Órgano de Contratación: Comisión Europea. Programa temático: Organizaciones de la Sociedad Civil y Autoridades Locales

Transcripción

1 Órgano de Contratación: Comisión Europea Programa temático: Organizaciones de la Sociedad Civil y Autoridades Locales Guía para los solicitantes de subvenciones Líneas presupuestarias: BL (OSC) BL (AL) Convocatoria restringida de propuestas 2015 Referencia: EuropeAid/150279/DD/ACT/SV Plazo para la presentación 1 de documentos de síntesis: 11/02/2016 a las 16:00 hrs. (Fecha y hora de El Salvador) 1 El envío en línea a través de PROSPECT es obligatorio para esta convocatoria (véase la sección 2.2.2). Todas las fechas y horas en PROSPECT se refieren a horario de Bruselas. Los solicitantes deben tener en cuenta que el apoyo informático está abierto de Lunes a Viernes desde las 08:30 hasta las 18:30 de Bruselas (excepto en feriados). EuropeAid/150279/DD/ACT/SV 15 July 2015

2 AVISO La presente convocatoria de propuestas es restringida. En un primer momento solo deberán presentarse los documentos de síntesis (anexo A.1) para su evaluación. Posteriormente, los solicitantes principales preseleccionados serán invitados a presentar un formulario completo de solicitud. Después de la evaluación de las solicitudes completas, se llevará a cabo una verificación de la elegibilidad de aquellos que hayan sido provisionalmente seleccionados. Esta verificación será realizada a partir de los documentos justificativos solicitados por el Órgano de Contratación y la «declaración del solicitante principal» firmada y enviada con la solicitud. Presentación en línea a través de PROSPECT Para presentarse a esta convocatoria de propuestas las organizaciones deben utilizar el nuevo sistema electrónico (PROSPECT) desarrollado por EuropeAid para facilitar la presentación de solicitudes (véase la sección de la guía). El objetivo de PROSPECT es aumentar la eficiencia de la gestión de la convocatoria de propuestas y ofrecer un mejor servicio a la sociedad civil, las organizaciones a través de un nuevo panel de funcionalidades, tales como la presentación en línea y la posibilidad de hacer un seguimiento en línea del estado de su solicitud. El 1 de diciembre de 2015 a las 9:00 horas (hora local) se celebrará una sesión informativa sobre esta convocatoria de propuestas en el lugar que aparecerá publicado próximamente en: Si está interesado en esta sesión, por favor envíe un correo electrónico antes del 26 de noviembre de 2015 dirigido a DELEGATION-EL-SALVADOR-NSA-LA@eeas.europa.eu indicando: Nombre, apellidos, nacionalidad y dirección de correo electrónico de las personas que van a participar, así como su organización (máximo dos participantes por organización). Ningún coste relacionado con la participación será reembolsable. Todas las organizaciones pueden encontrar el manual del usuario de PROSPECT 2 en el sitio web de EuropeAid. También puede comunicarse con nuestro equipo de asistencia técnica a través del formulario de soporte en línea en PROSPECT Si PROSPECT no está disponible, el apoyo informático puede ser contactado a través del correo electrónico: EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu 2015 Página 2 de 32

3 IMPORTANTE Aunque la verificación de la elegibilidad se ha previsto únicamente para su realización entre los solicitantes provisionalmente seleccionados al final del procedimiento, el Comité de Evaluación puede decidir verificar este punto en cualquier paso previo del procedimiento. Por tanto, toda propuesta que no respete la totalidad de las condiciones obligatorias establecidas en la presente Guía podrá ser automáticamente rechazada por ese único motivo en cualquier fase del procedimiento y sin previo aviso o solicitud de aclaraciones. Por tanto, se recomienda encarecidamente a los solicitantes que llenen de forma escrupulosa la «Lista de control del Documento de Síntesis» (anexo A.2) y la «Lista de control del formulario completo de solicitud» (anexo A.1.). La ausencia de algún justificante o cualquier eventual incoherencia entre las declaraciones y los justificantes podrá implicar el rechazo de la propuesta, sobre esta única base. No se permitirá ninguna modificación de la asociación entre el Documento de Síntesis y el formulario completo de solicitud salvo en casos excepcionales debidamente justificados por causa de fuerza mayor. La fuerza mayor se entiende como cualquier situación o evento excepcional impredecible, fuera del control de las partes, que impide que cualquiera de ellas cumpla alguna de sus obligaciones, no se puede atribuir a error o negligencia por su parte y se muestra insalvable a pesar de la aplicación de toda la diligencia debida. En esos casos, el solicitante debe indicar claramente el cambio requerido y justificar la solicitud en el Anexo A.2. apartado 5. La validez de la justificación proporcionada se examinará durante la evaluación de la solicitud completa. Si se considera que la justificación no es válida, la propuesta puede ser rechazada exclusivamente sobre esta base. Se ha establecido un buzón funcional destinado a esta convocatoria: DELEGATION-EL-SALVADOR- NSA-LA@eeas.europa.eu Este se debe utilizar exclusivamente para el fin indicado en el apartado 2.2 de esta Guía; es decir, solicitudes de aclaración dentro del plazo establecido. No se utilizará ningún otro buzón funcional. El Órgano de Contratación se reserva el derecho de cerrar dicho buzón sin previo aviso una vez cerrada la presente Convocatoria de Propuestas y de no responder a las solicitudes que no correspondan a la categoría antes mencionada. En particular, no se comunicará información sobre el calendario indicativo o el contenido de la decisión mediante dicho buzón. En este sentido, se aconseja a los candidatos seguir las instrucciones indicadas en las secciones y de esta Guía Página 3 de 32

