Se utilizan criterios y métodos que garanticen que los procesos y su control sean eficaces?

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1 PERSONERIA SORA INFORME TRIMESTRAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI MAYO 2012 Subsistema de Control Estratégico La personería muncipal, documento el MECI, identificando sus principales procesos, así mismo se documentó de manera participativa la misión, visión, objetivos, código de ética, políticas y procedimentos de talento humano y manejo de riesgos. La identificación de los riesgos de los diferentes procesos. Subsistema de Control de Gestión Se documentaron los diferentes procesos, creando formatos de evidencia, mapa de procesos con sus respectivos controles y políticas de operación. Se cuenta con manual de operaciones MECI. Se encuentra en proceso de identificacón de los diferentes procesos. Subsistema de Control de Evaluación Se realiza revisión a los diferentes procesos, generando las acciones de mejora, para el cumplimiento de los objetivos No se aprobó el plan de auditoría. Estado general del Sistema de Control Interno El sistema de control interno, identificó procesos y dicumentó procedimientos de acuerdo al modelo de operación por procesos, permitiendole el cumplimiento de sus objetivos institucionales, así mismo se recomienda hacer los ajustes necesarios para actualizar el MECI, y generar las acciones de mejora necesarias. Recomendaciones Hacer ajuste del sistema, que le permita actualizar sus procesos y controles Se han determinado los registros pertinentes para establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestgión de la Calidad que apoye la operación eficaz y eficiente de la entidad? Se estableció un listado maestro de documentos que contiene los registros de la personería, se están actualizando.

2 Se utilizan criterios y métodos que garanticen que los procesos y su control sean eficaces? Se realiza la divulgación y se empodera los procesos con responsables. Disponen de recursos necesarios, así como de información que se utilice para apoyar a la operación y el seguimiento de los procesos? Esta los procesos documentados y divulgados, se tiene un asesor externo que esta capacitando a los nuevos funcionarios. Se implantan las acciones necesarias para lograr resultados planificados y la mejora continua de los procesos? Se están actualizando y llevando en control por parte del responsable de la dirección. Se mantiene actualizado un Manual de la Calidad y éste ha permitido el desempeño eficaz por parte de los servidores en cuanto al cumplimiento de los procedimientos documentados? Se actualiza una vez que se cambie alguna versión de los procedimientos y demás documentos que hacen parte del Manual. Los procesos y procedimientos documentados han permitido estandarizar la gestión de la entidad, evitando los reprocesos y la reducción del producto no conforme? Se estandarizó la información pero hace falta el ajuste de acuerdo algunas modificaciones evidenciadas. El control de los registros en la entidad ha facilitado su identificación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y disposición? Se esta llevando acabo de acuerdo a la TRD y el listado maestro de documentos. La alta Dirección proporciona evidencia de su compromiso con el Sistema de Gestión de la Calidad? Se realizan reuniones y capacitaciones se divulga la documentación y se promueven actualizaciones de los sistemas. La política de calidad con la que cuenta actualmente la entidad está acorde con los objetivos institucionales? Falta revisión y actualización. La política de calidad incluye el compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente el sistema de gestión de la calidad? Son los objetivos de la calidad medibles y coherentes con la política de la calidad? Los objetivos están son documentados de acuerdo a la política de calidad, sin embargo se requiere actualizar. Existe un responsable de calidad dependiente de la alta Dirección?

3 Si. La alta dirección se asegura de evaluar la eficacia y eficiencia de la operación, mediante las medidas y datos utilizados para determinar el desempeño satisfactorio de la entidad? Falta realizar la actualización. La alta Dirección mantiene registro de las revisiones? Falta realizar la actualización. La alta Dirección asegura que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la entidad? Se divulga y se publican. Impulsa y apoya la dirección actividades de mejora dentro de la entidad, con clientes, proveedores y otras entidades externas? Se llevan acabo actividades de mejora frente este tema. Se determinan y proporcionan los recursos necesarios para mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar su eficacia? Existen todos los recursos necesarios para el mantenimiento del sistema. El personal de la organización tiene las competencias necesarias para la prestación del servicio? Si y se están capacitado constantemente. Se realizan planes para el personal (ingreso, formación, desarrollo, etc.) evaluando el rendimiento y las necesidades de desarrollo de todas las personas? Si. Tiene el personal directivo las competencias necesarias para liderar? Si El Sistema de Gestión de la Calidad ha generado el compromiso por parte de los servidores en cuanto al uso de sus habilidades para el beneficio de la entidad? Existe un buen nivel en cuento al empoderamiento de los roles del sistema de calidad. Es la infraestructura de la entidad adecuada para asegurar el logro de la satisfacción del cliente? Se encuentra adecuada para tal fin. Cuenta la entidad con el espacio de trabajo, los equipos y servicios de apoyo necesarios para la prestación del servicio? Se encuentra adecuada para tal fin. Se determina y se gestiona el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con la prestación del servicio? Se están prestando todos lo recursos para tal fin.

4 Se tienen definidos, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y los requisitos que se tienen en cuenta para la realización de las auditorías? Si se encuentra documentado. Se identifican y controlan los servicios no conformes? No se han presentado auditorias en el periodo. Están registrados los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme? Se encuentra documentado. La auditoría interna ha permitido el desarrollo inmediato de acciones encaminadas a la eliminación de las no conformidades a través de un análisis de causas? No se han presentado auditorias en el periodo. Hay un sistema documentado que garantiza la mejora continua? Existe un procedimiento para tratar las acciones correctivas? Si esta documentado Existe un procedimiento para definir las acciones preventivas? Si esta documentado La autoridad y responsabilidad establecida para informar sobre no conformidades en cualquier etapa del proceso ha permitido su detección oportuna? No se ha implementado esta en proceso Se determinan las no conformidades y sus causas? Existe el procedimiento falta la implementación Se recopilan y analizan los datos apropiados para determinar la adecuación y la eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad y para determinar dónde pueden realizarse mejoras? Falta actualización se encuentra en proceso. El análisis de datos obtenidos ha permitido la evaluación del desempeño frente a los planes, objetivos y metas y la identificación de áreas de mejora? Se tiene datos que proporcionan información requerida para esta actividad sin embargo la personería se encuentra en un proceso de actualización de su sistema de gestión de calidad y MECI con cual se pretende cumplir con los objetivos y metas propuestas en la implementación y le desarrollo de actividades. Diligenciado por: Revisado por: Aprobado por: YENY LILIANA RIVERA SIERRA JEFFER RAUL MORENO CARDENAS JEFFER RAUL MORENO CARDENAS

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