MANUAL DE CALIDAD DEL INSTITUTO NACIONAL NTCGP 1000:2004 PROCESOS: ESTRATÉGICOS, MISIONALES, DE APOYO Y DE EVALUACIÓN DEL INPEC

Transcripción

1 1 MANUAL DE CALIDAD DEL NTCGP 1000:2004 PROCESOS: ESTRATÉGICOS, MISIONALES, DE APOYO Y DE EVALUACIÓN DEL 2008

2 2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 5 1 PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD OBJETIVOS DEL MANUAL ALCANCE JUSTIFICACIÓN EXCLUSIONES CONTROL DEL MANUAL TÉRMINOS Y DEFINICIONES 8 2 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN 9 3 PRESENTACIÓN DEL RESEÑA HISTÓRICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN EL CLASIFICACIÓN DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE RECLUSIÓN MISIÓN DEL VISIÓN DEL VALORES CORPORATIVOS DEL ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL 14 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REQUISITOS GENERALES GESTIÓN DOCUMENTAL 19 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ENFOQUE AL CLIENTE POLÍTICA DE CALIDAD PLANIFICACIÓN RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 26 6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS PROVISIÓN DE RECURSOS TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO 29 7 PRESTACIÓN DEL SERVICIO PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE DISEÑO Y DESARROLLO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 35 Pág.

3 3 8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA GENERALIDADES SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN CONTROL DEL PRODUCTO/SERVICIO NO CONFORME ANÁLISIS DE DATOS MEJORA 37 9 HISTÓRICO DE ACTUALIZACIONES TABLA COMPLEMENTARIA

4 4 TABLA DE ANEXOS ANEXO 1. ANEXO 2. ANEXO 3. ANEXO 4. ORGANIGRAMAS INSTITUCIONALES ANEXO 1A SEDE CENTRAL ANEXO 1B DIRECCIÓN REGIONAL ANEXO 1C ESTABLECIMIENTO DE RECLUSIÓN MAPA DE PROCESOS - CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS ANEXO 2A MAPA DE PROCESOS ANEXO 2B CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS MATRIZ INDICADORES POLÍTICA DE CALIDAD LISTADOS MAESTROS DE DOCUMENTOS EN VERSIONES OFICIALES (Referenciados en el procedimiento PA VERSIÓN OFICIAL Norma Fundamental del Sistema de Gestión de la Calidad del.) ANEXO 4A LISTADO MAESTRO DE PROCESOS ANEXO 4B LISTADO MAESTRO DE PROCEDIMIENTOS ANEXO 4C LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS DEL SGC LOS DOCUMENTOS SE ENCUENTRAN PARA CONSULTA EN LA RUTA VIRTUAL DE LA CALIDAD.

5 5 INTRODUCCIÓN El en su compromiso con los clientes, usuarios y aporte a la sociedad busca conducir a la Institución a alcanzar sus objetivos, la excelencia en todas las actividades y funciones que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad que proporcione una mayor efectividad de los recursos y del desarrollo del talento humano, a través del mejoramiento continuo. El presente Manual de Calidad tiene como finalidad describir la estructura y funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario para el aseguramiento de la calidad, lo que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo del Instituto, cumpliendo con los estándares de calidad de la norma NTCGP 1000:2004; basado en los siguientes capítulos: 4. Sistema de Gestión de la Calidad 5. Responsabilidad de la Dirección 6. Gestión de los Recursos 7. Prestación del Servicio 8. Seguimiento y Medición

6 6 1 PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD 1.1 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario en cumplimiento de la Norma Técnica NTC GP 1000:2004, documenta el presente Manual de Calidad compuesto por tres secciones: I. INTRODUCTORIA: establece la finalidad del Manual de Calidad, define los objetivos del manual, justificación, alcance y exclusiones aplicables al Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con la naturaleza de los servicios. II. III. INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN: describe los lineamientos del Instituto, la estructura organizacional, misión, visión, valores corporativos, reseña histórica y clasificación de los Establecimientos de Reclusión. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: presenta los procesos y su interrelación e identifica el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000: OBJETIVOS DEL MANUAL Relacionar los procesos y procedimientos por medio de los cuales se regula el cumplimiento de las medidas de aseguramiento, la ejecución de las penas privativas de la libertad personal y de las medidas de seguridad, referidas en la normatividad Penitenciaria y Carcelaria y demostrar que el Sistema de Gestión de la Calidad cumple con los requisitos de la calidad establecidos en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 con el objetivo de: Comunicar a todos los Servidores Penitenciarios y Carcelarios la Política de Calidad, los procesos, procedimientos y los requisitos del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario. sarrollar una conciencia hacia la calidad generando y manteniendo un ambiente favorable, en el cual los servidores penitenciarios y carcelarios se involucren totalmente en el logro de los objetivos institucionales. Establecer a nivel nacional un Sistema de Gestión de la Calidad eficaz. Asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma Técnica NTCGP 1000:2004. Suministrar las bases documentales para las auditorias.

