Villavicencio, Diciembre 14 de 2009.

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1 1 ESTUDIO Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA CONTRATAR LA COMPRA DE EQUIPOS DE COMPUTO, IMPRESORA TERMICA DE RECIBOS Y DISCO DURO PARA LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO Villavicencio, Diciembre 14 de La Contraloría Municipal de Villavicencio, adelanta el presente ESTUDIO PREVIO, sujeto a lo reglamentado por el art. 3º del Decreto 2474 de 2008 y artículo 1º del Decreto 3576 de 2009, a fin de realizar el proceso de Contratación de Adquisición de Bienes y/o Servicios de igual o inferior al 10% de la menor cuantía y la consecuente celebración del contrato requerido: I. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD 1. Mediante el Acuerdo 038 de junio 5 de 1986, el Concejo Municipal de Villavicencio creó La Contraloría Municipal. 2. De conformidad con el art. 65 de la Ley 42 de 1993, la Contraloría municipal de Villavicencio, debe realizar la vigilancia de la gestión fiscal en su jurisdicción de acuerdo a los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la presente ley. 3. La CONTRALORÍA requieren para efectos de adelantar con eficiencia las funciones propias Mejorar las herramientas tecnológicas, implementar mecanismos de control de correspondencia y ampliación del disco duro del servidor. 4. Que LA CONTRALORÍA con el propósito de renovar la planta tecnológica de la entidad para el eficaz rendimiento de la actividad funcional de la entidad, así como mejorar el desempeño de los servidores públicos, actualizar la red tecnológica para mejorar la productividad de las diferentes áreas y servir de apoyo en la racionalización de los procesos administrativos, requiere adquirir ocho (08) computadores, para reemplazar los que se encuentran en mal estado y no permiten en ambiente laboral acorde con las necesidades de los funcionarios, igualmente adquirir una impresora térmica de recibos y un disco duro interno para el servidor, de manera que permita mejorar la conectividad. 5. LA CONTRALORÍA cuenta dentro de su inventario con equipos de cómputo que por su estado obsoleto, requieren ser reemplazados. 6. Que los siguientes funcionarios presentaron ante este Despacho oficio de fecha diciembre 04 de 2009 solicitando la necesidad de compra así: De manera atenta nos dirigimos a usted los funcionarios ALFONSO ZAMUDIO GARIBELLO Y EVERLIDES PEREA CUESTA, solicitando su colaboración a fin de que contemple la posibilidad de adquirir EQUIPOS DE COMPUTO, los cuales se requieren para efectos de adelantar con eficiencia las funciones propias de la Contraloría Municipal de Villavicencio, implementando y mejorando las herramientas tecnológicas, ya que algunas computadoras de escritorio con las que actualmente cuenta la Contraloría, tienen configuraciones técnicas que por uso y rezago tecnológico presentan fallas en rendimiento, robustez y disponibilidad.debe tenerse en cuenta igualmente que el número de sujetos de control de nuestra entidad es considerable, lo cual implica el manejo de una considerable cantidad de información que hace parte de los procesos normales del ejercicio del control fiscal, esto es, de vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado. Como se observa el logro de las anteriores actividades requiere de un adecuado manejo de información, teniendo en cuenta la importancia de la misión institucional, la exigencia y responsabilidad frente a los mismos órganos auditados y la comunidad del Municipio de Villavicencio, los cuales igualmente solicitan información, adicionando el deber de respuesta inmediata y efectiva, así como el cumplimiento al interior de la entidad de presentación de informes de gestión y rendición de cuentas a la auditoria General de la República y otros organismos estatales que requieren de información. Con base en lo anterior es importante que la administración con miras a obtener una mayor optimización en el servicio, compre equipos con tecnología de punta que se encuentre en el mercado. En tal sentido, la Contraloría Municipal de Villavicencio, ante la necesidad de facilitar herramientas de 1

