a. Si se puede, siempre y cuando cumpla con los requisitos y la documentación exigida.

Transcripción

1 Preguntas y Respuestas Términos de Referencia para CONTRATAR PERSONA NATURAL O JURÍDICA QUE OFREZCA LAS MEJORES CONDICIONES TÉCNICO ECONÓMICAS PARA LA ELABORACIÓN DE UN ESTUDIO DE CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR DE OUTSOURCING O TERCERIZACIÓN DE SERVICIOS EN LOS SUBSECTORES DE BUSINESS PROCESS OUTSOURCING (BPO), KNOWLEDGE PROCESS OUTSOURCING (KPO) E INFORMATION TECHNOLGY OUTSOURCING (ITO) 1. Quisiéramos saber las razones por las cuales se está invitando de nuevo a la realización del estudio sectorial. Fue declarada desierta? Por qué motivos fue declarada desierta? (ausencia de proponentes o descalificaciones durante el proceso). Se hicieron modificaciones a los términos de referencia iniciales? Qué proponentes sí manifestaron interés para considerar contactarlos y hacer una UT? a. La convocatoria se declaró desierta debido a que los proponentes no cumplían con lo establecido en los términos de referencia. b. El oferente puede revisar los cambios según los términos publicados. c. Las personas naturales o jurídicas que hayan participado anteriormente en la presente convocatoria durante el año 2012, no deberán presentar nuevamente los documentos indicados en el numeral 7.3 y que sean generales para la presentación de cualquier propuesta, siempre y cuando cumplan con los requisitos de vigencia de los documentos. Para efectos de la evaluación de su propuesta, el Programa de Transformación Productiva tendrá en cuenta los documentos aportados en la propuesta que hayan presentado en el respectivo proceso de selección. 2. Atendiendo los lineamientos del pliego, sección 4.4.1, solicitamos nos aclaren si la participación de un Proponente en el proceso de Consultoría se gana el contrato, puede también participar como proveedor de soluciones o servicios BPO, ITO y KPO? O queda inhabilitado?. a. Un contratista puede participar como proveedor de otros servicios siempre que no exista conflicto de interés. 3. Podrá el proveedor anexar certificaciones de proyectos realizadas en sectores diferentes a Latino América: a. Si se puede, siempre y cuando cumpla con los requisitos y la documentación exigida. 4. Podría BANCOLDEX / Programa de Transformación Productiva recomendarnos cuál debería ser el texto a diligenciar para los numerales ix y xii de esta sección. Lo anterior se basa en que somos una compañía extranjera que no tiene experiencia en procesos con el Gobierno Colombiano.

2 a. No existe ningún formato estándar. El proponente debe redactar la declaración. 5. Teniendo en cuenta que nuestra compañía es una persona jurídica del extranjero, nos gustaría saber cuál es el porcentaje de retención que nos será practicado. a. Se aplica lo establecido en la ley colombiana. De conformidad con el numeral 4.1. de los TDR, es responsabilidad del proponente adelantar todos los estudios que se requieran para presentar la propuesta, para este caso incluyendo los estudios de carácter tributario. 6. BANCOLDEX/Programa de Transformación Productiva puede indicarnos cuáles son los estudios que tendrá disponibilidad el Contratista para estudio y revisión? Qué pasará cuando alguna de las ciudades objeto del estudio no tengan planes de desarrollo local para este tipo de servicios? Qué responsabilidad deberá tomar el Contratista frente a estos temas? a. Se espera que el Contratista haga un barrido muy completo sobre los estudios y planes de desarrollo con los que cuenta el sector de BPO, ITO y KPO en las diferentes ciudades, de manera que no se dupliquen esfuerzos y se esté alineado con las estrategias de desarrollo local. Adicionalmente, el PTP facilitará el acceso a la información de carácter público que se encuentre disponible. 7. Bajo este novedoso esquema, el equipo consultor propuesto de 3 personas, nos parece limitante, si se considera la posibilidad que de acuerdo al alcance de esta convocatoria se requerirán contactar más de 1 experto internacional o nacional para resolver todas los interrogantes establecidos en los términos de referencia. La pregunta concreta es si ustedes valorarían que propusiéramos la vinculación de expertos adicionales a los del equipo consultor propuesto y si este componente añadiría puntos en la evaluación de nuestra propuesta, puesto que los puntajes de evaluación así como están propuestos solamente calificarían a los 3 miembros del equipo consultor. a. El equipo propuesto es el equipo mínimo, los oferentes pueden proponer un equipo más grande, siempre que cumplan con el mínimo, esto otorgará mayor puntaje. 8. Aclarar si la experiencia de nuestra firma realizando estudios similares para OTROS sectores diferentes al de KPO-BPO-ITO, calificarían como experiencia específica, o solamente calificarían estudios realizados para el sector en referencia. En la anterior convocatoria que declararon desierta, en la sección de preguntas y respuestas, SÍ se permitió experiencia en otras industrias no solamente la específica de la convocatoria.

