SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC GP 1000:2004

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1 Pagina 1 de 33 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC GP 1000:2004 MANUAL DE CALIDAD Este Manual de Calidad es propiedad exclusiva del Municipio de Olaya, por lo cual no puede ser reproducido, distribuido, corregido o prestado, total o parcialmente por cualquier medio sin previa autorización del Alcalde, del Representante de la Dirección o del Coordinador de Calidad Elaboró: Coordinador de Calidad Revisó: Comité de Calidad Aprobó: Alcalde Fecha: 14/12/2007 Fecha: 14/12/2007 Fecha: 14/12/2007

2 Pagina 2 de 33 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD POR PARTE DEL ALCALDE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA TERMINOS Y DEFINICIONES GENERALIDADES DEL Datos Generales... 7 RESEÑA HISTÓRICA... 7 UBICACIÓN... 7 EXTENSIÓN... 7 POBLACIÓN Estructura Organizacional Clientes PLATAFORMA ESTRATÉGICA DEL MUNICIPIO Visión: Misión: Política de Calidad: Objetivos de Calidad: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL MUNICIPIO Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad Exclusiones Mapa de Procesos del Municipio Listado General de Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad Listado Maestro de Registros Descripción de los procesos y su interacción Correlación de la Norma NTC GP 1000:2004 y los documentos asociados en el municipio Matriz de Comunicación Matriz de Responsabilidades Matriz de correlación de los procesos del SGC y las diferentes aéreas del municipio de Olaya DOCUMENTOS DE REFERENCIA NOTAS DE CAMBIO ANEXOS... 31

3 Pagina 3 de 33 INTRODUCCIÓN El Municipio de Olaya, como ente territorial y en función de dar cumplimiento al Artículo 311 de la Constitución Política de Colombia, el cual establece: Al municipio como entidad fundamental de la división políticoadministrativa del Estado le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la Constitución y las leyes, ha iniciado en el año 2007 un Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de cumplir su objeto social eficaz y eficientemente, propiciando un cambio en la cultura organizacional de tal manera que se de un enfoque hacia el cliente (comunidad), y hacia la cultura de mejoramiento que es la base de este Sistema. La documentación de este sistema se ha realizado con base en la norma NTCGP 1000:2004, la cual está establecida por medio de la Ley 872 de 2003 que crea el Sistema de Gestión de la Calidad para el sector público, y el decreto 4110 de 2004 que adopta la Norma Técnica de Calidad. PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD POR PARTE DEL ALCALDE La administración Municipal de Olaya, tiene como objetivo fundamental la satisfacción de las necesidades de la comunidad y superar las expectativas, por tal razón se ha implementado un Sistema de Gestión de la Calidad con base en los lineamientos indicados en la norma NTCGP 1000:2004, que nos permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios. Aunando esfuerzos con el equipo de trabajo que me acompaña, asumimos la responsabilidad de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma NTCGP 1000:2004, como una herramienta administrativa que facilita el manejo integral de la Administración Municipal, propiciando un cambio en la cultura organizacional de tal manera que se de un enfoque hacia el cliente (comunidad), mediante la implementación de un modelo operativo por procesos plasmado en este Manual de Calidad; compuesto por 18 Procesos. Este Manual de Calidad, constituye una herramienta fundamental del Sistema Gestión de Calidad del Municipio de Olaya, ya que además de Identificar Procesos, determina su secuencia e Interacción. Con la documentación del sistema, se obtienen entre otros beneficios como: Estandarización de procedimientos; Caracterización y homologación del que hacer diario de una entidad pública a pesar de los constantes cambios de la normatividad colombiana; constituye una plataforma para construir otros sistemas de gestión como Sistema de Control Interno, el Sistema Administrativo de Empleo Público; Facilita el cumplimiento de los requisitos establecidos por la legislación vigente, integrados a los requisitos propios de los clientes; Motivación y compromiso del personal; mejoramiento del clima organizacional; planificación y organización del trabajo; Intensificación del trabajo en equipo; mayor conocimiento de las necesidades de la comunidad; mejora la imagen institucional; gestión con eficacia, eficiencia y efectividad para ser competitivos.

4 Pagina 4 de INFORMACIÓN ESTRATÉGICA MACROPROCESO PROCESO OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD Direccionamiento Estratégico Planeación del Desarrollo Organizacional (PDO) Este Manual tiene por objetivo definir y referenciar el Sistema de Gestión de la Calidad de la Administración Municipal de Olaya, con el fin de dar cumplimiento a los requisitos del cliente. El sistema de Gestión de la Calidad de la Alcaldía de Olaya está orientado a la satisfacción de la comunidad, mediante la mejora continua del desempeño de la Administración y la prevención de todo evento que pueda afectar la satisfacción de dicha comunidad. El Presente manual describe la Administración Municipal, responsabilidades y estructura del Sistema de Gestión de Calidad del Municipio de Olaya, de acuerdo con los requisitos específicos de la norma NTC-ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2004, incluidos los procesos: Procesos Estratégicos: Planeación Desarrollo Municipal Planeación Desarrollo Organizacional Gestión Comunicación ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD Procesos Misionales: Asesoría y Asistencia Técnica Gestión Tramites Promoción del Desarrollo Social Promoción del Desarrollo Económico Promoción del Desarrollo Territorial Inspección, vigilancia y Control Procesos de Apoyo: Gestión Documental Gestión Recursos Humanos Gestión Financiera Contratación Administrativa Soporte Jurídico Gestión del Recurso Físico e informática Administración y Soporte Sistemas de Información CAMPO DE APLICACIÓN Procesos de Evaluación: Evaluación Independiente Mejoramiento Continuo Los criterios dados en este Manual aplican para los procesos identificados en el mapa de procesos, y que son responsabilidad de las siguientes dependencias de la Administración: Despacho de la Alcaldía Secretaría de Planeación y Desarrollo Territorial Secretaría de Hacienda y Desarrollo Económico Secretaría de Gobierno y Servicios Administrativa Secretaría de de la Protección Social. Oficina de Control Interno. Inspección de Policía, Tránsito y Transporte

