MANUAL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA ABRIL 2011

2 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD INDUSTRILA Y SALUD E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA ABRIL 2011 LUZ HELENA SALINAS CUBILLOS NOE CASTRO CRIOLLO DORIS JANETH GONZALEZ CLAVIJO APOYO SGSISO ASESOR SALUD GERENTE ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

3 PRÓLOGO El presente Manual describe las actividades del Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional adoptado por la E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA de conformidad con los lineamientos de la norma NTC OHSAS , los requisitos legales y demás partes interesadas. La descripción detallada del Sistema de Gestión, se encuentra en los Documentos de Apoyo, Procedimientos y demás documentación aplicable a la que se hace referencia en los distintos apartados del mismo.

4 CONTENIDO PROLOGO CONTENIDO 1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA 2. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA 3. DEFINICIONES 4. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN S&SO 4.1 REQUISITOS GENERALES 4.2 POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD 4.3 PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACION DE RIESGO REQUISITOS LEGALES Y OTROS OBJETIVOS PROGRAMAS DE GESTIÓN EN S&SO Subprograma de Seguridad Industrial Subprograma de Higiene Industrial Subprograma de Medicina Preventiva Subprograma de Medicina del Trabajo 4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES Recursos ENTRENAMIENTO, CONCIENTIZACIÓN Y COMPETENCIA CONSULTA Y COMUNICACIÓN Comité Paritario de Salud Ocupacional DOCUMENTACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS CONTROL OPERATIVO PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS 4.5. VERIFICACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO ACCIDENTES, CASI ACCIDENTES, NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS REGISTROS Y ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS AUDITORIAS 4.6 REVISIÓN POR LA GERENCIA CONTROL DE CAMBIOS Pág.

5 1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA La E.S.E Carmen Emilia Ospina nació jurídicamente el 30 de Diciembre de 1999, creada mediante decreto numero 472 emanado de la Alcaldía Municipal de Neiva, debidamente facultado por acuerdo del honorable Concejo Municipal, con origen en la fusión de las tres (3) empresas de la Red de salud Municipal denominadas: E.S.E Norte Camilo Gutiérrez. E.S.E Oriente Adriano Perdomo y E.S.E Sur Jairo Morera Lizcano. La nueva E.S.E Carmen Emilia Ospina, presta los servicios de salud de Primer Nivel de complejidad a la población de los estratos 1 y 2 del Municipio de Neiva, como ente descentralizado con autonomía presupuestal y administrativa, a través de los 7 Centros de salud en área urbana y 20 puestos de salud en área rural y cuenta con un cuerpo médico y administrativo calificado. La RED DE SERVICIOS de La Empresa Social del Estado Carmen Emilia Ospina cuenta con una Infraestructura física distribuida en tres zonas Operativas Zona Norte, Zona Oriente y Zona Sur en la ciudad de Neiva, así: E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA ZONA SUR ZONA ORIENTE ZONA NORTE Centro de Salud IPC Cll. 2C No PBX: Centro de Salud Santa Isabel Puesto de Salud Caguán (Rural) Centro de Salud Siete de Agosto Cll.11 No PBX: Centro de Salud Las Palmas Cll. 18ª entre carrera 54 y 55 PBX: Puesto de Salud Vegalarga (Rural) Centro de Salud Las Granjas Cll. 34 No PBX: Telefax: Centro de Salud Eduardo Santos Centro de Salud Cándido Leguizamo (Programas Especiales) Puesto de Salud San Luis (Rural) Puesto de Salud Fortalecillas (Rural) La E.S.E Carmen Emilia Ospina, dentro de su actividad económica presta entre otros los servicios del primer nivel de atención en salud: consulta externa, urgencia, hospitalización, partos, laboratorio clínico, odontología, rayos x, farmacia, trasporte básico, programas de promoción y prevención y programas especiales de epidemiología. El libre mercado, la libre elección y la libre competencia de las instituciones prestadoras de servicios de salud nos obliga a contar con instrumentos de

6 planeación estratégica, apuntar hacia la modernización y a la implementación de programas de mejoramiento continuo, haciéndonos cada vez más efectivos, eficaces y eficientes, poniendo de presente en el trabajo diario, el respeto por el ser humano, la calidad científica y la calidez, en la prestación de nuestros servicios. Este manual es un documento estratégico que estable la línea base para el Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y la Salud Ocupacional de la ESE Carmen Emilia Ospina, durante sus próximos cinco (5) años, dirigido a la obtención de la certificación en la NTC OHSAS

