INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE Y CONTROL DE BAJAS DE DOCUMENTACIÓN

Transcripción

1 DÍA MES AÑO 1 Contenido I.- Introducción II.- Marco Jurídico III.- Objetivo General IV.- Objetivo Específico V.- Procedimiento de solicitud de baja documental VI.- Políticas Anexos

2 DÍA MES AÑO 2 I.- Introducción La Ley No. 848 de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, emitida el 27 de febrero del 2007, en su TÍTULO SEGUNDO De los Órganos Responsables del Acceso a la Información, CAPÍTULO PRIMERO De las Unidades de Acceso a la Información Pública, Artículo 29, Fracción VII, y en su CAPÍTULO CUARTO De los Archivos Públicos, Artículo 55 numeral 2, confiere a la dependencia a través de su Unidad de Acceso, aplicar los criterios y lineamientos que emitirá el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información en materia de orden, manejo, clasificación y conservación de los documentos, registros y s del organismo. El presente documento es un instructivo de carácter general, para el trámite y control de bajas de documentación de la Secretaría de Salud y Servicios de Salud de Veracruz con la finalidad de normar el procedimiento, identificando las instancias responsables del trámite y control de bajas de s, precisando los pasos a seguir para su ejecución.

3 DÍA MES AÑO 3 II.- Marco Jurídico Ley General de Bienes Nacionales (DOF, 20/05/2004) Artículo 6. Están sujetos al régimen del dominio público de la Federación: XVIII. Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas; los especímenes tipo de la flora y de la fauna; las colecciones científicas o técnicas de armas, numismáticas y filatélicas; los s, las fonograbaciones, películas, s fotográficos, magnéticos o informáticos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas o históricas de los museos. Ley No. 848 de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave (Gaceta Oficial, 27/02/07) Artículo 29. Numeral 1.Las Unidades de Acceso tienen las siguientes atribuciones: Fracción VII. Aplicar los criterios y lineamientos prescritos por la ley y el Instituto en materia de ordenamiento, manejo, clasificación y conservación de los documentos, registros y s; Articulo 55. Numeral 2: Los sujetos obligados, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el manejo adecuado de los s, mediante la capacitación constante de los servidores públicos involucrados en la prestación de los servicios relacionados con el derecho de acceso a la información. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del.

4 DÍA MES AÑO 4 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave Artículo 46. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deben ser observadas en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y cuyo incumplimiento dará lugar al procedimiento y a las sanciones que correspondan, según la naturaleza de la infracción en que se incurra, y sin perjuicio de sus derechos laborales, previstos en las normas especificas que al respecto rijan. Fracción IV: Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión conserve bajo su cuidado de la cual tenga conocimiento impidiendo o evitando el uso, la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de aquéllas. Reglamento Interior de Servicios de Salud de Veracruz Artículo 9º. Corresponde a la Dirección de Administración: Fracción 27: "Establecer y coordinar el sistema de administración de documentos y del Organismo y proporcionar la información institucional derivada de éste a las autoridades y unidades administrativas que lo requieran. Guía para la Organización y Conservación de Archivos de Servicios de Salud de Veracruz (Circular 0372 del 03 de marzo 2006 de la Dirección de Administración) Capitulo VIII. Vigencias Documentales para Archivos.

5 DÍA MES AÑO 5 III.- Objetivo General Definir los criterios, mecanismos y actividades inherentes al trámite y control de las bajas de generado en la Secretaría de Salud y Servicios de Salud de Veracruz. IV.- Objetivo Específico Establecer las responsabilidades y acciones para que las unidades administrativas realicen los procesos de valoración, dictamen, baja o transferencia documental, así como los trámites a efectuar para obtener las autorizaciones que correspondan al Archivo General del Estado.

6 DÍA MES AÑO 6 V.- Procedimiento de solicitud de baja documental Tiene como finalidad describir la transferencia secundaria en cada una de sus etapas y actividades, las cuales son: 1.- Prevaloración documental: control de la disposición documental, integración de la solicitud de baja documental, opinión de la baja de documentación, 2.- Solicitud y dictamen de baja documental: gestión de baja documental, valoración por parte del Archivo General del Estado, baja documental, y 3.- Transferencia secundaria: envío de la documentación al Archivo Histórico, recepción y apertura a la consulta pública y proceso de enajenación. Cada fase especifica la actividad a desempeñar, el responsable y la operación junto con su numeración.