5 Pagina 5 de 33 RESPONSABLE Son responsables de velar por la aplicación e implementación de este Manual; el Alcalde como Director del SGC, el Representante de la Dirección y Coordinador del SGC y Líderes de Proceso nombrados mediante acto administrativo, los Secretarios de Despacho y Directores o Coordinadores de Área. 2. TERMINOS Y DEFINICIONES TERMINOS SGC - Sistema de Gestión de la Calidad: (NTC -ISO 9000, numeral 3.2.3) Sistema de Gestión de la Calidad para Entidades: (NTCGP 1000, numeral 3.49) Manual de Calidad: (NTC- ISO 9000 numeral 3.7.4, NTCGP 1000 numeral 3.30) Procedimiento: (NTC-ISO 9000, numeral 3.4.5, NTCGP 1000 numeral 3.38) Planificación de Calidad: (NTCGP 1000 numeral 3.36) Plan de Calidad: (NTC-ISO 9000, numeral 3.7.5) Registro: (NTC-ISO 9000 numeral 3.7.6, NTCGP 1000 numeral 3.42) DEFINICIONES Es un Sistema de Gestión para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. Herramienta de Gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social, en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Esta enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. Es un documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización. Nota: Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización en particular. Es una forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Notas: 1) Los procedimientos pueden estar documentados o no. 2) Cuando un procedimiento esta documentado, se utiliza con frecuencia el término "procedimiento escrito" o "procedimiento documentado. El documento que contiene un procedimiento puede denominarse "documento de procedimiento". Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad. Es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. Notas: 1) Estos procedimientos generalmente incluyen los relativos a los procesos de gestión de la calidad y los procesos de realización del producto. 2) Un plan de calidad hace referencia con frecuencia a partes del manual de calidad o a procedimientos documentados. 3) Un plan de calidad es generalmente uno de los resultados de la planificación de la calidad. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Notas: 1) Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. 2) En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

6 Pagina 6 de 33 TERMINOS Parte Interesada: (NTC-ISO 9000 numeral 3.3.7, NTCGP 1000 numeral 3.35) Proceso: (NTC-ISO 9000 numeral 3.4.1, NTCGP 1000 numeral 3.39) Procesos estratégicos Procesos Misionales Procesos de Apoyo Procesos de Evaluación Mejora Continua: (NTC-ISO 9000 numeral ) Satisfacción del Cliente: (NTC-ISO 9000 numeral 3.1.4, NTCGP 1000 numeral 3.47) DEFINICIONES Persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización. Nota: Un grupo puede ser una organización, parte de ella, o más de una organización. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Notas: 1) Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos. 2) Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor. 3) Un proceso en el cual la conformidad del producto resultante, no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente proceso especial. 4) Cada entidad define los tipos de proceso con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes: Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de disponibilidad de los recursos necesarios y revisiones por la dirección. Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos, que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. Nota: El proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades para la mejora es un proceso continuo a través del uso de los hallazgos de la auditoria, las conclusiones de la auditoria, el análisis de los datos, la revisión por la dirección u otros medios, y generalmente conduce a la acción correctiva y preventiva. Percepción del cliente sobre el grado que se han cumplido sus requisitos y expectativas. Nota: 1) Las quejas y reclamos son un indicador habitual de una baja satisfacción del cliente, pero la ausencia de estas no implica necesariamente una elevada satisfacción de aquel. 2) Aunque cuando los requisitos del cliente se han acordado con el mismo, y estos han sido cumplidos, esto no asegura, necesariamente, una elevada satisfacción de su parte.

7 Pagina 7 de GENERALIDADES DEL 3.1. Datos Generales RESEÑA HISTÓRICA La historia del municipio arranca más o menos en el año de 1612, ya que desde esa fecha existía poblado en las tierras donde hoy queda el pueblo de Olaya. En aquellos tiempos la mayoría de sus habitantes eran indígenas que poco a poco fueron desapareciendo porque los españoles se fueron apoderando de sus tierras, los nativos pertenecían a la tribu de los Tahamies. En el año de 1773 el poblado ha crecido lo suficiente pues ya cuenta con vida parroquial y es esta la fecha que se tiene como fundación y a su fundador al señor Francisco Bastidas y su nombre Sacaojal. La cabecera se disputó en varios períodos entre Sacaojal y un poblado próximo llamado Guayabetal, pero en 1936 el presidente Enrique Olaya Herrera determinó que la cabecera fija sería Sacaojal, la cual desde ese tiempo cambió su nombre por el de Olaya y el poblado de Guayabetal paso a llamarse Sucre. El Gentilicio del municipio de Olaya es Olayense y su apelativos es Mirador del Occidente Medio; Humilde como la violeta Fecha de fundación: 1773 Fecha de erección: 1936 UBICACIÓN El municipio de Olaya se encuentra al occidente de la cordillera central, su cabecera se encuentra a 500 metros sobre el nivel del mar, posee un clima cálido con una temperatura promedio de 26 C. Su distancia de la capital Antioqueña es de 73 kilómetros por vía pavimentada, recorrido que tiene una duración aproximada de 2 horas. El uso de los suelos está destinado principalmente al desarrollo pecuario, actividad que se caracteriza por el sobrepastoreo. Solo un 4% se destina a bosques naturales y un 9% a la producción agrícola, en donde se destaca el café, plátano, maíz, frijol, otros cultivos transitorios y frutales. EXTENSIÓN Cuenta con una extensión de 90 kilómetros cuadrados; predominan el clima cálido y templado Sus límites son al norte con el Municipio de Liborina, al oriente con el Municipio de Belmira, al sur con el Municipio de Sopetrán, y al occidente con el Municipio Santa Fe de Antioquia. POBLACIÓN Olaya tiene habitantes según datos del DANE, distribuidos en 10 veredas y 2 corregimientos El Municipio se encuentra clasificado en sexta Categoría de conformidad con la Ley 617 de Actualmente cuenta con tres Secretarías de Despacho, una dirección, 7 concejales, una personería, y 14 Empleados Públicos.