4 ÍNDICE 1 PROGRAMA TEMÁTICO: ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL Y AUTORIDADES LOCALES Antecedentes Objetivos del programa y prioridades Dotación financiera asignada por el Órgano de Contratación NORMAS APLICABLES A LA PRESENTE CONVOCATORIA DE PROPUESTAS Criterios de elegibilidad Elegibilidad de los solicitantes [es decir, solicitante principal y cosolicitante(s)] Entidades afiliadas Asociados y Contratistas Acciones elegibles: acciones para las que se puede presentar una solicitud Elegibilidad de los costes: costes que pueden incluirse Presentación de la solicitud y procedimientos Contenido del documento de síntesis Dónde y cómo enviar los documentos de síntesis Plazo para la presentación de los documentos de síntesis Información adicional sobre el documento de síntesis Formulario de solicitud completo Dónde y cómo enviar el formulario de solicitud completo Plazo para la presentación del formulario de solicitud completo Información adicional sobre el formulario de solicitud completo Evaluación y selección de las solicitudes Presentación de los documentos justificativos de las solicitudes seleccionadas provisionalmente Notificación de la decisión del Órgano de Contratación Contenido de la decisión Calendario orientativo Condiciones aplicables a la ejecución de la acción tras la decisión del Órgano de Contratación de conceder una subvención Sistema de alerta rápida y base de datos central de exclusión LISTADO DE ANEXOS Página 4 de 32

5 1 PROGRAMA TEMÁTICO: ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL Y AUTORIDADES LOCALES 1.1. ANTECEDENTES La Unión Europea (UE) está comprometida en apoyar a las organizaciones de sociedad civil (OSC) activas en el desarrollo, en su gran variedad de formas y expresiones. La UE reconoce las OSC en su función de articulación de las preocupaciones de los y las ciudadanos. El programa temático "Organizaciones de la Sociedad Civil y Autoridades Locales (OSC-AL)" da continuidad al programa temático Actores no Estatales y Autoridades Locales en el Desarrollo. El Programa OSC-AL tiene su base jurídica en el Reglamento 233/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo del 11 de marzo de 2014, que establece un Instrumento de Financiación para la Cooperación al Desarrollo (DCI por su sigla en inglés). El DCI define como objetivo del Programa el fortalecimiento de las OSC y de las AL en los países socios. El programa abarca el periodo La principal prioridad del Programa se dirige a promover acciones a nivel de países socios para apoyar a las OSC y las AL a contribuir a la gobernabilidad y a la rendición de cuentas a través de la formulación y ejecución incluyente de políticas. El programa también apoya acciones encaminadas a un desarrollo territorial sostenible, incluso en contextos urbanos, para fomentar el desarrollo local y la cohesión social. La Comisión Europea ha publicado en septiembre 2012 la Comunicación: "Las raíces de la democracia y del desarrollo sostenible: el compromiso de Europa con la sociedad civil en las relaciones exteriores" 4, el cual propone un enfoque reforzado y más estratégico en su compromiso con la sociedad civil local. La UE concede valor a una sociedad civil dinámica, pluralista y competente, y reconoce la importancia de unas relaciones constructivas entre los Estados y las organizaciones de la sociedad civil. Por otra parte en mayo 2013 la Comunicación de la Comisión Europea "Capacitación de las autoridades locales en los países socios en aras de la mejora de la gobernanza y la eficacia de los resultados del desarrollo" 5 destaca el importante papel desempeñado por las autoridades locales en el proceso de desarrollo, no solo en términos de prestación de servicios, sino también como catalizadores para el cambio, en la prevención de conflictos, en la descentralización y en el establecimiento de vínculos entre los ciudadanos y los gobiernos para asegurar la apropiación amplia y democrática de los programas nacionales de desarrollo. 1.2 OBJETIVOS DEL PROGRAMA Y PRIORIDADES El objetivo general de la presente convocatoria de propuestas es contribuir al crecimiento sustentable e inclusivo en El Salvador. El objetivo específico de esta convocatoria de propuestas es fortalecer los aportes de la sociedad civil y de las autoridades locales al desarrollo social y al crecimiento inclusivo y sostenible a nivel local, con particular atención a los grupos poblacionales vulnerables. Las prioridades de la presente Convocatoria de Propuestas son las siguientes: Página 5 de 32

6 LOTE 1: ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL 1) Fortalecer las capacidades organizativas y de incidencia de las OSC en el desarrollo rural agrícola sostenible, como por ejemplo asociaciones de pequeños productores, cooperativas y otras. Tipos de acciones (lista indicativa no exhaustiva): - Acciones que buscan el desarrollo económico y social a nivel local, involucrando a varios actores en la producción, transformación y comercialización de productos así como la innovación, el respeto por el medio ambiente y la adaptación al cambio climático. - Acciones dirigidas al mejoramiento de técnicas de agricultura ecológica y orgánica, protección de suelos y aprovechamiento del agua. - Acciones de promoción de la asociatividad y emprendedurismo. 2) Promover iniciativas integrales de convivencia y fortalecimiento de capacidades de niñas, niños, adolescentes y jóvenes en situación de vulnerabilidad. Tipos de acciones (lista indicativa no exhaustiva): - Acciones integrales de enseñanza y promoción de expresiones artísticas con enfoque educativo preventivo. - Acciones de formación en valores, organización juvenil, formación ciudadana, emprendimiento y asesoría para la empleabilidad. - Acciones dirigidas al mejoramiento de la convivencia comunitaria. Las propuestas presentadas en este lote deben responder a una o a las dos prioridades mencionadas arriba. Además deben favorecer el empoderamiento de la mujer y sensibilizar a la igualdad de género así como promover la protección del medio ambiente. Estos serán ejes transversales de las propuestas. LOTE 2: AUTORIDADES LOCALES 1) Apoyar iniciativas productivas y emprendimientos de mujeres y jóvenes a nivel municipal, micro regiones y/o mancomunidades. Se dará prioridad a propuestas en alianza con Agencias para el Desarrollo Económico Local, así como con la empresa privada (Responsabilidad Social Empresarial-RSE). Tipos de acciones (lista indicativa no exhaustiva): - Acciones de promoción del desarrollo económico local, especialmente las que favorecen la generación de empleo y el empoderamiento de las mujeres y de los jóvenes. - Acciones que buscan el desarrollo económico y social a nivel local, involucrando a varios actores como son por ejemplo las autoridades, el sector privado, OSC pertinentes en el territorio donde se implementa la acción. - Acciones que promuevan la colaboración entre actores públicos y privados. 2) Reforzar iniciativas municipales orientadas a la promoción de una cultura de paz y fortalecer las capacidades de los Comités Municipales de Prevención de la Violencia (CMPV) Página 6 de 32