7 7 1.3 ALCANCE El presente manual describe el Sistema de Gestión de la Calidad adoptado por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, el cual se enmarca dentro de los requisitos establecidos en la NTCGP 1000:2004 para su funcionamiento y aplicación en todas las actividades que afecten la calidad de los servicios prestados por la institución. igual manera, el presente Manual aplica a todos los Servidores Penitenciarios y Carcelarios, que tengan incidencia en la calidad de los servicios prestados, quienes deben conocerlo y cumplirlo debidamente. 1.4 JUSTIFICACIÓN El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, teniendo en cuenta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, dentro del mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad a nivel nacional, bajo la responsabilidad del Jefe de la Oficina de Planeación quien fue delegado por la Dirección General como Representante de la misma para la implementación, mantenimiento y mejoramiento de dicho Sistema, promoviendo una cultura participativa de los estamentos de la Institución. 1.5 EXCLUSIONES Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio (7.5.2). Los servicios ofrecidos por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, son verificados y evaluados durante cualquier etapa del proceso. 1.6 CONTROL DEL MANUAL El Manual de Calidad del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, a través del Grupo de Organización y Métodos de la Sede Central controlará y realizará las modificaciones al presente documento. Una vez se apruebe el cambio del documento ya sea por modificación o por anulación, y sea declarado obsoleto o anulado mediante acto administrativo, el responsable del Grupo de Organización y Métodos de la Sede Central, procederá a actualizar en el formato OP Versión Oficial Listado Maestro de Obsoletos Una vez obtenida la aprobación final del documento mediante resolución, se estampa el número y fecha de la resolución en su correspondiente casilla, se crean las copias requeridas y este no podrá ser fotocopiado para divulgación o consulta. La entrega del documento original a la pendencia interesada, solamente la podrá realizar el Grupo de Organización y Métodos en la Sede Central, utilizando formato OP Versión Oficial Acta. Si las dependencias requieren copias adicionales de

8 8 documentos, será solicitada mediante formato OP Versión Oficial Memorando, dicha copia registrada en una de trabajo en Excel, en la cual el responsable de Organización y Métodos, llevará el registro del total de copias emitidas de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad del, en la cual se recopilará la siguiente información: Fecha de Entrega, Código Documento, Nombre del Documento, Copia Nº, pendencia Solicitante, Fecha de Solicitud, stino del Procedimiento y Observaciones Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, estarán disponibles para consulta de todos los usuarios del en formato PDF (Portable Document Format, Formato de Documento Portátil), este formato es utilizado para el almacenamiento de los documentos inmodificables para consulta, en la ruta de la calidad virtual, quienes podrán visualizar copia idéntica del documento aprobado. Una vez divulgado este documento cualquier Servidor Penitenciario podrá proponer la actualización de su contenido de conformidad con lo establecido en la Norma Fundamental del Sistema de Gestión de la Calidad en el, en formato OP Versión Oficial Solicitud de elaboración o modificación de documentos, de acuerdo con las necesidades generadas por las actividades propias de la Institución, revisada con anterioridad por el responsable del Grupo de Organización y Métodos, quien aprobará o rechazará dicha solicitud consignando en las casillas correspondientes del formato. 1.7 TÉRMINOS Y DEFINICIONES Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de este manual de acuerdo con lo establecido en la NTCGP 1000:2004: Acción correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable Acción preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable Adquisición de bienes y servicios: cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la misión de la entidad Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo Auditoría interna: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos Cliente: organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

9 Comunidad Académica Penitenciaria: Integrada por entes de educación, docentes, estudiantes, egresados, auxiliares bachilleres del, reservistas y familias Enfoque basado en los procesos: identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque basado en los procesos" Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación Interesados: Organización, persona o grupo que tenga un interés en el crecimiento y buen desempeño de la Institución, la Familia del Interno, la Sociedad, los servidores públicos, entidades públicas y privadas, comunidad académica Penitenciaria, organismos de control y de seguridad Infraestructura: sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad Manual de Calidad: documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad Mejora continua: acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño Objetivo de la calidad: algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad Planificación de la calidad: parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad Política de la calidad: intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad Producto o Servicio: resultado de un proceso o un conjunto de procesos Proveedor: organización o persona que proporciona un producto y/o servicio Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas Sistema de gestión de la calidad: herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. 2 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN La Alta Dirección se compromete al desarrollo de acciones que respondan de cara a la responsabilidad del Estado en el respeto, promoción, divulgación y protección de los