8 Pagina 8 de Estructura Organizacional La estructura organizacional de la Administración Municipal está conformada por una planta de cargos diseñada bajo el enfoque de estructura globalizada lo que permite movilidad, rotación y dinamismo en la administración de la misma que permita operacionalización por procesos sin incurrir en inconvenientes de orden jurídico o administrativo. La Administración Municipal está conformada por 11 plazas distribuidas dentro de los siguientes niveles jerárquicos de conformidad con lo estipulado en el decreto 785 de 2005, así: Nivel Directivo 7 plazas, Nivel técnico 2 plazas, Nivel Asistencial 2 plazas. PLANTA DE CARGOS POR NUMERO DE PLAZAS Nivel No. De Plazas % Nivel Directivo Nivel Técnico Nivel Asistencial TOTAL 11 La estructura de la Administración Municipal está conformada por las siguientes Secretarías y dependencias: I) Alcaldía Municipal II) Secretaria de Gobierno Inspección de Policía Casa de la Cultura Archivo Central Deportes III) Secretaria de Hacienda Almacén Tesorería Catastro IV) Secretaria de Planeación UMATA Oficina de Servicios Públicos V) Dirección Local de Salud SISBEN

9 Pagina 9 de 33 CONCEJO DESPACHO DEL ALCALDE PERSONERIA Coordinador de Control Interno Asesor Jurídico Coordinador de Calidad Asesor Contable Secretaria de Gobierno Secretaria de Hacienda Secretaria de Planeación Dirección Local de Salud Inspección de Policía Almacén UMATA SISBEN Casa de la Cultura Tesorería Oficina Servicios Públicos Archivo Central Catastro Deportes 3.3 Clientes La Administración Municipal ha identificado como sus clientes a la Comunidad en general, a la cual le debe su existencia y razón de ser. Además de la Comunidad, la Administración debe dar respuesta a los requerimientos de otras partes interesadas como Entes de control, entidades del orden nacional, departamental y territorial, organizaciones públicas, privadas y mixtas. Para dar respuesta a las necesidades y requerimientos de la comunidad la Administración ha establecido, documentado, implementado y verificado la ejecución de las actividades, descritas en los siguientes documentos: Definición de Mapa de procesos Procedimientos asociados a cada uno de los procesos Manual de calidad Indicadores de gestión por procesos Listado Maestro de Documentos Internos Listado Maestro de Documentos Externos Riesgos por procesos Normatividad por procesos

10 Pagina 10 de PLATAFORMA ESTRATÉGICA DEL MUNICIPIO 4.1. Visión: Olaya en el año 2020 será un territorio de paz, protagonista de la articulación subregional, con una población con un alto sentido de pertenencia por su municipio; además será un municipio producto de un proceso de planificación y construcción colectiva, destacado por su avance en los sectores de construcción de capital social y humano, desarrollo territorial, económico, de la participación ciudadana y de la efectividad gubernamental, como pilares fundamentales del desarrollo integral de sus habitantes Misión: El Municipio de Olaya, Antioquia, es una entidad territorial comprometida con el desarrollo integral de los habitantes de la localidad, presta los servicios básicos que le determina la Ley, construye las obras que demanda el desarrollo Local, ordena el desarrollo de su territorio, promueve la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumple las demás funciones que le asigne La Constitución Política de Colombia y las Leyes Política de Calidad: La Administración Municipal de Olaya, se compromete a proporcionar servicios administrativos de calidad que satisfacen las necesidades de nuestros usuarios, cumpliendo con la normatividad aplicable, a través de la mejora continúa de los procesos de las áreas de personal, bienes y suministros, presupuesto y servicios generales 4.4. Objetivos de Calidad: a. Garantizar una respuesta ágil, oportuna y efectiva por parte de los funcionarios que prestan el servicio b. Mantener una confiabilidad en el control de los almacenes e inventarios. c. Aumentar la satisfacción del usuario. d. Planificar y cumplir con el programa de capacitación para el Sistema de Gestión de la Calidad que emite el Representante de la Dirección. e. Fortalecer la estructura organizacional y el mejoramiento continuo de la eficacia, eficacia y efectividad del SGC. f. Implementar una cultura de servicio en el área administrativa a través de programas de entrenamiento y capacitación, la evaluación periódica de las competencias de nuestros Funcionarios 5. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL MUNICIPIO 5.1. Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad El alcance de este sistema aplica para los siguientes procesos de la Administración municipal de Olaya: Planeación del Desarrollo Municipal, Planeación del Desarrollo Organizacional, Gestión de Comunicaciones, Asesoría y Asistencia Técnica, Gestión de Tramites, Promoción del Desarrollo Social,Promoción del Desarrollo Económico,Promoción del Desarrollo Territorial,Inspección, vigilancia y control, Gestión Documental, Gestión del talento Humano, Gestión Financiera, Contratación Administrativa, Soporte Jurídico,

