LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CALIDAD

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1 Página 1 de 28 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Asignada a: Firma Elaborado por: Aprobado por: Nombre Germán Carrasco C. José Francisco Aguirre O. Cargo Representante Alta Dirección Alta Dirección Fecha

2 Página 2 de CONTENIDO Página 2. Objetivo Alcance Referencias Responsabilidades Descripción de los Documentos Documentos del Sistema de Gestión Documentos Legales Internos Documentos Legales Externos Control de los Registros del Sistema de Gestión y Control de los Registros SGC Acreditación Institucional 25 Protección de Documentos 27 Hoja de Control de Cambios 28

3 Página 3 de OBJETIVO Establecer un registro maestro con los documentos y formatos tipo utilizados en el Sistema de Gestión de la Vicerrectoría Centro - Norte de la Universidad de Aconcagua. 3. ALCANCE Todas las áreas de la Vicerrectoría Centro - Norte de la Universidad de Aconcagua, involucradas en el plan de gestión de calidad 4. REFERENCIAS Manual de la punto 6.2 ISO 9001:2008 y cláusula RESPONSABILIDADES En la Cláusula 6.5 del Manual de la de la Vicerrectoría Centro - Norte de la Universidad de Aconcagua, se señala los cargos y las responsabilidades que tiene el personal en las actividades que afectan al Sistema de Gestión de la y con el Control de Registros.

4 Página 4 de DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS 6.1. Documentos del Sistema de Gestión Documento Código Fecha Formato Versión Distribución Protección Política MC Impreso en Recepción de Sede Objetivos MC Impreso en Recepción de Sede Manual MC Impreso/ digital Manual de Procedimientos MP Impreso/ digital 9 Impreso lo debe publicar y mantener actualizada el 9 Impreso, Recepción de Sede lo debe publicar y mantener actualizada el 9 Impreso / Página Web Central (portada y política Apartado Sistema firmada)/ de Gestión de Digital Página, protegido Web Central contra escritura Apartado Sistema (PDF). de Gestión de, separado por Sede (portada y política sin firma) 8 Impreso Página Web Central (portada firmada)/ Apartado Sistema Digital Página de Gestión de Web Central, protegido Apartado Sistema contra escritura de Gestión de (PDF), separado por Sede (portada sin firma)

5 Página 5 de 28 Procedimientos del Sistema de Gestión Listado Maestro de Documentos y Registros de PSGC Impreso/ digital Impreso/ digital 6 Impreso Página Web Central (portada firmada)/ Apartado Sistema Digital Página de Gestión de Web Central, protegido Apartado Sistema contra escritura de Gestión de (PDF), separado por Sede (portada sin firma) 8 Impreso Página Web Central (portada firmada)/ Apartado Sistema Digital Página de Gestión de Web Central, protegido Apartado Sistema contra escritura de Gestión de (PDF), separado por Sede (portada sin firma)

6 Página 6 de Documentos Legales Internos Documento Fecha Formato Versión Almacenamiento Protección Acta de Fundación y Constitución de la Universidad de Aconcagua y establecimiento de sus Estatutos Resolución Exenta N 568 ( ) Declara Plena Autonomía Universidad de Aconcagua Reducción a Escritura Pública, Acta de Sesión de io Corporación Universidad de Aconcagua Reglamento Académico Universidad de Aconcagua Decreto N 371/2010 Resolución de Vicerrectoría de Administración y Finanzas Nº 001/2012, de fecha 02 de agosto de 2012 que establece Procedimientos para Repactar Compromisos Financieros Resolución de Vicerrectoría de Administración y Finanzas Nº 003/2012, de fecha 26 de noviembre de 2012 que establece Procedimientos para Condonación de Intereses 1989 Digital No aplica Módulo ubicado en Central, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación Documentos y Anexos SGC 2006 Digital No aplica Módulo ubicado en Central, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación Documentos y Anexos SGC 2009 Digital No aplica Módulo ubicado en Central, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación Documentos y Anexos SGC 2010 Digital No aplica Módulo ubicado en Central, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación Documentos y Anexos SGC 2012 Digital No aplica Módulo ubicado en Central, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación Documentos y Anexos SGC 2012 Digital No aplica Módulo ubicado en Central, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación Documentos y Anexos SGC

