GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI

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1 MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL BOGOTÁ,

2 TABLA DE CONTENIDO 1. PROPÓSITO ALCANCE DOCUMENTOS ASOCIADOS AL SIGI NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS DEFINICIONES ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS GENERALES DEL SIGI DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTACIÓN DE INSTRUCTIVOS DOCUMENTACIÓN DE MANUALES Y GUÍAS DOCUMENTACIÓN DE MAPAS DE RIESGOS ELABORACIÓN DE FORMATOS CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI Codificación de documentos generales del SIGI Codificación de Procesos Codificación de Procedimientos Codificación de Instructivos Codificación de Manuales Codificación de Guías Codificación de Formatos Codificación de Mapas de riesgos ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI Cambio de versión CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGI ACCESIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI DIAGRAMA DE FLUJO

3 1. PROPÓSITO Definir criterios que orienten la elaboración y control de los documentos que forman parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI. 2. ALCANCE Las orientaciones establecidas en esta guía aplican para todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional en el Ministerio de Salud y Protección Social. 3. DOCUMENTOS ASOCIADOS AL SIGI Proceso SIG Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional Procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI Procedimiento GDO-P01 Control de registros del SIGI Procedimiento SIG-P02 Control de producto y/o servicio no conforme Procedimiento SIG-P04 Administración de riesgos en los procesos del SIGI Procedimiento SIG-P05 Seguimiento y evaluación del SIGI Formato SIG-F01 Ficha de caracterización de procesos Formato SIG-F02 Formato de procedimiento Formato SIG-F03 Formato de instructivo Formato SIG-F04 Formato de manual Formato SIG-F05 Formato de guía Formato SIG-F06 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos Formato SIG-F07 Listado maestro de documentos del SIGI Formato SIG-F09 Formato para documentos generales del SIGI Listado maestro de documentos del SIGI Documentos generales del SIGI Normograma 3

4 4. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS Circular 06 de2005, implementación del Sistema de Gestión de Calidad en las entidades del Estado. Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Decreto 4107 de 2011, por el cual se determinan los objetivos y la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social y se integra el Sector Administrativo de Salud y Protección Social. Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Decreto 4485 de 2009, por el cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Directiva Presidencial 04 de 2012, eficiencia administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública. Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Ley 527 de 1999, por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 4

5 Resolución 0964 de 2012, por la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio de Salud y Protección Social, se definen sus instancias y se dictan otras disposiciones. Resolución 1275 de 2012, por la cual se crean, organizan y conforman unos Grupos Internos de Trabajo en la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales del Ministerio de Salud y Protección Social. 5. DEFINICIONES Almacenamiento: condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros de calidad. Codificación: mecanismo utilizado para identificar los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Control: conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos o procedimientos. Copia controlada: copia de un documento aprobado en el Sistema Integrado de Gestión Institucional. No debe reproducirse sin autorización y siempre que cambia la versión debe ser actualizada. Copia no controlada: copia del documento aprobado en el Sistema Integrado de Gestión Institucional entregado a un tercero con fines de información. Sobre estas no hay responsabilidad de actualización. Diagrama de flujo: es un documento anexo a cada procedimiento. Ver numeral 9 en este documento. Documento: información y su medio de soporte, puede ser papel, magnético, óptico, electrónico, fotográfico o una combinación de estos. Se incluyen aquellos documentos que contienen datos: especificaciones técnicas, normas nacionales, planos, planes de calidad, normas de clientes, organigrama, normas internas, documentos de origen externo. Documento externo: es aquel elaborado por entes ajenos al Ministerio de Salud y Protección Social que inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema 5

6 Integrado de Gestión Institucional. Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros. Documento general: documento de tipo estratégico para el Sistema Integrado de Gestión Institucional. Ejemplo: Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional, Mapa de procesos, Política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, entre otros. Documento obsoleto: Es aquel que ha perdido su vigencia en fecha y contenido. Formato: documento utilizado para registrar la información de ejecución de actividades. Puede diseñarse en medio digital o impreso. Una vez diligenciado se convierte en un registro que proporciona evidencia de una acción. GDO: Grupo de Desarrollo Organizacional. Guía: documento que establece lineamientos, recomendaciones, sugerencias u orientaciones sobre un tema específico. Instructivo: es la descripción de actividades de trabajo que requieren ser detalladas minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o procedimiento. Interacción: relación que existe entre dos o más procesos o procedimientos, la cual se da a través de las entradas (proveedores) y las salidas (clientes). Macroproceso: agrupación sistémica de los procesos que hacen parte del Ministerio de Salud y Protección Social en sus niveles: estratégicos, misionales, apoyo, y control y evaluación. Manual: documento en el cual se establecen directrices generales de varios temas, procesos o métodos, los cuales incluyen información de interés. Manual de calidad: documento que describe de manera general un sistema de gestión o un aspecto del mismo, y sirve de orientación para todos los servidores públicos. En el caso de las normas NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005 se exige disponer de un Manual de calidad y un Manual de operaciones, respectivamente. El Ministerio de Salud y Protección Social los integra en un solo documento cumpliendo estos dos requisitos. 6

