Procedimiento Control de Documentos y Registros

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1 Página 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer el mecanismo o secuencia para la emisión, revisión, aprobación y distribución de los documentos, para asegurar que las copias pertinentes estén disponibles en aquellos puestos de trabajo en que su ausencia pueda afectar el sistema de gestión y evitar el uso no intencional de las copias obsoletas. Describir las actividades y controles realizados por la empresa sobre los registros generados a partir de la operación de los procesos del Sistema Integrado Gestión, orientados a su identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los documentos y registros que forman parte del Sistema Integrado Gestión. 3. REFERENCIAS Norma ISO 9001:2008 Norma ISO 14001:2004 Norma OHSAS 18001: DEFINICIONES 4.1 Documento Controlado Es aquel documento que está sujeto a cambios, por lo que debe ser identificado adecuadamente y controlado, para asegurar que no se utilicen revisiones no vigentes y se distribuyen según lo indicado en la lista maestra de control de documentos. Realizado por: Jefe de Calidad Revisado y Aprobado por: Representante de la Gerencia

2 Página 2 de Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas 4.3 Lista Maestra de Documentos Documento en el que se detalla la documentación del Sistema de Gestión Integrado, identificando e indicando código, nombre, distribución, su formato y revisión. 4.4 Almacenamiento Indicar el lugar físico o path (ruta para llegar a registros almacenados electrónicamente) donde se mantienen los registros. Por ejemplo: Oficina de Control de Calidad, Archivo de mantención, Archivo secretaria de Gerencia. 4.5 Disposición Es la acción que se ejecuta con el registro una vez que se cumple su período de retención. Además, indica quien efectuará esta acción. Por ejemplo: Destrucción por la secretaria, guardar en bodega, trasladar a bodega jefe del área o almacenar en Servidor de Datos, etc. 4.6 Identificación Nombre o Código de referencia que individualiza a los registros Protección Cargos y/o sectores autorizados para usar los registros. La protección, hace referencia a

3 Página 3 de 8 la seguridad la cual podría concretarse mediante llaves o claves de acceso. También considera el medio utilizado para evitar que el registro sufra daño, por ejemplo, corresponda: tinta indeleble, tinta normal, pintura fluorescente, cartón, latón, electrónicos, etc. 4.8 Recuperación Se indica si el registro se recupera por fecha, por N correlativo, etc. 4.9 Registro Es todo documento que sirve como evidencia de la ejecución de una actividad o proceso. Por ejemplo: Certificados, planillas de control, gráficos, listas de chequeo firmadas, formularios llenados completamente. 5. RESPONSABILIDADES El siguiente cuadro marca las responsabilidades de elaboración, revisión y aprobación de documentos. Actividad/ Documento Elaborar Revisar Aprobar Distribuir y Actualizar WEB Mantiene Originales Manual SGI RG RG RG JC JC Procedimientos DP o UP JA o GA JA o GA JC JC Instructivos DP o UP JA o GA JA o GA JC JC D. Externos CE CE CE CE En Donde: RG: Representante de la Gerencia. GA: Gerente de Área. Tabla 1

4 Página 4 de 8 JA: Jefe de Área DP: Dueño del Proceso. UP: Usuario del Proceso JC: Jefe de Calidad. CE: Cargo emisor. 6. DESCRIPCION DE PROCESO 6.1 Generalidades. La documentación del SGI es mantenida en medios digitales, a través de la generación y mantención de un intranet. Las responsabilidades de controlar estos documentos están descritas en el punto 5 del presente documento Generación e Identificación de los Cambios de Documentos. Los documentos son generados según las necesidades del sistema, bajo el formato descrito en el Instructivo Elaboración de Documentos. La metodología de identificación de los cambios está descrita en el instructivo mencionado anteriormente. Los cambios en el Manual de Gestión Integrado se identifican en el propio Manual Revisión y aprobación de Documentos. Las responsabilidades de ejecutar la revisión y la aprobación de los documentos está descrita en el punto 5 del presente documento. Como evidencia de la revisión y aprobación de los documentos, a través de la asignación del cargo de quien ejecuto la acción en el pie de página del documento y la asignación de la fecha de aprobación en el encabezado del documento. Los documentos originales serán revisados, aprobados y mantenidos como medio de soporte.

5 Página 5 de Solicitud de Cambio en los Documentos. Los cambios en los documentos deben ser solicitados por medio de correo electrónico, dirigido a la jefatura de Calidad. Todo cambio en los documentos del SGI debe ser revisado y aprobado según punto 5 del presente Documento (ver tabla 1) Emisión y Distribución de los Documentos. El responsable de la emisión y distribución de los documentos deberá efectuar las siguientes tareas: Una vez revisado y aprobado el documento, se deberá proceder a colocar el cargo de quien realizo la revisión y aprobación del documento, para luego convertir el documento a formato PDF. En el caso de que existiera una versión anterior del documento aprobado, ésta deberá ser respaldada y almacenada previamente a ser reemplazada. Solo se guardarán versiones obsoletas digitales. El siguiente paso es subir el nuevo archivo al sistema intranet. De existir copias en papel estas deben ser retiradas de las áreas. Destruir documento obsoleto (copias en papel). Imprimir una copia de Documento original para ser almacenado por el Representante de la Gerencia. Estampar timbre Copia Controlada a las copias y al Documento original cuando corresponda y almacenar éste último. La distribución de los documentos se hace a través del sistema intranet, informando a los involucrados la actualización del sitio del SGI. Actualización del Listado Maestro de Documentos Las impresiones de los documentos es exclusiva responsabilidad del usuario, por lo tanto deberá verificar la vigencia de este documento. Y estos serán utilizados solo para efectos de capacitación. La responsabilidad de las tareas descritas se especifica en el punto 5 del presente documento.

6 Página 6 de Control de Documentos de Origen externo. Serán controlados a través del listado maestro de documentos. Las normas, deberán ser analizadas al menos una vez al año para verificar la vigencia de éstas. 6.2 Control de. Los del SGI son los que han sido definidos en el punto 7 de cada Procedimiento o Instrucciones de Trabajo del Sistema y los requeridos por las Normas ISO 9001, ISO y OHSAS Todos los Documentos deben contar con un listado de registros vigentes (planilla) (ver punto 7) Los registros se encuentran disponibles para demostrar que las actividades establecidas en el Sistema de Gestión Integrado son efectivamente realizadas. Su almacenamiento y conservación garantizan que no se dañen durante los períodos establecidos para su mantención Los períodos de mantención establecidos para los registros, se entienden como períodos vencidos La disposición de los registros se debe ejecutar según lo establecido en la matriz de control de.

7 Página 7 de 8 7. REGISTROS. Identificación Control de Control de Documentos 8. ANEXO No Aplica

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