AUDITORIA ESPECIAL INVENTARIOS Y RECAUDOS EMPRESA TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A.

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1 EMPRESA TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A. JUAN CARLOS PELÁEZ SERNA Contralor General de Medellín JUAN CARLOS RENDON LOPEZ Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Telecomunicaciones Coordinador General del Informe LUIS EDUARDO GALLEGO HERNANDEZ Técnico Operativo ALVARO BETANCUR RAMIREZ Técnico Operativo BLANCA RUTH RIVERA BUITRAGO Profesional Universitario2 CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA FISCAL TELECOMUNICACIONES MEDELLÍN, DICIEMBRE DE 2012

2 CONTENIDO pág. INTRODUCCIÓN GENERALIDADES RESULTADOS DE AUDITORIA OBJETO DE LA AUDITORIA ALCANCE LINEA 1. PROCESO ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y SEGUROS LINEA 2. PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FLUJO DE CAJA PRONUNCIAMIENTO FISCAL CUADRO CONSOLIDACION DE HALLAZGOS Y/O DEFICIENCIAS PLAN DE MEJORAMIENTO... 23

3 LISTA DE CUADROS Pág. Cuadro 1. Informe mensual de recaudos por entidades a agosto del Cuadro 2. Informe de recaudos por entidades a septiembre 30 del Cuadro 3. Participación y gráfica en el recaudo por cupones en la ETP Cuadro 4. Participación y gráfica de la ETP en el ingreso de recaudos totales.. 19

4 INTRODUCCIÓN La Contraloría General de Medellín en cumplimiento de la misión otorgada por el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia, las Leyes 42 de 1993, 136 de 1994 (artículo 165) y 610 de 2000, ejerce control fiscal sobre las actuaciones que la Empresa desarrolla en cumplimiento de su objeto misional. La Contraloría Auxiliar de Telecomunicaciones, en acatamiento al Plan General de Auditoria de la Contraloría General de Medellín para el 2012, planea la ejecución del Subproceso Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral (AGEI) Especial Procesos Inventarios y Recaudos en la Empresa TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A, sobre transacciones y acciones efectuadas entre el 1 y el 31 de agosto del año en curso. Para adelantar la evaluación se aplicó la metodología descrita en el proceso Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral (AGEI), versión 7 de la Contraloría General de Medellín, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas ( NAGAS), el PGCP, el sistema de control financiero, entre otros. El informe consta de los capítulos de: Generalidades, Resultados de Auditoría, en el cual se emite el concepto de lo observado durante el proceso auditor; el Pronunciamiento Fiscal; el Cuadro Consolidación de Hallazgos y /o deficiencias; y el último capítulo corresponde al Plan de Mejoramiento Único, el cual plantea el paso a seguir por el sujeto de control, con respecto a la formulación de las acciones tendientes a subsanar las posibles deficiencias detectadas en desarrollo del proceso auditor. 4

5 1. GENERALIDADES DE LOS PROCESOS EVALUADOS El mapa de procesos definido en la Empresa de Telecomunicaciones de Pereira S.A., actualizado a septiembre del 2012, describe en su cadena de valor que los Procesos se encuentran divididos en: Procesos de tipo estratégico, Misional, de Apoyo y de Evaluación. Los procesos de tipo de apoyo son siete (7): Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Gestión Humana, Gestión Integral; Gestión de Tecnología de la Información y Control Organizacional; Gestión Jurídica y Desarrollo de Infraestructura. El sistema de Gestión Integral de la empresa, los Inventarios y Recaudos, se encuentran enmarcados dentro de los Procesos de tipo de Apoyo, y corresponden a los Macroprocesos de Gestión Administrativa y Gestión financiera, respectivamente. El Macroproceso Gestión Administrativa agrupa cuatro (4) procesos, de los cuales uno de ellos es el Proceso Administración de Bienes. El Macroproceso Gestión Financiera, agrupa tres (3) procesos y uno de ellos es el de recaudos denominado Gestión de Recursos para el Flujo de caja. Ambos procesos están adscritos a la Subgerencia de Administración y Finanzas, siendo el área de apoyo encargada de la consecución de recursos físicos y financieros, que contribuyan con los objetivos de las áreas misionales y en general de la Empresa, para lograr la mayor productividad al menor costo posible. La subgerencia cuenta con varios equipos de trabajo, entre ellos la División de Contaduría, Servicios Generales, de Contratación, el de Inventarios y seguros, Tesorería, y otros. Es con los equipos que a continuación se relacionan, con los cuales específicamente el equipo auditor interactúa, con el fin de identificar, conocer la operatividad y funcionalidad de los procesos, donde se practican las pruebas y se aplica lo formulado en el Memorando de planeación definido para la AGEI ESPECIAL. 5