7 Tipos de acciones (lista indicativa no exhaustiva): - Acciones dirigidas a la prevención de la violencia, participación ciudadana y cultura de paz. - Acciones de formación en DDHH, organización juvenil y formación vocacional. - Acciones integrales de enseñanza en alianza con las instituciones involucradas como las Casas de la Cultura municipales. Las propuestas presentadas en este lote deben responder a una o a las dos prioridades mencionadas arriba. Además deben favorecer el empoderamiento de la mujer y sensibilizar a la igualdad de género así como promover la protección del medio ambiente. Estos serán ejes transversales de las propuestas. Serán además valoradas positivamente acciones multi-actores entre OSC y AL. También las que puedan demostrar complementariedad y/o estén articuladas efectivamente con iniciativas o estrategias existentes para el fortalecimiento de la gobernabilidad y el desarrollo local. 1.3 DOTACIÓN FINANCIERA ASIGNADA POR EL ÓRGANO DE CONTRATACIÓN La cantidad indicativa global asignada a la presente convocatoria de propuestas asciende a 2,600,000 EUR. El Órgano de Contratación se reserva el derecho de no adjudicar todos los fondos diponibles. Reparto indicativo de los fondos por lote: Lote 1: Organizaciones de la Sociedad Civil 1, 000,000 EUR. Lote 2: Autoridades Locales 1, 600,000 EUR. Cuantía de las subvenciones Las subvenciones solicitadas dentro de la presente convocatoria de propuestas para ambos lotes estarán comprendidas entre los siguientes importes mínimo y máximo: Importe mínimo: 300,000 EUR Importe máximo: 600,000 EUR Las subvenciones solicitadas dentro de la presente convocatoria de propuestas estarán comprendidas entre los siguientes porcentajes mínimo y máximo del total de costes elegibles de la acción: Porcentaje mínimo: 50 % del total de los costes elegibles de la acción. Porcentaje máximo: % del total de los costes elegibles de la acción (véase también el apartado 2.1.5) para los solicitantes que tengan la nacionalidad de El Salvador, y un máximo de 75.00% para los solicitantes que tengan la nacionalidad de un Estado miembro de la UE. El saldo (es decir, la diferencia entre el coste total de la acción y la contribución solicitada al Órgano de Contratación) deberá financiarse a partir de fuentes ajenas al presupuesto de la Unión Europea 2015 Página 7 de 32

8 2. NORMAS APLICABLES A LA PRESENTE CONVOCATORIA DE PROPUESTAS En la presente guía se establecen las normas para la presentación, selección y ejecución de las acciones financiadas en el marco de la presente convocatoria, de acuerdo con la Guía Práctica, que se aplica a la presente convocatoria (disponible en la siguiente dirección de Internet: CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD Hay tres grupos de criterios de elegibilidad referidos, respectivamente, a: 1) los actores: el solicitante principal, esto es, la entidad que presenta el formulario de solicitud (2.1.1), en su caso, los cosolicitantes (si no se especifica otra cosa, el solicitante principal y los cosolicitantes se denominarán en lo sucesivo, conjuntamente, «solicitantes» (2.1.1), y, en su caso, las entidades afiliadas al solicitante principal y los cosolicitantes (2.1.2); 2) las acciones: acciones que pueden optar a una subvención (2.1.4); 3) los costes: tipos de costes que se pueden tener en cuenta para determinar el importe de la subvención (2.1.5) Elegibilidad de los solicitantes [es decir, solicitante principal y cosolicitante(s)] El solicitante principal 1) El solicitante principal deberá reunir los siguientes requisitos para poder optar a una subvención: Para el LOTE 1: ser una persona jurídica; y no tener ánimo de lucro; y pertenecer a la categoría de organización de la sociedad civil 7 y 6 Tenga en cuenta que un solicitante principal cuyos pilares se hayan evaluado positivamente por la Comisión Europea y a quien haya sido atribuida una subvención no firmarán un contrato modelo de subvención sino un Acuerdo de Subvención PA basado en el modelo PAGoDA. Todas las referencias al modelo de contrato de subvención en esta guía y en otros documentos relacionados con la presente convocatoria deben entenderse como refiriéndose a las provisiones relevantes del modelo PAGoDA. 7 En base a la definición contenida en el Reglamento 233/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo del 11 de marzo de 2014 que establece un Instrumento para la Cooperación al Desarrollo (Development Cooperation Instrument, DCI), la UE considera OSC los actores no estatales y sin fin de lucro que operan de manera independiente y con rendición de cuenta. Estos incluyen: organizaciones no gubernamentales, organizaciones que representan poblaciones indígenas, grupos poblacionales o étnicos minoritarios, organizaciones de la diáspora o de migrantes en países socios, organizaciones de empresarios, y grupos de ciudadanos, cooperativas, asociaciones de trabajadores y sindicatos, organizaciones que representan intereses económicos o sociales, 2015 Página 8 de 32

9 estar establecido en El Salvador 8 o en uno de los Estados miembros de la UE; y ser directamente responsables, con sus cosolicitantes y otras entidades afiliadas, de la preparación y gestión de la acción y no limitarse simplemente a actuar como intermediario. Para el LOTE 2: ser una persona jurídica; y no tener ánimo de lucro; y pertenecer a la categoria de Autoridad Local 9, y estar establecido en El Salvador o en 10 uno de los Estados miembros de la UE; y ser directamente responsables, con sus cosolicitantes y otras entidades afiliadas, de la preparación y gestión de la acción y no limitarse simplemente a actuar como intermediario. 2) Los solicitantes principales potenciales que se encuentren en una de las situaciones enumeradas en la apartado de la Guía Práctica no podrán participar en las convocatorias de propuestas ni optar a una subvención. En la sección 5 del anexo A.2 («declaración del solicitante principal»), los solicitantes principal deberán declarar que ni ellos, ni los cosolicitantes, ni las entidades afiliadas se encuentran en ninguna de tales situaciones. organizaciones que luchan contra la corrupción y el fraude, y que promueven la buena gobernanza, organizaciones por los derechos civiles y que combaten la discriminación, organizaciones locales (incluyendo a redes) involucradas en cooperación e integración regional descentralizada, organizaciones de consumidores, organizaciones de mujeres y jóvenes, organizaciones ambientalistas, de educación, culturales, de investigación y científicas, universidades, iglesias y asociaciones y comunidades religiosas, medios de comunicación y cualquier otra organización no gubernamental o fundación independiente, incluyendo a fundaciones políticas independientes, que puedan contribuir a la implementación de los objetivos del Reglamento del Instrumento de Cooperación al Desarrollo. 8 Esto se determinará por los estatutos de la organización, que deben demostrar que la misma ha sido creada por un instrumento regido por el ordenamiento jurídico del país en cuestión y que su oficina central está situada en un país elegible. En este sentido, las entidades jurídicas cuyos estatutos hayan sido establecidos en otro país no podrán considerarse como organizaciones locales elegibles, incluso si los estatutos se encuentran registrados a nivel local o si se ha concluido un «Memorando de Acuerdo». 9 Todas las instituciones públicas con personalidad jurídica, que formen parte de la estructura del Estado, por debajo del nivel de gobierno central y normalmente compuestas por órganos deliberativos, de definición y ejecución de políticas elegidos directamente o indirectamente por los ciudadanos y responsables frente a ellos. Las Autoridades Locales incluyen una variedad de entidades a nivel subnacionales y filiales del gobiernos. La UE incluye en esta definición también a las "Asociaciones de Autoridades Locales" (ALAs). Las ALAs pueden ser organizadas como entidades autónomas de acuerdo con la legislación vigente en el país de registro. Cfr. COM (2013) 280, Council Conclusions (2013). 10 Esto se determinará por los estatutos de la organización, que deben demostrar que la misma ha sido creada por un instrumento regido por el ordenamiento jurídico del país en cuestión y que su oficina central está situada en un país elegible. En este sentido, las entidades jurídicas cuyos estatutos hayan sido establecidos en otro país no podrán considerarse como organizaciones locales elegibles, incluso si los estatutos se encuentran registrados a nivel local o si se ha concluido un «Memorando de Acuerdo» Página 9 de 32

