Estudio de opinión. Recuperar el control. Recuperar los hábitos básicos para progresar en la gestión de la información

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1 Estudio de opinión Recuperar el control Recuperar los hábitos básicos para progresar en la gestión de la información

2 Índice 1 Lidiar con la situación 2 Gestionar la información 4 Implantar una solución de gestión de contenido empresarial (ECM) 5 Gestionar el contenido masivo 6 Información acerca del autor de registros de registros electrónicos Una estrategia y política de gestión de información correctamente definida ayudan a las organizaciones a recuperar el control de su valioso conocimiento corporativo. Lidiar con la situación Las organizaciones se están viendo abrumadas por la cantidad de información y han de hacer grandes esfuerzos para lidiar con el capital y con los conocimientos corporativos. La fiebre por el marketing y las innovaciones tecnológicas se ha traducido en una mayor, mejor y más rápida innovación, y todo ello a un ritmo vertiginoso. Sin embargo, sin unos principios y prácticas que estén a la altura, muchas empresas son como un barco sin timón a la deriva en el mar de la información. Figura 1. Evolución de la información de información de conocimientos de objetos compuestos de objetos personalizados Objetos de decisión Sofisticación técnica Objetos de información Información digital Documento HTML/XML Documento electrónico Documentos en papel Antes de los años 70 Años 70 Años 80 Principios de los 90 Finales de los 90 Desde el año

3 Gestionar la información Para gestionar la información, las organizaciones necesitan gestionar también sus políticas, su infraestructura y su contenido en papel. Reelaborar las políticas Debido a los recientes escándalos protagonizados por algunas corporaciones y a la nueva legislación (por ejemplo, la Ley Sarbanes-Oxley o la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud, entre otras), las políticas de gestión de contenido evolucionan a diario para incorporar esta nueva definición de lo que es la información corporativa. Al mismo tiempo, en el contexto de evolución de las políticas de gestión de contenido, continúan existiendo algunas de las definiciones originales más importantes. Las siguientes definiciones han resistido al paso del tiempo y se aplican a todos los objetos compuestos y personalizados, con independencia de si se trata de documentos, papel, vídeo, sonido o páginas web. Estas prácticas de gestión de registros están calando en la conciencia corporativa. Registro corporativo: registro oficial que incluye correspondencia, memorandos, libros, planes, mapas, dibujos, diagramas, obra pictórica o gráfica, fotografías, películas, microformatos, grabaciones de sonido, cintas de vídeo, registros de lectura automatizada y cualquier otro material documental con independencia de sus características o formato físico y las copias de estos. 1 Concebir la infraestructura Con una política apropiada, las empresas pueden centrarse ahora en el entorno técnico que les ayudará a gestionar sus objetos de decisión. Estos objetos se localizan en diversas arquitecturas técnicas del entorno de red local de la empresa, y deben identificarse para que, a continuación, los objetos de decisión puedan etiquetarse para su uso posterior. La capacidad de hacer que cada objeto de decisión esté accesible para los usuarios apropiados acabará siendo un desafío tecnológico sin precedentes que abarcará las áreas de hardware, software, seguridad y plataforma de la solución de infraestructura. El primero de estos desafíos de infraestructura es una arquitectura corporativa basada en estándares identificados a escala corporativa e implantados en toda la empresa. Esta arquitectura debe tener en cuenta los sistemas existentes y heredados, y el modo de acceder a ellos o de etiquetar sus objetos de decisión y documentos existentes de manera que puedan migrarse al nuevo entorno. Esto requiere examinar cuidadosamente el rendimiento de la inversión necesaria para migrar o adaptar los sistemas a la nueva era de la gestión de objetos personalizados. Las organizaciones deben volver a los hábitos básicos de gestión del contenido, y utilizar los antiguos principios de gestión de registros y gestión de la información para organizar y gestionar correctamente su información. Periodo de conservación: tiempo durante el cual una institución debe conservar cada registro por exigencias operativas o legales. En concreto, la determinación de los periodos de conservación se lleva a cabo en el marco del análisis de riesgos empresariales de una institución, y de la evaluación de sus necesidades de recursos de información, y tiene en cuenta la legislación federal en materia de información y otros estatutos o normativas que sean de aplicación a la conservación de registros. 