6 EQUIPO DE INVENTARIOS Y SEGUROS: debe responder por el oportuno registro y control de todos los bienes almacenados y también por los activos de la empresa (activos fijos). Almacén: Bajo su responsabilidad está la recepción, administración y custodia de los bienes adquiridos de acuerdo a las condiciones solicitadas, controla niveles medios de inventarios de cada uno de ellos, para procurar la disponibilidad inmediata de los insumos requeridos, sin excederse en los gastos de administración por altos volúmenes. Al Almacén, pertenece dos bodegas siendo los sitios de almacenaje de los bienes adquiridos. El responsable tiene dos funciones principales: - Control de Inventarios a cargo de empleados y de clientes. - Y la administración del programa de seguros. El Equipo de inventarios y seguros de la empresa, lo conforman los siguientes cargos: Un Líder de Inventarios y Seguros,(coordinador), quien según el Manual de Responsabilidades actualizado a julio de 2011, es el garante de la custodia y administración de los elementos que llegan al Almacén y Bodegas de la Empresa, así como controlar los niveles de inventario necesarios para el funcionamiento de cada una de las Áreas de la Empresa, debe velar por el dimensionamiento y administración del Programa de Seguros de la Empresa, quien para la ejecución de las diferentes actividades cuenta con cuatro (4) personas: Un Analista, dos Auxiliares de Oficina y un Auxiliar de Bodega. El proceso de Administración de inventarios y seguros, cuenta con varios documentos de interés como: matriz de políticas de operación y de controles establecidos para el proceso, con flujograma del proceso, planillas de entrega de equipos, instructivo de marcación de activos, registros del proceso, formatos para la recepción de elementos; entre otros como módulos y manuales para el manejo y administración de los mismos (SINCO) y el SGF (módulo contable- sistema financiero integrado) para contabilizar las operaciones realizadas. Desde Julio del 2007, la empresa dispone del Manual de usuario módulo de Almacenes, Sistema de Gestión Financiera S.G.F., desarrollado por firma IT CONSULTORES LTDA, el cual se encarga de la administración de los almacenes y bodegas de la empresa, controlando todos los movimientos de entradas y 6

7 salidas de los mismos, actualizando en línea el inventario de los elementos y creando la hoja de vida de los Bienes en el momento de su ingreso. El sistema genera el cierre del almacén, determinando ajustes por inflación a inventarios en bodega y actualizando saldos iniciales y finales de cada periodo. Entre muchas otras funcionalidades, el módulo pemite el manejo de varios almacenes a los cuales se les puede asociar diferentes bodegas, logrando de esta manera consultas del Almacén y Bodegas. Así mismo, facilita la interacción dinámica con el módulo de Contabilidad para la causación de inventarios por medio de las entradas y la afectación del costo, gasto o inversión en las salidas a las diferentes dependencias. EL EQUIPO DE TESORERÍA: encargado de administrar los recursos financieros provenientes de la prestación de los servicios, créditos para el financiamiento de la operación y oportunidad en los compromisos. Administra los procesos operativos del recaudo y ejecuta proyectos con el fin de ampliar los canales de pago, las entidades recaudadoras, para brindar mejor atención y calidad en el servicio postventa. Las Entidades Recaudadoras, son las autorizadas para realizar el recaudo por los diferentes canales y son: Bancos, empresas del sector privado como Apostar, Efecty-Red Servientrega, Multiservicios; del Sector Público como la Chec; y los almacenes de cadena como el Éxito, Carrefour; y las Redes Electrónicas. Los Canales de Recaudo, son las opciones que brindan las entidades recaudadoras como son el pago por ventanilla, Internet, cajero electrónico, datafono, débito automático y otros que manejen directamente las entidades para el cliente. Como se esboza en párrafos precedentes, en la empresa de Telecomunicaciones de Pereira S.A., los recaudos corresponden al proceso Gestión de Recaudos para el Flujo de Caja. El proceso recaudo inicia desde el momento que los diferentes canales recaudadores reciben el pago de la factura y es reportada al equipo de Tesorería y Recaudos, la cual posteriormente es conciliada y procesada en el sistema, generando la actualización del estado de la cuenta del cliente, y alimentando la información en línea de las áreas financiera y de servicio al cliente. 7

