PRocRAMA DE ADMINISTRACION DE REGISTRO S MANUAL DEL PERSONAL. Source:

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1 PRocRAMA DE ADMINISTRACION DE REGISTRO S MANUAL DEL PERSONAL 1

2 zque ES ADMINISTRACION DE REGLSTROS? AdministraciOn de Registros es un sistema para controlar la creaci6n, copia, distribuci6n, archivo, recuperaci6n, almacenaje y eliminaci6n de Jos registros creados o recibidos por una compania en el curso de sus negocios. Inicialmente el programa de la Cornpania se enfoca en la creaci6n, programacion y eliminaci6n de los registros. ZPOR QUE ES IMPORTANTE PARA BATCo? Los registros son un recurso de la Compania. Se necesitan como prueba de las poiiticas y actividades de la Compania (pars cumplir requisitos legales, de impuestos y de auditorias) y para la provisi6n de informaci6n para la administraci6n diaria de los negocios. La Compaiiia que no administra bien sus registros no consigue el use maximo de este recurso y ademas tends personal que gastara innecesariamente gran cantidad de tiempo, dinero y esfuerzo en el almacenaje y recuperaci6n de los registros. Ante todo la administraci6n de nuestros registros eficientemente es una buena practica empresarial. 2

3 jcuales SON LOS OBJETTVOS DEL PROGRAMA? A. Retencl6n durante periodos de tiempo apropiado s Para asegurar que los registros de la Compania se mantengan durante todo el tiempo que se necesiten y no mas, teniendo en cuenta los requisitos empresariales, legates, fiscales, de auditorfas y de archivo. B. Pronta etiminaci6a de los registros innecesario s Para asegurar que los registros se eliminan prontamente cuando se ban satisfecho las necesidades de la Compania. C. Mejor creaci6n de registros y practica de archiv o Para asegurar que los registros se creen 6nicamente si existe una razon empresariat identificable para ellos y se archiven solo si tienen valor duradero para la Compaiua. D. Reducci6n de volumen y ahorros de cost o Para reducir la cantidad de registros retenidos por cada Compania, con Ins consiguientes costos de almacenaje. E. Eficiencia empresaria l Para mejorar y actualizar la administracion dc,los registros pars maxitnizar su use Como recurso de la empresa. 3.rb CD N.) CD

4 LQUE CUBREN LAS POLITICAS DEL PROGRAMA? A. Definicion de registro s Los registros incluyen toda informaci6n en papel, microfilm, forma clectr6nica y demas medios, creada o recibida por una Compaiiia y sus empleados sea cual fuere su ubicaci6n. B. Propiedad de los registros Todos los registros creados o recibidos por los empleados en el curso de los negocios son propiedad de la Compaiiia concernida y no pertenecen a individuos ni Departamentos. C. Decisiones de retenci6n de registros La Compaiiia decide durante cuanto tiempo retendra sus registros. D. Creaci6n de registros Los registros deben crearse solamente si existe una necesidad empresarial identificable Para los mismos. La comunicaci6n personal o por telefono es muchas veces mas efectiva que la escrita. E. Periodo de retenci6n normal Los registros deben destruirse antes de tran'scurridos tres aiios (dos atios mas el ano corriente) a no ser que se identifique una raz6n especifica Para una retenci6n mayor. F. Registros provisorio s Los registros de caracter provisorio (borradores, mensajes, notas de recordatorio personal, etc.) deben destruirse lo antes posible y no arehivarse. G. Registros de rutin a Otros registros de caracter rutinario (correspondencia general y registros de administraci6n, notas de acompahamiento, detalles de viajes etc.) deben destruirse tan pronto como hayan satisfecho la necesidad inmediata. 4