10 Los solicitantes principales con nacionalidad de El Salvador podrán actuar individualmente o con cosolicitantes. Los solicitantes principales que no sean de nacionalidad de El Salvador, deben actuar obligatoriamente con al menos un (1) cosolicitante que sea una OSC o AL con nacionalidad de El Salvador. La propuesta debe mostrar claramente el involucramiento de los cosolicitantes locales en el diseño y la implementación de la acción. En caso de concederse la subvención, el solicitante principal pasará a ser el beneficiario identificado como Coordinador en el anexo E3h1 (Condiciones Particulares). El Coordinador será el principal interlocutor del Órgano de Contratación. Representa y actúa en nombre de los cobeneficiarios (en su caso) y coordina el diseño y ejecución de la acción. Cosolicitantes Los cosolicitantes participarán en el diseño y la ejecución de la acción, y los gastos en los que incurran serán elegibles de la misma manera que los efectuados por el solicitante principal. Los cosolicitantes deberán cumplir los mismos requisitos de elegibilidad aplicables al solicitante principal. Los cosolicitantes deberán firmar el mandato de la sección 4 del Anexo A.2. En caso de concederse la subvención, los cosolicitantes (en su caso) pasarán a ser beneficiarios de la acción (junto con el Coordinador) Entidades afiliadas El solicitante principal y sus cosolicitantes podrán actuar con entidades afiliadas Solo las siguientes entidades podrán considerarse afiliadas al solicitante principal o a los cosolicitantes: Solo las entidades que tengan un vínculo estructural con uno de los solicitantes, especialmente si el vínculo es jurídico o de capital. Este vínculo estructural abarca básicamente dos conceptos: i) Control, según lo definido en la Directiva 2013/34/UE sobre los estados financieros anuales, los estados financieros consolidados y otros informes afines de ciertos tipos de empresas: ii) Las entidades afiliadas a un beneficiario pueden ser por tanto: - entidades controladas directa o indirectamente por un solicitante (filiales o filiales de primer nivel). También pueden ser entidades controladas por una entidad controlada por un solicitante (filiales de segundo nivel) y lo mismo se aplica a otros niveles de control; - entidades que controlen directa o indirectamente al solicitante (sociedades matrices). Del mismo modo, pueden ser entidades que controlen una entidad que controle al solicitante; - entidades bajo el mismo control directo o indirecto que el solicitante (empresas hermanas). Afiliación, es decir, que un solicitante se define legalmente, por ejemplo, como una red, federación o asociación en la que también participan las entidades afiliadas propuestas, o ese solicitante participa en la misma entidad (por ejemplo, red, federación o asociación) que las entidades afiliadas propuestas Página 10 de 32

11 Por norma general, el vínculo estructural no se limitará a la acción ni se establecerá a los solos efectos de su aplicación. Esto significa que el vínculo existirá independientemente de la concesión de la subvención; deberá existir antes de la convocatoria de propuestas y seguir siendo válido tras el final de la acción. Como excepción, una entidad podrá considerarse afiliada a un solicitante incluso si tiene un vínculo estructural establecido específicamente con el único propósito de ejecutar la acción en el caso de los denominados «solicitantes únicos» o «beneficiarios únicos». Un solicitante único o un beneficiario único es una entidad compuesta por varias entidades (grupo de entidades) que conjuntamente cumplen los criterios para que se les otorgue la subvención. Por ejemplo, una asociación está integrada por sus miembros. Qué no es una entidad afiliada? No se consideran entidades afiliadas a un solicitante las siguientes: - entidades que han celebrado un contrato o subcontrato (público) con un solicitante, que actúan como concesionarias o delegadas de servicios públicos para un solicitante, - entidades que reciben apoyo financiero del solicitante, - entidades que cooperan de forma regular con el solicitante sobre la base de un memorando de acuerdo o que comparten activos, - entidades que han firmado un acuerdo de asociación con arreglo al contrato de subvención. Cómo comprobar la existencia de la vinculación necesaria con el solicitante? La asociación resultante del control podrá demostrarse en particular mediante las cuentas consolidadas del grupo de entidades al que pertenecen el solicitante y sus asociados propuestos. La asociación resultante de la afiliación podrá demostrarse en particular mediante los estatutos o actos equivalentes por los que se establezca la entidad (red, federación o asociación) que constituya el solicitante o en la que éste participe. En caso de concederse un contrato a los solicitantes, sus entidades afiliadas no pasarán a ser beneficiarios de la acción y signatarios del contrato. No obstante, participarán en el diseño y la ejecución de la acción, y los gastos en los que incurran (en particular los correspondientes a los contratos de ejecución y la ayuda financiera a terceros) serán elegibles, siempre que cumplan las normas pertinentes aplicables a los beneficiarios en virtud del contrato de subvención. Las entidades afiliadas deberán cumplir los mismos criterios de elegibilidad que el solicitante principal y sus cosolicitantes. Deberán firmar la declaración de entidades afiliadas de la sección 5 del anexo A Asociados y Contratistas Las siguientes entidades no son solicitantes ni entidades afiliadas y no deberán firmar el «mandato» ni la «declaración de entidades afiliadas». Asociados También podrán colaborar en la acción otras organizaciones. Tales asociados participarán efectivamente en la acción pero no podrán recibir financiación procedente de la subvención, excepto dietas y gastos de viaje. No es necesario que los asociados reúnan los requisitos de elegibilidad mencionados en la sección 2015 Página 11 de 32