8 El equipo orienta sus actividades a la gestión y administración de los siguientes procedimientos: * Recaudo y aplicación de los pagos de los servicios facturados. * Trámite y pago oportuno de las obligaciones * Gestión de capitales - servicio de la deuda * Análisis del mercado financiero y colocación de excedentes. * Proyección, planeación y ejecución del flujo de caja * Conciliación de la información y de las cifras contables. El proceso se encuentra bien documentado, formalizado y asegurado, ya que cuenta con documentos como: el Diagrama de flujo el cual describe 38 procedimientos generales para desarrollar el proceso, y siete procedimientos específicos entre otros, enunciamos la grabación de conciliaciones de archivos planos, de pagos en línea, con tarjeta e crédito, de las consignaciones nacionales; procedimientos para el de cierre de recaudos diarios y mensuales, dispone de políticas y normas internas donde describe en conjunto de lineamientos que definen los cursos de acción diseñados para prevenir, evitar y contrarrestar los riesgos, amenazas o situaciones que se presenten dentro del desarrollo de los procesos; de una matriz de riesgos y controles, etc., lo cual viene garantizado el aseguramiento del proceso. 8

9 2. RESULTADOS DE AUDITORIA 2.1 OBJETO DE LA AUDITORIA Determinar la razonabilidad y confiabilidad de las cifras que registra el balance general al 31 de agosto del 2012, mediante la evaluación de los riesgos y controles inherentes a los procesos, la legalidad y el registro de las operaciones en el sistema contable de la Empresa ALCANCE El alcance definido fueron las operaciones y procedimientos realizadas por la empresa entre enero 1 y agosto 31 del 2012; no obstante algunos procedimientos y dada la fecha de aplicación de estos y las pruebas efectuadas para varios de ellos, estos se extendieron hasta el momento de ejecución y desarrollo de los mismos, y teniendo en cuenta los avances y acciones adelantadas por la empresa a ese momento, es decir a octubre del Con fundamento en los objetivos generales y específicos, definidos para cada proceso y demás parámetros programados en el memorando de planeación, como la aplicación de las fuentes de criterio; de los principios rectores de la gestión fiscal, de la identificación de los riesgos inherentes a cada proceso, y la aplicación de procedimientos formulados para su evaluación y seguimiento, el Equipo Auditor pasa a esbozar brevemente los aspectos fácticos que llevan a conceptualizar sobre los procesos objeto de análisis. En desarrollo de las pruebas predeterminadas, la verificación y control periódico a las existencias de materiales y equipos, el comprobar el grado de eficacia en los sistemas de control administrativo, el manejo dado a los materiales, el método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén, el aseguramiento del proceso y la forma en que las existencias físicas existentes en almacén sean coherentes a las que se reflejan el sistema contable (SICO) que posee la empresa, entre otros, se identifican y conocen aspectos como: 2.3 LINEA 1. PROCESO ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y SEGUROS 9

10 Aspectos contables: El último inventario realizado se efectuó entre el 27 y 29 de junio de El método aplicado para la valoración de inventarios es el PEPS. Según LOS SALDOS PLAN DE CONTABILIDAD 2012, y reflejados en Balance en el grupo de inventarios, a julio y agosto registra cifras netas de $ ,13 y respectivamente, representado en la cuenta 1518, denominada Materiales para la prestación de los servicios, las cuales corresponde a cifras conciliadas entre el saldo del módulo de inventarios y el valor de las cuentas que componen el saldo del grupo contable código 1635 (propiedad planta y equipo) que corresponde a las existencias en inventarios, pero por dinámica contable del plan de cuentas debe ir en esa cuenta. Aspectos relevantes del proceso: El equipo auditor de la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Telecomunicaciones evidenció: Con el propósito de modernizar el proceso de inventarios, el sujeto de control ha venido ajustando algunos procedimientos establecidos para el proceso de Administración de Inventarios y Seguros, dentro de los que se destacan por su cumplimiento: El Procedimiento de Bienes en custodia de trabajador o en bodegas, que pretende garantizar la custodia de los bienes entregados a los trabajadores para el desarrollo de sus funciones o los bienes custodiados en las bodegas de la Empresa. Procedimiento despacho de elementos, que tiene como objetivo Asegurar la entrega oportuna de los elementos requeridos por las diferentes dependencias de la Empresa y contratistas para su normal funcionamiento. Procedimiento Recepción de elementos, cuyo propósito es Asegurar el ingreso al sistema financiero integrado (SFI) de todos los elementos que llegan al Almacén. 10