10 10 rechos Humanos de las partes interesadas generando una nueva cultura, reconociendo los derechos y obligaciones de los Internos recluidos en los Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional, así como de los Servidores Públicos al servicio del. La Dirección General en cumplimiento del creto 4110 del 09 de diciembre de , implementa el Sistema de Gestión de la Calidad como prioridad dentro del Plan Estratégico para el mejoramiento continuo Institucional. El compromiso está orientado hacia el sarrollo y Mejoramiento Continuo del Sistema, garantizando el direccionamiento, evaluación y seguimiento del desempeño institucional en términos de Calidad y satisfacción en la prestación de los servicios a la sociedad. ntro de la búsqueda del Mejoramiento Continuo de la Institución se han adquirido una serie de compromisos y obligaciones con el Sistema de Gestión de la Calidad; así: 1. Liderar el cumplimiento de la Misión y Visión del. 2. Asignar los recursos humanos, económicos y técnicos para dar cumplimiento a los objetivos, con base en las asignaciones establecidas en la Ley General de Presupuesto. 3. terminar políticas que permitan el adecuado desarrollo del Talento Humano 4. Establecer y dar a conocer la Política de Calidad a todos los Servidores Penitenciarios y Carcelarios. 5. Mantener comunicación y difusión constante sobre el Sistema de Gestión de la Calidad Institucional. 6. Realizar auditorias internas para garantizar la mejora continua y la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. 1 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública

11 11 3 PRESENTACIÓN DEL 3.1 RESEÑA HISTÓRICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN EL El aseguramiento de la Calidad nació como evolución del Control de Calidad, para esto se crearon sistemas de calidad que incorporan la prevención como premisa principal y que sirven para anticipar los errores antes que estos se presenten. El eje principal de un Sistema de Calidad es garantizar que los servicios que ofrece una organización cumple con los requisitos y especificaciones establecidas previamente por el cliente y la Entidad, asegurando una calidad continua a lo largo del tiempo. En el año 1992 mediante creto No del 30 diciembre nace el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, como una alternativa de cambio para agilizar los procesos de ampliación y mejoramiento de servicios de los Establecimientos de Reclusión del país, bajo la Ley 65 de 1993, se expide el Código Penitenciario y Carcelario, el cual regula el cumplimiento de las medidas de aseguramiento, la ejecución de las penas privativas de la libertad personal y de las medidas de seguridad 2. En marzo 31 de 2000 se firmó el Convenio de Cooperación en materia de prisiones entre la Embajada de los Estados Unidos de América en Colombia y el Ministerio de Justicia y del recho, denominado Programa de Mejoramiento del Sistema Penitenciario el cual contempló entre otros objetivos específicos: 4. Implementar un Sistema de Aseguramiento de la Calidad. Para su aplicación se tomó como Modelo el Establecimiento de Reclusión de Valledupar, Establecimiento que fue certificado por el ICONTEC en el año 2001 bajo la Norma ISO 9001/94 en los Procesos de Tratamiento al Interno y Administración del Establecimiento. En el año 2003 se realizó Auditoría de Seguimiento por parte del ICONTEC al certificado de Aseguramiento de la Calidad No bajo la NTC-ISO 9002/94 al Establecimiento de Reclusión de Valledupar el cual fue ratificado por el Consejo Directivo del mismo organismo realizado el 26 de noviembre de El Gobierno Nacional consciente del mejoramiento continuo en la Rama Ejecutiva del Poder Público y entidades prestadoras de servicios, aprueba la Ley 872/03 la cual ordena: Creación del Sistema de Gestión de la Calidad. Créase el Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los 2 Art.1. Ley 65.

12 12 servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente. El 9 de diciembre de 2004, se expidió el creto 4110/04, reglamentario de la Ley 872 de 2003, por el cuál las entidades deben adoptar la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2004, la cual promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, permitiendo identificar y gestionar, de manera eficaz, la interacción de las distintas actividades. Como base para la elaboración de este documento se emplearon las normas internacionales de la serie ISO 9000:2000 sobre gestión de la calidad. En consecuencia el adelanta las actividades para la transición a la Norma NTC GP 1000: CLASIFICACIÓN DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE RECLUSIÓN El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario a nivel administrativo se encuentra subdividido en un Nivel Central, seis (6) Direcciones Regionales: Central, Occidental, Norte, Oriental, Noroeste, Viejo Caldas y ciento cuarenta y un (141) Establecimientos de Reclusión y demás que se creen o se supriman. Los Establecimientos de Reclusión a nivel Nacional y de acuerdo con la Ley 65 de 1993 se definen así: Establecimientos Carcelarios: se entienden aquellos previstos exclusivamente para retención y vigilancia de sindicados. Establecimientos Penitenciarios: son aquellos destinados a la reclusión de condenados y en los cuales se ejecuta la pena de prisión, mediante un sistema gradual y progresivo para el tratamiento de internos. Establecimientos Penitenciarios y Carcelarios: son aquellos en que se cumple la detención preventiva y los destinados a la reclusión de condenados y en los cuales se ejecuta la pena de prisión, encontrándose los condenados separados de los sindicados por pabellones, patios o torres. Casa Cárcel: es el lugar destinado para la detención preventiva y el cumplimiento de la pena por delitos culposos cometidos en accidente de tránsito. Establecimientos Penitenciarios y Carcelarios de Alta y Mediana Seguridad: son aquellos destinados para sindicados y condenados, cuya detención y tratamiento requieren mayor seguridad, sin perjuicio de la finalidad resocializadora de la pena.

