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1 GESTIÓN DE LA I+D+I: EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA I+D+I. UNE :2006 Autor: Álvaro CEPEDA REGUEIRO Fecha: Índice Informar sobre los trabajos realizados y en proceso en el ámbito de la normalización y certificación de la I+D+i. Presentar de forma genérica los requisitos establecidos en UNE :2006 para diseñar e implantar un sistema de gestión de I+D+i. Conocer cómo es el proceso de auditoría y certificación de un sistema de gestión de acuerdo a la norma UNE :

2 1. Presentación de ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN Entidad privada, independiente, sin ánimo de lucro ACTIVIDADES Elaborar normas técnicas nacionales (UNE) y participar en la elaboración de normas internacionales Certificar productos, servicios y empresas (sistemas de gestión) Entidad designada por el Ministerio de Industria y Energía (R.D. 1614/1985), como entidad para desarrollar las actividades de N+C. Reconocida como Organismo de Normalización y para actuar como Entidad de Certificación (R.D. 2200/1995) 2. Origen de la familia de Normas UNE AÑO 2000 A iniciativa del MCYT y promovido e impulsado por y SERCOBE (Asociación Nacional de Fabricantes de Bienes de Equipo), se crea AEN/CTN 166 (I+D+I), con representación de Administración, Universidades, Centros de Investigación, Centros Tecnológicos, Empresas. OBJETIVOS: Sistematizar y homogeneizar criterios en las actividades de I+D+I. Fomentar la transferencia de tecnología al exterior y desde los centros de investigación a las empresas. Obtener una herramienta de apoyo que le permita a la Administración Pública valorar proyectos de I+D+i de cara a facilitar el acceso a desgravaciones fiscales. 2

3 2. Origen de la familia de Normas UNE AÑO 2000 AÑO Se publican las primeras normas de la Serie UNE con carácter experimental: UNE :2002 EX. Gestión de la I+D+I. Terminología y Definiciones de las actividades de I+D+I. UNE :2002 EX. Gestión de la I+D+I. Requisitos de un proyecto de I+D+I. UNE :2002 EX. Gestión de la I+D+I. Requisitos de un sistema de gestión de I+D+I. 2. Origen de la familia de Normas UNE AÑO 2000 AÑO AÑO 2006 UNE :2006. Gestión de la I+D+I. Terminología y Definiciones de las actividades de I+D+I. UNE :2006. Gestión de la I+D+I. Requisitos de un proyecto de I+D+I. UNE :2006. Gestión de la I+D+I. Requisitos de un sistema de gestión de I+D+I. UNE :2004 Ex. Gestión de la I+D+I. Guía de aplicación de la Norma UNE : 2004 EX al sector de bienes de equipo. UNE :2011. Gestión de la I+D+I. Sistema de vigilancia tecnológica e Inteligencia competitiva. UNE Gestión de la I+D+I: Transferencia de Tecnología 3

4 2. Origen de la familia de Normas UNE UNE :2006 Gestión de la I+D+i: Requisitos de un proyecto de I+D+i UNE :2006 Gestión de la I+D+i: Requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+i UNE :2006 Gestión de la I+D+i: Terminología y definiciones UNE :2006EX Gestión de la I+D+i: Sistema de Vigilancia Tecnológica Sistemas de gestión de I+D+i: Acumulado Sistemas de I+D+i certificados Dic. 11 4

5 Proximidad al mercado 2. Origen de la familia de Normas UNE Proyección internacional España lidera un nuevo grupo de trabajo WG 201 de CEN sobre I+D+i. Su principal objetivo es desarrollar normas europeas que faciliten la gestión de estas actividades en cualquier tipo de organización. European Committee for Standardization asumió la secretaría del CEN/BT/WG 201 en el que además participan otros organismos de normalización como AFNOR (Francia), BSI (Reino Unido), DIN (Alemania) o UNI (Italia). Las normas UNE de I+D+i elaboradas por han sido incorporadas al corpus normativo de Portugal. 3. Terminología INVESTIGACIÓN: Indagación original y planificada que persigue descubrir nuevos conocimientos y una superior comprensión en el ámbito científico y tecnológico DESARROLLO TECNOLÓGICO: Aplicación de resultados de investigación u otro conocimiento para fabricación de nuevos materiales, productos, diseño de procesos, sistemas o mejora técnica sustancial de los preexistentes. INNOVACIÓN: Actividad cuyo resultado es la obtención de nuevos productos o procesos, o mejoras sustancialmente significativas de los ya existentes. 5

