Instructivo. AutoAudit Envío de s AAW versión set.09. Referencia. Tipos de notificaciones por

Transcripción

1 Referencia Este documento explica las opciones de envío de notificaciones por desde AutoAudit versión 4.0 y como se activan. Los textos de los s son ahora configurables, pudiendo seleccionarse texto y campos a ser incluidos. Tipos de notificaciones por Hay varios tipos de notificaciones por que pueden ser generadas por AutoAudit para Windows: Notificaciones de asignación de personal: Asignación de Auditores a una Auditoría Asignación de Supervisor a una Auditoría Eliminación de la Asignación una Auditoría Notificaciones de Observaciones/Planes de Acción Observación asignada al Responsable(Coordinator) Observación asignada al Jefe de Responsable(Reviewer) Notificaciones de Fechas de Planes de Acción Fecha esperada de cumplimiento de Plan de Acción Fecha de seguimiento de Plan de Acción Notificaciones de cambios en documentos de la auditoría Asignación de un documento para revisión Cambios en Comentarios Notificaciones de Asignación de Auditores Los usuarios que vayan a realizar la programación y asignación de Auditores a las auditorías deben configurar su pantalla de envío de notificaciones de asignación de s, si es que van a utilizar esta funcionalidad. El resto de los usuarios no necesita configurar estas opciones. La configuración personal la realiza cada auditor desde > Opciones > Preferencias del Usuario > 3.Programación. Puede utilizarse protocolos SMTP (indicando el servidor) o MAPI (para usar su programa de correos local) para el envío de s de notificación: AAW Envío de s v4.0.doc Página 1 de 5

2 El usuario que tenga configuradas y seleccionadas estas opciones, generará s cuando cierre su sesión de AutoAudit. Solamente se enviarán s para las asignaciones que se han realizado durante esa sesión de trabajo. Los s presentarán como dirección de envío y respuesta la del auditor que ha realizado la asignación de trabajo. AutoAudit no podrá enviar ningún de asignación correspondiente a sesiones en las que el usuario ha trabajado "Fuera de Línea" o teniendo configurada una dirección de mail inválida. Notificaciones de Observaciones/Planes de Acción El servidor de correos para estos envíos se configura desde la Configuración del Sistema. Pueden utilizarse protocolos SMTP o MAPI para el envío de s de notificación. Se debe indicar el servidor y marcar Usar MAPI" en caso de corresponder. El servidor de correos debe permitir el envío de s generados por aplicaciones (y que no se envían desde la casilla de correos): Para poder enviarse los s de asignación de Planes de Acción a Responsables(Coordinators) y Jefaturas/Reviewers), la base de datos en uso debe ser SQL y debe marcarse la opción de Utilizar Issue Track (aunque no se use Issue Track, pues el envío de s es independiente del uso de Issue Track). Deben seleccionarse además las opciones deseadas: o Enviar Correo Electrónico a Responsables y Jefaturas: para generar el envío de s por las asignaciones de Planes de Acción que se realicen en las Auditorías. o Permitir enviar correo electrónico por cada Plan de Acción: para que se pueda seleccionar individualmente en cada Plan de Acción el no envío de un . Cuando un auditor asigna un Responsable y/o Jefatura para un Plan de Acción y marca en el Plan de Acción la casilla para enviar el Plan de Acción a Web/WMR (para la respuesta del Responsable) o a Issue Track (para el seguimiento del Plan de Acción), el sistema generará un en ese momento notificando al Responsable y al Revisor de que han sido asignados a un Plan de Acción. AAW Envío de s v4.0.doc Página 2 de 5