7 Modelo de operaciones o Mapa de procesos: representación gráfica que refleja la gestión por procesos y el enfoque sistémico del Ministerio de Salud y Protección Social, armonizando su misión y visión. MSPS: Ministerio de Salud y Protección Social. Procedimiento: forma especificada de llevar a cabo una o más actividades. El desarrollo de una o más procedimientos permite avanzar en el cumplimiento de los procesos. Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transformen elementos de entrada en resultados. Protección: son las condiciones que permiten asegurar el buen estado de los Registros, su conservación y disponibilidad. Punto de control: son las decisiones importantes que deben ser tomadas en un punto del proceso o procedimiento, donde la calidad del producto o servicio puede ser afectada adversamente, y por ende el objetivo del proceso o procedimiento. Recuperación: búsqueda, consulta o acceso a los registros a través de métodos de control definidos. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades adelantadas en un proceso. SIGI: Sistema Integrado de Gestión Institucional. Versión: número entero que corresponde a la cantidad de veces que se ha modificado sustancialmente un documento. La primera versión del documento corresponde a la versión Uno (1). 7

8 6. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI La estructura documental del SIGI para el Ministerio de Salud y Protección Social se puede observar en la siguiente pirámide: Figura 1. Pirámide documental La presentación de los documentos del SIGI debe permitir uniformidad, a excepción de los formatos que se ajustan a los requerimientos de información de la dependencia. 8

9 Sencillez, brevedad y permanencia: se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo únicamente las explicaciones estrictamente necesarias. Los documentos no deben presentar tachones ni enmendaduras. Tablas e ilustraciones: siempre que sea aplicable, es recomendable incluir tablas e ilustraciones que den mayor claridad al texto o para garantizar buena comprensión del documento, siempre debe hacerse referencia a las mismas o incluirlas a continuación del texto. Terminología uniforme: todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo posible el uso de términos en otro idioma o abreviaturas. En caso de emplear palabras técnicas o muy especializadas, se recomienda definirlas o explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismo término para un mismo concepto y emplear los símbolos y unidades establecidos por la organización. Notas: se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos o aplicaciones. Éstas deben utilizarse inmediatamente después del párrafo al cual hacen alusión, precedidas de la palabra Nota. Cuando exista varias notas se enumeran consecutivamente. 7. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI De acuerdo con la estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional (figura 1), existen documentos generales (Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional, Mapa de procesos, Política y objetivos del SIGI, entre otros), procesos, procedimientos, instructivos, manuales, guías, formatos y mapas de riesgos. Los niveles de autoridad para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos en el Sistema Integrado de Gestión Institucional, se pueden consultar en el procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI capítulo de generalidades Tabla 1. Niveles de autoridad. 7.1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS GENERALES DEL SIGI Los documentos generales del SIGI en el Sistema Integrado de Gestión Institucional son documentos abiertos, lo que quiere decir que no tienen un formato pre-establecido; sin embargo, la estructura del documento debe contar mínimo con los siguientes campos: 9

10 ENCABEZADO QUE INCLUYA TÍTULO, CÓDIGO, VERSIÓN Y FECHA DE APROBACIÓN CONTENIDO DEL DOCUMENTO IDENTIFICACIÓN Nota 1: esta documentación aplica para todos los documentos generales del SIGI, excepto el Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional, que aplica el numeral 7.7 en esta guía Nota 2: en caso de no contar con un esquema de documentación de guías o manuales, se utiliza el formato SIG-F09 Formato para documentos generales del SIGI, que se compone de cuatro (4) partes: encabezado, cuerpo, registro de aprobación e identificación. ENCABEZADO NOMBRE DEL DOCUMENTO: indica el nombre del documento general del SIGI que se va a elaborar. CÓDIGO: representación alfanumérica del documento. Ver numeral en esta guía. VERSIÓN: indica el número (entero) que corresponde a la edición del documento. La primera versión corresponde a la versión Uno (1). 10

11 FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de año). CUERPO DEL DOCUMENTO: es la descripción propia del documento y su contenido depende de la temática a cubrir y las necesidades del área. 7.2 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Para documentar los procesos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se debe utilizar el formato SIG-F01 Ficha de caracterización de procesos, que se compone de cuatro (4) partes: encabezado, cuerpo, registro de aprobación e identificación. ENCABEZADO CUERPO La estructura de este formato cuenta con los siguientes campos: ENCABEZADO MACROPROCESO: indica el nombre del(los) macroproceso(s) a que pertenece el proceso, de acuerdo con el mapa de procesos del Ministerio de Salud y Protección Social. IDENTIFICACIÓN 11

