y buscar datos estructurados en un servidor remoto y mostrarlos en el Centro de búsqueda. El Catálogo de datos profesionales permite a las corporaciones conectarse a una gran variedad de aplicaciones empresariales y consultar los datos empresariales desde diversas aplicaciones de línea empresarial como SAP, Siebel y las bases de datos de Office SharePoint Server 2007 sin necesidad de codificación. Un requisito clave para cada aplicación empresarial registrada es un modelo de metadatos basado en XML que describa las interfaces de programación de la aplicación o el esquema de base de datos que se asigna a los objetos empresariales (como el cliente) y a las propiedades. Los conectores SAP 4.7 y SAP 6.0 se incluyen con la edición Enterprise de Office SharePoint Server 2007, mientras que los conectores Siebel 7 se distribuyen en Internet. Es necesario agregar el contenido específico de datos empresariales como un origen de contenido para, a continuación, poder indizarlo. Una vez indizados con la función Catálogo de datos profesionales, los datos estructurados estarán disponibles en los resultados de búsqueda. No hay necesidad de implementar IFilters o controladores de protocolo personalizados. Los resultados de Búsqueda del Catálogo de datos profesionales también se pueden personalizar e integrar por completo con ámbitos de búsqueda y otras características del Centro de búsqueda. Para obtener más información acerca de cómo funciona el Catálogo de datos profesionales, consulte Búsqueda de datos profesionales (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=80119&clcid=0x409). En la siguiente figura se muestra la arquitectura lógica del Catálogo de datos profesionales: Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

36 El Catálogo de datos profesionales accede a los datos estructurados de un servicio Web utilizando proxys de WS o proveedores de ADO.NET. Una vez agregada la aplicación empresarial, los datos están disponibles a través de las listas dinámicas, elementos Web y consultas de búsqueda. Los datos del Catálogo de datos profesionales también pueden completar la información del perfil de usuario o utilizarse directamente en una aplicación personalizada. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

37 Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

38 Personas y recursos especializados La administración de proyectos eficaz en una organización requiere a menudo identificar y trabajar con las personas adecuadas para las necesidades únicas de la tarea en cuestión. Es importante encontrar expertos en la materia basándose en su conocimiento y sus contactos. La capacidad de buscar personas y sus habilidades se han mejorado notablemente en Office SharePoint Server El Centro de búsqueda incluye una nueva ficha Personas dedicada que se puede usar para buscar personas y expertos de una organización. Los usuarios pueden refinar la búsqueda de personal por propiedades como el departamento o el cargo, y los resultados de búsqueda se pueden ordenar por relevancia de experiencia basándose en la consulta del usuario o en el trato social con éste. Las categorizaciones de trato social incluyen Mis colegas Los colegas de mis colegas y Todos los demás. Las búsquedas se pueden realizar en los datos de usuario importados de Active Directory o de un directorio LDAP. Search está integrado con información de presencia de las comunicaciones en tiempo real (Microsoft Office Live Communications Server y Microsoft Office Communicator 2007) que permite a los usuarios utilizar mensajería instantánea, correo electrónico o programar una reunión con alguien desde los mismos resultados de búsqueda. Un caso práctico Una administradora de proyecto de Contoso Ltd. necesita localizar rápidamente información sobre las nuevas características del catálogo de productos de Northwind Traders para su presentación. Ella utiliza funciones de búsqueda de Office SharePoint Server para encontrar rápidamente la información requerida. La administradora refina su búsqueda en personas de la compañía con experiencia en la materia sobre el producto haciendo clic en la ficha Personas. Incluso puede refinar su búsqueda por cargo o departamento utilizando los títulos de mismo nombre que aparecen en la zona superior de la parte izquierda de la página. También puede refinar su búsqueda por Cargo y buscar un redactor técnico que tenga experiencia en Northwind Traders. La administradora abre los documentos relacionados con Northwind Traders, envía un mensaje de correo electrónico al redactor con una lista específica de preguntas y también tiene acceso a la información de Northwind Traders sobre el sitio de R&D. Gracias a lo exhaustivo de la función gente y experiencia, la administradora de Contoso Ltd. puede obtener rápidamente la información más reciente sobre Northwind Traders y actualizar la presentación de Northwind Traders a tiempo de cumplir los plazos. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

