Guía de Usuario. Manual del Proveedor. Plataforma de Transacción Electrónica CATANET

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1 Plataforma de Transacción Electrónica CATANET Todos los derechos reservados Atención al Cliente: , Barcelona Web:

2 Contenido CONTENIDO INTRODUCCIÓN CÓMO ACCEDER AL MANAGER DE CATANET MÓDULO DE APLICACIÓN MANTENIMIENTOS DE PROVEEDOR INFORMACIÓN PROVEEDOR CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MAESTRO DE PRODUCTOS IMPORTACIÓN DE FICHEROS...9 PASO 1. DEFINICIÓN DE FAMILIAS DE VENTA DEL PROVEEDOR...10 PASO 2. CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE ARTÍCULOS...14 PASO 3. TARIFAS...17 PASO 4. ASIGNACIÓN DE PRECIOS DE ARTÍCULOS / SERVICIOS...18 PASO 5. CÓDIGOS Y ASIGNACIONES DE CLIENTES...21 PASO 6. ACTUALIZACIONES CREACIÓN DE PLANTILLAS REENVÍO DE TRANSACCIONES TABLAS DE CONVERSIÓN MENSAJERÍA CERTIFICADA ALBARANES Y FACTURAS DESDE PEDIDO MÓDULO DE CONFIGURACIÓN...39 PREGUNTAS FRECUENTES...42 pág. 2/44

3 1. Introducción Catanet es una plataforma de transacción electrónica que permite optimizar la gestión de compras y ventas. Funcionalidades: Catálogo online Pedidos electrónicos Reenvío a distribuidores y acuse de recibo automáticos Albaranes y facturas digitales Integración de transacciones directamente al ERP Garantiza transacciones seguras, mediante un avanzado sistema de certificación. pág. 3/44

4 1.1. Cómo acceder al Manager de Catanet El icono de entrada se encuentra en la Barra de Tareas de Windows, en la parte inferior derecha de la pantalla (en el grupo de iconos junto a la hora del sistema): Al presionar sobre este icono, se activan varias opciones: Entrar: solicita la introducción de la contraseña de acceso. Registro: arranca el proceso de obtención del certificado digital (esta opción tan solo debe ejecutarse durante el proceso de instalación). Ocultar: oculta la aplicación. Config.: permite modificar las opciones de configuración de la herramienta. Cambio de contraseña, de certificado digital y configuración de los datos del Proxy. Al colocar la contraseña, las opciones del menú principal son: Salir (para abandonar la aplicación), Ocultar y Config.. pág. 4/44

5 Una vez dentro de la aplicación, observará que el Manager consta de dos módulos: - Módulo de Aplicación - Módulo de Configuración La gestión del sistema se desarrolla básicamente en el Módulo de Aplicación, analizado en detalle a continuación. pág. 5/44

6 2. Módulo de Aplicación 2.1. Mantenimientos de Proveedor En este módulo se gestiona la información del proveedor, descripción de productos / servicios, tarifas y la relación de estos datos con los clientes Maestros. Gestión de los productos: altas y bajas de artículos, creación y modificación de familias y tarifas, importación/exportación de archivos. 2. Clientes. Asignación de tarifas, plantillas, códigos de establecimientos, reenvío de pedidos, códigos para integración de ERP s. 3. Tablas de Conversión. Integración de los códigos de compra/artículo de clientes al catálogo del proveedor. pág. 6/44

7 4. Información de Proveedor. Información general del proveedor: personas de contacto, direcciones, teléfonos, entre otros. Productos y servicios, cobertura por zona y condiciones comerciales Información proveedor Este apartado contiene toda la información referente al proveedor que se mostrará a los clientes. Es importante que se cumplimente debidamente y se mantenga actualizada periódicamente si existen cambios. A continuación se explica cada uno de los apartados: a. Información General: Detalle de la información legal del proveedor y contacto administrativo. pág. 7/44

