ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA CON LA ASESORIA TECNICA DE POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS

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1 PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA CON LA ASESORIA TECNICA DE POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS VITAL GESTION DE RIESGOS SAS ALIADO ESTRATEGICO DE POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS BOGOTÁ D.C. ABRIL DE 2015

2 INTRODUCCIÓN 4 1. OBJETIVOS General Específicos Alcance 6 2. MARCO NORMATIVO 7 3. DIAGNOSTICO Generalidades de la empresa Identificación de la empresa Política para el control de emergencias Carga ocupacional Horarios de trabajo Maquinaria y equipo Servicios generales Antecedentes Recursos para la atención de emergencias Recursos internos Funciones para la prevención y control de emergencias Comité operativo de emergencias Director de emergencias Coordinador de apoyo interno Coordinador de apoyo externo Coordinador de comunicaciones Coordinador de brigada de emergencia Brigada de primeros auxilios Brigada de contraincendios Brigada de evacuación búsqueda y rescate Centro de comando Organización técnica Protección contraincendios Elementos de primeros auxilios Sistemas de comunicación Sistemas de alarma para emergencias Señalización de emergencias Control de accesos Identificación de riesgos potenciales ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD Identificación de amenazas y análisis de vulnerabilidad Metodología Identificación de amenazas Determinación del grado de vulnerabilidad Análisis de vulnerabilidad de las personas Análisis de vulnerabilidad de los recursos Análisis de vulnerabilidad de los sistemas y procesos Calificación del nivel de riesgo 44 Página - 2 -

3 Consolidado análisis de vulnerabilidad y nivel de riesgo Priorización de amenazas y medidas de intervención PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Procedimiento operativo en caso de incendio Procedimiento operativo en caso de sismo Procedimiento operativo en caso de un accidente de trabajo Procedimiento operativo en caso de un derrame Procedimiento operativo en caso de una emergencia SIMULACRO DE EMERGENCIA Qué es un simulacro de emergencia? Objetivos del simulacro Sugerencias Elementos para lograr un simulacro exitoso Aspectos a verificar en un simulacro Fases del simulacro Cómo se prepara el simulacro? Ejecución del simulacro Valoración del simulacro ESTABLECIMIENTO DE MEDIDAS DE CONTROL DEL RIESGO ESQUEMA ORGANIZACIONAL DEL PEC Administración del plan de emergencias Plan de atención médica y primeros auxilios Plan de evacuación Planos de evacuación Plan de seguridad Plan de información pública Organismos de ayuda Plan de capacitación INDICADORES DE GESTIÓN AUDITORIA GLOSARIO 84 ANEXOS Página - 3 -

4 INTRODUCCIÓN En la actualidad el hombre se ha dado cuenta de la importancia de proteger su vida de aquellos factores que en el momento menos esperado pueden poner en peligro su integridad física y/o mental. Para ello ha desarrollado varios sistemas o procedimientos que minimizan estos riesgos o los protegen de dichas eventualidades. Durante el desarrollo de las operaciones normales en la ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA, se pueden presentar situaciones que alteran el normal desarrollo de las actividades que ponen en riesgo la vida de las personas, afectan la infraestructura, la imagen, la economía, el medio ambiente y generan caos incluso en las personas del entorno que no han sido afectadas. Estas situaciones comúnmente las llamamos EMERGENCIAS. Es por ello que la ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA da inicio a un proceso encaminado a la prevención y atención de emergencias a través de la elaboración del presente documento, llamado Plan de Emergencias. El Plan de Emergencias, le permitirá a la ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA conocer los diferentes tipos de riesgo que eventualmente le originarían una emergencia, calificar su impacto y por tanto, poder desarrollar actividades encaminadas a eliminar o controlar el riesgo y adicionalmente establecer su forma de actuar en el caso de que el riesgo se salga de control. Lo anterior le facilitará a la empresa responder de forma eficiente y eficaz a situaciones súbitas de emergencias, definir responsabilidades, funciones, procedimientos y recursos para su administración. El presente documento corresponde al plan de emergencias para la empresa ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA SEDE UBICADA EN LA Cll. 20 n el cual ha sido elaborado con el fin de que sea conocido y puesto en práctica por todo el personal que hace uso de las mismas. Página - 4 -

5 1. OBJETIVOS 1.1 General Establecer un procedimiento de acción para prevención, detección y control de las emergencias que se puedan presentar en distintas operaciones de la ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA. 1.2 Específicos Establecer para nuestra empresa, una política dirigida al campo de la prevención y atención de emergencias, definiendo el compromiso de sus directivas y la participación de los demás estamentos. Identificar y priorizar los riesgos que puedan afectar la organización y analizar el porcentaje de vulnerabilidad presente en nuestras instalaciones. Identificar acciones enfocadas a mejorar condiciones de riesgo, para disminuir su impacto y reducir el nivel de vulnerabilidad de nuestros trabajadores, colaboradores y visitantes. Definir las funciones, responsabilidades y formas de actuar de todas las personas involucradas en el control de emergencias. Establecer los procedimientos de actuación en emergencias. Divulgar y establecer el plan de formación para todas las personas, sobre los procedimientos establecidos. Evaluar a través de simulacros la implementación del Plan de Emergencias. Identificar y valorar en forma anticipada, todas las eventualidades que puedan amenazar a las instalaciones y por ende a sus ocupantes. Servir como documento de consulta y guía para funcionarios nuevos o antiguos en aspectos de seguridad con el fin de facilitar la implementación de los procedimientos establecidos. Brindar una orientación técnica y eficaz que permita adoptar comportamientos seguros en caso de situaciones de emergencia dentro de las instalaciones de la empresa. Página - 5 -

6 1.3 ALCANCE. Este documento ha sido elaborado para la empresa ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA, SEDE SEDE UBICADA EN LA Cll. 20 n 02-70, por lo tanto cubre de forma permanente durante las 24 horas del día todos los niveles de la misma, la totalidad de dependencias que allí funcionan, personal de trabajadores y visitantes que las ocupan. Dada la importancia de las acciones establecidas en el presente documento en caso de presentarse una situación de emergencia real o potencial dentro de las instalaciones mencionadas, su conocimiento, divulgación y aplicación se considera obligatorio por parte de todos los niveles de mando y personal subalterno dentro de la organización (incluso los contratistas que eventualmente pudieran desarrollar actividades al interior de la empresa). Es responsabilidad de cada uno de los encargados de su implementación el asegurarse de hacer cumplir los diferentes procedimientos de emergencia y que estos, a su vez, correspondan a las condiciones y necesidades actuales de la empresa. Página - 6 -

7 2. MARCO NORMATIVO La legislación colombiana en materia de SST (Seguridad y Salud en el Trabajo) establece en varias normas la obligatoriedad que tienen las entidades públicas y privadas para implementar el Programa Integral para la Prevención y el Control de Emergencias, todas fundamentadas en la obligación de todos los empleadores de garantizar la salud de los trabajadores... (Numeral 348 del Código Sustantivo del Trabajo Modificado por el Decreto 13 de 1967, Artículo 10. Medidas de Higiene y Seguridad ). Ley 9, Título III, Enero 24 de 1979 Artículo 114. En todo lugar de trabajo deberá disponerse de personal adiestrado, métodos, equipos y materiales adecuados y suficientes para la prevención y extinción de incendios. Artículo 234. En todos los establecimientos de trabajo se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones respecto a las salidas de escape o de emergencia: Ninguna parte o zona del establecimiento (edificio o local) deberá estar alejada de una salida al exterior y la distancia deberá estar en función del grado de riesgo existente. Cada piso deberá tener por lo menos dos salidas, suficientemente amplias, protegidas contra las llamas y el humo y bien separadas entre sí. Las escaleras de madera, las de caracol, los ascensores y escaleras de mano no deberán considerarse como salidas de emergencia. Las salidas deberán estar marcadas y bien iluminadas. El acceso a las salidas de emergencia siempre deberá mantenerse sin obstrucciones. Las escaleras exteriores y de escape para el caso de incendios no deberán dar a patios internos o pasajes sin salidas. Artículo 93. Las áreas de circulación deberán estar claramente demarcadas, tener la amplitud suficiente para el tránsito seguro de las personas y estar provistas de la señalización adecuada y demás medidas necesarias para evitar accidentes. Artículo 96. Todos los locales de trabajo tendrán suficientes puertas de salida con las características apropiadas para facilitar la evacuación del personal en caso de emergencia o desastre, estas no podrán mantenerse obstruidas o con seguro durante las jornadas de trabajo. Las vías de acceso a las salidas de emergencia estarán claramente señaladas. Artículo 102. Los riesgos que se derivan de la producción, manejo o almacenamiento de sustancias peligrosas serán divulgados entre el personal potencialmente expuesto, incluyendo una clara titulación de los productos y demarcación de las áreas donde se opere con ellos, con la información sobre las medidas preventivas y de emergencia para casos de contaminación del ambiente o de intoxicación. Página - 7 -

8 Resolución 2400 de mayo 22 de 1979 Artículo 3. Es obligación de los trabajadores dar aviso inmediato a sus superiores sobre la existencia de condiciones defectuosas o fallas en las instalaciones, maquinarias, procesos y operaciones de trabajo y sistemas de control de riesgos. Artículo 16. Los locales contarán con un número suficiente de puertas de salida, libres de todo obstáculo, amplias, bien ubicadas y en buenas condiciones de funcionamiento, para facilitar el tránsito seguro en caso de emergencia. Tanto las puertas de salida como las de emergencia deberán estar construidas para que se abran hacia el exterior, y estarán provistas de cerraduras interiores de fácil operación. No deberán instalarse puertas giratorias; las puertas de emergencia no deberán ser de corredera, ni enrollamiento vertical. Artículo 205. En todos los establecimientos de trabajo que presenten peligro de incendio, ya sea por emplearse elementos combustibles, explosivos o por cualquier otra circunstancia, se tomarán medidas para evitar estos riesgos. Se dispondrá de suficientes tomas de agua con sus correspondientes mangueras, tanques de depósito de reserva o aparatos extintores y de personal debidamente entrenado en extinción de incendios. Artículo 207. Todo establecimiento de trabajo, local o lugar de trabajo en el cual exista riesgo potencial de incendio, se dispondrá además de las puertas de entrada y salida, de salidas de emergencia suficientes y convencionalmente distribuidas para caso de incendio. Estas puertas como las ventanas deberán abrirse hacia el exterior y estarán libres de obstáculos. Artículo 220. Todo establecimiento de trabajo deberá contar con extintores de incendio, de adecuados de acuerdo a los materiales usados y a la clase de riesgo. El equipo de que se disponga para combatir incendios deberá mantenerse en perfecto estado de conservación y funcionamiento y será revisado como mínimo una vez al año. Artículo 222. En las industrias o lugares de trabajo que presenten peligro de incendio o explosión, deberán tomarse las medidas necesarias para que todo incendio en sus comienzos pueda ser rápidamente combatido, para salvar el personal y los bienes materiales, según las siguientes normas: Si en los locales existe agua a presión, se dispondrá de suficiente número de tomas o bocas de agua y de las correspondientes mangueras con lanza; o se tendrá un depósito de agua con la presión y cantidad suficiente para combatir el incendio. Siempre que sea posible, se dispondrá de una instalación avisadora y extintora automática de " sprinklers". Se dispondrá además de recipientes llenos de arena, de cubos, palas, picos y de algunas cubiertas de lona ignífuga. Todos los equipos, aparatos y materiales con los que se cuente para Página - 8 -