39 Cómo funciona la característica de búsqueda de personas? Office SharePoint Server 2007 tiene un almacén de perfiles de usuario que administra los perfiles de usuario. Los administradores pueden importar fácilmente la información del usuario procedente de Active Directory y LDAP. La página Mi perfil ofrece una visión completa de todo lo relacionado con un usuario y que éste haya querido publicar. El almacén de perfiles de usuario puede alojar información de muchos orígenes diferentes para cada empleado de la organización. Cada perfil puede contener información como el cargo del usuario, departamento, director, pertenencia a grupos, intereses, destrezas, fotografías, colegas (gente que el usuario conoce en la organización), etc. El equipo técnico puede aprovechar diversos recursos diferentes a la hora de crear perfiles de usuario. Entre estos recursos se incluyen Active Directory, el Catálogo de datos profesionales, LDAP y orígenes manuales. La función de búsqueda de personas permite a todo el personal de la organización conectarse rápidamente con otras personas y encontrar expertos relacionados con la información que necesitan. Los usuarios tienen acceso a información que no estaba disponible antes. Los usuarios pueden buscar personas no sólo por departamento o cargo, sino también por experiencia, trato social o intereses comunes. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

40 Administración y gestión La función Search de Office SharePoint Server incluye una administración expandida y mejorada de la interfaz de usuario. Esta interfaz hace que para el personal de operaciones de IT de la empresa resulte sencillo configurar y administrar las funciones de indización y consulta. Ahora se incluye administración centralizada de la funcionalidad de indización y búsqueda distribuidas con un conjunto de servidores que ejecutan Office SharePoint Server. Esto permite indizar y buscar grandes conjuntos de datos profesionales y contenido de documentos sin aumentar significativamente la carga de trabajo operativa. Las nuevas características de informe de consultas y resultados ahorra tiempo a los administradores y proporciona información que se puede usar para mejorar los resultados y la importancia de búsqueda. Los administradores pueden obtener rápidamente información sobre las tendencias de volúmenes, uso de búsquedas e información mediante clics. La seguridad también se ha mejorado notablemente. Un administrador puede crear ahora funciones de control de acceso y asignar dichas funciones a usuarios individuales o grupos de usuarios. Dependiendo de la definición de función especificada, la capacidad del usuario para tener acceso a tipos de información específicos procedentes de una búsqueda pueden ser limitados. Un caso práctico A los administradores de IT se les encarga mantener el servidor actualizado. También se espera que comprueben si las solicitudes y búsquedas del sitio funcionan según lo esperado y sin errores. Por ejemplo, los administradores tienen que estar seguros de que ciertos documentos se vuelven a indizar con más frecuencia que otros. Los administradores de IT ahora pueden hacerlo fácilmente si tienen acceso a las páginas de administración de búsquedas simplificadas, especialmente si se usa la página Configurar opciones de búsqueda del nivel SSP para crear orígenes de contenido, establecer programaciones de rastreo y supervisar los registros en busca de errores y advertencias. Los administradores de IT también pueden analizar los informes de consultas de búsqueda y los registros de rastreo. También pueden modificar la administración de los programas de rastreo en función de los resultados. Cómo se administra Search? La función Search de Office SharePoint Server 2007 admite administración centralizada utilizando diversas herramientas diferentes. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

41 La interfaz de usuario de administración simplificada: la interfaz de usuario de administración de búsquedas se ha simplificado considerablemente. Todas las opciones de administración de búsquedas se encuentran en la página de Administración del proveedor de servicios compartidos. Al utilizar la nueva interfaz de usuario, un administrador puede ajustar la configuración de búsqueda y supervisar el rendimiento de las búsquedas. Administración de la indización: la administración de la indización también se ha simplificado, lo que confiere más control al administrador. Sólo hay un único índice por proveedor de servicios compartidos (SSP) en Office SharePoint Server 2007, lo que hace que la administración sea más eficaz. Los administradores también tienen la capacidad de combinar varias direcciones de inicio en un origen de contenido y unir lógicamente orígenes de contenido, lo que da lugar a una administración de rastreo más sencilla. Seguridad: la seguridad también se ha mejorado notablemente. Office SharePoint Server 2007 optimiza la seguridad de los resultados de búsqueda en cada consulta y admite también la optimización de seguridad personalizada. Los administradores también pueden quitar rápidamente elementos únicos del índice de búsqueda sin tener que volver a indizar. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