8 b. Productos y Servicios - Productos: descripción de los productos ofrecidos por la empresa. - Servicios: descripción de los servicios ofrecidos por la empresa. - Palabras Clave: conjunto de palabras separadas por un espacio con las que se puede identificar la empresa y su catálogo de productos y servicios. Importante: El objetivo final es que el cliente a través del buscador genérico pueda introducir una necesidad palabra clave- y en el resultado le aparezca asociado el nombre de un proveedor. [Introducir las palabras sin acentos y en plural, si éste incluye la forma del singular]. c. Cobertura: puntos de relación con cliente: almacén, distribuidor y punto de venta. El mapa de cobertura da una idea gráfica al cliente del área geográfica donde el proveedor desarrolla su actividad comercial y, si existen, restricciones del servicio en zonas concretas. d. Condiciones comerciales: una vez introducidas estas condiciones comerciales se podrán asignar cada una de ellas a los respectivos clientes, siendo unívoca su asignación. - Condiciones: personalizar las condiciones de reparto, rappels, entre otros, para cada uno de los clientes que operan a través de CATANET. - Agentes Comerciales: datos de contacto de cada uno de los responsables comerciales de las cuentas que operan a través de CATANET. pág. 8/44

9 2.1.2 Creación y Actualización del Maestro de Productos Pasos para la publicación del catálogo de productos en CATANET: 1. Definición de las Familias de Venta del Proveedor 2. Carga de Catálogo de artículos 3. Configuración de los Códigos de Tarifas de proveedor 4. Carga de importe / precio Existen tres formas de definición y actualización de datos de artículos en el Manager de Catanet: a) Manual: sobre la misma aplicación. Sólo recomendada si se poseen pocos artículos. b) Mediante Importación de Ficheros: cargando un fichero en formato CSV (Comma Delimited), sin encabezados, que puede ser generado desde MS Excel. c) Automática: definiendo un proceso de generación y carga de fichero a Catanet directamente desde el ERP del proveedor o sistema de facturación Importación de Ficheros La primera vez que se realiza la carga de ficheros (familias - catálogo códigos de tarifa - importe) a CATANET deberemos configurar y guardar el formato de fichero a utilizar ya que en el futuro nos ahorrará cualquier proceso manual de introducción de nuevas referencias o bajas de productos. pág. 9/44

10 Cómo configurar las importaciones / exportaciones de ficheros: A través del Módulo de Configuración en la consola del Manager de CATANET accederemos la opción Ficheros de Import/Export. Paso 1. Definición de Familias de Venta del Proveedor. Llamamos familias de venta de producto a la clasificación que indica el grupo al que pertenece el artículo. Ej.: Té Blanco pertenece a la familia de las Bebidas. Creación de Familias. Es aconsejable definirlas directamente en la aplicación cuando son pocas clasificaciones. Estando seleccionada la opción por defecto Maestros, seleccionamos la opción Familias y aparecerá la siguiente ventana de diálogo: pág. 10/44

11 Seleccionamos la opción Nuevo y/o rellenamos directamente los espacios correspondientes. En la Familia Catanet asociamos nuestra familia de productos (proveedor) a la familia interna de Catanet. Ej.: Nombre de Familia: Infusiones. Familia Catanet: Bebidas. La figura anterior (Maestro de Familias) muestra lo siguiente: el Proveedor Prueba tiene un producto cuyo código de familia es el FAM02, pertenece a la familia de los QUESOS y está asociada a la familia Catanet CHARCUTERÍA Y QUESOS. Cuando se tienen definidos varios tipos diferentes de familias lo aconsejable es crear un fichero e importarlo directamente en la aplicación. Para configurar el fichero de Familias de venta proveedor 1 Es importante recordar que toda importación requiere de configuración del fichero a través de Ficheros de Import/Export y luego utilizar el módulo de Mantenimiento de Proveedores para crear o actualizar precios. 1 Los campos que integran el fichero de Familias de Venta y el resto de los ficheros de importación están documentados con detalles en el archivo Formatos Ficheros Configuración Proveedor.pdf. pág. 11/44