7 DÍA MES AÑO 7 PROCEDIMIENTO: Baja documental o transferencia secundaria Actividad Responsable Operación Fase 1.- Prevaloración Documental 1.1 Vigila la caducidad de las series Control de la disposición documental Integración de la solicitud de baja documental Integración de la solicitud de baja documental Integración de la solicitud baja documental Opinión de la baja de documentación Archivo de Concentración 1.2 documentales. Revisa el control de vigencias documentales establecidas por las unidades administrativas en la Guía para la Organización y Conservación de Archivos. 2.1 Elabora el concentrado de inventarios en el formato Inventario de Usos Múltiples. Archivo de Concentración 2.2 Completa la ficha de prevaloración documental. Integra todos los elementos y Archivo de autorizaciones, en su caso, para Concentración 3.1 anexarlas a la solicitud de baja a enviar a la Unidad Central de Administración de Documentos. Unidad Central Solicita vía oficio, opinión de baja de de 4.1 documentación a Transparencia. Administración de Documentos Transparencia 5.1 Recibe solicitud de opinión de baja de documentación de la Unidad Central de Administración de Documentos. 5.2 Emite opinión y envía respuesta vía oficio, a la Unidad Central de Administración de Documentos.

8 DÍA MES AÑO 8 Fase 2.- Solicitud y dictamen de baja documental Unidad Central de Gestión de baja documental Administración de Documentos Valoración por parte del Archivo General del Estado Valoración por parte del Archivo General del Estado Baja documental Archivo General del Estado Archivo General del Estado 8.1 Unidad Central de Administración de Documentos 6.1 Envía el oficio de solicitud de valoración al Archivo General del Estado, adjuntando los requisitos de conformidad con el instructivo. 7.1 Recibe el oficio y valida los requisitos para la baja documental. 7.2 Emite el dictamen de valoración documental. Envía a la Unidad Central de Administración de Documentos el dictamen de valoración documental y en su caso el acta de baja documental. Recibe el dictamen de valoración documental y en su caso el acta de baja documental. Si procede: Pase al 9.2 No procede la baja: Ver punto 3.1, si procede Transferencia Secundaria, ver punto 10. Informa al Archivo de Concentración correspondiente la determinación de baja del Archivo General del Estado. Ver punto 12.1

9 DÍA MES AÑO 9 Fase 3.- Transferencia Secundaria Envío de la documentación al Archivo Histórico Recepción y apertura a la consulta publica Archivo de concentración Unidad Central de Administración de Documentos Remite la documentación relacionada al Archivo Histórico de la Secretaría en la Unidad Central de Administración de Documentos. Dispone su ubicación topográfica en el espacio destinado. Dispone la documentación a la consulta del público. Proceso de destrucción Archivo de concentración Órgano Interno de Control Mediante oficio solicita presencia del Órgano Interno de Control de evento de destrucción de la documentación. En presencia del Órgano Interno de Control, procede a la destrucción mecánica de los s. Asiste a evento y levanta Acta de Verificación de Destrucción de la documentación. Turna copia a la Unidad Central de Administración de Documentos. Unidad Central de Administración de Documentos 12.5 Archiva copia de Acta de Verificación de Destrucción de Documentos.

10 DÍA MES AÑO 10 Transitorios La documentación anterior a 2005, se evaluará por vigencia únicamente; a partir de ese año, deberá clasificarse y organizarse previamente de acuerdo a la Guía para la Organización y Conservación de Archivos vigente.

11 DÍA MES AÑO 11 VI.- Políticas Sin excepción, las solicitudes de dictamen de valoración documental para la baja o transferencia al Archivo Histórico de la Secretaría de Salud y Servicios de Salud de Veracruz que se promuevan ante el Archivo General del Estado, deberán presentarse con la siguiente documentación: a. Oficio de solicitud b. Inventario de usos múltiples c. Ficha técnica de prevaloración d. Declaratoria de prevaloración e. Acta de baja documental

12 DÍA MES AÑO 12 ANEXOS

13 DÍA MES AÑO 13 Objetivo.- Solicitar la autorización al Archivo General del Estado, para la baja o transferencia secundaria de los s indicados. a. Oficio de solicitud Destinatario: Mtra. Olivia Domínguez Pérez Director General del Archivo General del Estado Esq. Bolivia y Venustiano Carranza s/n 91000, Xalapa, Ver., México Me permito someter a la autorización del Archivo General del Estado, a su cargo, la transferencia (secundaria o baja) de los s que a continuación se describen: a. Nombre de la dependencia o entidad tramitadora, así como de la unidad para quien se promueve la baja o transferencia. b. Periodo cronológico de la documentación que se presenta para su dictamen c. Peso aproximado de la documentación en kilogramos.(ver tabla de conversión) d. Denominación del área y ubicación donde se encuentra el material documental. e. Indicación de que han prescrito los valores primarios de los documentos en cuestión. f. Nombre, cargo y teléfono del responsable de la Unidad Central de Administración de Documentos Atentamente Nombre y Firma

