REGISTRAR Y EXPEDIR FACTURAS,

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1 Página: 1 de 10 INSTRUCTIVO: REGISTRAR Y EXPEDIR FACTURAS, DOCUMENTOS EQUIVALENTES O CUENTAS DE COBRO

2 Página: 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Registrar y expedir facturas, documentos equivalentes o cuentas de cobro como soporte de la venta de bienes y servicios realizada por la Universidad Nacional de Colombia. 1. ALCANCE: Inicia con la revisión de la documentación soporte y finaliza con la expedición y entrega de la factura, documento equivalente o cuenta de cobro. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. CDP Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible libre de afectación para asumir compromisos con cargo al presupuesto de la vigencia. Este documento afecta en forma preliminar el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. (cfr. Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano. Min. Hda.). 2. Factura cambiaria de compraventa: Título-valor que el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador. No podrá librarse factura cambiaria que no corresponda a una venta efectiva de mercaderías entregadas real y materialmente al comprador. Se expedirán facturas cambiarias de compraventa en los casos de venta de bienes y prestación de servicios. 3. Garantía bancaria: Compromiso de una entidad de crédito, denominada "avalista/garante", de pagar un importe determinado por cuenta del avalado, a requerimiento de un tercero, llamado "beneficiario", contra cumplimiento de las condiciones exigidas en la garantía y certificando que el deudor/avalado no ha cumplido sus obligaciones contractuales o de pago. 4. Título que presta mérito ejecutivo: Documento que debe contener una obligación clara, expresa, actualmente exigible y que provenga de deudor. El título ejecutivo es un documento (vgr. fallo, resolución, sentencia, factura, pagaré, etc.) o conjunto de documentos que necesariamente deben reflejarse en un escrito, el cual debe contener la obligación de pagar una suma líquida de dinero, y provenir de un funcionario competente para expedirlo. 5. Venta de bienes y servicios interdependencias: Son los originados en la prestación de un servicio o la venta de un producto, que se llevan a cabo a partir del traslado de recursos entre los Fondos Especiales o Unidades de la Universidad y que generan movimientos presupuestales y contables. 6. SFG QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 7. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Una vez radicada la solicitud para la expedición de facturas o documentos equivalentes, las áreas de Tesorería tendrán un plazo de dos (2) días hábiles para su expedición y entrega a la dependencia interna solicitante. La solicitud para la expedición de facturas o documentos equivalentes se hará mediante oficio dirigido al respectivo tesorero, adjuntando los documentos soporte y, de ser el caso, copia del contrato o convenio. 3. Para la expedición de las facturas o documentos equivalentes que correspondan a pagos en desarrollo de convenios o contratos, se deberá dar estricto cumplimiento a la cláusula que haga referencia a la

3 Página: 3 de 10 forma de pago establecida en el respectivo contrato. Así mismo, deberá indicarse el número del contrato, el objeto, y el número de pago correspondiente. 4. Para el arrendamiento de bienes inmuebles a personas jurídicas que se haga ocasionalmente (por días), se debe solicitar el pago de contado y por anticipado, previa expedición de factura o documento equivalente. 5. Para las ventas a crédito a personas jurídicas, sólo se expedirán facturas o documentos equivalentes por venta de bienes y servicios a crédito con vencimiento a treinta (30) días, con excepción de los recibos de matrícula. No obstante se podrá pactar el vencimiento del pago a un plazo inferior a éste. 6. Los pagos de matrícula, derechos académicos y demás conceptos académicos deberán facturarse a través de recibos generados por el Sistema de Información Académica SIA. Éstos deben cumplir con los requisitos de ley (Decreto Reglamentario 1165 de 1996), dando estricto cumplimiento a las fechas de pago establecidas en los mismos. 7. La factura o documento equivalente deberá indicar expresamente: Esta factura generará intereses moratorios a partir de la fecha acordada para el pago, a una tasa del 12,00% E.A. de conformidad con la Ley 68 de 1923, o la que el gobierno nacional establezca. 8. Durante los últimos dos (2) días hábiles de cada mes no se expedirán facturas por parte de las áreas de Tesorería, en atención al cierre contable que se efectúa mensualmente 9. La elaboración y firma de facturas o documentos equivalentes, podrá ser efectuada por el funcionario delegado en ausencia del tesorero, únicamente por situaciones de fuerza mayor o caso fortuito. 10. Recaudo de cartera por venta de bienes y servicios interdependencias en la Universidad Nacional de Colombia a. Para la venta de bienes y servicios interdependencias de la Universidad, únicamente se elaborarán cuentas de cobro para efectos de control y seguimientos de la cartera que se genera. b. Toda venta al interior de la Universidad deberá estar respaldada con la expedición del documento denominado Autorización de Transferencia Interna (ATI). c. Entre dependencias de la Universidad no podrán existir deudas con vigencias superiores a treinta (30) días, una vez recibido el bien o prestado el servicio. d. Para el caso de Editorial UN, sólo se emitirán cuentas de cobro hasta el día quince (15) hábil de cada mes. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Verificar los soportes entregados para la expedición de la factura, documento equivalente o cuenta de cobro El auxiliar de Tesorería debe verificar los soportes para la expedición de la factura, documento equivalente o cuenta de cobro. La dependencia solicitante deberá indicar a cargo de qué proyecto y empresa en el SGF QUIPU se debe elaborar la factura o cuenta de cobro. Para los casos en que se solicite la expedición de factura o cuenta de cobro en desarrollo de un convenio o contrato, se deberá adjuntar a la solicitud copia del contrato o convenio Documentos que se requieren para la venta de bienes y servicios a crédito cuando no se haya suscrito un contrato o convenio.

