PLAN DE COMUNICACIONES DEL MUNICIPIO DE (FOSCA)-CUNDINAMARCA

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1 PLAN DE COMUNICACIONES DEL MUNICIPIO DE (FOSCA)-CUNDINAMARCA Contenido PLAN DE COMUNICACIONES DEL MUNICIPIO DE (FOSCA)-CUNDINAMARCA... 1 Objetivo del proyecto:... 2 Objetivo general:... 2 Objetivos específicos:... 2 Público interno:... 2 Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna: Contenido y mensaje a transmitir: Medios a utilizar para cumplir con los s propuestos: Recursos a invertir:... 4 Ejecución de la estrategia de comunicaciones interna:... 5 Calendario y responsables: Comunicación interna entre dependencias:... 6 Público Externo:... 8 Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna:... 8 Contenido y mensaje a transmitir:... 8 Medios a utilizar para cumplir con los s propuestos: Recursos a invertir: Ejecución de la estrategia de comunicaciones externa: Calendario y responsables: Evaluación de actividades y alcance:... 11

2 Objetivo del proyecto: Aunar esfuerzos entre la Secretaría de Conectividad del Departamento de Cundinamarca y la Corporación Red Jóvenes Constructores, para la implementación y promoción de la estrategia de Gobierno en Línea en el Departamento de Cundinamarca, según las disposiciones legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el Decreto 2693 de 2012 y el Manual 3.1 de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Objetivo general: Fomentar el uso eficiente de los medios de comunicación de la administración municipal de FOSCA, para contribuir con la generación de una entidad más transparente y participativa. Objetivos específicos: 1. Establecer acciones comunicacionales internas que fortalezcan la estrategia a través de medios virtuales así como presenciales. 2. Identificar públicos s y necesidades de información. 3. Fortalecer los canales de información de la entidad. 4. Mejorar la comunicación interna de la entidad mediante actividades estratégicas. Público interno: Funcionarios de la alcaldía de FOSCA, aliados estratégicos, asesores de la estrategia Gobierno en Línea y la Secretaría de Conectividad del Departamento de Cundinamarca.

3 Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna: - Contenido y mensaje a transmitir: Como respuesta a la necesidad de establecer un plan de comunicaciones interno, la alcaldía municipal de FOSCA, establece los lineamientos suficientes para asegurar la comunicación entre las Dependencias internas, a través del trabajo conjunto con los asesores GEL dispuesto para el municipio. - Medios a utilizar para cumplir con los s propuestos: La interacción entre los Funcionarios de la alcaldía de FOSCA, aliados estratégicos, Corporación Red Jóvenes Constructores de Paz, la Secretaría de Conectividad del Departamento de Cundinamarca y los medios de comunicación disponibles para lograr comunicarse de forma efectiva y veraz son los siguientes: Medio/ Canal Aspecto a comunicar Objetivo Encargado Dependencia Público Objeto Periodicidad Fuente información Cartelera Información institucional, comunicado s, eventos, etc. Crear un canal de informaci ón, donde el flujo de la misma, sea constante y efectivo. Dependencia que requiera el medio Todas las dependenci as de la administra ción. Administr ación en general Semanal Varía según la información que se envíe.

4 Información institucional, comunicado s, eventos, etc. Crear un canal de informaci ón, donde el flujo de la misma, sea constante y efectivo. Álvaro Ballesteros Todas las dependenci as. Dependen cia que lo solicite/ todas las dependenc ias, etc. Diario Varía según la información que se envíe. - Recursos a invertir: En la comunicación interna los recursos necesarios de inversión son mínimos, ya que se cuenta con los proveídos por la alcaldía municipal, asesores de Gobierno en Línea y los dispuestos por la Secretaría de Conectividad mediante las asesorías técnicas y la página web. Canal o herramienta Recursos Físicos Recursos humanos Línea telefónica. Almacenista. Telefonía IP Computador, memoria externa, extensión cable USB. Álvaro Ballesteros Web Master

5 Ejecución de la estrategia de comunicaciones interna: - Calendario y responsables: El Delegado territorial o líder GEL, es el encargado de dirigir los procedimientos a cumplir en la implementación, y motivar a los funcionarios a empoderarse de la estrategia de Gobierno en Línea. Nombre del evento, Fecha de realización Objetivo Dependencia encargada actividad o acciones Reunión informativa 15 de mayo de 2014 Informar sobre plan de comunicaciones Secretaría de Gobierno