9 combatir el incendio se deberán mantener en perfecto estado de conservación y funcionamiento. Se instruirá al personal sobre los métodos de salvamento y actuación en caso de incendio y se les proporcionarán todos los medios y elementos necesarios para el cumplimiento de su función. Artículo 223. Los establecimientos de trabajo de acuerdo a sus características industriales y tamaño de sus instalaciones, establecerán entre sus trabajadores una brigada de incendio, constituida por el personal voluntario debidamente entrenado para la labor de extinción de incendio dentro de las zonas de trabajo del establecimiento. Resolución 2413 de mayo 22 de 1979 Artículo 105. El patrono deberá disponer de los elementos necesarios para cualquier tratamiento médico de emergencia. En los lugares de trabajo deberá existir un botiquín de primeros auxilios con droga suficiente según las características de la empresa. El manejo de dicho botiquín se hará por una persona que tenga conocimientos en la práctica de primeros auxilios. Resolución 1016 de marzo 31 de 1989 Artículo 11, numeral 18. Organizar y desarrollar un plan de emergencia, teniendo en cuenta las siguientes ramas: RAMA PREVENTIVA: aplicación de las normas legales y técnicas sobre combustibles, equipos eléctricos, fuentes de calor y sustancias peligrosas propias de la actividad económica de la empresa. RAMA PASIVA O ESTRUCTURAL: diseño y construcción de edificaciones con materiales resistentes, vías de salida suficientes y adecuadas para la evacuación, de acuerdo con los riesgos existentes y el número de trabajadores. RAMA ACTIVA O CONTROL DE LAS EMERGENCIAS: conformación y organización de brigadas (selección, capacitación, planes de emergencia y evacuación), sistema de detección, alarma de comunicación, selección y distribución de equipos de control fijo o portátil (manuales o automáticos), inspección, señalización y mantenimiento de los sistemas de control. Decreto 2222 de noviembre 5 de 1993 Artículo 234. Se deberán conformar brigadas contra incendios, cuya organización y número de integrantes se determinará de acuerdo con los riesgos existentes. El personal que las integre deberá estar capacitado y entrenado para el cumplimiento de sus funciones. Página - 9 -

10 Decreto 423 de 2006 Por el cual se adopta el Plan Distrital para la Prevención y Atención de Emergencias de Bogotá D.C. Solo para empresas de Bogotá. Acuerdo 546 de 2013 Por el cual se transforma el Sistema Distrital de Prevención y Atención de Emergencias -SDPAE-, en el Sistema Distrital de Gestión de Riesgo y Cambio Climático-SDGR-CC, se actualizan sus instancias, se crea el Fondo Distrital para la Gestión de Riesgo y Cambio Climático "FONDIGER" y se dictan otras disposiciones", creó el Fondo Distrital para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático de Bogotá, D.C., - FONDIGER. Ley 1523 de 2012 Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones. Ley 1575 de 21 de Agosto de 2012 Por medio de la cual se establece la ley general de bomberos de Colombia Articulo 18 Parágrafo 2: Las brigadas contraincendios industriales, comerciales, y similares, Deberán capacitarse ante las instituciones bomberiles, de acuerdo a la Reglamentación que para el efecto expida la Dirección Nacional de Bomberos de Colombia. Las brigadas y sus integrantes no podrán utilizar símbolos, insignias, Uniformes o cualquier otro distintivo exclusivo de los bomberos de Colombia. Ley 1562 del 11 de Julio de 2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de SST (Seguridad y Salud en el Trabajo). Artículo 11 Numeral 1/d: Capacitación básica para el montaje de la brigada de emergencias, primeros auxilios y sistema de calidad en SST (Seguridad y Salud en el Trabajo). Página

11 Decreto 1443 del 31 de Julio de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) Artículo 12: El empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros, los siguientes documentos en relación con el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST). Numeral 12: La identificación de amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias. Artículo 25: Prevención, preparación y respuesta ante emergencias. El empleador o contratante debe implementar y mantener las disposiciones necesarias en materia de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, con cobertura a todos los centros y turnos de trabajo y todos los trabajadores, independiente de su forma de contratación o vinculación, incluidos contratistas y subcontratistas, así como proveedores y visitantes. NORMAS ICONTEC- NTC 1478 Material de seguridad y lucha contra incendio. Terminología Higiene y seguridad, Medidas de seguridad en edificaciones. Medios de evacuación Higiene y seg, sist. De señales contra incendio. Instalación, mantenimiento y usos Extintores de fuego. Clasificación y ensayo Higiene y seguridad. Seguridad contra incendios señales Requisitos extintores 4140 Edificios Pasillos y Corredores 4145 Edificios Escaleras NORMAS NFPA National Fire Protection Association 10 Extintores portátiles 600 Organización, entrenamiento y equipos para brigadas contra incendio privadas. 101 Código de Seguridad Humana Extintores de fuego portátiles. Página

12 3. DIAGNÓSTICO 3.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA La OFB tiene como misión garantizar los derechos culturales de los habitantes del Distrito Capital, fortalecer los procesos y dimensiones de la música sinfónica, académica y el canto lírico, implementar procesos de formación en música dirigidos a poblaciones diversas, así como garantizar el desarrollo y la proyección de la Institución con la difusión del repertorio sinfónico nacional e internacional. En el 2016 la Orquesta Filarmónica de Bogotá será una entidad pública eficiente e innovadora, reconocida local, nacional e internacionalmente por el fomento de la música sinfónica, académica, el canto lírico y la música sinfónica tradicional, en las dimensiones de creación, investigación, circulación y apropiación, por las características de los procesos de formación dirigidos a poblaciones diversas, así como por su nivel artístico e interpretativo en la difusión y promoción social de la música sinfónica y por el respeto y reconocimiento de la diversidad. Se encuentra ubicada en la localidad de Candelaria en la sede ubicada en la Cll. 20 n Página

13 3.1.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA RAZÓN SOCIAL: ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA NIT: DIRECCIÓN: Cll. 20 n CIUDAD: BOGOTÁ DC TELÉFONO: ACTIVIDAD ECONÓMICA: CULTURAL TASA DE COTIZACIÓN: CLASE DE RIESGO: 1-2 No. CENTROS DE TRABAJO: 5 REPRESENTANTE LEGAL: DAVID GARCIA RODRIGUEZ ENCARGADO DE SALUD OCUPACIONAL: JHONNY CASTRO CARGO: PROFESIONAL EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Página

14 POLÍTICA PARA EL CONTROL DE EMERGENCIAS ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA Está comprometido en adelantar el plan para la detección, prevención, mitigación y control de emergencias, con el fin de evitar que las actividades desarrolladas ocasionen amenazas a la salud de los trabajadores, estudiantes en práctica, visitantes, contratistas o personas de la comunidad. En cumplimiento de esta política se desarrollará en su totalidad la legislación aplicable, las políticas corporativas y los estándares de la industria. Igualmente, se brindarán las condiciones y recursos necesarios para que la implementación del plan para el control de emergencias se lleve a cabo con eficiencia y eficacia. Firmado Gerencia Página

15 CARGA OCUPACIONAL La carga ocupacional está constituida por un promedio de 03 empleados los cuales son fijos. Además la empresa cuenta con promedio de 20 visitantes al día. ÁREA NUMERO DE TRABAJADORES FIJOS NUMERO DE TRABAJADORES TEMPORALES PROMEDIO DE VISITANTES POR DÍA TOTAL ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS La carga ocupacional hace referencia al personal que permanece en las instalaciones de la empresa con funciones administrativas y operativas HORARIOS DE TRABAJO La empresa actualmente maneja un horario laboral el cual es de la siguiente forma. Lunes a Viernes de 7:00 am a 4:30 pm 8:00 am a 5:30 pm MAQUINARIA Y EQUIPOS Para la ejecución de actividades dentro de la empresa, básicamente se usan los siguientes equipos: Equipos de Computo Teléfonos Fotocopiadoras Impresoras Etc. Página

16 SERVICIOS GENERALES TIPO DE SERVICIO Acueducto y alcantarillado Electricidad Teléfono Gas Natural o Propano Planta eléctrica Aire acondicionado Radio de comunicación DISTRIBUCIÓN COMPLETA SÍ NO X X X X X X X OBSERVACIONES ANTECEDENTES No todas las instalaciones están sometidas a los mismos riesgos ni han afrontado las mismas emergencias, esto se debe a varios factores que deben tenerse en cuenta: a) Los procesos de trabajo y la forma como se desarrollan. b) El grado de exposición existente. c) La organización interna para la prevención y atención de emergencias. d) La reacción de ocupantes y visitantes frente a las emergencias presentadas. e) Existen potencialmente los riesgos, pero aún no ha generado emergencia. En la ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA no se han presentado emergencias de tipo estructural, ni condiciones de riesgo que llegasen a afectar la integridad física de la población trabajadora. Página

17 3.2. RECURSOS PARA LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS Es la descripción de los recursos con los cuales la empresa cuenta para responder a una emergencia. Pueden ser recursos humanos, técnicos y financieros. Además se clasifican en externos y/o internos RECURSOS INTERNOS a) Organización administrativa Dentro de su estructura organizacional, el teatro cuenta con un esquema de seguridad el cual está a cargo del control he ingreso tanto de empleados como visitantes. Además la gerencia, a través de las diferentes dependencias proveen los recursos necesarios para facilitar los procedimientos aquí establecidos y lograr el cumplimiento de los objetivos del presente plan. b) Organización operativa Para garantizar la implementación del plan de emergencias y contingencias de la empresa sugerimos implementar un grupo de personas las cuales se encuentran capacitadas en temas relacionadas con la respuesta a emergencias. Este grupo se denomina Brigada de Emergencia y tiene la responsabilidad de liderar y orientar eficaz y oportunamente las acciones necesarias de acuerdo al tipo de emergencia. Además recomendamos conformar un ente para la toma de decisiones denominado COE (Comité Operativo de Emergencias), el cual está conformado por algunos jefes de dependencias y personal de seguridad. Página

18 COMITÉ OPERATIVO DE EMERGENCIAS (COE) DIRECTOR DEL COE Gerente General DIRECTOR DE COMUNICACIONES DEL COE Jefe o jefa de Oficina Asesora de Comunicaciones DIRECTOR DE EMERGENCIAS Secretario o secretaria General Director o directora del IDPAC COORDIANDOR BRIGADA DE EMERGENCIAS Jefe de Brigada COORDINADOR DE EVACUACIÓN Funcionario Voluntario COORDINADOR DE APOYO INTERNO Recursos Físicos COORDINADOR DE APOYO EXTERNO Apoyo Externo BRIGADA DE EMERGENCIAS CORDINADOR BRIGADA DE EMERGENCIA Jefe de Brigada LIDER BRIGRADA DE PRIMEROS AUXILIOS Funcionario Voluntario LIDER BRIGRADA DE CONTRAINCENDIOS Funcionario Voluntario LIDER BRIGRADA DE EVACUACION BUSQUEDA Y RESCATE Funcionario Voluntario Página

19 FUNCIONES PARA LA PREVENCION Y CONTROL DE EMERGENCIAS Comité Operativo De Emergencias a) Antes De La Emergencia Dar soporte y solidez a la estructura orgánica del plan de emergencias, asumiendo el liderazgo y responsabilidad desde el más alto nivel jerárquico. Crear políticas, procedimientos, programas y actividades propias del plan de emergencias en fases de pre-planteamiento, entrenamiento y situaciones de emergencias. Ejercer control y seguimiento sobre el desarrollo y control del programa para atención de emergencias, velando porque se realice por lo menos un simulacro anual del plan de emergencias, con la participación de todos los niveles de la organización. Decidir la información que debe suministrar la coordinación de prensa a los medios de comunicación pública en caso de emergencias. Aprobar el reglamento por el cual se rige la brigada de emergencia. Establecer y avalar los objetivos del plan de emergencias y su alcance Recopilar la información histórica de la empresa. Revisar y actualizar el análisis de vulnerabilidad Recopilar la documentación necesaria para establecer los diferentes planes Determinar cuáles son los parámetros para la selección de los brigadistas Realizar reuniones periódicas (mínimo trimestralmente) para mantener actualizado el Plan de Emergencias y garantizar el mantenimiento del mismo. Tener actas de todas las reuniones realizadas por el Comité de Emergencias. Evaluar los procesos de atención de las emergencias para retroalimentar las acciones de planificación. Página

20 b) Durante La Emergencia Evaluar las condiciones naturaleza y magnitud de la emergencia. Distribuir los recursos físicos y humanos para la atención oportuna de la emergencia. Establecer contactos con los Grupos de Apoyo Interno y Externo (Cruz Roja, Defensa Civil, Bomberos, Policía, Tránsito, Gaula). Tomar decisiones en cuanto a evacuación total o parcial de la entidad. Coordinar las acciones operativas en la atención de emergencias. Recoger y procesar toda la información relacionada con la emergencia. Coordinar el traslado de los heridos a los centros de asistencia médica. c) Después De La Emergencia Evaluar las diferentes actividades desarrolladas, después de una emergencia o de un simulacro. Elaborar y presentar el informe del evento ocurrido. Determinar el grado de alerta en el que se debe permanecer mientras se vuelve a la normalidad. Coordinar la reiniciación de labores Retroalimentar cada uno de los elementos del Plan de Emergencia. Establecer o determinar los correctivos pertinentes del plan Director De Emergencias Es la persona encargada de asumir el manejo y control de la emergencia, se caracteriza por tener la capacidad de decisión dentro de la entidad. El director y su suplente deben tener disponibilidad las 24 horas del día y un medio de comunicación para su fácil ubicación. Página

21 a) Antes De La Emergencia Tener un conocimiento pleno del plan de emergencias Estar enterado del comportamiento de los eventos de emergencia de mayor probabilidad dentro de la entidad. Dirigir la socialización del plan de emergencia. Supervisar el desarrollo de las tareas asignadas a los demás miembros del Comité Operativo de Emergencias COE. Coordinar y presidir las reuniones del Comité Operativo de Emergencias. b) Durante La Emergencia Verificar el sistema de alarma y la situación de emergencia que se presente. Autorizar la activación del sistema de alarma. Poner en marcha el plan de emergencias, de acuerdo con la naturaleza y magnitud del evento. Establecer comunicación permanente con los integrantes del COE, Brigada y Coordinador de evacuación. Establecer las prioridades de los requerimientos que se hagan por parte de la Brigada de Emergencias. Comunicar al Comité Operativo de emergencias COE otras decisiones que se tomen para enfrentar la emergencia. Establecer comunicación periódica con el coordinador de comunicaciones para determinar la información que será emitida. c) Después De La Emergencia En reunión con los demás miembros del comité se establecerá: Identificar de causas por las que se generó el siniestro Página

22 Evaluar el nivel de la respuesta que se tuvo para enfrentar la emergencia (COE, Brigada de Emergencias y organismos de socorro). Determinar los sistemas de recuperación y adecuación de equipos y áreas deterioradas. Determinar los ajustes pertinentes del Plan de Emergencias Coordinador De Apoyo Interno Es la persona encargada de coordinar el grupo de seguridad física (Supervisores y vigilantes de seguridad de la entidad) así como apoyar acciones internas con personal de áreas como Mantenimiento y/o Servicios Generales. a) Antes De La Emergencia Inspeccionar periódicamente todas las instalaciones con el ánimo de prevenir situaciones de riesgo especialmente condiciones de los equipos de seguridad, los detectores de humo, de calor, de presencia, y el sistema de alarma. Verificar y mantener actualizado el Plano de Evacuación en caso de requerirse. Mantener inventario de recursos físicos y humanos con los que se cuentan en la entidad para enfrentar las emergencias. Solicitar mantenimiento preventivo a los equipos y sistemas de seguridad, apoyándose en la brigada de emergencia. Solicitar cotizaciones de los equipos y elementos necesarios para controlar una emergencia. b) Durante La Emergencia Suministrar equipos adicionales para que la brigada pueda realizar el control de la emergencia. Acordonar el área o las áreas afectadas. Controlar el flujo vehicular dentro de la entidad (particulares y de carga). Controlar la entrada y salida de personal. Página

23 c) Después De La Emergencia Realizar investigación de las causas por las que se generó el evento. Realizar inventario de daños, tanto de las instalaciones como de los equipos utilizados en el control del evento. Realizar trámites para la reposición de equipos de emergencia y recuperación de áreas afectadas. Verificar el acondicionamiento de las áreas provisionales para seguir realizando las tareas que resulten suspendidas Coordinador De Apoyo Externo Es la persona encargada de establecer contacto con las Entidades de socorro (Bomberos, Cruz Roja, Servicios Públicos, Policía, etc.), los grupos de seguridad del gobierno (Antiexplosivos, DAS u otra) y las Entidades existentes alrededor de la empresa. a) Antes De La Emergencia Contactar los grupos de apoyo externo previamente relacionados, determinando quien es la persona contacto, recursos con que cuentan, entre otros. Cuantificar los tiempos de reacción de cada grupo de apoyo externo, teniendo en cuenta la distancia hasta la entidad y las características de las vías de acceso. Mantener un plano de las vías de acceso a la entidad, para enviar por fax o por cualquier otro medio a los grupos de apoyo externo. Mantener actualizado el directorio de los grupos de apoyo interno y externo. b) Durante La Emergencia Contactar los organismos de apoyo externo de acuerdo a solicitud del Director de Emergencias. Apoyar las labores de evacuación y control del personal en su salida. Informar a los grupos de apoyo externo las características y desarrollo de la emergencia, su avance o control, al momento de llegada de éstos. Página

24 c) Después De La Emergencia Evaluar los grupos externos en cuanto a tiempo de respuesta y maniobras de control. Ajustar y corregir procedimientos Coordinador De Comunicaciones Es la persona encargada de efectuar el comunicado de prensa y divulgarlo al personal de la entidad y a los medios de comunicación externos, si la dirección del plan así lo determina. a) Antes De La Emergencia Mantener actualizado el directorio de COE, Brigada de emergencias y coordinador de evacuación. Realizar el inventario de los equipos y sistemas de comunicación existentes para la emergencia. Velar por el buen estado de dichos sistemas y equipos. Instruir a las personas que contestan conmutador y/o llamadas telefónicas y sus reemplazos, dar la metodología que se debe utilizar en caso de emergencia. Capacitar al encargado de Atención al Ciudadano para manejar situaciones críticas. b) Durante La Emergencia Coordinar con el Director de Emergencias el tipo de comunicado y su contenido. Ser la única persona encargada de hablar con los medios de comunicación pública. Velar por la imagen de la entidad, comunicando las acciones que se han llevado a cabo para el control de la emergencia. Colaborar en las acciones administrativas de control de emergencias Página

25 c) Después De La Emergencia Evaluar la eficiencia en las llamadas en el proceso y reacción de los grupos de apoyo. Mantener comunicación con los centros asistenciales a las cuales fueron remitidos los pacientes. Determinar las acciones correctivas que involucren sus funciones Coordinador De Brigada De Emergencia Es la persona encargada de liderar y mantener la brigada de emergencia lista y disponible las 24 horas del día para reaccionar ante cualquier eventualidad. a) Antes De La Emergencia Tener conocimientos en primeros auxilios, incendios, evacuación, búsqueda y rescate, Manejo de crisis y todos aquellos que se consideren necesarios para la prevención y atención en situaciones de emergencia. Estar plenamente identificado con los procedimientos que se deben ejecutar en caso de emergencia. Conocer plenamente el grupo de brigadistas (aptitudes y actitudes individuales). Tener inventario actualizado de todos los recursos con los que cuenta la entidad para la atención de emergencias. Planear y coordinar las acciones educativas y preventivas para evitar y controlar emergencias. Motivar a los brigadistas y coordinar las actividades inherentes a este grupo. b) Durante La Emergencia Estar a cargo de la emergencia en coordinación directa con los miembros del COE. Recibir notificación de la situación de emergencia y verificar su complejidad. Clasificar la emergencia y comunicar al Director de COE la situación de la misma. Página

26 Evaluar, priorizar y comunicar al Director del COE las necesidades físicas y humanas para tomar decisiones sobre: evacuación, intervención o no parcial o total de la brigada, requerimiento de apoyo interno y externo. Coordinar con los organismos de apoyo externo todas las acciones que demande la situación y la intervención o no de la brigada de emergencia. Comunicar permanentemente al Director de Emergencias las acciones que se estén realizando y que se requieran. c) Después De La Emergencia Determinar las acciones correctivas al interior de la brigada de emergencia y de los grupos de apoyo interno. Realizar el inventario de los recursos utilizados y del estado en que queden para su pronta reposición. Elaborar el informe de las actividades que se desarrollaron durante la emergencia Brigada De Primeros Auxilios a) Antes De La Emergencia Revisar e inventariar los equipos para atención de lesionados. Revisar periódicamente el manual de primeros auxilios Asistir a capacitaciones y reentrenamientos Entrenar permanentemente Mantener un buen estado físico. b) Durante La Emergencia Ubicar el área del evento Utilizar elementos necesarios para bioseguridad Página

27 Evaluar el área y número de pacientes a atender. Limitar riesgos para el auxiliador y paciente Prestar primeros auxilios en forma inmediata y oportuna Atender a los pacientes de acuerdo a recomendaciones del médico y/o profesional de la salud. Transportar al centro asistencia los pacientes en forma rápida y segura c) Después De La Emergencia Evaluar la reacción y respuesta Corregir procedimientos Mantener y reponer equipos y elementos de protección personal utilizados Brigada De Contraincendios a) Antes De La Emergencia Inspeccionar periódicamente todas las áreas de la Entidad Mantener un inventario de equipos contra incendios Asistir a las capacitaciones Realizar prácticas para mantenerse actualizado Entrenar permanentemente Mantener un buen estado físico Página

28 b) Durante La Emergencia Ubicar el área afectada Trasladar los equipos necesarios para el control Evaluar el área afectada Realizar control del evento Revisar el área y controlar otras fuentes de ignición Apoyar grupos de Primeros Auxilios, Búsqueda y Rescate c) Después De La Emergencia Inspeccionar el área afectada Apoyar en el restablecimiento del área o zona afectada Mantener y reponer equipos y elementos de protección personal utilizados Evaluar las maniobras Ajustar el procedimiento Brigada De Evacuación Búsqueda Y Rescate a) Antes De La Emergencia Revisar equipos propios para búsqueda y rescate Inspeccionar áreas afectadas Hacer prácticas periódicas de búsqueda y rescate Entrenar miento físico Página

29 b) Durante La Emergencia Ubicar el área Desplazar equipos y elementos de protección personal Utilizar elementos de protección personal Evaluar el área Establecer plan de trabajo por grupos Realizar búsqueda y rescate Entregar pacientes al médico, al profesional de la salud o a la Brigada de emergencias. c) Después De La Emergencia Revisar y mantener equipos en buen funcionamiento Evaluar procedimientos utilizados Ajustar los procedimientos Página

30 CENTRO DE COMANDO En el evento de una emergencia es necesario contar con un lugar con el fin de coordinar el manejo de la emergencia. Dicho lugar debe contar con los recursos básicos de comunicación e información que pueda ser de utilidad. Para el teatro se sugiere como centro de comando LA RECEPCION ya que es el sitio más cercano a las salidas de emergencia y punto de encuentro dispuesto por la gerencia en caso de ser necesario evacuar la estructura, en este sitio deben estar disponibles los siguientes elementos: Copia actualizada documento Plan de Emergencia Planos de las instalaciones Directorio telefónico de la ciudad y de los niveles directivos de la empresa Listado de teléfonos de emergencia Listado actualizado de empleados Listado de integrantes de la Brigada de Emergencias con el respectivo número telefónico, grupo sanguíneo, EPS y ARL a la que se encuentran afiliados todos los empleados. Linternas Listado de extintores contra incendios existentes y su ubicación dentro de la edificación Listado de botiquines con su responsable. Equipo portátil de comunicación punto (Radio) o Celular Página

31 ORGANIZACIÓN TÉCNICA Protección Contra Incendios a) Sistemas de extinción manual: Como elementos de primera respuesta la empresa cuenta con extintores los cuales algunos hay que reubicar, además se deben señalizar he instalar de forma óptima y en un lugar de fácil acceso Elementos De Primeros Auxilios a) Botiquín: La sede cuenta con un botiquín de primeros auxilios el cual se encuentra en un lugar visible, sugerimos instalar señalización la cual facilite su ubicación. b) Camilla: La empresa cuenta con una camilla tipo FEL (Férula Espinal Larga) para el transporte de personal en caso de una emergencia. Recomendamos se disponga de un lugar libre de objetos donde sugerimos sea instalada y señalizarla de forma correcta. Página

32 SISTEMAS DE COMUNICACIÓN Sugerimos instalar un sistema de comunicaciones basado en extensiones telefónicas del conmutador, distribuidas por toda la empresa y todas las dependencias SISTEMA DE ALARMA PARA EMERGENCIAS La empresa actualmente no cuenta con una alarma de emergencias para efectos de dar aviso de incendio o de evacuación en caso de una emergencia. Sugerimos adquirir he instalar una alarma la cual consiste en pulsadores manuales y bocinas de alarma, que están interconectados con el panel de control central desde donde se hace la activación general de la alarma al recibir una alerta manual o automática. Este sistema debe contar con respaldo de energía independiente y el esquema de funcionamiento se resume en la siguiente gráfica: Detector automático Aspersores de agua Bocina alarma Panel central alarma FIRE ALARM Pulsador manual Además sugerimos brindar capacitación al personal sobre el funcionamiento y el buen uso que se debe generar por parte de los brigadistas y personal de la empresa al mismo SEÑALIZACIÓN DE EMERGENCIAS De acuerdo al análisis de vulnerabilidad se evidencia que la empresa ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA no cuenta con una completa señalización dentro de las instalaciones de la empresa. Como componente importante para el sistema de respuesta a emergencias se recomienda realizar inspecciones de forma periódica a dichos elementos con el propósito de verificar que la señalización sea visible y su estado sea optimo, ya que facilita el proceso de evacuación al permitir una rápida identificación de las rutas y salidas de emergencia establecidas para cada área. Por lo anterior sugerimos realizar un estudio de señalización por personal capacitado y certificado. Página

33 CONTROL DE ACCESOS El acceso principal a la empresa estará controlado por GUARDAS DE SEGURIDAD quienes tienen la responsabilidad de coordinadinar la evacuación y garantizar la apertura inmediata de todas las puertas consideradas como salidas de emergencia en una eventual situación que amenace la vida Y/O integridad de quienes trabajan o se encuentran dentro de las instalaciones IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS POTENCIALES Con el fin de orientar las acciones de respuesta y control ante situaciones de emergencia, es indispensable evaluar cuáles son los riesgos más probables que pueden afectar las instalaciones y sus posibles consecuencias. Para identificar estos riesgos, se han tenido en cuenta los siguientes aspectos: Condiciones geográficas Condiciones climáticas Sector de la ciudad Uso de la instalación y estado de la misma Condiciones sociales Los riesgos considerados para ser evaluados son: Incendio Vientos fuertes Inundación Movimiento sísmico Terrorismo Intrusión, sabotaje Página

34 4. ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD 4.1. IDENTIFICACIÓN DE AMENAZAS Y ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD El nivel de vulnerabilidad permite identificar el grado de indefensión frente a una amenaza. Mide el grado de debilidad o de sensibilidad de ser afectado por amenazas o factores de riesgo. Esta predisposición será mayor o menor dependiendo de factores de índole física, cultural, económica, social y estructural de la comunidad. La vulnerabilidad depende de la posibilidad de ocurrencia o frecuencia del evento y de las medidas preventivas adoptadas; de la factibilidad de propagación, y de la dificultad en el control, condicionada esta por las protecciones pasivas o activas aplicadas METODOLOGIA Para desarrollar la identificación de riesgos y vulnerabilidad se empleó la metodología de análisis de Riesgo por colores en base a los lineamientos del FONDIGER (Antes FOPAE) 4.3. IDENTIFICACION DE AMENAZAS: Condición latente derivada de la posible ocurrencia de un fenómeno físico de origen natural, socio-natural o antrópico no intencional, que puede causar daño a la población y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la economía pública y privada. EVENTO COMPORTAMIENTO COLOR ASIGNADO Posible Es aquel fenómeno que puede suceder o que es factible porque no existen razones históricas y científicas para decir que esto no sucederá. Verde Probable Es aquel fenómeno esperado del cual existen razones y argumentos técnicos científicos para creer que sucederá. Amarillo Inminente Es aquel fenómeno esperado que tiene alta probabilidad de ocurrir. Rojo Posible: nunca ha sucedido color verde. Probable: ya ha ocurrido color amarillo. Inminente: evidente, detectable Color Rojo Página

35 AMENAZA INTERNO EXTERNO DESCRIPCION DE LA AMENAZA CALIFICACION COLOR MOVIMIENTOS SÍSMICOS X NATURALES La empresa se encuentra ubicada en la Zona 2. Piedemonte, conformadas por la zona de transición entre los cerros y la zona plana y consta principalmente de depósitos coluviales y conos de deyección de materiales con una elevada capacidad portante en general, pero con estratigrafías heterogéneas con predominio de gravas, arenas, limos y depósitos ocasionales de arcillas de poco espesor. PROBABLE Eventos Atmosféricos INUNDACIONES X Taponamientos de sistemas de alcantarillado o sistemas de desagüe de la empresa. POSIBLE Eventos Atmosféricos TORMENTAS ELECTRICAS X Fenómenos climáticos propios de la naturaleza, acompañados de fuertes lluvias POSIBLE Eventos Atmosféricos GRANIZADAS X Fenómenos climáticos propios de la naturaleza. PROBABLE Eventos Atmosféricos VENDAVALES X Fenómenos climáticos propios de la naturaleza. PROBABLE ANTROPICAS NO INTENCIONALES Algunos materiales que usa la empresa son en su mayoría INCENDIOS X X combustibles, lo que incrementa el nivel de vulnerabilidad. INMINENTE Página

36 FALLAS EN EQUIPOS Y SISTEMAS X Se evidencia una alta cantidad de combustibles de clasificación A (Sólidos Combustibles). En algunos momentos se puede encontrar la presencia de papelería, cartón y plásticos etc. Originadas por daños en las redes. PROBABLE FALLAS ESTRUCTURALES INTOXICACION ACCIDENTES DE TRABAJO X X X X Se puede originar dado a la antigüedad de la edificación. Por ingesta de alimentos en mal estado o por manipulación inadecuada de las sustancias químicas. Generados en el desarrollo de las actividades propias del proceso de la empresa. PROBABLE POSIBLE PROBABLE SOCIALES TERRORISMO X X HURTO X X Por la naturaleza de la empresa puede existir la amenaza de ser víctimas de un acto de terrorismo por diferentes factores sociales o de índole administrativas. Delincuencia común, puede ser de origen interno como externo POSIBLE PROBABLE AMENAZAS X Grupos al margen de la ley o delincuencia común POSIBLE SECUESTROS X Grupos al margen de la ley o delincuencia común POSIBLE Página

37 4.4. DETERMINACION DEL GRADO DE VULNERABILIDAD La vulnerabilidad es la característica propia de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza, relacionada con su incapacidad física, económica, política o social de anticipar, resistir y recuperarse del daño sufrido cuando opera dicha amenaza. El análisis de vulnerabilidad contempla tres elementos expuestos, cada uno de ellos analizado desde tres aspectos: PERSONAS RECURSOS SISTEMAS Y PROCESOS Gestión Organizacional Capacitación y entrenamiento Características de Seguridad Suministros Edificación Equipos Servicios Sistemas alternos Recuperación ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD DE LAS PERSONAS Los aspectos que se contemplan son: organización, capacitación y características de seguridad y para cada uno de ellos se realizan una serie de preguntas formuladas en la primera columna que van a orientar la calificación final. En la columna dos se da respuesta a cada pregunta de la siguiente manera: SI cuando existe o tiene un nivel bueno, NO cuando no existe o tiene un nivel deficiente o PARCIAL cuando la implementación no está terminada o tiene un nivel regular. En la tercera columna se desarrolla una recomendación con respecto a la pregunta realizada lo cual permite identificar aspectos de mejora que van a ser contemplados en los planes de acción. Página

38 PARCIAL NO SI ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD SOBRE LAS PERSONAS RESPUESTA PUNTO A EVALUAR CALIFICACIÓN OBSERVACIONES GESTIÓN ORGANIZACIONAL Existe una política general en Gestión del Riesgo donde se indican lineamientos de emergencias? X 1 Existe un esquema organizacional para la respuesta a emergencias con funciones y responsables asignados (Brigadas, comité de emergencias, entre otros) y se mantiene actualizado? X 0 Promueve activamente la participación de sus trabajadores en un programa de preparación para emergencias? La estructura organizacional para la respuesta a emergencias garantiza la respuesta a los eventos que se puedan presentar tanto en los horarios laborales como en los no laborales? Han establecido mecanismos de interacción con su entorno que faciliten dar respuesta apropiada a los eventos que se puedan presentar? (Comités de Ayuda Mutua CAM) Existen instrumentos para hacer inspecciones a las áreas para la identificación de condiciones inseguras que puedan generar emergencias? X 0.5 X 0 X 0 X 0 Sugerimos crear alianzas estratégicas con las empresas que se encuentren alrededor con el fin de actuar en conjunto en una emergencia. Se recomienda articular y formar listas de chequeo con el fin de documentar las inspecciones de seguridad que deben generarse por parte de la empresa. Existe y se mantiene actualizado todos los componentes del Plan de Emergencias y Contingencias? X 0 Promedio Gestión Organizacional 1.5/7=0.17 MALO Página

39 ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD SOBRE LAS PERSONAS PUNTO A EVALUAR RESPUESTA CALIFICACIÓN OBSERVACIONES CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO Se cuenta con un programa de capacitación en prevención y respuesta a emergencias? X 1 Todos los miembros de la organización se han capacitado de acuerdo al programa de capacitación en prevención y respuesta a emergencias? X 0 Sugerimos difundir dichas capaciones no solo al personal brigadista sino al personal total de la empresa. Se cuenta con un programa de entrenamiento en respuesta a emergencias para todos los miembros de la organización? X 0 Recomendamos estructurar el documento en mención y ejecutar las actividades allí pre establecidas. Se cuenta con mecanismos de difusión en temas de prevención y respuesta a emergencias? X 1 Promedio Capacitación y Entrenamiento 2/4 = 0.50 REGULAR CARACTERÍSTICAS DE SEGURIDAD Se ha identificado y clasificado el personal fijo y flotante en los diferentes horarios laborales y no laborales (menores de edad, adultos mayores, personas con discapacidad física)? X 0 Se han contemplado acciones específicas teniendo en cuenta la clasificación de la población en la preparación y respuesta a emergencias? X 0.5 Se cuenta con elementos de protección suficientes y adecuados para el personal de la organización en sus actividades de rutina? X 1 Página

40 ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD SOBRE LAS PERSONAS PUNTO A EVALUAR RESPUESTA CALIFICACIÓN OBSERVACIONES Se cuenta con elementos de protección personal para la respuesta a emergencias, de acuerdo con las amenazas identificadas y las necesidades de su Organización? X 1 Se cuenta con un esquema de seguridad física? X 1 Promedio Características de Seguridad. 3.5/5 = 0.75 BUENO SUMA TOTAL PROMEDIOS SOBRE LAS Calificación: PERSONAS 0.75 = 1.42 MEDIA ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD DE LOS RECURSOS En el siguiente cuadro se analiza la vulnerabilidad de los recursos, los aspectos que se contemplan son: Suministros, edificaciones, y equipos y para cada uno de ellos se realizan una serie de preguntas formuladas en la primera columna que van a orientar la calificación final. Página

41 PARCIAL NO SI ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD DE LOS RECURSOS RESPUESTA PUNTO A EVALUAR CALIFICACIÓN OBSERVACIONES SUMINISTROS Se cuenta con implementos básicos para la respuesta de acuerdo con la amenaza identificada? X 1 Se cuenta con suficientes equipos, en cantidad y numero, para el control de incendios (Extintores, gabinetes) Se cuenta con implementos básicos para la atención de heridos, tales como: camillas, botiquines, guantes, entre otros, de acuerdo con las necesidades de su Organización? X 0.5 Cuenta con una red contra incendios X 0 X 0.5 Sugerimos adquirir e instalar más elementos para la prestación de primeros auxilios ya que los existentes son poco para el flujo de personas que se encontraran en las instalaciones. Promedio Suministros 2/4 = 0.50 REGULAR EDIFICACIONES El tipo de construcción es sismo resistente o cuenta con un refuerzo estructural? X 0 Existen puertas y muros cortafuego, puertas antipático, entre otras características de seguridad? X 0 Están definidas las rutas de evacuación y salidas de emergencia, debidamente señalizadas y con iluminación alterna? Se tienen identificados espacios para la ubicación de instalaciones de emergencias (puntos de encuentro, puestos de mando, Módulos de estabilización de heridos, entre otros)? Se tienen asegurados o anclados enseres, gabinetes u objetos que puedan caer? X X X 0.5 Promedio Edificaciones 1/5 = 0.20 MALO Sugerimos realizar un estudio de señalización con el fin de implementar o sustituir señalización existente. Página

42 ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD DE LOS RECURSOS PUNTO A EVALUAR RESPUESTA CALIFICACIÓN OBSERVACIONES Se cuenta con sistemas de detección y/o monitoreo de la amenaza identificada? Se cuenta con algún sistema de alarma en caso de emergencia? Se cuenta con sistemas de control o mitigación de la amenaza identificada? Se cuenta con un sistema de comunicaciones internas para la respuesta a emergencias? Se cuenta con medios de transporte para el apoyo logístico en una emergencia? Se cuenta con programa de mantenimiento preventivo y correctivo para los equipos de emergencia? X EQUIPOS X 0 X X 0 0 X 0.5 Se está implementando X 0 Promedio Equipos 1.5/6 = 0.25 MALO SUMA TOTAL PROMEDIOS RECURSOS = 0.95 Calificación: ALTA ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD DE LOS SISTEMAS Y PROCESOS En el siguiente cuadro se analiza la vulnerabilidad de los sistemas y procesos, los aspectos que se contemplan son: Servicios, sistemas alternos y recuperación y para cada uno de ellos se realizan una serie de preguntas formuladas en la primera columna que van a orientar la calificación final. Página

43 PARCI AL NO SI ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD DE LOS SISTEMAS Y PROCESOS PUNTO A EVALUAR RESPUESTA CALIFICACI ÓN OBSERVACIONES SERVICIOS Se cuenta suministro de energía permanente? X 0 Se cuenta con suministro de agua permanente? X 1 Se cuenta con un programa de gestión de residuos? X 1 Se cuenta con servicio de comunicaciones internas? X 0.5 Promedio Servicios 2.5/4 = 0.67 REGULAR SISTEMAS ALTERNOS Se cuenta con sistemas redundantes para el suministro de agua (tanque de X reserva de agua, pozos subterráneos, 1 carro-tanque, entre otros? Se cuenta con sistemas redundantes para el suministro de energía (plantas X eléctricas, acumuladores, paneles 0 solares, entre otros? Se cuenta con hidrantes internos y/o X externos? 0 Promedio Sistemas Alternos 1/3 = 0.33 MALO RECUPERACIÓN Se tienen identificados los procesos vitales para el funcionamiento de su organización? Se cuenta con un plan de continuidad del negocio? Se cuenta con algún sistema de seguros para los integrantes de la organización? Se tienen aseguradas las edificaciones y los bienes en general para cada amenaza identificada? X 1 X 0 X 0 X 1 Página

44 ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD DE LOS SISTEMAS Y PROCESOS PUNTO A EVALUAR RESPUESTA CALIFICACI Se encuentra asegurada la ÓN información digital y análoga de la X 1 organización? OBSERVACIONES Promedio Recuperación 3/5 = 0.60 REGULAR SUMA TOTAL PROMEDIOS SISTEMAS Y Calificación: MEDIA PROCESOS 0.60 = CALIFICACION DEL NIVEL DE RIESGO El daño potencial que sobre la población y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la economía pública y privada, pueda causarse por la ocurrencia de amenazas de origen natural, socio-natural o antrópico no intencional que se extiende más allá de los espacios privados o actividades particulares de las personas y organizaciones y que por su magnitud, velocidad y contingencia hace necesario un proceso de gestión que involucre al estado y a la sociedad. Una vez identificadas, descritas y analizadas las amenazas y para cada una desarrollado el análisis de vulnerabilidad a personas, recursos y sistemas y procesos, se procede a determinar el nivel de riesgo que para esta metodología es la combinación de la amenaza y las vulnerabilidades utilizando la teoría del diamante de riesgo que se describe a continuación Para cada amenaza identificada, cada uno de los rombos tiene un color que fue asignado de acuerdo con los análisis desarrollados. Para determinar el nivel de riesgo se deben seguir los siguientes criterios: Página

45 CONSOLIDADO ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD Y NIVEL DE RIESGO Página 45

46 PRIORIZACION DE AMENAZAS Y MEDIDAS DE INTERVENCION INCENDIOS MEDIDAS DE PREVENCIÓN Realizar inspecciones de seguridad con el fin de verificar el estado de las conexiones eléctricas. Capacitar al personal sobre el buen uso y cuidado de las conexiones eléctricas. Capacitar y sensibilizar al personar en temas como orden y aseo. Capacitar al personal sobre el procedimiento a seguir en caso de un incendio. Publicar el procedimiento nombrado anteriormente en sitios visibles y accesibles. Se sugiere actualizar anualmente o según sea requerido todos los componentes del PEC, además publicarlo y difundirlo para todos los empleados. MEDIDAS DE MITIGACIÓN Realizar jornadas de orden y aseo en cada una de las dependencias de la empresa. Contar con los números de emergencia a la mano. Tener las rutas de evacuación debidamente señalizadas. Página 46

47 MOVIMIENTOS SÍSMICOS MEDIDAS DE PREVENCIÓN Capacitar al personal sobre el procedimiento a seguir en caso de un sismo. Publicar el procedimiento nombrado anteriormente en sitios visibles y accesibles. Se sugiere actualizar anualmente o según sea requerido todos los componentes del PEC, además publicarlo y difundirlo para todos los empleados. Capacitar y sensibilizar al personar en temas como orden y aseo. Diariamente inspeccionar y sensibilizar al personal sobre la importancia de tener las rutas de evacuación despejadas. Empotar o adherir al suelo o pared todo elemento que pueda causar daño a una persona u obstruir la ruta de evacuación. MEDIDAS DE MITIGACIÓN Realizar jornadas de orden y aseo en cada una de las dependencias de la empresa. Contar con los números de emergencia a la mano. Tener las rutas de evacuación debidamente señalizadas. Página 47

48 LLUVIAS TORRENCIALES Y/O GRANIZADAS MEDIDAS DE PREVENCIÓN Capacitar al personal sobre el procedimiento a seguir en caso de dicho evento. Publicar el procedimiento nombrado anteriormente en sitios visibles y accesibles. Se sugiere actualizar anualmente o según sea requerido todos los componentes del PEC, además publicarlo y difundirlo para todos los empleados. Sensibilizar al personal sobre de importancia de resguardarse en sucesos como estos. MEDIDAS DE MITIGACIÓN Contar con los números de emergencia a la mano. Tener las rutas de evacuación debidamente señalizadas. Página 48

49 EVENTOS ATMOSFÉRICOS Y/O VENDAVALES MEDIDAS DE PREVENCIÓN Capacitar al personal sobre el procedimiento a seguir en caso de dicho evento. Publicar el procedimiento nombrado anteriormente en sitios visibles y accesibles. Se sugiere actualizar anualmente o según sea requerido todos los componentes del PEC, además publicarlo y difundirlo para todos los empleados. Sensibilizar al personal sobre de importancia de resguardarse en sucesos como estos. MEDIDAS DE MITIGACIÓN Contar con los números de emergencia a la mano. Tener las rutas de evacuación debidamente señalizadas. Página 49

50 FALLAS EN EQUIPOS Y SISTEMAS MEDIDAS DE PREVENCIÓN Inspeccionar el estado de las conexiones eléctricas. Realizar un manual de manejo de equipos y sensibilizar al personal. Crear un programa de mantenimiento preventivo y correctivo. MEDIDAS DE MITIGACIÓN Contar con personal de planta que esté capacitado para brindar el mantenimiento necesario para dichos elementos, Página 50

51 ACCIDENTES DE TRABAJO MEDIDAS DE PREVENCIÓN Capacitar al personal en temas como autocuidado. Capacitar al personal que conforma la brigada de emergencia con el fin de tener un personal debidamente formado para actuar en caso de emergencia. Sugerimos realizar un cronograma para realizar simulacros de emergencia con el fin de mejorar la respuesta MEDIDAS DE MITIGACIÓN Contar con un listado de datos como ARL, EPS, EH, etc. de todo el personal que se encuentre en la empresa. Contar con los números de emergencia a la mano. HURTO MEDIDAS DE PREVENCIÓN Capacitar al personal que conforma el cuerpo de seguridad acorde a su cargo con el fin de mejorar y actualizar conocimientos. MEDIDAS DE MITIGACIÓN Contar con los números de emergencia a la mano. Página 51

52 INUNDACIONES MEDIDAS DE MITIGACIÓN Contar con los números de emergencia a la mano. TORMENTAS ELECTRICAS MEDIDAS DE PREVENCIÓN Capacitar al personal sobre el procedimiento a seguir en caso de dicho evento. Publicar el procedimiento nombrado anteriormente en sitios visibles y accesibles. Se sugiere actualizar anualmente o según sea requerido todos los componentes del PEC, además publicarlo y difundirlo para todos los empleados. Sensibilizar al personal sobre de importancia de resguardarse en sucesos como estos. MEDIDAS DE MITIGACIÓN Contar con los números de emergencia a la mano. Tener las rutas de evacuación debidamente señalizadas. Página 52

53 FALLAS ESTRUCTURALES MEDIDAS DE PREVENCIÓN Capacitar al personal sobre el procedimiento a seguir en caso de dicho evento. Publicar el procedimiento nombrado anteriormente en sitios visibles y accesibles. Se sugiere actualizar anualmente o según sea requerido todos los componentes del PEC, además publicarlo y difundirlo para todos los empleados. Se recomienda realizar inspecciones de seguridad con el fin de mitigar riesgos. Sugerimos realizar un cronograma para realizar simulacros de emergencia con el fin de mejorar la respuesta MEDIDAS DE MITIGACIÓN Contar con los números de emergencia a la mano. Tener las rutas de evacuación debidamente señalizadas. Contar con un listado de datos como ARL, EPS, EH, etc. de todo el personal que se encuentre en la empresa. Página 53

54 INTOXICACION MEDIDAS DE PREVENCIÓN Capacitar al personal sobre el procedimiento a seguir en caso de dicho evento. Publicar el procedimiento nombrado anteriormente en sitios visibles y accesibles. Sugerimos tener publicadas las fichas de seguridad de los químicos de uso en la empresa. MEDIDAS DE MITIGACIÓN Contar con los números de emergencia a la mano. Tener las rutas de evacuación debidamente señalizadas. Contar con un listado de datos como ARL, EPS, EH, etc. de todo el personal que se encuentre en la empresa. TERRORISMO MEDIDAS DE PREVENCIÓN Capacitar al personal sobre el procedimiento a seguir en caso de dicho evento. Publicar el procedimiento nombrado anteriormente en sitios visibles y accesibles. MEDIDAS DE MITIGACIÓN Contar con los números de emergencia a la mano. Tener las rutas de evacuación debidamente señalizadas. Página 54

55 AMENAZAS MEDIDAS DE PREVENCIÓN Capacitar al personal sobre el procedimiento a seguir en caso de dicho evento. Publicar el procedimiento nombrado anteriormente en sitios visibles y accesibles. MEDIDAS DE MITIGACIÓN Contar con los números de emergencia a la mano. Tener las rutas de evacuación debidamente señalizadas. SECUESTRO MEDIDAS DE PREVENCIÓN Capacitar al personal sobre el procedimiento a seguir en caso de dicho evento. Publicar el procedimiento nombrado anteriormente en sitios visibles y accesibles. MEDIDAS DE MITIGACIÓN Contar con los números de emergencia a la mano. Tener las rutas de evacuación debidamente señalizadas. Página 55

56 5. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Los procedimientos operativos son elementos claves dentro del desarrollo de un plan para emergencias, ya que permiten unificar criterios de actuación y hablar un mismo lenguaje, además incluyen la toma de decisiones orientadas a alcanzar los objetivos predefinidos en el plan. Los procedimientos para emergencias son acciones específicas de respuesta normalizadas, que permiten a todos los organismos y personas que intervienen en la atención de un incidente, actuar en forma similar PROCEDIMIENTO OPERATIVO EN CASO DE UN INCENDIO Página

57 5.2. PROCEDIMIENTO OPERATIVO EN CASO DE UN SISMO Página

58 5.3. PROCEDIMIENTO OPERATIVO EN CASO DE UN ACCIDENTE LABORAL Página

59 5.4. PROCEDIMIENTO OPERATIVO EN CASO DE UN DERRAME DERRAME DE SUSTANCIAS ELIMINE TODAS LAS FUENTES DE IGNICIÓN DE LA ZONA EVALUE LA ZONA AFECTADA POR EL DERRAME UTILICE LOS ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL CORRESPONDIENTES ABSORBA EL LÍQUIDO DERRAMADO CON UN MATERIAL LO MÁS INERTE POSIBLE (KIT DE DERRAMES, ARENA, PAPEL, TELA, ETC.) DESCONTAMINE BIEN TODA LA ZONA CON AGUA Y JABÓN. DEPOSITE TODO EL MATERIAL CON EL QUE ABSORBIÓ LA SUSTANCIA DERRAMADA EN UN RECIPIENTE RESISTENTE A LA SUSTANCIA DERRAMADA Y CIÉRRELO HERMÉTICAMENTE ETIQUETE EL RECIPIENTE CON LA SUSTANCIA QUE CONTIENE Y TRÁTELO COMO MATERIAL PELIGROS INFORME LO SUCEDIDO Y CONTINÚE CON SUS ACTIVIDADES SI ES POSIBLE Página

60 5.5. PROCEDIMIENTO OPERATIVO EN CASO DE UNA EMERGENCIA Página

61 6. SIMULACRO DE EMERGENCIA Todo lugar de trabajo debe contar con un plan de emergencia acorde a sus riesgos y actividad; el simulacro es la clave final del proceso. Este documento explica de qué trata este ejercicio y por qué pone a prueba a la organización ante una eventual situación de peligro o desastre que requieren atención inmediata QUÉ ES UN SIMULACRO DE EMERGENCIA? Es una representación o imitación de unas posibles situaciones de peligro o desastre que requieren una acción inmediata. El objetivo de un simulacro de emergencia para la empresa es la resolución de una posible situación de peligro o desastre, de manera tal que prepare a todo el personal de la organización y los capacite para resolver la eventualidad con éxito OBJETIVOS DEL SIMULACRO Su principal objetivo es verificar en el sitio y en tiempo real, la capacidad de respuesta de las personas y la organización operativa del plan para emergencias ante un evento de posible ocurrencia, basado en los procedimientos para emergencias. Detectar errores u omisiones tanto en el contenido del plan como en actuaciones a realizar para su puesta en práctica. las Habituar a los ocupantes a evacuar el edificio. Prueba de idoneidad y suficiencia de equipos y medios de comunicación, alarma, señalización, alumbrados especiales y de extinción en su caso. Adquirir experiencia y soltura en el uso de equipos y medios. Estimación de tiempos de evacuación, de intervención de equipos propios y de intervención de ayudas externas. Página

62 6.3. SUGERENCIAS A continuación se muestran los aspectos que deberán ser tenidos en cuenta para realizar un simulacro: a) Se debe contar con el plan de emergencia. b) Contempla la capacitación previa y entrenamiento de todo el personal de la empresa. Los miembros de la brigada, deben haber sido entrenados en las técnicas de: Prevención y control de incidentes que pueden originar una emergencia en la empresa. Primeros auxilios Evacuación c) Se debe divulgar el plan de emergencia a todo el personal El aviso previo a la realización del primer simulacro debe ser informada a todo el personal de la empresa. Comunicar el objetivo que tendrá, el día y la hora que se hará, a fin de evitar que se considere una emergencia real. Al finalizarlo, se debe dejar por escrito el ejercicio realizado. En posteriores simulacros - antes de llevarlos a cabo- se deberán recordar los procedimientos de actuación y formación específica de todos los participantes. Con el tiempo, se deberá ir minimizando, poco a poco, la información a los empleados. Por ejemplo, ocultando la hora, luego el día, etc. d) Cada grupo en la brigada debe conocer muy bien sus roles y responsabilidades y practicarlos. e) Los miembros de la brigada deben contar con distintivos como brazaletes, gorra, chaleco, etc., indicando a qué grupo pertenece. f) Se debe contar con medios de comunicación /alerta (pito, altoparlantes, megáfonos, sirena, sistema de voz, etc.). g) Se debe contar con un centro de comando. h) Se deben conocer los posibles tipos de emergencias (naturales, tecnológicas o sociales) a que los está expuesta la empresa. Página

63 i) Se deben hacer simulaciones de salón, entre las brigadas sobre la actuación de cada grupo frente a la emergencia. j) Se debe entrenar a todo el personal de la empresa no integrante de la brigada en la prevención de emergencias, primeros auxilios y principalmente en evacuación. k) Se debe realizar los primeros simulacros informando al personal el tipo de emergencia que se va a simular y hora del simulacro y después realizarlos sin informar. l) Se deben realizar simulacros, primero por áreas y después el total de la empresa. m) Se debe contar con observadores. n) Se debe realizar una reunión con el personal de la empresa y las diferentes brigadas, para analizar los aspectos observados durante el simulacro. o) Dar siempre las gracias al personal de la empresa por su participación del simulacro. p) Los simulacros de emergencia deben realizarse, al menos, una vez al año. No obstante, ello dependerá de la actividad que desarrolle la empresa y el país donde reside ELEMENTOS PARA LOGRAR UN SIMULACRO EXITOSO a) Elaborar medios informativos que divulguen consignas de prevención y orientación para los ocupantes de la instalación, utilizando volantes, folletos o sistemas informativos propios de la empresa. Por ejemplo, la entrega por escrito de un manual elaborado para la empresa en el cual se recuerde y explique el plan de emergencia, planos, consignas, rescate de heridos y comportamientos ante emergencias. b) Programar reuniones de análisis y retroalimentación con todo el personal que puede intervenir en caso de una evacuación de las instalaciones. c) Organizar reuniones de planeación del simulacro, en las que se revisen las condiciones mínimas para garantizar una evacuación segura de las instalaciones. d) Establecer un acta de simulacro para alguna de las condiciones potenciales de peligro, en donde pueda ser medida la capacidad de respuesta de la brigada para emergencias. Página

64 e) Fomentar la participación activa en el simulacro de evacuación, obteniendo una evaluación que permita comparar la planeación previa con la realidad presentada, logrando de esta forma retroalimentar el contenido del plan de evacuación. f) Elaborar el acta del simulacro ejecutado con las recomendaciones y seguimiento pertinentes para mejorar próximos simulacros ASPECTOS A VERIFICAR EN UN SIMULACRO Comunicaciones de emergencias. Procedimiento general de alarma. Accionamiento de sistemas de protección contra incendios. Comportamiento de los ocupantes de la edificación/instalación. Movilización y posicionamiento de equipos manuales de protección. Tiempo de reacción de brigada para emergencias. Tiempo de reacción de los ocupantes de la edificación/instalación. Procedimientos y decisiones claves del jefe de la emergencia. Procedimientos y decisiones claves de la brigada para emergencias. Cumplimiento de procedimientos de seguridad en el área de emergencia. Interacción con grupos de apoyo externo. Nivel de intervención de los grupos de apoyo externo FASES DEL SIMULACRO Preparación Ejecución Valoración Cómo se prepara el simulacro? El plan de emergencia incluye diferentes situaciones valoradas en función de las características propias de la empresa, razón por la cual se debe realizar una reunión con la dirección y los trabajadores para determinar: Día Y Hora: Dependerá de la formación recibida y los simulacros anteriores puede ser interesante realizar el simulacro cuando el nivel de ocupación sea mayor pero si la formación es mínima se necesita reforzar los conocimientos de los trabajadores sin una gran cantidad de personal ajeno. Página

65 Organización: Corroborar que todas las personas que integran el organigrama de los diferentes grupos de brigada continúen en la empresa y se encuentren correctamente capacitadas. Además, se deberá revisar que todos los equipos de actuación ante emergencia se encuentran en perfecto estado de conservación. Consignas: los equipos de emergencia participantes deben de tener sus consignas de actuación, es interesante introducir varios conceptos que no suelen tenerse en cuenta en la realización de simulacros y que pueden ser claves en una emergencia. Seleccione un escenario creíble para una emergencia simulada, suponga una situación típica con algunas variantes en su desarrollo que permitan verificar la iniciativa y criterios de los participantes. Establezca cual debería ser la respuesta adecuada para cada situación planteada. Valoración del riesgo: se puede aplicar un ejercicio sencillo de valoración, didáctico y efectivo en una emergencia de incendio. De esta manera, capacitaremos al personal para la realización correcta del simulacro, así como ante una posible actuación real. Seleccione suficientes observadores para el análisis y calificación del ejercicio; asignarles funciones específicas. Prepare formatos para la evaluación suficientes para cada uno de los veedores, teniendo en cuenta las funciones específicas. Realizar charlas de inducción previas con los veedores, para aclarar aspectos del ejercicio Ejecución Del Simulacro Es la puesta en práctica de la capacitación recibida durante la formación y la aplicación real de lo indicado en el plan de emergencia. Constará de: Dar alarma de inicio al simulacro, alertando, por los medios disponibles, al personal existente en la empresa (trabajador y ajeno). Cronometrar tiempos de referencia. Determinación de la emergencia. Despliegue de los equipos. Intervención de los equipos. Toma de fotografías para su valoración posterior. De ser posible llevar registro fílmico. El conteo del personal luego de la evacuación es una operación crítica. La confusión en los puntos de reunión puede demorar el salvataje de alguien que falte Página

66 por haber quedado preso en el edificio o podrá dar inicio a búsquedas peligrosas e innecesarias. Para asegurar la rapidez necesaria, la contabilización más segura de las personas deberá tener en cuenta en el plan de emergencia los siguientes pasos: a) La designación de puntos de reunión, a dónde los empleados puedan llegar fácilmente en caso de evacuación. b) Debe hacerse un conteo de las personas luego de la evacuación, identificando los nombres y la última localización conocida de quien no está presente y suministrar la información al responsable del comando. c) Debe establecerse un método de conteo para los funcionarios externos, proveedores y clientes Valoración Del Simulacro Se realiza reunión con observadores para consolidar las observaciones y mediciones. Se realiza reunión general con todos los integrantes operativos del plan, suministrando recomendaciones verbales de la situación encontrada. a) De la reunión deberá analizarse: Tiempo empleado. Factores negativos que han podido incidir en la ejecución. Factores positivos que han mejorado la ejecución. Comportamiento de los equipos. Comportamiento general. Dificultades físicas encontradas. Finalmente se emitirá un informe en el cual se recopilarán las siguientes características mínimas: a) Introducción y objeto del informe b) Datos de la empresa c) Realización del simulacro (cronología) d) Recomendaciones y mejoras e) Reunión posterior f) Anexos si los hubiera (hoja de firmas, fotos, grabación, etc.) Página

67 7. ESTABLECIMIENTO DE MEDIDAS DE CONTROL DEL RIESGO RECOMENDACIÓN Se sugiere adosar el cableado de las oficinas con cinta o canaletas, para evitar caída de personas o cortos circuitos. (ANSI 942) Se recomienda capacitar al personal sobre la importancia de contar con puestos de trabajo limpios y ordenados. Sugerimos adosar a las paredes todo elemento que pueda causar una lesión física al personal que se encuentre en la sede de la empresa ya que en el momento de una emergencia puede caer sobre las mismas. Recomendamos realizar unas inspecciones de seguridad con el fin de verificar el estado de las conexiones eléctricas, ya que pueden generar un incidente o accidente de gran magnitud. Sugerimos instalar y señalizar los elementos para atencion de emergencias (Camillas, Extintores, Botiquines) en lugares visibles y de facil acceso para todo el personal. Recomendamos publicar las hojas de seguridad cerca al deposito de los quimicos o detergentes. Dada a la importancia de sincibilizar al personal, sugerimos continuar con las capacitaciones en prevencion de emergencias, ademas recomendamos en simulacros hacer participes a todos los empleados. Sugerimos se capacite y certifique de acuerdo a la necesidad al personal encargado de mantenimiento. Página

68 8. ESQUEMA ORGANIZACIONAL DEL PLAN DE EMERGENCIAS 8.1. ADMINISTRACION DEL PLAN DE EMERGENCIAS PLAN DE ATENCIÓN MEDICA Y PRIMEROS AUXILIOS OBJETIVO COORDINADOR Definir y establecer el procedimiento para atención y valoración médica primaria de un visitante, un trabajador directo, un trabajador misional, un trabajador contratista permanente o temporal que se accidente o se enferme en condiciones normales de operación de ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA en situaciones de emergencia. El (los) coordinador(es) de este plan es (son) el jefe de la brigada de Primeros Auxilios y/o el representante legal de ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA. ALCANCE Este Plan es de aplicación y cubrimiento para todos los funcionarios de ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA que laboren directa o indirectamente dentro o fuera de la empresa. Debe ser conocido y difundido a todo el personal incluyendo personal de los distintos contratistas permanentes o temporales. Su alcance da cubrimiento a personal visitante. Conocer y aplicar este Plan Capacitar permanentemente al personal a cargo. Disponer de un listado del personal de acuerdo a lo establecido en la base de datos general de ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA. Solicitar y mantener dotado el equipo de primeros auxilios de ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA Verificar que los vehículos a servicio del ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA cuenten con el botiquín de primeros auxilios, que este completo y en buenas condiciones. Página

69 RESPONSABILIDADES COORDINADOR DE BRIGADA Cuando se presente la emergencia (accidente o enfermedad) suministrar los primeros auxilios, si no tiene suficiente conocimiento o si la lesión es grave, debe solicitar ayuda inmediata a personal capacitado, bien sea de la línea 123 de emergencias o evaluar la situación y el nivel de atención médica requerida por el paciente. Informar de la emergencia lo más pronto posible al Comandante del Incidente Coordinar los medios de transporte necesarios para trasladar al paciente. Cuando se presente un accidente de trabajo aplicar el procedimiento para informe, manejo e investigación de accidentes. Conocer y aplicar este procedimiento. Apoyar y asistir al Jefe de brigada y encargado de ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA cuando se presente una emergencia. RESPONSABILIDADES TRABAJADORES BRIGADISTAS Informar sobre las situaciones anormales que se detecten en los sitios de trabajo Proporcionar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud (como por ejemplo si son alérgicos a algún medicamento, si sufren de presión alta, diabetes, hipoglicemia, tipo de sangre, etc.). Esta información es importante, pues en caso de presentarse una emergencia se deben tomar todas las precauciones necesarias para no perjudicar la salud de la víctima. Página

70 PLAN DE EVACUACION OBJETIVO Establecer acciones tendientes a que el personal se desplace hasta un lugar seguro a través de rutas seguras, en caso de que sucedan eventos como los expuestos anteriormente, en la empresa o en cercanías a la misma, que pongan en peligro la integridad del personal que labora en ella, así como de los visitantes. Esto teniendo en cuenta que la evacuación debe ser un proceso muy seguro y en el cual nadie salga herido. El alcance del presente plan se limita a los fenómenos antes mencionados, es decir, incendio, explosión, inundación, atentado terrorista y sismo, que son, de acuerdo al análisis de amenazas internas hechas dentro de la empresa, las que más probabilidad tienen de presentarse. ALCANCE Igualmente en la empresa van a estar personas que se pueden desplazar por sí mismas y conocen el sitio (trabajadores, visitantes frecuentes), así como personas que se pueden desplazar por sí mismas pero no conocen el sitio (visitantes poco frecuentes y trabajadores nuevos) y personas que no se puedan desplazar por sí mismas (personas discapacitadas). Este plan será diseñado en primera instancia para los dos primeros grupos y en segunda instancia para el tercero, teniendo en cuenta que no pueden ser fácilmente evacuados por sus circunstancias específicas. Sin embargo, se realizará un apartado especial para este grupo. Situaciones de Emergencia. Es importante tener en cuenta que las situaciones de emergencia ante las cuales hay que empezar el proceso de evacuación son: ELEMENTOS PARA LA EVACUACION Movimientos sísmicos, siempre y cuando el movimiento afecte notoriamente los elementos no estructurales de la edificación, se vean grietas en las paredes y de manera importante en las columnas y vigas. Inundación De las zonas aledañas. Página

71 Terrorismo, en alguna de las formas conocidas, como el correo, paquete o carro bomba. Si usted ve que la situación no es como la descrita anteriormente, no se alarme y espere instrucciones adicionales. SEÑAL DE ALERTA. Toda situación de emergencia será notificada por parte del empleado que la detectó (identificándose con nombre, cargo y tipo de emergencia), en primera instancia al supervisor de seguridad y salud en el trabajo, tras esto, se verificará la magnitud de la emergencia y la necesidad de ordenar la Evacuación. Se deberá, indicar de manera clara igualmente el lugar y la magnitud de la emergencia. La señal de alarma será activada solamente cuando la emergencia no se ha podido controlar por la brigada respectiva. En caso de que suceda una emergencia, esta persona la activará después de recibir la orden por parte del Coordinador de la Brigada de Emergencias de la empresa. Si no hay energía la señal será un pito para la alerta y dos pitos para la evacuación. SENAL DE ALARMA. Cuando se produzca una emergencia que obligue a evacuar las instalaciones, sonará la sirena o Pito con un tono continuo por espacio de hasta 5 minutos, lo que originará la salida de todas las personas. Un sonido o pito largo al final, determinará el fin de la evacuación. En caso de inconvenientes con el sistema de alarma previsto, se utilizará una llamada por los siguientes medios: Aviso directo boca a boca a cada área. Buscapersonas o celular a cada uno de los Funcionarios (No utilizar en caso de SISMO). Radios de comunicación, los cuales se encuentran entre pisos. Una vez activada la señal de alarma se activa el plan de Evacuación de acuerdo a lo dispuesto en el presente documento. Salidas de Emergencia: Accesos principales de cada uno de los pisos los cuales conforma la empresa, pasillos y corredores internos de la empresa. Página

72 Rutas externas de evacuación: Alejados de la estructura y de postes de luz, usando las áreas verdes y corredores despejados. Punto de encuentro o de reunión final: El punto de encuentro dispuesto para la empresa es el parque Germania que se encuentra en la Cra. 1 con Cll. 20 o según disponga el coordinador de evacuación. Casos especiales: Dentro del Plan de Evacuación de ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA, debemos mencionar que debido a las condiciones especiales del mismo, las personas que pueden estar en un momento determinado en sus instalaciones (personal administrativo y visitantes), e incluso por las condiciones y limitaciones mismas de cada persona, van a tenerse dos alternativas de evacuación; SALIDAS DE EVACUACIÓN. La primera es que todos van a seguir unas rutas preestablecidas, de acuerdo a la zona donde se encuentren y su salida será por una escalera y pasillo previamente definido. La segunda se refiere a las personas que no se pueden movilizar por sí mismas, como ya lo mencionábamos anteriormente, tales como niños, personas con capacidades especiales, madres en gestación, que deben tener otras medidas adicionales. Para este tipo de personal se recomienda que en caso de ser necesario evacuarlos por cualquiera de los eventos mencionados al principio del presente documento, entonces la realización de evacuaciones de estas personas serán parciales y de orden horizontal. En otras palabras, no se espera sacar personas que tengan impedimentos, A MENOS QUE SEA ESTRICTAMENTE NECESARIO, en caso contrario se optará por alejar a los lesionados al lado contrario de donde se sucede el evento, teniendo como prioridad la protección de los mismos y a la vez que ésta área debe ser segura. Ante cualquier emergencia detectada en la empresa, se le comunicará inmediatamente al jefe de la Brigada de Emergencias de manera verbal. Inmediatamente se verifique la emergencia y la coordinadora de EMERGENCIAS consideran que existe un riesgo inminente para la integridad de los ocupantes, establecen el PUESTO DE MANDO y comunican la decisión de evacuar a cada uno de los trabajadores y visitantes con el fin de que se active la cadena interna de comunicaciones. Página

73 Las puertas principales de entrada de cada lugar se abren. Se entregan las llaves maestras de las vías de evacuación al coordinador de las entidades de socorro en el caso que se requieran. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA EVACUACION Al recibir la señal de alarma, los ocupantes suspenden sus labores, ejecutan las acciones previas establecidas y a la orden del Coordinador de Evacuación abandonan el lugar por la ruta previamente establecida llevando con ellos a los visitantes. El coordinador general de evacuación por piso o área verifica que todos hayan salido. Al llegar al punto de reunión final, esperan el conteo por parte del coordinador antes de retirarse. El coordinador de evacuación por piso se reporta finalmente con la Jefe de la Brigada de Emergencias con la información detallada de número de evacuados y si existen personas atrapadas dentro de las instalaciones. Página

74 PLANOS DE EVACUACION PLANO PISO N 2 Página

75 PLANO PISO N 1 Página

76 PLANO PUNTO DE ENCUENTRO P.E PLAN DE SEGURIDAD El Plan de seguridad establece escenarios y objetivos específicos que deriven de la asignación de tareas, responsabilidades y recursos necesarios para salvaguardar la vida de las personas y el patrimonio frente a los desastres de cualquier índole. Sus objetivos principales son: OBJETIVO Y ALCANCE 1. Lograr la máxima respuesta operativa de la población, eliminando o disminuyendo los posibles daños a la vida y la propiedad. 2. Organizar de manera sistemática el trabajo de la población y las autoridades para evitar duplicidad de funciones. 3. Garantizar la atención de auxilio y atención a los damnificados en forma oportuna y eficaz 4. Lograr la sensibilidad de la población para lograr la participación y colaboración en todas las actividades Página

77 DETECCIÓN DE LA EMERGENCIA ESQUEMA DE ACCIONES BÁSICAS PLAN DE SEGURIDAD ASISTENCIA A LAS VÍCTIMAS EVACUACIÓN LLAMADAS A TELÉFONOS DE EMERGENCIA NEUTRALIZACIÓN DE LA EMERGENCIAS FIN DE LA EMERGENCIA PLAN DE INFORMACIÓN PÚBLICA Este componente tiene la finalidad de manejar y orientar la información entregada a las personas antes, durante y después de la emergencia, incluyendo el manejo de personas perdidas. Es de suma importancia divulgar a los familiares, allegados y/o medios de comunicación, de una manera centralizada, coordinada y oportuna, la información sobre el estado y ubicación de las personas que estén o no afectadas por los incidentes, en caso de una emergencia. OBJETIVO Y ALCANCE Un insumo importante para sustentar el Plan de Información Pública son las bases de datos de los miembros de la organización (sea en medio físico, o preferiblemente, en medio magnético) que incluya además su percepción acerca del Plan, como podría ayudarlos y que dudas presentan frente a este. La sistematización y análisis de la información permite reconocer las percepciones y opiniones de las personas que podrían ser afectadas por un evento adverso, además de aceptar sus inquietudes y sugerencias. Otra de las ventajas de tener una fuente de información de los integrantes de la organización es permitir el reconocimiento. Página

78 Durante la Emergencia: Servir de "portavoz" oficial de la Organización ante la comunidad y los medios de comunicación. Coordinar la pronta recolección de información sobre las personas que hayan sido víctimas o afectadas por la emergencia. Coordinar la divulgación de información hacia el Público asistente, los familiares e interesados y hacia los medios de comunicación. Colaborar y servir de apoyo con las autoridades cuando ellas se hagan cargo de Puesto de Información Pública de la instalación en caso de una emergencia. Divulgar los comunicados oficiales de la organización a los diferentes medios y coordinar la realización de "Ruedas de Prensa" cuando ello sea necesario. Atender a los Medios de Comunicación y coordinar los servicios y facilidades que la organización pueda suministrarles. RESPONSABILIDADES Después de la Emergencia: Informe periódico al PMU o PC Después de la Emergencia. Coordinar las actividades de Relaciones Públicas posteriores a la Emergencia, con el fin de facilitar la recuperación de la organización y de su imagen. Llevar un archivo de toda la información periodística referente a la emergencia, publicada en los diferentes medios de comunicación nacionales y/o locales. Presentar al Jefe de Emergencias, un informe sobre el impacto que la emergencia haya tenido sobre la opinión pública y proponer las estrategias de información orientadas para la minimización del impacto sobre la imagen y para su recuperación. Coordinar la readecuación de los suministros, servicios y recursos que hayan sido utilizados durante la aglomeración. Página

