ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIEROS INDUSTRIALES UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE VALENCIA INFORMACIÓN ESTUDIANTES LLP-ERAMUS.

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1 ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIEROS INDUSTRIALES UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE VALENCIA INFORMACIÓN ESTUDIANTES LLP-ERAMUS Beca de Curso

2 Índice Índice... 2 INTRODUCCIÓN... 3 A) ANTES DE LA PARTIDA Impresos y documentos Procedimiento Información útil sobre la universidad Confirmación Propuestas de reconocimiento académico (Learning agreement) Gestiones administrativas y económicas... 6 B) DURANTE LA ESTANCIA LLP-ERASMUS Propuestas de reconocimiento académico Consultar página de la OPII Dotación económica Ampliación de beca... 9 C) DESPUÉS DE LA ESTANCIA LLP-ERASMUS Notas Convalidación del curso Encuesta INFORMACIÓN ADICIONAL Cursos de idiomas

3 INTRODUCCIÓN Ahora que ya eres alumno LLP-ERASMUS, hay una serie de pasos a seguir muy importantes. Recuerda que debes conservar este dossier hasta que finalice tu período como estudiante LLP- ERASMUS puesto que contiene información que te puede hacer falta durante ese período, así como documentos que debes entregar tanto al comienzo como durante tu estancia como becario LLP-ERASMUS. A) ANTES DE LA PARTIDA 1. Impresos y documentos Tras la reunión informativa hay una serie de documentos que debes cumplimentar para que sean enviados a la universidad que has elegido como destino LLP-ERASMUS Los impresos que debes rellenar son: Application form: Es el impreso de solicitud de la universidad de destino. En el anexo 3 tienes un modelo de una application form genérica completada. Learning agreement: es un documento donde especificas las asignaturas que vas a realizar durante el curso académico. En el caso de PFC, se indicará también en dicho impreso. Algunos destinos proporcionan también: Accommodation / housing form: es un impreso para solicitar alojamiento, en caso de que esté gestionado por la universidad de destino. Entregarlo a tiempo te evitará problemas posteriores. Es importante asegurarse de la fecha de inicio del curso académico para saber en que fecha debes incorporarte y también para reservar el alojamiento. La gestión del alojamiento es responsabilidad del alumno. Además puede requerirse algún otro documento específico de algún destino concreto. Los otros documentos imprescindibles a entregar están reflejados en el documento adjunto que se os entrega. 3

4 2. Procedimiento Debes entregar en la oficina de la Subdirección de Relaciones Internacionales todos los formularios correspondientes a tu universidad de destino completamente rellenados y debidamente firmados, así como todos los documentos que te soliciten. Es muy importante que esté todo bien cumplimentado para que seas aceptado en la universidad. Si tienes dudas puedes acercarte a la oficina de relaciones internacionales en horario de atención, o mandarnos un . Para la definición del learning agreement hay ya fechas establecidas para ser realizados con la Subdirectora de Relaciones Internacionales (ver detalles en el apartado 5) Existe una fecha límite para entregar la documentación en la oficina según el destino de tu beca, que debe ser estrictamente respetada. Consulta el listado. El horario de atención es: LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES La dirección de 3. Información útil sobre la universidad Puedes contactar con la universidad de destino para solicitar más información. 4. Confirmación Algunas universidades envían confirmación de aceptación al recibir los documentos de los futuros alumnos LLP-ERASMUS a los propios alumnos o directamente a la oficina de relaciones internacionales. Esta confirmación puede tardar entre 4 y 6 semanas desde la fecha límite (Deadline) de la universidad. 4

5 Sería conveniente que a finales de junio tuvieras una confirmación por escrito ( , carta, fax) de que estás admitido en la universidad y, sobretodo, de que tienes alojamiento reservado. En caso contrario, es recomendable contactar con la oficina LLP-ERASMUS de la universidad de destino para informase sobre el estado de la solicitud. 5. Propuestas de reconocimiento académico (Learning agreement) La Propuesta de reconocimiento académico es un documento que indica la relación de asignaturas que debes cursar en la universidad de destino y que son equivalentes a las que deberías cursar en 5º curso de tu especialidad en la ETSII. En el anexo 4 se debe especificar el plan de estudios a cursar en la Universidad de destino. El learning agreement se tiene que confeccionar con la Subdirectora de Relaciones Internacionales. En ningún caso, se convalidará un plan de estudios que no tenga el visto bueno de la Subdirección. Se convalida 1 o 2 semestres de curso, especialidad de la beca que se ha obtenido, y además la asignatura de Idioma Superior en el caso de curso completo, según el idioma de la beca LLP-ERASMUS con una nota de Notable (salvo en las becas a Italia, Portugal). Matrícula: Debes matricularte en la ETSII de todas las asignaturas de 5º curso que aparecen en el Plan de reconocimiento académico de la especialidad de la beca LLP-ERASMUS que tengas adjudicada. No debes matricularte de los créditos de Libre Elección correspondientes a 5º curso, ya que se te convalidan de forma automática, previa solicitud por tu parte, como créditos LLP-ERASMUS. En cualquier caso, tu matrícula debe cumplir los requisitos CEM de ETSII. Recuerda matricularte del idioma de nivel avanzado (Inglés, Francés o Alemán dependiendo de la zona idiomática de tu universidad de destino), si tu beca es de 5º completo y quieres que se te convalide a tu regreso. La matrícula de asignaturas con derecho a reconocimiento deben realizarse marcando la opción MOVILIDAD. 5

6 6. Gestiones administrativas y económicas En la oficina de relaciones internacionales nos ocupamos fundamentalmente de las gestiones académicas. Otras gestiones como la gestión económica, contrato LLP-ERASMUS, emisión de la Credencial LLP-ERASMUS (Contrato Erasmus) están centralizadas en la Oficina de Programas Internacionales de Intercambio (OPII). Pero para que todo ello se pueda materializar, debéis presentar una serie de documentos en esta Subdirección en las fechas que se os comunique, así como el procedimiento a seguir. Sin realizar estos pasos, no quedará constancia de que sois alumnos de intercambio. Todo esto se realiza como mínimo dos semanas antes de vuestra partida. La OPII realiza la gestión de las becas mediante medios informáticos a través de Internet. Podéis acceder con vuestro DNI y vuestro PIN a través de la INTRANET ALUMNO UPV que encontraréis en la siguiente página Web: En dicha aplicación tendréis descritos detalladamente todos los pasos a seguir: (documentación que corresponde a cada fase del becado) 1. Antes de vuestra partida (Los documentos de esta fase, se entregarán en la Subdirección de Relaciones Internacionales, en las fechas señaladas para ello, se os avisará) 2. Durante vuestra estancia 3. Al regreso de la estancia Posteriormente, la OPII te enviará una Credencial de estudiante LLP-ERASMUS (Contrato Erasmus) y Carta Erasmus que representan documentos muy importantes. La gestión de tu seguro médico (que debe cubrir todo el período de tu estancia Erasmus) corresponde al alumno. También deberás presentarlos en la universidad de destino. Es muy importante realizar correctamente todos los pasos puesto que de ello depende una correcta gestión administrativa y la recepción de la cantidad económica de la beca. 6

7 B) DURANTE LA ESTANCIA LLP-ERASMUS 1. Propuestas de reconocimiento académico En el caso de que no puedas cursar alguna de las asignaturas propuestas en el Plan de reconocimiento académico debes comunicarlo lo antes posible a la Subdirección. Presta atención a las siguientes indicaciones: Deberás reflejar los cambios a través de la aplicación apiwebs. Debes enviar obligatoriamente los impresos que encontrarás en el anexo 5, que consta del Learning Agreement original (el que hiciste antes de tu partida), más el documento CHANGES TO ORIGINAL PROPOSED STUDY PROGRAMME/LEARNING AGREEMENT. Deberás incluir también el LEARNING AGREEMENT COMPLETO MODIFICADO. Para que dicho impreso de cambios sea aceptado debe: o Estar escrito en inglés o Justificar correctamente la causa del cambio. o El sello y la firma del coordinador de la oficina de relaciones internacionales, de modo que muestre así su conformidad con el cambio. o Ser enviado dentro de los plazos indicados Una vez completo, envíalo por fax o escaneado por desde la oficina de relaciones internacionales de la universidad de destino, a la oficina de relaciones internacionales de la ETSII. Fax: Los cambios serán comunicados a la Comisión Académica de la ETSII para que los estudie y posteriormente se os comunicará la aceptación o no de los cambios solicitados. Sólo se admitirán dos modificaciones al Plan de reconocimiento académico por curso académico (una por cuatrimestre). Las fechas límite para solicitar cambios son: Como tope hasta 15 días iniciadas las clases de cada cuatrimestre, en la Institución de acogida En cualquier caso, siempre dentro del plazo que os permita hacer cambios de matrícula en la Institución de acogida 7

8 Es fundamental que la Subdirección de Relaciones Internacionales de la Escuela tenga conocimiento del plan de convalidaciones definitivo antes de esta fecha, ya que debe ser aprobado por la Junta Permanente de la Escuela y por la Junta de Convalidaciones de la UPV. El proceso completo dura alrededor de 2 meses. 2. Consultar página de la OPII Se deben continuar los trámites de la OPII. Es importante revisar que se han realizado todos los pasos, y asegurarse que está todo enviado. 3. Dotación económica Hasta principios del curso no se conocerán las cuantías exactas de las ayudas para los estudiantes ERASMUS. La dotación económica de la beca LLP-ERASMUS durante el curso anterior ha sido de, aproximadamente, 328 euros mensuales. El número de meses a cobrar es el correspondiente al número de meses de la beca que tenéis adjudicada, siendo el número máximo de meses que pueden cobrarse de 10 según el Organismo Autónomo de Programas Educativos Europeos ( aunque la estancia sea superior como es el caso de los másters en CRANFIELD. Adicionalmente, durante el curso 2008/09 han existido otras ayudas complementarias: Ministerio de Educación y Ciencia (MEC) concede una ayuda de 420 euros mensuales a los becarios del MEC. (Podéis bajaros el PDF siguiente: La Generalitat Valenciana todos los años convoca ayudas complementarias para los becarios LLP-Erasmus. La cuantía de la beca oscila entre los 60 y 90 euros, en caso de ser concedida. La oficina de relaciones internacionales presenta automáticamente a todos los alumnos LLP-ERASMUS a dicha convocatoria. La resolución se comunica a mediados del mes de abril. Bancaja ofrece a su vez la posibilidad de obtener una beca, si se concede, de 200 euros mensuales. (más información en Debes solicitar la ayuda por tu cuenta. 8

9 UNIVEX- El Ayuntamiento de Valencia concede ayudas para los alumnos que se encuentran empadronados en la ciudad de Valencia. Para el curso el importe de la ayuda a conceder ha sido de 100 euros por mes de estancia en el extranjero. (Para más información en: Univex ?opendocument&lang=1&nivel=6 ) La beca LLP-Erasmus es incompatible con otras becas que provengan de la UE (p.ej. Leonardo) o de la propia UPV (p.ej. colaboración).sin embargo, no es incompatible con otras becas que el alumno pueda recibir de otras instituciones (p.ej. becas de matricula del Ministerio o de la Generalitat, becas de ayuntamientos o entidades bancarias,...) La Institución de acogida eximirá de las tasas académicas, ya que éstas serán abonadas en la Universidad Politécnica de Valencia. 1. El pago de la beca se efectúa de forma fraccionada con fecha posterior a la incorporación a la universidad de destino, siempre y cuando se haya remitido el certificado de incorporación en el plazo de 15 días desde vuestra llegada a la Universidad de destino. Si no se envía el certificado en ese plazo, no se realizarán pagos. Puede llegar el caso de no recibir ningún pago si no se envía durante ese plazo el Learning Agreement Original. Es muy importante prestar atención a las instrucciones de las páginas de la OPII, puesto que de ello depende cobrar adecuadamente la dotación económica. 4. Ampliación de beca La duración máxima de las becas LLP-ERASMUS de curso es de 10 meses. La ampliación de beca tiene validez a efectos académicos y para la tramitación, por cuenta del alumno, del seguro médico, pero no se asegura una ampliación de la dotación económica. En caso de querer ampliar la beca debes seguir estas instrucciones: 1. Cumplimenta el impreso de Ampliación de Beca (Anexo 6) en inglés. Al igual que el impreso de cambio de asignaturas, debe estar firmado por el coordinador de la Universidad de destino mostrando con ello su conformidad. 9

10 2. El impreso lo puedes enviar por correo ordinario o por fax. La dirección de contacto y el número de fax están en el anexo Envía el impreso lo antes posible (lo más pronto sepas que vas a necesitar más tiempo), ya que el proceso tarda alrededor de 5-6 semanas. Siempre debe ser antes de que finalice el periodo de tu beca, de caso contrario no sería aceptado. El plazo para solicitar ampliación de beca finaliza el 15 de mayo. Pero para que surta efectos la ampliación a nivel de económico, debes remitir la ampliación antes del 15 de enero. De lo contrario, sólo se cobrarán los meses establecidos inicialmente. Una vez recibáis el de aceptación de la ampliación por parte de esta Subdirección, y comprobéis que el período ha sido modificado, debéis imprimir 2 copias del contrato LLP- ERASMUS, así como el documento de aceptación.. El seguro médico debe tener validez para todo el período de estancia en el extranjero. Por ello, es imprescindible que toméis nota de ello, y comprobéis si os cubre para el periodo de la ampliación. Si no os lo cubre, debéis de hacer los trámites correspondientes y comunicarlo a la OPII. C) DESPUÉS DE LA ESTANCIA LLP-ERASMUS 1. Notas Es tu responsabilidad a tu regreso entregar en la oficina de la Subdirección el certificado original con resultados obtenidos durante el intercambio. En alguna ocasión las notas son enviadas a nuestra oficina directamente, no obstante, debes hacer un seguimiento de las mismas. 2. Convalidación del curso Con el certificado de las notas, en la oficina realizaremos la adaptación de la nota a nuestro sistema de baremación de 0-10, dado que muchas universidades utilizan sistemas diferentes, y la convalidación posterior de las asignaturas. Si los resultados son satisfactorios, es decir, que has superado TODAS LA ASIGNATURAS del Plan de reconocimiento académico, se convalidará: El bloque de asignaturas de 5º curso (1 o 2 semestres), con la nota correspondiente a la nota media de las asignaturas cursadas en la Universidad de destino. 10

11 El idioma avanzado con NOTABLE (Inglés, francés o alemán, salvo en las becas a Italia y Portugal), en el caso de 5º curso completo. En el caso de fracaso académico parcial o total, tu caso será revisado por la Comisión Académica, decidiendo en cada caso. Es importante que hayas realizado la matricula correctamente, en caso contrario pueden surgir problemas al intentar realizar la convalidación. Las notas se convalidan en julio y en octubre. En el caso de que las notas lleguen más tarde, el proceso de convalidación puede demorarse. En cualquier caso, NUNCA DEBES VOLVER A MATRICULARTE DE LAS ASIGNATURAS DE QUINTO CURSO, la matricula que realizaste antes de irte es válida a efectos de convalidaciones, aunque el curso académico esté ya cerrado. Si vuelves a matricularte PUEDEN SURGIR PROBLEMAS EN EL MOMENTO EN QUE INTENTEMOS REALIZAR LA CONVALIDACIÓN. Es importante saber que sólo se convalida directamente los PFC realizados en el extranjero a aquellos alumnos que tengan beca destinada a realizar el PFC. En el resto de situaciones, nunca se convalida el PFC. Si durante tu estancia has realizado un proyecto que estás interesado en adaptar para presentarlo en la ETSII, debes saber que: El PFC debe cumplir los mismos requisitos que uno realizado en la ETSII. Debes buscarte un tutor en la ETSII. Toda la información referente la encontrarás en la siguiente página Web: 3. Encuesta Al regresar debes entregarnos la encuesta que esta disponible en la INTRANET ALUMNO UPV de Con ello ayudarás a futuros estudiantes LLP-ERASMUS a realizar una selección compartiendo con ellos parte de tu experiencia LLP-ERASMUS. 11

12 INFORMACIÓN ADICIONAL Cursos de idiomas Existen condiciones muy interesantes para ampliar conocimientos de idiomas antes de la partida por ser alumno LLP-ERASMUS, como por ejemplo a. Los cursos intensivos para alumnos de la UPV que van a realizar una estancia de estudios en el extranjero Son cursos que suele organizar el Centros de Lenguas de la UPV. La información sobre los cursos estará disponible en la siguiente página Web: b. ILPC S: Cursos Intensivos de Preparación Lingüística Son cursos de idiomas de lenguas minoritarias para estudiantes LLP-ERASMUS, que surgen por una iniciativa apoyada por la Comisión Europea. Se organizan Cursos de Preparación Lingüística Intensiva en países como Bélgica (Comunidad Flamenca), Dinamarca, Finlandia, Grecia, Italia, Holanda, Portugal, Suecia, Islandia, Noruega, Bulgaria, República Checa, Estonia, Chipre, Letonia, Lituania, Hungría, Malta, Polonia, Rumania, República Eslovaca. La convocatoria saldrá publicada en la página Web de la Subdirección de Relaciones Internacionales, así como en la página Web de la OPII aproximadamente en junio. 12

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