AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Jefe Oficina Asesora Juri'dica LIDER PROCEDIMIENTO: Jefe Oficina Asesora Juri'dica

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1 AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Jefe Oficina Asesora Juri'dica LIDER PROCEDIMIENTO: Jefe Oficina Asesora Juri'dica PROCESO OBJETIVO ALCANCE Usuario Gestion Legal Atender las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los usuarios de acuerdo con los criterios definidos en la normatividad vigente. Inicia con la Reception y revision del contenido de la PQRS y finaliza con el seguimiento a la respuesta dada a la PQRS. -Si un funcionario o contratista recibe a traves de correo electronico institucional una Peticion, Queja, Reclamo o Sugerencia, la imprime y realiza las gestiones correspondientes Oficio con para el registro en el Sistema Jefe OAJ proyecto de ORFEO, de acuerdo con lo respuesta para definido en el Procedimiento Gestor T1-Grado 16 revision por recepcion de comunicaciones OAJ parte de la OAJ oficiales-gd-p-02. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias a traves del formulario electronico de PQR o correo electronico. Formato Sugerencias-GIC- F-03 diligenciado Peticiones radicadas en correspondencia 1. Recepcionar y revisar del contenido de la PQRS Responsable de Servicio al Usuario Funcionario que recibe la Petition, Queja, Reclamo o Sugerencia -Para las solicitudes fi'sicas que ingresan por Correspondencia, son registradas en el Sistema de Gestion Documental - Orfeo definido en el procedimiento Procedimiento recepcion de comunicaciones oficiales-gd- P-02. -Cuando el Responsable de Servicio al Usuario reciba por cualquier canal de comunicacion de la AGENCIA una peticion habitual que no requiera de analisis normativo. Continua con la actividad 2. Traslado por Orfeo de PQRS por requerir analisis normativo para el Jefe de la OAJ para temas Agencia o DAS Abogado responsable DAS Proceso Gestion Documental Proceso Gestion Legal Pagina 1 de 7

2 -Cuando el responsable de Servicio al Usuario, reciba una PQRS que requiera analisis normativo, reasigna por ORFEO la solicitud a la OAJ. Jefe OAJ Gestor T1-Grado 16 OAJ Abogado Responsable DAS Oficio con proyecto de respuesta para revision por parte de la OAJ Peticion con analisis normativo reasignada 2. Proyectar y revisar respuesta. Gestor T1-Grado 16 OAJ Abogado Responsable DAS El Gestor T1-Grado 16 OAJ revisa el oficio con proyecto de respuesta enviado por el responsable de servicio al usuario, y solicita las correcciones si a ello hubiera lugar. Si el documento esta ajustado, se pasa a firma del Jefe de la OAJ. -Cuando el Jefe de la Oficina Asesora Juri'dica recibe un derecho de peticion de informacion, consulta o de copias, lo reasigna por el sistema Orfeo al Gestor T1- Grado 16 OAJ y al abogado responsable DAS. x Proyecto respuesta PQRS Jefe Oficina Asesora Juri'dica El Gestor T1-Grado 16 OAJ o el abogado responsable DAS, revisa el contenido de la solicitud y efectua el reparto correspondiente, via correo electronico o mediante el sistema Orfeo a los abogados de la Oficina Asesora Juri'dica o de Asuntos DAS, indicando el termino maximo en que debe Pagina 2 de 7

3 ser remitido el proyecto de respuesta. Para el caso de las Peticiones de la Agencia que requieran insumos de otras dependencias de la Agencia, el Gestor T1- Grado 16 OAJ, solicita al area correspondiente a traves de correo electronico y/o mediante el sistema ORFEO, la remision del proyecto de respuesta respectivo, indicando el termino maximo de su remision. Para el caso de las Peticiones de la Agencia-DAS que requieran insumos de otras Entidades, el Abogado responsable DAS, proyecta el oficio de solicitud de informacion respectivo, para firma del Jefe de la OAJ; se entrega firmado a correspondencia de acuerdo al procedimiento recepcion de comunicaciones oficiales GD P-02. Una vez la dependencia respectiva allegue la informacion, en los terminos establecidos, el Gestor T1- Grado 16 y/o el Abogado responsable en temas DAS, revisa y ajusta si se requiere y pasa a firma del Jefe de la OAJ. Pagina 3 de 7

4 En caso de no requerir insumos de las areas o de otras entidades, el Gestor T1 Grado 16 o el Abogado responsable DAS, proyecta la respuesta respectiva y/o reasigna para dicho tramite a un abogado de la OAJ o de asuntos DAS, el cual proyectara la respuesta correspondiente y la remitira nuevamente al Gestor T1 Grado 16 o al Abogado responsable de temas DAS, para su visto bueno quien finalmente lo remitira al Jefe de la OAJ para firma. Jefe de la OAJ Proyecto de Respuesta 3. Revisar el proyecto de respuesta por parte del Jefe de la OAJ Jefe de la OAJ El Jefe de la OAJ recibe en fi'sico o por correo electronico el proyecto de respuesta respectivo (PQRS con o sin requerimiento de analisis normativo) por parte del Gestor T1 Grado 16 o del Abogado responsable de temas DAS. En caso que el Jefe de la OAJ encuentre ajustado el proyecto de respuesta, lo firma y le solicita al Gestor T1 Grado 16 o al Abogado responsable de temas DAS, continuar con la actividad 4. Respuesta de fondo al derecho de peticion Remision por Orfeo del radicado Gestor T1 Grado 16 Abogado responsable DAS En caso que se requiera un ajuste, el Jefe de la OAJ lo devolvera al Gestor T1 Grado 16 o al Abogado responsable de Pagina 4 de 7

