LA OFICINA SIN PAPELES Ahorro de costes con la optimización de procesos

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1 LA OFICINA SIN PAPELES Ahorro de costes con la optimización de procesos

2 LA OFICINA SIN PAPELES Ahorro de costes con la optimización de procesos La rentabilidad de la eficiencia en los procesos

3 Contenido Antecedentes Introducción Qué es la Gestión de Documentos? Qué es un SGED? Marco Empresarial de Información

4 Introducción La información es un recurso fundamental para la gestión y toma de decisiones en las organizaciones. Las técnicas modernas de reproducción, tratamiento y transmisión de datos multiplican el volumen de información. La falta de sistemas adecuados de gestión ocasiona gastos de administración y conservación muy altos y dificultan la toma de decisiones. La evolución de las TIC S ha permitido la aparición de productos y herramientas para la GED.

5 Introducción Requiere GESTIÓN Sistemas Personas Procesos

6 Introducción Se dice que algo más del 80% de la información de una organización reside en sus documentos, entonces resulta claro suponer que el aumento de la eficiencia en su gestión, redundará en la mejora de su competitividad.

7 Antecedentes El concepto de gestión de documentos, derivado de la administración moderna comenzó a utilizarse en la década de los años cuarenta en algunos países anglosajones, principalmente en los Estados Unidos. Con estas palabras se designó al conjunto de criterios y técnicas nuevas relacionadas con el manejo de los archivos administrativos. Tales criterios buscaban aumentar la eficiencia y reducir los costes de los servicios de archivo,, lo que se explica por la denominada explosión documental.

8 Antecedentes En la década de los años setenta aparecieron las primeras herramientas de tratamiento de información. El crecimiento de documentos en los procesos llevó a la implementación de sistemas que gestionaran el almacenamiento organizado de la información. La evolución natural de este proceso ha sido pasar del tratamiento pasivo de la documentación a intervenir en el propio proceso de trabajo en las organizaciones,, lo que ha implicado un cambio en el concepto del documento tradicionalmente soportado en papel.

9 Antecedentes Del tratamiento PASIVO de la información - ARCHIVAR - A la gestión ACTIVA por procesos - GESTIONAR - - Integración n de los soportes tradicionales e innovadores - Adaptación n a los procesos de la empresa, optimizándolos

10 Antecedentes Los nuevos soportes documentales han evolucionado y multiplicado a gran velocidad, sumándose a los problemas ya existentes y ocasionados por los documentos en soporte tradicional. La obsolescencia tecnológica representa otro de los grandes problemas que se dan por las distintas generaciones de tecnología que utilizan las organizaciones, lo que ha obligado a una migración continua cuyo proceso resulta altamente costoso y con el riesgo de alterar la integridad de los documentos.

11 Antecedentes Dados estos antecedentes surgen varias cuestiones: Cuáles son y como funcionan los nuevos soportes documentales en la organización? Cómo se relacionan con el soporte tradicional? Cómo integrar estos soportes para que formen parte de un sistema de gestión de documentos en una organización? Cómo se denomina un programa de gestión soportado en nuevas tecnologías de la información?

12 Qué es la Gestión de Documentos? El concepto más acertado lo define como:...una parte del sistema de información de la empresa desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos, que debe estar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan a la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los documentos, salvaguardando sus características estructurales y contextuales, y garantizando su autenticidad y veracidad. Guide for managing electronic records from an archival perspective ve ICA-International International Council Archives-ICA 97.

13 Qué es un SGED? Se entiende por Sistema de Gestión Electrónica de Documentos (SGED) un sistema de información pensado para la gestión (archivo y recuperación) de documentos, entendidos estos como los diferentes soportes que contienen la fuente primaria de información de una organización, así como para la correcta distribución de los mismos dentro de dicha organización (Flujo de Trabajo o Workflow).

14 Oficina sin Papeles Los sistemas de gestión n documental sustituyen la documentación n en papel por archivos electrónicos, que permiten: Medir y Evaluar Minimizar Coste Lograr Objetivos - CONTROL - EFICACIA - EFICIENCIA - ACCESO Total e Inmediato

15 Qué es un SGED? Los SGED se utilizan hoy en día, tanto en las organizaciones públicas como en las privadas,, con el objeto de controlar e incrementar la eficiencia del flujo de documentos. Están orientados a la búsqueda de la eficiencia y la calidad del acceso y recuperación de información. Oficina sin papeles.

16 Marco Empresarial de Información La información normalmente se integra a través de un sistema informático (ERP) y a su vez puede articularse en subsistemas departamentales, como sistemas de gestión comercial (CRM), financiera o de recursos humanos. Estos sistemas deben gestionar distintas fuentes (correo electrónico, fax, documentos electrónicos, papel, etc.) que para su correcta gestión deben convertirse en ficheros informáticos en el archivo documental de la organización, del mismo modo que las herramientas de comunicación que emplea el personal, como la mensajería interna, chat o agenda. Además,, la empresa suele establecer sus flujos de trabajo, ya sean externos o internos (BPM), sobre los que se requiere una monitorización y un seguimiento de su trazabilidad.

17 Marco Empresarial de Información

18 Beneficios a Obtener Seguridad documental. Rápida accesibilidad a los documentos. Confidencialidad de la información. Fácil distribución de los documentos. Reducir el coste del papel y de almacenamiento. Optimizar el flujo de trabajo. Estandarización de documentos. Mejora de servicio al cliente.