12 Como muestra en la imagen anterior este archivo está compuesto de dos campos obligatorios: ID de familia y Nombre de la familia. Creamos desde Microsoft Excel u otra herramienta similar un archivo con estos campos y lo guardamos en formato CSV (Comma Delimited). Al colocar los campos correspondientes (código de familia y nombre de familia) se mostrarán de la siguiente forma: pág. 12/44

13 Seleccionamos Archivo y Guardar escogemos en el tipo de archivo la opción CSV (Comma Delimited). Nos aseguramos de conocer la carpeta en donde se guardará el archivo. Una vez configurados los campos y creado el archivo de importación de las familias, realizamos la carga en CATANET, desde el módulo Mantenimiento de Proveedores/ Maestros: Seleccionar la función Import / Export Fichero de Familias Indicamos la carpeta en donde se encuentra el archivo que hemos creado. Escoger Importar. Pulsar en el botón Sincronizar y esperar que la ventana de progreso de las tareas de sincronización desaparezca. Una vez creadas las familias podemos continuar con la carga del fichero de artículos de proveedor. pág. 13/44

14 Paso 2. Creación del Catálogo de Artículos Ejemplo de configuración del fichero de Catálogo de Articulos en el Módulo de Configuración en la opción de Ficheros Import/Export: En este ejemplo la configuración del archivo de importación contempla 3 campos: el código de referencia o código de artículo, el nombre del artículo y el código de familia todos obligatorios. A este fichero es posible incluirle otros campos, de acuerdo a las necesidades del proveedor (incluso campos a ignorar). Lo importante es verificar que tenga los mismos campos y en igual orden que los definidos en el documento de importación. Según el ejemplo anterior (de configuración de Ficheros Import/Export), el archivo CSV podría ser como sigue: pág. 14/44

15 En donde, la primera columna es el código de producto. La segunda, la descripción del mismo y la tercera el código de la familia. Es posible ofrecer una idea detallada del artículo, con lo cual podríamos también incluir los campos / columnas de Descripción Detallada, Indicador de Venta*, Impuesto o tipo de Impuesto, otros. Indicando estos campos previamente en la configuración de Ficheros. * Indicador de Venta: Para todos los casos (venta por unidades, cajas, peso o volumen), el campo puede contener un valor único: 1 = Si ó 0 = No. A través de esta opción se indica la unidad de servicio. Ej. Merluza 2 3 Kgs. Precio: 10 E/Kg. Indicador Venta por Peso =1: Indica que la venta es por kilos. Al concluir la creación del archivo, al igual que con las familias, lo guardamos en formato CSV (Comma Delimited) y procedemos a realizar la importación. pág. 15/44

16 Realizado el fichero de importación, en la opción de Mantenimiento de Proveedores. Seleccionar la función Import / Export Importar Fichero Maestro de Productos Indicamos carpeta y nombre de archivo. Clicar en Importar. pág. 16/44

17 La ventana Importando nos indica cuando ha terminado el proceso. Al terminar esta función, estaremos nuevamente en el módulo de Mantenimiento de Proveedores y veremos los productos. Pulsar en el botón Sincronizar y esperar que la ventana de progreso de las tareas de sincronización desaparezca. Paso 3. Tarifas Previamente a la creación de precios se configura el código de tarifa asignado desde el proveedor para cada cliente. Esta operación se realizará desde el Mantenimiento de Proveedores. Una vez en él y dentro del diálogo de Tarifas, especificaremos el código de tarifa para el cliente que opera a través de CATANET. Para finalizar la operación pinchar sobre Actualizar y cerrar el diálogo. pág. 17/44

18 Los códigos de tarifas, al igual que otros parámetros del sistema pueden ser definidos directamente en la aplicación o importados, mediante el mismo método utilizado para las familias y los artículos. Cada cliente tiene su propio código de tarifas y es posible que un mismo cliente tenga varios códigos, dependiendo del establecimiento / usuario final de compras. Paso 4. Asignación de Precios de Artículos / Servicios Accedemos al Módulo de Configuración en la consola del Manager de CATANET y seleccionamos la opción Fichero de Import/Export. La configuración puede ser como sigue: pág. 18/44