42 Los administradores pueden usar reglas de autenticación de seguridad para crear funciones de usuario. Ello permite al administrador ejercer el control sobre cualquier contenido dado que los usuarios de la empresa puedan ver como resultado de una solicitud de búsqueda. Este nuevo nivel de personalización expande el nivel de control y flexibilidad disponibles para los administradores a la hora de configurar permisos en Office SharePoint Server Informe de consultas: una incorporación clave a las funciones de búsqueda es el informe de consultas y resultados. La mejor manera de mejorar la relevancia de las búsquedas es comprender su uso. Ahora, los administradores pueden ver fácilmente el uso de las búsquedas utilizando la nueva función de informe de uso para obtener información acerca de las tendencias de volumen, consultas principales, índice de número de clics y consultas con cero resultados. Estos informes ayudan a los administradores a saber no sólo qué búsquedas son las más habituales, sino también cuáles son las menos demandadas. Esa información les permite ver cómo pueden mejorar el uso utilizando resultados más probables, indizando el contenido nuevo o ajustando la relevancia. Además, la información de los informes se puede exportar a Excel para obtener un análisis y unos informes avanzados. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

43 Mejoras de rendimiento: el rendimiento de Search se ha mejorado notablemente en Office SharePoint Server Por ejemplo, el proceso de rastreo es más rápido, lo que supone tener contenido más actualizado. Esto es posible si se rastrean sólo los elementos que han cambiado en un sitio de Windows SharePoint Services o de Office SharePoint Server Otras mejoras en el proceso de rastreo incluyen la capacidad de hacer un rastreo que compruebe sólo los cambios de seguridad. Además de las mejoras realizadas en el proceso de rastreo, las búsquedas propagan continuamente el contenido indizado a los servidores de consulta, lo que supone obtener resultados de búsqueda más actualizados. Con esa propagación continua, los datos se extienden gradualmente a los servidores de consultas a medida que son indizados, por lo que no es necesario esperar hasta el final del rastreo para que la información esté disponible en los resultados de búsqueda. Escalabilidad: la escalabilidad de Search se ha mejorado considerablemente en Office SharePoint Server No hay límite físico para el número máximo de documentos en un índice. (Sin embargo, el límite de documentos recomendado es de 50 millones de documentos por servidor de índice. Esto también depende del hardware utilizado). Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

44 Solución de problemas: la función Search de Office SharePoint Server 2007 incluye características que simplifican el proceso de solución de problemas. Los administradores pueden implementar un paquete de Microsoft Operations Manager (MOM) para supervisar el funcionamiento de los rastreos y si las consultas están respondiendo; también pueden observar si hay errores comunes. Los administradores también pueden utilizar la interfaz de usuario del registro de rastreo para analizar el progreso del rastreo y ver un resumen de progreso para cada host que incluya el número total de éxitos, advertencias y errores. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

45 Personalización y extensión de las consultas y los resultados de búsqueda Cada organización es única, con necesidades exclusivas. La función Search de Office SharePoint Server se ha diseñado para permitir a los administradores personalizar fácilmente la experiencia de búsqueda para atender las necesidades de su organización sin necesidad de escribir código adicional. La función Search de Office SharePoint Server 2007 incluye también una Interfaz de programación de aplicaciones (API) extensiva que permite a los desarrolladores crear fácilmente aplicaciones personalizadas y soluciones dirigidas utilizando el modelo de objetos de consulta y el servicio web de consultas mejorados. Un caso práctico Un grupo de evangelistas está ofreciendo una conferencia sobre Office SharePoint Server 2007 dirigida a un grupo de desarrolladores de Newark, New Jersey. Han creado un sitio de Office SharePoint Server 2007 específico para la conferencia. El administrador personaliza la búsqueda para la audiencia, agregando primero un nuevo ámbito personalizado basándose en la información de Office SharePoint Server A continuación, el administrador agrega una nueva ficha de SharePoint Server Search en la página del Centro de búsqueda. La administradora personaliza aún más el Centro de búsqueda editando los elementos Web de la página de resultados para devolver más resultados por página, de 10 a 25. A continuación, actualiza las propiedades del elemento Web de resultados principales de la búsqueda actualizando el contenido XSL para que coincida con el tema de la conferencia; para ello, realiza cambios en el contenido XSL de los resultados de búsqueda. Con estos cambios, los asistentes a la conferencia no sólo aprenden acerca de Office SharePoint Server 2007, sino que también ven de primera mano los resultados de esta personalización. Cómo se pueden personalizar las consultas y los resultados de búsqueda? La personalización se ofrece a muchos niveles. Se puede aplicar utilizando la interfaz de usuario y a través de desarrollo mediante programación. Personalizar fichas en el Centro de búsqueda: el Centro de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 incluye fichas de búsqueda predeterminadas. Los administradores pueden agregar fichas que tengan sentido en sus respectivos entornos empresariales. Por ejemplo, la división de herramientas de un gran fabricante industrial puede tener una ficha dedicada a una búsqueda relacionada con especificaciones de herramientas. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