6 - Comunicación interna entre dependencias: Actor Mecanismo Frecuencia Despacho del alcalde Presencial: - Jefes de despacho de otras dependencias - Reuniones de Consejo de Gobierno No presencial: - Comunicaciones escritas - circulares, memorandos, informes, reportes.) - Llamadas telefónicas celular. - Lync - Chat whatsapps- blackberry Dirección de Planeación y desarrollo de proyectos - Comunicaciones escritas circulares, memorandos, informes, reportes.) - Llamadas telefónicas - Chat whatsapps- blackberry messenger Secretaría de Gobierno - Comunicaciones escritas circulares, memorandos, informes, reportes.) - Llamadas telefónicas - Chat whatsapps- blackberry messenger Tesorería. - Comunicaciones escritas circulares, memorandos, informes, reportes) - Llamadas telefónicas - Chat whatsapps- blackberry Messenger Oficina de servicios públicos - Comunicaciones escritas circulares, memorandos, informes, reportes) - Llamadas telefónicas

7 UMATA - Comunicaciones escritas circulares, memorandos, informes, reportes.) - Llamadas telefónicas - Chat whatsapps- blackberry messenger - Evaluación de campañas y alcance: Encargado Alvaro Ballesteros Actividad o compromiso Hacer seguimiento a la implementación del plan de comunicaciones. Periodicidad Semestral Resultados Pendientes.

8 Público Externo: El público externo del plan de comunicaciones del municipio FOSCA son: los Ciudadanos y ciudadanas, empresarios e institucionalidad departamental y nacional. Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Externa: - Contenido y mensaje a transmitir: Se busca informar al público externo sobre noticias, oferta institucional, eventos, actividades, resultados de gestión administrativa, datos de interés general y estadísticos. - Medios a utilizar para cumplir con los s propuestos: Se busca informar a los ciudadanos, empresarios y funcionarios de otras instituciones sobre la gestión institucional y la actualidad municipal, a través de diferentes canales que sean accesibles a las poblaciones y a las instituciones externas. Los medios con los que se cuentan son:

9 Medio/ Canal Aspecto a comunicar Objetivo Encargado Dependencia Público Objeto Periodicidad Fuente información Página web Redes sociales Volante Informativo Perifoneo Resultados semanales del número de visitas en la web, noticias, aspectos generales del municipio, rendición de cuentas, eventos, oferta institucional, actividades, Información institucional, comunicados, eventos, etc. Información institucional, comunicados, eventos. Información institucional, comunicados, eventos. Brindar informació n general al público externo, sobre la institución y su gestión. Crear un canal de informació n, donde el flujo de la misma, sea constante y efectivo. Brindar informació n general al público externo, sobre la institución y su gestión. Informació n sobre eventos y comunicad os. Álvaro Ballesteros Álvaro Ballesteros Dependencia que lo requiera Dependencia que lo requiera. Secretaria de Gobierno Secretaria de Gobierno Secretaria de Gobierno Secretaria de Gobierno. Público externo. Público externo Público externo Público externo Diaria Diaria Semanal/ Cada vez que se solicite. Cada vez que se solicite. Todas las dependencias de la Alcaldía Municipal. Todas las dependencias de la Alcaldía Municipal. Dependencias que lo soliciten. Dependencias que lo soliciten.

10 - Recursos a invertir: En la comunicación externalos recursos están sujetos a la disponibilidad del presupuesto y de las actividades que se programan en el calendario. Canal o herramienta Recursos Físicos Recursos humanos Perifoneo Megáfonos, micrófono, Planta Locutor emisor. y consola Redes sociales Computador, conectividad. Web Master Álvaro Ballesteros

11 Ejecución de la estrategia de comunicaciones externa: Calendario y responsables: El Delegado territorial o líder GEL, es el encargado de dirigir los procedimientos a cumplir en la implementación, y motivar a los funcionarios a empoderarse de la estrategia de Gobierno en Línea. Nombre del evento, actividad o acciones Medio o canal Perifoneo Megáfono Semanal a partir del 6 de mayo. Fecha de realización Objetivo Dependencia encargada Informar a la población general sobre los mecanismos de comunicación con la entidad. Líder GEL Evaluación de actividades y alcance: Encargado Líder GEL Actividad o compromiso Garantizar el funcionamiento de las herramientas de comunicación externas. Fecha de realización Semanal a partir del 6 de mayo Resultados Pendiente.