11 La Empresa de Telecomunicaciones de Pereira S.A. para la vigencia del año 2012 ha actualizado en algunos casos y diseñando en otros, procedimientos dirigidos a: Garantizar la custodia de los bienes. El óptimo manejo de inventarios, Entrega oportuna de elementos Recibo, control, protección y devolución de los elementos. Asegurar el ingreso al sistema financiero integrado (SFI) de todos los elementos que llegan al Almacén. Adicional a los anteriores, hemos evidenciado el Procedimiento Conciliación Almacén y el Procedimiento Reporte de Siniestros. Sin tener la connotación de procedimiento, el sujeto de control ha constituido un Comité de Inventarios que sesiona quincenalmente, y cuyo propósito es el Asegurar el nivel de inventarios óptimo y la existencia de elementos para la operación normal de la Empresa, procurando que los elementos de uso frecuente estén siempre disponibles, es decir, hace un control permanente de inventarios por los elementos de mayor rotación, a los procesos de recompra, monitorea y controla con base en promedios y elementos en stock. Se identifica que el sujeto de control, con base en la acción de mejora, formulada(s) en el Plan de Mejoramiento Único para la Auditoría Financiera 2011, realizada durante la vigencia en curso, planteó: Se realizará un Plan de trabajo que será presentado a la Dirección de Control Interno y a la Gerencia. La Fase Inicial del Plan de Trabajo tendrá el Análisis y estudio del Proceso de Almacén. A partir de este Plan se hará el planteamiento de soluciones para llegar al mejoramiento del proceso e incluirá cronograma de ejecución (tipo de letra y comillas por fuera de texto). Para esa acción de mejora se propuso un plazo de ejecución del 1 al 30 de junio de El Modelo de Gestión de Riesgos (MOGER) implementado por la Subgerencia Administración y Finanzas para el Proceso de Administración de Inventarios a partir del 2 de enero de 2012, entra a dar respuesta a las resultas del inventario realizado al cierre de la vigencia del 2011 determinando seguidamente un plan de manejo con sus respectivos controles y así Garantizar y asegurar la custodia y administración de los elementos que llegan al Almacén y Bodegas de la Empresa, así como controlar los niveles de stop necesarios para el funcionamiento de cada una 11

12 de las Dependencias de la Empresa ; el que además incluyó etapas como: i) Valoración del riesgo, ii) Plan de manejo y iii) Autoevaluación del control. A partir de lo citado anteriormente, se generan nuevos precedentes: Control Interno de la Empresa, en ejercicio propio de sus funciones, determinó un Plan de Mejoramiento identificado para el Macroproceso Gestión Administrativa, Proceso Administración de Inventarios y seguros, según formato código FG 002 del 25 de mayo de Se realizó un nuevo inventario físico. Se designó un nuevo Líder del Equipo de Inventarios y Seguros. La Empresa de Telecomunicaciones de Pereira S.A. implementa acciones dirigidas a consolidar y hacer más eficiente el Proceso de Inventarios, formulando para ello herramientas administrativas tales como: La Directiva 024 del 17 de septiembre de 2012 (con rigor desde el 1 de octubre de 2012 y que deroga expresamente la Directiva Interna 061 de 2004), donde se establecen, entre otras determinaciones, políticas de responsabilidad sobre bienes en custodia y en bodegas, lo mismo que los procedimientos en caso de pérdida, daños, sustracciones o hurto de esos bienes. El 2 de octubre de 2012 la Subgerencia Administración y Finanzas, el Equipo de Servicios Generales, el Coordinador de Activos Fijos y el Equipo Inventarios y Seguros, suscriben un Memorando de intención sobre instrucciones de seguridad que tiene como propósito: mejorar la seguridad en las bodegas y en las oficinas de Inventarios y Seguros y la Coordinación de Activos Fijos., que en general tiene que ver con control de seguridad de ingreso y salida de vehículos y personal, entrega de elementos a proveedores, manejo de formato de control, vigilancia con cámaras de seguridad, seguridad en las puertas de acceso e incluso horario de aseo y limpieza. Adicional al anterior memorando, para el año 2012 (sin mes ni día), el Líder del Equipo de Servicios Generales, haciendo igualmente las veces de Interventor del contrato 023 de 2012 expide un documento de buenas intenciones intitulado Consignas Central La Corea Almacén General año 2012, contentivo de importantes reglas de seguridad y conducta, buen uso y cuidado, entre otras instrucciones, de los elementos y las personas que ingresan y salen del citado Almacén General, que se hace extensivo a las Zonas de Mantenimiento de la Empresa y a los Contratistas. Si bien esto hace parte de las medidas implementadas, es pertinente que sea revisado con el fin que 12