46 Asimismo, un sitio de Internet para una compañía de consultoría puede tener una ficha específica para buscar casos prácticos. Las fichas ayudan a simplificar la experiencia de búsqueda de los usuarios. Personalizar las consultas y resultados utilizando propiedades de elementos Web: el Centro de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 contiene nueve elementos Web, entre los que se incluyen el cuadro de búsqueda, resultados principales de la búsqueda, resultados de búsqueda más probables y vínculos de acciones. Cada uno de los elementos Web contiene propiedades de éstos (por ejemplo, propiedades de formato, número de resultados en una página o activación o desactivación de propiedades como el lematizador). Un administrador puede simplemente modificar las propiedades de elementos Web para personalizar la interfaz de usuario y los resultados de búsqueda. Personalizar los resultados mediante XSLT: los administradores pueden personalizar los resultados utilizando transformaciones de lenguaje de hoja de estilos extensible (XSLT). XSLT se puede utilizar para personalizar la apariencia de la página de resultados de búsqueda. XSL es una propiedad del elemento Web de resultados principales de la búsqueda. XSLT permite a las organizaciones ajustarse fácilmente a fuentes, colores y temas corporativos específicos. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

47 Creación de elementos Web y aplicaciones utilizando el modelo de objetos de consulta: la extensibilidad de Search no está limitada a la interfaz de usuario. El Modelo de objetos de consulta permite a los programadores crear mediante código la interfaz de usuario para elementos Web de búsqueda personalizados, que dispondrán de acceso directo a las propiedades de las consultas y los resultados o podrán llamar a consultas personalizadas. El modelo de objetos de consulta proporciona una API de código administrado y se puede usar con dos tipos de sintaxis de consulta: SQL y palabras clave. Sintaxis de SQL: el lenguaje de consultas estructurado (SQL) se puede utilizar para escribir consultas complejas y desarrollar soluciones de búsqueda avanzada. Sintaxis de palabras clave: la sintaxis de palabras clave para crear consultas de palabras clave es nueva en Office SharePoint Server Esta sintaxis es más fácil de construir que la sintaxis de búsqueda de SQL. Los usuarios pueden simplemente pasar los términos de búsqueda directamente al servicio de búsquedas utilizando el cuadro de búsqueda; no hay necesidad de construir declaraciones de SQL. Los usuarios pueden pasar dos tipos de términos en una consulta de palabras clave de búsqueda: las palabras clave de búsqueda (las palabras de consulta reales para la solicitud de búsqueda) y los filtros de propiedades. Por ejemplo, un usuario que desee buscar información relacionada con SharePoint debe escribir la palabra clave SharePoint en el cuadro de texto Buscar. El resultado deberá contener todos los documentos e información con SharePoint en el título, contenido o metadatos. El resultado puede ser demasiado extenso, por lo que el usuario tiene que agregar un filtro de propiedad para reducir los resultados. Escribiendo filetype:ppt, los resultados se reducen, devolviendo sólo documentos de PowerPoint. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

48 Ampliación de las aplicaciones remotas utilizando el servicio web de consultas: el servicio web de consultas proporciona otro nivel de extensibilidad diseñado para devolver los resultados desde aplicaciones remotas como otros sitios web o aplicaciones de clientes inteligentes. El servicio web de consultas también se puede usar para proporcionar capacidades de búsqueda empresarial en las aplicaciones de Office a través del panel de búsqueda de Office. Sus características son similares a las del Modelo de objetos de consulta y los resultados se devuelven con formato XML o en una tabla de datos. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