13 13 Reclusión de Mujeres: son aquellos Establecimientos destinados para la detención y descuentos de la pena impuesta a mujeres infractoras, salvo las que deban ser recluidas en la casa cárcel por delitos culposos, cometidos en accidente de tránsito. Establecimientos para miembros de la fuerza pública: son aquellos Establecimientos en los cuales cumplirán la detención preventiva los miembros de la fuerza pública; a falta de estos, se cumplirá en las instalaciones de la unidad a la que pertenezcan. Colonias Agrícolas: son aquellos establecimientos para purgar pena, preferencialmente para condenados de extracción campesina o para propiciar la enseñanza agropecuaria. Establecimientos de Reclusión Especial: son aquellos destinados para recluir personal del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, funcionarios y empleados de la Justicia Penal, Cuerpo de Policial Judicial y del Ministerio Público, Servidores Públicos de elección popular, funcionarios que gocen de fuero legal o constitucional, ancianos o indígenas, esta situación se extiende a los exservidores públicos respectivos. Establecimientos de Reclusión de Justicia y Paz: son Establecimientos Penitenciarios y Carcelarios contemplados en el Artículo 30 de la Ley 975 del 25 de julio de 2005, creados para recluir a personas que se acojan a dicha Ley. 3.3 MISIÓN DEL Administrar el Sistema Penitenciario y Carcelario, garantizando el cumplimiento de la pena privativa de la libertad, la detención precautelativa, la seguridad, la atención social y el tratamiento penitenciario de la población reclusa, en el marco de los rechos Humanos. 3.4 VISIÓN DEL Consolidar con eficacia y efectividad el Sistema Penitenciario y Carcelario, garantizando una organización moderna, humanizada, comprometida con el Estado y sus Instituciones: mediante la gerencia de los recursos, orientada a la solución integral de la problemática penitenciaria y carcelaria en el campo de la seguridad y la integración social positiva.

14 VALORES CORPORATIVOS DEL 1. Lealtad: firmeza en la defensa de los intereses del Instituto, representándolo con honor y sirviéndole con vocación 2. Respeto: actuar, reconociendo en sí mismo y en el otro, sus valores, derechos y diferencias 3. Honestidad: hacer lo que se debe hacer, obrando con rectitud, ética y moral 4. Responsabilidad: compromiso integral con el Instituto 5. Solidaridad: unión de esfuerzos en el cumplimiento de los objetivos del instituto 3.6 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, organizacionalmente está constituido por tres niveles: Central, Regional y de Establecimiento de Reclusión como se refleja en los respectivos organigramas, anexos al presente Manual. (VER ANEXO 01) 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 REQUISITOS GENERALES Planificación. El presente Manual de Calidad se documentó de acuerdo con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2004, la cual promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos; enfoque que permite el control continuo sobre los vínculos entre los procesos individuales que forman parte de Sistema General por procesos y su interacción. Con el objeto de determinar de manera conjunta los procesos del Instituto y teniendo en cuenta que para su identificación se requieren de funcionarios con conocimiento amplio de la entidad, mediante acta 016 del 28 de febrero de 05 se integró e impartieron lineamientos a los delegados y se inició la identificación y construcción del Mapa de Procesos, integración que fue legalizada por la Dirección General mediante Resolución 4623 del 05 de agosto de con el fin de responsabilizar y obtener la caracterización de los diferentes procesos previamente identificados y aprobados mediante Resolución 4032 del 08 de julio de y demás que la modifique o adicione. Los integrantes de dicho grupo de trabajo conformado por auditores Internos de Calidad del Instituto, previamente adquirieron conocimiento y formación en la Normatividad y Funcionalidad sobre el. 3 Por la cual se conforman unos grupos temporales de trabajo para caracterizar los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario 4 Por la cual se aprueban y adoptan los Procesos para el, el respectivo Mapa de Procesos y sus interacciones

15 15 El Mapa de procesos aprobado por la Dirección General se actualiza a segunda versión de acuerdo con las siguientes recomendaciones (VER ANEXO 2): Identificación del Proceso Planeación Institucional, como resultado de la Fusión de los Procesos de Planificación Institucional y Planeación de Recursos, toda vez que las acciones de estos están integradas en la Planeación Institucional, la cual abarca un conjunto de fundamentos y actividades que integran la gestión, el direccionamiento estratégico, el organizacional y el de recursos. Los procesos Red Social y Postpenado, se excluyen del Mapa de Procesos con ocasión a que cada uno por su parte se constituyen en actividades que se desarrollan dentro del proceso de Tratamiento Penitenciario: Red Social como procedimiento de vinculación de particulares al, para apoyar algunos programas que despliega la Subdirección de Tratamiento y sarrollo desde los Establecimientos de Reclusión; Postpenado, es una actividad complementaria, contemplada en el Código Penitenciario que igualmente se direcciona a través del procedimiento y que no se podría caracterizar como proceso toda vez que no genera valor agregado al tratamiento penitenciario, sino al individuo en particular. El proceso Servicio Militar, se excluye del Mapa de Procesos por ser una actividad que se desarrolla dentro del proceso Gestión Académica cuyo objetivo es cumplir con la capacitación del servidor público al servicio del en su formación basada en competencias laborales y el fortalecimiento del desarrollo humano para el logro de la misión institucional; adicionalmente la especialización de los interesados de la comunidad académica.