19 El fichero de precios de artículos contiene 4 campos obligatorios y otros opcionales: 1. Código de artículos de proveedor 2. Código de tarifa 3. Importe o precio del artículo 4. Unidad de medida por precio (E/Unidades, E/Kgs, E/Cajas, E/Litros) a. Unidades = 0 b. Kilos = 1 c. Litros = 2 d. Cajas = 3 Existen 3 campos opcionales: - Fecha de entrada en vigor formato: Año mes día, hora-minutos-segundos o :10:00 - Fecha de caducidad: con el formato anterior - CIF/NIF Estos últimos indican la fecha desde cuándo está disponible y caduca el precio indicado. Puede también utilizarse un Campo a Ignorar : Cuando se realizan cargas automáticas y el fichero generado tiene un campo que no puede ser extraído. Cómo utilizarlo? En el apartado Ficheros de Import/Export configurar un campo a ignorar en orden en que se encuentra el mismo en el fichero de importación. pág. 19/44

20 El fichero de importación de precios, podría verse como el siguiente: En el ejemplo anterior el archivo de tarifas está compuesto por: 1era. Columna (CL*): Código de artículo del proveedor 2da. CL*: Código de tarifa de cliente 3era. CL*: Importe o precio 4ta. CL*: unidad de medida 5ta. CL*: fecha de entrada en vigor 6ta. CL*: fecha de caducidad Teniendo este archivo en formato CSV (Comma Delimited), podemos realizar la importación: Mantenimiento de Proveedores, estando seleccionada la opción de Maestros y luego Import/Export, seleccionamos el Fichero de Tarifas, indicamos el lugar desde donde se realizará la carga y seguimos las instrucciones que nos indica la aplicación. Finalizado el proceso de importación, seleccionamos la opción Sincronizar, para cargar las actualizaciones en el servidor. pág. 20/44

21 Paso 5. Códigos y Asignaciones de Clientes Si se desea llegar a la integración y automatización de todas las transacciones, es requisito necesario la asociación dentro de CATANET de los mismos códigos de clientes de que dispone el proveedor en su sistema ERP así como los códigos de tarifa. A través del diálogo que se muestra en la parte izquierda de la pantalla, se podrá seleccionar cada establecimiento y asignarle su correspondiente código, en las opciones del centro de la pantalla como se presenta a continuación. En este diálogo se muestran los clientes agrupados según Grupo Sociedad Establecimiento. El establecimiento se puede localizar a través de la función Buscar o bien a través de la navegación en forma de árbol como se muestra en la imagen. pág. 21/44

22 Una vez seleccionado el establecimiento se deberá especificar para cada uno de ellos los siguientes campos: - Código primario: el código asignado para el grupo de establecimientos - Código secundario: el código asignado para el establecimiento en concreto - Tarifa campo obligatorio: el código de tarifa que se le asigna al establecimiento. - Condición comercial: si existe, la que anteriormente se ha especificado se le aplica en este apartado. - Agente Comercial: si existe, se le asigna al establecimiento un agente comercial para poder contactarle si fuera necesario. - Plantilla Asignada: para asignación de plantillas de producto desde la Central de Compras. - Tablas de Conversión: relación entre los códigos de proveedor y los códigos de cliente. Ver detalles más adelante. - Reenvío de Pedidos: en caso que el proveedor conlleve distribución o reciba pedidos en la oficina y tenga que remitirlos al almacén. Se indica cual es el medio del re-envío: por la misma aplicación, por mensajería electrónica (MS Outlook, otros) o fax. Ver detalles más adelante pág. 22/44