11 Pagina 11 de 33 Gestión del Recurso Físico, Administración y soporte de Sistemas de Información, Mejoramiento Continuo y Evaluación Independiente Exclusiones Se excluyen del Sistema de Gestión de Calidad los siguientes requisitos planteados en la norma NTC NTCGP 1000:2004 Requisito 7.3. Diseño y Desarrollo: se excluye este requisito debido a que el Municipio de Olaya esta regulado por la Constitución Política, Leyes, Decretos y demás normatividad aplicable a los entes territoriales Departamentales y Nacionales, por lo tanto, no es su objeto desarrollar servicios por fuera del marco legal vigente. Requisito Validación de procesos: este requisito no aplica, porque los servicios del Municipio Olaya pueden ser verificados durante la prestación de los mismos, mediante actividades de seguimiento o antes de la entrega del producto al cliente. Requisito 7.6. Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición. Se excluye este requisito del sistema de gestión de la calidad del municipio de Olaya, puesto que no es una actividad que desarrolla la Administración Municipal. Solamente se hace una revisión a los equipos de medición de peso y talla de los menores en salud y se contrata el control de seguimiento y medición de esos equipos con un tercero Mapa de Procesos del Municipio

12 Pagina 12 de Listado General de Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad PROCESO PROCESOS ESTRATÉGICOS Planeación del desarrollo Municipal Planeación del desarrollo organizacional Gestión Comunicación PROCESOS MISIONALES PROCEDIMIENTOS Formulación plan Desarrollo y plan acción Planeación Financiera Banco de Programas y proyectos Evaluación Gestión Municipal Información estadística Control de documentos internos Control de documentos externos Revisión por la dirección Riesgos del procesos Control de registros Procedimiento de Comunicación

13 Pagina 13 de 33 PROCESO Asesoría y asistencia técnica Gestión de Trámites Promoción del Desarrollo Social Promoción del Desarrollo Económico Promoción del Desarrollo Territorial Asesoría y asistencia técnica Gestión de Trámites PROCEDIMIENTOS Asistencia a población vulnerable Asistencia a población desplazada Conservación del orden Publico Equidad de genero Identificación de beneficios Orientación a la familia Estadísticas vitales archivo clínico Formación ciudadana Promoción de capital social Administración de recursos en salud Atención al adulto mayor Contratación y convenios de salud Control de riesgos del ambiente y de consumo Familias en acción Mana, complementación alimentaria Plan de Atención Básica PAB Afiliación al Régimen subsidiado Identificación, selección y priorización de beneficiarios al Régimen subsidiado Programas y proyectos a discapacitados Programa materno infantil Restaurantes escolares Salud integral al adulto mayor Proyectar estrategias de ampliación de oferta educativa Consolidar proyección de cupos Analizar la organización de la oferta educativa Procedimiento para el Uso y aprovechamiento sostenible del territorio Procedimiento para Facilitar acceso a mercados Procedimiento para Facilitar acceso a recursos de cofinanciación Procedimiento para Facilitar acceso a créditos Procedimiento de Infraestructura Procedimiento de Gestión de Catastro Procedimiento de Gestión ambiental Procedimiento para la planificación territorial Procedimiento para la ejecución de obras Obras por Valorización obras de infraestructura por concesión

14 Pagina 14 de 33 PROCESO Inspección, vigilancia y Control PROCESOS DE APOYO Gestión Documental Gestión del Talento Humano Gestión Financiera Contratación Administrativa Soporte Jurídico Gestión del recurso Físico Inspección, Vigilancia y Control PROCEDIMIENTOS Procedimiento archivo de gestión Procedimiento archivo central Procedimiento archivo Histórico Manejo de Correspondencia Procedimiento de selección y vinculación de personal Procedimiento para realizar evaluación del desempeño Procedimiento para capacitación de personal Procedimiento para realizar programas de salud ocupacional Procedimiento de acción disciplinaria en primera instancia Elaborar Presupuesto Ejecutar Presupuesto Seguimiento al Presupuesto Elaborar PAC Elaborar Flujo de caja Efectuar pagos Administrar inversiones Realizar procesos contables Efectuar cierre contable Realizar conciliaciones Generar informes y estados financieros Procedimiento para Licitaciones Procedimiento para la contratación directa Procedimiento para Contrataciones Directas de menor cuantía Procedimiento para Convenios Interadministrativos Procedimiento para Contratos con entidades sin Ánimo de Lucro. Procedimiento para la interventoría en la contratación estatal Procedimiento para ingresar información de contratación en la página web de el Municipio y en el portal único de contratación estatal. Procedimiento de acción disciplinaria en primera instancia Procedimiento para tramite de tutelas Acciones populares y demandas Atención a peticiones Conciliaciones Elaboración de Actos Administrativos Análisis y Expedición de conceptos Inventario Plantas Físicas y Bienes Adquisición y Legalización de Predios Gestión de Servicios Públicos

15 Pagina 15 de 33 PROCESO Administración y soporte de Sistemas de Información PROCESOS DE EVALUACIÓN Evaluación independiente Mejora Continua PROCEDIMIENTOS Subasta de Activos Gestión de Inventarios Gestión de Seguros y Garantías Mantenimiento de las edificaciones Seguridad de Personal y Bienes Soporte Técnico Mantenimiento preventivo Administración copias de seguridad Procedimiento para Auditorias Internas Procedimiento para la Evaluación del Sistema de Control Interno Procedimiento para el Control de Productos o servicios no conformes Procedimiento para la Atención de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias Procedimiento para Acciones Correctivas Procedimiento para Toma de Acciones Preventivas Procedimiento para la Mejora Continua Procedimiento para Medición y Análisis de percepción del Cliente 5.5. Listado Maestro de Registros PROCESO PROCESOS ESTRATÉGICOS Planeación del desarrollo organizacional FORMATOS Análisis Marco Lógico Plan de Acción Plan Financiero Calculo de metas financieras impuestos Calculo del monto máximo de los gastos Formato POAI general POAI por dependencias Calculo de gastos de personal Proyección servicio a la deuda por sectores Plan anualizado PAC Evaluación del PAC Ficha abreviada proyectos Registro de proyectos Banco de proyectos