3 El será enviado con la dirección de la casilla de correo del Auditor conectado a Auto Audit que asignó al Responsable o Jefatura, como dirección de respuesta. El será enviado tan pronto como el Auditor "Guarde" el Plan de Acción. Si el Auditor está trabajando en línea, pero no desea que se envíe el informando de la asignación, puede marcar la opción de "No enviar" (Esta opción estará disponible en cada Plan de Acción, solamente si en la Configuración del Sistema se ha seleccionado "Permitir enviar correo electrónico por cada Plan de Acción"). Notificaciones de Fechas de Planes de Acción Las Notificaciones de Planes de Acción son generadas por AutoAudit por cuando la Fecha Esperada de Cumplimiento o la Fecha de Seguimiento se encuentre próxima (dentro de la cantidad de días que han sido especificados en la Configuración) Estas notificaciones de s de Planes de Acción se generan una vez por día, cuando el primer usuario se conecte en línea a la base de AutoAudit y con una conexión válida con el servidor de correos. En un proceso que se desarrolla en background mientras el auditor trabaja, AutoAudit determinará si hay s que deban ser enviados porque alguna de las s del Plan de Acción cumple el criterio establecido en la Configuración del Sistema. Para cada uno de ellos, AutoAudit generará un de notificación que enviará utilizando la conexión del usuario con el servidor de correos. La casilla de correo de envío y para respuesta que indicará el de notificación de s será la que se indica en la Configuración del Sistema y no la del usuario conectado desde la que se genera el envío. Si nadie se ha conectado con una conexión válida con servidor de correos, o si todos los usuarios trabajan fuera de línea, las notificaciones no serán generadas. Cuando un auditor comience a trabajar "en línea" y/o con una conexión válida con el servidor, AutoAudit enviará todos los s pendientes en base al criterio de s establecido. Cuando se cambia al Auditor, Responsable o Jefatura de un Plan de Acción o alguna de las s (Esperada de Cumplimiento, Reprogramada o de Seguimiento) se considerará que no se han enviado previamente s para que se generen nuevos mails de acuerdo a la configuración de envío que sea aplicable. En la versión 3 no se volvían a enviar s. Notificaciones de cambios en documentos de la auditoría Desde la versión 4.0 se han agregado las opciones para enviar s avisando a quien ha sido asignado Para Revisar un documento al auditor que ha creado o que está asignado a un Comentario cuando se produce un cambio en ese documento. Estas opciones de envío deben activarse en la Configuración del Sistema. La casilla de correo de envío y para respuesta que indicará el de notificación de s será la que se indica en la Configuración del Sistema y no la del usuario conectado. AAW Envío de s v4.0.doc Página 3 de 5

4 Configuración de los textos de s La configuración de todos los textos de s se realiza desde Configuración del Sistema / Internet/Correo Electrónico / haciendo clic en Configurar . La pantalla de configurar , permite elegir cada uno de los Tipos de s disponibles y especificar para cada uno el Asunto y el Texto del . AutoAudit trae textos preconfigurados que pueden cambiarse y modificarse. Dentro de los textos pueden utilizarse tokens para que se inserten los valores de campos que estarán disponibles en cada Plan de Acción. Estos tokens pueden insertarse usando el botón Insertar Token y se quedarán incorporados al texto del identificados por el nombre del token entre corchetes (ejemplo {AuditName} ) y en cuando se envíe el se reemplazará por el valor correspondiente al campo seleccionado. Cada tipo de permite su configuración individual y dispone de sus tokens específicos. Debe especificarse aquí la casilla de correos que utilizará AutoAudit cuando envíe s que no llevan la dirección de correos del auditor conectado. La dirección de que aparece en forma predeterminada debe ser reemplazada por una casilla de correos genérica del departamento de auditoría o del Administrador de AutoAudit o de un coordinador de seguimiento de Planes de Acción. Resolución de Problemas Verificar su Servidor de Correos: Si no se están recibiendo los s esperados, verifique que haya configurado un Servidor de Correos válido para su PC. El servidor debe tener habilitada la funcionalidad de aceptar s generados por AutoAudit a los destinatarios. Verificar el estado de la conexión de trabajo: Verifique que no haya optado por la opción de Trabajar Fuera de Línea al conectarse. Esta selección deshabilita la funcionalidad de envío de s. Puede cambiar su estado de trabajo "Fuera de Línea" desde Opciones > Preferencias del Usuario > 4. Otras. AAW Envío de s v4.0.doc Página 4 de 5

5 AutoAudit Estado de Conexión a la Red: Travel = Trabajo Fuera de Línea (envío de s deshabilitado) Office = Trabajo en línea (envío de s habilitado) Verificar la dirección de del Auditor: Verifique que el Auditor tiene informada una casilla de correos válida en la Configuración de Auditor. Configuración de Coordinadores para el envío de notificaciones por Verifique que el Coordinador/Revisor este cargado con una dirección de válida (cuando se habilita el uso de Issue Track): Por cualquier consulta adicional, contáctese con Soporte@Interop-la.com AAW Envío de s v4.0.doc Página 5 de 5