7 Página 7 de 28 Decreto de Rectoría Nº 006/2013, de fecha 26 de febrero de 2013 y que Aprueba el Nuevo Modelo Educativo Resolución N 01/2014 ( ) Implementa a Nivel Nacional el uso del formato del libro de clases. Decreto de Rectoría Nº 002/2014, de fecha 20 de enero de 2014 y que Aprueba la Creación de Cuerpos Colegiados Permanentes Decreto de Rectoría Nº 003/2014, de fecha 20 de enero de 2014 y que Aprueba la Creación de Cuerpos Colegiados Transitorios Resolución VRA N 010/2014: ( ) Aprueba procedimientos de Convalidación de Asignaturas de conformidad a lo dispuesto en el Reglamento Académico. Resolución VRA N 011/0214: ( ) Aprueba procedimiento de Examen de conocimientos relevantes de asignaturas de conformidad al Reglamento Académico Digital No aplica Módulo ubicado en Central, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación Documentos y Anexos SGC 2014 Digital No aplica Módulo ubicado en Vicerrectoría Centro - Norte, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación - Documentos internos y externos 2014 Digital No aplica Módulo ubicado en Central, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación Documentos y Anexos SGC 2014 Digital No aplica Módulo ubicado en Central, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación Documentos y Anexos SGC 2014 Digital No aplica Módulo ubicado en Vicerrectoría Centro - Norte, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación - Documentos internos y externos 2014 Digital No aplica Módulo ubicado en Vicerrectoría Centro - Norte, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación - Documentos internos y externos

8 Página 8 de 28 Decreto N 023/2014 ( ) Aprueba Reglamento Académico acorde a lo establecido en el modelo educativo de la UAC Decreto N 24/2014 ( ) Establece Calendario Académico correspondiente al año 2015 Decreto N 26/2014 ( ) Aprueba Reglamento de los de la Universidad de Aconcagua Decreto N 27/2014 ( ) Aprueba Reglamento de Admisión y Matriculas de la Universidad de Aconcagua Resolución de Vicerrectoría Nº 124/2014, de fecha 18 de marzo sobre Instructivo Acciones Formativas Resolución N 388/2014 ( ) Instructivo de Selección Docente VZC 2014 Digital No aplica Módulo ubicado en Vicerrectoría Centro - Norte, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación - Documentos internos y externos 2014 Digital No aplica Módulo ubicado en Vicerrectoría Centro - Norte, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación - Documentos internos y externos 2014 Digital No aplica Módulo ubicado en Vicerrectoría Centro - Norte, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación - Documentos internos y externos 2014 Digital No aplica Módulo ubicado en Vicerrectoría Centro - Norte, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación - Documentos internos y externos 2014 Digital No aplica Módulo ubicado en Central, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación Documentos y Anexos SGC 2014 Digital No aplica Módulo ubicado en Central, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos Proceso de Certificación Documentos y Anexos SGC

9 Página 9 de Documentos Legales Externos Documento Formato Almacenamiento Decreto Supremo Nº 594 Aprueba Reglamento sobre Condiciones Sanitarias y Ambientales Básicas en los lugares de Trabajo. digital Código Civil Chileno digital go_civil/codigo_civil_de_chile.htm Código del Trabajo digital _recurso_1.pdf Ley Establece normas sobre accidentes del trabajo y enfermedades profesionales Ley Nº ley Orgánica Constitucional de Enseñanza Ley Nº Establece Normas sobre protección de los derechos de los consumidores digital digital digital entos/beneficiosdelaley_alumno.pdf iva-y-reglamentos/8386/ley-organicaconstitucional-de-ensenanza 8 Decreto Supremo Nº 40 digital Ley D.S. 313 Seguro Escolares en seguro de accidentes de acuerdo a la Ley Nº (aplicable alumnos que realizan práctica profesional en empresas digital df Norma ISO 9001:

10 Página 10 de Control de los Registros del Sistema de Gestión y Servicio Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Solicitud de creación/cambio Documento 1 00 Oficina VZCN Carpeta Registros Nº 1 SGC Estante Oficina CARATULADO COMO Registros No vigente Notificación de creación/ cambio de documento Ficha de selección Auditor interno Plan de Auditoría Interna Lista de Verificación de Auditoría Interna Informe final de Auditoria Interna No Conformidad/ Reclamo cliente Acción Preventiva/Obser vación/oportunid ad de Mejora 2 00 Oficina 4 01 Oficina 5 00 Oficina 6 00 Oficina 7 01 Oficina 8 01 Oficina 9 01 Oficina VZCN VZCN VZCN VZCN VZCN VZCN VZCN Carpeta Registros Nº 1 SGC Estante Oficina Carpeta de Auditoría Interna Oficina Carpeta de Auditoría Interna Oficina Carpeta de Auditoría Interna Oficina Carpeta de Auditoría Interna Oficina Impresa Carpeta de Auditoría Interna/ Carpeta Registros Nº 2 SGC Impresa Carpeta Registros Nº 2 SGC 1 año Se elimina 1 año Se elimina