13 pueda ser parte integrante del proceso de administración de inventarios y seguros. Para Garantizar la correcta administración y adecuado manejo de los recursos, con información confiable y oportuna que sirva como herramienta administrativa para la toma de decisiones, la Empresa de Telecomunicaciones de Pereira S.A., para el año 2012, diseñó un Plan Táctico Equipo Inventarios y Seguros, que incluye 5 actividades específicas y sus responsables, cuyo producto final sería el de Mejorar los niveles de servicio al cliente interno optimizando recursos Riesgos Inherentes al Proceso En el Almacén General En el manejo y control físico de los elementos que ingresan al almacén General La Corea, la codificación se hace manualmente. i) Se etiqueta con un marcador y cinta de enmascarar, ii) Varios elementos con diferente código en una misma caja, iii) Elementos de la misma clase o familia en diferentes módulos o estantes, etc., para luego ser ubicados en forma definitiva en el Almacén General con una identificación nomenclada por: B (Bodega), E (Estante) y M (Módulo), sin que ello responda a una metodología funcional y confiable que permita proteger de eventuales inconsistencias en los inventarios físicos, que puede poner en riesgo los recursos públicos; a lo cual se le suma que solo una persona (auxiliar de bodega) responde por la ubicación física de los elementos. En el Almacén General La Corea, se efectuó una prueba selectiva, sobre el inventario efectuado por el sujeto de control para el mes de junio de 2012, tomándose 19 elementos, las pruebas respondieron positivamente al cotejo físico y de cantidades, con excepción del sobrante del elemento 2606 MM TAP 4 WAY 23 DB, como cantidad teórica no justificada de 50 unidades (valor unitario de $ oo) evidenciando en este caso una diferencia por valor de $ oo. El inventario de los elementos que reposan en el Almacén General registra artículos ociosos con lento o sin ningún movimiento, lo que amerita implementar medidas para su mayor reducción o inexistencia, dirigida hacia una política de ahorro y elevación de la eficiencia empresarial, en la utilización de elementos existentes en inventarios. La gestión en los inventarios de baja o ninguna rotación, la detección a tiempo de su existencia es un hecho 13

14 determinante en la detención del crecimiento de los inventarios ociosos en la empresa y, si bien es importante la toma de medidas preventivas para que éstos no se acumulen, acción que no se puede limitar a buscar vías de comercialización y a soluciones temporales en algún sector de la ciudad, pues se debe disponer de mecanismos que permitan dar salida a aquellos elementos que la empresa no viene requiriendo para la prestación de los servicios, toda vez que se dispone de elementos o materiales para la prestación de los servicios y bienes muebles ociosos que inciden en la salud financiera de la entidad; sin dejar de reconocer que la empresa ha venido tomando acciones importante con respecto a los inventarios de la compañía, pero que en tal sentido se requiere formular estrategias que realmente apunten a ello, al no observarse políticas precisas y claras sobre la destinación final de estos elementos. Hechos que van en contravía con el principio de eficiencia frente al uso de los recursos por parte de la entidad; por consiguiente se configura una deficiencia fiscal. En Zonas de Operación y Servicios o Zonas de Mantenimiento La División de Operaciones Comerciales, adscrita a la Subgerencia Servicio al Cliente, tiene a su cargo las Zonas de Operación y Servicios o Zonas de Mantenimiento. Al practicar las pruebas selectivas en dos (2) de las tres zonas, Coliseo (Centro) y Norte (La Camelia), encargadas de desarrollar los aspectos misionales de la empresa, se observó que una vez que se da cumplimiento al trámite de solicitud de elementos (SOE) y posterior entrega o salida de elementos (SAE), según lo establecido en el proceso de inventarios, la responsabilidad y custodia dejan de estar a cargo del Líder del Equipo de Inventarios y Seguros, y se le traslada esta responsabilidad a los Líderes de Operación y Servicios, sin embargo estos últimos son los que se encargan de diseñar e implementar los medios y controles físicos y técnicos que en su leal saber y entender consideran necesarios para la administración del inventario, solicitados y destinados para atender las funciones del área a su cargo, sin que su proceder responda a una directriz institucional, es decir que este traslado de responsabilidades y procedimientos no se encuentra documentado específicamente. Los materiales existentes en bodegas de las Zonas de Mantenimiento, son recursos públicos y están sometidos a inminentes riesgos, toda vez que los procedimientos, los controles e incluso el registro contable solo cubre hasta el Almacén General, pues los materiales y equipos (inventarios) pierden la custodia central, cuando estos salen de allí y se traslada en cabeza del Líder de Operación y Servicios de la respectiva Zona de Mantenimiento. Y, es allí a donde deben apuntar procedimientos de custodia de elementos, el control de 14