14 DÍA MES AÑO 14 Tabla de conversión de unidades de medida de Con base en el siguiente cálculo Para convertir de: a: Se debe multiplicar por: Un metro lineal pesa entre 15 y 70 kilogramos de, por lo tanto, la media equivalente a 40 kilogramos Un metro lineal mide entre 0.80 y 0.16 metros cúbicos de, por lo tanto la media equivalente a 0.12 metros cúbicos Un kilogramo de mide entre 0.01 y 0.03 metros lineales de, por lo tanto, la media equivale a kilogramos Un kilogramo de mide entre y metros cúbicos de, por lo tanto la media equivale a kilogramos Una tonelada de mide entre 10 y 30 metros lineales, la media equivale a 20 toneladas Una tonelada de mide entre 0.80 y 2.6 metros cúbicos de, por lo tanto, la media equivale a toneladas Un metro cúbico de mide entre 8 y 16 metros lineales de, por lo tanto, la media es 12 metros cúbicos Un metro cúbico de pesa entre 400 y 800 kilogramos, por lo tanto, la media es de 600 metros cúbicos Metros lineales de Metros lineales de Kilogramos de Kilogramos de Toneladas de Toneladas de Metros cúbicos de Metros cúbicos de Kilogramos de 40 Metros cúbicos de Metros lineales de Metros cúbicos de Metros lineales de Metros cúbicos de Metros lineales de Kilogramos de 600

15 DÍA MES AÑO 15 Objetivo.- Contar con la descripción de los s que se van a dar de baja permitiendo un control de los documentos. b. Inventario de usos múltiples FECHA(3) NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA(1) NOMBRE DEL ÁREA(2) HOJA(4) DE(4) NOMBRE DEL RESPONSABLE DE ARCHIVOS(5) NOMBRE Y CLAVE DE LA SECCIÓN(6) No NOMBR E DEL CLAVE DE CLASIFICA CIÓN FECHAS EXTREMA S VALOR DOCUMEN TAL VIGENCIAS DOCUMENTALES(12) ARCHIV. (7) EXPEDI ENTE (8) (Serie, Subserie, expediente ) (9) (Administr ativo, Jurídico, Contable) (10) (Administr ativo, Jurídico, Contable) (11) VIGENCIA COMPLET A (12.1) O DE TRÁMIT E (12.2) ARCHIVO DE CONCENT RACIÓN (12.3) BAJA (12.4) OBSERVACIONES (13) AUTORIZA (14) ENTREGA DOCUMENTACIÓN(15) RECIBE DOCUMENTACIÓN(16) FECHA DE ENTREGA(17)

16 DÍA MES AÑO 16 b. Inventario de usos múltiples. Instructivo de llenado de Inventario de Transferencia de Archivo 1. Unidad Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa que hace la transferencia 2. Área Nombre del área de donde procede la transferencia (Dirección de Área, Subdirección, Departamento, etc.) 3. Fecha Fecha de elaboración o actualización del inventario 4. Hoja de Número de hoja que corresponda a la hoja y al conjunto de hojas del inventario 5. Nombre del Se refiere al de trámite de la unidad administrativa Responsable de los Archivos 6. Nombre y Clave de la Sección 7. Número secuencial del expediente dentro del inventario Se anotará el nombre y clave de la sección de acuerdo al Cuadro de Clasificación de Archivos vigente Número correspondiente al inventario 8. Nombre del Denominación del expediente de acuerdo con el asunto. No incluir los términos generalidades o diversos, en expediente su caso se anotarán número de legajos 9. Clave de clasificación Clave que corresponde a la clasificación del expediente conforme al cuadro de clasificación de s de SESVER. 10. Fechas extremas Periodo que cubre el expediente a partir del año del primer documento y el año del último documento que concluyó el trámite. En la elaboración de inventario para uso de unidades administrativas solo se anotará el año de apertura. 11. Valor Se anotará el o los valores de los documentos que tiene el expediente Vigencia completa Se hará la anotación que corresponda según el caso: Se anotará el número completo de años a que corresponde la vigencia documental Se anotará el número de años a que corresponda el plazo de reserva más un periodo igual a este plazo o, el plazo de reserva más el número de años que corresponda a la vigencia documental cuando esta sea superior al plazo de reserva Se anotará la vigencia documental más dos años cuando la información del expediente fue objeto de una solicitud de información 12.2 Archivo de trámite Número de años durante los cuales el expediente permaneció en la unidad administrativa 12.3 Archivo de Conforme a las vigencias documentales vigentes o plazos de reserva, se anotará el número de años restantes concentración que el expediente se conservó en el de trámite Baja Se identificará con X cuando el expediente cumplió su vigencia documental en el de trámite, por lo que no se anotará número alguno en la columna de concentración 13. Observaciones Si el expediente contiene información reservada o confidencial del inventario y otras indicaciones que se consideren útiles (*) Si el expediente contiene originales y copias o solamente copias 14. Autoriza Nombre, puesto y firma del funcionario que autoriza la transferencia 15. Entrega Nombre y firma del responsable de hacer la entrega física de los s en el de concentración documentación 16. Recibe a Nombre y firma del responsable de recibir los s e inventarios en el de concentración documentación 17. Fecha Fecha en la que se realiza la entrega física de s en el de concentración