11 Página 11 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Libro de Recepción Impreso Escritorio Rotulado Asistente Sugerencias y Asistente Administrativa como Documento Administrativa Reclamos Administrativa Obsoleto Informe Avance / Revisión Alta Dirección Acta Reunión Alta Dirección Comité de Medición de Objetivos Resumen Semestral de Indicadores Solicitud de capacitación interna Evaluación de desempeño de personal administrativo Plan de Formación Personal Oficina Oficina Oficina 14 - A 02 Oficina Oficina Oficina Encargado RR. HH Oficina VZCN VZCN VZCN VZCN VZCN Impreso Carpeta Registros Nº 1 SGC Impreso Carpeta Registros Nº 1 SGC Impreso Carpeta Registros Nº 2 Impreso Carpeta Registros Nº 2 Impreso Carpeta Registros Nº 1 SGC Encargado de RR. HH. Impresa Carpeta del Funcionario VZCN Impreso Carpeta Registros Nº 1 SGC Rotulado como Documento Obsoleto 1 año Se elimina Rotulado como Documento Obsoleto Rotulado como Documento Obsoleto 1 año Se elimina 2 año Se elimina Encargado de RR. HH. 1 año Se elimina

12 Página 12 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Plan Evaluación Oficina Encargado Se elimina Encargado de RR. de formación RR. HH. HH. Planilla de Cotización y Compra de Insumos Listado y calificación de proveedores Ficha Proveedor Insumos Evaluación de Proveedor Reevaluación de Proveedor Acta de reunión Comité de Vicerrectoría Memorándum Dirección Memorándum de Registro Curricular Oficina Encargado de Administración y Finanzas Oficina Encargado de Administración y Finanzas Oficina Encargado de Administración y Finanzas 21 A 00 Oficina Encargado de Administración y Finanzas 21 A 01 Oficina Encargado de Administración y Finanzas Oficina Oficina Oficina Registro Curricular Encargado de RR. HH. Impresa Carpeta del Funcionario Encargado de Administración y Finanzas Encargado de Administración y Finanzas Encargado de Administración y Finanzas Encargado de Administración y Finanzas Encargado de Administración y Finanzas VZCN Registro Curricular Impresa en Carpeta Cotizaciones Impresa en Carpeta Proveedores Impresa en Carpeta Proveedores Impresa en Carpeta Proveedores Impresa en Carpeta Proveedores Carpeta ACTAS Estante Oficina Carpeta MEMORANDUM DDZ Estante Oficina Carpeta MEMORANDUM ENCARGADA REGISTRO CURRICULAR ZONAL Estante Oficina Registro Curricular Hasta que el funcionario se desvincule de la Institución 1 año Se elimina Encargado de Administración y Finanzas Rotulado como Documento Obsoleto 1 año Se elimina cuando el proveedor deje de prestar servicios 1 año Se elimina cuando el proveedor deje de prestar servicios 1 año Se elimina cuando el proveedor deje de prestar servicios Encargado de Administración y Finanzas Encargado de Administración y Finanzas Encargado de Administración y Finanzas Encargado de Administración y Finanzas Registro Curricular

13 Página 13 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Memorándum Oficina Asistentes Carpeta MEMORANDUM Asistente ASISTENTE DOCENTE 2 Docente 1 Estante Oficina Asistentes Académicas Memorándum Asistente 2 Memorándum Administración y Finanzas - Cobranzas Memorándum Administración y Finanzas Proveedores Memorándum Administración y Finanzas - Personal Memorándum Vicerrector Central Resoluciones Académicas Vicerrectoría Central Oficina Asistentes Oficina Asistentes Administrativas Oficina Asistentes Administrativas Oficina Asistentes Administrativas Oficina Asistentes Administrativas Oficina Carpeta MEMORANDUM ASISTENTE DOCENTE 3 Estante Oficina Asistentes Académicas Carpeta MEMORANDUM DZAF - COBRANZA Estante Oficina Asistente Administrativa Carpeta MEMORANDUM DZAF - PROVEEDORES Estante Oficina Asistente Administrativa Carpeta MEMORANDUM DZAF PERSONAL Estante Oficina Asistente Administrativa Carpeta MEMORANDUM VZC Estante Oficina Asistente Administrativa Carpeta RESOLUCIONES ACADÉMICAS VZC Estante Oficina

