CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 Código: PSG Página 1 de 5 CONTROL DE DOCUMENTOS TABLA DE MODIFICACIONES Revisión N Pág. Modificada Motivo del cambio Fecha Aprobación Aprobó Revisado por Aprobado por Firma Firma Nombre: Mª Graciela Yáñez Reyes Nombre: Orlando Ramírez Flores Función: Asistente Comercial Función: Gerente General

2 Código: PSG Página 2 de OBJETIVO Y ALCANCE Establecer y documentar el método utilizado para la revisión, aprobación, actualización y distribución de documentos ya existentes y la creación de nuevos documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de ORF Capacitación. Estas disposiciones se aplican a procedimientos, instructivos y formatos físicos y sobre la última versión electrónica de los documentos. La documentación sujeta al control, es tanto interna como la externa aplicable a las actividades de ORF Capacitación. 2.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA No tiene. 3.- DEFINICIONES No tiene 4.- DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES En ORF Capacitación existen documentos elaborados tanto interna como externamente, dentro de estos últimos están los decretos, leyes y otros documentos oficiales que rigen la actividad. Los documentos a controlar del SGC son los que aparecen en el Listado Maestro de Documentos Internos, el Listado Maestro de Formatos y en el Listado Maestro de Documentos Externos. El control de los documentos es coordinado por el Representante de la Dirección (RD) y la realización de las modificaciones o creación de nuevos documentos se realiza de acuerdo a la matriz de responsabilidades establecida en el Listado Maestro de Documentos y el Listado Maestro de Formatos, teniendo en cuenta que: Revisa: Es la persona responsable de establecer cómo se ejecuta la actividad descrita en el documento. Su nombre, función y firma deben aparecer en el pie de página de la primera hoja del documento o formato. Aprueba: Es la persona responsable de administrar el área que debe usar el documento o en su defecto el RD. Su función y firma deben aparecer en el pie de página de la primera hoja del documento o formato. Los listados maestros, los documentos internos, documentos externos, y los formatos del SGC de ORF Capacitación se encuentran almacenados en el estante de Documentación y Normas, ubicado en la Oficina OTEC y no en cada puesto de trabajo. A esta documentación tiene acceso todo el personal de ORF Capacitación de acuerdo a lo especificado en la matriz Control de Registros del numeral 5.

3 Código: PSG Página 3 de Secuencia de control de documentos de origen interno Creación de un documento. La persona que detecte la necesidad de elaborar un procedimiento o un instructivo documentado, debe preparar su propuesta según lo establece el PSG Emisión de Documentos, discutirla con las personas involucradas en el cumplimiento o desarrollo de las actividades en cuestión y posteriormente enviar el archivo electrónico al RD, quien revisa que se haya cumplido los requerimientos estructurales establecidos en el procedimiento PSG Revisión Una vez revisada y aprobada la estructura del documento, el RD lo envía para revisión de la persona responsable del área donde se implementará el documento, quien analiza el contenido y de ser necesario, realiza observaciones y/o modificaciones. También para realizar esta revisión, puede consultar a otras personas en la Oficina. El archivo electrónico del documento revisado es enviado al RD Aprobación El RD debe completar el encabezado del documento, ingresando la fecha de origen y la revisión (al ser la primera edición en el campo Revisión se coloca 0 (cero)), imprimir una copia del documento, obtener las firmas de revisión y aprobación de los responsables e incorporar el nuevo documento en el Listado Maestro de Documentos FSG nn Identificación de las copias controladas. En nuestro SGC existen copias físicas controladas, y son los documentos originales firmados por los responsables que se mantienen en la carpeta Sistema de Gestión de la Calidad ubicada en la Oficina OTEC y versiones electrónicas finales en PDF de cada documento que se mantienen en la carpeta Procedimientos Vigentes (E:\Documentos Compartidos\SGC Nch2728\DOCUMENTACION SGC ORF LTDA\Procedimientos Vigentes), de administración exclusiva del RD Modificación de un Documento Quien detecte la necesidad de modificar un documento, trabaja sobre el archivo electrónico correspondiente y prepara su propuesta respetando lo establecido en el PSG Emisión de Documentos : De ser necesario, la discute con las personas involucradas en el cumplimiento o desarrollo de las actividades en cuestión. Los cambios en los documentos se deben identificar escribiendo en negrita y cursiva el texto incorporado o modificado. Esta identificación afecta sólo al último cambio. Además