17 DÍA MES AÑO 17 Elementos obligatorios: a) Logotipo de la Secretaría de Salud. b) Nombre de la dependencia. c) Nombre de la unidad administrativa. d) Nombre del área de procedencia del (dirección de área, subdirección, departamento o equivalentes). e) Número secuencial (que indicará la secuencia de los elementos que conforman el inventario). f) Nombre del expediente o breve descripción de contenido. g) Código de clasificación que identifique a la sección, serie y expediente. h) Valor primario de los s (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o varios). i) Periodo de trámite (años extremos que abarca la documentación). j) Vigencia documental (conforme al catalogo de disposición documental de la dependencia o conforme a disposiciones jurídicas preestablecidas). De ser el caso, la vigencia documental incluirá el número de años correspondiente a un tanto igual al periodo de reserva, siempre y cuando la suma total sea mayor, para lo cual se hará la indicación pertinente. k) Hoja de cierre: deberá incluir la siguiente leyenda y, al final, los nombres y firmas citados a continuación: El presente inventario consta de (hojas) y ampara la cantidad de expedientes de los años de (periodo), contenidos en (legajos o cajas), con un peso aproximado de (Kg.) Nombre y firma de los que formularon el inventario Nombre y firma del visto bueno del titular del área productora de la documentación

18 DÍA MES AÑO 18 Inventarios genéricos: Cuando los s cuya baja o transferencia se promueva sean de contenido semejante, se aceptará que éstos se describan por caja. Ejemplos: Juicios sucesorios Auditorias Licencias Permisos de importación Actas del comité de adquisiciones Expediente clínico La descripción deberá contener la mayor cantidad de información posible acerca de los expedientes contenidos en la caja correspondiente. Ejemplo: 40 expedientes de gastos o egresos por partida presupuestal con código 5C.3 60 expedientes de evaluación de programas con código 11C.13

19 DÍA MES AÑO 19 Objetivo.-Enumerar las funciones que dieron origen a la información, el valor del, dictámenes previos, números de expedientes y cajas, peso, metros lineales, estado físico, método de valoración y si ha tenido transferencias al histórico para la prevaloración de la información. c. Ficha técnica de prevaloración Funciones que dieron origen a la información: Función: sustantiva logística administración interna Valor del : Dictámenes previos del Archivo General del Estado: Número de expedientes: Número de cajas: Peso aproximado: Metros lineales de los s: Estado físico: Método de valoración secundaria: Transferencias al histórico: si no

20 DÍA MES AÑO 20 Elementos: Funciones o atribuciones: Especificar las funciones que dieron origen a la información que contienen los s dispuestos para baja o transferencia, de acuerdo con el Reglamento Interior de la Secretaría de Salud y Servicios de Salud de Veracruz. Carácter de la función o atribución: Indicar si el contenido de los s se deriva de funciones sustantivas, de logística o de administración interna. Valor de los s: Señalar por qué los s deben conservarse de forma permanente o por qué deben darse de baja, dentro del contexto institucional. Antecedentes: Proporcionar antecedentes sobre cualquier dictamen previo del Archivo General del Estado en el caso de series o grupos de s con contenidos semejante, con la fecha y número del acta de baja correspondiente. Datos de los s: Proporcionar el número de expedientes y cajas, el peso aproximado y los metros lineales de los s, así como datos adicionales relacionados con su estado físico. Metodología de valoración: Indicar los métodos de valoración secundaria que se hayan llevado a cabo y si se efectuó alguna transferencia al histórico de la dependencia. Nota. Podrán integrarse varios inventarios en una sola ficha técnica de prevaloración.