2 2 trabajo a los funcionarios, en la presente vigencia y contando con la correspondiente disponibilidad presupuestal, considera procedente adquirir ocho (08) equipos de computo de escritorio, requeridos para suplir, primero una necesidad en el área Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y segundo para reforzar la Dependencia de la Contraloría Auxiliar de control Fiscal y poyo financiero, puesto que algunos de los computadores existentes como ya se anoto están desactualizados y no permiten un adecuado trabajo. Por ello es pertinente mencionar que con la compra de estos ocho equipos de cómputo de escritorio se alcanza a suplir un alto porcentaje la necesidad tecnológica, e igualmente adquirir una impresora térmica para imprimir los radicados de correspondencia ya que a partir del 2010 se cuenta con software y ampliar la capacidad del servidor con un disco duro adicional Que la Contraloría Municipal de Villavicencio, teniendo en cuenta la solicitud de los funcionarios ha realizado un análisis de conveniencia y oportunidad, llegando a la conclusión que se requiere mejorar y modernizar la planta tecnológica con el fin de buscar eficiencia y mejores resultados en los procesos que ofrece para el desarrollo de sus actividades misionales, en este sentido la entidad ha venido adelantando en los últimos años un conjunto de acciones para ampliar y renovar sus herramientas informáticas, en el sentido de mejorar sus equipos de computo acorde a los requerimientos tecnológicos. 9. En tal sentido, la Contraloría Municipal de Villavicencio, ante la necesidad de facilitar herramientas de trabajo a los funcionarios, en la presente vigencia y contando con la correspondiente disponibilidad presupuestal, considera procedente adquirir ocho (08) equipos de computo de escritorio, ya que como se dijo anteriormente actualmente algunos equipos que hay en nuestra entidad tienen configuraciones técnicas que por uso y resago tecnológico presentan fallas en rendimiento, robustes y disponibilidad, por lo tanto no son suficientes para lograr una eficiente labor, debido a la no cobertura de tecnología que permita a cada uno de los funcionarios adelantar sus funciones de manera ágil, lo cual no es suficiente para suplir la gran demanda de trabajo existente; igualmente una (01) impresora térmica para la implementación de software de correspondencia y un disco duro adicional para el servidor. 10. Que existen recursos en el rubro presupuestal , COMPRA DE EQUIPO, según Certificado de Disponibilidad No 188 de fecha Diciembre 11 de 2009, certifica lo siguiente: Que una vez revisado el presupuesto de la presente vigencia, existe una disponibilidad de TRECE MILLONES NOVECIENTOS CUATRO MIL OCHOCIENTOS PESOS M/CTE ($ oo), en el rubro de COMPRA DE EQUIPO, código presupuestal , por lo que se sugiere realizar la presente invitación pública y la consecuente celebración del contrato. II. DESCRIPCIÒN DEL OBJETO DEL CONTRATO DESCRIPCIÒN DEL OBJETO DEL CONTRATO, ESPECIFICIONES ESENCIALES E IDENTIFICACIÒN DEL CONTRATO OBJETO: Compra de ocho (08) equipos de cómputo, una (01) impresora térmica y un (01) disco duro, para la Contraloría Municipal de Villavicencio que cumplan con las siguientes especificaciones mínimas: 2

3 3 ESPECIFICACIONES DE LOS EQUIPOS CANTI DAD CARACTERISTICAS COMPUTADOR PC DE ESCRITORIO CORPORATIVO, con las siguientes características: Procesador Intel Core2 Duo E7400 de 2.8 Ghz, Bus de 1066 Mhz, 3 MB de Cache, Memoria RAM de 4Gb DDR2, Disco Duro de 320 Gb, Unidad de medios ópticos DVD-RW, optical mouse, span keyboard, card reader, monitor LCD de 19" svga LCD wide w/speaker, tarjeta de red 10/ Los equipos deben ser de marca reconocida en el mercado y contar con centro de servicio en Colombia, la CPU, monitor, teclado, mouse y parlantes deben ser de la misma marca (unimarca). Garantía: mínimo tres (3) años contra defectos de fabricación en cualquiera de sus partes. Debe especificar marca y referencia. Tiempo de entrega: Dentro de los Ocho (8) días calendario siguientes a la legalización del contrato Sin licencia de sistema operativo Windows. CODIGO CUBS IMPRESORA TÉRMICA de recibos de una sola estación. Características: Impresión 150 mm/segundo, impresión de código de barras, búfer de datos de 4 KB, impresión en el modo de página, memoria NV, puerto USB. Garantía: Mínimo un (1) año contra defectos de fabricación en cualquiera de sus partes. Debe especificar marca y referencia. CODIGO CUBS DISCO DURO INTERNO PARA SERVIDOR HP PROLIANT ML-150, características: Velocidad 7.2 K, tipo de interfaz serial Ata, de 500 GB. Garantía: Mínimo un (1) año contra defectos de fabricación. Debe especificar marca y referencia. CODIGO CUBS COMPUTADORES: Código CUBS: CODIGO CUBS Computadores PC capacidad y rendimiento alto PC, superior a 2.4 Ghz, memoria superior a 512 MB, disco duro superior a 40 GB, monitor superior a 17, plano IMPRESORA TERMICA Código CUBS: CODIGO CUBS