12 Los asociados deberán figurar en la sección 5 del anexo A.2 («Asociados del solicitante que participan en la acción»). Contratistas Los beneficiarios de la subvención y sus entidades afiliadas podrán adjudicar contratos. Los asociados o entidades afiliadas no podrán ser también Contratistas del proyecto. Los contratistas estarán sujetos a las normas de contratación expuestas en el anexo IV del modelo de contrato de subvención Acciones elegibles: acciones para las que se puede presentar una solicitud Definición Una acción se compone de un conjunto de actividades. Duración La duración prevista inicial de una acción no podrá ser inferior a 24 meses ni superior a 36 meses. Sectores o temas Los sectores y temas de la acción deben estar en línea con las prioridades indicadas en el apartado 1.2 de la presente Guía. Emplazamiento Las acciones se ejecutarán en El Salvador. Tipos de acciones Las acciones deben estar en linea con los objetivos y prioridades indicados en la seccion 1.2 de la presente Guía. Los siguientes tipos de acciones no son elegibles: acciones exclusiva o principalmente centradas en ayudas individuales para la participación en talleres, seminarios, conferencias o congresos; acciones exclusiva o principalmente centradas en becas individuales de estudios o de formación; acciones que discriminan a individuos o grupos de personas en base a su género, orientación sexual, creencias religiosas o la falta de ellas, o a su origen étnico; acciones de apoyo a partidos políticos: acciones que que consistan exclusiva o principalemnte en gastos de capital, es decir, edificios, terrenos, equipos y vehículos; acciones proselitistas Tipos de actividades Los tipos de actividades deben estar en linea con los objetivos y prioridades indicados en la seccion 1.2 de la presente Guía Página 12 de 32

13 Ayuda financiera a terceros 11 Los solicitantes podrán proponer ayuda financiera a terceros para contribuir a alcanzar los objetivos de la acción. El importe máximo de la ayuda financiera por cada tercero beneficiario es de EUR. En el marco de esta convocatoria, la ayuda financiera a terceros no podrá ser el principal objetivo de la acción. De conformidad con la presente guía y, en particular, con las condiciones o restricciones expuestas en la presente sección, los solicitantes deberán definir obligatoriamente, en la sección del Anexo A.2, lo siguiente: i) los objetivos y resultados que vayan a obtenerse con la ayuda financiera ii) iii) iv) los diferentes tipos de actividades elegibles para la ayuda financiera, sobre la base de una lista preestablecida los tipos de personas o categorías de personas que pueden recibir ayuda financiera los criterios para seleccionar estas entidades y conceder la ayuda financiera v) los criterios para determinar el importe exacto de la ayuda financiera para cada entidad tercera, y vi) el importe máximo que podrá concederse. En todos los casos, las condiciones obligatorias anteriormente expuestas para la concesión de la ayuda financiera puntos i) a vi) deberán definirse estrictamente en el Contrato a fin de evitar toda discrecionalidad. Visibilidad Los solicitantes deberán tomar todas las medidas necesarias para publicitar el hecho de que la Unión Europea ha financiado o cofinanciado la acción. En la medida de lo posible, la acciones que sean financiadas en su totalidad o en parte por la Unión Europea deberán incorporar actividades de información y comunicación destinadas a sensibilizar a audiencias generales o específicas respecto de las razones de la acción y de la ayuda de la UE a la acción en el país o región de que se trate, así como de los resultados y el impacto de este apoyo. Los solicitantes deberán cumplir con los objetivos y prioridades, así como garantizar la visibilidad de la financiación de la UE (véase el Manual de comunicación y visibilidad de la Unión europea en la acción exterior, elaborado y publicado por la Comisión Europea, en la siguiente dirección: Número de solicitudes y subvenciones por solicitante En el marco de la presente convocatoria de propuestas, cada solicitante principal no podrá presentar más de 1 solicitud. 11 Estos terceros no serán ni entidades afiliadas, ni asociados, ni contratistas Página 13 de 32

14 En el marco de la presente convocatoria de propuestas, no podrá concederse más de 1 subvención a cada solicitante principal. El solicitante principal podrá ser al mismo tiempo cosolicitante o entidad afiliada en otra solicitud. En el marco de la presente convocatoria de propuestas, cada cosolicitante no podrá presentar más de 1 solicitud. En el marco de la presente convocatoria de propuestas, no podrá concederse más de 1 subvención a cada cosolicitante. Las entidades afiliadas no podrán participar en más de 1 solicitud Elegibilidad de los costes: costes que pueden incluirse Únicamente podrán tomarse en consideración para una subvención los «costes elegibles». Se indican a continuación las categorías de costes considerados elegibles y no elegibles. El presupuesto constituirá al mismo tiempo una estimación de costes y un límite máximo general de los «costes elegibles». El reembolso de los costes elegibles podrá basarse en alguna de las siguientes formas, o en una combinación de las mismas: costes reales incurridos por los beneficiarios y las entidades afiliadas una o más opciones de coste simplificadas. Las opciones de coste simplificadas pueden adoptar la forma de: costes unitarios: para cubrir todas o determinadas categorías específicas de costes elegibles claramente identificados de antemano mediante referencia a un importe por unidad; cantidades fijas únicas: para cubrir en términos globales todas o determinadas categorías específicas de costes elegibles claramente identificados de antemano; financiación a tipo fijo: para cubrir categorías específicas de costes elegibles claramente identificados de antemano aplicando un porcentaje fijo ex ante. Los importes o tipos deberán basarse en estimaciones utilizando datos objetivos como estadísticas u otros medios objetivos, o mediante referencia a datos históricos certificados o auditables de los solicitantes o de las entidades afiliadas. Los métodos utilizados para determinar los importes o tipos de los costes unitarios, las cantidades fijas únicas o los tipos fijos deberán cumplir los criterios establecidos en el anexo K, y garantizar especialmente que los costes corresponden a los costes reales en que hayan incurrido los beneficiarios de la subvención y las entidades afiliadas, que son conformes con sus prácticas contables, que no se obtienen beneficios y que los costes no están cubiertos por otras fuentes de financiación (ausencia de doble financiación). Consúltese el anexo K para ver orientaciones y una lista de verificación con el fin de evaluar las condiciones mínimas necesarias que proporcionan una garantía razonable para la aceptación de los importes propuestos. El solicitante que proponga esta forma de reembolso deberá indicar claramente en la ficha de trabajo nº 1 del anexo B, cada rúbrica/partida de costes elegibles afectados por este tipo de financiación, esto es, deberá añadir en mayúsculas la referencia a «COSTE UNITARIO» (por mes, vuelo, etc.), «CANTIDAD FIJA ÚNICA» o «TIPO FIJO» en la columna de Unidades (véase el ejemplo en el anexo K). Asimismo, en el anexo B, en la segunda columna de la ficha de trabajo nº 2, «Justificación de los costes estimados», para cada rúbrica o partida presupuestaria, el solicitante deberá: describir la información y los métodos utilizados para determinar los importes de los costes unitarios, cantidades fijas únicas o cantidades a tanto alzado, a qué costes se refieren, etc.; 2015 Página 14 de 32