4 Página: 4 de Entidad Privada: a. Carta de compromiso en papel membreteado firmada por el representante legal de la entidad o quien éste delegue (se debe adjuntar documento donde conste dicha delegación), manifestando que se obliga a efectuar el pago del bien o servicio a adquirir. b. En el caso de inscripción a eventos, la carta de compromiso debe relacionar los nombres y documentos de identificación de los participantes. c. Certificado de existencia y representación legal vigente, expedido por la Cámara de Comercio. d. Se deberá solicitar el nombre, número telefónico y correo electrónico del funcionario encargado de tramitar el pago de la entidad a la cual se le va a expedir la factura o documento equivalente Entidad Pública: a. Carta de compromiso en papel membreteado firmada por el representante legal de la entidad o quien éste delegue (se debe adjuntar documento donde conste dicha delegación), manifestando que se obliga a efectuar el pago del bien o servicio a adquirir. b. En el caso de inscripción a eventos, la carta de compromiso debe relacionar los nombres y documentos de identificación de los participantes. c. Copia del registro presupuestal. d. Se deberá solicitar el nombre, número telefónico y correo electrónico del funcionario encargado de tramitar el pago de la entidad a la cual se le va a expedir la factura o documento equivalente. Cuando se trate de facturas, documentos equivalentes o cuentas de cobro por concepto de prestación de servicios de salud en desarrollo de convenios interinstitucionales, el auxiliar de cuentas por cobrar debe verificar el tipo de entidad y seleccionar las dependencias que son de la Universidad (las dependencias de la Universidad Nacional de Colombia no están sujetas a cupo) y las entidades con las cuales existe convenio interinstitucional de prestación de servicios de salud. 2. Verificar que el tercero esté creado en el SGF QUIPU El auxiliar de Tesorería debe revisar en el SGF QUIPU, si el tercero a nombre de quien se va a expedir la factura, documento equivalente o cuenta de cobro está creado en el SGF QUIPU. El tercero está creado en el SGF QUIPU? Se debe verificar si el tercero se encuentra creado en el SGF QUIPU. Sí: Registrar factura, documento equivalente o cuenta de cobro en el SGF QUIPU, ir al numeral 5. No: Solicitar documentación para creación del tercero en el SGF QUIPU, ir al numeral Solicitar documentación para creación del tercero en el SGF QUIPU

5 Página: 5 de 10 El auxiliar de Tesorería debe solicitar a la dependencia que requiere la elaboración de la factura o cuenta de cobro los documentos soporte para la creación del tercero. Se debe solicitar el diligenciamiento del formato de creación de terceros y el envío de los documentos requeridos para la creación del mismo. Ver formato datos básicos para creación y actualización de terceros Cuando se expidan facturas o documentos equivalentes a personas jurídicas o naturales que no estén creadas en la base de datos del SGF QUIPU, se deberá solicitar la siguiente documentación: a. Formato de solicitud de creación de terceros, debidamente diligenciado y firmado. b. Fotocopia del documento de identificación de la persona natural. c. Fotocopia legible del Registro Único Tributario RUT, para el caso de personas jurídicas. d. Certificado de existencia y representación legal vigente, expedido por la Cámara de Comercio, para el caso de entidades privadas. e. Las demás que por normatividad interna solicite la División Nacional de Contabilidad o la dependencia encargada de dicho trámite. 4. Solicitar la creación del tercero en el SGF QUIPU El auxiliar de Tesorería debe solicitar la creación del tercero en el SGF QUIPU. Ir al procedimiento Actualizar base de datos de terceros (Proceso Contable) Ir al numeral 2, Verificar que el tercero esté creado en el SGF QUIPU. 5. Registrar factura, documento equivalente o cuenta de cobro en el SGF QUIPU El auxiliar de Tesorería debe registrar la factura, documento equivalente o cuenta de cobro en el SGF QUIPU. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para registrar la factura, documento equivalente o cuenta de cobro: SGF QUIPU: Facturación Cartera>Operativo>Grabar documento>documento de Facturación. 6. Generar factura, documento equivalente o cuenta de cobro en el SGF QUIPU El auxiliar de Tesorería debe generar el formato factura, documento equivalente o cuenta de cobro a través del SGF QUIPU.