16 Estructura Documental. Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad presentan la siguiente estructura: NORMATIVIDAD MANUAL DE CALIDAD CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REGLAMENTO GENERAL DE REGIMEN INTERNO PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REGISTROS INSTRUCTIVOS Interrelación de los Procesos. Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del se clasifican en manuales, procesos, procedimientos, instructivos, formatos e instrucciones. Agrupación de procesos. acuerdo con la interrelación de las actividades y la Norma técnica NTC-GP 1000:2004 los procesos se clasifican en: Procesos Estratégicos: son los que determinan las directrices y lineamientos a los procesos misionales, incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la Dirección.

17 17 Procesos Misionales: son la razón de ser de la institución, generan impacto al cliente creando valor para éste, incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad y el cumplimiento de su objetivo social o su razón de ser. Procesos de Soporte: son los que dan apoyo a los procesos misionales para que puedan ejecutarse, incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios para los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis, y mejora. Procesos de Evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas, y son parte integral de los procesos estratégicos, de soporte y los misionales. Sin desconocer los conceptos anteriores, el Mapa de Procesos se fundamenta en el Ciclo de DEMING, conocido como CICLO PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar); (VER ANEXO 2A) ntro de cada una de las etapas del Ciclo PHVA se identificaron los siguientes procesos (VER ANEXO 2B): Planear - Gestión Documental: Proceso Soporte, dirigido al control de los documentos internos y externos del. - Direccionamiento Estratégico: Proceso Estratégico, el cuál define, orienta y sensibiliza las políticas Institucionales. - Planeación Institucional: Proceso Estratégico, define las herramientas para el cumplimiento de las estrategias, políticas y objetivos Institucionales, así mismo planifica los recursos asignados. Hacer - Atención al Cliente: Proceso Misional, a través del cual se realiza el seguimiento a la percepción que tiene el cliente respecto al cumplimiento de los requisitos, con el fin de brindar una óptima atención de los servicios prestados. - Ingreso: Proceso Misional, cuyo objetivo es fijar, identificar y ubicar a los Internos en un Establecimiento de Reclusión. - Atención Integral: Proceso Misional, el cual determina los servicios básicos que debe recibir un Interno para garantizar su calidad de vida en el Establecimiento de Reclusión, durante su permanencia en el. - Seguridad: Proceso Misional, que establece los métodos y estrategias que garantizan la permanencia de los Internos en los Establecimientos de Reclusión, conservando la disciplina a través de la labor del Cuerpo de Custodia y Vigilancia.

18 18 - Tratamiento Penitenciario: Proceso Misional, el cual establece los alcances para la integración social positiva del Interno Condenado, mediante su participación activa en un Sistema de oportunidades que le permita construir su proyecto de vida. - Gestión Académica: Proceso de Soporte, que establece como garantizar el cumplimiento de los objetivos planteados para el desarrollo curricular de los cursos de formación, complementación, orientación, actualización y capacitación programados por la Escuela Penitenciaria Nacional. - Contratación y Compras: Proceso de soporte, a través del cual se establece la metodología para la elaboración de contratos y compras de las distintas dependencias del. - Gestión Jurídica: Proceso de soporte, que determina los métodos aplicados para realizar actividades en las áreas jurídicas en el nivel Central, Regional y dentro de los Establecimientos de Reclusión. - Administración de Recursos: Proceso de Soporte, el cual determina como se proveen los recursos financieros, humanos y físicos en el. - Disciplinario: Proceso de soporte, en el cual se determinan las acciones necesarias a tomar cuando un Servidor o ex Servidor Público Penitenciario ha incurrido en una falta. Verificar - Revisión del Sistema: Proceso de Evaluación, que establece como se realiza la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución. - Seguimiento y Análisis de la Gestión: Proceso de Evaluación, que determina el seguimiento y la evaluación de los planes y proyectos institucionales Actuar - Gestión de Mejora: Proceso Estratégico, el cual determina la metodología para comprobar y evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución. Los procedimientos se clasifican según las actividades desarrolladas en: Procedimientos Operativos: son los documentos relacionados con las actividades propias de seguridad de la organización. Procedimientos de Tratamiento: son los documentos que contienen la guía de las acciones para brindarle tratamiento penitenciario y atención social al Interno. Procedimientos Administrativos: son los documentos que contienen la descripción clara y precisa de la forma como se desarrollan las actividades de soporte para realizar los procedimientos operativos y de Tratamiento al Interno, que se ejecutan en el Instituto. Y de acuerdo con su aplicación en:

19 19 Procedimientos Generales: son aquellos procedimientos que en el desarrollo de sus tareas involucran todos los niveles de la Institución. Procedimientos Específicos: son procedimientos que por su contenido específico en el desarrollo de las tareas son aplicados por una pendencia, Dirección Regional o Establecimiento de Reclusión del Orden Nacional. 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL La Gestión Documental en las Entidades del Estado se entiende como un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Para el es importante la organización y conservación de los documentos y archivos dado que estos son necesarios para evidenciar las actuaciones sobre el diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos y deben ser considerados como uno de los principales activos de la Entidad, en el marco de este numeral el Instituto ha establecido y caracterizado el Proceso de Gestión Documental Control de Documentos. El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, en el año 2001 fue certificado por el ICONTEC bajo la Norma ISO 9002/94, en los procesos de Tratamiento al Interno y Administración del Establecimiento Penitenciario y Carcelario de Alta y Mediana Seguridad de Valledupar, desde ese año se han documentado procedimientos para aplicación en el nivel Central, Regional y de Establecimientos de Reclusión, con la expedición de la Ley 872/05 y su creto reglamentario 4110/04, el Instituto en el año 2004 inicio las actividades tendientes a la actualización de dichos procedimientos bajo los parámetros establecidos por la Norma NTC GP 1000:2004. El Instituto mediante Resolución 2971 de 12 de septiembre de 2001 asignó las funciones del control de documentos a la División de Servicios Administrativos a través del grupo de Correspondencia y Archivo. Para el desarrollo de esta función el Instituto cuenta con un Archivo Central ubicado en Carrera 30 # 8-56 en la Ciudad de Bogotá y los archivos de Gestión ubicados en cada una de las pendencias y Áreas de las Direcciones Regionales y de Establecimientos de Reclusión. El para controlar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad desarrolló el procedimiento: PA Versión Oficial Norma Fundamental del Sistema de Gestión de la Calidad del, este documento establece la estructuración de los documentos exigidos en la Norma NTC GP 1000:2004, su control, conservación, divulgación y seguimiento de los procesos, procedimientos y registros de acuerdo con lo establecido en los numerales y de la Norma citada. La Oficina de Planeación en coordinación con las Áreas de Planeación de las Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión son las responsables de realizar el seguimiento en la elaboración, revisión, aprobación, divulgación y modificación de los documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad (VER ANEXO 4).

20 20 Así mismo, el Instituto cuenta con una herramienta metodológica para la producción de documentos escritos, la cual establece los criterios y parámetros para organizar, agilizar, comunicar y gestionar las actividades propias del Instituto; consignados en el procedimiento: PA Versión Oficial Metodología para la elaboración de documentos escritos, herramienta conocida y aplicada por los funcionarios del Instituto. Para el control, clasificación, radicación y despacho de la correspondencia producida y recibida del Instituto se han documentado los siguientes procedimientos: PA Versión Oficial Recepción, clasificación, registro y distribución de correspondencia, PA Versión Oficial Producción y despacho de correspondencia y PA Versión Oficial Manejo de correspondencia de Internos y los demás referidos al tema, relacionados en el Listado Maestro de Procedimientos documentados y publicados por la Oficina de Planeación, (VER ANEXO 4B) Control de Registros. acuerdo con la normatividad vigente, Ley 594 de y las demás que la modifiquen o adicionen, el está obligado a crear, organizar, preservar y controlar sus archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística; responsabilidad asignada a la Secretaría General por intermedio de la División Administrativa, quien vela por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y así mismo responde por su organización, conservación y prestación de los servicios archivísticos. Mediante Acuerdo 042 de 2002, se establecen los criterios para organización de los archivos de gestión y el inventario único documental, para lo cual el Instituto cuenta con las Tablas de Retención Documental aprobadas por el Comité Evaluador de Archivo General de la Nación, previo análisis y levantamiento documental para el Instituto por parte del Comité Interdisciplinario de Archivo, creado mediante Resolución 8568 de 21 de noviembre de 1995; en cumplimiento de dicha normatividad documentó el procedimiento PA Versión Oficial Revisión Tablas de Retención Documental, el cual permite actualizar las políticas archivísticas de la Institución en el marco de los principios y reglas generales que regulan la función archivística del Estado. acuerdo con el procedimiento PA Versión Oficial Norma Fundamental del Sistema de Gestión de la Calidad del, los registros de Calidad los deben identificar las personas que intervienen en su elaboración o modificación, el jefe con mayor responsabilidad en el proceso que se está documentando, con la asesoría de un representante del grupo de Organización y Métodos de la Oficina de Planeación o Servidor Penitenciario y Carcelario del Área de Planeación en las Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión. 5 Por medio de la cual se dicta la Ley General de archivos y se dictan otras disposiciones.