3 a. Debe cumplir con lo establecido en el los términos de referencia publicados actualmente, es decir experiencia en la elaboración de estrategias relacionadas con el Sector 9. Sugerir que solamente para la firma seleccionada se puedan adjuntar las 4 cartas de certificación de los clientes. Por contratos estrictos de confidencialidad, nuestra firma NO está autorizada para revelar el nombre de sus clientes. En la convocatoria de INNPULSA IESE 002, SÍ se permitió esta consideración, aceptando nuestra argumentación. a. El oferente debe cumplir con lo establecido en los términos de referencia publicados actualmente. 10. Dentro de los antecedentes de los términos de referencia, NO encontramos las razones por las cuales ustedes declararon desierta la anterior convocatoria y si se tuvieron modificaciones a los términos de referencia. Aclarar si esta nueva convocatoria es simplemente una nueva invitación o si se realizaron modificaciones y cuáles fueron. a. La convocatoria se declaró desierta debido a que los proponentes no cumplían con lo establecido en los términos de referencia. b. El oferente puede revisar los cambios según los términos publicados. 11. Sobre el requisito de las certificaciones de la Experiencia específica del Proponente (acápite 5.3), que indiquen la Calificación del servicio (excelente, bueno, regular), teniendo en cuenta que no todas las entidades incluyen en sus formatos este dato, amablemente solicitamos que este no sea un requisito que anule la certificación. a. La validez de las certificaciones será evaluadas según lo establecido en los términos de referencia publicados. 12. Sobre el alcance de la contratación relacionado con la actividad Diagnóstico de entornos, particularmente en la actividad (vi) Ambiental: Identificar impactos que el sector genera en el ambiente y su regulación o normatividad en el país, asumimos que esta actividad no aplica al proyecto en cuestión, teniendo en cuenta que el sector objeto del estudio no tiene impactos ambientales. a. El oferente debe cumplir con lo establecido en los términos de referencia publicados actualmente. b. Todas las empresas, así sean de servicios, tienen impactos ambientales que deben ser tenidos en cuenta. 13. Con respecto al numeral 3.4 Propiedad Intelectual, solicitamos por favor se aclare que esto sólo operará en relación con los informes que entregue el contratista que son propiedad del contratante, pues los papeles de trabajo,