7 2. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA DESCRIPCION DE LA EMPRESA DATOS GENERALES Razón social EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA Nit Dirección CLL. 34 No Teléfonos Oficina principal PBX: telefax: Página web Actividad Prestación de servicios de Salud de primer nivel. La estructura organizacional la ESE CARMEN EMILIA OSPINA esta determinada por procesos: NIVEL PROCESO SUBPROCESO DIRECCIONAMIENTO Y AUTOEVALUACION MISIONAL GESTION GERENCIAL Y ESTRATEGICA GARANTIA DE LA CALIDAD CONTROL INTERNO SERVICIOS AMBULATORIOS ESTRATEGIAS DE INTERVENCION COMUNITARIA SERVICIO DE PLANEACION MERCADEO COMUNICACIONES ASESORIA JURIDICA PAMEC AUDITORIA INTERNA ASISTENCIAL GESTION DE EVENTOS ADVERSOS EVALUACION MECI AUDITORIA INTERNA ADMINISTRATIVA CONTROL DE RIESGOS INFORMES AUTOCONTROL MEDICINA GENERAL ODONTOLOGIA SERVICIOS DE COMPLEMENTACION TERAPEUTICA PROMOCION Y PREVENCION IAMI ATENCIO EXTRAMUTRAL CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS ATENCION INICIAL DE URGENCIAS

8 APOYO URGENCIAS SERVICIOS HOSPITALARIOS APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPEUTICO VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA SISTEMA DE INFORMACION Y ATENCIO AL USUARIO GESTION FINANCIERA GESTION TALENTO HUMANO GESTION DE BIENES Y SERVICIOS TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LA COMUNICACIÓN GESTION AMBIENTAL REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA HOSPITALIZACIO BAJA COMPLEJIDAD OBSTETRICIA DE BAJA COMPLEJIDAD LABORATORIO IMAGENOLOGIA SERVICIO FARMACEUTICO MONITOREO CLINICO EPIDEMIOLOGICO SIVIGILA LINEA DE FRENTE MONITOREO DE SERVICIOS PARTICIPACION CIUDADANA PRESUPUESTO CARTERA COSTOS CONTABILIDAD FACTURACION TESORERIA ADMINISTRACION DE PERSONAL SALUD -SISTEMAS DE GESTION SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD BIENESTAR SOCIAL CONTRATACION ALMACEN INFRAESTRUCTURA Y EQUIPOS SISTEMAS INFORMATICOS GESTION DE DATOS ESTADISTICOS GESTIO DOCUMENTAL PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARESSEGURIDAD INSTITUCIONAL

9 3. DEFINICIONES Adoptado de la NTC OHSAS Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. ACCIDENTE Evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesión, daño u otra pérdida. AUDITORIA Examen sistemático para determinar si las actividades y resultados relacionados con ella, son conformes con las disposiciones planificadas y si éstas se implementan efectivamente y son aptas para cumplir la política y objetivos de la organización. MEJORAMIENTO CONTINUO Proceso para fortalecer al sistema de gestión, con el propósito de lograr un mejoramiento en el desempeño de S&SO en concordancia con la política de la Organización. PELIGRO Es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, daño a propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de estos. IDENTIFICACION DEL PELIGRO Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características. INCIDENTE Evento que generó un accidente o que tuvo el potencial para llegar a ser un accidente. PARTES INTERESADAS Individuos o grupos interesados en o afectados por el desempeño en seguridad y salud ocupacional de una organización (OHSAS 18001) NO CONFORMIDAD Cualquier desviación respecto a las normas, prácticas, procedimiento, reglamentos de trabajo, desempeño esperado del sistema de gestión, etc., que puedan se causa directa o indirecta de muerte, enfermedad, lesión, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de estos. (OHSAS 18001)

10 OBJETIVOS Propósito que una organización fija para cumplir en términos de desempeño en S&SO. SEGURIDAD Y SALUD Condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo. (OHSAS 18001) SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD Parte del sistema de gestión total, que facilita la administración de los riesgos de S&SO asociados con el negocio de la organización. Incluye la estructura organizacional, actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos, para establecer, implementar, cumplir, revisar y mantener la política y objetivos de calidad. (OHSAS 18001) ORGANIZACIÓN Compañía, firma, empresa, institución o asociación, o parte o combinación de ellas, ya sea corporada o no, publica o privada, que tiene sus propias funciones y administración. DESEMPEÑO Resultado medible del sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional relativos al control de los riesgos de seguridad y salud ocupacional de la organización, basados en la política y objetivos del sistema de gestión en seguridad industrial y salud ocupacional. RIESGO Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento peligroso especificado. EVALUACION DEL RIESGO Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo de daño inaceptable SEGURIDAD Condición de estar libre un riesgo de daño inaceptable. RIESGO TOLERABLE Riesgo que se ha reducido a un nivel que la organización puede soportar respecto a sus obligaciones legales y su propia política de S&SO.