21 DÍA MES AÑO 21 Objetivo.-Contar con el documento que ampare los s procedentes para su baja, donde se refleja su contenido D. Declaratoria de prevaloración DECLARATORIA DE PREVALORACIÓN DECLARATORIA DE PREVALORACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES Los inventarios que respaldan los s cuya baja o transferencia secundaria se promueven constan (fojas) que amparan s procedentes de: nombre de la(s) unidad(es) administrativa(s). La baja o transferencia secundaria se promueve con base en la Guía para la Conservación y Organización de Archivos vigente. Se llevó a cabo un procedimiento de prevaloración, cuya ficha técnica se anexa, y (especificar aquí si se detectaron) expedientes o series con valor histórico, mismos que se han marcado en los inventarios para su transferencia(al histórico de la dependencia, o al Archivo General del Estado, previa aprobación del plan de rescate). Al revisar expedientes contra inventarios se observó que estos últimos reflejan el contenido de los expedientes (en caso negativo explicar que acciones se tomaron para determinar si existían o no valores secundarios y explicar cual fue el resultado de las acciones tomadas), en virtud de ser s carentes de valores cuya baja proceda (o rescate de s con valores permanentes). Así mismo, se declara que en la documentación no están contenidos originales referentes a activo fijo, obra pública, valores financieros, aportaciones a capital, empréstitos, créditos concedidos e inversiones en otras entidades, así como juicios, denuncias ante el ministerio público y fincamiento de responsabilidades pendientes de resolución o expedientes con información reservada cuyo plazo de conservación no han prescrito, conforme a disposiciones aplicables. Lugar y fecha Nombre Puesto

22 DÍA MES AÑO 22 Objetivo.-Contar con la autorización autógrafa del Archivo General del Estado. e. Acta de baja documental En la Ciudad de Xalapa-Enríquez, Veracruz, siendo las horas, del día de del año, reunidos en lugar que ocupan las oficinas del Archivo General del Estado de Veracruz, Ubicado en la calle Bolivia s/n., Esquina Venustiano Carranza, Colonia Francisco I. Madero, C. P de la Ciudad de Xalapa- Veracruz, el L.A.E. Edgardo Hernández Callejas, Director Administrativo de Servicios de Salud de Veracruz, Mtra. Olivia Domínguez Pérez, Directora del Archivo General del Estado de Veracruz: y, CONSIDERANDO PRIMERO.- Que de acuerdo con lo establecido por las políticas de depuración del Archivo General del Estado de Veracruz, los documentos cuyas bajas se promueve no poseen valores administrativos, legales, fiscales o históricos. SEGUNDO.- Que ninguno de los expedientes revisados merecen ser incorporados al acervo de la Unidad de Archivo General del Estado de Veracruz, ni amerita ser microfilmado antes de efectuar la baja a que se refiere la presente acta; y TERCERO.- Que ninguno de los expedientes contiene objetos o valores de conservación semejantes a los descritos en la legislación vigente para el patrimonio documental del Estado de Veracruz. Por lo anterior se considera procedente emitir la siguiente: DECLARATORIA ARTÍCULO ÚNICO.- Se autoriza la baja de, que no amerita su guarda y custodia en el acervo de la Unidad de Archivo General del Estado de Veracruz, lo anterior, con base en la Ley 848 de Transparencia y Acceso a la Información para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y la normatividad aplicable vigente en materia de s, donde se establecen las vigencias documentales. En las oficinas del Archivo General del Estado de Veracruz, con domicilio en Bolivia s/n. Esquina Venustiano Carranza, Colonia Francisco I. Madero, C. P , en la Ciudad de Xalapa-Eqz., Veracruz.

23 DÍA MES AÑO 23 Previa lectura de la presente y no habiendo nada mas que hacer constar, se da por concluida a las horas con minutos del día de del año,en las oficinas, firmado para constancia en tantos, en todas sus fojas al margen y al calce los que en ella intervinieron. L.A.E. Edgardo Hernández Callejas Director Administrativo de Servicios de Salud de Veracruz Mtra. Olivia Domínguez Pérez Directora del Archivo General del Estado de Veracruz Jefe Jurisdiccional y Director de Hospital Director de Atención Médica y Director de Hospital Director o Equivalente del Órgano Desconcentrado Administrador de la Jurisdicción u Hospital Administrador del Hospital Administrador del Órgano Desconcentrado