Nuevas reglas para contabilidad electrónica

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1 TEMAS DE ACTUALIDAD Nuevas reglas para contabilidad electrónica 16 El cumplimiento de esta obligación ha motivado la emisión de una serie de reglas, mismas que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha modificado en diversas ocasiones, lo que ha generado incertidumbre a los pagadores de impuestos. No obstante, quizá uno de los puntos más destacados para el cumplimiento de esa obligación recae en el catálogo de cuentas, pues será éste el que se tomará como base para asociar la información que se envíe a través de la balanza de comprobación; por tanto, habrá que poner especial atención en los números de cuenta asignados en el mismo C.P.C. José Martín Aguayo Solano, Socio de Crowe Horwath Gossler, S.C. C.P. Jesús Ugalde López, Coautor de Crowe Horwath Gossler, S.C.

2 INTRODUCCIÓN Derivado de la reforma para 2014 del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), uno de los temas que más ha preocupado a los contribuyentes es el referente al cumplimiento de la obligación del envío de denominada contabilidad electrónica a las autoridades fiscales. Cabe destacar que para el cumplimiento de esta obligación, el SAT ha emitido diversas reglas, las cuales han sido objeto de modificaciones en varias ocasiones, como se muestra a continuación, a través de diversas resoluciones de modificación a la Resolución Miscelánea Fiscal (RM) para 2014, situación que ha generado mayor incertidumbre entre los contribuyentes: 30 de diciembre de Resolución Miscelánea Fiscal para 2014 Artículo Cuadragésimo Tercero transitorio. Inicio de obligación de llevar y envío de la contabilidad electrónica 4 de julio de Segunda Resolución de modificación a la RM para 2014 Se publican las reglas I , I , y I referentes a contabilidad electrónica, y artículo Décimo Tercero transitorio que establecía los plazos originales para el envío de la contabilidad electrónica al SAT 11 de julio de Se publica el anexo 24 de la RM para 2014 que contiene el formato, reportes y código agrupador determinado por el SAT 19 de agosto de Tercera Resolución de modificaciones a la RM para 2014 Se modifica la regla I ; se adiciona la regla I ; mediante el artículo tercero se modifica el artículo Décimo Tercero transitorio de la Segunda Resolución con nuevos plazos de envío 16 de octubre de Quinta Resolución de modificaciones a la RM para 2014 Se derogan las reglas: I , I , I , y I Se adicionan las reglas: I , I , I , y I , así como el artículo Décimo Cuarto, que establece nuevamente los plazos para el envío de la contabilidad electrónica al SAT 18 de diciembre de Séptima Resolución de modificaciones a la RM para 2014 Se modifican las reglas I , I , I , y I , fracciones II y III, así como el anexo 24; se adicionan los artículos tercero y cuarto con nuevos plazos para el cumplimiento del envío de la información contable Respecto a la última modificación relacionada, cabe señalar que el contenido en general de la Séptima Resolución de modificaciones a la RM para 2014 se dio a conocer días antes, mediante una publicación en la página de Internet del SAT. De igual manera, el Jefe del SAT otorgó una conferencia de prensa el día 4 de diciembre de 2014, en la cual informó sobre los nuevos aspectos y plazos relativos al envío de la contabilidad electrónica. A continuación se señalan las últimas reglas aplicables a contabilidad electrónica y su contenido. CONTABILIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS Mediante la regla I , se establecen diversos aspectos de la contabilidad, entre los cuales, destacan los siguientes: Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad y a ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT, excepto personas físicas que obtengan ingresos por arrendamiento y por la prestación de servicios profesionales, y que registren sus operaciones en la herramienta electrónica Mis cuentas, deberán hacerlo en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML, los cuales deberán contener lo siguiente: Catálogo de cuentas Catálogo de cuentas utilizado en el periodo, conforme a la estructura señalada en el anexo 24 apartado A. Cabe destacar que a este catálogo se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT, contenido en el apartado B del mismo anexo 24. La clasificación de las cuentas del catálogo que se enviará al SAT, se realizará de conformidad con el código agrupador de la subcuenta a primer nivel del catálogo establecido en el anexo 24, asociando para estos efectos, el código que sea más apropiado de acuerdo con la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta de cada contribuyente. 17