2 Repositorio: se trata de un depósito electrónico creado para gestionar copias de información digitalizada de la empresa a modo de registros corporativos. Está controlado por la empresa y se conserva en un dispositivo de almacenamiento independiente o en un repositorio local que ofrece las siguientes ventajas: Es un medio para reconstruir el contenido de información de la organización. Ayuda a un determinado departamento a destruir la información registrada mediante una eliminación controlada. Permite identificar y duplicar aquella información con valor informativo permanente que resulta necesaria para la empresa. Documento: es el conjunto formado por un medio y la información que en él se registra, y puede tener una finalidad acreditativa o consultiva. Se trata de un único registro de archivo o manuscrito que, por lo general, es físicamente indivisible. 3 Es importante precisar que, en las operaciones de archivado y recuperación, los sistemas de gestión de contenido o CM (del inglés, Content Management) suelen tratar los diversos archivos y datos asociados a un mismo documento como un solo objeto. Esta es una funcionalidad necesaria dado que los documentos electrónicos o mixtos complejos suelen estar compuestos de diversos archivos (capítulos, diagramas o fotografías) que generalmente se almacenan en distintos formatos de archivo. Para gestionar estos documentos de un modo eficiente, el sistema debe mantener un seguimiento de cada archivo para presentarlo a los usuarios como una misma entidad. 4 Para hacer posible el rápido desarrollo de las nuevas páginas de información y la captura de estas en una estructura de CM, las políticas deben evolucionar haciendo cumplir las siguientes condiciones: Ser fáciles de capturar Ser fáciles de mantener Ser fáciles de encontrar, incluso por los usuarios Tener un impacto reducido en los documentos, páginas web, y en el desarrollo del resto de objetos de información compuestos La gestión del contenido incluye: Registros corporativos Periodo de conservación Repositorio Documentos El siguiente desafío reside en la clasificación estándar de los objetos de decisión por medio de una taxonomía y un léxico corporativos. Se precisará un método estándar de almacenamiento o establecimiento de las interfaces pertinentes entre distintos centros de conocimientos, así como la capacidad de las tecnologías de indexación para encontrar los objetos de decisión de toda la empresa. Una organización debe considerar también el impacto que tendrá dicha tecnología en la red central corporativa. El ancho de banda podría suponer un problema ya que, a medida que los usuarios vayan encontrando los objetos que necesitan para el documento o página web que están creando, mayor será el número de objetos de decisión que pasen a través de la red. La estructura de la solución empresarial (centralizada o distribuida) también influirá en la infraestructura corporativa. El número de centros de conocimiento que se va a crear y la forma en que se creen también serán factores significativos en el diseño. La realidad: No puede crearse una infraestructura de la nada en cuestión de días y esperar que funcione. Para operar con eficacia, las organizaciones deben definir claramente unos requisitos que estén en consonancia con las políticas y procedimientos de gestión de contenido. del material en papel A pesar de que el volumen de contenido creado digitalmente es cada vez mayor, se sigue generando una enorme cantidad de contenido en papel que no se gestiona como es debido. Esto se debe, en parte, a que la transformación cultural de la necesidad de imprimirlo y almacenarlo todo ha sido lenta. Además, muchos procesos empresariales siguen dependiendo de los formatos en papel. De modo que, incluso con toda esta tecnología, la gente sigue imprimiendo y conservando sus documentos y contenido, a pesar