GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

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1 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

2 1. Objetivo Establecer e implantar los criterios y características para la elaboración y codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de Empresas Publicas de Cundinamarca S.A. E.S. P. 2. Alcance Esta guía es aplicable a los documentos que hacen parte del Integrado de Gestión de Empresas Públicas de Cundinamarca. Sistema 3. Normatividad aplicable Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y acuerdos reglamentarios. Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Ley 87 de 1993 por la cual se dictan normas sobre el ejercicio de control interno. Decreto 943 de Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). 4. Definiciones Las siguientes definiciones son tomadas de la NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. 4.1 Cliente. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. NOTA Para efectos de esta norma, y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. 4.2 Documento. Información y su medio de soporte. EJEMPLO Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

3 NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación". NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). 4.3 Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado. 4.4 Entidades. Entes de la Rama Ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de NOTA 1 Según el artículo 2 de la Ley 872 de 2003, el Sistema de Gestión de la Calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento, en forma obligatoria en los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado, por servicios de la Rama Ejecutiva del poder público del orden nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del poder público en el orden nacional. Así mismo, en las Corporaciones Autónomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993, y de modo general, en las empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarias del Estado. NOTA 2 Las Asambleas y Concejos podrán disponer la obligatoriedad del desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades de la administración central y descentralizada de los departamentos y municipios. 4.5 Especificación. Documento que establece requisitos. NOTA Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo: un procedimiento documentado, una especificación de proceso y una especificación de ensayo / prueba), o con productos y/o servicios (por ejemplo, una especificación de producto y/o servicio, una especificación de desempeño, un plano o una especificación de un servicio derivada de una reglamentación). 4.6 Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 4.7 Manual de la calidad. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. NOTA Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular. 4.8 Parte interesada. Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad.

4 EJEMPLO Clientes, servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas de una entidad, proveedores, sindicatos, socios o accionistas, entidades de control, veedurías ciudadanas o la sociedad en general. 4.9 Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. NOTA Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos. NOTA 2 Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial". NOTA 4 Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes: - Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. - Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. - Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. - Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. NOTA 1 Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja satisfacción del cliente, pero la ausencia de estas no implica necesariamente una elevada satisfacción del cliente. NOTA 2 Incluso cuando los requisitos del cliente se han acordado con él mismo y éstos han sido cumplidos, esto no asegura, necesariamente, una elevada satisfacción de su parte.

5 4.13 Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito Sistema de Gestión de la Calidad para entidades. Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. NOTA Al considerar un producto y/o servicio, la trazabilidad puede estar relacionada con: - el origen de los materiales y las partes, la historia del procesamiento y - la distribución y localización del producto y/o servicio después de su entrega. 5. Estructura general de la documentación: La estructura de la documentación del sistema integrado de Gestión, está definida de la siguiente manera: A B C Documentos de Direccionamiento Estratégico Manuales Procesos, procedimientos, guías, instructivos y especificaciones D Formatos E Documentos de origen externo F Registros

6 6. Codificación de los documentos: La codificación de los documentos que hacen parte del Sistema Integral de Gestión se debe realizar teniendo en cuenta las siguientes convenciones: CÓDIGOS DE LA DOCUMENTACIÓN DEL Cp Ft Gi In Pn Po Pr Pt Caracterización del proceso Formato Guía Instructivo Plan Protocolo Programa Procedimiento Para establecer los códigos de los documentos del Sistema Integrado de Gestión se debe tener en cuenta las siguientes reglas: Caracterización de proceso. Se identifica con la sigla correspondiente seguida de un número consecutivo iniciando por 01 (Ejemplo: Cp-01). La caracterización corresponde a una descripción del proceso en donde mínimamente se debe establecer, el objetivo del proceso, los insumos y proveedores, y el desarrollo de las actividades, enmarcadas en el ciclo PHVA 1, las salidas, los clientes, incluyendo los documentos y registros del proceso. Finalmente debe incluir también los recursos tanto humanos como de infraestructura, y las políticas de operación del proceso. Este documento es el que resume la totalidad de cada proceso. Formato. Se identifica con la sigla correspondiente seguido de un número consecutivo iniciando por 01 (Ejemplo: Ft-01). Un formato se constituye como un documento en el cual se tomarán registros de una actividad específica, a manera de constancia, por ejemplo acta de reunión o un formato de solicitud, una ficha de indicador de proceso, entre otros. 1 PHVA: Planear, hacer, verificar, actuar o ajustar

