Procedimiento Control de Documentos RG PCD 001

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1 Pág. 1 de 9 Procedimiento Control de Este documento es propiedad intelectual de Profesionales Técnicos S.A.S. y se prohíbe su reproducción y/o divulgación sin previa autorización Tipo de Documento: ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Dr. Nelson González Sánchez COORDINADOR DE CALIDAD Dr. Omar Rodrigo Ortega M. DIRECTOR Ing. Héctor Ramón Castañeda GERENTE GENERAL CONTROL DE CAMBIOS Número Fecha Aprobación Ítem Alterado Motivo Aprobado por 00 Todos Aprobación Inicial Gerente de Octubre de 2009 Todos Se incluyen la guía de Codificación de ( GA 01) y Guía de Elaboración de ( GA 02) con el objetivo de clarificar dichas actividades en este procedimiento. Gerente de Junio de 2010 Todos Se Modifica el procedimiento con el fin de ajustarlo al sistema de Gestión integral, modificando responsabilidades. Gerente 03 8 de Agosto de 2012 Todos Se realiza revisión y actualización del Procedimiento. Gerente

2 Pág. 2 de 9 Todos - Se incluye los nuevos requisitos de la lista de evaluación del sistema de gestión de seguridad, salud ocupacional y ambiente (RUC) y demás normas técnicas aplicables (NTC), además de realizar ajustes a las actividades del procedimiento para convertirlo más dinámico y aplicable a la compañía. Gerente

3 Pág. 3 de 9 1. TITULO: Procedimiento Control de. 2. PROPOSITO: Este procedimiento tiene por objeto, establecer la normatividad interna que aplica para la elaboración, revisión, aprobación, identificación, distribución, divulgación y modificación de todos los documentos y datos pertenecientes al Sistema de Gestión Integral () de la empresa Profesionales Técnicos S.A.S., tales como políticas, manuales, procedimientos, planes, programas, fichas, Guías de Trabajo, etc. Además establece los parámetros para la actualización y conservación de documentos y datos, tanto internos y externos que afecten al sistema de gestión Integral de la Empresa Profesionales Técnicos S.A.S. 3. ALCANCE: Este procedimiento aplica para la base de documentos y datos de todos los procesos del sistema de gestión Integral de la empresa Profesionales Técnicos S.A.S., tanto de origen interno como externo. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es autoridad de determinar los criterios de este procedimiento de la Gerencia y Sub. Gerencia ; la responsabilidad de la divulgación es del de y de la aplicación del mismo de los es de Procesos y jefes de área.

4 Pág. 4 de 9 5. DEFINICIONES: - INFORMACION: Datos que poseen significado. - DOCUMENTO: Información y su medio de Soporte. - ESPECIFICACIONES: Documento que establece requisitos. - REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. - S: que proporcionan información sobre como efectuar las actividades y los procesos de manera coherente. - DATOS: El dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc.) de un atributo o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades. 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: A continuación se describen las actividades de obligatorio cumplimiento por todos los procesos y todas las áreas de la Empresa Profesionales Técnicos S.A.S., en todo su campo de acción. ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE 1. APROBACIÓN: Todos los deberán ser elaborados según lo establecido en la Guía para la Elaboración y Codificación de y datos GA 01. Todos los documentos y datos pertenecientes al Sistema de Gestión de Integral (S.G.I.) deberán ser revisados en primera instancia por el de para que luego estos sean aprobados por el Gerente de la empresa antes de su emisión y divulgación. Gerente FT 01 Firma del Gerente Y de en cada procedimiento.

5 Pág. 5 de 9 2. REVISION Y ACTUALIZACIÓN: Los documentos del Sistema de Gestión Integral serán revisados y actualizados por el de por lo menos una vez al año o cuando se crea necesario se realizara antes de este tiempo. Aquellos documentos del S.G.I. que hayan sido objeto de alguna modificación deberán ser revisados nuevamente en primera instancia por el de para por consiguiente estos sean nuevamente aprobados por el Gerente. La modificación o actualización se anotara en el listado maestro de documentos por el de. Gerente FT 01 Firma del Gerente Y de en cada procedimiento. 3. CONTROL DE CAMBIOS Y ESTADO DE LA REVISIÓN ACTUAL: La identificación de los cambios se hará mediante el cuadro de Control de Cambios que tiene cada procedimiento en la portada y el estado de la revisión se verificara mediante el listado maestro de versus la versión de cada procedimiento vigente. Para la aprobación, el de, procederá de la siguiente manera: a. Actualizara el control de cambios b. Actualizara el número de versión c. Hará firmar el nuevo documento por parte del Gerente d. Modificará el listado maestro de documentos. e. Divulgara la nueva versión del documento. Control de Cambios en cada procedimiento. FT 01 Nota: Para aquellos documentos de divulgación masiva como Misión, Visión, Políticas, Objetivos, Valores corporativos, Mapa de Procesos, etc., el control de cambios se llevara en el listado maestro de documentos registrando su última modificación.