del actual movimiento ecologista. Y, aunque las pilas de documentos son cada vez más pequeñas, aún hay mucho que hacer al respecto. Cuanto mayor sea el número de organizaciones que adopten una política ecológica, menor será la cantidad de papel con la que lidiar. Las corporaciones podrán entonces comprobar que las herramientas de colaboración y las capacidades de búsqueda que están disponibles en la actualidad eliminan la necesidad de imprimir los documentos, y además resultan rápidamente accesibles y fáciles de encontrar si se utiliza una solución de gestión de contenido. Otro de los problemas del papel tiene que ver con los procesos empresariales que origina. Puesto que el alcance de Internet y de las tecnologías móviles trasciende el entorno corporativo, algunos procesos como la contratación de nuevos empleados tienen a su servicio un nuevo medio que los automatiza, pero una parte considerable de ellos sigue siendo manual y requiere documentos impresos, lo que se sigue sumando a las enormes pilas de papel. Ahora, las organizaciones tienden a determinar lo que necesitan conservar en formato impreso desde el punto de vista legal o normativo. Cuando el papel impreso no es imprescindible, puede escanearse para crear una copia digital que se almacene en un repositorio. Siguiendo unas políticas y normativas establecidas, algunos de los documentos impresos podrán destruirse tras capturar digitalmente el original. 1 Fuente: Ley Canadiense de Archivos Nacionales (1987). 2 Fuente: Programa de Eliminación de Registros Gubernamentales de los Archivos Nacionales de Canadá, aprobada por la autoridad reguladora de los Archivos Nacionales. 14 de mayo de Dictionary of Archival Terminology, International Council on Archives, Document Management, National Library of Canada. Permitir la generación de versiones a partir de objetos de información compuesta (que suelen cambiar con frecuencia) Si se espera que las corporaciones adopten estas políticas, los conceptos anteriores deberán reflejarse en las políticas y en los entornos técnicos y, lo que es aún más importante, adoptarse en la estructura organizativa. Muchas empresas han optado también por realizar conversiones inversas de los registros en papel con el fin de reducir sus necesidades de almacenamiento físico. Este proceso consiste en la conversión del papel a soportes digitales que se etiquetan con metadatos y se incorporan a la solución de gestión de contenido. Así, con sujeción al cumplimiento de la normativa vigente, parte del papel antiguo puede destruirse. Aquello que no puede destruirse se envía a una ubicación de almacenamiento para que pueda realizarse su seguimiento a través de la solución de gestión de contenido. Desde aquí, las organizaciones pueden gestionar correctamente su contenido y destruir el papel y el contenido electrónico en el momento oportuno. 2 3

4 La realidad: No puede crearse una infraestructura de la nada en cuestión de días y esperar que funcione. Para operar con eficacia, las organizaciones deben definir claramente unos requisitos que estén en consonancia con las políticas y procedimientos de gestión de contenido. Implantar una solución de gestión de contenido empresarial (ECM) Una vez dispuesta la infraestructura, el siguiente paso consiste en implantar las aplicaciones de gestión de contenido (incluidas herramientas de contenido, web, flujo de trabajo y colaboración). Este conjunto de aplicaciones proporciona un centro de conocimientos del que los usuarios no querrán prescindir, pues les proporciona acceso a la información que están buscando al tiempo que les ofrece una seguridad adecuada a los objetos de decisión que estén utilizando. En esta arquitectura y entorno nuevos, se gestiona la totalidad del contenido y de los objetos de decisión con el fin de garantizar que los datos que aparezcan en las páginas o en los documentos sean la versión correcta y más actualizada. Los objetos de contenido de nueva creación se etiquetan a medida que se van creando y, a continuación, pasan al centro de conocimientos corporativo para su publicación y conservación. Esto genera un impacto mínimo en el desarrollo de contenido y de ubicaciones. El entorno de gestión de contenido mantiene registros de auditoría en los que se hace constar dónde y cuándo se han utilizado los objetos de decisión. Y, puesto que los objetos