11 PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO Forma sistemática de identificar, localizar y valorar los factores de riesgo que se puedan actualizar periódicamente y que permita el diseño de medidas de intervención. PROGRAMA DE SALUD Diagnostico, planeación, organización, ejecución y evaluación de las actividades tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones y que deben ser desarrolladas en sus sitios de trabajo en forma integral e interdisciplinaria.

12 4. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD 4.1 Requisitos Generales La E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA, cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional SGSI&SO, el cual está implementado, mantenido y certificado. La gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, se promueve desde el proceso Salud Ocupacional, el cual hace parte de la red de procesos y cumple por tanto con todos los requisitos de la empresa, los de calidad (ISO 9001:2000) y lo referente a los de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001:1999) En el siguiente esquema se presentan los elementos que componen una gestión exitosa en seguridad y salud ocupacional. FIGURA 1. Elementos de una gestión exitosa en S&SO.

13 4.2 POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD La política de Seguridad y Salud Ocupacional de E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA, se encuentra definida de la siguiente manera: La E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA como Institución prestadora de servicios de salud de primer nivel, consciente de la importancia del bienestar del talento humano, se compromete a mejorar las condiciones de salud y de ambiente de trabajo, con el fin de prevenir los accidentes laborales y enfermedades profesionales, manifestando el compromiso desde el plan de desarrollo institucional, garantizando la disponibilidad de recursos humanos, técnicos, físicos y financieros requeridos, dándole cumplimiento a la normatividad vigente, manteniendo altos estándares de calidad y una permanente orientación a la mejora continua. En nuestra Institución la salud y la seguridad son prioridad, por lo tanto en los colaboradores y contratistas fomentamos la cultura del autocuidado, mediante programas de capacitación, inducción y entrenamiento en las diferentes actividades, con estándares y controles en el desempeño, brindándoles sitios de trabajo seguros, en los proveedores vigilamos promovemos y controlamos su gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y a los usuarios les brindamos condiciones seguras durante su instancia en nuestras instalaciones. De tal manera está conformada por los siguientes lineamientos: Mejorar las condiciones de salud y de ambiente de trabajo, Prevenir los accidentes laborales y enfermedades profesionales, Garantizar la disponibilidad de recursos humanos, técnicos, físicos y financieros Cumplir con la normatividad vigente Mantener altos estándares de calidad Permanente orientación a la mejora continua. Fomentar la cultura del autocuidado- Colaboradores y contratistas Mantener estándares y controles en el desempeño- Colaboradores y contratistas

14 Brindar sitios de trabajo seguros- Colaboradores y contratistas Promover, vigilar y controlar la gestión en Seguridad y Salud Ocupacional- Proveedores Brindar condiciones seguras durante su instancia en nuestras instalaciones - Usuarios La Política de Seguridad y Salud Ocupacional, al igual que las otras políticas del sistema integrado de Gestión (política de Calidad y política de Tabaquismo, alcoholismo y drogadicción, son revisadas en cuanto a su adecuación y pertinencia, en cada revisión gerencial que se le realiza al Sistema, el registro de esta actividad, se podrá evidenciar en los informes de la revisión gerencial. POLITICA DE PREVENCION DE TABAQUISMO, ALCOHOLISMO Y DE LA DROGADICCION La E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA como Institución prestadora de servicios de salud de primer nivel, se compromete a conservar, mantener proteger la salud de nuestros trabajadores, usuarios y medio ambiente: Prohibir el consumo de cigarrillo, de alcohol y sustancias sicoactivas o drogas en el área de la institución. Divulgar a los trabajadores de la empresa y usuarios el daño que el uso del tabaco produce en la salud de los fumadores y el uso del alcohol, sustancias sicoactivas o drogas. Propender por la activa participación en todos los niveles de la empresa en la prevención de el uso de alcohol, sustancias sicoactivas o drogas. Prohibir que los trabajadores laboren en estado de embriaguez, o bajo los efectos de la resaca o guayabo o sustancias sicoactivas o drogas y estructurar un régimen de sanciones drásticas para quienes incumple. Prohibir la posesión, consumo y venta de alcohol, cigarrillos y sustancias sicoactivas o drogas en las áreas de trabajo de la empresa.