12 PROCESO: indica el nombre del proceso a caracterizar. LÍDER: identifica al cargo o rol del servidor público que orienta la acción del talento humano y gestiona los recursos necesarios para el logro del objetivo de proceso. PROPÓSITO: describe el objetivo general del proceso. Este debe ser medible y coherente con el alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción. Debe responder en términos generales a tres aspectos: o Qué hace el proceso? o Para qué lo hace? o Cómo lo hace? ALCANCE: describe brevemente el inicio y fin de las actividades del proceso. CÓDIGO: representación alfanumérica del proceso. Ver numeral en esta guía. VERSIÓN: indica el número (entero) que corresponde a la edición del documento. La primera versión corresponde a la versión Uno (1). FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de año). CUERPO PROVEEDORES: identifica el (los) cargos o roles, procesos o procedimientos que proporcionan insumos o necesidades para ejecutar las actividades del proceso. Cuando son Entidades externas se menciona el nombre respectivo. Pueden existir varios proveedores. o Ejemplo 1: cuando el proveedor es un funcionario: Jefe Oficina de Control Interno Secretario General o Ejemplo 2: cuando el proveedor es un rol generalizado: Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social Representante de la Alta Dirección Auditor Interno o Ejemplo 3: cuando el proveedor es una entidad externa (Si es necesario se indica el cargo): Ministerio de Hacienda y Crédito Público 12

13 o Ejemplo 4: cuando el proveedor es un proceso o procedimiento: Proceso GFI Gestión Financiera Cuando el proveedor es el mismo proceso que se está documentando, no es necesario identificar el proceso, sólo se realiza la identificación cuando se menciona un proceso o procedimiento diferente. Cuando todos los procesos son proveedores se menciona Todos los procesos. ENTRADAS DEL PROCESO: son los insumos proporcionados por los proveedores, siendo información de tipo legal, documentos y/o necesidades. Estos deben tener una relación directa con el proveedor y en caso de presentarse varias entradas, deben escribirse separadamente. Un mismo proveedor puede proporcionar varias entradas. RESPONSABLE: identifica el (los) cargos o roles responsables de ejecutar la actividad. o Ejemplo 1: cuando el responsable es un funcionario: Jefe Oficina de Control Interno Secretario General o Ejemplo 2: cuando el responsable es un rol generalizado: Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social Líder de proceso Auditor Interno Nota: las actividades cuya responsabilidad es exclusividad de entidades externas no se documentan. Se indican la(s) entrada(s) proporcionadas por estas. ACTIVIDAD: describe la generalidad de la acción que se está desarrollando en orden secuencial. Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo. Cuando se necesite referenciar a un documento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se indica el nombre del documento en negrita con su respectivo código, como se muestra a continuación: Ejemplo: ver procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI. PHVA: indica la etapa a que pertenece la actividad planteada de acuerdo con el ciclo PHVA o ciclo Deming del proceso. P: Planear H: Hacer 13

14 V: Verificar A: Actuar SALIDAS DEL PROCESO: son los resultados o información que se genera al ejecutar una actividad, especificando cuando sea necesario el medio por el cual se entrega. Por lo general las salidas están asociadas a registros. Ver procedimiento GDO-P01 Control de registros del SIGI. Nota 1: toda actividad debe proporcionar mínimo una salida. Nota 2: una actividad puede proporcionar más de una salida. CLIENTES O USUARIOS: identifica el (los) cargos o roles, procesos o procedimientos que reciben los la información producto de la ejecución de la actividad. Cuando son Entidades externas se menciona el nombre respectivo. Pueden existir varios clientes o usuarios. o Ejemplo 1: cuando el cliente o usuario es un funcionario: Jefe Oficina de Control Interno Secretario General o Ejemplo 2: cuando el cliente o usuario es un rol generalizado: Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social Líder de proceso Auditor Interno o Ejemplo 3: cuando el cliente o usuario es una entidad externa (Si es necesario se indica el cargo): Ministerio de Hacienda y Crédito Público o Ejemplo 4: cuando el cliente o usuario es un proceso o procedimiento: Procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI Cuando el cliente es el mismo proceso que se está documentando, sólo se identifica el (los) cargos o roles no es necesario identificar el proceso. Una salida puede estar dirigida para varios clientes. Cuando todos los procesos son clientes se menciona Todos los procesos. DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS AL PROCESO: se registran los documentos del SIGI necesarios para gestionar adecuadamente el proceso. Estos pueden ser: o Procesos o Procedimientos 14

15 o Instructivos o Manuales o Guías o Formatos o Mapa de riesgos del proceso o Matriz de productos y servicios del proceso o Listado maestro de documentos del SIGI o Normograma o Documentos generales del SIGI o Tablero de indicadores del SIGI o Otros documentos Mapa de riesgos del proceso Hace referencia a la matriz que contiene los riesgos que pueden afectar el cumplimiento del objetivo del proceso y su administración. Ver procedimiento SIG-P04 Administración de riesgos en los procesos del SIGI. Matriz de productos y servicios del proceso Hace referencia al instrumento que contiene la caracterización de los productos y servicios generados con la ejecución del proceso, y relaciona los requisitos del cliente, legales, organización y normativos asociados a estos. Ver procedimiento SIG-P02 Control de producto y/o servicio no conforme. Normograma Hace referencia al instrumento que contiene la normativa y otros documentos de origen externo que rigen el proceso. Ver macroproceso de Gestión Jurídica. Tablero de indicadores del SIGI Hace referencia a los indicadores definidos para el proceso, acorde con lo establecido en el procedimiento SIG-P05 Seguimiento y evaluación del SIGI. 15

