CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 5.2

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1 CODIGO:APP-817-M- Página 1 de 16 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD VERSIÓN Bogotá, Diciembre 7 de 21

2 CODIGO:APP-817-M- Página 2 de 16 INDICE INTRODUCCION ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD EN LA CGR. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION DE LA CGR OBJETIVOS ENFOQUE POR MACROPROCESOS Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL EXCLUSIONES CONTROL Y DIVULGACIÓN DEL DIRECCIONAMIENTO MISION VISION POLITICA DE CALIDAD OBJETIVOS DE CALIDAD CLIENTES PARTES INTERESADAS RESPOSABILIDAD Y AUTORIDAD COMUNICACIÓN REVISION POR LA DIRECCION

3 CODIGO:APP-817-M- Página 3 de 16 INTRODUCCION El Manual de calidad de la CGR tiene como propósito fundamental servir de soporte para el desarrollo de las acciones que, en forma coordinada, la Entidad debe realizar, para cumplir con el mandato constitucional, con la misión fijada y lograr la visión trazada. La documentación organizada de sus políticas, de sus objetivos, de sus procesos y de sus procedimientos le permite a la entidad propender por la mejora continua en todos sus macroprocesos, puesto que facilitan la transferencia de conocimiento de su quehacer y constituyen una herramienta básica para la evaluación permanente de los resultados. El Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (SIGCC) se adoptó en la CGR, mediante Resolución Reglamentaria 107 del 27 de abril de 20, y la Resolución Reglamentaria 109 del 23 de julio de 20. Dicha adopción tiene fundamento conceptual en la armonización que propuso el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP-, según la cual la compatibilidad debe entenderse como la posibilidad de que el cumplimiento de los requerimientos de un sistema (Calidad o Modelo Estándar de Control Interno MECI-) aplique para el otro y la complementariedad como la relación sinérgica que se da en algunos aspectos donde unos elementos de una norma enriquecen y adicionan a la otra 1 En atención a la compatibilidad, la CGR, al adoptar el SIGCC, fortaleció su modelo de operación por procesos. Ello se evidencia en la nueva documentación de procedimientos y en el ajuste de un gran número de los existentes. En algunos casos, se optó por elaborar manuales de procedimientos, con el fin de tener una visión exhaustiva y organizada del quehacer en los macroprocesos. El enfoque por procesos permite administrar la entidad pública con una visión de conjunto, definir las actividades que agregan valor, trabajar en equipo y disponer de los recursos necesarios para su realización, al identificar con precisión los insumos para cada proceso con las condiciones de calidad y cantidad requeridas. 1 Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP-, Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Armonización Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2004, P. 13

4 CODIGO:APP-817-M- Página 4 de 16 En atención a la complementariedad, el SIGCC ha adoptado elementos que originándose en el MECI fortalecen los requisitos del SGC. Por ejemplo, el Código de Buen Gobierno, fortalece los requisitos que la NTC ha establecido como responsabilidad de la Dirección. Así, este manual constituye un avance fundamental en el camino hacia la consolidación de un Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (SIGCC) con fundamento en las normas técnicas NTCGP 1000:2009, NTC-ISO 90:2008 y en aquellas que regulan el MECI. Esperamos sea de utilidad para entender mejor el HACER y el Ser de la Entidad y una oportunidad de mejoramiento continuo en nuestras actividades, lo que redundará en una mejor prestación de los servicios y por consiguiente, en una mayor satisfacción de nuestros clientes, ciudadanía y partes interesadas. El desarrollo del presente Manual de la Calidad, así como de la documentación emanada de él, es de obligatorio cumplimiento por todos los servidores públicos de la Entidad en el ejercicio de sus actividades. Su adopción está planteada en el marco normativo de la entidad en los siguientes términos: Adoptar, a manera de registro documental requerido por la norma técnica de calidad, el Manual de Calidad de la Contraloría General de la República. Dicho registro contiene el alcance del sistema, los procedimientos documentados y la descripción de la interacción entre los procesos. Finalmente, cabe advertir que con el fin de organizar y administrar todos los documentos que soportan el SIGCC en la CGR, el Grupo de Sistemas de Información de la Oficina de Planeación desarrolló e implementó un aplicativo que, entre su diversa funcionalidad, permite organizar, almacenar controlar y tramitar los documentos del Sistema. Por tanto, la documentación que allí reposa es parte integral de este manual y constituye la única fuente de información del mismo. El Aplicativo SIGCC, tiene una doble funcionalidad. Primero, permite organizar, almacenar y consultar los documentos vigentes del SIGCC (última versión aprobada). Segundo, permite tramitar la mejora y anexar los documentos que la soportan. Dicho aplicativo fue aprobado en el Comité Interno de la Oficina de Planeación, según consta en el Acta No. 2 de 9 y 10 de marzo de 20. El aplicativo incluye información sobre: 1. La Política de Calidad