5 H. Copias El n6mero de copias de cualquier registro debe mantenerse en un minimo. Los individuos que reciben copias de otros dentro de la compania deben destruirlas cuando hayan satisfecho las necesidades inmediatas. I. Cambios de empleados Los registros dejados por individuos que dejan la Compania o son transferidos dentro de la Compania han de revisarse y eliminarse o integrarse en las carpetas existentes lo antes posible. J. Ordenes de retention Los procedimients normales de destruccion deben suspenderse si se da una instrucci6n especifica ("orden de retenci6n") en respuesta a asesoramiento legal, fiscal o de auditoria. K. Almacenaje de registros Los registros identificados en un Programa de Retenci6n Aprobado como con perfodos de retenci6n larga (generalmente mas de tres anos) o pernnanente y grandes volumenes se alrnacenan de la manera mas apropiada y econ6mica. L. Instrucciones de actualization Los Programas y Procedimientos de RetenciOn'deben actualizarse segd. sea necesario n reflejar los cambios do la Compania o los requisitos legates pars M. Revision anua l Debe hacerse una revisi6n de todos los registros por lo menos una vez al ano Para asegurar la retenci6n o destrucci6n conforme a los Programas de Retenci6n. N. Metodos de destruction Los metodos de destruccion deben ser apropiados Para el tipo de registro Para asegurar la de seguridad si se requiere. 0. Auditorias anuales Debe realizarse una auditoria por lo menos una vez a! ano Para asegurar el cumplimiento de los Programas de Retenci6n Aprobadas. 5

6 P. Mejor administrac16n de registro s Al revisar los requisites de retencibn de registros, deben aprovecharse las oportunidades para mejorar los procedimientos de administracion de registros. ique VENTAJAS SE CONSIGUEN CON EL PROGRAMA? A. VENTAJAS DE LA FASE DE CREACION DE REGISTROS Y ARCHIVO a. Mejores comunicacione s La creaci6n de registros solamente cuando tengan una funci6n empresarial identificable mejora la calidad de las comunicaciones y el enfoque on su valor empresarial. b. Mejor productividad La produecibn de menos, mas exactos registros significa que todos gasten menos tiempo escribiendo, copiando, distribuyendo, leyendo y archivando registros. c. Costos mas bajos' Racer una llamada telef6nica o tener una conversacibn cara a cara Iasi siempre es mas ccon6mico que producir un registro escrito, que implica no s6lo el tiempo de'la persona que to escribe sino tambien cl tiempo de una secretaria que lo mecanografie, copic, distribuya y archive, y el ticmpo do lectura del quo to recibe (y posiblemente lo archive tambien). d. Mejor trabajo de equipo Mas enfasis en comunicaciones verbales mas que escritas fomenta la interaccion personal. 6 rij

7 e. Reducci6n del potencial de problemas legates y de relaciones publica s Las reducciones en la cantidad de registros de larga duraci6n y la mejora de la calidad de los que se producen significa que habra menos riesgos de registros que hays quc presenter ante los tribunales y que caigan en manos de ]a prensa, to que causarfa problems a la Compaiiia. B. BENEFICIOS DE LA RETENCION DE LOS REGISTROS Y FASE DE ELIMINACION DEL PROGRAMA a. Ahorros de espaci o Puesto que la mayorfa de los registros se tienen en papel, menos registros que se retengan por menos tiempo o se envien a almacenaje por parte-de su vida significaran que se necesite en Ia oficina menos espaeio de almacenaje. b. Ahhorros de equipo La mayoria de las compaafas ban de comprar peri6dicamente equipo de archivo simplemente Para almacenar el siempre creciente volumen de papeles. Reduciendo el tiempo durante el que se retiene la mayoria de los registros y asegurando que se eliminen los registros obsoletos por lo menos una vez al aiio, la Compaiiia puede funcionar durante muchos anos sin necesidad de invertir en nuevo equipo de archivo. c. Traslados de oficinas Si en alg6n momento del futuro tiene usted que trasiadarse a una nueva oficina very que no s6lo necesita menos espacio sino que la cantidad de tiempo y esfuerzo necesario para el traslado fisico de todos sus registros sera muy reducido si tiene menos de ellos. d. Ahorros de costo de almacenaj e Si calcula el costo por pie cuadrado del espacio de oficina queda claro inmediatamente en la mayoria de Jos locales que el almacenar registros excesivos es una p6rdida tanto de espacio corno de dincro. Almacenar registros fuera de ]a oficina es mas barato Pero esto supone todavia gastos significativos. Menor numero de registros significa costos mas bajos. 7