21 21 En la identificación de Registros de Calidad se da prioridad a aquellos que una vez emitidos permitan demostrar el cumplimiento de la Ley 65 de 1993; la gestión realizada por el frente a la Población Interna, las acciones de vigilancia y custodia para garantizar el orden, la seguridad y la disciplina dentro de cada Establecimiento de Reclusión, las acciones cumplidas en caso de contingencias (eventos inesperados que permiten continuar operando con fallas) o emergencias (eventos inesperados que impiden continuar operando), las acciones correctivas o preventivas implementadas a partir de una no conformidad o desviación en la aplicación de los procesos; el seguimiento efectuado a indicadores de gestión, facilitar las investigaciones disciplinarias realizadas a Funcionarios ó Internos, igualmente los Registros constituyen la evidencia de las Auditorias Internas. Así mismo en cumplimiento de la NTC GP 1000:2004, los Registros de Calidad son identificados de acuerdo con los requisitos establecidos en los distintos numerales de la Norma. En el numeral 7 de cada procedimiento, se establecen los criterios para la identificación, organización, conservación y responsables de los Registros de Calidad, surgidos de la aplicación de los procedimientos los cuales constituyen la evidencia del cumplimiento de los requisitos y normatividad en la prestación del servicio a la Población Interna y demás Usuarios del Instituto. 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN El compromiso de la Alta Dirección del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario se encuentra reflejado en el Numeral 2 del presente Manual. Corresponde a la máxima autoridad de la Entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización; como lo establece la Ley 89 de 1998, artículo 3, literal b. 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE La Alta Dirección de acuerdo con lo establecido en la Ley 65 de 1993, busca la satisfacción del cliente a través del respeto de los rechos Humanos, a la dignidad humana y las garantías constitucionales. ntro de cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad del, se disponen los procedimientos que hacen parte de su quehacer, la satisfacción del Cliente se evalúa como se refleja en el numeral del presente manual. (VER ANEXO 2B)

22 POLÍTICA DE CALIDAD El ha definido su Política de Calidad orientando todas las actividades a la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes, bajo el marco de los rechos Humanos y la inviolabilidad de la Dignidad Humana, desplegada de la siguiente forma: INTERESADO CLIENTE FUNCIONARIOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROVEEDORES POLÍTICA Brindar a la población de Internos, Atención Social y Tratamiento Penitenciario, con la seguridad necesaria para proteger su integridad, bajo criterios de equidad. Así mismo brindar a los interesados servicios que aseguren el análisis y respuesta oportuna de los requerimientos, teniendo en cuenta el aporte de la ciudadanía en general en el marco del cumplimiento de los principios constitucionales. Promover un ambiente institucional favorable, fortaleciendo la formación, capacitación e instrucción apropiadas para lograr un buen desempeño por parte de los servidores públicos al servicio del y manejar adecuadamente los recursos con que cuenta la Institución, para el logro de la transparencia y lucha contra la corrupción. Consolidar una cultura de calidad, apropiando el Mejoramiento Continuo Institucional como una labor dinámica y permanente. Generar un proceso de transparencia y eficiencia, que permita asegurar el control y beneficio de nuestros proveedores y organismos de control. PC V PLANIFICACIÓN Objetivos de la Calidad. Son objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad: Lograr un nivel de satisfacción de los clientes, prestando adecuadamente los servicios enmarcados dentro del Plan de Acción vigente del. Promover la participación de todos los servidores públicos del, en los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Plantear los mecanismos de formación, capacitación e instrucción necesarios para mejorar la competencia de los servidores públicos al servicio del. Mantener una cultura basada en la filosofía de la prevención de riesgos a través de la identificación de causas.

23 23 Promover la cultura de Autocontrol, Autorregulación y Autogestión, efectuando seguimientos periódicos a través de Auditorías Internas de Calidad y Revisiones Gerenciales. Mejorar Continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad. acuerdo con lo expuesto en el numeral de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2004 una entidad que se oriente al aseguramiento de la calidad, debe planificar todos los cambios que se realicen sobre sus procesos o en sus actividades como nuevos proyectos relacionados con las actividades misionales, requerimientos legales específicos definidos en nuevas leyes, decretos o reglamentos, modificaciones sobre la infraestructura física, cambios en la tecnología que apoya los procesos misionales, la puesta en servicio de nuevas sedes en las cuales es necesario prestar los servicios, la supresión o reducción del alcance de una o varias sedes en las cuales se prestan los servicios, cambios en la estructura organizacional, la implementación de nuevos enfoques de administración, la modificación o reglamentación de la normatividad Penitenciaria. La necesidad de efectuar ajustes a nivel presupuestal motivados por factores internos o externos a la entidad, la aplicación de operativos de seguridad simulados orientados a verificar en forma temprana las fallas que se puedan presentar en su ejecución, teniendo en cuenta entre otros los siguientes aspectos: 1. Identificación del Sistema de Gestión de la Calidad Identificar los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad terminar la secuencia de los procesos 2. scripción de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad finir el propósito y asignar responsable del proceso finir las interacciones de los procesos Establecer las mediciones de desempeño de los procesos 3. finir y documentar métodos para la gestión de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad Identificar etapas de los procesos finir los métodos para operar los procesos Establecer los controles para los procesos Cualquier cambio que se produzca en el Sistema de Gestión de la Calidad derivado de la planificación se realizará de acuerdo con las disposiciones establecidas en el presente manual asegurando en todo momento que la integridad del Sistema no se vea afectada por dichos cambios. Para asegurar la consecución de cada objetivo de la calidad, en el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario y de conformidad con lo preceptuado en la Política Gubernamental