5 CODIGO:APP-817-M- Página 5 de Los Objetivos de Calidad 3. Mapa de Macroprocesos 4. Listado Maestro de Documentos 5. Historial de Cambios Dentro de los macroprocesos, están los procesos que se desarrollan y dentro de éstos los procedimientos entendidos como un conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas para cumplir con las actividades de un proceso. La información de esta estructura puede consultarse directamente o a través de documentos que se han generado en Word, Excel o Power Point. Los documentos que no deben ser modificados al consultarse o al imprimirlos están pdf, mientras que aquellos que deben diligenciarse, tales como los formatos, están comprimidos (zip), de forma que pueden descomprimirse para su uso. La información que se diligencia directamente en el aplicativo es la caracterización de los macroprocesos y procesos. En ella se definen las entradas, los proveedores, el objetivo, los controles, las salidas y los receptores. Los documentos aprobados que se incorporan al Aplicativo SIGCC, se pueden anexar al macroproceso, al proceso o al procedimiento dependiendo de su naturaleza y relación con este orden jerárquico. El listado Maestro de Documentos es un registro que se genera automáticamente, en la medida en que se incorpora la documentación al sistema. El historial de Cambios, también es un registro que se alimenta en el sistema en la medida en que se aprueban modificaciones a la documentación que soporta el SIGCC.

6 CODIGO:APP-817-M- Página 6 de 16 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD EN LA CGR. La Gestión de la CGR se orienta a: Prestación de servicios de Control Fiscal, Guía de Auditoria de la CGR de Colombia y Evaluación de Política Pública, a nivel Micro y Macroeconómico en los sectores: Agropecuario; Minas y Energía; Social; Infraestructura Física, Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional; Gestión Pública e Instituciones Financieras; Defensa, Justicia y Seguridad, Medio Ambiente y demás sectores públicos y privados que gestionan recursos de la Nación y sus transferencias al orden territorial; Investigación, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva y Promoción del Control Fiscal con participación de la ciudadanía, a nivel central y desconcentrado. A partir del enfoque por Procesos, que se manifiesta en una estructura jerárquica de Macroprocesos, Procesos y Procedimientos, el Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad incorpora todos los elementos que permiten cumplir con los requisitos de las Normas Técnicas de Calidad ISO 90:2008 y NTCGP 1000:2009 y aquellos que, de manera compatible y complementaria, constituyen los elementos de control en los niveles Estratégico, Misional, Apoyo y de Evaluación. La documentación que soporta este alcance se encuentra disponible para consulta en al Aplicativo Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad SIGCC- y constituye la única fuente de información del mismo. El Sistema de Gestión de la CGR se fundamenta en la organización institucional establecida en el Art. 11 del Decreto Ley No. 267 de Febrero 22 de 2000 y tiene correspondencia con el Enfoque por Macroproceso, así: Nivel Central Despacho del Contralor General Despacho del Vicecontralor Oficina de Planeación Oficina Jurídica Oficina de Comunicaciones y Publicaciones DIRECCIONES DE VIGILANCIA FISCAL DE LAS CONTRALORIAS DELEGADAS PARA: Sector Agropecuario Macroproceso Direccionamiento Estratégico Comunicación y Divulgación Control Fiscal Micro