6 3. Terminología QUÉ es un SISTEMA de GESTIÓN de I+D+i? Parte del Sistema de gestión que incluye estructura organizativa, planificación de actividades, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política de I+D+i. A B C OBJETIVOS PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIÓN SISTEMA PROCESO RESULTADOS RECURSOS P-D-C-A 3. Terminología PARTES INTERESADAS en un SISTEMA de GESTIÓN de I+D+i? CLIENTES ACCIONISTAS SOCIOS PERSONAL INTERNO SUBCONTRATISTAS FINANCIADORES 6

7 UNE :2006 Requisitos de Sistemas de Gestión de I+D+i REQUISITOS 4. 1 Modelo y Sistema de Gestión de la I+D+i 4. 2 Responsabilidades de la Dirección 4. 3 Gestión de los recursos 4. 4 Actividades de I+D+i 4. 5 Medición, análisis y mejora 7

8 Modelo y Sistema de Gestión de I+D+i Establecer, documentar, implantar y mantener un modelo de proceso de I+D+i y un Sistema de Gestión de I+D+I A B C PROCESO OBJETIVOS PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIÓN SISTEMA RECURSOS P-D-C-A RESULTADOS Ejemplo de Mapa de Procesos de I+D+i P A R T E S I N T E R E S A D A S VIGILANCIA Y PREVISIÓN TECNOLÓGICA CREATIVIDAD PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ANÁLISIS EXTERNO E INTERNO ANÁLISIS Y SELECCIÓN DE IDEAS MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA GESTIÓN DE PROYECTOS DE I+D+i PROTECCIÓN YEXPLOTACIÓN DE RESULTADOS Y TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA P A R T E S I N T E R E S A D A S GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURAS GESTIÓN DE RRHH GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 8

9 REQUISITOS 4. 1 Modelo y Sistema de Gestión de la I+D+i 4. 2 Responsabilidades de la Dirección 4. 3 Gestión de los recursos 4. 4 Actividades de I+D+i 4. 5 Medición, análisis y mejora RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ENFOQUE PARTES INTERESADAS DEMOSTRAR COMPROMISO REVISIÓN POLÍTICA DE I+D+I OBJETIVOS DE I+D+I ZZZZ XXXX QQQQ WWWW RRRR RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD, COMUNICACIÓN PRESUPUESTO DE I+D+I POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RESULTADOS 9

10 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN Responsabilidad, autoridad y comunicación La Norma establece como requisito de la alta dirección, la creación de una unidad de gestión de la I+D+i. Esta unidad gestionará el sistema de I+D+i y los proyectos de I+D+i propios o externos. La unidad de I+D+i es la encargada de realizar las actividades de I+D+i que le sean asignadas. Esta puede coincidir con la unidad de gestión de la I+D+i o incluso encontrarse en otra organización. REQUISITOS 4. 1 Modelo y Sistema de Gestión de la I+D+i 4. 2 Responsabilidades de la Dirección 4. 3 Gestión de los recursos 4. 4 Actividades de I+D+i 4. 5 Medición, análisis y mejora 10

11 GESTIÓN DE RECURSOS DETERMINAR Y PROPORCIONAR AMBIENTE DE TRABAJO INFRAESTRUCTURAS P-D-C-A SATISFACCIÓN PARTES INTERESADAS RECURSOS HUMANOS MEJORA CONTINUA SISTEMA DE GESTIÓN COOPERACIÓN REQUISITOS 4. 1 Modelo y Sistema de Gestión de la I+D+i 4. 2 Responsabilidades de la Dirección 4. 3 Gestión de los recursos 4. 4 Actividades de I+D+i 4. 5 Medición, análisis y mejora 11

12 HERRAMIENTAS ACTIVIDADES DE I+D+i VIGILANCIA TECNOLÓGICA PREVISIÓN TECNOLÓGICA CREATIVIDAD ANÁLISIS INTERNO Y EXTERNO IDEAS ANÁLISIS Y SELECCIÓN PROYECTOS GESTIÓN PROYECTOS I+D+i P-D-C-A TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA, PROTECCIÓN Y EXPLOTACIÓN DE REULTADOS PROVEEDORES Vigilancia Tecnológica CIENCIA COMPETENCIA CLIENTES TECNOLOGÍA ENTORNO NORMATIVO Y LEGAL QUÉ es la VIGILANCIA TECNOLÓGICA? A B C INFORMACIÓN RELEVANTE PARA TOMA DE DECISIONES PROCESO ORGANIZADO, SELECTIVO Y SISTEMÁTICO, PARA CAPTAR INFORMACIÓN DEL EXTERIOR Y DE LA PROPIA ORGANIZACIÓN SOBRE CIENCIA Y TECNOLOGÍA, SELECCIONARLA, ANALIZARLA, DIFUNDIRLA Y COMUNICARLA, PARA CONVERTIRLA EN CONOCIMIENTO CON EL FIN DE TOMAR DECISIONES CON MENOR RIESGO Y ANTICIPARSE A LOS CAMBIOS. 12