8 e. Aborros por eliminaci6n de registros Cuando la gente considers sus registros muchas veces comprueban que no deberian baberse producido en primer lugar o que bay copias de registros duplicados en otros departamentos. El cese de la produccion de registros no deseados y el asegurar que solamente se dd responsabilidad a un area de trabajo de la custodia de la copia "macstra" de ciertos registros significa que el volumen de papei que se retiene se puede reducir notablemente, con todos Los correspondientes gastos de produccion y almacenaje asociados. f. Ahorros de tiempo de persona l El tener menos registros que examinar cuando necesita encontrar algo ahorra tiempo y mejora la eficiencia. Debe ser mss facil encontrar registros importantes rapidamente si no tiene que burgar en un mouton de basura acumulada para conseguirlos. g. Calidad en el Lugar de trabajo El programa de Administraci6n de Registros trata de calidad en la ubicacibn de trabajo, en la oficina. No solamente Los registros no necesarios se eliminan si no que, Los que se retienen estaran organizados de manera que se puedan usar mss facilmente. h. Mejor enfoque en la informaci6n La eliminaci6n del papelco deja una cantidad de infounaci6n mss pequeiia, mss enfocada, que es absolutamente pertinente para Las necesidades de la empresa. k 1. Mejoras de segt ridad Los registros que son vitales para la supervivencia de la compaiiia pueden identificarse v tratarse de manera especial. El mejor conocimiento de Los registros puede estar ligado a ]as pautas sobre Registros Secretos y Restringidos y la destruccion en seguridad se puede asegurar si se necesita. 8

9 J. Como en la fase de creaci6n del Programa, menos rcgistros significan menos probabilidades de quc puedan surgir problemas si los documentos tienen que presentarse ante los tribunales. Tambien significa gastos de revision legal reducidos si la Compania se ve envuelta en un litigio. k. Cambios de sistemas de archiv o Si se hace una lista de los tipos de registros de cada area de trabajo nonnalmente se da a los empleados la oportunidad de pacer cambios en la manera de archivar las cocas, para mejorar la eficiencia y que sea mas facil la recuperacidn. ZCUALES SON LAS PRINCIPALES COSAS QUE HAY QUE RECORDAR SOBRE EL PROGRAMA? Los puntos principales se pueden resume en una serie de cortas declaraciones o lemas : A. CREACION DE REGISTRO S a. Piense antes de escribir. b. Nunca cree un registro por si acaso se necesita. c. Preguntese Si realmente necesita estar por escrito para cumplir con la tarea. d. Recuerde la regla dc copia mental. Preguntcse,si le complaceria su documento copiado en los medios de difusi6n, en manos de un competidor, en posesi6n del Gobierno, o un Oponcntc en un juieio, e. Si debe escribir: Sea exacto; * Evite hacer comentarios personales o incendiarios ; 9

10 Restrinja los comentarios a ]as areas que esten dentro de su dominio tecnico. f. Mantenga el numero de copias on un minim o B. ARCHIVO DE REGISTRO S a. El haberse creado un registro no quiere decir por si que tenga que archivarse. b. No archive registros "provisorios". La eliminaci6n de notas recordatorias, mensajes, notas de correo electr6nico y registros similares debe hacerse lo antes posible. c. No retenga ni archive borradores; eliminelos lo antes que se produzca of siguiente borrador o la versi6n final. d. No haga carpetas de larga duraci6n para registros de rutina de "administraci6n interna" ; eliminelos cuando hayan satisfecho las necesidades in.mediatas. e. Si tiene que archivar aigo, asegtirese de quc Sc archive s61o una copia. C. RETENCION DE REGISTRO S a. Asegurese de que este familiarizado con el contenido de el Programa de Retenci6n de su Grupo de Trabajo. b. Mantenga aciualizado su Programa do Retenci6n, ascgurando quc se revise si se producen o retienen nuevos fipos do registro, si cesa de iittener tipos viejos do registros o si encuentra algo que no cdrresponde con un inserto do su?rograma. c. Asegtirese de que todas las revisiones de Programa se sometan para aprobaci6n. d. Reserve tiempo suficiente al menos una vez al alto pars repasar sus registros y eliminar los que esten obsoletos. 10

