El camino hacia la esbeltez?

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1 El camino hacia la esbeltez? Usted necesita motivar a sus empleados del área de producción Los empleados deben estar altamente involucrados en asumir nuevas habilidades y responsabilidades y ser recompensados por ello. La manufactura esbelta es una estrategia operacional orientada a lograr el tiempo más corto de ejecución eliminando desperdicios. La manufactura esbelta se deriva del sistema de producción de Toyota y su principal impulso es incrementar el trabajo de valor agregado eliminando desperdicios y retrabajos. Está técnica reduce a menudo el tiempo entre la orden del cliente y su entrega, además puede mejorar radicalmente la productividad, satisfacción del cliente, tiempo de respuesta y la moral del empleado. Generalmente, los beneficios son costos más bajos, mayor calidad y tiempos más cortos de entrega. El término Manufactura Esbelta se acuñó para representar la mitad del esfuerzo humano de una empresa, la mitad del espacio de manufactura, la mitad de inversión en herramientas y la mitad de horas de ingeniería para desarrollar un producto nuevo en la mitad del tiempo. Una nueva perspectiva de la cultura de la empresa Para convertirse en un una empresa esbelta de clase mundial se requiere vencer la inercia organizacional. A menudo se pasan por alto culturas atrasadas, habilidades de administración ineficaces, empleados no capacitados, costos burocráticos y sistemas de pagos y recompensas inadecuados. En la transición a manufactura esbelta, las empresas, sistemas y organizaciones deben ser modernizados. Las líneas de comunicación deben abrirse y las barreras entre departamentos deben desmantelarse. Los empresarios deben terminar con el argumento: siempre lo hemos hecho así. Para que la transición a la esbeltez sea exitosa los empleados deben estar altamente involucrados en asumir nuevas habilidades y responsabilidades. Considere lo siguiente: La cultura organizacional es un factor importante para el éxito. La cultura es a una organización como la personalidad a un individuo. Dicho de manera simple, es la manera de hacer las cosas. Los expertos estiman que el 80 por ciento del trabajo de convertirse en una empresa esbelta está relacionado con la cultura. Sostener el cambio puede ser una batalla cuesta arriba sin una cultura adecuada que promueva el apoyo de los empleados. Por ejemplo, una cultura de administración burocrática y controladora tendrá muchas dificultades en transformarse a una cultura esbelta o en una organización basada en equipos de trabajo. Los sistemas de pago tradicionales se estructuran de acuerdo a revisiones periódicas. Los criterios para cada empleado están poco definidos y a menudo son de tipo genérico. Las recompensas por tomar 26 MetalForming/Septiembre 2008

2 El camino hacia la esbeltez las implementaciones exitosas involucran a los empleados Logre que el mayor número de empleados participe tan intensamente como pueda en definir como realizar el trabajo e involucre al mayor número posible de empleados en la fase de implementación. Esto estimulará la aceptación y el convencimiento. Enfrente la esbeltez de manera comprensible y sistemática. Use un plan maestro comprensible y sistemático que cubra todas los objetivos de la implementación de la manufactura esbelta. Proporcione los recursos adecuados Provea recursos técnicos y administrativos adecuados para permitir a sus empleados un tiempo de adaptación. Efectúe análisis de costobeneficio para conocer cuanto costará la implementación completa e identifique los resultados que han de lograrse. Capacitación, capacitación y más capacitación Provea capacitación adecuada a los empleados incluyendo a los mandos medios y superiores. Hay un viejo adagio en manufactura que dice: Se obtiene lo que se mide. Si se mide a un gerente de planta de acuerdo a las horas de producción, el gerente luchará por maximizar las horas, creando productos que no son necesarios. Lo mismo sucede si mide la utilización del equipo. Tradicionalmente, las estructuras organizacionales son rígidas, impidiendo a menudo la comunicación, estas estructuras se enfocan más en la función del puesto que en el individuo y lo que el individuo puede contribuir a la organización. Las organizaciones deben favorecer la velocidad y la innovación tanto en el piso de producción como en la oficina. Para que esto suceda, enfatice las tareas que deben realizarse y las habilidades que se requieren para realizarlas. responsabilidades adicionales o por mayor pericia o habilidades no están definidas. Los empleados carecen de incentivos para aprender habilidades adicionales o para capacitarse en diferentes áreas, indispensable para la manufactura esbelta. El reto: diseñar un sistema de pago donde la contribución y la paga del empleado aumentan en paralelo con el tiempo. Los sistemas de recompensas al desempeño son en su mayoría subjetivos. Esto expone a los empleados a ser evaluados por opiniones, popularidad o política, creando los cimientos para la injusticia en la calificación del desempeño de los empleados y su contribución individual al logro de las metas de la empresa. Estos sistemas de recompensas frenan la esbeltez. Tradicionalmente las empresas miden la manufactura por horas mensuales de producción y utilización. MetalForming/Septiembre