15 explicar claramente las fórmulas para el cálculo del importe final elegible 12 ; identificar al Beneficiario que utilizará la opción de costes simplificada (en caso de entidades afiliadas, deberá especificarse en primer lugar el Beneficiario), a fin de verificar el importe máximo por cada Beneficiario (lo que incluye, en su caso, las opciones de costes simplificadas de sus entidades afiliadas). En la fase de contratación, el Órgano de Contratación decidirá si acepta los importes o cantidades fijas propuestos sobre la base del presupuesto provisional presentado por el solicitante, analizado los datos de las subvenciones realizadas por el solicitante o de acciones similares y realizando las comprobaciones establecidas en el anexo K. El importe total de la financiación sobre la base de las opciones de costes simplificadas que puede autorizar el Órgano de Contratación para cada uno de los solicitantes individualmente (incluyendo las opciones de costes simplificadas propuestas por sus propias entidades afiliadas) no podrá exceder de los EUR (los costes indirectos no se tienen en cuenta). Las recomendaciones de concesión de una subvención siempre estarán condicionadas a que el procedimiento de verificación previo a la firma del Contrato de Subvención no revele problemas que requieran modificar el presupuesto (por ejemplo, errores aritméticos, inexactitudes, costes no realistas y costes no elegibles). Esa comprobación podrá dar lugar a solicitudes de aclaración y, en su caso, a que el Órgano de Contratación imponga modificaciones o reducciones para hacer frente a tales errores o inexactitudes. A raíz de estas correcciones no podrá aumentarse el importe de la subvención y el porcentaje de cofinanciación de la UE. Por tanto, redunda en el interés de los solicitantes presentar un presupuesto realista y con una buena relación entre coste y eficacia. Costes directos elegibles Para ser considerados elegibles a efectos de la convocatoria de propuestas, los costes deberán respetar las disposiciones de la cláusula 14 de las Condiciones Generales del modelo de contrato de subvención (véase el anexo G de la Guía). Reserva para imprevistos Se podrá consignar en el presupuesto una «reserva para imprevistos», limitada al 5 % de los costes directos elegibles estimados. La utilización de esta reserva estará sujeta a la autorización previa por escrito del Órgano de Contratación. Costes indirectos elegibles Los costes indirectos incurridos al ejecutar la acción podrán ser elegibles para una financiación a tipo fijo hasta un límite del 7 % del total estimado de costes elegibles. Los costes indirectos son elegibles si no incluyen costes establecidos en otra línea del presupuesto del modelo de Contrato de Subvención. Se podrá requerir al solicitante que justifique el porcentaje solicitado antes de firmar el contrato. Sin embargo, el solicitante no tendrá que facilitar documentos justificativos una vez que el porcentaje haya sido fijado en las Condiciones Particulares del modelo de contrato de subvención. Si alguno de los solicitantes o entidades afiliadas reciben una subvención de funcionamiento financiada por la UE, no podrá incluirse ningún coste indirecto en el presupuesto propuesto para la acción. 12 Ejemplos:- para costes de personal: número de horas o días de trabajo * tarifa horaria o diaria fijada previamente en función de la categoría del personal en cuestión;- para gastos de viaje: distancia en km. * coste fijado previamente del transporte por km.; número de días * dieta diaria fijada previamente en función del país;- para costes específicos derivados de la organización de un evento: número de participantes en el evento * coste total fijado previamente por participante, etc Página 15 de 32

16 Contribuciones en especie Se consideran contribuciones en especie la provisión de bienes o servicios a uno o varios beneficiarios o entidades afiliadas gratuitamente por un tercero. Dado que estas contribuciones en especie no implican gasto alguno para los beneficiarios o entidades afiliadas, no se consideran costes elegibles. Las contribuciones en especie no se considerarán cofinanciación Sin perjuicio de lo anterior, si la descripción de la acción tal y como sea propuesta prevé contribuciones en especie, éstas deberán prestarse. Costes no elegibles Los siguientes costes no serán elegibles: deudas y sus intereses; provisiones por pérdidas o posibles deudas futuras; costes declarados por los beneficiarios y financiados por otra acción o programa de trabajo que haya recibido una subvención de la Unión (incluido el FED); adquisición de terrenos o edificios, salvo si son indispensables para la ejecución directa de la acción, en cuyo caso la propiedad deberá transferirse a los beneficiarios finales o a los beneficiarios locales, de acuerdo con la cláusula 7.5 de las Condiciones Generales, a más tardar al finalizar la acción; pérdidas debidas al cambio de divisas; créditos a terceros; costes salariales del personal de las administraciones nacionales PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD Y PROCEDIMIENTOS Para enviar una solicitud, es necesario: I. Proporcionar información sobre las organizaciones relacionadas en la acción. Atención, el registro de estos datos en PADOR 13 es obligatorio para esta convocatoria: Fase 1, documento de síntesis: el registro en PADOR es obligatorio para los solicitantes principales de subvenciones superiores a EUR. Fase 2, solicitud completa: el registro en PADOR es obligatorio para todos los cosolicitantes y entidades afiliadas. Solicitantes principales deben comprobar que su perfil PADOR está actualizado. II. Proporcionar información sobre la acción en los documentos enumerados en las secciones (documento de síntesis) y (solicitud completa). Tenga en cuenta que la presentación online a través de PROSPECT es obligatoria para la presente convocatoria. PADOR es una base de datos en línea en la que las organizaciones se registran y actualizan regularmente sus datos. Las Organizaciones registradas en PADOR obtienen un número identificativo único ("EuropeAid ID") que deben mencionar en su solicitud. PADOR es accesible a través del sitio web de EuropeAid: 13 Solicitantes principales que sean particulares (si esta guía lo permite) no necesitan registrarse en PADOR. En este caso, la información contenida en PROSPECT y en el formulario de solicitud (Anexo A.1 y Anexo A.2) es suficiente Página 16 de 32

