TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO. CTO-016, Memorando. NTCGP1000. Remitir al Comité de especializado Coordinacion de Control Interno.

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1 1 OBJETIVO(S) PROCESO: DIRECCIONÁMIENTO ESTRATEGICO Código: SGC-PCT- 06 TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 NOMBRE DEL DOCUMENTO: AUDITORÍA DE CALIDAD Página: 1 de 7 Realizar auditoría de cumplimientos de requisitos de [a norma NTCGP1000, mediante La evaluación del sistema de Gestión de Calidad con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de la Defensoría del Pueblo. 2. ALCANCE Inicia con la elaboración del Programa de Auditoría Interna, y finaliza con elaborar plan de mejoramiento Auditoria de Cumplimiento: Herramienta que permite evaluar los objetivos del control de cumplimiento de la función administrativa de la entidad pública con el fin de permitir a la entidad garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable. Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. NOTA Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. NOTA Para efectos de esta norma, y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. pertinente para los criterios de auditoría, y que sea verificable. Criterio de Auditoria: Es lo que debe ser y que esta fijado en Las poi íticas,procediniientos, requisitos con--to-culesedebe--des&roltar -un actividad o un proceso de la entidad. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Documentar la Auditoria: Hace relación a los papeles de trabajo preparados por el auditor y aquellos que le fueron suministrados por el auditado y que le sirven para sustentar los hallazgos con base a las evidencias de auditoria y de conformidad con el plan de auditoria. 3. DEFINICIONES Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. NOTA La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. NOTA La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Evidencias de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditorias y que son verificables. Programa de auditoria: Conjunto de una o mas Auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Plan de auditoria: Descripción de Las Actividades y de los detalles acordados de una Auditoria. Papeles de trabajo: Es toda la documentación elaborada por el propio auditor para soportar su trabajo durante la auditoria y sirven para proporcionar la evidencia necesaria del trabajo realizado y que respalda la opinión del auditor. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones

2 1PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ICódigo: SGC-PCT- 06 TIPO DE PROCESO: ESTRATEGICO 1 TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO 'Versión: 02 NOMBRE DEL DOCUMENTO: AUDITORÍA DE CALIDAD Página: 2 de 7 Trazabilidad: Capacidad para seguir La historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. NOTA Al considerar un producto y/o servicio, la trazabilidad puede estar relacionada con: 3. DEFINICIONES - el origen de los materiales y las partes, la historia del procesamiento y la distribución y localización del producto y/o servicio después de su entrega. 4. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ver Normograma ELABORÓ RFVIÇO - APR OBÓ Cargo: Profesionales Especializados Cargo: Jefe 'Comité de Coordinación de Control Interno Nombre: Holman Piñe dgar Castillo, Melissa Torrado Nombre: Leordd Acta de Aprobación N. 003 Firma:( I - Firma: / Fecha de aprobación: : IOCED T ACTIVIDAD NATURALEZA SCRCJÓ- RESPONSABLE SABLE REGISTRO C INICIO Se deben definir: los criterios, el objetivo y Jefe oficina de 1 los recursos logísticos necesarios para la Elaborar el Programa de Auditoría Planeación/ Programa de auditoria de calidad - Formato SGC- 1 de calidad. p auditoria del cumplimiento a requisitos de profesional CTO-016, Memorando. NTCGP1000. Remitir al Comité de especializado Coordinacion de Control Interno.

3 di P-bk PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Código: SGC-PCT- 06 TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 NOMBRE DEL DOCUMENTO: AUDITORÍA DE CALIDAD Página: 3 de 7 2 Sustentar el Programa de Auditoria Interna El programa de auditoria se sustenta ante Jefe Oficina de Acta de aprobación del Programa de Auditoría el Comité de Coordinacion de control Control Interno/ Jefe del Comité de Coordinación del Sistema de i intreno y se incorpora al cronograma de Oficina de Planeacion Control Interno. auditorias de la OC. programa? Se socializa el Programa de Auditoria de Calidad con el Equipo Auditor, define los ociiipr el Pro rm oe audítona 4 de calidad 1 P rotes y responsabilidades para la planeación y ejecución de las auditorias de calidad. - Elaborar el plan de auditoría De acuerdo con Las técnicas de auditoria el 5 P Equipo Auditor elabora el Programa de Auditoria, Jefe Oficina de Planeacion, Acta de Reunion, Listado de Asistencia SGC- PTO Profesional 03 Especializado Acta de Reunion, Listado de Asistencia SGC- FTO Equipo Auditor de 03, Plan de auditoría, SGC-FI plan calidad, especifico de auditoria SGC-FTO -017, Cronograma de auditorias, Listas de chequeo. Se Presenta al Jefe de la Oficina de Plan de auditoría SGC- FTO -015, plan especifico Planeación, el plan de auditoria con sus 6 Auditor lider de auditoria SGC-FI-C-017, Cronograma de Presentar plan de auditoría respectivos papeles de trabajo para su auditorias, Listas de chequeo. aprobación. aprobó el Plan de NO p Auditoria? SI