15 riesgos, y, las medidas de seguridad, sumadas a políticas necesarias para el adecuado bodegaje, identificación de los elementos, control de cantidades e identificar el valor total de elementos que reposan en las bodegas, como las devoluciones y/o posibles reintegros de los mismos; procedimientos estos que para la fecha de esta auditoría especial, no se identifica implementación al respecto. Aunado a lo anterior, en las Zonas de Mantenimiento visitadas, se evidencia que los inventarios que reposan en la bodega, aunque están bajo la responsabilidad del líder de Operaciones y Servicios Zona Centro, las funciones de recepción, custodia, control y entrega de los bienes del almacén, son desempeñadas a través de una persona en misión vinculada con la Empresa de Servicios Temporales Seleccionemos Colombia en el cargo de Despachadora. Los responsables de la administración y control de los inventarios de las Zonas de Mantenimiento, no cuentan con un programa, y formatos estandarizados requeridos para el manejo y administración de los inventarios, como para la entrega de los mismos a los técnicos que realizan las labores diarias de mantenimiento, toda vez, que la despachadora lleva los registros en hojas de Excel diseñadas según sus propios criterios y conocimientos. La Empresa de Telecomunicaciones de Pereira S.A., no realiza inventario a los materiales y equipos que se encuentran en custodia en las tres (3) bodegas de las Zonas de Mantenimiento, lo cual podría generar riesgos de pérdida, de los elementos en existencia final, una vez terminados los trabajos de mantenimiento. Situaciones tipificadas como deficiencia fiscal. 2.4 LINEA 2. PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS PARA EL FLUJO DE CAJA Desarrollados los procedimientos formulados para la evaluación del proceso permitió identificar asuntos como: Aspectos relevantes La gestión está enmarcada dentro de políticas de oportunidad y seguridad en la información, manejo y control del riesgo financiero, rentabilidad, reducción de los gastos financieros y proyectos de cara al cliente. Según el Balance General - SALDOS PLAN DE CONTABILIDAD 2012 de la empresa de Telecomunicaciones de Pereira, en el grupo de Efectivo a julio 15

16 y agosto 31, registra cifra neta por $ ,59 y de $ ,335 respectivamente. En términos riesgos y seguridad En vista que la empresa maneja volúmenes de operaciones diarias que representan transacciones de cuantías elevadas, lo cual la incluye en uno de los segmentos más vulnerables al fraude electrónico, en ese contexto, el trabajo se hace conjunto entre el Área de Informática, los Bancos y el Equipo de Tesorería, para garantizar controles y requisitos mínimos de seguridad.. En tal sentido, la Tesorería trabaja para establecer y fortalecer buenas prácticas en términos de seguridad en el proceso efectuadas, lo cual contribuye a mantener instrumentos o mecanismos de verificación, validación, monitoreo y autenticación en las transacciones virtuales. Para el cumplimiento de este objetivo. el Área de Informática debe velar y garantizar la seguridad en la red, asistencia tecnológica, actualización de programas antivirus, antispyware y demás programas espías que puedan vulnerar la información. En términos generales el proceso y por ende la empresa dispone de Sistemas de Protección, donde los bancos toman parte en el trabajo para resguardar la información de las empresas en internet, como medida de seguridad se tiene acceso a la información de las cuentas bancarias en sitios Web de los Bancos y Filiales, sí únicamente se ha realizado la inscripción en la Banca Virtual creando usuarios autorizados con las correspondientes contraseñas; entre muchas otras restricciones, hasta el punto de que el personal del Equipo de Tesorería debe manejar un código de ética y conducta corporativa que exprese el compromiso absoluto con la integridad, valores corporativos, normas éticas y de comportamiento que hablen de la transparencia y la confianza en los procesos financieros; igualmente la confidencialidad y el buen uso de la información bancaria de los contratistas, proveedores y clientes internos la cual está registrada en la base de datos de los Bancos y SFI. Con respecto al recaudo La empresa ha suscrito varios contratos de Prestación del servicio de recaudo de los dineros provenientes del pago de las facturas por venta de los servicios de Telecomunicaciones en los puntos de recaudos, como con Efectivo Ltda., Multiservicios, Adpostar, Chec S.A, etc. 16