17 Se recomienda encarecidamente registrarse en PADOR con suficiente anterioridad, y no esperar hasta justo antes de la fecha límite de presentación. No obstante, si la organización se encuentra en una situación que le impida registrarse en PADOR por motivos técnicos, deberán rellenar el formulario PADOR sin conexión 14 en anexo a la presente guía. Este formulario debe presentarse no más tarde de la fecha límite para la presentación de propuestas, junto con la solicitud, en la dirección indicada en las secciones y Antes de iniciar el uso de PADOR y PROSPECT, por favor, lea las guías del usuario en el sitio web. Todas las cuestiones técnicas relacionadas con el uso de estos sistemas deberán dirigirse al apoyo informático en EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu Contenido del documento de síntesis Las solicitudes deberán presentarse siguiendo las instrucciones sobre el documento de síntesis incluidas en el anexo A.1. Las solicitudes deberán presentarse en español. Atención: 1- En el documento de síntesis los solicitantes principales deben proporcionar solamente una estimación de la contribución de la UE solicitada, así como un porcentaje indicativo de esta contribución en relación con los costes subvencionables totales de la acción. Un presupuesto detallado que se presentará únicamente por los solicitantes principales invitados a presentar una solicitud completa en una segunda fase. 2- Los elementos descritos en el documento de síntesis no podrán modificarse en el formulario de solicitud completa. La contribución de la UE no puede variar de la estimación inicial en más de un 20%. Los solicitantes principales son libres de adaptar la contribución solicitada a la UE como el porcentaje de los costes totales elegibles dentro de los mínimos y los importes máximos y porcentajes previstos en la sección 1.3. Contribuciones propias de los solicitantes pueden ser sustituidas por las contribuciones de otros donantes en cualquier momento. 3-Sólo el documento de síntesis se evaluará. Por lo tanto, es de suma importancia que este documento tenga toda la información pertinente sobre la acción. No hay anexos adicionales a enviar. Cualquier error o discrepancia significativa relacionada con los puntos enumerados en las instrucciones sobre el documento de síntesis podrá dar lugar al rechazo de dicho documento. Solo se solicitarán aclaraciones cuando la información facilitada no sea suficiente para realizar una evaluación objetiva Dónde y cómo enviar los documentos de síntesis El documento de síntesis junto con la declaración por el solicitante principal (anexo A.1, sección 2) debe presentarse online a través de PROSPECT siguiendo las instrucciones dadas en el manual del usuario de PROSPECT. Tras la presentación de un documento de síntesis online, el solicitante principal recibirá una confirmación automática en su perfil. Si no es posible para los solicitantes principales presentar su documento de síntesis online a través de PROSPECT por razones técnicas, se deben enviar sus propuestas en un sobre cerrado y adjuntar el 14 Que corresponde a las secciones 3 y 4 del formulario de solicitud completo Anexo A Página 17 de 32

18 documento de síntesis junto con la declaración por el solicitante principal (anexo A.1, sección 2). En particular, el solicitante principal debe enviar, en un sobre cerrado, tal como se describe a continuación los siguientes elementos: a. Un original firmado del documento de síntesis. La declaración firmada por el solicitante principal (anexo A.1, sección 2) debe ser impresa y grapada por separado e introducirse en el sobre; b. Dos (2) copias en tamaño A4, encuadernadas por separado; c. Una versión electrónica (CD-Rom) de los elementos en el punto (a). El archivo electrónico deberá contener exactamente la misma solicitud que la versión en papel. En el sobre debe figurar el número de referencia y el título de la propuesta, junto con [el número de lote y el título] el nombre completo y la dirección del solicitante principal, y las palabras "No abrir antes de la sesión de apertura". Para reducir los gastos y de los residuos, se recomienda encarecidamente que usted no utilice carpetas de plástico o separadores. Por favor utilice también la impresión a doble cara si posible. Los documentos de síntesis deben presentarse en un sobre sellado por correo certificado, servicio de mensajería privado o entregado en mano (un recibo firmado y será dado al entregador) a la dirección abajo. Cuando los solicitantes principales envían varios documentos de síntesis (si se le permite hacerlo por esta guía), cada uno de ellos deberá enviarse por separado: Dirección postal Delegacion de la Unión Europea en El Salvador Calle Cortez Blanco Poniente y Calle Holcim No.2. Urbanización Madre Selva, Tercera Etapa. Antiguo Cuscatlán. La Libertad. El Salvador. Dirección para la entrega en mano o por servicio privado de mensajería Delegacion de la Unión Europea en El Salvador Calle Cortez Blanco Poniente y Calle Holcim No.2. Urbanización Madre Selva, Tercera Etapa. Antiguo Cuscatlán. La Libertad. El Salvador. Los documentos de síntesis enviados por cualquier otro medio (por ejemplo: fax o correo electrónico) o entregados en otras direcciones serán rechazados. Los documentos de síntesis incompletos podrán ser rechazados. Los solicitantes principales pueden verificar que el documento de síntesis está completo empleando la lista de verificación del documento de síntesis (anexo A.1, instrucciones) Plazo para la presentación de los documentos de síntesis El plazo para la presentación de los documentos de síntesis es 11/02/2016 a las 23:00 (hora de Bruselas). Esto corresponde a las 16:00 horas de El Salvador. Al solicitante principal se recomienda no esperar hasta el último día para presentar su documento de síntesis, ya que el tráfico de Internet pesado o un fallo en la conexión a Internet (incluyendo un fallo eléctrico, etc.) podrían conducir a dificultades en la presentación. El Órgano de Contratación no se hace responsable de cualquier retraso debido a las dificultades mencionadas anteriormente Página 18 de 32