23 Paso 6. Actualizaciones Hasta este punto hemos creado las familias, cargado el catálogo de artículos, creado los códigos de tarifas, importado los precios y asignado tarifas a los clientes. Si es necesario realizar alguna modificación debemos seguir los siguientes pasos: Familias Seleccionar la opción Familias del Maestro. Para cambiar el nombre o alguna característica, escoger Editar y realizar los cambios correspondientes. Para crear una nueva familia, escoger Nuevo y rellenar los campos. Es obligatorio relacionar con una familia Catanet. Catálogo Modificación o Creación Manual: desde el Maestro, escoger cualquier producto mediante doble clic. Seleccionar Editar o Nuevo y rellenar las informaciones correspondientes en Información General, Formato de Venta y Tarifas. Modificación o Creación Masiva: para cargar un nuevo producto o grupo de productos crear un fichero CSV e importarlo como se muestra en el Paso 2. Tarifas Seleccionar la opción Tarifas del Maestro. Para cambiar el nombre o alguna característica, escoger Editar y realizar los cambios correspondientes. Para crear un nuevo código de tarifa, escoger Nuevo y rellenar los campos. Precios Modificación o Creación Manual: desde el Maestro, escoger cualquier producto mediante doble clic. Seleccionar Editar y rellenar las informaciones correspondientes a Tarifas. Debemos asegurarnos para cual código de tarifa estamos realizando cambios. Modificación o Creación Masiva: para modificar precios en un grupo de productos crear un fichero CSV e importarlo como se muestra en el Paso 4. pág. 23/44

24 2.1.4 Creación de Plantillas Las plantillas permiten administrar los diferentes clientes en la plataforma, cuando existen productos personalizados entre clientes, asignando a cada uno los productos que les corresponden, dentro del maestro de artículos. El primer paso para crear una plantilla es informar de su uso al Departamento de Atención al Cliente: La opción de Programación de Plantillas se accede a través de Mantenimientos Proveedores. Crear una plantilla: Seleccionar Programación Plantillas Acceder a la ventana de diálogo y colocar el nombre de la plantilla o seleccionar Nuevo y colocar el nombre o código. Por Ej.: GrupoX, Hotelli. Actualizar Finalizar Una vez creada la o las plantillas en el lado izquierdo de la pantalla se despliega el nombre del proveedor y debajo en forma de árbol los nombres de las plantillas que hemos creado. Bajo cada nombre se encuentra el maestro de artículos. Seleccionamos la plantilla y mediante clic se escogen los productos que correspondan. Guardar Cambios. Desde la opción de Clientes asignamos la plantilla a cada cliente. pág. 24/44

25 2.1.5 Reenvío de Transacciones Con esta opción es posible enviar una copia de la transacción (pedido, acuse, aceptación, etc.) a otro usuario previamente definido. Existen tres formas posibles de reenviar pedidos: por Catanet, Mail o Fax. Si es a través de Catanet, utilizará la misma aplicación para reenviar y el destinatario deberá tener el Manager instalado. Por o por fax, se define la dirección de correo electrónico o el número de fax 2 del receptor. 2 El usuario desde donde se reenviará el pedido deberá contar con un fax módem configurado. pág. 25/44

26 Cómo definir el receptor. Paso 1 Seleccionar la opción Información Proveedor en Mantenimientos de Proveedores. Clicar Cobertura - Nuevo Rellenar los campos requeridos (ver figuras a continuación) Guardar pág. 26/44

27 Paso 2 Asignación al cliente: En Mantenimiento de Proveedores, seleccionamos la opción Clientes Escogemos Cliente / Establecimiento En el lado derecho de la pantalla, opción Reenvío de Pedidos, escogemos el medio preferido y seleccionamos el distribuidor/usuario definido previamente. Marcamos la opción de Omitir valoración pedido, de requerirlo, si lo requerimos. pág. 27/44

28 Reenvío por Correo Electrónico Cuando el medio de reenvío es el , es necesario indicarlo en el apartado de Configuración General en la opción de Configuración. En el caso que no se tengan los datos correspondientes al Servidor SMTP del proveedor, usuario y contraseña o se presenten conflictos con el puerto de comunicaciones - de salida, es posible utilizar el servidor de Catanet para realizar el reenvío. Deberá comunicar con el Departamento de Atención al Cliente 3 para obtener el usuario y clave de este servicio. 3 Atención al Cliente: pág. 28/44