15 Estimular a los trabajadores afectados por el uso del tabaco, el uso del alcohol, y sustancias sicoactivas o drogas a que participen en programas para su tratamiento. 4.3 PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS. Para la identificación de peligros, evaluación de riesgos y el control de los mismos, se tiene en cuenta la metodología estipulada por la Guía Técnica Colombiana GTC 45 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE CONDICIONES DE TRABAJO O PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO, SU IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN. El levantamiento de información de los panoramas se realiza tanto para colaboradores, trabajadores y proveedores que laboran en las sedes de la E.S.E Carmen Emilia Ospina. Los Panoramas de Factores de Riesgos PFR en cada uno de los centro de salud, son actualizados anualmente; sin embargo, cada vez que se presentan cambios que afecten los resultados de alguno de los PFR antes de cumplirse este lapso de tiempo, se procede a la actualiza de inmediato. El Panorama de Factores de Riesgo se encuentra disponible en la intranet Empresarial De la valoración de todos los Panoramas de Factores de Riesgo de los centros de salud de la ESE Carmen Emilia Ospina, se realiza un estudio para detectar las acciones de mejora correctivas y/o preventivas en la fuente, en el medio o en el individuo, que se realiza para mitigar o controlar los riesgos arrojados por los mismos. Estas actividades se desarrollan a través de los programas de gestión de la E.S.E. Carmen Emilia Ospina En el formato IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN Y CONTROL DE RIESGO se presentan todos los detalles de esta actividad. Formato (T-TH-21)

16 4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS La revisión de los requisitos legales y otros aplicables en cuanto a Seguridad y Salud Ocupacional se realiza a través de consultas periódicas de la legislación vigente aplicable a los procesos de la E.S.E. Carmen Emilia Ospina. Se realizará cada seis meses, sin embargo, en caso de conocerse (por televisión, Internet, prensa, u otros medios de información asociados a la empresa) sobre algún cambio antes del termino establecido para la revisión programada, de inmediato se procede a actualizar la información en el documento establecido para tal fin, para identificar las modificaciones realizadas en la matriz se resaltará con un color. MATRIZ DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE. El documento actualizado será difundido a todo el personal de planta, de contrato y proveedores de bienes y servicios de la empresa a través de la página Web e intranet. (Software especializado para la administración de la documentación del Sistema). Los resultados de la revisión y/o actualización de la legislación, se evidencia en la MATRIZ DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS EN SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE. El responsable del proceso de SGSI&SO es el encargado de monitorear constantemente los cambios producidos en la legislación y los Asesores Jurídico y Control interno son los responsable de verificar el cumplimento de los cambios y aplicación de la normatividad legal vigente. Todos los detalles sobre esta actividad, se encuentran documentados en el procedimiento IDENTIFICACION, ACCESO, ACTUALIZACON, DIVULGACION Y EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS OBJETIVOS Desarrollar y mantener un Sistema de Gestión de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional SGSI&SO, capaz de demostrar conscientemente la capacidad de la Empresa para eliminar o minimizar los riesgos de sus empleados y todas las partes implicadas. Además del Objetivo citado anteriormente, el Sistema Gestión SGSI&SO está orientado a aumentar la seguridad de sus empleados, de los clientes y

17 proveedores, mediante la implementación y mantenimiento de los procesos necesarios para asegurar la mejora continua del sistema PROGRAMAS DE GESTIÓN EN SGSI&SO De acuerdo con la normatividad vigente y aplicable a la E.S.E Carmen Emilia Ospina, Resolución 1016/89 cuenta con un Programa de Salud Ocupacional, el cual consiste en la planeación, organización ejecución y evaluación de actividades relacionadas con Medicina preventiva, Medicina del trabajo, Higiene industrial y Seguridad Industrial, las cuales tienen como objetivo preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los colaboradores, trabajadores y proveedores que laboran en las instalaciones de la E.S.E. Carmen Emilia Ospina El Programa de Salud Ocupacional PSO de la E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA, cuenta con cuatro subprogramas: Subprograma de Seguridad Industrial Subprograma de Higiene Industrial Subprograma de Medicina Preventiva Subprograma de medicina del trabajo Subprograma de Seguridad Industrial El subprograma de seguridad Industrial tiene como objetivo la identificación, reconocimiento y control sobre los factores ambientales que se originen en los lugares de trabajo y que pueden ocasionar accidentes de trabajo. Entre las actividades que se realizan se tiene: realización de inspecciones en temas de salud ocupacional para lo cual se cuenta con un PROGRAMA DE INSPECCIONES EN SALUD, implementación de procedimientos seguros de trabajo, realización de mantenimiento preventivo, ejecución de actividades relacionadas con la seguridad vial, actividades para promover la utilización de elementos de protección personal, investigación de accidentes y seguimiento a los planes de emergencia establecidos para cada instalación locativa de la E.S.E Carmen Emilia Ospina. entre otras. Ver detalles en el PROGRAMA DE SALUD.