3 18 Se establece además que el catálogo de cuentas se enviará al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel, excepto aquellos contribuyentes en cuyo catálogo se generen únicamente cuentas de nivel mayor. En este último caso, las cuentas se deberán asociar a nivel de subcuenta de primer nivel del código agrupador publicado en el anexo 24, apartado B, precisándose que los conceptos de los estados financieros tales como: activo, activo a corto plazo, activo a largo plazo, pasivo, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo, capital, ingresos, costos, gastos, resultado integral de financiamiento y el rubro cuentas de orden, no se consideran cuentas de nivel mayor ni subcuentas de primer nivel. Para el correcto cumplimiento de la obligación de enviar la contabilidad al SAT, el envío del catálogo de cuentas tiene gran importancia, debido a que será este archivo el que se tomará como base para asociar la información que se envíe a través de la balanza de comprobación; situación por la cual debemos cerciorarnos perfectamente de los números de cuenta asignados en el mismo. Las entidades financieras sujetas a la supervisión y regulación de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), que estén obligadas a cumplir las disposiciones de carácter general emitidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro (CONSAR) o la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas (CNSF), según corresponda, utilizarán el valor único del código agrupador contenido en el apartado B del anexo 24, para uso exclusivo de las entidades financieras. Balanza de comprobación Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos y resultado integral de financiamiento), y cuentas de orden conforme al apartado C del anexo 24. En el caso de la balanza de cierre del ejercicio, se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deberán identificar todos los impuestos por cobrar y por pagar; las cuentas de ingresos deberán distinguir las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto, así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados.

4 La balanza de comprobación para los efectos de esta fracción se enviará al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel, con excepción de los contribuyentes que en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor. Respecto a este último requisito, la autoridad ha manifestado que los contribuyentes no deberán cambiar la estructura que actualmente tiene su contabilidad. Sin embargo, es común observar que diversos contribuyentes contemplan en la subcuenta a primer nivel el nombre de sus bancos, proveedores, clientes, deudores diversos, etc., situación por la cual estos contribuyentes quizás deban valorar el modificar la estructura de su catálogo de cuentas, y enviar al SAT información detallada de sus operaciones. Esto, además con la implicación de que al momento de tener un nuevo cliente, proveedor, deudor, etc., invariablemente se modificará su catálogo de cuentas, situación en la cual se deberá considerar la obligación de enviar nuevamente ese mismo, como más adelante se menciona. Información de las pólizas y auxiliares Información de las pólizas y auxiliares, de cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel, que incluyan el nivel de detalle con el que los contribuyentes realicen sus registros contables. En cada póliza debe ser posible distinguir los folios de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) que soporten la operación. Asimismo, debe ser posible identificar la forma de pago, los impuestos con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero, deberá incluirse el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de éste, conforme al anexo 24, apartado D. Asimismo, los auxiliares de la cuenta deberán permitir la identificación de cada operación, acto o actividad, conforme al anexo 24, apartado F. En caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, se podrá, a través de un reporte auxiliar, relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza; este reporte deberá cumplir con lo establecido en el apartado E del anexo 24. Ante las inquietudes que existen de diversos contribuyentes, respecto a si la contabilidad que se enviará debe ser con base en lo devengado o flujo de efectivo o bien, una contabilidad fiscal o una financiera, la autoridad precisa que se entenderá como información contable aquella que se produce de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera o bien, el marco que esté obligado aplicar por alguna disposición legal o normativa, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF), los principios estadounidenses de contabilidad United States Generally Accepted Accounting Principles (USGAAP) o las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS, por sus siglas en inglés) y en general cualquier otro marco contable que aplique el contribuyente. Adicionalmente, el marco contable aplicable deberá ser emitido por el organismo profesional competente en esta materia, y encontrarse vigente en el momento en el cual se deba cumplir con la obligación de llevar la contabilidad. CUMPLIMIENTO DE LA DISPOSICIÓN DE ENTREGAR CONTABILIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS DE MANERA MENSUAL Mediante la regla I se establece que los contribuyentes deberán enviar la información a la autoridad mediante el Buzón Tributario, considerando los siguientes plazos: 1. El catálogo de cuentas se enviará por primera vez, tomando en consideración los plazos que a continuación se señalan para la entrega de la primera balanza de comprobación, y cada vez que dicho catálogo sea modificado. En este último caso, su envío se deberá realizar a más tardar al vencimiento de la obligación de envío de balanza del mes en que se realizó la modificación. 2. Balanza de comprobación mensual y anual, conforme a lo siguiente: 19