29 2.1.6 Tablas de Conversión Establece una relación entre los artículos de compra (definidos por el Cliente) y los artículos de venta del proveedor. Especialmente funcional para los clientes con gran flujo de compras y un ERP establecido. Casos en que el cliente tiene sus propios códigos de artículos y descripción de productos. Una vez establecida esta relación el cliente puede pedir de acuerdo a lo definido es sus sistemas, sin temor a que haya incidencias por error en descripciones. Pasos para crear una Tabla de Conversión Seleccionar la opción Tablas de Conversión Crear un fichero CSV con la relación: Códigos de Artículo de Cliente y Códigos de Artículo del Proveedor. Por tanto, el mismo sólo tendrá dos columnas: una identificando la referencia del cliente y otra con la referencia que el proveedor tiene establecida para este mismo artículo. pág. 29/44

30 Para verificar cuales campos corresponden a este fichero, podemos acceder la opción Configuración seleccionar Ficheros Import/Export, luego Alineación de Códigos de Proveedor. Desde la función Tablas de Conversión: 1. Seleccionar Tablas 2. En la ventana de diálogo colocar el nombre o código. Seleccionar Actualizar Escoger Importar y seleccionar el fichero que hemos creado con las referencias. pág. 30/44

31 3. Mensajería Certificada Este módulo hace posible las comunicaciones entre la unidad de compras del cliente y el proveedor. El funcionamiento de la mensajería es muy parecido a los conocidos gestores de correo electrónico Microsoft Outlook, por ejemplo- lo que hace que su uso sea fácil e intuitivo. Esto no significa que este módulo sea un correo electrónico: se trata de una herramienta de mensajería certificada en la que exclusivamente se puede enviar y recibir mensajes entre aquellos agentes que participan del manual de compras. En la Bandeja de Entrada del mismo se reciben los pedidos. Mientras que en la Bandeja de salida se guardan por defecto las confirmaciones de pedido, albaranes y facturas emitidos por el proveedor. Clicando sobre el mensaje en concreto, se podrá leer su contenido en la parte inferior de la pantalla. pág. 31/44

32 Opciones del Menú Principal Herramientas La función principal de esta opción es el reenvío de los mensajes recibidos en la Mensajería Certificada por los medios establecidos (vía Catanet, o fax), a un distribuidor previamente definido. (Ver opción de Reenvío de Pedidos de este manual). Para definir una regla de reenvío, en la Mensajería: Desde Herramientas seleccionar Asistente para Reglas En la opción Pedidos de, escoger el Cliente/Establecimiento. Escoger Reenviar a:, seleccionar el usuario dentro del proveedor que corresponda. pág. 32/44

33 Clicar en el medio deseado para reenviar: Catanet, o fax. Clicando en Omitir Valoración Pedido, el pedido será reenviado sin valoración. Al terminar la configuración seleccionar Guardar. Archivo Contiene las opciones Nueva, Imprimir y Salir. Nueva: permite crear albaranes o facturas, acciones que se ejecutan propiamente en Operaciones sobre Transacciones que detallamos más adelante. Imprimir: Un icono de esta función se encuentra en el menú gráfico. Una vez seleccionados los pedidos o transacciones en general con clicar sobre el mismo generará un impreso o al clicar dos veces permiten ser visualizadas / impresas. La primera opción en el Menú Gráfico o por iconos es Redactar. A través de la misma podemos crear albaranes y facturas, sin embargo, sugerimos que estos sean realizados a partir del pedido, utilizando la opción descrita a continuación. La opción Operaciones sobre Transacciones ejecuta una serie de instrucciones en función de la transacción seleccionada. Si seleccionamos un pedido no confirmado de un establecimiento, la primera opción disponible será Confirmación de Pedido. Si el pedido ya está confirmado la opción disponible será Albarán desde Pedido. Lógicamente, si el pedido está albaranado y confirmado, la opción disponible será Factura desde Albarán Confirmado. Es posible seleccionar al mismo tiempo varias transacciones del mismo tipo (pedidos pendientes de confirmar, albaranes o facturas) y seleccionar la opción que le corresponda: aceptar o rechazar, emitir albarán o factura, etc. Utilizando la tecla Ctrl. del teclado. pág. 33/44