7 CODIGO:APP-817-M- Página 7 de 16 Sector Minas y Energía Sector Social Sector de Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Gestión Pública e Instituciones Financieras Sector Defensa, Justicia y Seguridad Medio Ambiente Contraloria Delegada para Economía y Finanzas Públicas y las DIRECCIONES DE ESTUDIOS SECTORIALES DE LAS CONTRALORIAS DELEGADAS PARA: Sector Agropecuario Sector Minas y Energía Sector Social Sector de Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Gestión Pública e Instituciones Financieras Sector Defensa, Justicia y Seguridad Medio Ambiente Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva. Secretaria Privada Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana Gerencia del Talento Humano Oficina de capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional Oficina de Control Disciplinario Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera Oficina de Planeación Oficina de Sistemas e Informática Oficina de Planeación Oficina de Control Interno Nivel Desconcentrado Gerencias Departamentales de Amazonas, Antioquia, Arauca, Atlántico, Bolívar, Boyacá, Caldas, Caquetá, Casanare, Cauca, Cesar, Choco, Córdoba, Guainía, Guajira, Guaviare, Huila, Magdalena, Meta, Norte de Santander, Nariño, Putumayo, Quindío, Risaralda, San Andrés y Providencia, Santander, Sucre, Tolima, Valle, Vaupés, Vichada. Control Fiscal Macro Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Enlace con Clientes y Partes Interesadas Gestión de Talento Humano Gestión de Recursos Administración de Procesos y Procedimientos Macroproceso Control Fiscal Micro Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Enlace con Clientes y Partes Interesadas: en cuanto a la Ciudadanía Dado que es función especial del nivel central coordinar y controlar todas las actividades de la Contraloría en el ámbito nacional, incluyendo las que desarrolla el

8 CODIGO:APP-817-M- Página 8 de 16 nivel desconcentrado, así como ejercer funciones especiales asignadas por la Constitución y la ley, cuya naturaleza no implique el ejercicio desconcentrado (Art. 10, Decreto Ley No. 267 de Febrero 22 de 2000) los demás Macroprocesos en el Nivel Desconcentrado se encuentran contenidos en el alcance para el Nivel Central como parte de la ejecución de dichos Macroprocesos. La participación de las Gerencias Departamentales está determinada según el desarrollo de las funciones asignadas por la Ley o las responsabilidades establecidas en los Macroprocesos, Procesos y Procedimientos, de acuerdo con la normatividad vigente.

9 CODIGO:APP-817-M- Página 9 de 16 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION DE LA CGR La Alta Dirección expresó y publicó su compromiso con el Sistema de Gestión de la Calidad y con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, así como con la adopción Integrada de los dos sistemas. Una expresión de ello es la expedición del marco normativo que los rige y la adopción e implementación de los distintos documentos que lo soportan. En este sentido ha apoyado el enfoque por Procesos, la definición y operación del mapa de Macroprocesos, de la política y de los objetivos de calidad, y la construcción del Manual de Calidad, En consecuencia manifiesta su disponibilidad para suministrar y viabilizar los recursos necesarios para la implementación, mantenimiento y mejora permanente del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad. Todo lo anterior enmarcado dentro de los principios y valores Institucionales y conforme a las normas legales vigentes y a las demás disposiciones de carácter interno, con miras a lograr una administración pública, fundamentada en la eficiencia y moralidad.

10 CODIGO:APP-817-M- Página 10 de 16 OBJETIVOS El Manual de Calidad se propone describir la estructuración del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad SIGCC- junto con la definición del alcance, exclusiones, referencias de los procedimientos y el compromiso con la mejora continúa. La CGR busca que se conozca su compromiso con respecto a la satisfacción de los requerimientos de sus clientes y partes interesadas, a través de los registros documentales del sistema. El Manual, además, tiene como propósito facilitar el conocimiento y la consulta permanente de las Políticas, citadas en el código del buen gobierno, del Plan Estratégico vigente, y de todos los Procesos y Procedimientos para que todos los servidores públicos de la entidad, orienten su trabajo hacia el logro de las metas propuestas siguiendo las directrices impartidas por la Dirección y convirtiéndose en Gestores del Mejoramiento Continuo.