4 Código: PSG Página 4 de 5 se debe registrar la modificación en la tabla de modificaciones de la carátula del documento. Una vez modificado el documento, es enviado en archivo electrónico al RD, quien revisa que se hayan cumplido los requerimientos estructurales establecidos en el procedimiento PSG Posteriormente se realiza la revisión y aprobación de los documentos de acuerdo a lo establecido en y anteriores, con la salvedad que en el llenado de la viñeta, se mantiene la fecha de origen, pero se modifica la revisión aumentándola en un dígito y se coloca en el campo Fecha Revisión, la fecha en que fue aprobada esta nueva versión del documento Distribución y retiro. Archivos Físicos: el RD debe incorporar las nuevas revisiones de los documentos en el archivador Sistema de Gestión de la Calidad ubicada en el estante de Documentación y Normas de la Oficina OTEC y debe retirar las copias obsoletas. Carpeta documentos electrónicos: el RD debe mantener actualizada la carpeta Procedimientos Vigentes, con las versiones vigentes de los documentos Obsolescencia El RD, guarda en formato electrónico solamente la última versión obsoleta de los documentos, en la carpeta Documentos Obsoletos (misma ruta que la indicada en 4.1.4). Los documentos físicos obsoletos se destruyen. 4.2 Documentos de origen externo Los documentos de origen externo son aquellos decretos, leyes y otros documentos oficiales asociados que rigen la actividad de ORF Capacitación. Estos se controlan, de manera similar que los documentos elaborados internamente, a través del Listado Maestro de Documentos, FSG nn. Cuando se tome conocimiento o llegue a la OTEC alguna modificación o emisión de nuevos documentos externos aplicables a los procesos del SGC de ORF Capacitación, el RD o cualquiera de los asistentes, envía una copia del documento o de su nueva versión al responsable de aplicar estos documentos, quien debe analizar si este documento externo afecta a ORF Capacitación y, de ser pertinente, procede a modificar los documentos del SGC, de acuerdo a lo dispuesto en los numerales 4.1 y siguientes. El RD procede a incorporar o reemplazar el documento de origen externo en el archivador correspondiente, previa firma y registro de la fecha en la primera hoja del documento y a actualizar el Listado Maestro de Documentos.

5 Código: PSG Página 5 de Formatos del Sistema de Gestión de la Calidad. La persona que detecte la necesidad de modificar o elaborar un formato o formulario, debe discutir tal variación, con los involucrados en el cumplimiento o desarrollo de la actividad en cuestión, debe preparar una propuesta y enviarla al RD, quien la revisa y en caso de aprobarla, actualiza en el Listado Maestro de Formatos, FSG xx y el formato electrónico propiamente tal. 4.4 Difusión El RD informa por correo electrónico a todos los integrantes de ORF Capacitación la aprobación y puesta en vigencia de los nuevos documentos o nuevas versiones de los mismos, formatos y/o formularios, tanto internos como externos, indicando claramente a partir de cuándo son exigibles y dónde pueden consultarlos. 4.5 Respaldo de la información En ORF Capacitación hemos definido la realización de respaldos periódicos de la información del SGC (carpeta procedimientos vigentes, carpeta documentos obsoletos). Estos respaldos son realizados mensualmente por el Encargado de Apoyo Informático, que guarda la información en CD`s identificados con el mes y año del respaldo realizado. 5.- CONTROL DE REGISTROS Identificación del registro FSG nn, Listado Maestro de Documentos FSG nn, Listado Maestro de Formatos Almacenamiento Protección Recuperación En archivador Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad, en No Requiere Uso público estante Capacitación, Oficina OTEC En archivador Formatos del Sistema de Gestión de la No Requiere Uso público Calidad, en estante Capacitación, Oficina OTEC Tiempo retención y disposición Permanente, Actualizar Permanente, Actualizar 6.- ANEXOS. No tiene.

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