34 3.1 Albaranes y Facturas desde Pedido Dentro de las funciones más versátiles de la plataforma, se encuentra la integración de la facturación digital desde el ERP o sistema central del proveedor. Realizarlo manualmente por la Mensajería, conlleva un proceso muy simple: Seleccionar el pedido Escoger el icono Operaciones y Albarán desde pedido. En la opción de Cabecera y observaciones se muestran los datos fiscales del cliente y del proveedor, referencias de pedido y un apartado para colocar notas (observaciones), sobre el documento emitido. Se pueden verificar los datos mediante clic sobre los campos. pág. 34/44

35 El listado de detalle incluye los datos de artículos, tarifas, impuestos. Las facturas se gestionan, con ventanas de diálogo muy similares a los albaranes. Seleccionar el pedido Escoger el icono Operaciones y Factura desde pedido. Es posible modificar o incluir informaciones en las facturas, con solo clicar sobre los campos requeridos. Clicar Enviar para remitir la factura. pág. 35/44

36 pág. 36/44

37 Con el objetivo de facilitar la visualización de los nuevos mensajes recibidos, es aconsejable archivar cada mensaje que leemos de la Bandeja de Entrada. Esta acción la llevaremos a cabo simplemente clicando sobre el botón Archivar cuando el mensaje en concreto esté seleccionado. Los mensajes archivados son fácilmente recuperables según la búsqueda multicriterio de una manera sencilla y cómoda, como se muestra a continuación. Deberemos pinchar sobre el botón Buscar. En el cuadro de diálogo que aparece, podremos buscar por: - Tipo de transacción y - Emisor y - Estado y - Fecha Una vez realizada la búsqueda al pinchar sobre el botón Buscar que se encuentra en el extremo derecho - medio, los resultados se mostrarán en la parte inferior de la pantalla. Seleccionando el mensaje concreto, podremos imprimirlo o bien Desarchivar pág. 37/44

38 para recuperarlo en la Bandeja de Entrada. También es posible realizar Operaciones sobre transacciones directamente sobre el mensaje: aceptación de pedidos, emisión de albaranes y facturas. Sincronizar Esta función se ejecuta automáticamente en una frecuencia de tiempo predeterminada en la opción de configuración. Normalmente en intervalos de 1 hora. Descargar cambios de data reflejados en el servidor de Catanet y actualizar manualmente información de clientes también es posible escogiendo las opciones de Sincronizar y Actualizar Contactos en la Mensajería Certificada. Al instalar la aplicación, la primera acción a realizar es actualizar contactos: se descargará desde el servidor de Catanet la información que se posee del proveedor, incluidos los clientes que le corresponden. Actualizaciones de versión El Manager de Catanet realiza las actualizaciones de versión de forma automática. Dichas actualizaciones incluyen nuevas facilidades y mejoras de las funcionalidades actuales. pág. 38/44

39 4. Módulo de Configuración 4.1 Configuración General General: Configuración de las opciones de la mensajería certificada y la sincronización, mediante simple selección: 1. Disminución o aumento del tiempo de marcar mensaje como leído. 2. Aumento / disminución de la sincronización general. 3. Aumento / disminución de la sincronización de los mensajes. pág. 39/44