18 Subprograma de Higiene Industrial Dentro de este subprograma se realiza reconocimiento, evaluación y control de aquellos factores ambientales originados en o por el lugar de trabajo y que puedan ocasionar enfermedades de tipo laboral o crear algún malestar significativo entre los colaboradores y proveedores que laboran en las instalaciones de ESE Carmen Emilia Ospina. Entre las actividades que se realizan se tienen: mediciones de los niveles de ruido, luminosidad, etc para detectar las condiciones de los lugares de trabajo, jornadas de capacitación en temas relacionados con la prevención y buen uso de elementos y equipos que contribuyan a generar enfermedades profesionales, campañas sobre la correcta utilización de los elementos de protección personal, inspecciones, entre otras. Ver detalles en el PROGRAMA DE SALUD Subprograma de Medicina Preventiva Tiene como objetivo la promoción, prevención y control de la salud de los trabajadores, colaboradores y proveedores que laboran en las instalaciones de la empresa, protegiéndolos de los factores de riesgos ocupacionales, de tal manera que se pueda optimizar su sitio de trabajo de acuerdo con las condiciones locativas presentes y las necesidades físicas y sicológicas de la persona. Entre las actividades propias de este subprograma se tiene: Realización de encuestas Realización periódica del diagnóstico de salud. Seguimiento a los panoramas de factores de riesgos. Ejecución de jornadas de salud ocupacional (talleres, capacitaciones, encuentros deportivos. Ejecución de las actividades de vigilancia epidemiológica. Todos los detalles de esta actividad, se encuentran documentados en el PROGRAMA DE SALUD.

19 Subprograma de Medicina del Trabajo Este subprograma está dirigido a la realización de exámenes médicos, clínicos y paraclínicos para admisión, selección de personal, ubicación según aptitudes, cambios de ocupación, reingreso al trabajo, retiro o egreso y otras actividades relacionadas con los riesgos a la salud de los colaboradores y trabajadores. Los detalles sobre la realización de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro se encuentran documentados y archivados en el archivo central de la ESE Carmen Emilia Ospina. Se cuenta además con el PROGRAMA DE ALCOHOLISMO, TABAQUISMO Y DROGADICCIÓN el cual tiene como objetivo estimular el no uso de sustancias sicoactivas, alcohol y tabaco, reconociendo las condiciones laborales en el entorno social y el entorno sociocultural que generan el consumo indebido de estas sustancias, además buscar los mecanismos de control y erradicación para mejorar la cultura empresarial relacionada con este tema, política descritas en el numeral 4.2 del presente manual. 4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES Para fines de administración y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión, se cuenta con un representante de la Gerencia el cual es asignado por el Gerente, quien tiene funciones, responsabilidades y autoridades definidas para: Asegurar que los requisitos del Sistema de Gestión SGSI&SO se establezcan, implementen y mantengan de acuerdo con las especificaciones de la empresa y de las normas y legislaciones aplicables. Asegurar que se presenten a la alta gerencia los informes sobre el desempeño del Sistema de Gestión SGSI&SO para su revisión y mejoramiento continuo. Los detalles de esta actividad se encuentran documentados en el PROCEDIMIENTO GERENCIAL. A su vez se cuenta con la colaboración de los gestores de calidad y el coordinador de Seguridad y Salud ocupacional.

20 RECURSOS OBJETIVOS Disponer de los recursos necesarios que permitan el cumplimiento de las acciones del Sistema de Gestión seguridad industrial y salud Ocupacional proyectadas según el Plan de acción anual, en la E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA. ALCANCE Los recursos serán destinados para el desarrollo de las actividades, contempladas en el Plan de acción según el sistema de gestión en seguridad industrial y salud Ocupacional, dirigidas a los trabajadores, contratistas y proveedores de la E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA. RESPONSABLE El Responsable del Área de salud Ocupacional, hará anualmente el presupuesto METODOLOGIA Para la asignación de recursos destinados a las gestiones de seguridad industrial y salud Ocupacional se tendrá en cuenta: Panorama de Factores de Riesgos Priorización de los riesgos Programas de vigilancia epidemiológica a implementar Subprogramas de Medicina preventiva y del trabajo: Diagnostico de las condiciones de salud Subprogramas de Higiene y Seguridad industrial Actividades del COPASO Legislación Plan de acción en Seguridad y Salud ocupacional Comportamiento de indicadores Resultado de inspecciones Reporte de Actos y condiciones inseguras Comportamiento de la accidentalidad y de las enfermedades profesionales Una vez revisados los anteriores documentos se procede a elaborar un consolidado especificando las gestiones a desarrollar con los respectivos costos individuales y totales.