16 Pagina 16 de 33 PROCESO Planeación del desarrollo Proceso de Comunicaciones FORMATOS Formato evaluación planes de acción Información estadística infraestructura Información estadística desarrollo social Información estadística salud Información estadística seguridad y convivencia Información estadística educación y cultura Información estadística agropecuario y medio ambiente Información estadística gestión administrativa Información estadística servicios públicos Información estadística transporte y transito Solicitud de ingresos o modificación de documentos Listado Maestro de documentos internos Listado de Distribución de documentos Acta Listado Maestro de documentos externos Convocatoria a la revisión por la dirección Acta de revisión por la dirección Solicitud de servicios de comunicaciones Planilla de control solicitud de servicios de comunicación Plan de comunicaciones PROCESOS MISIONALES Asesoría y asistencia técnica Gestión de Trámites Promoción del Desarrollo Social Programación de Asesoría y Asistencia Técnica Informe de Asesoría y Asistencia Técnica Listado de Asistencia Evaluación de la Actividad Ficha Técnica de Trámites Inventario de Trámites Acta de reunión con la comunidad Solicitud de formación ciudadana Plan de formación ciudadana Convocatoria de formación ciudadana Inscripción de formación Lista de asistencia Evaluación de la formación Seguimiento y medición del proceso Monitoreo al PAB municipal

17 Pagina 17 de 33 PROCESO Promoción del Desarrollo Económico Promoción del Desarrollo Territorial Inspección y vigilancia PROCESOS DE APOYO Gestión Documental Proceso Gestión del Talento Humano FORMATOS Instrumento de seguimiento al PAB municipal Metodología para la evaluación de las acciones de salud pública Instrumento de evaluación de resultados del PAB Determinación del número de cupos y grupos a nivel de sede, jornada y grado Registro de solicitudes Ficha Resumen Designación del Coordinador Informes de Avances Acta de Pago Acta de Recibo de Obra Acta de Liquidación Final de Obra Solicitud de servicios Plan de vigilancia y control Lista de Chequeo vigilancia y Control Informe vigilancia y Control Tabla retención documental Formato Único de inventario Documental Control préstamo documental Eliminación de documentos Planilla Control de Correspondencia Solicitud de Personal Formato de Entrevista Prueba de Conocimiento Competencias Comportamentales Evaluación de Perfiles y Competencias Listado de Documentos Requeridos para el Ingreso Registro de Vinculación Formato de inducción y reinducción Evaluación de inducción y reinducción Plan de Entrenamiento Lista de asistencia Acuerdo de gestión Análisis de evaluación de desempeño Necesidades de Capacitación Plan de capacitación Evaluación de Capacitaciones

18 Pagina 18 de 33 PROCESO Gestión Financiera Contratación Administrativa Soporte Jurídico FORMATOS Plan de Acción Lista de chequeo para los puestos de trabajo Panorama de factores de riesgo Análisis de riesgo por oficio Estándares de seguridad Caracterización ausentismo por enfermedad Común Caracterización AT Y EP Acta de entrega de elementos de protección personal Formato de encuesta de medicina preventiva Ficha clínica ocupacional Concepto de aptitud medica ocupacional Plan anualizado de caja Solicitud de Ingresos de terceros Estudio de Conveniencia y Oportunidad Comité de Contratación Formato aviso de prensa Acta de Audiencia Pública de Aclaraciones Acta de Cierre y Apertura de Propuestas Acta de Inicio Acta de Pago Informe de Seguimiento de Interventoria Solicitud de Modificación del Contrato Acta de Suspensión Acta de Reanudación Acta de Liquidación Informe Final de Interventoria Plan de Contratación Gobernación. Licitación Plan de Contratación Estatal Etapas de Proceso de Contratación Gobernación Formato de Publicación Post-Contractual Caratula Formato de Auto Estado Auto de Apertura de indagación Edicto Constancia de Remisión Auto de apertura de investigación Auto de formulación de cargo Solicitud de abogado

19 Pagina 19 de 33 PROCESO Gestión del Recurso Físico Administración y soporte de SI FORMATOS Fallo absolutorio Fallo sancionatorio Constancia de entrega de un expediente Seguimiento al manejo de disputas y litigación Levantamiento de Inventario de Bienes Levantamiento de Plantas Físicas Acta de Adquisición o Entrega de Bienes Predios Legalizados Cronograma de Mantenimiento preventivo Hoja de Vida de Equipo Orden de Servicio Solicitud de Soporte técnico Inventario de hardware Inventario Software Inventario comunicaciones Evaluación de Equipos de computo Plan de Mantenimiento de Equipos de Computo Hoja de vida del equipo Cronograma Copias de Seguridad Bitácora de copias de Seguridad PROCESOS DE EVALUACIÓN Evaluación independiente Mejora Continua Programa de Auditorías Internas Criterios para seleccionar Auditores Internos Plan de Auditoría Lista de Verificación Acta reunión Auditorias Informe de Auditoría Evaluación de Auditores Internos Formato Informe Evaluación Auditores Registro de producto o servicio no conforme Atención de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Planilla de Apertura del buzón de PQRS Encuesta de Satisfacción del Cliente Tratamiento del producto o servicio no conforme Programación Anual de Reuniones de Mejoramiento Continuo Informe para la Mejora Continua