4 herramientas y metodologías que utilice el contratista para ejecutar el servicio son de su propiedad y por ser parte de su know-how no son susceptibles de ser transferidas a nadie a ningún título. a. Tal y como se menciona en el numeral 3.4. de los TDR, los derechos de propiedad intelectual sobre los cuales renuncia el proponente a favor del programa, son aquellos que recaen exclusivamente sobre los documentos que resulten de la ejecución del contrato, es decir los documentos entregables mencionados en la presente convocatoria. 14. Con respecto al numeral 9.1 Suscripción del contrato, teniendo en cuenta que los términos de referencia exigen que "dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a a fecha de envío del documento" el contratista debe firmar y devolver el contrato a Bancoldex, junto con los demás documentos requeridos, solicitamos por favor ampliar dicho término pues teniendo en cuenta que estos TDR no incluyen la minuta contractual, entendemos que una vez informada al proponente seleccionado la decisión de adjudicación, las partes procederán a negociar las condiciones del contrato, en este sentido solicitamos se aclare que dicha negociación se llevará a cabo durante este lapso de tiempo. En adición a lo anterior solicitamos por favor nos permitan conocer la minuta del contrato a efectos de realizar las observaciones correspondientes. a. Los cinco (5) días cuentan a partir del envío del contrato el cual previamente debió revisarse y aprobarse por ambas partes. 15. Con respecto al numeral 9.2, Literal (iii), solicitamos por favor se incluya que el Programa tendrá como obligación la de entregar al contratista de forma veraz, completa y oportuna el material e información necesaria para efectos del desarrollo del objeto del contrato. a. Se aclara que la información que entregará el programa al proponente seleccionado, será aquella información pública que tenga disponible el Programa de Transformación Productiva en el momento que se requiera. En todo caso, la búsqueda, recolección, análisis de la información necesaria para el desarrollo del objeto de la presente convocatoria, es una obligación del proponente seleccionado. 16. En relación con el numeral 9.3, solicitamos por favor especificar cuáles son las "otras" obligaciones a cargo del contratista, y cuales son aquellas "inherentes al objeto del contrato", pues las que fueron incluidas en los términos de referencia son muy generales, y se hace necesario determinarlas adecuadamente. a. La mención que se hace en el numeral 9.3 de los TDR es meramente enunciativa. Las obligaciones a cargo del consultor elegido, se precisarán oportunamente en el contrato que se celebre, las cuales en todo caso tendrán relación con el alcance de la presente convocatoria.

5 17. Solicitamos por favor la reducción del amparo de pago de salarios y prestaciones sociales al 5% del valor del Contrato, pues este es el porcentaje que usualmente se pacta en este tipo de contratos. De igual manera solicitamos la reducción de la vigencia a la del contrato y tres años más. a. No es posible aceptar tal modificación. 18. En el numeral 5.3, Experiencia específica del Proponente, con respecto a las referencias requeridas, y debido a los acuerdos de confidencialidad pactados con los clientes limitan o prohíben la divulgación de nombre del cliente, honorarios, alcance, la consecución de las certificaciones con las condiciones solicitadas. En ocasiones hemos utilizado la alternativa de que el socio responsable emita una carta realizando una descripción del servicio con la información que se pueda divulgar e incluir el nombre de un contacto del cliente (de permitirlo los acuerdos de confidencialidad) para que se realice la validación respectiva. Solicitamos tener en cuenta esta alternativa para la presentación de la experiencia. a. La validez de las certificaciones será evaluada según lo establecido en los términos de referencia publicados. 19. En el numeral 5.4, Experiencia del Equipo de Trabajo, en la experiencia requerida para el consultor senior se solicita experiencia como consultor o investigador en consultoría, diagnóstico, análisis y/o investigaciones relacionados con la competitividad en empresas BPO, KPO e ITO. Sería válida la experiencia en alguno de los subsectores o es obligatoria en las tres? a. Es válida la experiencia en cualquier de los tres subsectores. 20. En el numeral 5.4, Experiencia del Equipo de Trabajo, en la experiencia requerida para el consultor senior se solicita experiencia como consultor o investigador en consultoría, diagnóstico, análisis y/o investigaciones relacionados con la competitividad en empresas BPO, KPO e ITO. Podemos entender por competitividad, estudios de efectividad, eficiencia, mejoramiento, posicionamiento o proyección frente al mercado u excelencia operacional? a. Cualquiera de las mencionadas aplica. 21. En el numeral 5.4, Experiencia del Equipo de Trabajo, en la experiencia requerida para el consultor senior se solicita experiencia como consultor o investigador en consultoría, diagnóstico, análisis y/o investigaciones relacionados con la competitividad en empresas BPO, KPO e ITO. Se menciona que el Proponente deberá indicar para cada uno de los cargos propuestos al interior del Equipo de Trabajo: (ii) La experiencia específica relacionada con el cargo a desempeñar (años, meses y días). En este aspecto, Es necesario anexar los soportes que acrediten dichas experiencias?