4 4 1 Bienes Periféricos Impresora térmica Impresora térmica, ancho de página mayor a cuatro, resolución mayor a 203 DPI, velocidad mayor 6 mm/s. DISCO DURO: Código CUBS: CODIGO CUBS Hardware Disco Duro Disco Duro, capacidad 100 GB o superior, conexión IDE, velocidad menor a 8000 rpm OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- Serán obligaciones del futuro CONTRATISTA: (1) Cumplir con el objeto del contrato desde la fecha del acta de inicio del contrato hasta la fecha de terminación del contrato, en los términos pactados en el contrato y de conformidad con la oferta económica. (2) Cumplir con las siguientes garantías: Para computadores: mínimo tres (3) años contra defectos de fabricación en cualquiera de sus partes.; Para Impresora Térmica: Mínimo un (1) año contra defectos de fabricación en cualquiera de sus partes y para Disco Duro Interno para servidor: Mínimo un (1) año contra defectos de fabricación. (4) Realizar la entrega de los elementos contratados dentro del plazo contenido en el contrato y conforme a la solicitud de entrega. (5) Entregar los elementos adquiridos en condiciones de excelente calidad, de marcas reconocidas en el mercado nacional, debidamente empacadas y protegidos, garantizando su control y conservación de estos mismos. (6) Cumplir y presentar con la respectiva factura, la planilla de pago que acredite el último pago a los sistemas de seguridad social, de acuerdo con los requerimientos de Ley. (7) Las demás propias del objeto del contrato y las contenidas en la propuesta. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO: Teniendo en cuenta la necesidad de adquirir equipos de computo, impresora térmica y disco duro interno para servidor, el contrato a celebrarse no supera el 10% de la menor cuantía por lo que se establece como una contratación para la adquisición de bienes de características técnicas y uniformes de común utilización inferior al 10% de la menor cuantía. II. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN En cumplimiento a lo establecido en la Ley 1150 de 2007, y tal como lo dispone el artículo 1 del Decreto Reglamentario 3576 de 2009, se justifica la escogencia de la presente modalidad de selección en que el valor del Contrato a celebrarse no excede el 10% de la Menor Cuantía. Además de las normas particularmente señaladas en el párrafo anterior, son aplicables a la presente modalidad de selección la Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2009 y el Decreto 3576 de 2009 en su articulo 1, así como las demás normas complementarias y reglamentarias. Igualmente se aplicarán las normas pertinentes y concernientes al acuerdo 4

5 5 de voluntades entre las partes establecidas tanto en el Código Civil como en el Código de Comercio que llegaren a ser aplicables; y reglas previstas en la invitación pública. En consecuencia, el presente proceso se adelantará mediante el PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS CUYO VALOR NO EXCEDA EL 10% DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD. IV. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. VARIABLES CONSIDERADAS: Estudio de precios del mercado: Se realizó CONSULTA AL SICE, que arroja la información: COMPUTADORES: Código CUBS: CODIGO CUBS Computadores PC capacidad y rendimiento alto PC, superior a 2.4 Ghz, memoria superior a 512 MB, disco duro superior a 40 GB, monitor superior a 17, plano Se certificó el bien el cual presenta precio indicativo del mercado, encontrándose que se encuentra dentro de los precios del estudio de mercado, según cotización de establecimiento de comercio. IMPRESORA TERMICA Código CUBS: CODIGO CUBS Bienes Periféricos Impresora térmica Impresora térmica, ancho de página mayor a cuatro, resolución mayor a 203 DPI, velocidad mayor 6 mm/s. Se certificó el bien el cual no presenta precio indicativo del mercado. DISCO DURO: Código CUBS: CODIGO CUBS Hardware Disco Duro 5