21 Elaborado dicho presupuesto se le entrega a la subgerencia, si es necesario se realizan los ajustes pertinentes y posteriormente es aprobado por la gerencia. Finalmente se entrega el Presupuesto ya aprobado, con oficio remisorio al área de Presupuesto, en donde será integrado al Plan de presupuesto anual de la E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA. El área de salud ocupacional es el responsable de realizar el presupuesto anualmente Trimestralmente se hace seguimiento al cumplimiento del presupuesto de lo cual se deja registro ENTRENAMIENTO, CONSCIENTIZACIÓN Y COMPETENCIA La E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA, cuenta con: PERFILES LABORALES, los cuales contienen la información relacionada con el objetivo del cargo, autoridades, responsabilidades, experiencia requerida, competencias, capacidades y relaciones internas y externas. PERFILES ES (profesiograma), en donde se especifican los riesgos a los que está expuesto el ocupante del cargo, los factores que inciden en el mismo, información sobre necesidades de utilización de elementos de protección, entre otros. PERFILES DE SALUD, en donde se hace referencia a las autoridades y responsabilidades de los cargos con respecto a salud ocupacional. Se tienen procedimientos documentados, divulgados y con acceso permanente a ellos para asegurar que los colaboradores, trabajadores y proveedores que laboran en las instalaciones de la E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA, tengan conocimiento de la importancia con la conformidad con las Políticas del Sistema y sus procedimientos asociados, tanto en calidad como en Seguridad y Salud Ocupacional. Se cuenta con un software especializado para el control de la documentación, además de contar con otras herramientas para comunicar la información como lo es la página de Internet en donde se encuentran cargados los documentos del Sistema de Gestión SGSI&SO.

22 El área administrativa, en donde se realizan las actividades de recursos humanos en coordinación con el área de Planeación y Control, promueven constantemente jornadas de capacitación en temas relacionados con SGSI&SO. Se establece un cronograma de capacitaciones anual el cual responde a las necesidades de entrenamiento y capacitación con base en la información suministrada por actividades tales como: actualización de panoramas de factores de riesgos, diagnóstico de salud, brigadas de emergencias, simulacros, etc. Las capacitaciones se brindan teniendo en cuenta los grupos de trabajo hacia los cuales se dirigen, de tal manera que se puedan optimizar los recursos y de esta manera garantizar la efectividad de la jornada CONSULTA Y COMUNICACIÓN La E.S.E cuenta con estructuras de comunicación definidas, de tal manera que se puede garantizar el correcto flujo de la comunicación entre los emisores y receptores que participan en la comunicación. Se cuenta con un protocolo de comunicaciones el cual esta definido en el PROCEDIMIETO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA, el cual además de ello, menciona temas relacionados con: Comité Paritario de Seguridad y Salud Ocupacional. Metodología para difundir los procedimientos del Sistema de Gestión, difusión SGSI&SO. Actividades de promoción e incentivos entre otros. Anualmente se realiza una encuesta de satisfacción en temas de SGSI&SO en la E.S.E Carmen Emilia Ospina, con el fin de verificar la adecuación de la Política, los objetivos y otros aspectos en relación a la percepción de los colaboradores y trabajadores de la empresa. Los resultados de la encuesta, son analizados y presentados en la revisión gerencial Comité paritario de salud ocupacional - COPASO Dando cumplimiento a la Resolución 2013/86, la E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA, cuenta con un COMITÉ PARITARIO DE SALUD, el cual está