14 Página 14 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Resoluciones Oficina Asistentes Carpeta RESOLUCIONES Financieras Administrativas FINANCIERAS VZC Vicerrectoría Estante Oficina Asistente Central Administrativa Orden de Compra Oficina Asistente Administrativo Carrera Enfermería Carrera Kinesiología Carrera Fonoaudiología Carrera Psicología Carrera Técnico en Enfermería Carrera Ingeniería en Prevención de Riesgos y Medio Ambiente PCE Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina Carpeta COMPRAS FINANCIERAS VZC Estante Oficina Asistente Administrativa Estante Oficina Estante Oficina Estante Oficina Estante Oficina Estante Oficina Estante Oficina

15 Página 15 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Oficina Carrera Técnico en Prevención de Estante Oficina Riesgos y Medio Ambiente Carrera Ingeniería Civil Industrial PCE Carrera Técnico Industrial Carrera Ingeniería Civil en Minas PCE Carrera Técnico en Minas Carrera Técnico en Electricidad Carrera Técnico en Construcción y Obras Civiles Carrera Técnico en Agronomía Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina Estante Oficina Estante Oficina Estante Oficina Estante Oficina Estante Oficina Estante Oficina Estante Oficina

16 Página 16 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Oficina Carrera Técnico en Agronomía Estante Oficina con Mención en Agroecología y Medio Ambiente Informe Resumen Comportamiento Administrativo Docente Control de Procesos Internos: Resciliación de Contratos Control de Procesos Internos: Renuncia a Carrera Control de Procesos Internos: Convalidación y Homologación Oficina 65 A 00 Oficina 65 B 00 Oficina 65 C 00 Oficina Carpeta REGISTROS 2 Estante Oficina Carpeta REGISTROS 2 Estante Oficina Carpeta REGISTROS 2 Estante Oficina Carpeta REGISTROS 2 Estante Oficina

17 Página 17 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Control de 65 D 00 Oficina Procesos Carpeta REGISTROS 2 Internos: Postergación de Estudios Estante Oficina Control de Procesos Internos: Oportunidades de Gracia Control de Procesos Internos: Certificados Encuesta de Satisfacción Sedes Tabulación Encuesta Satisfacción Sedes Ficha Entrevista Contratación Personal Asistentes Administrativas 65 E 00 Oficina 65 F 00 Oficina Oficina Oficina 69 A 00 Carpeta del Funcionario de Carpeta REGISTROS 2 Estante Oficina Carpeta REGISTROS 2 Estante Oficina Carpeta REGISTROS 2 Estante Oficina Carpeta REGISTROS 2 Estante Oficina Carpeta del Funcionario Hasta que el funcionario sea desvinculado de la UAC Elimina de

18 Página 18 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Ficha Entrevista 69 B 00 Carpeta del de Carpeta del Funcionario Hasta que el Elimina de Contratación Personal Asistentes Académicas Funcionario funcionario sea desvinculado de la UAC Ficha Entrevista Contratación Personal Administración y Finanzas Ficha Entrevista Contratación Personal Académico Ficha Entrevista Contratación Personal Ficha Entrevista Contratación Personal a 69 C 00 Carpeta del Funcionario 69 D 00 Carpeta del Funcionario 69 E 00 Carpeta del Funcionario 69 G 00 Carpeta del Funcionario de de de de Carpeta del Funcionario Carpeta del Funcionario Carpeta del Funcionario Carpeta del Funcionario Hasta que el funcionario sea desvinculado de la UAC Hasta que el funcionario sea desvinculado de la UAC Hasta que el funcionario sea desvinculado de la UAC Hasta que el funcionario sea desvinculado de la UAC Elimina Elimina Elimina Elimina de de de de

19 Página 19 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Ficha Entrevista 69 H 00 Carpeta del de Carpeta del Funcionario Hasta que el Elimina de Contratación Personal Encargado de Asuntos Estudiantiles y Seguimiento de Egresados Funcionario funcionario sea desvinculado de la UAC Ficha Entrevista Contratación Personal de Registro Curricular Evaluación Competencias Directivos Evaluación Competencias Memorando General DZC Programa de Supervisiones y Auditorías Internas DZC 69 J 00 Carpeta del Funcionario Carpeta del Funcionario Carpeta del Funcionario Oficina Oficina de de RR. HH. de RR. HH. Carpeta del Funcionario Hasta que el funcionario sea desvinculado de la UAC Elimina de Carpeta del Funcionario Indefinido Elimina de RR. HH. Carpeta del Funcionario Indefinido Elimina de RR. HH. Impreso en carpeta Correspondencia Sedes 1 año Se elimina Digital PC DZC 1año Se elimina