16 7.3 DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Para documentar los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se debe utilizar el formato SIG-F02 Formato de procedimiento, que se compone de cuatro (4) partes: encabezado, cuerpo, registro de aprobación e identificación. ENCABEZADO CUERPO IDENTIFICACIÓN La estructura de este formato cuenta con los siguientes campos: ENCABEZADO PROCESO: indica el nombre del proceso a que está asociado el procedimiento. PROCEDIMIENTO: indica el nombre del procedimiento a documentar. PROPÓSITO: describe el objetivo general del procedimiento. Este debe ser medible y coherente con el alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción. 16

17 Debe responder en términos generales a tres aspectos: o Qué hace el procedimiento? o Para qué lo hace? o Cómo lo hace? ALCANCE: describe brevemente el inicio y fin de las actividades del procedimiento. CÓDIGO: representación alfanumérica del procedimiento. Ver numeral en esta guía. VERSIÓN: indica el número (entero) que corresponde a la edición del documento. La primera versión corresponde a la versión Uno (1). FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de año). CUERPO DEFINICIONES: indica las palabras o siglas con su significado, necesarias para facilitar la comprensión del procedimiento. GENERALIDADES: información de apoyo para el adecuado entendimiento y aplicación del procedimiento. RESPONSABLE: identifica el (los) cargos o roles responsables de ejecutar la actividad. o Ejemplo 1: cuando el responsable es un funcionario: Jefe Oficina de Control Interno Secretario General o Ejemplo 2: cuando el responsable es un rol generalizado: Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social Líder de proceso Auditor Interno Nota: las actividades cuya responsabilidad es exclusividad de entidades externas no se documentan. ACTIVIDAD: describe en detalle la acción que se está desarrollando secuencialmente. Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo. 17

18 Cuando se necesite referenciar a un documento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se indica el nombre del documento en negrita con su respectivo código, como se muestra a continuación: Ejemplo: ver procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI. Cuando se necesite documentar decisiones, es necesario indicar la continuidad en negrita: Ejemplo: - Si aprueba la solicitud, continúa actividad 5. - De lo contrario, lo devuelve para ajustes y regresa a la actividad 1. PC (Punto de Control): marcar con una X si la actividad es un punto de control del procedimiento. Esta servirá para la identificación de riesgos. SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO: son los resultados o información que se genera al ejecutar una actividad, especificando cuando sea necesario el medio por el cual se entrega. Por lo general las salidas están asociadas a registros. Ver procedimiento GDO-P01 Control de registros del SIGI. Nota 1: toda actividad debe proporcionar mínimo una salida. Nota 2: una actividad puede proporcionar más de una salida. CLIENTES O USUARIOS: identifica el (los) cargos o roles, procesos o procedimientos que reciben los la información producto de la ejecución de la actividad. Cuando son Entidades externas se menciona el nombre respectivo. Pueden existir varios clientes o usuarios. o Ejemplo 1: cuando el cliente o usuario es un funcionario: Jefe Oficina de Control Interno Secretario General o Ejemplo 2: cuando el cliente o usuario es un rol generalizado: Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social Líder de proceso Auditor Interno o Ejemplo 3: cuando el cliente o usuario es una entidad externa (Si es necesario se indica el cargo): Ministerio de Hacienda y Crédito Público 18

19 o Ejemplo 4: cuando el cliente o usuario es un proceso o procedimiento: Procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI Cuando el cliente es el mismo proceso que se está documentando, sólo se identifica el (los) cargos o roles no es necesario identificar el proceso. Una salida puede estar dirigida para varios clientes. Cuando todos los procesos son clientes se menciona Todos los procesos. DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO: se registran los documentos del SIGI necesarios para gestionar adecuadamente el procedimiento. Estos pueden ser: o Procesos o Procedimientos o Instructivos o Manuales o Guías o Formatos o Mapa de riesgos del proceso o Matriz de productos y servicios del proceso o Listado maestro de documentos del SIGI o Documentos generales del SIGI o Diagrama de flujo del procedimiento o Normograma o Tablero de indicadores del SIGI Diagrama de flujo Cuando el Líder del proceso requiera ampliar la información contenida en los procedimientos, podrá complementar su explicación mediante diagramas de flujo, los cuales se incluirán como un anexo y harán parte integral del documento. El tipo de diagrama empleado es de funciones cruzadas indicando el responsable en la ejecución de las actividades. 19