5 temas DAS, quien continuara con la actividad 2. Una vez recibido por el sistema de Orfeo el radicado, el Tecnico Asistencial verifica los datos del destinatario para su entrega a la oficina de correspondencia. Inicia procedimiento de recepcion de comunicaciones oficiales GD-P-02. Gestor T1 Grado 16 Oficina de Correspondencia Tecnico Asistencial OAJ Respuesta de fondo al derecho de peticion Remision por Orfeo del radicado Respuesta PQRS radicada y enviada 4. Enviar respuesta definitiva por los canales de comunicacion oficiales 5. Adelantar seguimiento a la respuesta de PQRS Tecnico Asistencial OAJ Oficina de Correspondencia Tecnico Asistencial OAJ A fin de verificar la entrega de los documentos, el Tecnico Asistencial de la OAJ registra en el Formato Entrega de documentos para tramite GL-F- 02 V-0. Adicionalmente, el Tecnico Asistencia de la OAJ, envi'a las respuestas de las Peticiones que incluyan un correo electronico por este mismo medio, solicitando al peticionario confirmar el recibido del , con el fin de archivar la solicitud. Verifica a traves del Sistema de Gestion Documental Orfeo el estado del envi'o de las PQRS y se recibe el documento de recibo original para archivo y soporte de la OAJ. Respuesta PQRS radicada en correspondencia Respuesta PQRS enviada por correo electronico Documento soporte de la entrega de PQRS al peticionario. Oficina de Correspondencia Peticionario Peticionario Tecnico Asistencial de la OAJ Pagina 5 de 7

6 El Tecnico Asistencial de la OAJ, Soporte de consolida y reporta a la entrega de PQRS Secretaria Tecnica Secretari'a Tecnica del Comite 6. Consolidar el del Comite de Tecnico Tecnico de Conciliacion, el listado de Sistema Orfeo informe de PQRS Informe de PQRS Conciliacion Asistencial Asistencial OAJ derechos de peticion atendidos atendidas atendidas en el periodo y especifica Base de datos Jefe de la OAJ aquellos que requirieron apoyo OAJ de las areas. Responsable de Servicio al Usuario Sistema Orfeo 7.Consolidar el informe trimestral de PQRS Responsable de Servicio al Usuario El responsable de Servicio al Usuario consolida el reporte trimestral de PQRS y lo socializa a la Secretaria General Informe Trimestral de PQRS Secretaria General POLITICAS DE OPERACION Cumplimiento de terminos de respuesta. (Derecho de Peticion en interes particular y/o general: 15 di'as; Consultas: 30 di'as; Derecho de peticion de autoridad: 10 di'as; Traslado por falta de competencia: 5 di'as; Informes congresistas: 5 di'as). La Oficina Asesora Juri'dica, emitira las directrices sobre los terminos internos de respuesta, el cual debe ser atendido por todas las dependencias de la Agencia. REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Constitution Poli'tica de Colombia, arti'culo 23 Ley 1755 de 2015 "Por medio de la cual se regula el derecho fundamental de peticiony se sustituye un tftulo del Codigo de Procedimiento Administrativoy de lo Contencioso Administrativo". Ley 734 de 2002 "Por la cual se expide el Codigo Unico Disciplinario. Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el - Codigo de Procedimiento Administrativoy de lo Contencioso Administrativo" Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencion, investigacion y sancion de actos de corrupcion y la efectividad del control de la gestion publica" Ley 1712 de 2014 "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacion Publica Nacional y se dictan otras disposiciones" Decreto 1494 del 13 de julio de 2015 "Por el cual se corrigenyerros en la Ley 1712 d e 2014" Ver Normograma Puestos de trabajo Servidores publicos Sistema de gestion documental Sistema de information litigiosa Presupuesto asignado en la vigencia RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS Procedimiento reception de comunicaciones oficiales-gd-p-02. Entrega de documentos para tramite GL-F-02 V-0 Pagina 6 de 7

7 ELABORO: AAAA MM DD REVISO: AAAA MM DD APROBO: AAAA MM DD M argarita Maria Miranda Hernandez Gestor Hugo Alejandro Sanchez Hernandez Jefe Oficina Asesora Juri'dica Hugo Alejandro Sanchez Hernandez Jefe Oficina Asesora Juri'dica Pagina 7 de 7

8 ATENCION A PE TIC I ON E S, QUEJAS, RECLAMOS Y S U G E RENCIAS Codigo: GL-P-02 Version: 0 INICIO l.recepcionar y revisar del contenido de la PQRS. Responsable de Servicio al Usuario. Funcionario que recibe la Peticion, Queja, Reclamo o Sugerencia Procedimiento recepcion de comunicaciones oficiales-gd-p-02. SI Reasignar la solicitud por orfeo a la OAJ 2.Proyectar y revisar respuesta. Gestor T1-Grado 16 OAJ Abogado Responsable DAS Procedimiento recepcion de comunicaciones oficiales-gd-p Revisar el proyecto de respuesta por parte del Jefe de la OAJ. Jefe de la OAJ 4.Enviar respuesta definitiva por los canales de comunicacion oficiales. Tecnico Asistencial OAJ Oficina de Correspondencia I 5.Adelantar seguimiento a la respuesta de PQRS. Tecnico Asistencial OAJ. Procedimiento recepcion de comunicaciones oficiales-gd-p Consolidar el informe de PQRS atendidas. Tecnico Asistencial OAJ 7.Consolidar el informe trimestral de PQRS. Responsable de Servicio al Usuario FIN

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