PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL PROCESO MECI-CALIDAD

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1 Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Establecer los parámetros para controlar la elaboración, revisión, aprobación, distribución, conservación, y disponibilidad de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la SNR. El procedimiento se desarrolla en la sede central y todas las Oficinas de Registro e Instrumentos Públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro. El procedimiento tiene como clientes internos a todas las áreas de responsabilidad y a todos los funcionarios de la entidad, a las oficinas de registro de instrumentos públicos. 1.1 ALCANCE: Inicia: Necesidades de crear o modificar un documento. Qué hace?: Formular y/o modificar el documento. Termina: Socializar el documento. 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable estratégico: Jefe Oficina Asesora de Planeación Responsable operativo: Tres (3) Auxiliares Administrativos de la Oficina Asesora de Planeación: 3. DEFINICIONES SNR: Abreviatura de Superintendencia de Notariado y Registro. ARCHIVO CENTRAL: A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya frecuencia no es tan frecuente. El archivo central deberá facilitar su utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas productoras u otras dependencias. ARCHIVO DE GESTIÓN: En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa de cada dependencia.

2 Página:2 ARCHIVO HISTÓRICO: Allí se transfiere desde el archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, deben conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura. COPIA CONTROLADA: Documento que por naturaleza del mismo es necesario entregar una copia, la cual debe estar controlada para entrega de versiones posteriores. DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. (Ejemplo: Registros, procedimiento documentado, etc.). DOCUMENTO CONTROLADO: Documento que por su incidencia es necesario establecerlo, documentarlo, implementarlo y mantenerlo. DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que fue revisado, modificado o cambiado por una nueva versión o documento. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: Documento generado por terceros, que incide en el Sistema Calidad y que por su importancia es necesario mantenerlo controlado. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Listado de documentos controlados pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad. MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados

3 Página:3 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto de producción, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, por ejemplo hojas de vida o historias laborales, contratos, etc. SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por lo tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa (dependencia), en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales, con anotación de sus fechas externas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple, que reúne todas las características necesarias para ser considerado documento. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de éste al archivo histórico, de conformidad con las Tablas de Retención Documental. TRANSFERENCIA PRIMARIA: Remisión de los documentos de archivo de gestión al central, de conformidad con lo señalado en la tabla de retención documental correspondiente. TRANSFERENCIA SECUNDARIA: Remisión de los documentos declarados como de valor histórico, desde el archivo de gestión o central al histórico, de conformidad con lo señalado en la tabla de retención documental o tabla de valoración correspondiente.

4 Página:4 * Tomadas de la Norma Técnica de Calidad Para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y del Reglamento General de Archivos del AGN. 3.1 Control estadístico del procedimiento. Análisis de causas y estado de las acciones correctivas Histogramas: para registrar y comparar información del procedimiento Hojas de cálculo: Para registrar información del procedimiento 3.2. PHVA Planear: Necesidades de documentación. Hacer: Elaborar y/o modificar documentos. Verificar: Revisión de la adecuación de los documentos. Actuar: Mejorar las características del documento. 4. CONTENIDO O DESARROLLO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL Elaboración modificación un documento y/o de DESCRIPCIÓN. CÓMO? Descripción de actividades: 1. De acuerdo a las necesidades de cada proceso, elaborar o modificar el documento (el cual puede ser procedimientos, formatos, instructivos, etc.) y remitirlo al responsable del proceso correspondiente para su aprobación. Para elaborar nuevos documentos, se debe tener en cuenta los parámetros establecidos en el Instructivo Elaboración y Control de Documentos DE--IS Remitir mediante comunicación interna a la Oficina Asesora de Planeación el documento a incluir o modificar, solicitando la asignación del respectivo código. Dicho documento debe remitirse en copia dura

5 Página:5 y blanda. Nota: Las modificaciones deben hacerse sobre la última versión de los documentos publicados y difundidos 3. P.C. Revisar el documento. Si éste cumple con los requisitos del Instructivo Elaboración y Control de Documentos DE--IS-01 se ingresa al listado Maestro de Registros y/o Listado maestro de documentos internos, según corresponda) Si no cumple, devolverlo para su respectivo ajuste. 4. Ingresar el documento creado o modificado al Sistema de Gestión de Calidad (pagina web) e informar al responsable del proceso sobre dicha actuación. Nota: Cuando se trate de una modificación, el documento modificado deberá guardarse en el archivo de versiones obsoletas. 5. Realizar la socialización y difusión mediante correo electrónico de los cambios surtidos en el Sistema Integrado de Gestión - SIG, a todas las áreas, teniendo en cuenta que los únicos documentos controlados son los que se encuentra en (pagina web). Los que estén por fuera del sistema serán copias no controladas. 6. Archivar la solicitud y demás soportes documentales en la carpeta correspondiente. Responsable: Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, tres (3) Auxiliares Administrativos de la Oficina Asesora de Planeación, responsables de los procesos. Conocimiento: Ley 498 de 2000 Valor agregado: Oportunidad y agilidad en la planeación de las auditorías. Normatividad: Normas NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005, ISO 19011:2008 Herramientas de control: Verificación por parte de los responsables del proceso de la disponibilidad de los recursos necesarios para el desarrollo de la revisión elaboración, revisión y aprobación de los documentos. Frecuencia: anual Tecnología (M. A. S): Manual

6 Página:6 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos asociados: Norma NTC-GP: Manual de calidad. Norma ISO 19001:2008 Ley 594 de Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Requisitos 5 y 6 Legales y reglamentarios: ley 872 de 2003, Decreto reglamentario 4110 de NOTAS DE CAMBIO. VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO 1 Cambios debido a los resultados de las Auditorías Internas Amigas 8. ANEXOS: Formatos 1. Instructivo Elaboración y control de documentos 2. Listado maestro de documentos internos. 3. Listado maestro de registros. 4. Listado maestro de documentos externos Código DE-GCM-PR-01-IS-01 DE-GCM-LM-01 DE-GCM-LM-02 DE-GCM-LM-03 Nombre Instructivo Elaboración y control de documentos Listado maestro de documentos internos Listado maestro de registros Listado maestro de documentos externos Elaboró: Yurley Díaz García. Fecha: Revisó: Alberto Higuita Góez Fecha: Aprobó: Juan Carlos Torres Coordinador Grupo de MECI-calidad Fecha:

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