20 7.4 DOCUMENTACIÓN DE INSTRUCTIVOS Para documentar los instructivos en el SIGI, se debe utilizar el formato SIG-F03 Formato de instructivo, que tiene de cuatro partes: encabezado, cuerpo, registro de aprobación e identificación. ENCABEZADO CUERPO La estructura de este formato cuenta con los siguientes campos: ENCABEZADO PROCESO: indica el nombre del proceso a que está asociado el instructivo. INSTRUCTIVO: indica el nombre del instructivo a documentar. PROPÓSITO: describe el objetivo general del instructivo. Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción. Debe responder en términos generales a tres aspectos: o Qué hace el instructivo? o Para qué lo hace? IDENTIFICACIÓN 20

21 o Cómo lo hace? ALCANCE: describe brevemente el inicio y fin de las actividades del procedimiento. CÓDIGO: representación alfanumérica del instructivo. Ver numeral en esta guía. VERSIÓN: indica el número (entero) que corresponde a la edición del documento. La primera versión corresponde a la versión Uno (1). FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de año). CUERPO RESPONSABLE: identifica el (los) cargos o roles responsables de ejecutar la actividad. o Ejemplo 1: cuando el responsable es un funcionario: Jefe Oficina de Control Interno Secretario General o Ejemplo 2: cuando el responsable es un rol generalizado: Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social Líder de proceso Auditor Interno Nota: las actividades cuya responsabilidad es exclusividad de entidades externas no se documentan. ACTIVIDAD: describe detallada y específicamente la acción que se está desarrollando en orden secuencial y sistemático. Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo. Cuando se necesite referenciar a un documento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se indica el nombre del documento en negrita con su respectivo código, como se muestra a continuación: Ejemplo: ver procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI. Cuando se necesite documentar decisiones, es necesario indicar la continuidad en negrita: 21

22 Ejemplo: - Si aprueba la solicitud, continúa actividad 5. - De lo contrario, lo devuelve para ajustes y regresa a la actividad 1. DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO: se registran los documentos del SIGI necesarios para gestionar adecuadamente el instructivo. Estos pueden ser: o Procesos o Procedimientos o Instructivos o Manuales o Guías o Formatos o Listado maestro de documentos del SIGI o Normograma o Otros documentos 7.5 DOCUMENTACIÓN DE MANUALES Y GUÍAS Los manuales y guías en el Sistema Integrado de Gestión Institucional son documentos abiertos, lo que quiere decir que no tiene un formato pre-establecido; sin embargo, la estructura del documento debe contar mínimo con los siguientes campos: CONTENIDO ENCABEZADO QUE INCLUYA TÍTULO, CÓDIGO, VERSIÓN Y FECHA DE APROBACIÓN CONTENIDO DEL DOCUMENTO NORMATIVA, DOCUMENTOS ASOCIADOS Y DEFINICIONES SI APLICA 22

23 ENCABEZADO QUE INCLUYA TÍTULO, CÓDIGO, VERSIÓN Y FECHA DE APROBACIÓN CUERPO DEL DOCUMENTO Nota 1: esta documentación aplica para todos los manuales del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Nota 2: en caso de no contar con un esquema de documentación de guías o manuales, se utiliza el formato SIG-F04 Formato de manual o SIG-F05 Formato de guía, que se compone de cuatro (4) partes: encabezado, cuerpo, registro de aprobación e identificación. ENCABEZADO NOMBRE DEL DOCUMENTO: indica el nombre del manual o la guía que se va a documentar. CÓDIGO: representación alfanumérica del documento. Ver numeral y respectivamente en esta guía. VERSIÓN: indica el número (entero) que corresponde a la edición del documento. La primera versión corresponde a la versión Uno (1). 23

24 FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de año). PROPÓSITO: describe el objetivo general del documento. Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción. Debe responder en términos generales a tres aspectos: o Qué hace el documento? o Para qué lo hace? o Cómo lo hace? ALCANCE: describe brevemente la temática y campo de aplicación del documento. DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS A LA GUÍA O MANUAL: se registran los documentos del SIGI necesarios para gestionar adecuadamente el instructivo. Estos pueden ser: o Procesos o Procedimientos o Instructivos o Manuales o Guías o Formatos o Documentos generales del SIGI o Listado maestro de documentos del SIGI o Normograma o Otros documentos NORMOGRAMA: hace referencia al instrumento que contiene la normativa y otros documentos de origen externo que rigen el proceso. Ver macroproceso de Gestión Jurídica. DEFINICIONES: hace referencia a los términos que facilitan la comprensión de la guía o manual por parte de los usuarios. CUERPO DEL DOCUMENTO: es la descripción propia del documento y su contenido depende de la temática a cubrir y las necesidades del área. 24

