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1 S E N C I C O DIRECTIVA CODIGO: GG-SG TITULO: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRAMITE DOCUMENTARIO DE LA SEDE CENTRAL DEL SERVICIO NACIONAL DE NORMALIZACION, CAPACITACIÓN E INVESTIGACIÓN PARA LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN SENCICO FECHA DE APROBACION: APROBADO POR: GERENCIA GENERAL REEMPLAZA A: Ninguna Nº Pág.: FECHA DE PUBLICACIÓN: 1- OBJETO Establecer las normas y procedimientos del trámite documentario para la recepción, registro, distribución, remisión y seguimiento de la documentación en el SENCICO. 2- FINALIDAD Optimizar el servicio informativo al público interno y externo. 3- BASE LEGAL 3.1 Decreto Supremo Nº MTC, Aprueba el Estatuto del SENCICO 3.2 Resolución PCDN , Reglamento de Organización y Funciones del SENCICO 3.3 Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. 4- ALCANCE La presente Directiva, rige y es de cumplimiento obligatorio de todos los Órganos de la Sede Central del SENCICO. 5.- NORMAS GENERALES 5.1- Tipos de documentos Correspondencia Interna: Es aquella que se genera y circula entre las áreas de la institución y está referida a los siguientes documentos: Memorando Circular: Documento a través del cual se realizan las comunicaciones de asuntos o se dictan disposiciones generales que alcanzan a más de un área. Este documento es de uso de la Alta Dirección, Gerencias y Jefaturas dirigido al personal de sus áreas o dependencias involucradas en un determinado asunto, con copia informativa al Gerente General, a través del correo electrónico Informe: Es un documento que se emplea para dirigirse al nivel jerárquico inmediato superior, sobre situaciones de interés institucional, aspectos analíticos, etc. que conllevan a plantear conclusiones y/o decisiones para la 1

2 toma de decisiones Memorando: Es un documento de uso ordinario que utilizan las dependencias para dictar disposiciones, proveídos, comunicar situaciones, solicitar informes, etc. Todo Memorando es emitido por el responsable de un área hacia una persona o dependencia subordinada Correspondencia Externa: Es aquella que se origina al interior de la institución, pero circula fuera de ella a través de cartas y oficios Carta: Documento utilizado en el sector privado para comunicarse con entidades de la actividad privada Oficio: Documento utilizado para comunicarse la Sede Central con las Gerencias Zonales (y viceversa) y con las Entidades del sector público y privado, con copia informativa vía correo electrónico a la Presidencia Ejecutiva y/o Gerencia General Oficio Circular: Documento utilizado para comunicar o informar determinadas acciones que competen a varias Entidades. 5.2 La Secretaría General a través del Área de Trámite Documentario y Archivo es la encargada de recepcionar, registrar y distribuir la documentación remitida por los Órganos Ejecutores, Personas Naturales y/o Jurídicas, Organismos Públicos y Entidades Privadas. 5.3 Las Gerencias de la Sede Central del SENCICO, deberán mantener actualizado el registro, remisión y seguimiento de los documentos recepcionados, mediante el Sistema de Trámite Documentario. 5.4 La Secretaría General es responsable de supervisar el cumplimiento del control y seguimiento de las comunicaciones escritas recepcionadas por el Área de Trámite Documentario. 5.5 La distribución de los documentos ingresados, se efectuará el mismo día de su recepción y registro, en el horario de oficina, salvo los documentos que se reciban los días no laborables. 5.6 La Institución cuenta con dos (2) tipos de registro de movimiento documentario: a) Correspondencia Externa.- Son aquellos generados por los Organismos Públicos y Privados que son recepcionados por el Área de Trámite Documentario, asignándole una numeración correlativa. b) Correspondencia Interna- Son aquellos generados por las Áreas, Unidades y Gerencias de la Sede Central y las Gerencias Zonales a los que se les asignará una numeración correlativa. 5.7 La numeración de los expedientes será de dos tipos de acuerdo al origen: a) Numeración Externa.- es aquella numeración correlativa automática que se genera al inicio de cada año, comenzará de 00001, cuando se registra en el Sistema de Trámite Documentario. 2