7 Guía. Se identifica con la sigla correspondiente seguido de un número consecutivo iniciando por 01 (Ejemplo: Gi-01). Este documento da los lineamientos para el desarrollo de una serie de actividades. Instructivo. Se identifica con la sigla correspondiente seguido de un número consecutivo iniciando por 01 (Ejemplo: In-01). El instructivo tiene como función describir el paso a paso de una actividad de forma tal que se cumpla a cabalidad con los requisitos establecidos para la misma. Plan. Se identifica con la sigla correspondiente seguido de un número consecutivo iniciando por 01 (Ejemplo: Pn-01). El Plan se configura como un documento en el cual se plasman objetivos, metodología, indicadores a cumplir, tiempos, presupuesto si es del caso, y como su nombre lo indica sirve como mecanismo de planeación de algún tema, en este documento se deben contener los programas, proyectos y actividades requeridas para el cumplimiento de los objetivos planteados. Protocolo. Se identifica con la sigla correspondiente seguido de un número consecutivo iniciando por 01 (Ejemplo: Po-01). El protocolo describe grosso las reglas que rigen el desarrollo de una actividad específica. Programa. Se identifica con la sigla correspondiente seguida de un número consecutivo iniciando por 01 (Ejemplo: Pr-01). Un programa se puede definir como una serie de actividades ordenadas que por medio del establecimiento de estrategias, objetivos, presupuesto, metas, entre otros, se configura como un mecanismo para el cumplimiento de lo planteado en un plan o instancia de planeación superior al mismo. Procedimiento. Se identifica con la sigla correspondiente seguido de un número consecutivo iniciando por 01 (Ejemplo: Pt-01).En este documento se plasma la forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso, incluyendo quién hace qué, dónde, cuándo, entre otros. Documentos estratégicos. Los documentos estratégicos para efectos de la presente guía, son aquellos que por su contenido se tornan fundamentales y transversales a la organización, tales como el manual de calidad, las políticas institucionales, la identificación de riesgos, el seguimiento a los indicadores de cada proceso, las tablas de retención documental o listado maestro de registros, manuales empresariales, entre tantos otros que no se ajusten a la categorización recién esbozada.

8 Los documentos estratégicos no contendrán código de identificación sin embargo si deberán poseer la fecha de actualización. Asimismo en esta categoría tendrán lugar los documentos externos adoptados por el sistema por su carácter transversal. 7. Descripción de procedimiento: Los procedimientos corresponden al despliegue del proceso, dando respuesta al cómo se hace o al método específico utilizado, además del responsable y los formatos utilizados en la ejecución de las actividades; en casos aplicables, podrá utilizarse instructivos o protocolos para describir la realización más específica de una actividad o conjunto de actividades de un procedimiento Símbolos utilizados en el procedimiento: El siguiente es el significado, la denominación y la figura de los símbolos utilizados para la diagramación de los procedimientos y en caso que lo requiera los instructivos y las especificaciones: SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN 1 INICIO / FIN ACCIÓN / OPERACIÓN DECISIÓN CONECTOR SENTIDO DE FLUJO Se utiliza para indicar el inicio o conclusión del proceso. Puede indicarse dentro del símbolo con la palabra respectiva. Describe la actividad llevada a cabo. Se describe con verbo en infinitivo; por ejemplo: Elaborar el registro de pago. Indica un punto dentro del procedimiento en la que hay que tomar una decisión debido a una condición: sí o no Representa una conexión o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otra actividad en el mismo documento. Representa el movimiento o sentido del flujo a través de las operaciones. 8. Herramientas para la gestión de los cambios de la documentación: a. Formatos y documentos editables: De manera previa a la solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos, es necesario solicitar a la Dirección de Planeación los formatos o versiones

9 editables de los documentos que se pretenden crear o modificar respectivamente. b. Formulario de Solicitud: Para crear, modificar o eliminar un documento del Sistema Integrado de Gestión se debe solicitar mediante el formulario digital de solicitud dispuesto en la Intranet. En este formato se deben registrar las características de la solicitud y su respectiva justificación. c. Normograma: Las solicitudes deben estar alineadas con la normatividad interna y externa aplicable. 9. Control de cambios y versiones: Permite relacionar los cambios que ha tenido el documento producto de la dinámica de mejora en la documentación y su adaptabilidad y funcionalidad en el sistema integrado de gestión; el control de versión se llevará en el Ft- 1 Listado maestro de documentos internos y su actualización es responsabilidad de la Dirección de Planeación. El control de cambios se encuentra de manera centralizada en la base de datos generada por el formulario digital de Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos, y adicionalmente, para el caso específico de caracterizaciones y procedimientos se cuenta con el espacio de control de cambios en cada uno de los documentos. 10. Procedimiento de Control de Documentos: Las solicitudes de creación, modificación o eliminación de documentos se debe realizar de acuerdo a lo establecido en el Pt-01. Control de Documentos, en el que se establecen las políticas y lineamientos para solicitud, aprobación, publicación, socialización e implementación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO OBSERVACIONES O 13/01/2015 Versión inicial No Aplica 1 24/07/2015 Se incorporaron definiciones No Aplica Se realizaron precisiones 2 10/09/2015 respecto a los tipos de documentos controlados No Aplica

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