20 Pagina 20 de 33 PROCESO FORMATOS Registro de Acciones Correctivas Listado Maestro de Acciones Correctivas Registro de Acciones Preventivas Listado Maestro de Acciones Preventivas Registro de Acciones de Mejora Listado Maestro de Acciones de Mejora Respuesta de las PQRS Planilla Atención al ciudadano 5.6. Descripción de los procesos y su interacción Procesos Estratégicos Planeación del desarrollo organizacional: permite orientar el mejoramiento de la gestión organizacional, en el marco de la misión, visión, política y objetivos de calidad del Municipio mediante la identificación y el diseño de procesos y procedimientos normalizados, responsabilidades y autoridades que permitan el logro de los objetivos de estos procesos. Planeación del desarrollo: Orientar el desarrollo integral del municipio en el corto, mediano y largo plazo, en forma participativa y concertada, mediante la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los Planes de Desarrollo y sus instrumentos (Plan de Acción y POAI), con base en la normalidad vigente. Proceso de Comunicaciones: Garantizar una adecuada formulación y ejecución del Plan de Comunicación Pública, Organizacional e Informativa como eje transversal y estratégico que permita generar canales que propicien un flujo de la información veraz y oportuna hacia los públicos objetivos de la Administración Municipal Procesos Misionales Asesoría y asistencia técnica: Asesorar y prestar asistencia técnica en todos los ámbitos de competencia legal y constitucional a los actores de los entes territoriales. Gestión Trámites: Atender oportunamente las solicitudes de los diferentes trámites Promoción del Desarrollo Social: Promover el desarrollo humano integral de la población Antioqueña, ejecutando acciones en salud, educación, participación ciudadana y equidad, contribuyendo a la construcción de capital social Promoción del Desarrollo Económico: Crear condiciones que mejoren el desempeño y la sostenibilidad de la economía del Municipio Promoción del Desarrollo Territorial: Generar las condiciones adecuadas en el territorio, en cuanto a infraestructura y servicios públicos y propender por la sostenibilidad de los recursos hídricos y ambientales, que permitan mejorar su articulación e integración y la calidad de vida de la población. Inspección, vigilancia y Control: Determinar y realizar las actividades de inspección, vigilancia y control que competen a las diferentes secretarias de la Administración Municipal, con el fin de verificar el cumplimiento de la normatividad aplicable.

21 Pagina 21 de Procesos Apoyo Gestión Documental: Controlar los documentos que hacen parte del sistema de gestión de calidad, incluidos los registros; de tal manera que se garantice su uso correcto y adecuado, se conserven legibles, fácilmente identificables y recuperables buscando que con éstos se proporcione evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del SGC Gestión del Talento Humano: Garantizar la competencia de los servidores públicos de la Administración Municipal, y gestionar todos los asuntos relacionados con la administración del personal Gestión Financiera: Gestionar el manejo de los recursos financieros que permita garantizar la asignación eficiente de los mismos. Contratación Administrativa: Adquirir los bienes y servicios que demande la Administración Municipal, en total acatamiento de la normatividad legal, y bajo parámetros de eficiencia, calidad, transparencia y oportunidad. Soporte Jurídico: Asesorar, asistir, orientar y llevar la representación prejudicial y judicial de los procesos en los cuales el Municipio sea parte, mediante la aplicación de normas legales y/o administrativas vigentes, con oportunidad y calidad Gestión del recurso Físico: Determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio Administración y soporte de Sistemas de Información: Planear, dirigir, organizar y controlar todas las actividades relacionadas con la administración de hardware, software y comunicaciones informáticas para brindar el correcto, oportuno y permanente funcionamiento de la plataforma tecnológica que soporta los procesos de la administración municipal Procesos de Evaluación Evaluación independiente: Emitir con objetividad e independencia juicios fundados a partir de evidencias, mediante la realización de Auditorias Internas y de la Evaluación del Sistema de Control Interno Mejora Continua: Determinar, recopilar y analizar los datos necesarios para demostrar la idoneidad, la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad, para evaluar la oportunidad de identificar las acciones de mejoramiento continuo.

22 Pagina 22 de Correlación de la Norma NTC GP 1000:2004 y los documentos asociados en el municipio NTCGP 1000: Sistema de Gestión de la Calidad 4.1 Requisitos Generales 4.2 Gestión Documental Generalidades Documentos Asociados y/o Disposiciones Mapa de procesos Caracterización de procesos PDO-MA-01 Manual de Calidad PDO-FR-08 y PDO-FR-09 Mapa de Riesgos Política de Calidad Objetivos de Calidad Documentación del SGC Manual de Calidad PDO-MA-01 Manual de Calidad Control de Documentos PDO-FR-01 Control de Documentos Internos PDO-FR-02 Listado Maestro de Documentos Internos PDO-FR-05 Listado Maestro de Documentos Externos Control de Registros PDO-PR-03 Control de Registros 5. Responsabilidad de la Dirección 5.1. Compromiso de la Dirección PDO-PR-04 Revisión por la Dirección 5.2. Enfoque al Cliente 5.3. Política de Calidad Política de Calidad 5.4. Planificación Objetivos de Calidad Objetivos de Calidad MEJ-PR-02 Procedimiento para la Atención de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) MEJ PR 03 Medición y análisis de la percepción del cliente Planificación del SGC Plan Acción Objetivos de Calidad 5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación Responsabilidad y Autoridad Representante de la Dirección Comunicación Interna Matriz de Comunicaciones Responsabilidades y Autoridades definidas en cada uno de los procedimientos Establecido por acto administrativo: DECRETO 035 No. (6 de diciembre de 2007) 5.6. Revisión por la Dirección PDO-PR-04 Revisión por la Dirección Generalidades PDO-PR-04 Revisión por la Dirección Información para la revisión PDO-PR-04 Revisión por la Dirección Resultados de la revisión PDO-PR-04 Revisión por la Dirección

23 Pagina 23 de 33 NTCGP 1000: Gestión de los Recursos 6.1. Provisión de Recursos 6.2. Talento Humano Competencia, toma de conciencia y formación 6.3. Infraestructura 6.4. Ambiente de Trabajo 7. Realización del Producto o Prestación del Servicio 7.1. Planificación de la realización del producto o prestación del servicio 7.2. Procesos relacionados con el cliente Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio Documentos Asociados y/o Disposiciones Proceso Gestión de Recurso Físico Proceso Administración y Soporte de Sistemas de Información Proceso Gestión del Talento Humano RHH-PR-01 Selección y vinculación de personal RHH-PR-02 Realizar evaluación del desempeño RHH-PR-03 Capacitación de personal RHH-PR-04 Realizar programas de salud ocupacional GRF-PR-01 Inventario Plantas Físicas y Bienes GRF-PR-02 Adquisición y Legalización de Predios GRF-PR-03 Gestión de Servicios Públicos GRF-PR-04 Subasta de Activos GRF-PR-05 Gestión de Inventarios GRF-PR-06 Gestión de Seguros y Garantías GRF-PR-07 Mantenimiento de las edificaciones GRF-PR-08 Seguridad de Personal y Bienes Mapa de Riesgos Proceso Gestión del recurso Físico Proceso Asesoría y asistencia técnica Proceso Gestión de Trámites Proceso Promoción del Desarrollo Social Proceso Promoción del Desarrollo Económico Proceso Promoción del Desarrollo Territorial Proceso Inspección, vigilancia y Control Proceso Asesoría y asistencia técnica Proceso Gestión de Trámites Proceso Promoción del Desarrollo Social Proceso Promoción del Desarrollo Económico Proceso Promoción del Desarrollo Territorial

24 Pagina 24 de 33 NTCGP 1000: Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio Comunicación con el cliente 7.3. Diseño y Desarrollo Exclusión 7.4. Adquisición de Bienes y Servicios Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios Información para la adquisición de bienes y servicios Verificación de los productos y/o servicios adquiridos 7.5. Producción y prestación del servicio Control de la Producción y prestación del servicio Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio Documentos Asociados y/o Disposiciones Proceso Inspección, vigilancia y Control PDO-PR-04 Revisión por la Dirección COM-PR-01 Procedimiento de comunicaciones MEJ-PR-02 Procedimiento para la Atención de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) MEJ-PR-03 Medición y análisis de la percepción del cliente MEJ-PR-05 Toma de acciones correctivas CON-PR-01 Procedimiento para Licitaciones CON-PR-02 Procedimiento para la contratación directa CON-PR-03 Procedimiento para Contrataciones Directas de menor cuantía CON-PR-04 Procedimiento para Convenios Interadministrativos CON-PR-05 Procedimiento para Contratos con entidades sin Ánimo de Lucro. CON-PR-07 ingreso de información en página web y en el PUCE CON-PR-06 interventoría en la contratación estatal MEJ-PR-01 Control de productos o servicios No Conformes Exclusión Identificación y Trazabilidad PDO-PR-03 Control de Registros Propiedad del Cliente Proceso Asesoría y asistencia técnica Proceso Gestión de Trámites Proceso Inspección, Vigilancia y Control Preservación del Producto y/o Servicio PDO-PR-03 Control de Registros 7.6. Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición 8. Medición, Análisis y Mejora 8.1. Generalidades Exclusión MEJ-PR-01 Procedimiento para el Control de Productos o servicios no conformes

25 Pagina 25 de 33 NTCGP 1000: Seguimiento y Medición Satisfacción del Cliente Documentos Asociados y/o Disposiciones MEJ-PR-02 Procedimiento para la Atención de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) MEJ-PR-03 Procedimiento para Medición y Análisis de percepción del Cliente MEJ-PR-04 Procedimiento para la Mejora Continua de la Eficiencia, Eficacia, efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad MEJ-PR-05 Procedimiento para la Toma de Acciones Correctivas MEJ-PR-06 Procedimiento para la Toma de Acciones Preventivas MEJ-PR-07 Procedimiento para la Toma de Acciones de Mejora EVI-PR-01 Auditorias Internas PDO-PR-04 Revisión por la Dirección MEJ-PR-03 Procedimiento para Medición y Análisis de percepción del Cliente MEJ-PR-02 Procedimiento para la Atención de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) Auditoría Interna EVI-PR-01 Auditorias Internas Seguimiento y Medición de los procesos Indicadores establecidos en cada proceso Seguimiento y medición del producto y/o servicio 8.3. Control de Producto y/o Servicio No Conforme 8.4. Análisis de Datos 8.5. Mejora Mejora Continua Indicadores establecidos en cada proceso MEJ-PR-01 Procedimiento para el Control de Productos o servicios no conformes MEJ-PR-05 Procedimiento para la Toma de Acciones Correctivas MEJ-PR-06 Procedimiento para la Toma de Acciones Preventivas Indicadores establecidos MEJ-PR-03 Procedimiento para Medición y Análisis de percepción del Cliente MEJ-PR-04 Procedimiento para la Mejora Continua de la Eficiencia, Eficacia, efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad PDO-PR-04 Revisión por la Dirección EVI-PR-01 Auditorias Internas

26 Pagina 26 de Acción Correctiva Acción Preventiva NTCGP 1000:2004 Documentos Asociados y/o Disposiciones MEJ-PR-04 Procedimiento para la Mejora Continua de la Eficiencia, Eficacia, efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad MEJ-PR-05 Procedimiento para la Toma de Acciones Correctivas MEJ-PR-06 Procedimiento para la Toma de Acciones Preventivas

27 Pagina 27 de Matriz de Comunicación MATRIZ DE COMUNICACIÓN QUE COMUNICAR EMISOR MEDIO RECEPTOR PERIODICIDAD O Política y objetivos de calidad e importancia de satisfacer los requisitos del cliente Funcionamiento del Sistema de Gestión Eficacia de Acciones implantadas Resultados de Auditorias Internas Comportamiento de Quejas y Reclamos Mejora al Sistema de Gestión Cambios que se presenten en el SGC Directrices y Documentos relacionados con el SGC Comunicados Internos No conformidades de proceso Seguimiento a procesos Modificación a procedimientos, instructivos y formatos Coordinador de Calidad Dueños de procesos Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad Dueños de procesos Dueños de procesos Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad Carteleras, circulares, capacitaciones Reunión de Revisión por la Dirección Todo el personal Alcalde Variable Semestral Informe escrito Alcalde Mensualmente Informe escrito Alcalde y Secretarios Cada vez que se realice Informe escrito Alcalde y Secretarios Mensualmente Informe escrito Alcalde y Secretarios Mensualmente Reunión de Revisión por la Dirección Registros de distribución y difusión Escrito Informe escrito Informe escrito Verbal, sensibilización Alcalde y Secretarios, dueños de proceso Todo el personal Cualquier empleado de la Entidad Todo el personal Alcalde y Secretarios, dueños de proceso Área implicada Semestral Cada vez que se presente Cada vez que se requiera Cada vez que se presente Variable Variable

28 Pagina 28 de Matriz de Responsabilidades RESPONSABILIDADES REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Gestionar y promover los recursos humanos, la infraestructura y el ambiente de trabajo necesario y suficiente para mejorar continuamente la eficiencia, eficacia y efectividad del SGC y aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Revisar el SGC en función de su continua consistencia, adecuación, eficiencia, eficacia y efectividad continuas. Representar a la Administración Municipal en todas las relaciones con las partes interesadas en asuntos referidos con el SGC. Asegurar que se establezcan, se implementen y se mantengan los procesos necesarios para el SGC. Informar al Alcalde y al Concejo municipal sobre el Desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de la comunidad en todos los niveles de la Administración Municipal Dirigir y coordinar el Comité de Calidad y asistir a las reuniones donde se solicite su presencia para el mantenimiento y mejoramiento continuo del SGC. AUTORIDADES Solicitar auditorias al SGC para los procesos o requisitos de la NTCGP- 1000:2004 en el momento que lo crea conveniente. Aprobar los programas y planes de auditorías internas, así como el equipo de auditores. Aprobar la documentación del SGC. Asignar las responsabilidades y autoridades a los funcionarios de la Administración Municipal Solicitar la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora cuando lo considere pertinente. RESPONSABILIDADES COMITÉ DE CALIDAD Determinar las directrices necesarias y suficientes para una adecuada implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de los procesos del SGC. Velar por la adecuada implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de los procesos del SGC. Propender por el cumplimiento de la política de calidad y de los objetivos de calidad. Divulgar las acciones relacionadas con el mantenimiento y el mejoramiento del SGC, Divulgar las acciones correctivas, preventivas y de mejora relacionadas con el proceso y surgidas a partir de diferentes fuentes. Consolidar y analizar los indicadores del proceso Cumplir cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentación del SGC. AUTORIDADES Solicitar la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora cuando lo considere pertinente. Avalar la documentación asociada al proceso bajo su responsabilidad. Solicitar auditorias internas a los procesos bajo su responsabilidad en el momento que lo crea conveniente.

29 Pagina 29 de 33 RESPONSABILIDADES LÍDERES DE PROCESOS. Apoyar permanentemente las labores del Comité de calidad sobre la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de las actividades asociadas al proceso. Facilitar todos los recursos necesarios para la implementación de acciones que mejoren las actividades asociadas al proceso. Velar porque los participantes del proceso sea responsable por la planeación, difusión, socialización, desarrollo, implementación y monitoreo de las actividades de mejora. Presentar ante las instancias correspondientes los resultados obtenidos. Promover y efectuar seguimiento a la operación eficiente, eficaz y efectiva de los Equipos de Calidad involucrados en los procesos del SGC. Cumplir cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentación del SGC. Divulgar las acciones relacionadas con el mantenimiento y el mejoramiento del SGC, surgidas desde el comité de Calidad y las instancias superiores del SGC. Divulgar las acciones correctivas, preventivas y de mejora relacionadas con el proceso y surgidas a partir de diferentes fuentes. AUTORIDADES Avalar permanentemente las labores del Comité de calidad sobre la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de las actividades asociadas al proceso. Aprobar los tratamientos a los servicios no conformes y/o acciones correctivas, preventivas y de mejora que se le consulten. Solicitar la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora cuando lo considere pertinente. Aprobar los planes de auditorías internas. Aprobar la documentación asociada al proceso bajo su responsabilidad. RESPONSABILIDADES SECRETARIOS DE DESPACHO Y ALCALDE Gestionar y proporcionar las condiciones y los recursos necesarios para garantizar que las responsabilidades, autoridades y funciones asignadas a los funcionarios que estén a su cargo AUTORIDADES Solicitar resultados de las auditorías al SGC para los procesos relacionados con su dependencia. Aprobar los planes de auditorías internas.