de información personalizados se comparten entre varios usuarios, el entorno también debe permitir que el contenido publicado se mantenga siempre actualizado de manera que todos los centros de conocimientos que contengan datos se actualicen cuando el objeto vuelva a guardarse en el centro de conocimientos. Gestionar el contenido El siguiente componente importante sería un enfoque documentado de gestión de contenido que todos los usuarios de la empresa asuman y puedan utilizar eficazmente. El proceso de gestión de cambios o de flujos de trabajo debe incluir a los autores de los contenidos para hacer tangibles las ventajas de los centros de conocimientos, que son las siguientes: Compartir contenido (incluidos los objetos de información personalizados que este contenga) Compartir archivos de gráficos, vídeo y sonido Compartir secuencias de comandos y applets Reutilizar información, gráficos, secuencias de comandos, etc. Ganar en facilidad de uso Incorporar capacidades de búsqueda de información en documentos y páginas web (lo que permite ahorrar tiempo en el desarrollo del contenido) Mantener la totalidad del ciclo de vida del contenido Mantener el historial corporativo El proceso de formación deberá poner énfasis en la facilidad de uso y en las ventajas que supone para los desarrolladores de contenido. Si el proceso de captura se limita a un máximo de tres campos de información de perfil (por ejemplo, nombre de página web, proyecto y localización), habrá más probabilidades de que los desarrolladores de contenido se decidan a llevarlo a cabo. Si el número de pulsaciones de teclas y clics de ratón necesarios para colocar el contenido en el repositorio es menor que el que se necesita para dejarlo fuera, la tendencia será a dejarlo fuera y proseguir con el desarrollo de contenido. La clave reside en ponérselo lo más fácil posible a los autores de contenido y evitar el almacenamiento aislado de información en equipos portátiles independientes. El entorno de desarrollo de contenido debe ser capaz de guardar y abrir el contenido desde el repositorio corporativo, preferiblemente desde herramientas de creación de contenido, como Microsoft Word y Excel. Esto da lugar a un entorno menos adverso para los autores de contenido cuando tengan que buscar información e imágenes para el nuevo contenido que desarrollen. También facilita el seguimiento de una jerga oficial en gran parte de la información, ya que puede cortarse y pegarse información desde documentos o páginas web al contenido que se está desarrollando. Esto, a su vez, permite ahorrar tiempo, dinero y recursos, a la vez que permite mantener una buena imagen corporativa de forma coherente en la empresa. Habilitar un portal: desarrollar un centro A medida que el uso de la información y de los objetos de decisión vaya adquiriendo relevancia, se precisará una estrategia empresarial para gestionar los distintos centros de conocimientos que los alojan. Algunos de estos centros de conocimientos acabarán especializándose (por ejemplo, en CAD, finanzas, recursos humanos o gestión de relaciones con los clientes [CRM]), mientras que otros conservarán su carácter genérico (por ejemplo, documentos e imágenes). Esto da lugar a una serie de centros de conocimientos en los que los autores de contenido pueden encontrar objetos con la información oficial necesaria para crear contenido nuevo. Por lo tanto, las políticas de gestión de contenido deben tomar en consideración las necesidades de acceso a cada uno de los centros de información de todos los integrantes de la empresa. Se deberá habilitar un portal que sea, en esencia, una entrada al centro de información o portal web de la empresa. Centros de conocimientos EDMS Serv. gestión documentos y registros Centros de conocimientos de CRM Servidores CRM Usuario Admin. Ventas Desarrollo Finanzas Internos Centro at. telefónica Cliente Figura 2. Centro de información de la empresa Portal de la empresa Archivos CAD Almacenes de datos diversos archivos Esta estructura, y las políticas de gestión relacionadas, garantizan que cada usuario de la empresa pueda acceder a los datos y a la información virtual que les corresponde. El centro de información empresarial gestiona los objetos de información a lo largo de todo su ciclo de vida, y proporciona a los desarrolladores de contenido acceso a la información