6 Disco Duro, capacidad 100 GB o superior, conexión IDE, velocidad menor a 8000 rpm Se certificó el bien el cual no presenta precio indicativo del mercado, por lo que se toma como precio de referencia el del mercado, en la Ciudad de Villavicencio, consulta hecha en dos establecimientos de comercio especializados en venta de equipos de computo. Ofertas Presentadas Estudio de mercado: A efectos de conocer y establecer un valor proyectado para la presente contratación y como punto de referencia, el Funcionario encargado de realizar el estudio previo tuvo en cuenta la necesidad y solicitó cotizaciones a establecimientos de comercio dedicados a esta actividad comercial y se estableció el costo para la presente contratación. DETALLE VALOR ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN VALOR PROPUESTA $ oo Variables consideradas: Por ser una Contratación para la adquisición de bienes y/o servicios inferior al 10% de la menor cuantía, el procedimiento de selección se llevará a cabo mediante una subasta inversa, por lo que la escogencia corresponderá al mejor postor, es decir a quien presente la oferta con el precio más bajo, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 3576 de 2009, siempre y cuando la respectiva oferta cumpla con las condiciones del objeto y se encuentre en condiciones del mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. Monto del presupuesto: De acuerdo a la consulta realizada en el SICE y de acuerdo a cotización solicitada para el estudio de la necesidad de contratar la compra de ocho computadores, una impresora térmica y un disco duro interno para el servidor, se tiene en cuenta como costo estimativo del Contrato la suma de TRECE MILLONES NOVECIENTOS CUATRO MIL OCHOCIENTOS PESOS M/CTE ($ oo), del presupuesto de la presente vigencia. Disponibilidad e Imputación Presupuestal: La Contraloría Municipal cuenta con un presupuesto oficial máximo establecido y aprobado para la vigencia 2009, para lo cual el Contralor Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo Financiero, mediante CDP No 188 de fecha Diciembre 11 de 2009, certifica que existe disponibilidad presupuestal así: Que una vez revisado el presupuesto de la presente vigencia, existe disponibilidad presupuestal de TRECE MILLONES NOVECIENTOS CUATRO MIL OCHOCIENTOS PESOS M/CTE ($ oo), en el rubro presupuestal COMPRA DE EQUIPO, código presupuestal , para llevar a cabo la presente contratación. V. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE: Teniendo en cuenta que se trata de un contrato para la adquisición de bienes y/o servicios inferior al 10% de la menor cuantía, se tomará como factor de selección la propuesta que ofrezca el menor valor y que reúna los requisitos solicitados por la entidad para ser seleccionada por la oferta más ventajosa desde el punto de vista económico, de conformidad con lo establecido en el Decreto 3576 de

7 7 VI. ESTIMACIÓN, TIPIFICACION Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO: En este tipo de contratos y atendiendo la naturaleza e implicación de las condiciones que se acordaran y que se han detallado existe el riego de incumplimiento del contratista y mala calidad del equipo. Por esta razón se le exigirá que constituya a favor de la Contraloría Municipal de Villavicencio garantía única que ampare la obligación de cumplimiento del contrato y calidad y correcto funcionamiento del equipo comprado. INDEMNIDAD: El futuro CONTRATISTA, se obliga a Mantener indemne a la Contraloría Municipal de Villavicencio de toda reclamación, demanda, acciones legales o similares, originadas en reclamaciones de terceros, que tengan como causa toda acción u omisión del contratista, subcontratista o dependientes a su cargo y que con ellas haya ocasionado daños, lesiones y/o perjuicios a terceros durante la ejecución del contrato, de conformidad con el Decreto 931 de marzo 18 de 2009 VII. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES Por ser un contrato para la adquisición de una fotocopiadora, es necesario exigir del contratista, el otorgamiento a favor de LA CONTRALORÍA la siguiente garantía expedida por una compañía de seguros debidamente constituida en el país o entidad bancaria, la cual amparará: 1) El cumplimiento de las obligaciones por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, cuya vigencia sea igual a la duración del presente Contrato y cuatro meses mas. 2) La calidad del bien por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por un término igual a la duración del presente Contrato y cuatro meses mas. El pago de la garantía debe ser constituida dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato, comprometiéndose en todo caso el contratista a prorrogarla en caso que la ejecución del mismo se extendiere por un término superior. VIII. DOCUMENTOS ANEXOS. 1. Certificado de disponibilidad presupuestal. 2. Certificados de precio indicativo. 3. Cotizaciones. Atentamente, EVERLIDES PEREA CUESTA Técnico operativo Ingeniero electrónico Firma en documento original. 7

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