SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AUDITORIA INTERNA. Control de Cambios. 1. Objetivo. 2. Alcance. 4. Normatividad

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1 FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Código: Versión: SEC-PD Fecha Aprobación: 21/04/2015 Procedimiento: AUDITORIA INTERNA Acto Administrativo: Resolucion 421 de 2009 Página: 1 de 8 Nombre(s): Firma de Autorizaciones ELABORÓ REVISÓ APROBÓ KAROL ANDREA PARRAGA HACHE Nombre(s): ALEX FERNANDO PALMA HUERGO Nombre(s): OSCAR ANDRÉS GARCÍA PRIETO Firma(s) Cargo(s) PROFESIONAL UNIVERSITARIA OFICINA DE CONTROL INTERNO. Firma(s) Cargo(s) PROFESIONAL UNIVERSITARIO OFICINA CONTROL INTERNO Firma(s) Cargo(s) JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO Control de Cambios Fecha 10/03/2014 Versión 3 Descripción Se actualiza e procedimiento, se amplia el objetivo definiendo los dos tipos de auditorias (SIG y de Gestión), se Actualizan las actividades contemplando la aprobacion de los planes y programas de auditoria desde la Oficina de Control Interno y se definieronlas actividades acorde a la plataforma del SIG automatizado. 10/02/ Inclusion de Diagrama y cambios en la calsificacion funcional 14/04/ Actualización cambio de formato de procedimiento. 1. Objetivo Analizar, evaluar y verificar el cumplimiento de la misión de la Entidad y la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión, realizando el seguimiento a las metas y objetivos de la misma, detectando oportunidades de mejora, presentado los resultados a las diferentes áreas, para retroalimentar y mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos, procedimientos, productos y/o servicios desarrollados en el FVS. 2. Alcance Inicia con las actividades de planificación, gestión y ejecución de la auditoría hasta la elaboración de los informes, recomendaciones, la retroalimentación en los procesos y procedimientos y la emisión de juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interes. 4. Normatividad Ver Normograma en Módulo Documentos / Normograma del aplicativo SIG Automatizado Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de

2 5. Documentos de Referencia Documentos Externos Documentos Internos Norma NCT GP Políticas de Calidad y Gestión Ambiental Norma NTD 001. Objetivos y metas del Sistema de Gestión Normas NTC ISO 9001, 14001, y Planes Operativos Internos de Acción (POIA) Normas Internacionales de Auditoría y Contables. Tablero de Indicadores y metas SIGOB Guia de auditoria del Departamento Administrativo de la Función Publica Documentos relacionados (cartillas, manuales y formatos) 6. Definiciones Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de expertos técnicos si es necesario. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaracionesde hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Plan de trabajo de auditoría: Descripción de las actividades y detalles acordados para la planeación y ejecución de la auditoría. Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de la auditoría. Criterios de auditoría: Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de la auditoría. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. Puede ser real o potencial. No Conformidad Real: Desviación que ya ocurrió respecto del cumplimiento de un requisito y que puede comprobarse mediante una evidencia objetiva como por ejemplo lo dicho en un documento, o por la carencia de un documento, por lo declarado por el evaluado. No Conformidad Potencial: Posibilidad de que ocurra una desviación respecto del cumplimiento de un requisito, pero que todavía no ha ocurrido y que por ello no existe evidencia objetiva que permita demostrarlo. Riesgo: Es la posibilidad de que se suceda algun evento que tendra un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso, Se expresan en términos de probabilidad y consecuencias. Oportunidad de Mejora: Situaciones conformes que son factibles de mejorar; permitiendo de este modo la mejora del proceso, del área o del sistema de gestión. Observaciones: Situación encontrada sin evidencia clara o total del incumplimiento de un requisito. Puede transformarse en una No Conformidad. Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de