necesaria para mantener un documento o página web corporativos. El centro de información empresarial está configurado en el nivel de la empresa, con todos los centros de conocimientos como repositorios (imaginemos la estructura de un centro comercial y sus tiendas). Con este enfoque, el centro puede proporcionar un portal a la información de cada centro de conocimientos, y configurarlo para que incorpore intranets y redes externas. Gestionar el contenido masivo RR. HH. Finanzas Corp. Imágenes Páginas Sitios Cortafuegos Usuario Centros de conoc. de RR. HH./ financieros RR. HH./financieros Centros conoc. desarrollo web desarrollo web Internet Cuanto más rápido nos movemos hacia el siglo XXI, más nos acercamos al pasado. El ritmo de creación de tecnología es cada vez mayor, y ahora las estrategias corporativas de gestión de información evolucionan a un ritmo similar. Nuevas aplicaciones que aumentan la competitividad y rentabilidad de las corporaciones ponen constantemente al límite la capacidad de gestionar la información. Esta tendencia sería comparable a tener que viajar atrás en el tiempo para acceder a la información contenida en el entorno corporativo. Las organizaciones han estado creando contenido, pero sin capturarlo o gestionarlo realmente en la misma medida que se hacía con el material impreso. Como resultado, en las últimas dos o tres décadas se ha producido una pérdida de conocimientos corporativos. Los recientes escándalos corporativos y la nueva legislación han obligado a las corporaciones a detenerse y a buscar formas de gestionar el contenido masivo que poseen. Hoy en día, las empresas tienen capacidad para gestionar la información e incorporarla a centros de información empresariales, con independencia de su formato y de su ubicación. Esto aumenta la capacidad de ofrecer objetos de información autorizados y actuales a cualquier usuario de la empresa, ya sea para una página web, para aplicaciones móviles (apps) o para informes corporativos. El próximo paso importante en la evolución de la gestión de información sería la creación de políticas y de una arquitectura que dé cabida a los objetos de información. 4 5

5 Las posibilidades de reutilización de los objetos de información es una forma segura y trazable de crear información corporativa nueva, conservando información de sus orígenes y de su historial. Esto permite gestionar su ciclo de vida y, a largo plazo, sus posibilidades de reutilización y su valor para la empresa. Para recuperar el control, las corporaciones y otros tipos de organizaciones deben aceptar la realidad de la sobrecarga de información. Las empresas deben aprovechar este conocimiento y establecer un frente común por medio de una estrategia y una política de gestión de la información bien definidas. Las organizaciones deben volver a los hábitos básicos de gestión del contenido, y utilizar los antiguos principios de gestión de registros y gestión de la información para organizar y gestionar correctamente su información. Así, dejarán de moverse marcha atrás para recuperar la información, y empezarán a avanzar con mayor control, confianza y eficiencia. Información acerca del autor Gord Bell Gord Bell, consultor sénior de arquitecturas de la división de de contenido empresarial de HP cuenta con más de 20 años de experiencia en tecnologías informáticas en los sectores público y privado. En los últimos 20 años, ha concentrado sus esfuerzos en ayudar a los clientes a definir sus necesidades empresariales con el fin de diseñar e implantar satisfactoriamente soluciones de gestión del contenido. A lo largo de estos años, ha trabajado con la mayoría de proveedores de gestión de contenido de primera línea para ofrecer soluciones de primera categoría a clientes de diversos sectores y en distintos países. Suscripción a actualizaciones hp.com/go/getupdated Compartir con sus colegas de profesión Puntuar este documento Copyright 2011, 2013 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. The only warranties for HP products and services are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. HP shall not be liable for technical or editorial errors or omissions contained herein. Microsoft es una marca registrada de Microsoft Corporation en los Estados Unidos. 4AA2-9328ESE. Mayo de Rev. 3

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