13 Vigilancia Tecnológica SOPORTE DE DIFUSIÓN TOMA DE DECISIONES REDUCIR RIESGOS COLABORAR MEJORAR INNOVAR PREVER IDENTIFICAR NECESIDADES DE INFORMACIÓN - Naturaleza de la información - Fuentes de consulta - Recursos necesarios ANÁLISIS Y DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE INFORMACIÓN RELEVANTE CAPTURA DE INFORMACIÓN PROVEEDORES Previsión Tecnológica CIENCIA COMPETENCIA CLIENTES TECNOLOGÍA ENTORNO NORMATIVO Y LEGAL QUÉ es la PREVISIÓN TECNOLÓGICA? A B C ESCENARIOS DE EVOLUCIÓN PROCESO SISTEMÁTICO REALIZADO PARA EXPLORAR EL FUTURO DE LA CIENCIA, LA TECNOLOGÍA Y LA SOCIEDAD, CON EL OBJETIVO DE IDENTIFICAR LOS COMPONENTES MÁS PROBABLES DE ESCENARIOS FUTUROS: PROYECCIONES TECNOLÓGICAS, EFECTOS SOCIALES Y ECONÓMICOS. La principal diferencia entre la Previsión Tecnológica y la Vigilancia Tecnológica es que el horizonte temporal de la primera es mayor. 13

14 Creatividad LA CREATIVIDAD COMO PROCESO MENTAL QUE AYUDA A GENERAR NUEVAS IDEAS, DEBE IMPULSARSE DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN, PROMOVIENDO LA HABILIDAD PARA ABANDONAR LAS VÍAS ESTRUCTURADAS Y LAS MANERAS DE PENSAR HABITUALES PARA LLEGAR A UNA IDEA QUE PERMITA SOLUCIONAR UN PROBLEMA DETERMINADO. TORMENTA DE IDEAS MAPAS MENTALES SEIS SOMBREROS PARA PENSAR MÉTODO 635 TÉCNICAS BUZÓN DE IDEAS GRUPOS DE MEJORA ISHIKAWA ( ) IDEAS Análisis Externo INSTRUMENTO QUE PROPORCIONA ELEMENTOS DE GUÍA PARA QUE UNA ORGANIZACIÓN PUEDA VALORAR LA IMPORTANCIA DE DIFERENTES IDEAS INNOVADORAS, COMPARANDO ÉSTAS CON LA REALIDAD EXTERIOR. Identificar y caracterizar escenarios de evolución. Identificar casos de éxito y fracaso, con componente tecnológica, de proyectos externos. Obtener datos de evolución de los mercados en su sector. Realizar estudios tecnológicos de productos de la competencia. Identificar, valorar y proporcionar las oportunidades de alianzas. 14

15 Análisis Interno PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN Y LOS MECANISMOS DE INTEGRACIÓN PARA ESTABLECER LOS CAMBIOS NECESARIOS QUE CONTRIBUYAN A LA GENERACIÓN DE IDEAS INNOVADORAS. Inventariar recursos humanos y materiales susceptibles de uso en tareas de I+D+i. Catalogar habilidades y conocimientos. Analizar factores de éxito y fracaso de proyectos internos. Identificar las funciones básicas que se desarrollan en la organización y valorar su adecuación para generar ideas innovadoras. REQUISITOS 4. 1 Modelo y Sistema de Gestión de la I+D+i 4. 2 Responsabilidades de la Dirección 4. 3 Gestión de los recursos 4. 4 Actividades de I+D+i 4. 5 Medición, análisis y mejora 15