40 4.1.2 Configuración de Mail (Ver Reenvío de Pedidos) Ventas. Configuración del horario comercial. Al colocar una hora determinada en este apartado, en la Central de Compras del cliente ventana de Envío de Pedidos - aparece por defecto este rango de servicio. Ej.: El proveedor coloca en este apartado: 08:00 14:00. Al realizar un pedido, el usuario tendrá por defecto estos rangos en el horario de servicio. 4.2 Configuración de Ficheros. Hemos visto ampliamente esta función al realizar las cargas de los archivos de catálogo de productos y tarifas. (Ver paso 1). pág. 40/44

41 4.3 Identidades del Manager. Esta opción nos indica las identidades que tiene asignado el Manager de Catanet. Se utiliza para identificar los certificados instalados. Información útil para que el Servicio de Asistencia Técnica pueda delimitar y solucionar posibles errores. pág. 41/44

42 PREGUNTAS FRECUENTES 1. Dónde se reciben los pedidos? 1.1 En el Módulo de Mensajería certificada. En forma de mensajes en la Bandeja de Entrada. Con un simple clic sobre el pedido, se obtendrá toda la información relativa al cliente necesaria para realizar la distribución: dirección, teléfono, fecha de servicio, horarios, artículos y cantidades. Pedido valorado. Ver Mensajería Certificada. 2. Cómo crear producto(s) nuevo(s)? 2.1 Electrónico: A través de la opción de Mantenimiento de Proveedores seleccionando la opción Referencias o importando un fichero creado previamente con la descripción de los productos. Ver Pasos 2 y Cómo modificar precios? 3.1 Tomando en consideración que se posee la tarifa del cliente con el que vamos a trabajar definida y asignada, se tratará solo de crear el fichero de precios. Siempre considerando la configuración establecida en Ficheros Import/Export en las Configuración. Ver Pasos 4 y Errores al cargar los ficheros de catálogo de artículos y precios 4.1 Cuando se genera un error en la carga de las familias, catálogo o tarifas de producto, la ventana de dialogo de importación detalla la línea del fichero donde ha ocurrido el error y una breve descripción del porqué. Podrían suceder los siguientes: El fichero CSV no tiene la configuración establecida en Ficheros Import/Export en las Configuración. Por ejemplo: si es fichero es de precios, se ha colocado primero el campo de unidad de venta y luego el campo de importe, estando configurados en orden inverso. pág. 42/44

43 El fichero tiene líneas adicionales en blanco o con caracteres no válidos El fichero de importación está abierto 5. Como asignar productos del catalogo a dos o mas clientes, con tarifas y condiciones comerciales diferentes? 5.1 Por medio de la creación de plantillas. De no tener la opción de Programación de Plantillas activa, se debe contactar con el Departamento de Atención al Cliente Si la opción esta activa, se trata de crear la plantilla y seleccionar los artículos que correspondan. 6. Disminuir / aumentar el tiempo de sincronización y de cambio de estatus en los correos. 6.1 Tiempo de Sincronización: escoger Configuración y a continuación Configuración General. En la opción General de forma clara y mediante simple selección establecemos el tiempo de sincronización completa, sincronización de la mensajería y de marcar como leído un mensaje. 7. Como se programa el reenvío de pedidos a los distribuidores? 7.1 Para realizar cualquier tipo de reenvío, lo primero es definir el usuario receptor. Mediante la opción Información de Proveedor y Coberturas, creamos el usuario / distribuidor A través de la opción Clientes indicamos para cuales clientes aplicará el reenvío y cual plataforma será utilizada: Catanet, correo electrónico o fax. Ver Reenvío de Transacciones. 8. Cuándo es necesaria crear una plantilla de proveedor? Cuando se poseen productos personalizados para diferentes clientes en el catálogo. pág. 43/44

44 9. Cómo se crear una plantilla de proveedores? Seleccionar Programación Plantillas. Acceder a la ventana de diálogo y colocar el nombre de la plantilla o seleccionar Nuevo y colocar el nombre o código. Por Ej.: GrupoX, Hotelli. Seleccionar la plantilla requerida e incluir los artículos que le correspondan. Escoger Guardar Cambios. Ver Creación de Plantillas. pág. 44/44

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