25 7.6 DOCUMENTACIÓN DE MAPAS DE RIESGOS Para la documentación de los mapas de riesgos asociados a los procesos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se tiene en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P04. Administración de riesgos. La codificación atiende lo establecido en el numeral de la presente guía. 7.7 ELABORACIÓN DE FORMATOS Para la elaboración de los formatos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se deben considerar los siguientes aspectos: Analizar si el formato es una herramienta conveniente para el área que lo solicita. Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcione evidencia de la realización de una actividad. El formato consta de tres (3) partes: encabezado, cuerpo y pie de página, que se describen a continuación: ENCABEZADO: como mínimo debe contener el logo del Ministerio de Salud y Protección Social y el nombre del formato. CUERPO: es el contenido del formato y dependerá de las necesidades del área. IDENTIFICACIÓN: en la parte inferior se encuentra el código de formato al lado izquierdo ver numeral en esta guía. La versión y fecha de aprobación al lado derecho. Ejemplo de un formato con sus partes: 25

26 ENCABEZADO CUERPO IDENTIFICACIÓN 8. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI 8.1 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI El Control de los documentos del SIGI es orientado por el Grupo de Desarrollo Organizacional de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. Cada tipo de documento tiene una sigla que lo caracteriza así: TIPO DE DOCUMENTO Procedimiento Instructivo Manual Guía Formato Mapa de riesgos Documento general del SIGI SIGLA P I M G F R D 26

27 8.1.1 Codificación de documentos generales del SIGI El código de los documentos generales del Sistema Integrado de Gestión Institucional está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2) dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y la letra D Documento General del SIGI seguida del número consecutivo de documentos generales del SIGI (Ejemplo: Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional, Mapa de procesos, Política y objetivos del SIGI, entre otros). Ejemplo: Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional S I G D 0 1 PROCESO PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DOCUMENTO GENERAL NÚMERO Corresponde al primer documento general, en este caso el Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional CODIGO SIG-D01 Nota 1: cada documento general del SIGI debe tener un único código que lo identifica Nota 2: esta codificación no aplica para los manuales diferentes al Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional Codificación de Procesos El código de los procesos en el SIGI está compuesto por tres (3) letras en mayúscula. Ejemplo: proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional S I G CÓDIGO SIG PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL 27

28 Nota: cada proceso debe tener un único código que lo identifica Codificación de Procedimientos El código de los procedimientos en el SIGI está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2) dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (- ) y la letra P Procedimiento seguida del número consecutivo del procedimiento en este proceso. Ejemplo: procedimiento Control de Registros S I G P 0 3 PROCESO PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO NÚMERO Corresponde al tercer procedimiento en este proceso CODIGO SIG-P03 Nota: cada procedimiento debe tener un único código que lo identifica Codificación de Instructivos El código de los instructivos en el SIGI está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2) dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y la letra I Instructivo seguida del número consecutivo del instructivo en este proceso. Ejemplo: instructivo Diligenciamiento Fichas de procesos S I G I 0 2 PROCESO PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL INSTRUCTIVO NÚMERO Corresponde al segundo instructivo en este proceso CODIGO SIG-I02 28

29 Nota: cada instructivo debe tener un único código que lo identifica Codificación de Manuales El código de los Manuales en el SIGI está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2) dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y la letra M Manual seguida del número consecutivo de manuales en este proceso. Ejemplo: Manual de Administración de riesgos S I G M 0 1 PROCESO PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL MANUAL NÚMERO Corresponde al primer manual en este proceso CODIGO SIG-M01 Nota 1: cada manual debe tener un único código que lo identifica. Nota 2: esta codificación aplica para todos los manuales, excepto el Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional Codificación de Guías El código de las Guías en el SIGI está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2) dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y la letra G Guía seguida del número consecutivo de guías en este proceso. Ejemplo: Guía para la Elaboración y control de documentos del SIGI 29

30 S I G G 0 4 PROCESO PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL GUÍA NÚMERO Corresponde a la cuarta guía en este proceso CODIGO SIG-G04 Nota: cada guía debe tener un único código que la identifica Codificación de Formatos El código de los formatos está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2) dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y la letra F Formato seguida del número consecutivo de formatos en este proceso. Ejemplo: formato Ficha de caracterización de procesos S I G F 0 4 PROCESO PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL FORMATO NÚMERO Corresponde al cuarto formato en este proceso CODIGO SIG-F04 Nota 1: cada formato debe estar asociado a un proceso específico, a pesar que sea utilizado en otros procesos o procedimientos. Nota 2: cada formato debe tener un único código que lo identifica. 30

31 8.1.8 Codificación de Mapas de riesgos El código de los Mapas de riesgos está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2) dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y la letra R Mapa de riesgos seguida del número consecutivo de mapas en este proceso. Ejemplo: Mapa de riesgos del Proceso Gestión Financiera S I G R 0 1 PROCESO PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL MAPA DE RIESGOS NÚMERO Corresponde al mapa de riesgos de este proceso CODIGO SIG-R ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI La solicitud de creación, modificación o eliminación de los documentos en el Sistema Integrado de Gestión Institucional, se registra en el formato SIG-F06 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos. 31

32 Para su diligenciamiento se tiene en cuenta la siguiente información: FECHA: indicar la fecha en que se envía el requerimiento. TIPO DE DOLICITUD: seleccionar el tipo de novedad presentada. o Creación de documento o Modificación de documento o Eliminación de documento 32

