Nuevas formas de archivar documentos electrónicos

Transcripción

1 Nuevas formas de archivar documentos electrónicos Fundación Sierra Pambley 5as Jornadas Archivando León 8 y 9 de noviembre 2012 Carmen Conty Directora General EVER TEAM Spain

2 Gestión y conservación de los documentos electrónicos Ciclo de vida del documento Los objetivos de los sistemas de gestión documental y de archivo de documentos electrónicos son entre otros: Crear e intercambiar documentos íntegros y auténticos por sus valores primarios: interés, utilidad y valor de prueba para la organización que los produce y recibe. Conservar documentos íntegros y seguros conteniendo la capacidad informativa para personas no vinculadas a los productores o receptores garantizando a los ciudadanos el derecho a su conservación en el tiempo. 2

3 Un poco de historia Archivar los documentos en soporte papel No existe en España una normativa específica para la construcción de archivos. El Ministerio de Cultura tiene publicadas recomendaciones para los edificios destinados a archivos donde podemos encontrar aspectos de conservación y normas básicas de edificación. También existen normas ISO que tratan sobre requisitos de documentos papel, permanencia, almacenamiento, cajas y cubiertas, de utilidad para los archivos. De ellas podemos hacer cuatro grandes grupos: UBICACIÓN Estructura, áreas de depósito o de almacenamiento de documentos, distribución de áreas, capacidad de almacenamiento, mobiliario, compactos. CONDICIONES AMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN Humedad relativa y temperatura, Ventilación, Iluminación, Filtrado de aire, Mantenimiento, Limpieza. SEGURIDAD. Se debe disponer de equipos y medios para la prevención de desastres. Contra Inundaciones o filtraciones de agua, Incendios, Riesgos de Edificación, Movimientos sísmicos, Actos vandálicos, Robo. RESTAURACIÓN 3

4 Ubicación 4

5 Ubicación 5

6 Ubicación 6

7 Condiciones ambientales 7

8 Condiciones ambientales 8

9 Condiciones ambientales 9

10 Condiciones ambientales 10

11 Condiciones ambientales 11

12 Condiciones ambientales 12

13 Condiciones ambientales 13

14 Seguridad 14

15 Seguridad 15

16 Seguridad 16

17 Seguridad 17

18 Restauración 18

19 Archivar y conservar documentos electrónicos es un concepto de firma digital? Conceptos vinculados con la Firma digital: Autenticidad, no repudio, validez legal, cifrado, certificados, validación de certificados, sello de tiempo. Formatos Xades-A, Cades-A, PDF/A, estándar ISO , ISO La firma no garantiza - Cadena de Seguridad - Gestión de metadatos - Integridad de metadatos y documentos - Valoración y retención - Autonomía de Aplicaciones y bases de datos - Conservación - Trazabilidad - Preservación ante catástrofes - Disponibilidad - Gestión del ciclo de vida del documento Es necesario un Sistema de gestión de Archivo Electrónico (SAE) que garantice el archivo y conservación en el tiempo de estos documentos 19

20 Sistema de gestión de Archivo Electrónico (SAE) Debe garantizar: Integridad de los metadatos y del documento Trazabilidad. Seguridad del sistema. Prevención ante incursiones Confidencialidad. Gestióndel ciclo de vida Valoración de los documentos en el tiempo Descripción de metadatos y clasificación de tipologías de expedientes Independencia de las aplicaciones informáticas que crearon los documentos Perennidad de los metadatos y del documento Conservación a largo plazo Preservación ante catástrofes Sistema totalmente auditado 20

21 El depósito electrónico: Caja Fuerte Digital con valor probatorio Un Sistema de gestión de Archivo Electrónico (SAE) que garantiza el archivo y conservación en el tiempo de los documentos electrónicos, es muy importante que trabaje conforme a una ley, una norma, un reglamento o un estándar, ya que muchos de los documentos electrónicos formarán parte de nuestra historia y también serán utilizados con valor probatorio ante litigios. Nacional NTI de Política de gestiónde documentos electrónicos. Establece orientacionesy directrices. Autenticidad; Fiabilidad, Integridad; Disponibilidad. Estas propiedades acompañaránal documento electrónico a lo largo del ciclode vida, a efectos de asegurar su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos. Internacional La norma ISO : Gestión de documentos electrónicos- Definición y operación de un sistema de información para la preservación electrónica de documentos. La norma define las operaciones que hay que realizar aplicando la tecnología. 21

22 SAE_Compliance/ Conformidad ISO Captura, Procesado y Carga Toma en Custodia. Validación. FirmasElectrónicas. Ubicación en Caja Fuerte Electrónica Trazabilidad. Plan de Clasificación Consultas. Disponibilidad Alerta y Prevención de Incursiones Eliminaciones 22

23 Caso práctico. Definición inicial Política de Gestión Documento esencial Boletín de pago Formato PDF Metadatos Extraer del documento Conservación 40 años Plan de clasificación Si Configuración en SAE_Compliance Tipo documental Ficha ampliada de Metadatos Perfil de indexación Reglas de conservación automáticas Reglas de clasificación automáticas 23

24 Captura PDF Índices EverSuite Office XML Extracción Conversión Captura Procesado Carga 24

25 Toma en custodia 25

26 Metadatos. XML 26

27 Firma de Metadatos 27

28 Firma Documento 28

29 Firma Global Metadatos y Documento 29

30 Almacenamiento en Caja Fuerte Digital Cuando un documento entra en la caja fuerte digital se generan los índices de ubicación 30

31 Almacenamiento en Y prevención contra catátrofes Cuando un documento es archivado, éste y su ficha son almacenados de forma doble en discos wormlógicos La estructura de presentación es la misma 31

32 Trazabilidad 32

33 Histórico 33

34 Consulta 34

35 Incursión Cualquier cambio es detectado por el SAE_ Compliance. El signo! indica que el registro no corresponde con el original 35

36 Eliminación Propuesta de Eliminación: Aprobación y validación Todo evento queda trazado al detalle 36

37 Nuevas formas de archivar documentos electrónicos Sistema de Gestión de Archivo Electrónico Autenticidad Fiabilidad Integridad Disponibilidad Conservación en el tiempo con valor probatorio 37

38 Ever Team Quiénes somos? 1 era solución de gestión de información documental 1 er Portal de Internet 1 era Suite Gestión de información Patrimonial, Archivo, bibliotecas, museos 1 era ECM Suite especifica para negocios 1 era solución de archivos electrónicos en línea con estándares int. Compatibilidad especificación CMIS era Solución cliente servidor era J2EE SOA ECM Suite er Fabricante software europeo en el ECM Magic Quadrant era ECM Suite basada en Microsoft SharePoint ES Compliance ISO EVER TEAM SA Prohibida su reproducción total o parcial por medios impresos o electrónicos 38

39 Gracias por su atención! Ever Team, líder Europeo de Soluciones integradas ECM y Archivo Carmen Conty Directora General Ever Team Spain info@ever.es Noviembre