3 La mayoría de los gerentes no consiguen incluir ni dirigir un proceso de cambio, dejando a los subordinados con directivas confusas para llevar el estandarte de la transición esbelta. Muchos no reconocen que cualquier proceso de cambio significativo requiere un enfoque estructurado de largo plazo con una dirección y liderazgo consistentes. Muchos fracasan en desarrollar e implementar planes tácticos para guiar y monitorear la transición a la manufactura esbelta. La motivación es la clave de la esbeltez Si no se atienden los elementos anteriores, la implementación de la manufactura esbelta puede sufrir de una falta de interés en los empleados para apoyar las iniciativas de la empresa. Por lo tanto, el desarrollo organizacional es el eslabón perdido en la transición a la manufactura esbelta. El desarrollo organizacional aplica Características de un plan de pagos basado en habilidades Es diferente de un escalafón Proporciona incentivos para el crecimiento técnico especializado de cada empleado Premia la iniciativa, conocimiento, habilidades y alto desempeño individual Premia los comportamientos deseados que promueven la nueva cultura, normas, valores, habilidades, metas de desempeño y esfuerzos por trabajar en equipo. Apoya el diseño de la fuerza de trabajo esbelta, premiando el comportamiento requerido para implementar equipos de trabajo. conocimientos y prácticas de las ciencias de la conducta para ayudar a las organizaciones a volverse más efectivas, incluyendo mejoras en la calidad de vida laboral y productividad. En el ámbito del desarrollo organizacional se incluye la cultura, valores y normas; personalidad y conducta del empleado, motivación, interacción de grupo, medidas de desempeño, educación y aprendizaje, habilidades, sistemas de pago, sistemas de recompensas y administración del cambio. Implementar la manufactura esbelta sin encontrar los medios para motivar a los empleados estanca la iniciativa. Pero, cómo motivar a los empleados a aceptar y practicar los principios de una nueva estrategia de manufactura? Existen seis elementos críticos para crear la motivación y mejorar la organización en el piso de producción: 1) Cultura organizacional esbelta 2) Sistemas esbeltos de pagos 3) Sistemas esbeltos de premios al desempeño 4) Sistemas esbeltos de medición del desempeño 5) Organigrama esbelto 6) Procesos esbeltos de administración del cambio 28 MetalForming/Septiembre 2008

4 1) Cultura organizacional esbelta Una cultura esbelta se enfoca en sostener el cambio por medio del liderazgo, transferencia de responsabilidades y comunicación. Aquí el principio dominante de organización ha cambiado de administración para controlar una empresa a liderazgo para conseguir lo mejor de la gente y responder rápidamente al cambio. Una cultura esbelta contiene los siguientes elementos: Visión compartida entre todos los empleados Estilo de liderazgo participativo Trabajo en equipo Comunicación abierta en ambos sentidos tanto vertical como horizontal Colaboración Características de los planes de pagos basados en equipos Diferente al pago por méritos Proporciona incentivos para la colaboración del equipo hacia las metas preestablecidas Premia el alto desempeño organizacional Refuerza el establecimiento de objetivos premiando a la gente por el logro de sus objetivos En específico, investigaciones revelan que los mejores resultados se obtienen cuando: Los empleados están enfocados en objetivos específicos Los bonos son de por lo menos $20,000 pesos mexicanos por año por trabajador Los objetivos son alcanzables en la percepción de los empleados Se establece un sistema objetivo de medidas y a la vista de todos Empleados altamente capacitados Transferencia de responsabilidad a los empleados Ganancias compartidas Este tipo de estilo incluye a los empleados en el proceso de toma de decisiones. Los empleados con habilidades y experiencia se vuelven parte del equipo y permiten al gerente tomar mejores decisiones. 2) Sistemas esbeltos de pagos Cuando una organización transita a un ambiente de manufactura esbelta los empleados requieren nuevas habilidades. Definir esas habilidades y estándares de desempeño asociados se vuelve el punto de partida para un sistema de pagos aceptable. Esta combinación crea los cimientos de un sistema de pagos esbelto. Los pagos basados en conocimientos, habilidades y desempeño de equipo se convierten en las formas aceptadas de pago de la fuerza de trabajo esbelta. Con los sueldos basados en conocimientos y habilidades, si quiere que los empleados aprendan nuevas habilidades y se vuelvan más flexibles en los trabajos que desempeñan, tiene que pagarles para eso. El pago basado en habilidades apoya el trabajo en equipo y estimula el aprendizaje. Los individuos 30 MetalForming/Septiembre 2008

5 progresan en sueldo de acuerdo al alcance y extensión de sus habilidades. Se paga a los empleados por las habilidades que son capaces de usar, no por el trabajo que realizan en un cierto momento. Los empleados con una visión más amplia del proceso de producción y organización están en mejor posición de participar en la toma de decisiones y ofrecer sugerencias constructivas para mejorar la calidad y productividad. 3) Sistemas esbeltos de premios al desempeño Lo sistemas de pago basados en el trabajo en equipo y organizacional propician la cooperación entre los empleados en mayor medida que los planes individuales. En una empresa de manufactura es ventajoso trabajar bien en conjunto debido a que todos comparten las recompensas financieras de un alto desempeño. El reparto de utilidades es una forma de pago basado en desempeño de grupo. Los planes de bonos reparten las utilidades basados en los resultados operativos de la organización. Estos planes, cuando se diseñan adecuadamente, pueden contribuir a la motivación y participación del empleado y a enfocar los objetivos de los empleados a cumplir los de la organización. Típicamente los objetivos incluyen mejoras de coordinación y trabajo en equipo, reducción de costos, aceptación de nuevos métodos, reducción de tiempos extras y mayor satisfacción del empleado. 4) Sistemas Esbeltos de Medición del Desempeño Las empresas deben alinear los métricos de desempeño con los sistemas de premios individuales y de equipo. Los métricos de desempeño definen las expectativas. Para que un sistema de pagos basado en trabajo de equipo funcione efectivamente, los resultados de los métricos deben estar visibles para todos en el Métricos Típicos del Desempeño Esbelto Satisfacción del cliente Producción, meta contra real Defectos de calidad por millón del proveedor Defectos de calidad por millón de la operación Días trabajados sin accidentes Tiempo de inicio de producción, meta contra real Tiempo de cambio de producción, meta contra real Tiempo total de producción, de la orden al envío Tiempo de manufactura, meta contra real Tiempo total de producción Tiempo del ciclo de recepción Tiempo del ciclo de reabastecimiento Entregas a tiempo al cliente Porcentaje de tiempo de valor añadido en relación al tiempo total de producción Porcentaje de costos de garantías en relación al monto de ventas Porcentaje de utilización de los equipos Costo por unidad en relación al valor de ventas Días de inventario de materia prima Días de inventario de piezas en proceso Días de inventario de producto terminado Porcentaje de valor agregado en relación al espacio de piso total Exactitud del inventario 32 MetalForming/Septiembre 2008

6 pizarrón del equipo. Debido a que los empleados se organizan en equipos, deben prepararse estándares de desempeño similares para todos. Desarrolle métricos de desempeño uniformes entre todos los equipos (vea el recuadro de Métricos Típicos de Desempeño Esbelto) y enfóquelos a los planes de la empresa. Grafique las tendencias con respecto al tiempo e involucre a todo el equipo en las mediciones. La hoja de resultados de desempeño de equipo debe incluir un aspecto muy importante: la lista de tareas de transición esbelta, la cuál debe ser visible. El estándar de desempeño de equipo debe enfocarse en consolidar el equipo por medio de una retroalimentación frecuente. De la misma manera que la hoja de resultados de desempeño de equipo debe estar enlazada a la hoja de resultados de la operación, la hoja de resultados de los miembros del equipo debe estar enlazada a la hoja de resultados del equipo. Los puntos importantes incluyen definir que se espera de un empleado de clase mundial. El estándar de desempeño debe enfocarse en lo que el individuo puede impactar directamente, debe Recomendaciones en la Administración del Cambio Esbelto Cree un sentido de urgencia y comuníquelo a toda la organización Desarrolle y comunique una visión y un plan maestro para la nueva empresa y organización esbelta que todos puedan aceptar Cree un comité de implementación para supervisar la iniciativa esbelta Asigne un director de programa y un responsable local con la única responsabilidad de implementar la iniciativa esbelta Analice la disposición de la empresa al cambio Eduque y capacite a los gerentes, empleados de confianza y obreros Desarrolle e implemente métricos de desempeño esbelto Involucre a todos para determinar como se puede lograr autoría, propiedad y aceptación Desarrolle un plan detallado de implementación de la cultura esbelta Proporcione recursos adecuados para lograr la visión Alinee la cultura, sistemas de premios al desempeño, sistema de pagos, sistemas de medición del desempeño y la organización de los empleados con la visión esbelta. Delegue responsabilidades y retire los obstáculos para el éxito Desarrolle una prueba piloto y conviértalo en un éxito. Celebre y promocione el éxito Extienda una serie de éxitos esbeltos a través de la planta hasta que se logre todas las metas No retroceda Sea tenaz, introduzca los cambios en las políticas formales, procedimientos, procesos, estándares de trabajo, descripciones de puestos y clasificaciones de habilidades. MetalForming/Septiembre

7 proporcionar retroalimentación frecuente al empleado y debe impulsar la responsabilidad. 5) Organigrama esbelto Incrementar las habilidades de los operadores permitiéndoles desempeñar múltiples funciones dentro de un grupo de equipos (celdas) propicia un mejor desempeño y satisfacción del empleado. Esta es la razón por la que los equipos son los elementos básicos para construir la manufactura esbelta. La flexibilidad agrega otra dimensión a las capacidades de la mano de obra de la empresa. Los empleados no solamente pueden desempeñarse en diferentes equipos sino también en diferentes departamentos y plantas. Esto proporciona recursos flexibles para los gerentes y les permite manejar la operación reduciendo los problemas. En una cultura de manufactura esbelta, las decisiones tomadas previamente por los intendentes y supervisores se llevan hacia abajo del El trabajador esbelto resuelve activamente los problemas, ayuda a planear como hacer las cosas y luego las ejecuta. organigrama hasta los empleados. Los empleados se hacen responsables de su propio desempeño y tienen el privilegio de determinar como hacer mejoras. Los empleados se sienten responsables no sólo de hacer bien su trabajo sino también de hacer que la organización completa funcione mejor. El trabajador esbelto resuelve activamente los problemas, ayuda a planear como hacer las cosas y luego las ejecuta. En segundo lugar, los equipos trabajan juntos para mejorar el desempeño continuamente, logrando mayores niveles de productividad. En un equipo de trabajo con responsabilidades compartidas los equipos trabajan colaborando en conjunto para ejecutar el trabajo. Esto es muy diferente del equipo de trabajo competitivo donde cada individuo compite contra los demás para hacer las cosas. 6) Procesos esbeltos de administración del cambio El recurso más importante de una empresa son sus recursos humanos. Los cambios no ocurren exitosamente si no se involucra a la gente que será afectada por los cambios. MF La información para este artículo fue proporcionada por Rockford Consulting Group, Rockford, IL. Tel. +1 (815) ; 34 MetalForming/Septiembre 2008

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