TABLA DE CONTENIDO. CÓDIGO: PGDC-PR-05 VERSIÓN: 2 FECHA: 11 de dic 2014 Página 1 de 10 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: PGDC-PR-05 VERSIÓN: 2 FECHA: 11 de dic 2014 Página 1 de 10 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. RESPONSABLE 5. RESPONSABILIDADES 6. GENERALIDADES 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8. CONTROL DE CAMBIOS 9. ANEXOS Aprobado por: Representante de Cargo: Profesional Especializado la Alta Dirección

2 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 2 de OBJETIVO: Garantizar que los documentos del sistema de gestión de la calidad se controlan. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la aprobación de documentos y culmina con la disposición final de documentos obsoletos. 3. DEFINICIONES: PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada (materia prima, insumos, materiales, equipo, tecnología, mano de obra, tiempo y conocimiento) en resultados o salidas (productos y servicios) PROCEDIMIENTO: El procedimiento es una sucesión ordenada de pasos que refleja la ejecución de un proceso: en donde se establece la responsabilidad, dónde, cómo y cuándo la ejecuta contenidas en un documento. DOCUMENTO: Información y su medio de soporte que además hace referencia a formatos manuales instructivos y documentos gerenciales (Procesos, Procedimientos, Planes). DOCUMENTO CONTROLADO: Documento que por su incidencia es necesario establecerlo, documentarlo, implementarlo y mantenerlo. DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que fue revisado, modificado o cambiado por una nueva versión o documento. COPIA CONTROLADA: Documento que por naturaleza del mismo es necesario entregar una copia, la cual debe estar controlada para entrega de versiones posteriores. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: Documento generado por terceros, que incide en el Sistema Calidad y que por su importancia es necesario mantenerlo controlado. LISTADO MAESTRA DE DOCUMENTOS: Listado de documentos controlados pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad. RED CORPORATIVA: Red interna de la Corporación en la que se almacenan carpetas electrónicas de información. 4. RESPONSABLE: Subdirector de / Coordinador(a) de Calidad 5. RESPONSABILIDADES:

3 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 3 de 10 Asegurar que cada uno de los documentos elaborados en el Proceso de y Direccionamiento Estratégico de la Corporación, se realicen según los parámetros establecidos en este procedimiento. Mantener actualizados los documentos, de acuerdo con los cambios solicitados y realizados. Administrar los Procesos y procedimientos del SGC. Los líderes de los procesos se encargan de: Asegurar la implementación del procedimiento descrito en el documento. Enviar a la Subdirección de los nuevos procedimientos, formatos o los cambios para la actualización del listado maestro de documentos o registros y para su publicación en la Red Corporativa. Otras Responsabilidades relacionadas con este documento. Es responsable de la elaboración del documento el encargado de liderar el proceso o procedimiento y este debe asegurar que el documento se base en los parámetros establecidos en este procedimiento para lo cual puede solicitar apoyo de la Subdirección de. El responsable de la revisión del documento es el Coordinador (a) del SGC o Representante de la Alta Dirección para el SGC y para aprobación el Líder del Proceso o en su defecto el Representante de la Alta Dirección para el SGC. 6. GENERALIDADES Norma ISO 9001: Elaboración de Documentos: Para elaborar los documentos SGC se debe tomar como referencia el presente procedimiento y deben contener los siguientes aspectos de acuerdo a la tabla No. 1 (cuando sea aplicable):

4 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 4 de 10 Manual de Gestión Procedimiento Guía Formato Caracterización de Proceso Política de Calidad Listados Maestros 1. Logo A A O O A A A 2. Nombre del Documento o formato A A O O A A A 3. Versión A A O A A A A 4. Código A A O A A A A 5. Fecha A A O A A A A 6. Tabla de Contenido A A O N N N N 7. Páginas A A O O O N A 8. Objetivo A A O N A N N 9. Alcance A A O N A N N 10. Definiciones A A O N N N N 11. Responsable A A O N A N N 12.Responsabilidades A A O N N N N 13. Generalidades A O O N O N N 14. Descripción N A O N O N O 15.Control de Cambios A A O N N N N 17. Anexos A O O O O O O 18. Control de aprobación A A O N A A N Convenciones: A: Aplica N: No Aplica O: Opcional Tabla 1. Aspectos de los documentos 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ÍTEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1 Elaboración de Documentos: Para elaborar los documentos del Sistema de Gestión de la calidad se debe tomar como referencia el presente procedimiento y deben contener los aspectos de acuerdo con el anexo 1. Coordinador(a) del SGC/ Profesional encargado Propuesta de Documento 2 Aprobación y revisión de los Documentos: Revisar la adecuación del documento, si el documento cumple con los requisitos de adecuación y está correctamente codificado reportar vía la aceptación del procedimiento o formatos al interesado Director/Represent ante de la Alta Dirección/Líder del proceso Documento Aprobado