20 Página 20 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Plan de Auditoría Oficina Impreso en Carpeta de 1 año Se elimina Interna DZC Auditorías Lista de Verificación Auditoría Interna Informe Final Auditoría Interna DZC No Conformidad DZC Acción Preventiva Observación Oportunidad de Mejora DZC Acta Reunión General DZC Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina Supervisión SGC Oficina Carrera Trabajo Social PCE Carta Evaluación y Re-Evaluación de Proveedores Oficina Oficina Asistente Administrativa 1 Impreso en Carpeta de Auditorías/Digital en PC Impreso en Carpeta de Auditorías/Digital en PC 1 año Se elimina en papel 1 año Se elimina en papel Impreso en Carpeta de NC 1 año Se elimina Impreso en Carpeta de NC 1 año Se elimina Impreso Carpeta de Reuniones 1 año Se elimina Digital PC DZC 1año Se elimina Oficina Carpeta LISTADO Y CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES E INSUMOS Estante Oficina Asistente Administrativo 1 1 año Se elimina

21 Página 21 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Informe Oficina Consolidado VZA Carpeta Comunicación Exámenes Semestrales Interna Programa Anual Revisión Comité Ampliado Rev. Alta Dirección Supervisión Interna Sede/ Vicerrectoría Central Ficha Entrevista Contratación Personal de Sede Lista de Verificación de los Expedientes Registro de Inscripción a la Tesis o Trabajo de Titulación Registro Asignación Profesor Guía Oficina de Oficina de Carpeta del Funcionario Oficina Asistentes Oficina Asistentes Oficina Asistentes de Asistente Docente Asistente Docente Asistente Docente Digital PC DZC Digital PC DZC Carpeta del Funcionario Oficina de Asistentes Oficina de Asistentes Oficina de Asistentes 1 año Se elimina 1 año Se elimina Hasta que el Elimina funcionario sea desvinculado de la UAC de Asistente Docente Asistente Docente Asistente Docente

22 Página 22 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Registro Oficina Asistentes Asistente Oficina de Asistentes Asistente Docente Asignación Profesor Informante Docente Registro de Entrega de Empastados y CD Registro Plazos Tramitación de Expedientes de Titulación Registro de Solicitud de Fecha para Examen de Título y/o Grado Registro de Certificado de Administración y Finanzas Registro de Aprobación Solicitud fecha Examen de Título y/o Grado Actas de Titulación Oficina Asistentes Oficina Asistentes Oficina Asistentes Oficina Asistentes Oficina Asistentes Oficina Registro Curricular Asistente Docente Asistente Docente Asistente Docente Asistente Docente Asistente Docente Registro Curricular Oficina de Asistentes Oficina de Asistentes Oficina de Asistentes Oficina de Asistentes Oficina de Asistentes Oficina de de Registro Curricular Asistente Docente Asistente Docente Asistente Docente Asistente Docente Asistente Docente Asistente Docente

23 Página 23 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Registro Planilla Oficina Asistente Docente de Pagos Profesores Guía e Informantes Oficina Carrera Técnico en Electrónica Carrera Técnico en Metalurgia Solicitud de Orden de Compra Carrera Enfermería 2014 Carrera Kinesiología 2014 Carrera Fonoaudiología 2014 Carrera Psicología Oficina Oficina Oficina Asistente Administrativo Oficina Oficina Oficina Oficina Estante Oficina Estante Oficina Carpeta RESOLUCIONES FINANCIERAS VZC Estante Oficina Asistente Administrativa Estante Oficina Estante Oficina Estante Oficina Estante Oficina

24 Página 24 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la Oficina Carrera TNS en Estante Oficina Enfermería 2014 Carrera TNS en Prevención de Riesgos Carrera TNS en Minas 2012 Repactación de Deuda de Aranceles Acta Reunión con es y Jefes de Carrera de Sedes Formato Seguimiento Reuniones con es y jefes de Carrera de Sedes Oficina Oficina Oficina Asistente Financiera Oficina Oficina Asistente Financiera Estante Oficina Estante Oficina Carpeta Financiera Asistente Carpeta Actas de Reuniones Carpeta Actas de Reuniones Asistente Financiera