49 Búsqueda de almacenes adicionales Al usar las diversas herramientas disponibles en Office SharePoint Server, los administradores pueden crear un índice que sea más específico y eficaz, y que busque en diversos almacenes diferentes. Los administradores pueden especificar tipos de archivos adicionales en los que se pueden realizar búsquedas, tener acceso a información empresarial que generalmente no está disponible para su búsqueda o personalizar las propiedades que están disponibles durante una búsqueda. Los administradores pueden personalizar la funcionalidad de búsqueda para mejorar notablemente la experiencia de búsqueda de los usuarios de su compañía. Un caso práctico Dos pequeñas empresas de fabricación se han fusionado para ser más competitivas en el mercado. Ambas tienen clientes y documentación de soporte técnico asociada a los mismos. La primera empresa importó toda su documentación en una base de datos relacional, mientras que la segunda empresa guardó todos sus datos en formato original. Tras la fusión, la nueva compañía debe ser capaz de buscar ambos orígenes de datos. Al utilizar el Catálogo de datos profesionales, los datos relacionales se pueden indizar definiendo un archivo de definiciones de contenido XML para aplicaciones. De forma adicional, el administrador puede desarrollar un controlador de protocolos personalizado para tener acceso a cualquier almacén especializado que se hubiese incorporado a la fusión y puede crear un IFilter personalizado para tener acceso a estos archivos especializados durante el proceso de indización. Cómo se puede personalizar el índice de búsquedas? Los administradores pueden personalizar un índice para que resulte eficaz para su organización. Existen diversas técnicas diferentes que se pueden aprovechar para personalizar soluciones específicas para las necesidades exclusivas de la organización. IFilters personalizados: los IFilters son complementos capaces de interpretar el contenido y las propiedades de un tipo de archivo determinado. Las características de búsqueda proporcionan soporte técnico para todos los tipos de archivos comunes. Algunas organizaciones tienen una o más aplicaciones propietarias ejecutándose en la empresa y que producen como resultado un archivo que usa un tipo de archivo único. Al implementar IFilters personalizados, los administradores pueden agregar a sus empresas tipos de archivos únicos para que dichos tipos de archivos se puedan leer e indizar. Entre los tipos de archivos que admite IFilters y Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

50 que se instalan automáticamente se incluyen ASP, ASPX, HTML, PPT, XSL y XML.Para obtener más información, consulte la sección Planificar inclusiones de tipos de archivos e IFilters de Plan para rastrear contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=80120&clcid=0x409). Controlador de protocolo personalizado: los controladores de protocolo abren orígenes de contenido en sus protocolos nativos y muestran documentos y otros elementos para que sean filtrados. Los administradores pueden desarrollar controladores de protocolo personalizados para recopilar información de los almacenes personalizados utilizando ISearchProtocol y IUrlAccessor. Al utilizar controladores de protocolo personalizados, un administrador puede indizar diversos almacenes diferentes a los que no se tiene acceso de manera predeterminada en Office SharePoint Server Office SharePoint Server 2007 admite diversos controladores de protocolo que se incluyen de manera predeterminada: sitios de SharePoint (sitios de SharePoint del mismo conjunto o de conjuntos diferentes, sitios del Directorio de sitios), sitios web (otro contenido web de su organización no encontrado en los sitios de SharePoint, contenido de los sitios web de Internet), recursos compartidos de archivos (contenido de recursos compartidos de archivos en su organización), carpetas públicas de Microsoft Exchange (contenido de Exchange Server) y Lotus Notes (siempre que Lotus Notes esté instalado). Catálogo de datos profesionales: como se comentó anteriormente, el Catálogo de datos profesionales proporciona una manera de indizar los datos estructurados bloqueados en las aplicaciones de línea empresarial y de utilizar los datos en Office SharePoint Server Con dicho catálogo, los administradores pueden indizar los datos estructurados sin tener que crear controladores de protocolo personalizado o IFilters, o escribir código personalizado. Los conectores SAP 4.7 y SAP 6.0 se incluyen con la licencia de acceso de cliente (CAL) para la edición Enterprise de Office SharePoint Server 2007, mientras que los conectores Siebel 7 se distribuyen en Internet. Propiedades administradas: el nuevo esquema de búsqueda ofrece dos tipos de propiedades: de rastreo y de administración. Las propiedades de rastreo se descubren cuando se rastrea el contenido. Las propiedades de administración forman parte de la experiencia del usuario con Search, lo que significa que están disponibles para los resultados de búsqueda, búsquedas avanzadas y ámbitos. Las propiedades de administración se pueden recuperar. Todas las Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