5 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 5 de 10 incluyendo el líder del proceso. Si no cumple devolverlo para su respectivo ajuste y aprobación. En los casos de la Política y objetivos de Calidad se aprueban a partir de su documentación y publicación en el Manual de Calidad del SGC del proceso de y Direccionamiento Estratégico. 3 Identificación de cambios: Mediante una tabla al final del documento, se registra de manera breve en qué consistió el cambio de una versión a otra, teniendo en cuenta aspectos como: Versión: Se registra la versión del documento que fue modificado. Naturaleza del cambio: En esta casilla quedará consignado el motivo del cambio de versión del documento. Fecha: Incluir la fecha en la que se realiza el cambio de la versión (Ver anexo 2). Coordinador(a) del SGC/ Profesional encargado Control de cambios diligenciado 4 Estado de versión vigente de los documentos e identificación de documentos: Los documentos del sistema se identificaran por medio de un código como se describe en el anexo 3. Los aspectos determinados en el anexo 3 deben tenerse en cuenta para la aplicación de la identificación en cada uno de ellos. Profesional Asesor del SGC Control de cambios diligenciado 5 Disponibilidad de los documentos: Los documentos del SGC estarán disponibles en la Red Corporativa de la entidad en la Carpeta electrónica llamada SGC Proceso de y DE. Cada líder de proceso es responsable por asegurarse que todos los documentos del Sistema de Gestión de la calidad que aplican a su área se encuentran establecidos, documentados, implementados y mantenidos, y cuando se considere necesario el ajuste de un documento solicitarlo en la oficina de la Subdirección de bien sea por correo electrónico o a través del procedimiento de atención de solicitudes. Cualquier versión impresas de los documentos, serán copias no controladas, ya que para la conservación, modificación, obsolescencia o eliminación de cualquier documento del SGC del proceso de y Direccionamiento Estratégico, se realizará en la carpeta electrónica, para seguridad de la información se hará Líderes de proceso

6 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 6 de 10 copia o back ups de la información en el equipo del Representante de la Alta Dirección y en el del Coordinador(a) de Calidad Documentos de origen externo: Cada líder de proceso deberá informar al Coordinador(a) del Sistema de Gestión de la Calidad sobre los documentos de Origen Externo aplicables a su Proceso para que sean ingresados al Listado Maestro de Documentos. Cada Líder del proceso es el directo responsable por el control y difusión de estos documentos, de manera tal que si existen documentos sin vigencia se retiren del listado para evitar el uso no intencionado de los documentos. Control de Documentos Obsoletos. Todos los documentos controlados estarán disponibles únicamente en la red Corporativa, las copias impresas en las diferentes dependencias serán COPIAS NO CONTROLADAS. Cuando se apruebe una nueva versión, las copias desactualizadas se llevarán a una carpeta en medio magnética denominada DOCUMENTOS OBSOLETOS. Emisión y Actualización del Listado Maestro de Documentos El Coordinador(a) de Calidad, es responsable de mantener una lista maestra de todos los documentos emitidos y controlados del Sistema de Gestión de la Calidad, este listado será actualizado de acuerdo con la última versión emitida y aprobada. Líder de proceso Coordinador(a) del SGC 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA 1 Creación del documento 28/08/ Modificación del Procedimiento, se incluye en la elaboración de todos los procedimientos la identificación de los puntos de control P.C. 11/12/2014

7 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 7 de 10 ANEXOS ANEXO 1. Estructura de documentos ANEXO 2. Control de Cambios ANEXO 3. Identificación de los documentos ANEXO 4. Codificación de procesos ANEXO 5. Codificación de documentos Listado maestro de documentos internos.