4 ' PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ICódigo: SGC-PCT- 06 TIPO DE PROCESO: ESTRATEGICO I TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 Oeferrsoria del Pueblo NOMBRE DEL DOCUMENTO: AUDITORÍA DE CALIDAD Página: 4 de 7 Divulgar por correo, intranet el Divulgar el cronograma de las 1 cronograma de las auditorias a los líderes y Auditorias. 1 P funcionarios de la entidad indicando las fechas y horas en las que se llevarán a cabo las auditorías. Jefe Oficina de Planeación correo electronico, intranet Realizar la reunió de apertura Adelantar la Reunión de inicio de la Auditoria con los líderes de los procesos H dando a conocer al Auditado el Auditor Lider objetivo,plan de Auditoría y presentar el equipo Auditor y el líder del mismo. Acta de apertura de auditoria, Formato ESE - FTO -02 Equipo Auditor y Profesionales asignados a Equipo Auditor y 10 Ir auditorías internas, ejecutan el plan Profesionales Formato plan especifico de auditoria, SGC - FTO- H Realizar las actividades de la especifico de auditoria, y soportaran sus asignados a 017 Auditoria actividades, auditorías internas Durante la ejecución de la Auditoria de Calidad, se deben identificar los hallazgos Equipo Auditor de Identificar los hallazgos de la 1 de la Auditoria, los cuales deben quedar calidad. Auditoria, soportados. 12 Reunion de cierre de la auditoria H Adelantar la reunion de cierre de la auditoria dando a conocer al auditado las Formato Acta de cierre de auditoria ESE - Auditor líder, Equipo fortalezas, debilidades y hallazgos 03, Formato de evaluacion al Auditor ESE - FTO- Auditor de calidad. encontrados durante la visita, as mi smo 06. realizar la evaluacion al auditor. 13 informe preliminar d e Auditoria H Equipo Auditor y Preparar el informe preliminar de Profesionales Auditoria, asignados a auditorías internas Informe. Formato SGC - FTO-018 Ir Aprobar el informe preliminar Y El Jefe de la Oficina de Planeación, previo estudio, revisa, analiza y aprueba el Jefe Oficina de informe preliminar de auditoria presentado Planeación por los Auditores de Calidad. Informe. Formato SGC - FTO-018 Informe reliminar? <l No

5 PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Código: SGC-PCT- 06 'TIPO DE PROCESO: ESTRATEGICO ITIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO IVersión: 02 Defe-saria 1 1 del Pueblo NOMBRE DEL DOCUMENTO: AUDITORIA DE CALIDAD Página: 5 de 7 16 remitir informe definitivo i Se remite el informe definitivo a los Auditado indicándole el término para elaborar el plan de mejoramiento para ser enviado a la oficina de Planeación. El tiempo es de 5 días calendario. Jefe Oficina de 6n _ Informe. Formato SGC - FTO Eorar el plan de mejoramiento L A El líder del proceso con base en el informe definitivo, elabora el plan de mejoramiento teniendo en cuenta las directrices de los procedimientos de las acciones correcti vas y preventivas y lo envia a la Oficina de Planeacion Lideres de proceso memorando,ver procedimientos accion correctiva

6 Ø PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Código: SGC-PCT- 06 TIPO DE PROCESO: ESTRATEGICO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 NOMBRE DEL DOCUMENTO: AUDITORÍA DE CALIDAD 1 Página: 6 de 7 E FIND del Pueblo PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Código: SGC-PCT- 06 ITIPO DE PROCESO: ESTRATEGICO 'TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: NOMBRE DEL DOCUMENTO: AUDITORIA DE CALIDAD Página: 7 de 7 6. PUNTOS DE CONTROL Ñ NOMBRE DE LA ACTIVIDAD METODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO Acta de Sustentar el Programa de aprobación del Verificar que en el Comité apruebe el programa y Comité de Coordinación de 1 Auditor id IlI1tIlId - _ A_rrual. P_iurarrra Aluudt que este sea publicado. Control Interno de Auditoría del CCCI. Asignar los roles de acuerdo con el perfil y la 5 Seleccionar el equipo auditor Anual. Jefe Oficina de Planeación. experiencia en las auditorias Acta de Reunion 7 Presentar plan de auditoria Identificar que el plan cumple con el programa y Anual. Plan de Jefe Oficina de Planeación. auditoría el alcance establecido. aprobado. 14 Aprobar el informe preliminar. Aprobar el Informe de auditoria de calidad Anual. Jefe de la Oficina de Planeación acta de reunion preliminar Se remite el informe definitivo al Auditado Radicado del 16 informe definitivo indicándole el término para La respuesta y para Anual. Jefe de la Oficina de Planeación Informe elaborar el plan de mejoramiento definitivo. 7. CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA DEL CAMBIO VERSION 2 se ajusta el alcance, se modifican las actividades 4,7,8,10 se eliminan las actividades 11,15,18,22,23.

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