6 Página: 6 de 10 Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para generar la factura, documento equivalente o cuenta de cobro: SGF QUIPU: Facturación Cartera>Reportes>Documentos> elegir la opción: Formato equivalente, Factura de venta UN o Cuenta de cobro>ejecución de reportes. 7. Imprimir factura, documento equivalente o cuenta de cobro en el SGF QUIPU El auxiliar de Tesorería debe imprimir el formato factura documento equivalente o cuenta de cobro a través del SGF QUIPU. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para imprimir la factura, documento equivalente o cuenta de cobro: SGF QUIPU: Facturación Cartera>Reportes>Documentos> elegir la opción: Formato equivalente, Factura de venta UN o Cuenta de cobro>ejecución de reportes. 8. Revisar la factura, documento equivalente o cuenta de cobro El auxiliar de Tesorería debe revisar la información relacionada en el formato de factura, documento equivalente o cuenta de cobro, con el fin de establecer que todos los datos sean correctos respecto a la información enviada por la dependencia solicitante. Es correcta la información registrada en la factura, documento equivalente o cuenta de cobro? Sí: Firmar factura, documento equivalente o cuenta de cobro, ir al numeral 10. No: Anular factura, documento equivalente o cuenta de cobro en el SGF QUIPU, ir al numeral Anular factura, documento equivalente o cuenta de cobro en el SGF QUIPU El auxiliar de Tesorería debe anular la factura, documento equivalente o cuenta de cobro si presenta un error, una vez efectuada la revisión de la información registrada en el formato de factura, documento equivalente o cuenta de cobro en el SGF QUIPU. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para anular la factura, documento equivalente o cuenta de cobro:

7 Página: 7 de 10 SGF QUIPU: Facturación Cartera>Operativo>Anular documento >Anulación de documentos. Facturación Cartera>Operativo> Cancelar documento>cancelación de documentos. NOTA: Anular documento: Cuando la anulación se realiza en el mismo mes en que se elaboró la factura o documento equivalente o cuenta de cobro. Cancelación de documento: Cuando la anulación se realiza en un mes diferente al que se elaboró la factura o documento equivalente o cuenta de cobro. En los siguientes casos también se pueden anular facturas o documentos equivalentes a. Por error en la elaboración de la factura o documento equivalente originado en datos incorrectos de la persona natural o jurídica, en la descripción del bien o servicio facturado o en el valor facturado, al momento de realizar la expedición de la factura o documento equivalente. b. Por la pérdida de la factura o documento equivalente original. c. Daño de la factura o documento equivalente en el momento de la impresión. d. Por situaciones ajenas a la Universidad y a la entidad deudora tales como: i. Devolución de la factura o documento equivalente no recibida por inconvenientes en el envío del correo certificado. ii. No recibo de la factura o documento equivalente por cierre contable en la entidad deudora. e. Por solicitud expresa del funcionario director o interventor del proyecto, por situaciones internas justificables al interior del proyecto. Ante la solicitud de anulación de facturas o documentos equivalentes, se deberá tener en cuenta, lo siguiente: a. El director o coordinador del proyecto generador del ingreso deberá sustentar por escrito el motivo de la anulación. b. Al momento de generar una nueva factura o documento equivalente se debe indicar en la nueva factura el número de la factura o documento equivalente que se anula, así como el número que le reemplaza, si es el caso. c. En caso de no reemplazarse la factura o documento equivalente, el tesorero deberá informar por escrito el motivo por el cual no se sustituye. d. Para solicitar a la Universidad Nacional de Colombia copia de una nueva factura o documento equivalente, en caso de pérdida de éstos, se debe anexar al oficio de justificación, la denuncia instaurada ante autoridad competente. e. Para la anulación, es necesario anexar el original y las copias de la factura o documento equivalente, excepto en los casos de pérdida. f. El trámite de anulación de facturas o documentos equivalentes debe hacerse dentro de los treinta (30) días calendario a la expedición de la misma. g. En caso de que la Universidad Nacional de Colombia haya entregado la factura o documento equivalente de manera oportuna y la entidad deudora, por omisión, no haya gestionado el pago al