51 propiedades de administración que sean cadenas se pueden utilizar para las consultas de texto completo o las búsquedas de consultas de palabras clave. Para hacer que una propiedad de rastreo esté disponible para la experiencia en Search, se debe asignar a una propiedad administrada. Asignar las propiedades de rastreo a las propiedades de administración hace que estén disponibles para las consultas de búsqueda y las muestra en la sección de búsqueda avanzada y en los resultados de búsqueda. Se pueden asignar varias propiedades de rastreo a una única propiedad de administración y viceversa. Por ejemplo, las propiedades de rastreo de un almacén de contenido pueden incluir el nombre del autor indicado como auth_name o la fecha de creación del documento indicada como doc_create_date. Cuando se rastrea un origen de contenido diferente, se descubre un nuevo conjunto de propiedades de rastreo. También pueden tener una propiedad de nombre de autor o una fecha de creación del documento. Sin embargo, se pueden indicar como authorname y documentcreatedate. Los administradores pueden asignar estas propiedades de rastreo diferentes a una única propiedad de administración como auth_name y authorname se puede asignar a la propiedad de administración, mientras que author, doccreatedate y documentcreatedate se pueden asignar a la propiedad de administración createdate. Al asignar las propiedades de rastreo a una única propiedad de administración, el usuario no necesita saber todas las propiedades de rastreo diferentes para obtener el resultado deseado. El usuario final simplemente usa la sintaxis propiedad:valor, donde propiedad es la prioridad de administración, y obtiene toda la información asociada con ambas propiedades de rastreo. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

52 d Arquitectura de búsqueda SharePoint Server Search es un servicio compartido de Office SharePoint Server 2007 que proporciona rastreo, indización y consulta de contenido extensivo y extensible. Este servicio admite búsquedas de texto completo utilizando la sintaxis de consulta del Lenguaje de consultas estructurado (SQL) y ello proporciona nueva sintaxis de palabras clave para admitir este tipo de búsquedas. Las funciones de Search en Office SharePoint Server usan el mismo servicio de búsqueda subyacente que las búsquedas de Microsoft Windows SharePoint Services pero con un control de la administración más amplio. La arquitectura de búsqueda se puede separar en una arquitectura lógica y una física. La arquitectura lógica trata de cómo se realiza una búsqueda en Office SharePoint Server Hay dos componentes lógicos principales: la indización de datos y la consulta de datos. Estos componentes interactúan con diversos módulos internos cuando se realiza la indización de los datos que se van a buscar. Esta separación natural proporciona un modelo eficaz que permite a la arquitectura física escalar debidamente. La arquitectura física se centra en las configuraciones de hardware que están implementando las diferentes corporaciones. Search es tremendamente escalable y fácilmente adaptable para pequeños conjuntos de servidores, grupos de servidores de pequeño tamaño e incluso grupos de servidores a nivel de empresa. Arquitectura lógica La arquitectura lógica de las búsquedas está separada en dos componentes principales. La primera parte es la indización y el rastreo. La segunda parte es la consulta del contenido. Esta estructura permite la alta escalabilidad de la arquitectura física. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

53 El servidor de índice se encarga de rastrear todos los almacenes de contenido disponibles. Este contenido puede proceder de diversos orígenes diferentes, incluyendo los datos estructurados y sin estructurar, recursos compartidos de archivos y metadatos. El servidor de índice crea un índice basado en los datos de los almacenes de contenido. Una vez indizados los datos, la aplicación que está consumiendo recursos puede realizar una búsqueda. Cuando una aplicación que está consumiendo recursos realiza una solicitud de búsqueda, aprovecha el Modelo de objetos de consulta o el Servicio web de consulta para enviar la solicitud al servidor de consulta. El servidor de consulta procesa la solicitud y se la pasa al servidor de índice, que recupera una lista de resultados del índice que coincide con la solicitud de búsqueda. Esta lista se vuelve a enviar al servidor de consultas, que devuelve los resultados a la aplicación que realizó la solicitud. Guía de evaluación de búsquedas de Microsoft Office SharePoint Server

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