11 e. Recuerde que los Programas de Retenci6n abarcan todos los registros, no s6lo Jos que estan en papel, no olvide los registros en microfilm y los electr6nicos. f. Recuerde incluir todos los registros que haya almacenado fuera de la oficina incluyendo los que tenga en casa, cuando haga su revisi6n anual. g. Cumpla siempre las instrucciones de cualquier Orden de Retenci6n. Cuando un registro est$ "en rctenci6n" se debe retener hasta que le digan que puedc eliminarlo, sea to que sea que se indique normalmcnte en el Programa de Retenci6n. h. Si alguien se va de la Compania o to trasladan a otro Grupo de Trabajo, asegurese de que Jos registros que deje se revisen to antes posible y se eliminen (conforme at Programa) o se integren con las carpetas del Grupo de Trabajo. A. CREACION DE REGISTRO S IQUIEN ES RESPONSABLE Y DE QUE? Cualquier persona de la Compania que cree registros (o copias de registros) y sea responsable del cumplimiento de las directrices de creaci6n de registros. B. ARCHIVO DE REGISTRO S Cualquier persona de la Cornpania que tome decisiones sobre que debe archivarse es responsable del cumplimiento de las pautas de archivo de registros. 11 '`J

12 C. RETENCION DE REGISTRO S a. Cualquier persona de la Compahia que cree, reciba o mancje de otro modo registros es responsable de asegurar que se cumplan los Programas de Retenci6n Aprobadas. Esto significa quc : LOS registros se retienen todo el tiempo indicado en los Programas. Los registros se eliminan despues del tiempo indicado cn los Programas. Usted asegura, cuando reciba registros para eliminaci6n, que sc consideren todos los rcgistros, incluyendo los quc cstan en forma electr6nica o en microfilm, los almacenados fuera de la oficina misma y los que estan en su escritorio o que haya llevado a su casa. Usted asegura que consulte el Programa de Retenci6n de su Grupo do Trabajo Para averiguar si hay registros que deben almacenarse y cuando. b. Dc modo similar todos quedan responsables de asegurar que el Prograrna de Retenci6n que usan se mantenga actualizada, Usted se dare cuenta quc su Programa necesita actualizarse si : Toma usted una carpets particular y no puede encontrar que inserto de uno de los Programas cubre esa carpeta. Se reorganize el sistcma de archive de su Grupo de Trabajo. Hay cambios en el Departamento o Grupo de Trabajo mismo tanto en organizaci6n como en funci6n. Encuentra al it a eliminar registros como parte del proceso de revisi6n anual que tiene todavia una necesidad empresarial especifica de un tipo particular de registro que seg6n indica el Programa debe eliminarse. Encuentra que necesita enviar registros a almacenaje pero no hay indicado perfodo de almacenaje en el Programa. 12