16 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA PLANIFICAR, PROGRAMAR E IMPLEMENTAR A B C PROCESO DE I+D+i P-D-C-A AUDITORÍAS INTERNAS RESULTADOS DEL PROCESO DE I+D+I ANÁLISIS DE DATOS ACCIONES CORRECTIVAS/ PREVENTIVAS CONTROL DE DESVIACIONES MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA MEDICIÓN DE PROCESOS DE I+D+I : CUADRO DE MANDO QUE IDENTIFICA PROCESO, INDICADOR, RESPONSABLE, VALOR PLANIFICADO, PERIODICIDAD EJEMPLOS: Nº IDEAS GENERADAS Nº IDEAS QUE PASAN A PROYECTO/Nº IDEAS GENERADAS DESVIACIÓN TEMPORAL DE PROYECTOS. DESVIACIÓN ECONÓMICA DE PROYECTOS % FINANCIACIÓN EXTERNA/PRESUPUESTO DE PROYECTOS Nº ACCIONES FORMATIVA EN I+D+I AREAS DE VIGILANCIA CON RESULTADOS/TOTAL DE AREAS DE VIGILANCIA 16

17 Ventajas de implantar un Sistema de Gestión de I+D+i según UNE :2006 Fomentar las actividades de I+D+i Proporcionar directrices para organizar y gestionar eficazmente la I+D+i Asegurar que no se pierdan actividades susceptibles de generar tecnologías propias y patentes Potenciar la I+D+i como un factor diferencial de competitividad Ayudar a planificar, organizar y controlar las unidades de I+D+i Realizar una adecuada gestión de los recursos 5. Certificados en el ámbito de I+D+i Proceso de Certificación Sistemas de I+D+i 1 Aceptación de Oferta Fase I de Auditoría Inicial Fase II de Auditoría Inicial Plan de Acciones Correctivas AEX 5 Comité de Evaluación sí Concesión NO Auditorías de Seguimiento Anuales Auditoría de Renovación al 3er año 17

18 5. Certificados en el ámbito de I+D+i La Fase I de Auditoría Inicial. Objetivos. a. Auditar la documentación del sistema de gestión y revisar que da respuesta a los requisitos de la norma. b. Evaluar la ubicación y las condiciones específicas del sitio e intercambiar información con el personal de la organización con el fin de determinar el grado de preparación para iniciar la fase II. c. Revisar el estado de implantación del sistema de gestión y el grado de comprensión de los requisitos de la norma por parte del cliente. d. Recopilar información relativa al alcance del sistema de gestión, a los procesos y a los proyectos. e. Revisar la asignación de recursos para la fase II y acordar con el cliente los detalles de la auditoría de la fase II. f. Proporcionar un enfoque para la planificación de la fase II. g. Evaluar si las auditorías y la revisión por la dirección se planifican y realizan y si el nivel de implementación confirma que la organización esta preparada para iniciar la fase II. 5. Certificados en el ámbito de I+D+i La Fase II de Auditoría Inicial. Objetivos. a. Recopilar información y evidencias de la conformidad con todos los requisitos de la norma del sistema de gestión. b. Revisión de objetivos y metas de desempeño clave en el sistema de gestión y su coherencia con los principios de la norma. c. Verificar responsabilidad y competencia del personal respecto a la eficacia de la operativa. d. Responsabilidad de la dirección en relación con las políticas del sistema de gestión. 18

19 Alcance de los Sistemas de Gestión de I+D+i: Confidencial por parte de. Estructura : Tipo de actividad IDI + Área de conocimiento Investigación, desarrollo e innovación en el área tecnológica de (Nombre del área de conocimiento según Códigos UNESCO) Salvo que el tipo de proyectos que abarca el sistema de gestión no se corresponda adecuadamente con un código de los mencionados. En cuyo caso se recurrirá a los tipos de proyectos incluidos en la cartera de proyectos de la organización. Los alcances no se establecen en función de la actividad general de la organización sino en función de las actividades de investigación, desarrollo e innovación que realice la organización y, más en concreto en base a la cartera de proyectos de I+D+i que tenga la organización Es variable en el tiempo según cartera de proyectos. Alcance de los Sistemas de Gestión de I+D+i: Alcance incorrecto Investigación, desarrollo e innovación en tecnología de materiales Alcance correcto Investigación, desarrollo e innovación en tecnología de materiales: aglomerantes (mezclas asfálticas) Investigación, desarrollo e innovación en tecnología energética Investigación, desarrollo e innovación en proyectos de tecnología energética de cogeneración. Investigación, desarrollo e innovación en control de calidad Investigación, desarrollo e innovación en Métodos de ensayo para control de calidad en construcción Investigación, desarrollo e innovación en tecnología y procesos industriales Investigación, desarrollo e innovación en tecnología de la madera y procesos industriales aplicados a la producción de tableros aglomerados. 19

20 Información y contacto / /

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