23 conformado por 4 principales y 4 suplentes ver Programa de Salud Ocupacional. Las funciones del COPASO son las siguientes: Participar en las actividades de promoción, divulgación e información sobre medicina, higiene y seguridad entre la gerencia y los trabajadores y viceversa y en el desarrollo de los programas de salud ocupacional. Actuar como elemento de vigilancia para el cumplimiento de las actividades de los programas de gestión en SGSI&SO. Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y promover las medidas correctivas a que haya lugar para evitar su ocurrencia y evaluar las actividades realizadas para este propósito. Servir como elemento de vigilancia y control frente a las actividades propias de los COPASOS de los proveedores asociados. Visitar periódicamente los lugares de trabajo y participar en el programa de inspecciones tanto a colaboradores, trabajadores y proveedores de la empresa. Mantener un archivo de las actas y demás documentos que desarrolle el COPASO. El COPASO se reúne mensualmente, para dar cumplimiento a las actividades propias de su función. En las actas de reunión se establecen los compromisos establecidos, los cuales son revisados en cuanto a su cumplimiento en la siguiente reunión. Formato (F-TH-22) DOCUMENTACIÓN La E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA, cuenta con procedimientos, formatos, documento de apoyo, instructivos, planes, programas, entre otros, en donde se definen claramente los requerimientos de cada actividad para los procesos del Sistema de Gestión. El PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR UN DOCUMENTO describe la información necesaria para elaborar todos los tipos de documentos que se manejan en el Sistema de Gestión SGSI&SO de la empresa.

24 4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS A través del Sistema de Gestión de Calidad se realiza la administración de documentos, formatos, procedimientos, instructivos, planes, programas, etc, a través del cual se difunden y se controlan las versiones disponibles. Todos los registros están soportados en sistemas informáticos se accede a través de una base de datos, no solamente para poder consultarlos en caso de reclamación del cliente, sino al objeto de poder utilizarlos para futuros estudios de revisión o mejora. El Asesor del Sistema de Gestión de Calidad y Coordinador de SGSI&SO son los únicos autorizados para tener documentos impresos de la E.S.E Carmen Emilia Ospina, actividad que se hace además, para evidenciar las firmas originales del flujo de aprobación de cada documento. Los archivos de esta información se almacenan en el puesto de trabajo de los Asesores de Calidad y Salud Ocupacional. Se cuenta con Listados Maestros de documentos, de registros, de legislación vigente, y de documentos externos, para asegurar la veracidad y actualidad de cada documento. Los listados son controlados por los Coordinadores del Sistema de Gestión de Calidad y Coordinador de SGSI&SO. Los detalles sobre el control de los documentos y la información del Sistema se encuentran documentados en PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL OPERATIVO A partir de la identificación de los riesgos que se establecen en los Panoramas de Factores de Riesgos, se valora la criticidad y el impacto de cada riesgo y se establece la necesidad de documentar o no, un procedimiento seguro de trabajo para mitigar o controlar el riesgo en cuestión. En la MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y MEDIDAS DE CONTROL se documentan todos los detalles sobre el levantamiento de los Panoramas de Factores de Riesgo y la valoración de los riesgos. El PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS SEGUROS DE TRABAJO, específica la metodología para realizar este tipo de documentos. Actualmente se cuenta con los siguientes procedimientos seguros de trabajo:

25 Para controlar los riesgos ocasionados por Movilización de Pacientes Manejo de corto punzantes Manejo de Cilindros de oxigeno gaseoso También se cuenta con el PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR LA VULNERABILIDAD, el cual establece la metodología para identificar el nivel de vulnerabilidad de las sedes administrativas y operativas de acuerdo con la probabilidad y severidad de las consecuencias y amenazas existentes. Los colaboradores, trabajadores, proveedores y visitantes, tienen la opción de participar activamente en el control de situaciones que generen riesgo a partir de los FORMATOS FICHA DE REPORTE DE ACTOS INSEGUROS disponible en la Intranet empresarial y FORMATO FICHA DE REPORTE DE CONDICIONES INSEGURAS disponible en la Intranet empresarial), los cuales se tienen difundidos a través de la intranet de la empresa. De ésta manera se apoyan las actividades para prevenir situaciones que perjudiquen la salud y las condiciones de trabajo del personal de la E.S.E Carmen Emilia Ospina al igual que el de los visitantes. Los reportes de actos y condiciones inseguras también son estudiados por el COPASO mensualmente PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Cada centro de salud cuenta con su correspondiente PLAN DE EMERGENCIAS, debido a que cada una de ellas evidencia diferencias en estructuras, lugares de ubicación, vulnerabilidad, etc. En cada plan de emergencias se especifican los elementos y la información necesaria que se requiere para saber que hacer en caso de presentarse una emergencia. Esta información ha sido difundida a través de las herramientas que se han mencionado anteriormente (Internet), además de la realización de jornadas de capacitación en cada una de las Sedes sobre estos temas. Entre las actividades que se realizan para estar preparados y responder efectivamente ante una emergencia, se ejecutan periódicamente simulacros enfocados hacia los diferentes tipos de emergencias (incendio, sismo, atentado terrorista, explosión), de tal modo que se asegure la capacitación del personal que