8 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 8 de 10 ANEXO 1 Estructura del documento Las siguientes secciones deben ser incluidas en los documentos tipo procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Objetivo: Es el propósito del documentó. Se debe describir por qué se necesita el documento (como por ejemplo: Definir las etapas de elaboración, distribución y control de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad ). Alcance: Esta sección identifica cuál es el alcance de la actividad que está siendo descrita (cuándo el documento debe ser utilizado), por quién debe ser implementado (a quién aplica) y las áreas involucradas. Definiciones: Si el documento tiene algunas expresiones que no son de uso común y que podrían generar confusión para el lector del documento, se deben aclarar en esta sección. Las definiciones ayudan al lector a comprender el documento. Deben ser claras y no dejar espacio para malas interpretaciones. Descripción del Documento (aplica para procedimiento): En esta sección se realiza la descripción del procedimiento incluyendo el ítem, la descripción de la actividad, el responsable y la generación de registros si aplica. En esta descripción, las actividades sombreadas con el color gris y finalizadas con las letras P.C., son para identificarlas como actividades de control del procedimiento. ÍTEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1 (- Descripción del inicio y final de la actividad) - PC (Puntos de control). Cargo Formato ANEXO 2 Control de Cambios: VERSIÓN DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA ANEXO 3 Identificación de los Documentos Encabezado y pié de página: Los documentos empiezan con el encabezado (ver figura 1). El encabezado cuenta con siete casillas asignadas así: En la casilla superior izquierda se encuentra el logotipo que identifica a la corporación.

9 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Página 9 de 16 En la casilla número 2 se encuentra el nombre del procedimiento. Es importante que el nombre dado al proceso permita identificar rápidamente su contenido. En la casilla número 3 se encuentra el código del procedimiento, el cual está conformado así: AA-BB-01 donde, AA: Campos de letras que corresponden a la codificación de los procesos y BB corresponde a la codificación de documentos. (ver anexo 4 y 5 Codificación de procesos y documentos). La casilla número 4 identifica la versión del procedimiento. En la casilla número 5 va la fecha en la cual se modifica el documento. En la casilla número 6 se encuentra la paginación del procedimiento, la cual incluye el número de la página actual y el número total de páginas del procedimiento. El encabezado se establece de la siguiente manera: PROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: PAGINAS: El encabezado anterior sólo se utiliza en la primera página. El encabezado de las páginas interiores es así: (Nombre del documento) 1 de XX En la primera hoja, luego del encabezado, debe ir el contenido del documento. Los documentos elaborados deben tener la aprobación del jefe o subdirector de la dependencia a la que pertenece el documento. Esta información se registra en el pie de página del documento, en la siguiente tabla: (Nombre del cargo del funcionario que modificó el documento) (Representante de la Alta Dirección) Aprobado por Cargo del Jefe o Subdirector de la dependencia a la cual pertenece el documento o en su defecto el Representante de la Alta Dirección

10 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Página 10 de 16 ANEXO 4. CODIFICACIÓN DE PROCESOS NOMBRE DEL PROCESO Direccionamiento Estratégico Gestión de calidad Relación con funcionarios Gestión Adquisición y Logística Talento Humano CÓDIGO PROCESO PDE PGDC PRF PGAL PTH ANEXO 5. CODIFICACIÓN POR TIPO DE DOCUMENTOS TIPO DE DOCUMENTO Manual de Gestión: Es el mismo Manual de Calidad y es el documento que proporciona información coherente, acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de la corporación. Mapa de Procesos: Modelo de operación por procesos de la corporación. Política de Calidad Manual del Proceso o Procedimiento: Documento que proporciona información clara de los formatos e instructivos que deben utilizarse en un proceso o procedimiento. Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Guía: Documento que detalla actividades, criterios, especificaciones o tareas. Caracterización de procesos: herramienta de planificación que facilita la gestión y control de los procesos a través de la identificación de sus elementos esenciales y establecimiento de las interrelaciones con otros procesos. Establece también entradas y salidas de información interrelacionada con los procesos. Instructivo: Detalle de una actividad de un procedimiento. Formato o Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos. No todos los registros requieren formato, por ejemplo las actas. Plan de Gestión Ambiental Regional Corporación. Plan de Acción Listados Maestros Aplicativos, bases de datos. CÓDIGO MC MDP PC MP PR GI CP IS FR PGAR PA LM N/A

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