19 En el caso excepcional de presentación por correo o en mano (véase la sección 2.2.2), la fecha de presentación se evidencia en la fecha de envío, el matasellos o la fecha del comprobante de depósito. En el caso de entrega en mano, el plazo de recepción es a las 16:00 horas (hora de El Salvador) 15 como lo demuestra el recibo fechado y firmado. Cualquier documento de síntesis enviado después del plazo será rechazado. Sin embargo, por razones de eficacia administrativa, la Comisión Europea podrá también rechazar cualquier documento de síntesis enviado a su debido tiempo, pero recibido después de la fecha efectiva de aprobación de la evaluación del documento de síntesis (ver calendario orientativo en la sección 2.5.2) Información adicional sobre el documento de síntesis El 1 de diciembre de 2015 a las 9:00 horas (hora local) se celebrará una sesión informativa sobre la presente convocatoria de propuestas. Podrán remitirse preguntas por correo electrónico como máximo 21 días antes del plazo límite para la presentación de los documentos de síntesis a la dirección siguiente, indicando claramente la referencia de la Convocatoria de Propuestas: Dirección de correo electrónico: DELEGATION-EL-SALVADOR-NSA-LA@eeas.europa.eu La Comisión Europea no tiene la obligación de dar aclaraciones a las preguntas recibidas después de esta fecha. Las respuestas deberán darse como máximo 11 días antes del plazo de presentación de los documentos de síntesis. En aras de la igualdad de trato de los solicitantes, el Órgano de Contratación no podrá dar una opinión previa sobre la elegibilidad de un solicitante, una entidad afiliada, una acción, o actividades específicas. No se darán respuestas individuales. Las preguntas y respuestas, y otros anuncios importantes para los solicitantes durante el curso del procedimiento de evaluación, se publicarán en el sitio web de EuropeAid: y en en el momento en que sea necesario. Así pues, se recomienda consultar periódicamente la página web mencionada anteriormente para estar debidamente informado de las preguntas y respuestas publicadas. Todas las cuestiones relacionadas con la inscripción en PADOR o con el sistema PROSPECT deben dirigirse al equipo de apoyo informático: EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu. Tenga en cuenta que los idiomas de trabajo del soporte de IT son: Inglés Francés y Español. Por lo tanto, se invita a los usuarios a enviar sus preguntas en inglés, francés o español si desean beneficiarse de un tiempo de respuesta óptimo Formulario de solicitud completo Los solicitantes principales a los que, tras la preselección del documento de síntesis, se les invite a presentar una solicitud completa, deberán hacerlo empleando el anexo a esta guía (anexo A.2). Los solicitantes principales deberán respetar estrictamente las instrucciones del formulario de solicitud. Los solicitantes principales deberán presentar sus solicitudes completas en el mismo idioma que sus documentos de síntesis. Escritos a mano no serán aceptados. 15 Puede utilizar una herramienta de conversión de tiempo online, como la que se presenta en la nota de pie arriba Página 19 de 32

20 Atención: 1. Los elementos examinados incluidos en el documento de síntesis no podrán ser modificados por el solicitante principal en el formulario de solicitud completo. La contribución de la UE no podrá variar en más de un 20 % de la estimación inicial, aunque el solicitante principal es libre de adaptar el porcentaje de cofinanciación requerido siempre que se respeten los importes mínimo y máximo y los porcentajes de cofinanciación establecidos en la sección 1.3 de la presente guía. 2. Una copia de las cuentas del solicitante principal, del último ejercicio (la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance del último ejercicio cuyas cuentas hayan sido cerradas) debe cargarse en PADOR por el plazo de solicitud completa. Una copia de la última cuenta ni se requiere de (en su caso) el co-solicitante (s) ni de (si los hay) entidad afiliada (s)). 3. Sólo el formulario de solicitud completo y el publicado anexo que tienen que ser rellenados (presupuesto, marco lógico) se transmitirán a los evaluadores (y los evaluadores, si se utiliza). Por tanto, es de suma importancia que estos documentos contengan toda la información pertinente sobre la acción. No hay anexos adicionales que deban ser enviados. Cualquier error o cualquier incoherencia importante en relación con las instrucciones del formulario de solicitud completa (por ejemplo, si las cantidades en las hojas de cálculo de presupuesto son incompatibles) pueden dar lugar al rechazo de la solicitud. Aclaraciones sólo se solicitarán cuando la información facilitada no sea clara y por lo tanto no deja que la Administración realice una evaluación objetiva Dónde y cómo enviar el formulario de solicitud completo Formularios completos de solicitud, junto con el presupuesto, el marco lógico y la declaración del solicitante principal deberán presentarse online a través PROSPECT siguiendo las instrucciones dadas en el manual del usuario. Tras la presentación del formulario de solicitud completo online, los solicitantes principales recibirán una confirmación automática de recibo en su perfil PROSPECT. (a) Si el solicitante principal presenta el documento por correo/ a mano (ver sección 2.2.3) debe enviar la solicitud completa por el mismo medio (por correo o entrega en mano). (b) Si el solicitante principal presenta el documento de síntesis online a través de PROSPECT pero es técnicamente imposible que la organización presente la solicitud completa online: En los dos casos anteriores, el solicitante principal debe enviar por correo la solicitud, es decir, el formulario completo de solicitud, el presupuesto, el marco lógico y la declaración del solicitante. El solicitante principal debe enviar, en un sobre cerrado, como se describe a continuación, los siguientes elementos: a. Una copia original firmada del formulario de solicitud completa, el presupuesto y el marco lógico. La declaración del solicitante principal (Anexo A.2, sección 5) debe ser impresa y grapada por separado e introducirse en el sobre; b. Dos (2) copias en tamaño A4, encuadernadas por separado; c. Una versión electrónica (CD-Rom) de los elementos en el punto (a). El archivo electrónico deberá contener exactamente la misma solicitud que la versión en papel Página 20 de 32