26 labora en las instalaciones de la E.S.E Carmen Emilia Ospina, para actuar frente a estas situaciones. En cuanto a los visitantes, se ha establecido la comunicación de instructivos de evacuación de las diferentes sedes de la E.S.E Carmen Emilia Ospina Sede principal, bases, con el fin de que también se involucren en la respuesta positiva y efectiva en caso de una emergencia. 4.5 VERIFICACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO El seguimiento al desempeño de los procesos y actividades propias del sistema se realiza a través de diferentes metodologías tales como: Indicadores de gestión, Seguimiento a encuestas realizadas a las personas que laboran para la E.S.E Carmen Emilia Ospina, Resultados de informes de seguimiento, Análisis de informes presentados por los proveedores, Informes de Interventoría. Los seguimientos realizados por la Interventoría a algunos procesos de la E.S.E Carmen Emilia Ospina, son fuente de información para realizar seguimientos y análisis a las actividades propias de los proveedores, de tal manera que a través de ella, y a través de auditorias de segunda parte realizadas por los gestores de calidad y Salud Ocupacional, se realiza seguimiento y control a los proveedores en temas de S&SO. También se cuenta con la colaboración del grupo que conforma el COPASO, para la realización de análisis y seguimiento a las actividades realizadas en tema de Seguridad y Salud Ocupacional tanto para la Compañía como para los proveedores asociados. El PROCEDIMIENTO PARA REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO formato (F-TH-65 ) menciona la metodología para analizar y tomar medidas de control frente a los casos presentados por accidentes de trabajo, actos inseguros y condiciones inseguras dentro de las instalaciones de la E.S.E Carmen Emilia Ospina o durante la ejecución de actividades fuera de ella.

27 ACCIDENTES, CASI ACCIDENTES, NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS En el PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA se establecen los parámetros para desarrollar actividades tendientes a eliminar las causas de no conformidades detectadas y no conformidades potenciales y prevenir su recurrencia y/o mitigar su impacto, así como documentar las acciones de mejora que se establezcan en los procesos, actividades o situaciones presentadas. Se cuenta con el formato TRATAMIENTO DE ACCIÓN CORRECTIVA / PREVENTIVA para establecer las acciones correctivas y preventivas que se originen de las no conformidades evidenciadas durante el desarrollo de las actividades propias del Sistema. El formato Investigación de incidentes (casi-accidente) y accidente de trabajo evidencia la trazabilidad de los accidentes o casi accidentes sucedidos hasta llegar al análisis de causas y el plan de mejora frente al suceso ocurrido. Los gestores de calidad, cuentan con un tablero de control SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS para revisar y hacer seguimiento a las acciones emprendidas en cada uno de los procesos REGISTROS Y ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS El procedimiento CONTROL DE REGISTROS evidencia las actividades de identificación, mantenimiento y disposición de los registros del sistema. El Listado maestro de registros, presenta los registros propios de cada proceso, el procedimiento al que pertenece, el tipo de registro, el destino específico, los responsables del mismo, el tiempo de retención y la disposición final de cada uno de ellos. Los resultados de las auditorias, y los informes de revisión, son documentados y almacenados de acuerdo con los requisitos especificados en el PROCEDIMIENTO AUDITORIAS DE CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD y el PROCEDIMIENTO GERENCIA respectivamente.

28 4.5.4 AUDITORIAS Las auditorias se realizan con base en los requisitos especificados en el PROCEDIMIETO PROCEDIMIENTO AUDITORIAS DE CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD. Para la realización de esta actividad, la E.S.E CARMEN EMILIA OSPINA, cuenta con personal capacitado (Auditores internos) para realizar auditorias tanto en temas de Calidad, como en Seguridad y Salud Ocupacional. Los certificados como auditores internos, reposan en las hojas de vida de cada auditor, además de que se están evaluando los auditores son capacitados constantemente para asegurar la confiabilidad de la actividad. 4.6 REVISIÓN POR LA GERENCIA La revisión gerencial se realiza como mínimo dos veces al año. Involucra temas tanto de Calidad como de Seguridad y Salud Ocupacional. Los informes son presentados por el representante de la gerencia y/o por el Coordinador de Calidad, quienes tienen la responsabilidad de hacer seguimiento a las recomendaciones realizadas durante la reunión gerencial, las cuales son plasmadas en el acta de reunión. Todos los detalles de esta actividad, se encuentran documentados en el PROCEDIMIENTO GERENCIAL. CONTROL DE CAMBIOS TITULO REVISION FECHA CAUSA DE MODIFICACION REVISADO POR: APROBADO POR:

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