11 CODIGO:APP-817-M- Página 11 de 16 ENFOQUE POR PROCESOS Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL: El Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad se fundamenta en el Enfoque por Procesos, a partir de una visión funcional de su Mapa de Macroprocesos en el que se integran, la labor que ejecutan las distintas dependencias del organigrama, tanto en el nivel central como del desconcentrado, así: Direccionamiento Estratégico (DET) (Despacho del Contralor General, Despacho del Vicecontralor, Oficina de planeación, Oficina Jurídica). Comunicación y Divulgación (CYD) (Oficina de Comunicaciones y Publicaciones). Enlace con Clientes y Partes Interesadas (ECP), (Secretaria Privada y Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana). Control Fiscal Micro (CMI), (Contralorías Delegadas Sectoriales Direcciones de Vigilancia Fiscal (DVF). Control Fiscal Macro (CMA), (Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas y Direcciones de Estudios Sectoriales (DES) de las Contralorías Delegadas Sectoriales. Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva (RFJ), (Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva), grupos Gerencias Departamentales. Gestión de Talento Humano (GTH), (Gerencia del Talento Humano, Oficina de capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional, Oficina de Control Disciplinario). Gestión de Recursos de la Entidad (GRE), (Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera, Oficina de Planeación, Oficina de Sistemas e Informática). Administración de Procesos y Procedimientos (APP), (Oficina de Planeación, Oficina de Control Interno).

12 CODIGO:APP-817-M- Página 12 de 16 EXCLUSIONES De acuerdo con el numeral 1.2 de la NTC ISO 90:2008 y con el numeral 2.2 de la Norma NTCGP 1000:2009, es posible excluir a la entidad del cumplimiento de requisitos cuando ellos no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la entidad y de su producto o servicio. La naturaleza de la Contraloría General de la República y de sus servicios, indican que es necesario excluir a la entidad de los requisitos 7. y 7.6, por las siguientes razones: 1. El requisito 7. "Validación de procesos", se excluye del alcance del Sistema Integrado de Gestión y Control de calidad de la CGR por cuanto los productos son evaluados y verificados durante su realización. 2. El requisito 7.6 "Control de dispositivos de seguimiento y medición", se excluye del alcance del sistema de Gestión y Control de Calidad de la CGR por cuanto dichos dispositivos no son usados en la operación de la entidad, dada su naturaleza. Dado que las exclusiones se restringen a los requisitos expresados en el Capítulo 7 y que tales exclusiones no afectan a la capacidad o responsabilidad de la organización para proporcionar productos que cumplan con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, ellas no afectan la conformidad con la Norma Técnica Internacional de Calidad.

13 CODIGO:APP-817-M- Página 13 de 16 CONTROL Y DIVULGACIÓN DEL El Manual de Gestión de la Calidad es parte fundamental de la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad. Asimismo, describe de forma general como se da cumplimiento a los requisitos aplicables en la Entidad, de acuerdo a lo establecido en la NTCGP 1000:2009. Para un apropiado conocimiento y uso del Manual, éste: Hace parte de la inducción del personal que ingresa y su aplicación es parte de la cultura de todos los funcionarios sin excepción alguna. Es de fácil consulta, toda vez que se accede a través de la Página Web y, por tanto, está disponible para ser consultado por todos los servidores públicos y usuarios externos Toda copia que sea impresa por los funcionarios se considera como un documento no controlado, (copia no controlada) esto quiere decir que la persona que lo imprime es responsable del mismo. Es un documento controlado y su manejo está establecido en el procedimiento Elaboración y Control de Documentos. Para su control, las actualizaciones de los anexos no implican la actualización del manual.