3 7. Políticas de Operación General del Procedimiento El Jefe Oficina de Control Interno establece, implementa, lidera el seguimiento, revisa y mejora el programa de auditoría e identifica los recursos necesarios. El programa de auditoría se establece teniendo en cuenta: Los objetivos y la misión de la entidad; el cumplimiento y avance de metas del Plan de Desarrollo Distrital por parte de la Entidad, el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar; los resultados de los controles aplicados en los procesos, así como los resultados de auditorías previas; los resultados de los planes de acción de mejoramiento y los Riesgos de la Entidad, los cuales son evaluados de acuerdo al formato para registrar la informacion resultante de los procesos frente a los riesgos, otras fuentes de informacion y su ponderacion final, para la priorizacion indicada en el formato que se encuentra en la cartilla Guia de Auditoria 2013 del Departamento Administrativo de la Funcion Publica. Realizar auditoria especiales y seguimientos a actividades, procesos procedimiientos, que sean solicitadas por la Gerencia o por iniciativa de la Oficina de Control Interno. TIPO DE AUDITOR REQUISITO AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA DE GESTIÓN Competencia y evaluación de los auditores LIDER ACOMPAÑAN TE EN FORMACIÓN Educación Profesional Profesional Formación Formación como auditor interno de la(s) Norma(s) a Auditar Experiencia Laboral 3 Años Experiencia en Auditorías 20 Horas de auditoría y haber actuado como auditor líder bajo la dirección y orientación de otro auditor competente como líder del equipo auditor Atributos Personales Ético, de mentalidad abierta, diplomático, observador, perceptivo, versátil, tenaz, decidido, seguro de si mismo Educación Profesional Profesional Formación Formación como auditor interno de la(s) Norma(s) a Auditar Experiencia Laboral 2 Años Experiencia en Auditorías 16 horas de auditoría Atributos Personales Ético, de mentalidad abierta, diplomático, observador, perceptivo, versátil, tenaz, decidido, seguro de si mismo Educación Profesional Profesional Formación Formación como auditor interno de la(s) Norma(s) a Auditar Experiencia Laboral 1 Año Experiencia en Auditorías Ninguna Atributos Personales Ético, con interes de aprender, de mentalidad abierta, diplomático, observador, perceptivo, versátil, tenaz, decidido, seguro de si mismo 8. Tiempo del Procedimiento La planificación y ejecución de las auditorías se realiza en periodos anuales para toda la vigencia. Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de

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19 Proceso: Procedimiento: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AUDITORIA INTERNA 10. Descripciòn del Procedimiento Código: Versión: Fecha Aprobación: Acto Administrativo: Entrada No. Actividad Descripción de la actividad Dependencia Responsable Punto de Control (Insumo) Página: SEC-PD /04/2015 Resolucion 421 de de 8 Salida (Registro) Establecer el programa general de auditorías Establecer el programa general teniendo en cuentalos lineamientos y políticas 1 Oficina de Control Interno de auditorías descritos a tráves de este procedimiento y de la guia del DAFP. Jefe Oficina Control Interno Verificar el objetivo y alcance del programa de Auditoría para determinar que este acorde con las prioridades de la Entidad, los requisitos del SIG, los requisitos legales y reglamentariosy los riesgos de la entidad. Programa General de Auditoría Comunicar y presentar al comité directivo del Programa General Presentar el Programa General de 2 Fondo de el Programa Oficina de Control Interno de Auditoría Auditorías ante el comité General de Auditorías Jefe Oficina Control Interno Programa General de Auditoría o programa de auditoria modificado y Acta de Reunión de Comité Directivo registrado en el SIG automatizado. Programa General 3 de Auditoría o Seleccionar el Auditor Lider y el programa de equipo Auditor Seleccionar el Auditor Lider y el equipo Auditor Oficina de Control Interno auditoria modificado Jefe Oficina Control Interno Verificar que el Auditor Líder y el equipo auditor cumplen con los requisitos establecidos en las políticas de operación del presente procedimiento (Ver. 7,1 Politicas de Operación- Competencia de los Auditores) Comunicación a los auditores de que fueron designados como parte del equipo de auditoria. Asignar responsabilidades y tareas a cada uno de los miembros del equipo auditor. Se pueden 4 Plan de Auditoría Planear la Auditoría realizar cambios en la asignación de Oficina de Control Interno responsabilidades y tareas a medida que la auditoría se va llevando a cabo para asegurarse de que se cumplen los objetivos de la auditoría. Jefe Oficina Control Interno Acta de Reunión Revisa antecedentes (informacion del area o proces, indicadores, planes de mejoramiento, riesgos) y elaborar el plan de auditoria, estableciendo los horarios y la coordinacion de las actividades de auditoria. Programa General El plan detallado de auditoria incluye: Objetivos y de Auditoría o 5 Crear plan detallado de auditoria criterios, alcance de la auditoria, documentos de Oficina de Control Interno Auditor Líder programa de auditoria modificado referencia, identificacion de las unidades funcionalesde la entidad y/o los procesos que se van a auditar; la hora y duracion estimadas de la auditoria, incluyendo reuniones con la direccion, el equipo auditor y la asignacion de los recursos necesarios para la ejecucion de la auditoria. Verificacion en el SIG automatizado Plan de Auditoría detallado Con base en el objetivo y alcance de la auditorìa 6 Plan de Auditoría Elaborar lista de verificaciòn realizar la lista de verificaciòn a aplicar en la etapa Oficina de Control Interno Equipo Auditor Lista de Verificación de Auditoría de ejecuciòn del proceso auditor Comunicar y presentar al Jefe de área o líder de 7 Plan de Auditoría Divulgar el Plan de Auditoría proceso el Plan de Auditoría incluyendo el objetivo Oficina de Control Interno y alcance del mismo, a traves del SIG. Jefe Oficina Control Interno Lider de Auditoria Plan de Auditoría Correo electrónico o comunicación escrita Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en software del Sistema Integrado Automatizado de Gestión del Fondo de