13 Tan pronto como encuentra que un Programa necesita actualizarse debe informar a su Gerente de Departamento. c. Los Gerentes de Departamento son responsables de : * Asegurar que se disponga del tiempo y recursos para el proceso de revision y eliminacion anuales de registros. Hacer una declaracion anual at Gerente General (que se debe enviar al Gerente de Registros) de que se han cumplido los Programas de Retencion para su Departamento. " Notificar at Gerente de Registros cualesquiera cambios se nccesiten en sus Programas de Retencion, como resultado de cambios organizativos o funcionales del Departamento o por la reorganizacion de las carpetas. Asegurar que siempre haya un Coordinador de Registros entrenado en cada. Grupo de Trabajo de su Departamento. d. El Gerente de Registros es responsable de : * Desarrollar, implementar y vigilar el Programa de Administracion de Registros y retener un juego completo de todas los Programas do Retencion y Procedimientos. " Asesorar a todos en todos los aspectos de la administracion de registros. " Recordar al personal la revision anual de registros. Realizar comprobaciones instataneas periodicas para el cumplimiento de los Programas. " Juntar las Declaraciones de Cumplimiento anuales de los Gerentes de Departamento y presentarlas al Gerente General. Disponer que se revisen y aprueben cualesquier Programs nuevos o revisados. Distribuir cualesquier Programas nuevos o revisados a los Grupos de Trabajo correspondientes. :3

14 Entrenar a nuevos Coordinadores de Registros segdn se requiera y asegurar que todos los Gerentes do Departamento y Grupo de Trabajo y Jos nuevos empleados sean educados respecto at Prograna de Administracibn de Registros y sus responsabilidades dentro del mismo. Distribuir los Prograrnas revisados a todos los Grupos de Trabajo afectados si se dan Ordenes de Retcncibn. Recordar a las personas que den Ordenes de Retencibn euando es el momento de que se revise n e. El Gerente General es responsable de : Asegurar que las Politicas de Administracibn de Rcgistros se realicen en toda la Companfa. Asegurar que el Programa sea claramente considerada como parte importante de la politica y procedimientos normales de la Compania. Hacer una Declaracibn de Cumplimiento anual at Sccrctario de la Compania BATCo. COMO REVISAR Y ELIMINAR SUS REGISTRO S A. QUE HAY QUE RACER AL REVISAR SUS REGISTRO S Cuando Ilega el momento de que usted revise sus',registros (por to menos una vez al ano) necesitara usar el Programa de Retencibn de su propio Grupo de Trabajo. El procedimiento es el siguiente : a. Seleccione armario de archivo, escritorio o recipiente de almacenaj e Necesitard ser metodico y ocuparse de un emplazamiento a la vez (armario, escritorio, estante de almacenaje, etc). Repase todos los estantes o cajones uno a la vez y acabe con cllos antes de pasar a la ubicacion siguicnte. Asegdrese de que todos ]as panes de la oficina en que se tienen registros se hayan examinado y no olvide los registros quc tenga almacenados fuera de la oficina. 14

15 b. Identifique las series de registro s Tome cada carpeta o grupo de carpetas e identifiquc las series a las que pertenecen. Recuerde que casi codas las carpetas seran parse de una serie mayor (un grupo de rcgistros dispuestos en secuencia - normalmente por ntimero, fecha o alfab&ticamente - todos referidos a una actividad especffica y con el mismo periodo de retencibn). El nombre de la serie de registros sera el que aparezca en el Programa de Retenci6n, no el nombre de una carpeta individual. Intente siempre considerar sus registros como series ; como tipos de registros mas que carpetas individuales. c. Encuentre el Hombre de la serie en una de Jos Programas de Retenci6n Encuentre el nombre correcto de la serie en su Programa y mire el periodo de retencibn. Recuerde que todos los registros deben incluirse en algtina parse en los Programas. Si tiene usted cualquier dificultad en encontrar la inserci6n del Programa que corresponde a una carpeta, grupo de carpetas o registros dados, pregunte a su Coordinador de Registros del Grupo de Trabajo para que le ayude. d. Compruebe la fecha del registro con el periodo de retencib n Observe la fecha de un registro, o Ia fecha mas reciente de una carpeta cerrada o grupo de carpetas. Compruebeia con ei periodo de retencibn que se indica en el Programa. Observe si Jos registros deben eliminarse o enviarse a almacenaje. Use las pautas de eliminaci6n y la tabla para a%udarle. e. Etiquete los registros no fecbados En el caso improbable de que encuentre registros no fecbados deberfi pacer una estimacibn lo mas exacta posibie de su antiguedad por el contexto de los registros, etiquetarlos con la fecha estimada y luego tratarlos en consecuencia. 15