6 Pág. 6 de 9 DISPONIBILIDAD: Se garantizará la disponibilidad de los documentos en: 1. Medio Físico: Ubicando las carpetas del Sistema de Gestión Integral en el archivo de Gestión No 1 del Departamento de. Adicionalmente, cada de proceso o líder de obra tendrá un original impreso CONTROLADO del documento para ser usado y consultado por los empleados, contratistas, clientes y demás partes interesas en el punto de Trabajo. De esta manera se garantiza que los documentos estén en los puntos de uso de la organización con control de acceso a solo lectura. FT Medio Magnético: La disponibilidad de los documentos en medio magnético se efectuara en: 1. En el DRIVE en la carpeta SGI PROFETEC ORIGINAL, el cual tendrá clave de acceso y será administrado únicamente por el. 2. En el DRIVE en la carpeta SGI PROFETEC CONSULTA, sin clave de ingreso, al cual se tendrá acceso a todos los documentos del Sistema de Gestión Integral en PDF con marca de agua de COPIA NO CONTROLADA. 3. En la página de internet en el link Mi Profetec/ link Sistema de Gestión Integral, en el cual se tendrá acceso mediante usuario y clave y todos los documentos del Sistema de Gestión Integral se encontraran en PDF con marca de agua de COPIA NO CONTROLADA. FT 01 Para asegurar que las versiones pertinentes aplicables de los documentos del S.G.I. se encuentran disponibles y divulgados, se realizará

7 Pág. 7 de 9 una revisión periódica (mensualmente) por parte del Coordinador de Calidad y el del Proceso, verificando los documentos que se encuentran identificados en el listado maestro de documentos. Coordinador de Calidad Y Líder Proceso FT 01 En el listado maestro de documentos se debe identificar la última versión vigente, la fecha tanto de elaboración como la de Última modificación, la ubicación, entre otros aspectos. En caso de actualizaciones de algún documento se actualizará el listado maestro de documentos. 5. LEGIBILIDAD E IDENTIFICACIÓN: Se garantiza la legibilidad de los documentos ya que estos se elaboran en medio digital con los programas del paquete Office y se imprimen en medio físicos, según sea apropiado. Los documentos se identificaran en el encabezado, por el nombre y el código. La codificación se realizara de acuerdo con lo establecido en la Guía para la Elaboración y Codificación de y Datos GA 01. de FT 01 IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS: La codificación de los documentos de origen externos se realizara de acuerdo a lo establecido en la Guía para la Elaboración y Codificación de y Datos GA 01. de Externos FT Para el control de los documentos de origen externos tales como: Normas Técnicas, Legislación, Catálogos, Folletos, Guías, Manuales, Instrucciones, Instructivos, Especificaciones Técnicas, Normas y similares se llevara el registro Externos RG PCD 001 FT 02, donde se especificaran aspectos como el nombre del documento, la fecha de edición o publicación, vigencia, Tipo de presentación del Documento, numero de copias Secretaria Control de Distribución de Externos FT 03

8 Pág. 8 de 9 entre otras. Para la Distribución de los documentos externos anteriormente nombrados junto con aquellos otorgados por el cliente como: Contrato, Planos, Diseños, Propuestas, ofertas, Especificaciones Técnicas y similares, se deberá controlar mediante el formato Control de Distribución de Externos FT 03. PREVENIR EL USO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS: 1. en medio físico: Los en medio físico obsoletos de origen interno pertenecientes al Sistema de Gestión Integral se destruirán y los de origen externo que se requieran almacenar, se identificarán mediante el sello de DOCUMENTO OBSOLETO. N/A en medio magnético: Los documentos de origen externo obsoletos en magnético se ubicara en el archivo Central de la empresa PROFESIONALES TECNICOS S.A.S., en una carpeta física que se denominara CD OBSOLETOS y se mantendrá únicamente la versión anterior a la actualizada. Secretaria Para los obsoletos en medio magnético del Sistema de Gestión se realizar Backups trimestralmente donde se podrán realizar consultas o recuperación de los documentos obsoletos. Se identificaran con la fecha y el responsable de la elaboración y se almacenaran en una caja en el Archivo de Gestión No 1 del Departamento de. Los demás documentos se destruirán o se borraran del sistema. Carpeta Obsoletos S.G.I.

9 Pág. 9 de 9 IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CUANDO PROFESIONALES TECNICOS S.A.S. HACE PARTE DE UN CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL: 8. Cuando PROFESIONALES TECNICOS S.A.S. Contrate a través de consorcio o unión temporal en la que su participación sea mayoritaria (Más del 50% del proyecto) o tenga la administración de la misma, y que la contraparte lo acepte, se deberá aplicar el sistema de Gestión Integral usando como identificación de los documentos el logo de la unión temporal respectiva. N/A

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