8 Página: 8 de 10 interior de su empresa, la Universidad no anulará ni repetirá el documento; en este caso, se imprime y envía una copia del documento para que se proceda al pago. 10. Firmar factura, documento equivalente o cuenta de cobro El funcionario delegado debe firmar los formatos de factura, documento equivalente o cuenta de cobro, como confirmación de que la información allí contenida corresponde a la suministrada por la dependencia solicitante y según la documentación soporte remitida. Son responsables de la expedición de facturas o documentos equivalentes, los siguientes funcionarios: a. En el nivel Nacional el Jefe División Nacional de Tesorería, y en su ausencia, el Jefe de la División Nacional de Servicios Administrativos. b. En los Fondos Especiales y el nivel central de la Sede Bogotá: Tesorero,, y en su ausencia, el Jefe de Unidad. c. En los Fondos Especiales y el nivel central de las Sedes Manizales y Palmira: Tesorero, y en su ausencia, el Jefe Financiero. d. En los Fondos Especiales de la Sede Medellín: Los Asistentes Administrativos, y en su ausencia el Jefe Financiero. e. En el nivel central y en el Fondo Especial de la Sede Medellín: El Jefe Financiero, y en su ausencia el Tesorero. f. En los fondos especiales y el nivel central de las Sedes Orinoquía, Amazonía y Caribe: Asistente Administrativo, y en su ausencia el Director. g. En la Editorial UN: Jefe Financiero, y en su ausencia, el Director. h. En Unimedios: Tesorero, y en su ausencia el Jefe Financiero. i. En las Unidades Especiales (UNISALUD, Fondo Pensional Universidad Nacional de Colombia) a nivel nacional: Tesoreros, y en su ausencia el Jefe Financiero. 11. Elaborar oficio para enviar factura, documento equivalente o cuenta de cobro a dependencia solicitante El auxiliar de Tesorería debe elaborar un oficio con el cual se envía el original de la factura, documento equivalente o cuenta de cobro a la dependencia solicitante. La copia se queda en la dependencia de la Universidad que la expidió, debidamente firmada por el deudor. Para la radicación de factura o documento equivalente, se deberá tener en cuenta:

9 Página: 9 de 10 a. La factura o documento equivalente debe radicarse en la entidad deudora dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su expedición. b. La factura o documento equivalente debe radicarse, de ser posible, directamente ante el representante legal o funcionario responsable y no en las oficinas de correspondencia de la entidad deudora. En señal de aceptación, en la factura o documento equivalente deberá constar la firma, nombre completo y legible del representante legal o persona autorizada y la fecha de recepción. c. La factura o documento equivalente deben ser entregados en el área de Tesorería respectiva, debidamente radicados dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la radicación ante la entidad deudora. d. Los interventores y directores de proyectos, convenios o contratos, directores de laboratorios, coordinadores de cursos de educación continuada, cursos de extensión, cursos libres, diplomados, seminarios, simposios, congresos y eventos; y demás funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios que se generen desde la dependencia a su cargo, que soliciten la expedición de facturas o documentos equivalentes, son responsables de radicar de manera adecuada estos documentos. e. En los casos en que la entidad a la cual se le facture se encuentre en una ciudad diferente a la Sede de la Universidad que la originó, se expedirá original y copia de las factura o documento equivalente, y se enviará a través de comunicación escrita, por correo certificado, solicitando la devolución de la copia de la factura o documento equivalente debidamente firmada por el funcionario competente, como constancia del recibido a satisfacción. f. Los tesoreros serán los responsables de controlar y hacer seguimiento a que las facturas o documentos equivalentes que se radiquen. g. Para el caso de UNISALUD la radicación de las facturas o documentos equivalentes se regirá por lo establecido en el Decreto 723 de 1997 artículos 3 y 4 donde se establece el procedimiento para el pago por conjunto de atención integral o pago por actividad. La dependencia solicitante requiere anular la factura, documento equivalente o cuenta de cobro? Se debe revisar si es procedente la anulación de la factura, documento equivalente o cuenta de cobro, de acuerdo con la normatividad interna expedida para este tema. Sí: Anular factura, documento equivalente o cuenta de cobro en el SGF QUIPU, ir al numeral 9. No: Ir al procedimiento expedir facturas y efectuar seguimiento a la cartera (proceso Tesorería), Instructivo realizar seguimiento de cartera y la etapa de cobro persuasivo.

10 Página: 10 de 10 ELABORÓ CARGO Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas Rojas, María Fernanda Forero Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista REVISÓ CARGO Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen ente rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. APROBÓ CARGO Angela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Noviembre 2 de 2010 FECHA Noviembre 9 de 2010 FECHA Marzo 03 de 2011

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