24 24 Organizativa para el cuatrienio, los artículos 3, 341 y 343 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 152 del 15 de junio de 1994 Ley Orgánica del Plan Nacional de sarrollo la Dirección General del con la participación de los responsables de los procesos Estratégicos y Misionales, documenta y aprueba los planes Institucionales en los cuales se materializan las estrategias de la Entidad para dar cumplimiento a la Misión, Visión y Objetivos, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de sus metas, los cuales mantienen su integridad con el Sistema de Gestión de la Calidad. En consecuencia se ha determinado la estandarización de los procedimientos en los cuales se refleja claramente la planificación de las diferentes actividades, adicionalmente se ha determinado que frente a las Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión de cualquier categoría y coordinado desde la Sede Central es relevante la aplicación de los siguientes procedimientos: Diseño de estructuras funcionales con la coordinación en su aplicación de la Oficina de Planeación del nivel Central; Implementación de nuevas leyes y regulaciones referentes al Sistema Penitenciario y Carcelario con la coordinación en su aplicación de la Oficina Jurídica; implementación de nuevos proyectos administrativos bajo la coordinación de la Oficina de Planeación; programación de aplicativos bajo la coordinación de la Oficina de Sistemas e Informática ; implementación de cambios en tecnología de seguridad bajo la coordinación de la Oficina de Planeación; diagnóstico de necesidades de la infraestructura física bajo la coordinación de la División de Servicios Administrativos; y Creación y puesta en marcha de un Establecimiento de Reclusión bajo la coordinación de la Oficina de Planeación. Para los Establecimientos de Reclusión el cumplimiento a este requisito se ve reflejado en la aplicación de los siguientes procedimientos: PA Versión Oficial Elaboración o modificación de los reglamentos de Régimen Interno de los Establecimientos de Reclusión por su impacto en el procedimiento que lo sustenta con la coordinación en su aplicación de la Oficina Jurídica y del área jurídica de la Regional y Establecimiento de Reclusión. PT Versión Oficial Creación, Fortalecimiento y Administración de Actividades Productivas por Administración Directa con la coordinación en su aplicación de la Subdirección de Tratamiento y sarrollo y el Área de Tratamiento y sarrollo de la Regional y Establecimiento de Reclusión. Simulacros bajo la coordinación del Comando de Custodia y Vigilancia. En todo caso cuando los resultados de los procesos no son satisfactorios o cuando se quiere ampliar la capacidad de los mismos el mejoramiento se desarrolla a través de los Planes de Mejoramiento, los cuales son de aplicación en los tres niveles, bajo la coordinación, seguimiento y control de las Oficina de Planeación y Control Interno, respectivamente.

25 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN Responsabilidad y Autoridad. acuerdo con la Organización Interna del, se ha establecido un Manual de Funciones y Competencias Laborales en el cual están plasmadas las funciones por las cuales debe responder cada funcionario de acuerdo con el cargo y su jerarquía organizacional, Resoluciones No. 5435/05, 6334/06, 0161/07, 498/07 y las demás que las adicionen, modifiquen o sustituyan. Así mismo la Dirección General del, mediante el acto de delegación puede transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores de acuerdo con lo establecido en la Ley 489 de , dentro de las funciones se encuentra la coordinación y control Representante de la Dirección. El Director General del selecciona un miembro de la Organización del Nivel Directivo que tenga incidencia en toda la Entidad. Para la Dirección General es importante que la persona seleccionada, tenga conocimiento de los procesos y dominio sobre el Sistema de Gestión de la Calidad en el ; está persona será evaluada periódicamente por la Dirección de acuerdo con la implementación, desempeño y sostenibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad. Este miembro de la Organización tendrá que desarrollar las siguientes competencias: liderazgo, planeación, toma de decisiones, trabajo en equipo, colaboración, dirección y desarrollo de personal. Por esta razón a través de la Resolución 2203 del 17 de abril de , el da cumplimiento con lo establecido en la Norma NTC GP 1000:2004 en el numeral 5.5.2, el cual establece la designación de un representante para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad dentro de la Institución, nombrando al Jefe de la Oficina de Planeación para que desarrolle estas funciones. El Director General de la Institución está enterado del avance, desarrollo y novedades del Sistema de Gestión de la Calidad y prestación del servicio periódicamente, toda vez que cuenta legalmente con los órganos de asesoría y coordinación entre ellos el Comité de Coordinación, integrado por los responsables de cada pendencia al cual también se podrán invitar todos aquellos funcionarios del Instituto, que considere necesario dependiendo del tema Comunicación Interna. La Dirección General del, realiza reuniones semanalmente con el Comité de Coordinación; con el fin de cubrir la Institución a nivel Nacional, utiliza como medio de comunicación el Avantel, herramienta que poseen los responsables de los procesos, Directores, Subdirectores y algunos Servidores Penitenciarios 6 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional 7 Por la cual se ratifica el representante de la Dirección General para implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno