Sistema de WorkFlow para la Automatización del Proceso de Compras de la Universidad de Guayaquil

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1 stema de WorkFlow para la Automatización del Proceso de Compras de la Universidad de Guayaquil

2 Problemática actual Se maneja demasiada documentación. No existe una evaluación de proveedores.

3 Objetivos Principales Mejorar los procesos de adquisición de bienes Establecer políticas para la calificación de proveedores. Conocer el estado de los documentos en proceso. Organizar de mejor manera el flujo de trabajo.

4 Tareas Principales que realiza el stema Generación de Requisiciones de Compra. Selección de los posibles Proveedores. Envío de Solicitudes y Cotizaciones. Procesamiento y Evaluación de las Ofertas. Adjudicación de la compra.

5 En el proceso de compra de Bienes de la Universidad de Guayaquil intervienen las siguientes departamentos: Las facultades o departamentos de la UG. El Departamento de Adquisiciones de la UG. Solicitud de Compras Proceso de Compras Adjudicación de Compra

6 Alternativas de Solución Optimizar el tiempo con la automatización del proceso de Compras. Mejorar un flujo de trabajo. Reducción de documentación.

7 Requerimiento Tecnológico En cada Facultad o Departamento debe haber mínimo un equipo con conexión al servidor. El tipo de equipos requeridos son los computadores tipo PC o compatibles.

8 Fortalezas Con la implementación del flujo de trabajo se fortalecerán los puntos claves del proceso. Llevar un mejor control en los documentos. Reducción de verificación de documentos.

9 Oportunidades Fomentar la migración de aplicaciones Web. Esta aplicación queda lista para realizar futuras actualizaciones.

10 Debilidades Resistencia al cambio por parte de los usuarios. Depende de la asistencia del usuario.

11 Amenazas Dificultades al integrarse con otros proyectos en desarrollo de la Universidad. Falta de cultura en el uso de sistemas automatizados Cambios en los reglamentos de la Universidad. Cambios en los requerimientos iniciales

12 Metas y Alcances Automatizar el proceso actual de compras. Optimizar el tiempo. Implementación de flujo de trabajo por medio de correo electrónico. Elaborar un formato para la evaluación de proveedores.

13 Ventajas de Solución - Reducción de costos de los suministros - Envío de Información ( solicitud) a tiempo - Ver estado de solicitud

14 Metodología Decidimos seguir el modelo de ciclo de vida lineal o en cascada. Entrevista s Análisis Diseño Investigación preliminar Determinación de los requerimientos del sistema Diseño del stema/código Prueba Implantaci ón Pruebas sistemas Implantación del sistema Implementa ción Implementaciòn del sistema

15 inicio Decano Crear Requisición Mail Jefe de Adquisiciones Revisa Requisicn Mail Consejo Directivo Consejo Directivo B Orden De compra Jefe de Adquisiciones Revisa Documentacion Muestra Mejores opciones Revisa Requisión Selección de Proveedores Mail Director Técnico Director Técnico Orden De compra Director Financiero Mail Director Financiero Vicerrector Mail Administrativo Vicerrector Académico Mail Mail Vicerrector Administrativo Mail Mail A

16 Vicerrector A General Mail Vicerrector General B Rector Mail Rector Mail Comité de compras Comité de compras B B Mail Comisión Técnica Comisión Técnica Mail Comisión Económica Comisión Económica B B Consejo Universitario Mail Consejo Universitario B

17 RECOMENDACIONES Para que los documentos fluyan a través de la organización es necesario tener una comunicación constante entre el cliente y el servidor, y aunque es posible trabajar fuera de línea mediante replicación, lo ideal es que se trabaje en línea para mejorar la velocidad del proceso. A parte de ser un requerimiento, recomendamos que para la aplicación del cliente se necesita tener instalado: El Cliente Web (browser) En cuanto al Servidor se requiere y recomendamos tener instalado Lotus Domino Server, el cual trae instalado con el dos tareas: Servidor Web Servidor de correo

18 CONCLUSIONES La automatización del proceso de Compras de la Universidad de Guayaquil es un proyecto que requiere de establecer ciertas políticas y procedimientos, para lograr un ambiente de trabajo en que el usuario confíe en la herramienta. Queda claro que este proyecto es necesario para el mejoramiento del proceso de compras y que la inversión y utilización de los recursos de la Universidad se verá recompensada con la reducción de costos y tiempo, servirá también para ayudar a organizar mejor la información del departamento. Facilitando lo siguiente: Comprar a buen precio. Recibir la mercadería en el tiempo requerido. Mejorar la calidad de los productos adquiridos.

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