5 Plazos para el envío de la balanza de comprobación mensual Contribuyente Personas morales Personas físicas Plazo de envío A más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior al que corresponde la información A más tardar en los primeros cinco días del segundo mes posterior al que corresponde la información Contribuyentes que coticen en bolsas de valores concesionadas en términos de la Ley del Mercado de Valores Contribuyentes dedicados a actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca que tributen en términos del Título II, Capítulo VIII de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) que hayan optado por pagos del impuesto sobre la renta (ISR) semestrales Meses Enero, febrero y marzo Abril, mayo y junio Julio, agosto y septiembre Octubre, noviembre y diciembre Personas físicas Personas morales Plazo 3 de mayo 3 de agosto 3 de noviembre 3 de marzo A más tardar en los primeros cinco días del segundo mes posterior al último mes reportado en el semestre A más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior al último mes reportado en el semestre Plazos para el envío de la balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio Personas morales Personas físicas Balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio Balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio A más tardar el día 20 de abril del año siguiente al ejercicio que corresponda A más tardar el día 22 de mayo del año siguiente al ejercicio que corresponda 20 Respecto a toda la información contable que se debe enviar, es importante recordar que si los contribuyentes consideran que sus archivos enviados contienen errores informáticos, entonces deberán enviar nuevamente esos archivos tantas veces como sea necesario hasta que sean aceptados, a más tardar el último día del vencimiento de la obligación correspondiente. Asimismo, en el caso de que los archivos enviados sean rechazados por alguna causa informática dentro de los dos últimos días previos al vencimiento de la obligación que le corresponda, podrán ser enviados nuevamente dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que se comunique la no aceptación, para que una vez aceptados, se consideren presentados en tiempo. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA En esta misma regla se establece que, en caso de que el contribuyente modifique posteriormente los archivos ya enviados, se efectuará la sustitución de éstos a través del envío de los nuevos archivos, teniendo para tal efecto cinco días hábiles posteriores a aquél en que se realizó la modificación. Para el caso de contribuyentes ubicados en zonas donde no puedan acceder a los servicios de Internet, deberán acudir a las Administraciones Locales de Servicios al Contribuyente (ALSC) para que, a través de la sala de Internet de la Administración, envíen los archivos correspondientes. OBLIGACIÓN DE ENVÍO A PARTIR DE 2015 Respecto a los plazos antes comentados para el envío de la información contable, referente al catálogo de cuentas y balanzas de comprobación, mediante el artículo tercero de la Séptima Resolución de modificaciones a la RM para 2014 se establecen dependiendo del tipo de contribuyente, el ejercicio a partir del cual se deberá cumplir con esta obligación, de acuerdo con lo señalado en el siguiente cuadro:

6 Contribuyente Obligación de envío Sistema financiero A partir de 2015 Contribuyentes (personas morales y personas físicas) con ingresos acumulables del ejercicio 2013 iguales o mayores a 4 millones de pesos Contribuyentes (personas morales y personas físicas) con ingresos acumulables del ejercicio 2013 inferiores a 4 millones de pesos Contribuyentes dedicados a actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca que cumplan con sus obligaciones en los términos del Título II, Capítulo VIII de la LISR AGAPES (agricultores, ganaderos, pesca y silvicultura) A partir de 2015 Personas morales del Título III de la LISR Contribuyentes que se inscriban en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) durante 2014 o 2015 Contribuyentes que se inscriban al RFC en 2016 A partir del mes en que se inscriban CUMPLIMIENTO DE LA DISPOSICIÓN DE ENTREGAR CONTABILIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS A REQUERIMIENTO DE LA AUTORIDAD A través de la regla I , se establece que en el caso de que la autoridad ejerza sus facultades de comprobación o por cuestiones de solicitudes de devoluciones o compensaciones realizadas por los contribuyentes les sea requerida la información contable, el contribuyente estará obligado a entregar a la autoridad fiscal el archivo electrónico de las pólizas y auxiliares, así como el acuse o acuses de recepción correspondientes al envío del catálogo de cuentas y de la balanza de comprobación referente al mismo periodo. En el caso de compensaciones de saldos a favor de periodos anteriores, además de los señalados en el párrafo anterior, se entregará por única vez Contribuyente el archivo de las pólizas que corresponda al periodo en que se haya originado y declarado el saldo a favor a compensar, siempre y cuando se trate del mes de enero de 2015 o de meses subsecuentes, y hasta que se termine de compensar el saldo remanente correspondiente a ese periodo o éste sea solicitado en devolución. REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN A PARTIR DE 2015 Al igual que la entrega del catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, en el artículo Cuarto de la Séptima Resolución de modificaciones a la RM para 2014 se establecen, dependiendo del tipo de contribuyente, el ejercicio a partir del cual la autoridad podrá requerir a los contribuyentes la información de sus pólizas y auxiliares, conforme al siguiente cuadro: Obligación de envío 21 Sistema financiero A partir de 2015 Personas morales con ingresos acumulables del ejercicio 2013 iguales o mayores a 4 millones de pesos Personas morales con ingresos acumulables del ejercicio 2013 inferiores a 4 millones de pesos A partir de 2015 Personas físicas

7 Contribuyente Contribuyentes dedicados a actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca que cumplan con sus obligaciones en los términos del Título II, Capítulo VIII de la LISR AGAPES Obligación de envío Personas morales del Título III de la LISR Contribuyentes que se inscriban en el RFC durante 2014 o 2015 Contribuyentes que se inscriban al RFC en 2016 A partir del mes en que se inscriban DE LOS PAPELES DE TRABAJO Y REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES Mediante la regla I , para efectos de dar cumplimiento a lo previsto en el Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF), se establecen aspectos relativos a la información que deben contener los papeles de trabajo referentes al cálculos de la deducción de inversiones. Asimismo se establece que en el caso de registro de operaciones en las cuales no sea posible contar con la información para identificar el medio de pago, entonces se podrá considerar la expresión NA, sin especificar si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades y el medio de pago o de extinción de la obligación. De igual manera, como una facilidad otorgada a los contribuyentes, se menciona en esta regla que el registro de los asientos contables establecido en la fracción I apartado B del artículo 33 del RCFF, se podrá efectuar a más tardar el último día natural del mes siguiente a la fecha en que se realicen las actividades u operaciones respectivas; plazo que aún queda muy limitado para cumplir con esta obligación. Asimismo se señala que en los casos en que la fecha de emisión de los CFDI sea distinta de la de realización de la póliza contable, el contribuyente considerará cumplida la obligación si la diferencia en días no es mayor al plazo antes comentado. ANEXO 24 Por lo que respecta al anexo 24 Contabilidad en medios electrónicos publicado en el DOF del 27 de diciembre de 2014 de la Séptima Resolución de modificaciones de la RM para 2014, su contenido se integra con la siguiente información: 22 Apartado A. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo Apartado B. Código agrupador de cuentas del SAT Apartado C. Balanza de comprobación Apartado D. Información de las pólizas del periodo Apartado E. Información de los auxiliares de folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas Apartado F. Información de los auxiliares de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel Apartado G. Sello digital de la contabilidad electrónica Apartado H. Catálogo de monedas Apartado I. Catálogo de bancos Apartado J. Catálogo de métodos de pago Del contenido antes relacionado del anexo 24, en comparación con lo que contenía el anterior anexo 24, cabe destacar que se incorporaron los apartados E al J. De igual manera, destacan por su importancia los apartados E y F, relativos a la información que deben contener los auxiliares de folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas y los auxiliares de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel respectivamente.

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