19 LA OFICINA SIN PAPELES Ahorro de costes con la optimización de procesos Conceptos básicos de una herramienta de Gestión Electrónica de Documentos

20 Gestión Electrónica de Documentos Las ventajas que nos aporta una gestión documental, son las derivadas de sustituir el papel por la imagen y sonido en su propio ordenador. Ventajas como mayor productividad, seguridad y confidencialidad, mejora de tiempos, conservación de originales, acceso simultáneo, búsqueda de textos, entre otras, hacen de estos sistemas una de las mejores plataformas de organización empresarial. La utilización de un sistema de gestión documental nos proporciona una serie de mejoras, como son: Reducir espacio y coste de almacenamiento de la información. Menos fotocopias. Mejorar la seguridad de la información de la empresa. Eliminar el riesgo de pérdida o daño del documento. Mejorar la calidad y rapidez del servicio. Seguimiento de la evolución del trabajo. Permitir la evaluación del volumen de datos con el que se trabaja.

21 A través de la... Gestión Electrónica de Documentos

22 Sin... Gestión Electrónica de Documentos Falta de disponibilidad inmediata. Documentos duplicados en los distintos departamentos de la Empresa. Falta de control sobre todas las copias. Poca seguridad. Mala distribución de la información. Coste alto de almacenamiento. Coste alto productivo. Falta de gestión del conocimiento en documentos.

23 Con... Gestión Electrónica de Documentos Recuperación rápida de la información. Fácil distribución de los documentos. Mejora del control de la información. Reducción del uso del papel. Mejora del flujo de trabajo. Reducción de costes de almacenamiento. Evitar las pérdidas de información. Marco empresarial de información y procesos.

24 Gestión Electrónica de Documentos Beneficios cuantitativos Recuperación RÁPIDA Coste almacenamiento bajo. Búsqueda a medida. Traslado instantáneo. No hay extravíos. Distribución INSTANTÁNEA NEA Menor coste de intervención. No fotocopias.

25 Gestión Electrónica de Documentos Beneficios cualitativos Integración de la información. Presentación en formato original. Distribución y control de la recepción. Acceso rápido a la información. Seguridad. Estandarización de documentos. Integración con comunicaciones. Almacenamiento económico. Solución independiente de la plataforma.

26 Gestión Electrónica de Documentos CORREO FAX INTEGRACION API S / ERP MENSAJERIA CHAT AGENDA BPM (*) FLUJOS DE TRABAJO TRAZABILIDAD DOCUMENTAL ARCHIVO DOCUMENTAL (*) BUSINESS PROCESS MANAGEMENT / GESTION POR PROCESOS

27 Gestión Electrónica de Documentos Componentes: Gestión por Procesos con Reglas de Negocio. Gestor de WorkFlow / Flujos de Trabajo. Archivo Documental. Gestión Accesibilidad / Privacidad Documental. Gestor de Mensajería Interna. Servicios Propios de Correo Electrónico y Fax. Agenda, Utilidades, Conversión de Documentos...

28

29

30 Gestión Electrónica de Documentos Integración Automática de Documentos: Pedido, Albarán, Factura, Recibo,... (API s/erp). Captura de Firma Digital en Documentos. Reconocimiento e Identificación de Documentos para su Archivo sustitutorio. Intercambio de Datos entre Itemdoc y ERP. Cold / Integración automática de Impresión.

31

32 Gestión Electrónica de Documentos Estructuras Básicas: Organización Departamental / Personal. Departamentos, Grupos, Usuarios, Roles, Perfiles, Permisos, Cuentas de Correo,... Archivo Estructurado. Modelos, Archivadores, Carpetas, Documentos, Plantillas, Versiones, Vinculaciones, Trazabilidad,... Flujos de Trabajo. Caminos, Etapas, Archivo, Variables, Máscaras, Autorizaciones, Firma Digital,...

33

34

35

36 Gestión Electrónica de Documentos Escritorio Único / Usuario: Carpetas Usuario: Entrada, Trabajo, Salida. Monitor de Carpetas/Tareas Vigiladas. Agenda Corporativa, Mensajería, Favoritos, Correo, Fax, Gestión de Acuses de Recibo, COLD (Itemdoclink, Itemdocmem). Creación, Identificación, Manejo, Fusión y Notas en Documentos.

37

38

39 Gestión Electrónica de Documentos Soporte a la Gestión de la Calidad: Gestión y Mantenimiento Manual de Calidad. Gestión de Incidencias. Flujos de Trabajo y Firma Digital. Trazabilidad de los Documentos. Normalización de Plantillas,...

40

41

42 Gestión Electrónica de Documentos Aporta... Productividad. Reducción de costes. Mejor servicio a clientes. Acortar circuitos de trabajo. Mayor competitividad. Mejores comunicaciones. Flexibilización del trabajo.

43 Gestión Electrónica de Documentos Facilidad de uso...

44 Gestión Electrónica de Documentos Alta seguridad...

45 Gestión Electrónica de Documentos Eficacia...

46 Gestión Electrónica de Documentos Comunicaciones corporativas...

47 Gestión Electrónica de Documentos Respeto al medio ambiente...

48 Referencias Angel Cebrián Galán & Asociados Ramón Pla Grupo Item Francisco Oliver Grupo Pikolinos

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