33 PROCESO ASOCIADO: indicar el nombre del proceso al cual está asociado el documento. TIPO DE DOCUMENTO: seleccionar el tipo de documento a crear, modificar o eliminar (Proceso, procedimiento, instructivo, manual, guía, formato, mapa de riesgos, documento general del SIGI). NOMBRE: indicar el nombre del documento que se va a modificar o eliminar en el Sistema Integrado de Gestión Institucional. En caso de un nuevo documento se indica el nombre del documento propuesto. CÓDIGO DE DOCUMENTO: indicar el código del documento que se va a modificar o eliminar en el Sistema Integrado de Gestión Institucional. En caso de un nuevo documento se indica el código del documento propuesto acorde con el numeral 8.1 de la presente guía. Nota: en caso de normativa o documento externo no se diligencia esta información. VERSIÓN ACTUAL: indicar la versión actual del documento que se va a modificar o eliminar en el Sistema Integrado de Gestión Institucional. En caso de un nuevo documento se debe indicar uno (1). Nota: en caso de normativa o documento externo no se diligencia esta información. JUSTIFICACIÓN Y CAMBIOS PREVISTOS: se describen los cambios específicos para realizar en el documento y su respectiva justificación. Para el reporte y análisis de la solicitud se debe tener en cuenta, entre otros aspectos: o Los requisitos establecidos en las normas que aplican al Sistema Integrado de Gestión Institucional. o Los requisitos legales que afecten el documento. o Las acciones preventivas, correctivas y de mejora existentes. o Los hallazgos presentados o Las funciones de las dependencias. o Los documentos asociados del Sistema Integrado Gestión Institucional. o Las alternativas de tipos documentales que se disponen. o Los cambios que se pueden ocasionar en otros documentos del SIGI. o La pertinencia y alcance de la solicitud presentada. o El estado actual de los documentos del SIGI o Los criterios definidos en los demás documentos del SIGI 33

34 Nota: el formato SIG-F06 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos, permite realizar hasta cinco (5) solicitudes de actualización de documentos, siempre que estén asociados al mismo proceso Cambio de versión Cambio de versión en procesos, procedimientos e instructivos. Cuando la modificación no afecta sustancialmente el contenido y alcance del documento: errores de ortografía, actualización de los documentos del SIGI asociados, ajuste en las definiciones y generalidades cuando no tienen impacto significativo, señalización de la actividad como PHVA y punto de control. No se cambia la versión. Si la modificación del documento comprende cambios en su identificación (nombre o codificación), modificación del documento a que pertenece, líder, propósito, alcance, eliminación, adición o modificación de las actividades (entradas, responsables, actividades, salidas, clientes o usuarios). Cambia la versión y surte todos los pasos establecidos para formalizar el documento. Cambio de versión en manuales y guías Cualquier tipo de modificación en un manual o Guía del Sistema Integrado de Gestión Institucional involucrará un cambio de versión, a excepción de los documentos del SIGI asociados y las definiciones. Cambio de versión en formatos y mapas de riesgos Cualquier tipo de modificación en un formato o Mapa de riesgo involucrará un cambio de versión. Cambio de versión en los documentos generales del SIGI Cualquier tipo de modificación en los documentos generales del SIGI (Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional, Mapa de procesos, Política y objetivos del SIGI, entre otros) involucrará un cambio de versión. 34

35 8.3 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGI La creación, modificación o eliminación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se registra y controla a través del Formato SIG-F07 Listado maestro de documentos del SIGI. Para su diligenciamiento se tiene en cuenta la siguiente información: CAMPO Número consecutivo INSTRUCCIÓN Si es creación, relacionar el número consecutivo que identificara al documento durante su existencia. Nota: cada documento tiene un único número de consecutivo. 35

36 CAMPO Ejemplo: INSTRUCCIÓN 1 Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional 2 Proceso de Gestión Financiera El estado del documento quedará como vigente. Si es actualización, relacionar el número consecutivo de identificación que le fue asignado. Nota: cada actualización se incluye como un nuevo registro en el formato. Ejemplo: 2 Proceso Gestión Financiera (anterior) 2 Proceso Gestión Financiera (nuevo) El estado del primer documento quedará como obsoleto, mientras el segundo quedara como vigente. Si es eliminación, borrar el número consecutivo del documento en todos sus registros. Ejemplo: Estado actual 2 Proceso Gestión Financiera (anterior) 2 Proceso Gestión Financiera (nuevo) Al eliminar el documento: Proceso Gestión Financiera (anterior) Proceso Gestión Financiera (nuevo) Nivel de proceso Macroproceso La vigencia del documento cambiará a eliminado en todos sus registros. Seleccionar si el documento pertenece al nivel Estratégico, Misional, Apoyo o Control y evaluación, acorde con el Mapa de procesos del Ministerio de Salud y Protección Social. Nota: en caso de cambio de nivel de proceso digitarlo en el nuevo registro. No se debe cambiar el nivel de proceso en los anteriores registros del documento. Indicar el nombre de macroproceso a que pertenece el documento, acorde con el Mapa 36