17 De manera informativa, se muestra el comportamiento que registraron los recaudos para la empresa como se observa en los reportes del recaudo de los puntos o entidades recaudadoras, con corte a agosto y septiembre del 2012: Cuadro 1. Informe mensual de recaudos por entidades a Agosto del 2012 Fuente: Tesorería de la ETP EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A INFORME MENSUAL DE RECAUDO POR ENTIDADES AGOSTO AÑO 2012 CONCEPTO CUPONES % VALOR TOTAL % EMPRESAS RECAUDADORAS ,00 85,63% ,00 58,35% MULTISERVICIOS ,0 39,38% ,00 31,54% APOSTAR ,0 37,55% ,00 21,56% EFECTY - SERVIENTREGA 8.564,0 6,32% ,00 3,81% CHEC 3.223,0 2,38% ,00 1,43% ENTIDADES FINANCIERAS ,00 9,80% ,00 13,70% AV VILLAS 1.240,0 0,91% ,00 0,72% BANCO DE BOGOTA 3.131,0 2,31% ,00 3,89% BANCOLOMBIA 2.275,0 1,68% ,00 3,90% BANCO HELM BANK 521,0 0,38% ,00 0,37% DAVIVIENDA 2.855,0 2,11% ,00 2,18% GNB SUDAMERIS 1.038,0 0,77% ,00 0,76% CORPORACIÓN COLMENA 1.721,0 1,27% ,00 1,06% BANCO SANTANDER 94,0 0,07% ,00 0,09% POPULAR 98,0 0,07% ,00 0,07% BANCO COLPATRIA - CARREFOUR 91,0 0,07% ,00 0,04% COLPATRIA RECAUDO VIA BALOTO 208,0 0,15% ,00 0,10% CFA 7,0 0,01% ,00 0,01% MEDIOS ELECTRONICOS 6.113,00 4,51% ,00 5,56% DEBITO RED MULTIBANCA COLPATRIA 866,0 0,64% ,00 0,90% DEBITO BANCOLOMBIA 229,0 0,17% ,00 0,14% REDEBANMULTICOLOR 2.151,0 1,59% ,00 1,68% ATH -GRUPO AVAL 1.199,0 0,88% ,00 0,79% INTERNET - COLPATRIA 22,0 0,02% ,00 0,01% FACTURANET -BANCOLOMBIA 1.228,0 0,91% ,00 1,67% SERVIBANCA 35,0 0,03% ,00 0,03% BOGOTA -TARJETA CREDITO 383,0 0,28% ,00 0,32% SUBTOTAL ,00 99,93% ,00 77,61% CONVENIOS, CRUCE CUENTAS POR CARTERA 89,0 0,07% ,00 22,39% SUBTOTAL CARTERA 89,00 0,07% ,00 22,39% TOTAL RECAUDO EN SMART ,00 100,00% ,00 100,00% Menos: Pagos Equivocados - Menos: Convenios propios ( ,00) Menos: Convenios Operadores ( ,00) Menos: Convenios Grandes Clientes ( ,00) Menos: Convenios Especiales ( ,00) Menos: Recaudo Consignado Mes Anterior ,00 Mas: Recaudo Consignado Mes Siguiente ( ,00) Valor Diferencias Entidades Resueltas ( ,21) Novedades Pendientes de Respuesta ,00 RECAUDO EFECTIVO EN CAJA ,79 17

18 Cuadro 2. Informe de Recaudos por entidades a septiembre 30 del 2012 Fuente: Tesorería de la ETP EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A INFORME MENSUAL DE RECAUDO POR ENTIDADES ENERO A SEPTIEMBRE AÑO 2012 CONCEPTO CUPONES % VALOR TOTAL % EMPRESAS RECAUDADORAS ,32% ,81% MULTISERVICIOS ,60% ,73% APOSTAR ,14% ,53% EFECTY - SERVIENTREGA ,12% ,96% CHEC ,45% ,59% ENTIDADES FINANCIERAS ,05% ,40% AV VILLAS ,87% ,77% HSBC 112 0,01% ,01% BANCO DE BOGOTA ,32% ,16% BANCOLOMBIA ,70% ,21% BANCO HELM BANK ,40% ,50% DAVIVIENDA ,26% ,69% GNB SUDAMERIS ,89% ,99% CORPORACIÓN COLMENA ,30% ,27% BANCO CORPBANCA 923 0,08% ,10% POPULAR 696 0,06% ,06% BANCO COLPATRIA - CARREFOUR 696 0,06% ,04% COLPATRIA RECAUDO VIA BALOTO ,10% ,08% BANCO DE OCCIDENTE 7 0,00% ,02% BANCO COLPATRIA - CSG NAL 11 0,00% ,48% CFA 59 0,00% ,01% MEDIOS ELECTRONICOS ,52% ,12% DEBITO RED MULTIBANCA COLPATRIA ,65% ,87% DEBITO BANCOLOMBIA ,17% ,17% REDEBANMULTICOLOR ,58% ,91% ATH -GRUPO AVAL ,90% ,87% INTERNET - COLPATRIA 219 0,02% ,02% FACTURANET -BANCOLOMBIA ,89% ,86% SERVIBANCA 368 0,03% ,05% BOGOTA -TARJETA CREDITO ,28% ,37% SUBTOTAL ,00 99,88% ,94 85,32% CONVENIOS, CRUCE CUENTAS POR CARTERA 1.460,0 0,12% ,00 14,68% SUBTOTAL CARTERA 1.460,00 0,12% ,00 14,68% TOTAL RECAUDO EN SMART ,00 100,00% ,94 100,00% Menos: Pagos Equivocados ( ) Menos: Convenios propios ( ) Menos: Convenios Operadores ( ) Menos: Convenios Grandes Clientes ( ) Menos: Convenios Especiales ( ) Menos: Recaudo Consignado Mes Anterior Mas: Recaudo Consignado Mes Siguiente ( ) Valor Diferencias Entidades Resueltas ( ) Novedades Pendientes de Respuesta RECAUDO EFECTIVO EN CAJA La siguiente información muestra la participación en el recaudo por cupones en las entidades recaudadoras. 18