14 CODIGO:APP-817-M- Página 14 de 16 DIRECCIONAMIENTO Es compromiso de todos los funcionarios de la Entidad propender por el mejoramiento de los procesos, proponiéndose el cumplimiento de la Misión, el logro de la visión y de la Política de Calidad en las actividades cotidianas y alcanzar los objetivos de calidad, formulados para el Sistema Integrado de Gestión y Control Calidad. Estratégico Por un Control Fiscal Oportuno y Efectivo MISIÓN Vigilar y controlar, oportuna y efectivamente los recursos públicos destinados al cumplimiento de los fines esenciales del Estado Social de Derecho.. VISIÓN Ser una Entidad referente de control y vigilancia fiscal nacional e internacional, moderna, oportuna, generadora de confianza, abierta a la participación ciudadana, promotora de transparencia y de las mejores prácticas de desempeño en la gestión pública. POLITICA DE CALIDAD La Controlaría General de la República orienta su desempeño al mejoramiento continuo de la gestión fiscal, a través de un talento humano competente, para satisfacer las necesidades de sus clientes y partes interesadas, actuando conforme a las directrices establecidas en la Constitución Nacional y la Ley, con eficiencia y moralidad. Resolución Reglamentaria 109 de 20 OBJETIVOS DE CALIDAD (OBJETIVOS CORPORATIVOS) I. Establecer un nuevo modelo de control Fiscal II. Fomentar la participación ciudadana en el Control Fiscal y fortalecer el apoyo técnico al congreso. III. Incrementar las relaciones técnicas interinstitucionales e internacionales

15 CODIGO:APP-817-M- Página 15 de 16 IV. Modernizar la estructura tecnológica de la CGR acorde con la política de estado de TIC`s. V. Fortalecer el Talento Humano y el esquema Institucional. CLIENTES Contamos con una Contraloría General de la República enfocada a sus clientes: la ciudadanía y el Congreso de la República, que constituyen su razón de ser y a quienes busca responder en expectativas, requerimientos y necesidades, con el fin de incrementar sus niveles de satisfacción y cumplir, con un alto grado de confianza, las exigencias plasmadas en la Constitución Política y en la Ley, y con ello seguir obteniendo respeto sobre las actuaciones de la Entidad. PARTES INTERESADAS Se denominan partes Interesadas a las entidades que son objeto de Auditoria por parte de la CGR y que comúnmente denominamos nuestros sujetos de control. También son partes interesadas los particulares que administran fondos o bienes públicos y los organismos internacionales (BID, BIRF, PNUD). Ellos tienen interés sobre el desempeño o éxito de la CGR y además les interesa conocer nuestros productos y sus atributos (objetividad, transparencia, oportunidad, etc.) En todo caso, es necesario: 1. Entregarles información 2. Mantener buenas relaciones a nivel institucional 3. Cumplir con la obligación de cooperar para la eficiente gestión pública 4. Buscar el beneficio general de la sociedad, por encima de los intereses particulares RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Para llevar a cabo la implementación del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad y su posterior mantenimiento, la CGR ha expedido Resoluciones, por medio de las cuales se estableció la organización para el Sistema de Calidad y la adopción de manera integrada del SGC y del MECI a través de las Resoluciones Reglamentarias Nos 107 y 109 de 20 respectivamente.

16 CODIGO:APP-817-M- Página 16 de 16 COMUNICACIÓN La Alta Dirección asegura que se establezcan los procesos apropiados de comunicación dentro la Entidad y que ésta se efectúe considerando la eficacia del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad. Por lo anterior, se incluyen en la estrategia de comunicaciones. La Alta Dirección asegura que la comunicación se efectúe considerando la eficacia del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad y que se establezcan los procesos apropiados para la comunicación dentro y fuera de la entidad REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La Revisión del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad es realizada por la Alta Dirección, con base en el procedimiento establecido para tal fin. Esta actividad se realiza anualmente, con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema. En la revisión se evalúan las oportunidades de mejora y la necesidad de realizar cambios en el Sistema de Integrado de Gestión y Control de Calidad de la organización, incluyendo la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad. APROBADO POR: DIRECTORA DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN FECHA: DICIEMBRE 7 DE 21