20 Realizar la reunión de apertura comunicando a cada Jefe de área o Líder de proceso el Plan de Plan de Auditoría Auditoría. Aqui se presenta el equipo auditor y Correo electrónico o 8 Realizar reunion de Apertura explica las actividades del plan a desarrollar. De Oficina de Control Interno comunicación escrita igual forma en esta reunión se proporciona al auditado la oportunidad de realizar preguntas acerca del proceso a realizar. Jefe Oficina Control Interno Auditor Lider y Equipo Auditor Acta de Reunión Control de Asistencia Plan de Auditoría Solicitar por escrito la información requerida del Correo electrónico o 9 Solicitar informaciòn Sistema o del proceso a auditar con el propósito Oficina de Control Interno comunicación de comenzar el proceso. escrita Auditor Líder Jefe Oficina Control Interno Verificar la entrega oportuna de la información requerida para llevar a cabo el proceso auditor. (memorando Interno o correo electronico). Conforme a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno, recibe la documentacion aportada (memorando Interno por el àrea auditada, el auditor registra las 10 o correo Ejecutar la Auditoría Oficina de Control Interno evidencias en la lista de verificación,de acuerdo a electronico). las normas de auditoria generalmente aceptadas. Y solicita demas informacion que requiera. Auditor Lider y Equipo Auditor (memorando Interno o correo electronico). Lista de Verificación de Auditoría diligenciada Preparar los papeles de trabajo y realizar la revisión documental de la información pertinente a Lista de Verificación las tareas asignadas para preparar los 11 de Auditoría Documentar los resultados Oficina de Control Interno documentos de trabajo, de forma tal que les diligenciada permita cumplir con los objetivos y el alcance definidos en el plan de auditoría. Auditor Lider y Equipo Auditor Papel de trabajo Elaborar el informe con el resultado de la 12 Papel de trabajo Elaborar el informe Preliminar Oficina de Control Interno ejecuciòn de la auditorìa Auditor Lider y Equipo Auditor Enviar a traves del SIG automatizado el informe preliminar. Informe de Auditoría preliminar 13 Informe de Auditoría preliminar Realizar la Reunión de Cierre Se presentan los hallazgos y conclusiones de la auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado. Si se presentan opiniones divergentes relacionadas con los hallazgos de la auditoría y/o conclusiones entre el Oficina de Control Interno equipo auditor y los auditados, se discuten y en lo posible se resuelven. Auditor Lider y Equipo Auditor, Area Auditada Control de Asistencia Acta de reuniòn de cierre El informe requiere ajustes? Si: Continùa con la siguiente actividad No14 No: Continùa con la siguiente actividad No 15 el equipo auditor realizara los ajustes presentados 14 Realizar los ajustes al informe Oficina de Control Interno por los auditados cuando haya a lugar. Auditor Lider y Equipo Auditor Informe de Auditoría Definitivo Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en software del Sistema Integrado Automatizado de Gestión del Fondo de

21 Se elabora y remite el informe preliminar al Jefe del área o Líder de proceso auditado para revisión Informe de Enviar el informe preliminar, con y comentarios, quienes dentro de los 5 días 15 Preliminar radicado de archivo y hábiles siguientes al recivido del Informe pueden Oficina de Control Interno correspondencia objetar. Si no se presentan comentarios dentro de este tiempo se dará por verificado y aceptado el informe. Jefe Oficina Control Interno Auditor Lider y Equipo Auditor Informe de Auditoría preliminar Se recibe Controversia? Si: IR AL PASO NO 16 No: IR AL PASO No 17 Informe de Auditoría La oficina de Control Interno una vez recibe las preliminar y objecciones o controversias emitida por el area 16 Evidencias Dar respuesta a controversias auditada, revisar los soportes y evidencia Oficina de Control Interno aportadas, con el fin de realizar los ajuste pertinentes y dar la respuesta e informe definitivo Jefe Oficina Control Interno Auditor Lider Informe Definitivo (memorando Interno o correo electronico). Notificacion accion de mejora (Herramienta SIG - automatizado) Informe de Auditoría Para los informes preliminares que no tengan preliminar Realizar memorando informativo respuesta por parte del àrea auditada, se genera 17 Oficina de Control Interno de estado del informe un memorando informando que el informe preliminar remitido se tomarà como definitivo Asesor de Control Interno Auditor Lider Memorando informativo Se remite el informe de manera escrita (correo o comunicación) auditoría al Jefe de área o líder de proceso con copia al equipo auditado. Realizar y emitir el Informe Definitivo de Auditoría y enviar En caso de encontrarse algún hallazgo con 18 Oficina de Control Interno notificacion de Acción de Mejora a connotación legal, administrativo, penal y/o fiscal traves del SIG automatizado se dará trámite a la dependencia respectiva (Oficina Asesora Juridica o Oficina Asesora de Control Interno Disciplinario) para su respectiva gestión. Jefe Oficina Control Interno Auditor Lider Verificar que el informe fue recepcionado por los auditados Memorando remitido con el Informe de Auditorìa Definitivo es Auditoría de la Calidad? Si: IR AL PASO No19 No: IR AL PASO No Presentar Informe de Auditoria Interna de la Calidad a la Alta Direccion y enviar a los lideres del proceso Se presenta el informe de manera escrita al Comité Directivo por parte del Auditor Lider, previa revision de la Oficina de Control Interno y Oficina Asesora de Planeacion para revision de los hallazgos, indicadores y demas resultados. Remitiendo a los lideres de los procesos con los comentarios de la alta Dirección Oficina de Control Interno y Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Control Interno Acta de revision Alta Direccion, Memorando remitido con el Informe de Auditorìa Definitivo El àrea auditada se reunira con su equipo de Memorando trabajo para revisar los resultados reportados por 20 remitido con el Realizar plan de mejoramiento la Oficina Asesora de Control Interno en el Area Auditada Auditor Lider Plan de mejoramiento Informe de Auditorìa informe definitivo y prepapar el plan de Definitivo mejoramiento Fin del proceso Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en software del Sistema Integrado Automatizado de Gestión del Fondo de

22 FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: SEGUIMIENTO Y Código: SEC-PD-04 EVALUACIÓN Versión: 5.0 Fecha Aprobación: 21/04/2015 Procedimiento: AUDITORIA INTERNA Acto Administrativo: Resolucion 421 de 2009 Pagina: 3 de 8 9. Diagrama de Flujo OFICINA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE PLANEACION AREA AUDITADA INICIO 1 Establecer el programa general de auditorías Programa General de Auditoría 2 Presentar el Programa General de Auditorías ante el comité Programa General de Auditoría o programa de auditoria modificado y Acta de Reunión de Comité Directivo registrado en el SIG automatizado. 3 Seleccionar el Auditor Lider y el equipo Auditor Comunicación a los auditores de que fueron designados como parte del equipo de auditoria. 4 Planear la Auditoría Acta de Reunión P2

23 SEGUIMIENTO, FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: EVALUACIÓN Y Código: CONTROL Versión: Fecha Aprobación: Procedimiento: AUDITORIA INTERNA Acto Administrativo: Pagina: 9. Diagrama de Flujo OFICINA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE PLANEACION SEC-PD /04/2015 Resolucion 421 de de 8 AREA AUDITADA 5 P1 Crear plan detallado de auditoria Plan de Auditoría detallado 6 Elaborar lista de verificaciòn Lista de Verificación de Auditoría 7 Divulgar el Plan de Auditoría Plan de Auditoría Correo electrónico o comunicación escrita 8 Realizar reunion de Apertura Acta de Reunión Control de Asistencia P3

24 SEGUIMIENTO, FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: EVALUACIÓN Y Código: SEC-PD-04 CONTROL Versión: 5.0 Fecha Aprobación: 21/04/2015 Procedimiento: AUDITORIA INTERNA Acto Administrativo: Resolucion 421 de 2009 Pagina: 5 de 8 9. Diagrama de Flujo OFICINA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE PLANEACION AREA AUDITADA 9 P2 Solicitar informaciòn (memorando Interno o correo electronico). 10 Ejecutar la Auditoría (memorando Interno o correo electronico). Lista de Verificación de Auditoría diligenciada 11 Documentar los resultados Papel de trabajo 12 Elaborar el informe Preliminar Informe de Auditoría preliminar P4

25 FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: SEGUIMIENTO, Código: SEC-PD-04 EVALUACIÓN Y Versión: 5.0 Fecha Aprobación: 21/04/2015 Procedimiento: AUDITORIA INTERNA Acto Administrativo: Resolucion 421 de 2009 Pagina: 6 de 8 9. Diagrama de Flujo OFICINA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE PLANEACION AREA AUDITADA 13 P3 Elaborar el informe Preliminar Informe de Auditoría preliminar NO El informe requiere ajustes? SI 14 Realizar los ajustes al informe Informe de Auditoría Definitivo 15 Enviar el informe preliminar, con radicado de archivo y correspondencia Informe de Auditoría preliminar P5

26 SEGUIMIENTO, FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: EVALUACIÓN Y Código: SEC-PD-04 CONTROL Versión: 5.0 Fecha Aprobación: 21/04/2015 Procedimiento: AUDITORIA INTERNA Acto Administrativo: Resolucion 421 de 2009 Pagina: 7 de 8 9. Diagrama de Flujo OFICINA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE PLANEACION AREA AUDITADA P4 NO Se recibe Controversia? SI 16 Dar respuesta a controversias Informe Definitivo (memorando Interno o correo electronico). Notificacion accion de mejora (Herramienta SIG - automatizado) 17 Realizar memorando informativo de estado del informe Memorando informativo 18 Realizar y emitir el Informe Definitivo de Auditoría y enviar notificacion de Acción de Mejora a traves del SIG automatizado Memorando remitido con el Informe de Auditorìa Definitivo P6

27 SEGUIMIENTO, FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: EVALUACIÓN Y Código: CONTROL Versión: Fecha Aprobación: Procedimiento: AUDITORIA INTERNA Acto Administrativo: Pagina: 9. Diagrama de Flujo OFICINA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE PLANEACION SEC-PD /04/2015 Resolucion 421 de de 8 AREA AUDITADA P5 es Auditoría de la Calidad?? SI NO 19 Presentar Informe de Auditoria Interna de la Calidad a la Alta Direccion y enviar a los lideres del proceso Acta de revision Alta Direccion, Memorando remitido con el Informe de Auditorìa Definitivo FIN 20 Realizar plan de mejoramiento Plan de mejoramiento FIN

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