3 b) Numeración Interna.- Es aquella numeració n correlativa automática que emite el Sistema de Trámite Documentario; al inicio de cada año, comenzará de La numeración de los documentos señalados en el punto que se generen internamente, tendrán un correlativo para cada tipo de documento, por año y por Gerencia / Unidad / Comité / Comisión. La numeración de los documentos se ceñirá a lo establecido en la Directiva N GG-OPP , conforme al siguiente ejemplo: Informe Nº Todo sobre y/o valija que esté dirigida a cualquier funcionario y/o servidor del SENCICO, será abierto por el Área de Trámite Documentario y Archivo para el ingreso respectivo, a excepción de la documentación indicada en el numeral Los sobres y/o valijas recepcionados que, por su naturaleza y contenido se clasifiquen como Reservado, son inviolables, debiendo ser remitida, con cuaderno de cargo, al destinatario en las condiciones de seguridad en que son recibid os La comunicación escrita que haya sido dirigida a un funcionario, que por razones diversas ya no ocupa el cargo, deberá ser derivada al funcionario que está ejerciendo dicho cargo El estado situacional de un documento a una fecha determinada puede ser la siguiente: a.- Pendiente.- Aquel que está en proceso de atención b.- Ejecutado.- Aquel que se atendió dando respuesta a lo solicitado. c.- Anulado.- Aquel documento que por error involuntario o por disposición superior se decide no emitirlo. d.- Archivado.- Aquel que se mantiene en custodia, como fuente de información. 6.- NORMAS ESPECIFICAS 6.1. Del Trámite de la Correspondencia Externa: El Área de Trámite Documentario y Archivo realizará las siguientes acciones: Recepcionará toda la correspondencia dirigida al SENCICO Enumerará, de ser necesario, los folios de la documentación recibida, anotando el número total de los mismos al pie de la primera hoja y verificando que efectivamente se adjunte lo indicado o si se trata de un procedimiento administrativo, previsto en el TUPA, que se adjunten los requisitos que éste exija. Sella, fecha y firma el documento recibido y el cargo correspondiente por la documentación recibida. Ingresa al Sistema de Trámite Documentario STD y registra los datos que se indica en la hoja de Trámite Documentario del Anexo Nº 01, tales como: Remitente Asunto Nro. De Documento Destinatario Nro. y fecha de ingreso se registra automáticamente. 3

4 En un solo acto, el encargado del trámite documentario realiza las observaciones por incumplimiento de requisitos que no pueden ser salvados de oficio, invitando al administrado a subsanarlos dentro de un plazo máximo de dos días hábiles Grapa Hoja de Trámite al Expediente, y remite a la Gerencia destinataria el expediente recibido La Secretaria de la dependencia de destino, recibe el expediente y procede a: Verificar que el número del expediente coincida con el del registro Documentario. Sella, fecha y firma el Registro Documentario en señal de conformidad. Registra datos del documento Prepara el despacho 6.1.3El funcionario o jefe de destino, procede a: Revisar expedientes y anota en la Hoja de Trámite lo siguiente: La denominación de la Unidad / Área / Nombre del trabajador que se le deriva o asigna el documento. El número del código de acción, fecha y firma Devuelve el despacho La Secretaria de la dependencia de destino, recibe el expediente y procede a: - Registrar lo siguiente: La denominación de la Unidad / Área / Nombre del trabajador que se le deriva o asigna el documento. - Entrega el expediente según lo dispuesto por el funcionario o jefe El Jefe de Unidad / Área / Nombre del trabajador, procede a: Revisar expediente Firmar Registro Documentario en señal de haber recibido el expediente. Elaborar documento de respuesta (Informe, memorando, Oficio) y lo anota en la Hoja de Trámite. Entregar expediente La Secretaria de la dependencia de destino, recibe expediente y procede a: Preparar despacho El funcionario o jefe de destino, recibe expediente y procede a: Revisar documento de respuesta, de encontrarlo conforme, lo firma. Anota en Hoja de Trámite la denominación del organismo requirente, código de acción realizada, fecha, firma y adjunta el documento respuesta. Devuelve expediente La Secretaria de la dependencia de destino, recibe expediente y procede a: Registra datos del documento de respuesta. Entrega expediente El Encargado del Área de Trámite Documentario y Archivo realiza las 4