25 Página 25 de Control de los Registros SGC Acreditación Institucional Identificación Anexo Nº Revisión Fecha de Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de Vigencia la Acta Consejo Oficina de DDZ DDZ Archivador Actas 2 años Bodega rotulado de Acreditación como documento Institucional No Vigente Acta Reunión Comité Oficina Jefe Jefe Archivador Actas 2 años Bodega rotulado Jefe Aseguramiento de la Aseguramiento de la de Acreditación como documento Aseguramiento Autoevaluación Institucional No Vigente de la Ficha Individual Oficina Jefe de Carrera/ EZC Jefe de Carrera/EZC Archivador Egresados Encuesta Egresados Oficina Jefe de Carrera/ EZC Jefe de Carrera/EZC Archivador Egresados Base de Datos Egresados Formulario Pre Convalidación de Asignaturas (Uso Jefe de Carrera) Oficina Jefe de Carrera/EZC Jefe de Carrera/EZC Archivador Egresados Oficina Jefe de Carrera Jefe de Carrera Impreso Carpeta correspondiente a la carrera 1 año Bodega rotulado como documento No Vigente 1 año Bodega rotulado como documento No Vigente 1 año Bodega rotulado como documento No Vigente 1 año Carpeta del académico Estudiante depositada en bodega de Sede Jefe de Carrera Jefe de Carrera Jefe de Carrera Jefe de Carrera

26 Página 26 de 28 Identificación Anexo Nº Revisión Fecha de Vigencia Solicitud de Convalidación de Estudios Solicitud de Exámenes de Conocimientos Relevantes Acta Examen de Conocimientos Relevantes Almacenamiento Protección Recuperación Retención Encargado de la 1 año Carpeta del Jefe de Carrera académico Estudiante depositada en la carrera bodega de Sede 1 año Carpeta del Jefe de Carrera académico Estudiante depositada en la carrera bodega de Sede 1 año Carpeta del Jefe de Carrera académico Estudiante depositada en bodega de Sede Oficina Jefe de Carrera Jefe de Carrera Impreso Carpeta correspondiente a Oficina Jefe de Carrera Jefe de Carrera Impreso Carpeta correspondiente a Oficina Jefe de Carrera Jefe de Carrera Impreso Carpeta correspondiente a la carrera

27 Página 27 de 28 PROTECCION DE DOCUMENTOS Los Documentos Internos y Externos, Manuales del SGC, además de los Anexos del Listado Maestro de Documentos y Registros, se encuentran ubicados y disponibles para su descarga por parte de Vicerrectoría Centro Norte y Sedes de la, en el Módulo de ubicado en Centro - Norte, apartado Aula Virtual link Norma ISO 9001: Documentos y Anexos SGC, Vicerrectoría Centro Norte, lugar al que se debe ingresar con clave, que solo tienen, Representante de Alta Dirección, y Encargados Sedes. La, es la encargada de entregar a los funcionarios de la Vicerrectoría Centro Norte, los anexos y manuales en su última versión, la entrega se realiza vía pendrive o correo electrónico, dejando evidencia de la entrega a través de documento firmado o recepción conforme de los correos electrónicos enviados, documentación que se archiva en la carpeta de Comunicación Interna.

28 Página 28 de 28 HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DE PÁGINA MODIFICACIÓN REALIZADA Nº REVISIÓN Todas Por cambio de versión y fechas Todas Por cambio de versión y fechas Por cambio de versión y fechas Todas Cambio de formato en encabezado incorporación de documentos y eliminación de anexos Todas Eliminación del punto 6.4 Formatos Plan de Procedimientos de Gestión de la y se reformula el punto 6.5 Control de los Registros del Sistema de Gestión y servicio de calidad, pasando a quedar como punto Nº Todas Se incluyen Anexos del Proceso de Titulación y de nuevas carreras ingresadas al SGC , 5, 6, 7 20, 21 Se modifican los documentos internos, externos y se incorpora el encargado de la disposición de los anexos de calidad, se incorporan los anexos correspondientes a la acreditación General Cambio de Vicerrectoría Central a Vicerrectoría Centro Norte, se elimina el cargo de Encargado de Vicerrectoría asumiendo las funciones la. Se modifican los encargados de la protección de los documentos relacionados a, Dirección y. 8 4, 5, 6, 7, 25, 26 Se modifica versión y fecha de los manuales de calidad, se incorporan documentos internos, se incorporan anexos relacionados con la acreditación institucional.