79 GRUPOS DE OPERACIÓN EXTERNA En los organismos de ayuda encontramos los organismos que pueden brindar ayudas en caso de emergencia como rescate, evacuación, primeros auxilios, atención médica, extinción de incendios comunicación y transporte ORGANISMOS DE AYUDA INSTITUCIÓN CLASE DE AYUDA DIRECCIÓN TELÉFONO Clínica Magdalena Hospital Universitario San Ignacio Bomberos Voluntarios Atención Medica Colapso de estructuras Incendios Cll. 39 N Cra. 7 N Cra. 24 N Estación de Policía Seguridad Cra. 13 N Defensa Civil (Seccional Bogotá) Cruz Roja Colombiana (Seccional Cundinamarca y Bogotá) Rescate y socorro Carrera 27A # /Emergencias 144 Rescate y socorro Atención medica Cra. 68 N 68b / Emergencias132 NUMERO UNICO DE SEGURIDAD Y EMERGENCIAS DEL DISTRITO //NUSE// 123 Página

80 PLAN DE CAPACITACIÓN Alcance Jefe de Emergencias, Coordinador General de Brigada Coordinadores de brigada Empleados Simulacros de evacuación Para que durante una emergencia el desempeño de los diferentes grupos sea adecuado, se requiere que cada uno de sus componentes tenga una capacitación, la cual se sugiere a continuación: Políticas institucionales sobre seguridad Organización para emergencias Estructura y alcances del plan de emergencias Sistema Comando Procedimientos operativos normalizados Manejo de información en emergencias Políticas institucionales sobre seguridad Incendios, aspectos teóricos Manejo de extintores - mangueras Primeros Auxilios, generalidades Valoración primaria y secundaria Lesiones en tejidos blandos y óseos Transporte de lesionados Botiquín de primeros auxilios Evacuación, generalidades Alarmas de evacuación Señalización de emergencia Rutas de evacuación y puntos de encuentro Funciones y procedimientos de evacuación Procedimientos de respuesta a emergencias Sistemas de alarma y procedimientos de comunicación Planes de evacuación Localización y uso de equipo de emergencia Una vez concluida la preparación del personal, es necesario evaluar la operatividad del plan y la respuesta por parte de brigadistas y funcionarios en general. Para tal fin se requiere la realización de un simulacro de evacuación, el cual deberá contemplar. El plan de emergencia deberá enseñarse a todos los funcionarios y practicarse periódicamente para asegurar su comprensión y operatividad, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Las prácticas y simulacros de evacuación en forma periódica que incluyan como mínimo: Alcance Reconocimiento de la señal de alarma y las instrucciones de emergencia. Página

81 Rutas de salida. Reconocimiento del sitio de reunión Ejecución de acciones de salvamento Procedimientos Realizar una práctica de evacuación independiente por lo menos dos veces al año Frecuencia Realizar una práctica total, mínima una vez al año. Instruir permanentemente al personal nuevo en los procedimientos a seguir en caso de emergencia Se deben adoptar todas las precauciones necesarias cada vez que se realice un simulacro de evacuación, entre ellas tenemos: Seleccionar el escenario para la emergencia simulada acorde a los posibles riesgos de la edificación. Establecer vigilancia previa de los sitios estratégicos tanto dentro de las instalaciones como fuera de ellas. Consideraciones de seguridad Dar aviso previo a las personas claves dentro de las instalaciones. Adoptar provisiones para atención médica de posibles accidentados. Preparar un documento de planeación general del simulacro. Establecer cuál debería ser la respuesta adecuada para cada situación planteada. Registro Llevar un registro cronológico de cada una de las prácticas y simulacros de evacuación. Página

82 9. INDICADORES DE GESTIÓN La evaluación de resultados está encaminada a medir a través de indicadores de estructura, proceso e impacto, los objetivos y metas trazados dentro de las acciones para la prevención y mitigación de amenazas, conforme al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo adelantado por la empresa. Teniendo en cuenta lo anterior, las acciones preventivas y correctivas serán evaluadas determinando el grado de cumplimiento, que se refiere al conteo de las actividades desarrolladas comparado con lo proyectado. Su resultado se expresa en porcentajes de cumplimiento: Actividad ejecutada Actividad programada * AUDITORIA Propósito. Uno de los aspectos críticos que determinan la calidad de un plan de emergencias, lo constituye el nivel de incertidumbre que aparece asociado con la posible respuesta dada al siniestro probable. Este criterio obliga al diseño y desarrollo de un programa de auditoría que permita verificar la fiabilidad del plan. CLASES DE AUDITORIA El plan de emergencias requiere dos clases de auditoría, a saber: a) Auditoria Periódica, que permite verificar cíclicamente y con anticipación si están dadas las condiciones que permiten esperar niveles adecuados de respuesta, en función de lo planificado. b) Auditoria Post-siniestro, que permite medir la eficacia de la respuesta desarrollada, con base en el cumplimiento de los objetivos propuestos. Ambas clases de auditoría permiten conocer el estado real y la evolución del plan de emergencias, a fin de desarrollar acciones correctivas para ajustarlo a los requerimientos y problemática específica de la empresa. ALCANCE DE LA AUDITORIA: Los programas de auditoría a ejecutar medirán los parámetros siguientes: Página

83 Nivel de formación y entrenamiento de las personas involucradas en el plan. Alcance y disponibilidad de los recursos. Nivel de concientización existente entre el personal. Disponibilidad de las instalaciones. Tiempos de respuesta. Ejecución de procedimientos. Consecución de objetivos. Nivel de participación del personal. Los anteriores parámetros se miden tanto para los recursos internos como para los externos METODOLOGÍA Para lograr los objetivos propuestos en la auditoria, se recomiendan los siguientes instrumentos: Inspecciones. Reuniones de discusión y análisis. Verificación de registros. Pruebas de sistemas y equipos. Encuestas. Capacitación Simulacros. REGISTROS De cada una de las acciones de auditoría efectuadas, quedará un registro escrito sobre los resultados obtenidos, el cual servirá de base para las decisiones que el comité de emergencia adopte al ejecutar los ajustes pertinentes. Tales registros incluirán el día y hora de su ejecución, la persona que la efectuó, el área y función sujetas a auditoria, el nombre del responsable de tal área y función, el propósito de la auditoria y los resultados obtenidos contrastados con las expectativas. Página

84 11. GLOSARIO ALARMA: sistema sonoro que permite avisar a la comunidad, inmediatamente se accione, la presencia de un riesgo que pone en grave peligro sus vidas. ALERTA: acciones específicas de respuesta frente a una emergencia. AMENAZA: factor de origen natural que afecta a una comunidad ocasionando lesiones a sus integrantes e instalaciones. ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD: es la medida o grado de debilidad de ser afectado por amenazas o riesgos según la frecuencia y severidad de los mismos. La vulnerabilidad depende de varios factores, entre otros, la posibilidad de ocurrencia del evento, la frecuencia de ocurrencia del este, los planes y programas preventivos existentes y la posibilidad de programación anual. AYUDA INSTITUCIONAL: aquella prestada por las entidades públicas o privadas de carácter comunitario, organizadas con el fin específico de responder de oficio a los desastres. COMBUSTIÓN: reacción mediante la cual una sustancia denominada combustible interactúan químicamente con otra denominada oxidante o comburente, y da como resultado gases tóxicos, irritantes y asfixiantes, humo que obstaculiza la visibilidad y afecta el sistema respiratorio, llamas y calor que generan lesiones de diversa intensidad en las personas. CONTINGENCIA: evento que puede suceder o no suceder, para el cual se debe estar preparado. CONTROL: acción encaminada a eliminar o limitar el desarrollo de un siniestro, para evitar o minimizar sus consecuencias. DESASTRE: es el daño o alteración grave de las condiciones normales de la vida, causado por fenómenos naturales o acción del hombre en forma accidental. EMERGENCIA: estado de alteración parcial o total de las actividades de una empresa, ocasionado por la ocurrencia de un evento que genera peligro inminente y cuyo control supera la capacidad de respuesta de las personas y organizaciones. EVACUACIÓN: es el conjunto integral de acciones tendientes a desplazar personas de una zona de mayor amenaza a otra de menor peligro. IMPACTO: acción directa de una amenaza o riesgo en un grupo de personas. GUÍA TÁCTICA: define los criterios generales de trabajo durante una emergencia. Permite a la Dirección General y al Jefe de Emergencias recordar las actividades que están a cargo de cada coordinador. Página

85 MECH: Modulo de Estabilización y Clasificación de Heridos. Sitio destinado para la estabilización, clasificación y remisión de heridos. También puede ser conocido como CACH (Centro de Atención y Clasificación de Heridos). MITIGACIÓN: acciones desarrolladas antes, durante y después de un siniestro, tendientes a contrarrestar sus efectos críticos y asegurar la supervivencia del sistema, hasta tanto se efectúe la recuperación. PLAN DE ACCIÓN: es un trabajo colectivo que establece en un documento, las medidas preventivas para evitar los posibles desastres específicos de cada empresa y que indica las operaciones, tareas y responsabilidades de toda la comunidad para situaciones de inminente peligro. PMU: Puesto de Mando Unificado. Lugar de reunión de las personas responsables de administrar la emergencia, desde donde imparten las instrucciones y distribuyen los recursos para su control. PON: Procedimiento Operativo Normalizado. Documento que describe las actividades generales a desarrollar por cada uno de los participantes de la emergencia. PREVENCIÓN: acción para evitar la ocurrencia de desastres. RECUPERACIÓN: actividad final en el proceso de respuesta a una emergencia. Consiste en restablecer la operatividad de un sistema interferido. RIESGO: una amenaza evaluada en cuanto a su probabilidad de ocurrencia y su gravedad potencial esperada. TRIAGE: sistema utilizado para clasificar la prioridad de atención en personas lesionadas. Es realizado por personal de salud. SALVAMENTO: acciones o actividades desarrolladas individualmente o por grupos, tendientes a proteger los bienes materiales y/o activos de la compañía que puedan verse afectados en caso de una emergencia en sus instalaciones. SINIESTRO: es un efecto no deseado y no esperado, que puede producir consecuencias negativas en las personas y en los bienes materiales. El siniestro genera la emergencia, si la capacidad de respuesta de la empresa es insuficiente para controlarlo. VULNERABILIDAD: condiciones en las que se encuentran las personas y los bienes expuestos ante una amenaza. Se relaciona con la incapacidad de una comunidad para afrontar y controlar con sus propios recursos en una situación de emergencia. VULNERABILIDAD FÍSICA O ESTRUCTURAL: se refiere a la construcción misma de las edificaciones y a las características de seguridad o inseguridad que se ofrece a los trabajadores que permanecen en ella durante su jornada laboral. Página

86 VULNERABILIDAD FUNCIONAL: se refiere a la existencia o no de los recursos para enfrentar situaciones de emergencia como extintores, sistemas de control de fuentes de agua, combustible o herramientas para usar en situaciones de emergencia. VULNERABILIDAD SOCIAL: se refiere al conocimiento y al entrenamiento de los trabajadores para enfrentar situaciones de emergencia. ZONA DE IMPACTO O EXCLUSIÓN: zona donde ocurrió el evento. En esta zona no debe existir personal diferente al que atiende la emergencia. Página

87 12. ANEXOS a) FICHA TECNICA INSTRUCTIVO Página

88 b) DIRECTORIO TELEFONICO EXTERNO Página

89 c) PLAN DE EVALUACION Página

90 INSTRUCTIVO Página

91 d) LISTADO DE SUMINISTROS, RECURSOS O SERVICIOS INSTRUCTIVOS Página

92 e) PLAN DE CONTINGENCIA Página

93 INSTRUCTIVOS Página

94 f) PLAN DE CAPACITACION g) CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION Página