5 siguientes acciones: Destino ámbito local: Recibe la documentación, con la dirección de remisión consignada, la misma que debe ser verificada por el área que solicita el servicio, a fin de evitar demoras por el envío a direcciones erróneas. Anota la documentación recibida en su Hoja de Control. Destino fuera de la ciudad de Lima: Recibe la documentación a remitirse, la misma que será enviada ordinariamente los días viernes de cada semana; para lo cual las áreas usuarias deberán alcanzar su documentación al encargado del Área de Trámite Documentario y Archivo, a más tardar los días viernes, a las 10:00 am. Prepara la valija y entrega la documentación, a la Empresa de Servicio de mensajería (Courrier) para que le haga llegar al órgano ejecutor o Entidades Públicas o Privadas, según competa; previa entrega de la factura respectiva Del Trámite de los Documentos Internos: Trámite Regular mediante Documento Impreso: El funcionario o jefe que origine documento de requerimiento de información de otras Gerencias, la formalizará mediante comunicación escrita. La remisión del documento será en formato impreso La Secretaria de la dependencia de origen procede a: Registrar los siguientes datos: Remitente Asunto Documento Destinatario Se constituye en la dependencia destinataria para entregar el expediente. Entrega documento de requerimiento a dependencia de destino La Secretaria de la dependencia de destino, recibe documento y procede a: Verificar que el número del documento de requerimiento de información coincida con el del Registro Documentario de origen y esté debidamente foliado. Sella, fecha y firma el registro Documentario en señal de conformidad. Emite Hoja de Envío y adjunta al documento de requerimiento. Prepara el Despacho El funcionario o jefe de destino procede a: Revisar el requerimiento de información Derivar o asignar a la Unidad / Área / Nombre del trabajador según corresponda. Anota el número del código de acción, fecha y firma 5

6 Devuelve el despacho La Secretaria de la dependencia de destino, recibe expediente y procede a: Registrar el Documento Entrega expediente según lo dispuesto por el funcionario o jefe El Jefe de Unidad / Área / Nombre del trabajador, procede a: Revisar expediente Firma Registro Documentario en señal de haber recibido el Expediente Elabora documento de respuesta (Informe, Memorando, Oficio) y lo anota en la Hoja de Envío, código de acción realizada, fecha, firma y adjunta el documento correspondiente. Entrega expediente La Secretaria de la dependencia de destino, recibe expediente y procede a: Preparar el despacho El funcionario o jefe de destino, recibe expediente y procede a: Revisar documento de respuesta, de encontrarlo conforme lo firma. Anotar en Hoja de Envío la denominación de la unidad orgánica requirente, código de acción realizada, fecha, firma y adjunta el documento correspondiente. Devolver el expediente La Secretaria de la dependencia de destino, recibe expediente y procede a: Registrar datos del documento de respuesta Entregar expediente La Secretaria de la dependencia de origen, procede a: Verificar que el número del documento de respuesta al requerimiento de información coincida con el Registro Documentario de origen. Colocar Sello, fecha y firma el registro Documentario en señal de conformidad. Registrar Documento Emitir Hoja de Envío y adjunta a documento de respuesta Preparar despacho El funcionario o jefe de origen, procede a: Revisar documento de respuesta, de encontrarlo conforme adoptará las acciones convenientes Trámite mediante Correo Electrónico: Se podrá utilizar la alternativa de enviar documentos a través del correo electrónico, el mismo que será remitido a la Secretaria de la Gerencia o Area de destino. Dicho documento podrá ser remitido además por trámite regular mediante documento impreso, para lo cual se seguirá el procedimiento establecido en el La Secretaria de la dependencia de origen procede a: 6

7 Registrar los siguientes datos: Remitente Asunto Documento Destinatario Envía por correo electrónico el documento de requerimiento a dependencia de destino; solicitando confirmación de la recepción e imprimiendo el reporte de remisión y confirmación, lo que constituirá el cargo de recepción La Secretaria de la dependencia de destino, recibe documento y procede a: Verificar que el número del documento de requerimiento de información coincida con el del Registro Documentario de origen. Verificar la existencia de documentos adjuntos. Registra la recepción del documento en el libro de registro de documento, indicando que se recibió por correo electrónico. Archiva el documento en carpeta creada exclusivamente para la recepción de documentos por correo electrónico. Envía confirmación de recepción de correo a la dependencia de origen. Prepara el Despacho. De considerarlo conveniente y necesario, imprime el documento para continuar como trámite regular o continua el trámite utilizando el mismo medio Se continúa con el procedimiento establecido en el 6.2.1, en lo que le resulte aplicable. 7.- NORMAS COMPLEMENTARIAS 7.1 El Área de Trámite Documentario y Archivo en casos que la documentación se encuentre bajo denominación URGENTE y revista atención inmediata procederá a remitir a su destinatario una vez que haya sido registrado en el Sistema de Trámite Documentario. 7.2 Los documentos respuesta que se originen en base a los que ingresaron vía el Area de Trámite Documentario o aquellos que se generen en las diferentes Areas, serán entregados a ésta, antes de las 10:00 am, para su distribución fuera de la Institución, durante el día; los documentos que se recepcionen después del horario señalado, se repartirán al día siguiente. 7.3 Las oficinas podrán enviar directamente, con personal de su área, la documentación urgente y/o con plazos perentorios, previa coordinación con el responsable del Area de Trámite Documentario, a fin de hacer el descargo correspondiente en el registro de ingreso de documentos. De esta manera el documento se descargará del listado de pendientes El Área de Trámite Documentario y Archivo recibirá los correos que se remitan a la dirección electrónica y los enviará a las áreas competentes para su atención. 7

8 8.- RESPONSABILIDADES 8.1 Los funcionarios y jefes de las unidades organizativas son responsables del cumplimiento de la presente Directiva en la parte que les corresponde 8.2 E Jefe de Control Institucional mediante sus acciones de control verificará el cumplimiento de la presente disposición. GLOSARIO Distribución de documentos.- Consiste en determinar la relación de Unidades Orgánicas o cargos de funcionarios a quiénes se remitirán los originales y aquellas copias de las comunicaciones escritas. La relación de las copias debe figurar en todas las copias de la parte final de la comunicación. Remisión.- Es la acción de enviar los documentos recepcionados a su destino debidamente revisados, firmados, y sellados a través del servicio de mensajería, mediante el Registro Documentario, el cual será sellado y firmado por la persona receptora con indicación de la fecha y hora de recepción. Información.- Consiste en dar a conocer oportunamente el estado en el que se encuentra la comunicación escrita, en su etapa correspondiente, con indicación de la unidad orgánica, persona que se encuentra revisando y analizando, y el tiempo ene l cual lo viene ejecutando. Recepción.- Acción de recibir un documento. Registro.- Es la acción de anotar con un código o número en el Sistema de Trámite Documentario, examinando detenidamente el documento, objeto ú otro bien recibido. Seguimiento.- Consiste en observar atentamente las etapas de un trámite. Formato.- Es la forma, tamaño y dimensiones que se le da a los documentos (papel, cartulina, otros) de acuerdo a normas establecidas para el sector público. Formulario.- Hoja de papel impreso en blanco para registrar la información deseada. REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE ARQ. LUIS SOLARI LAZARTE Gerente General 8

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