37 CAMPO INSTRUCCIÓN de procesos del Ministerio de Salud y Protección Social. Nota: en caso de cambio de macroproceso digitarlo en el nuevo registro. No se debe cambiar el macroproceso en los anteriores registros del documento. Indicar el nombre del proceso al cual está asociado el documento. Proceso a que pertenece el documento Código de documento Tipo de documento Nombre del documento Versión Fecha de aprobación Fecha de publicación Ejemplo: Formato Listado maestro de documentos del SIGI - Asociado al proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Nota: en caso de cambio del proceso a que pertenece digitarlo en el nuevo registro. No se debe cambiar el proceso en los anteriores registros del documento. Digitar el código del documento, acorde a la establecido en el numeral 8.1 de la presente guía Nota: en caso de cambio de código digitarlo en el nuevo registro. No se debe cambiar el código en los anteriores registros del documento. Seleccionar el tipo de documento a registrar (Proceso, procedimiento, instructivo, manual, guía, formato, mapa de riesgos o documento general del SIGI) Nota: en caso de cambio del tipo de documento digitarlo en el nuevo registro. No se debe cambiar el tipo de documento en los anteriores registros del documento. Digitar el nombre del documento que se aprobó. Nota: en caso de cambio de nombre digitarlo en el nuevo registro. No se debe cambiar el nombre en los anteriores registros del documento. Indicar la versión actual del documento. Nota: en caso de cambio de versión digitarla en el nuevo registro. No se debe cambiar la versión en los anteriores registros del documento. Indicar la fecha de aprobación del documento. Ejemplo: 18/09/2012. Nota: la nueva fecha de aprobación de un documento se digita en el nuevo registro. No se debe cambiar la fecha de aprobación en los anteriores registros del documento. Indicar la fecha de publicación del documento en la intranet del Ministerio de Salud y Protección Social. Ejemplo: 19/09/

38 CAMPO Descripción de la novedad Líder del documento Vigencia del documento INSTRUCCIÓN Nota: la nueva fecha de publicación de un documento se digita en el nuevo registro. No se debe cambiar la fecha de publicación en los anteriores registros del documento. Describir los cambios que justifican la novedad en el documento. Ejemplo: Cambio de nombre del documento Gestión del Recurso Humano a Gestión del Talento Humano, se modificó el objetivo, alcance del proceso y la descripción de las actividades. Nota 1: en caso de actualización digitarla en el nuevo registro. No se debe cambiar la descripción de la novedad en los anteriores registros del documento. Nota 2: en caso de eliminación anexar a la justificación al registro más reciente que se tiene del documento. No se debe cambiar la descripción de la novedad en los anteriores registros. Indicar el Líder del proceso a que está asociado el documento, acorde a lo establecido en las fichas de caracterización de procesos. Nota: en caso de cambio del Líder del documento digitarla en el nuevo registro. No se debe cambiar el Líder del documento en los anteriores registros. Una vez relacionado el número consecutivo del documento, este indicará si el registro que se tiene del documento es un estado vigente, obsoleto o eliminado. 8.4 ACCESIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI Los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional están a disposición de todos los Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social, atendiendo lo establecido en el procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI Los documentos en medio magnético que son publicados contienen leyenda "Original - copia controlada (si este documento es descargado o impreso es Copia No controlada)". Los documentos obsoletos o eliminados en medio magnético contienen la leyenda "Documento obsoleto" o "Documento Anulado" respectivamente. Nota: teniendo en cuenta la Directiva Presidencial 04 de 2012 eficiencia administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública, y que los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional están a disposición de todos los Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social, únicamente se suministraran documentos en el medio solicitado para casos excepcionales (entes externos, gubernamentales y entes de control). 38

39 8.5 APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI En atención a lo establecido en la Ley 527 de 1999 por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones y la Directiva Presidencial 04 de 2012 eficiencia administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública, la aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional es efectuada por el Servidor Público responsable de revisar y aprobar el documento (Ver procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI capítulo de generalidades Tabla 1. Niveles de autoridad), a través de mensaje dirigido al correo electrónico adjuntando el documento y acta si aplica. 9. DIAGRAMA DE FLUJO Es la representación gráfica de la secuencia de actividades para ejecutar un procedimiento. El tipo de diagrama de flujo empleado es de funciones cruzadas (horizontal o vertical), indicando la relación existente entre las actividades y el responsable en la ejecución. Las formas empleadas son: FORMAS ASOCIACIÓN Actividad Decisión Proceso, procedimiento, manual o guía Inicio o fin Referencia en la misma página Referencia a otra página Conector 39

40 Los diagramas de flujo en el Sistema Integrado de Gestión Institucional son documentos abiertos y anexos a cada procedimiento, lo que quiere decir que no tiene un formato pre-establecido; sin embargo, la estructura del documento debe contar mínimo con los siguientes campos: ENCABEZADO QUE INCLUYA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA 40

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