16 B. CONIO ELIMINAR SUS REGISTRO S a. Trate cada serie de registros como una unida d Usted debe eliminar todos los registros de una serie que scan obsoletos. Trate cada serie comp un todo y no intente retrasar carpetas individuales a no ser que tenga una raz6n especifica. En cste caso necesitara revisar su Programa do Retcnci6n. Asegurese de que cumple las instrucciones especiales do eliminaci6n. b. Envie Jos registros a almacenaje segun sea apropiad o Si su Proerama de Retenci6n indica un periodo de almacenaje para una serie particular de registros usted dispondra quo 6stos se almacenen fuera de la oficina despues del periodo indicado. Asegurara el cumplimiento de todos Jos procedimientos correctos para esto, de lo contrario puede tener dificultades en encontrar luego los registros. COMO INTERPRETAR LOS PERIODOS DE RETENCIO N A. IY+C, 2Y+C, ETC. Esto signifies quo los registros debcn retenerse durante el aiio on quo se producen (el aho corriente) y luego durante 1, 2 o mss afios, segun sea-apropiado. Luego debcn eliminarsc asi : Para registros fechados en 1992 con un periodo de retenci6n de 1Y+C - elimine al comienzo do 1994 ; para 2Y+C - climine al comierizo de B. 1M+C, 2M+C, ETC. Esto signifiea quc retiene usted los registros durante el mes on que se produjeron y luego durante otro numero de meses segun se especifique, asi: Para registros fechados en Enero con un perfodo de retencibn do 1M+C - elimine on Marzo ; para registros fechados on Diciembre con un periodo de retencibn de 6M+C - climine on el siguiente Julio. 16

17 C. MAX 6M+C, MAX 2Y+C, ET C Esto significa que se le anima a que elimine Los registros on cualquier momento pero no mas tarde que on la fecha indicada, asi : Para registros fechados on Marzo de 1992 con un perfodo do retenci6n do MAX 6M+C - elimine on cualquier momento pero no mas tardc de Octubre de 1992 ; para registros fechados on 1990 con un periodo do retenci6n de MAX 2Y+C - elimine on cualquier momento pero no mas tarde de principios de D. SUP 0 REEMPLAZADO Esto significa que debe retener un tipo dado de registro como los que se actualizan do vez on cuando, hasta quo se produzca la siguiente versi6n. En seguida debe eliminar el antiguo. Esto debe hacerse on cl momento on quo reciba la nueva versi6n, pero debe comprobar usted durante su revisi6n para asegurarse de que dnicamente ticnc el mas reciente. E. SUS 0 SUSPENSIO N Esto significa.que el registro so retiene hasta que ocurra un evento o accion particular. Unicamente entonces comienza a marchar el "re1oj de retenci6n". Esto se indica on el Progranna do RetenciOn como inserto de dos 1%neas. Usted debe retencr Los registros hasta quo ocurra el evento o acci6n especificado y luego por un periodo adicional quo se indica on of Programa. Debe satisfacerse la condicion antes do quo comiencc a contarse el periodo de retenci6n que puede ser on un momento desconocido"en el futuro, por ejempio si incluye el cicrrc de una earpeta cuapdo est6 Ilona, o la salida de un empleado do la Com.pania ; o puede ser predeciblc, por ejemplo cuando caduca un aiquiler o contrato. F. PERM 0 PERMANENTE Esto significa que la serie de registros on cuesti6n debe retenerse permanentemente y no se ha de destruir. 17

18 TABLA DE ANOS DE ELIMINACIO N Periodo de Retencion IY+C 10Y+C 2Y+C 3Y+C 4Y+C 5Y+ C Cuando se a temprano en : Destruya Jos Registros de Estos y todos Jos Anos Anteriores : Nota : los apos son ai os fiscales (suponen que el final del aiio en el 31 de Diciembre) 18