19 Cuadro 3. Participación y gráfica de la entidades en el recudo por cupones en la ETP EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A. PARTICIPACION RECAUDO EN NUMERO DE CUPONES POR ENTIDADES SEPTIEMBRE DE 2012 ENTIDAD Fuente: Tesorería de la ETP Recaudo Cupones % Recaudo en Cupones MULTISERVICIOS ,4% APOSTAR ,2% EFECTY - SERVIENTREGA ,4% CHEC ,2% DAVIVIENDA ,2% BANCO DE BOGOTA ,1% BANCOLOMBIA ,8% REDEBANMULTICOLOR ,7% CORPORACIÓN COLMENA ,3% ATH -GRUPO AVAL ,0% FACTURANET -BANCOLOMBIA ,0% AV VILLAS ,9% GNB SUDAMERIS ,9% DEBITO RED MULTIBANCA COLPATRIA 884 0,7% BANCO HELM BANK 484 0,4% BOGOTA -TARJETA CREDITO 347 0,3% COLPATRIA RECAUDO VIA BALOTO 241 0,2% DEBITO BANCOLOMBIA 240 0,2% BANCO COLPATRIA - CARREFOUR 93 0,1% BANCO CORPBANCA 85 0,1% POPULAR 85 0,1% SERVIBANCA 47 0,0% INTERNET - COLPATRIA 21 0,0% CFA 8 0,0% BANCO DE OCCIDENTE 1 0,0% BANCO COLPATRIA - CSG NAL 1 0,0% SUBTOTAL ,93% CONVENIOS, CRUCE CUENTAS POR CARTERA 90 0,07% SUBTOTAL 90 0,001 TOTAL ,00% MULTISERVICIOS APOSTAR EFECTY - SERVIENTREGA CHEC DAVIVIENDA BANCO DE BOGOTA BANCOLOMBIA REDEBANMULTICOLOR CORPORACIÓN COLMENA ATH -GRUPO AVAL FACTURANET -BANCOLOMBIA AV VILLAS GNB SUDAMERIS DEBITO RED MULTIBANCA COLPATRIA BANCO HELM BANK BOGOTA -TARJETA CREDITO COLPATRIA RECAUDO VIA BALOTO DEBITO BANCOLOMBIA BANCO COLPATRIA - CARREFOUR BANCO CORPBANCA POPULAR SERVIBANCA INTERNET - COLPATRIA CFA BANCO DE OCCIDENTE BANCO COLPATRIA - CSG NAL HSBC BANCAFE AGRARIO La participación de la empresa en el recaudo total es el siguiente: Cuadro 4. Participación y gráfica de la ETPp en el ingreso por recaudos totales PARTICIPACION DE LA EMPRESA EN EL INGRESO DEL RECAUDO GENERAL SEPTIEMBRE DE % 14% OPERADORES EMPRESA 80% IVA OPERADORES EMPRESA IVA TOTAL , , , ,72 5,91% 79,80% 14,29% 100% OPERADORES EMPRESA IVA TOTAL 6% 80% 14% 100% Fuente: Informe de Tesorería de la ETP 19

20 En síntesis, la gestión del proceso garantiza una eficiente administración y transparente aplicación de los recursos financieros de la empresa, otorgando además exactitud y seguridad de los datos contenidos en el registro de las operaciones contables, promoviendo la eficacia y atendiendo con oportunidad y competencia a los clientes internos y externos, toda vez que las políticas y normas internas que se emiten buscan asegurar que los procesos estén bajo parámetros eficientes y consistentes, así como para aclarar la definición y asignación de responsabilidades de los colaboradores del equipo; articuladas y coherentes con el Reglamento Interno de Trabajo generales de la organización. 20

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