6 a. Si. 22. En el numeral 5.5, Metodología, ítem (ii) Fuentes de información, la especificación de las fuentes de información a ser empleadas en el estudio implica proporcionar la denominación de las fuentes primarias y secundarias que se proyecta emplear? A qué se refieren específicamente con enunciar?, Se pueden describir de manera general sin revelar las fuentes? a. Depende de la propiedad intelectual de dichas fuentes de información. Si son de carácter público se deben enunciar y citar. 23. En el numeral 5.6, Es posible modificar la asignación presupuestal? a. No 24. En el numeral 8. Términos de la contratación, alcance del objeto de la contratación, Dentro de las ciudades donde se desarrollará el diagnóstico, está incluida Manizales, Ésta involucra al eje cafetero (Quindío, Risaralda, Caldas y Norte del Valle)? a. No. Solamente Manizales y su área metropolitana. 25. En el numeral 8. Términos de la contratación, alcance del objeto de la contratación, el trabajo activo con las entidades públicas, privadas y demás actores, involucra interacción con empresas y/o actores de entidades diferentes a Bancoldex y/o al personal del PTP; Los contactos y programación de reuniones, de acuerdo con las necesidades de la consultoría, serán facilitadas por el personal de PTP, o de qué forma se espera que la consultora realice el manejo de estas interacciones? a. Los contactos requeridos para conseguir información serán en lo posible facilitados por el PTP. 26. En el numeral 8, términos de la contratación, Bancoldex proporcionaría algunos de los estudios realizados con anterioridad para ser tomados como base? De ser así qué documentos podría Bancoldex facilitar a la Firma? a. Existen varios estudios de carácter público ya hechos para el sector BPO, ITO, KPO y para el sector de software y TI que serían facilitados al proponente seleccionado. 27. En el numeral Diagnóstico de entornos, ítem (ii) Tecnológico, cuando se menciona Descripción de principales procesos de desarrollo de servicios del sector de BPO, KPO e ITO, y elaboración de mapas de procesos tipo, Se debe elaborar un mapa de procesos para cada uno de los sectores (BPO, KPO e ITO) discriminado por sus servicios?

7 a. Esto puede ser general para el sector completo. 28. En el numeral Diagnóstico de entornos, ítem (ii) Tecnológico, cuando se menciona Descripción de principales procesos de desarrollo de servicios del sector de BPO, KPO e ITO, y elaboración de mapas de procesos tipo, Nos pueden proporcionar mayor detalle frente a la descripción de los procesos tanto de desarrollo de servicios y del sector incluyendo su alcance y profundidad requerida? a. Descripción general sobre qué tipos de servicios son ofrecidos por las empresas de cada ciudad. Se trata de conocer el valor agregado de la oferta actual. 29. En el numeral Diagnóstico de entornos, ítem (ii) Tecnológico, al referirse a Descripción de la tecnología usada en el sector productivo, Se menciona el sector como el sector de tercerización de procesos, entonces al referirse al sector productivo, Se entiende como sector productivo el sector de tercerización de procesos?, y La descripción de la tecnología, que alcance y profundidad requiere? a. Se refiere al sector de tercerización de procesos de negocios (BPO, ITO, KPO). b. Se requiere saber, de manera general, qué tecnologías se están utilizando para prestar los servicios ofrecidos, con el fin de definir las brechas existentes entre las mejores prácticas y lo utilizado actualmente por las empresas colombianas. 30. En el numeral Diagnóstico de entornos, ítem (ii) Tecnológico, cuando se especifica Identificación de principales líderes de Tecnología nacional e internacional dirigida al sector, al referirse a la identificación de líderes de tecnología, Bajo qué perspectiva se debe definir la posición de liderazgo, puede ser frente a tecnología más avanzada, posicionamiento en ventas, tamaño, entre otros? a. Principalmente los proveedores de tecnología utilizados por las empresas del sector BPO, ITO, KPO y qué tipos de tecnología están ofreciendo. 31. En el numeral Diagnóstico de entornos, ítem (iii) Organizacional, cuando se menciona Identificar tendencias y modelos de gestión; tipo de organizaciones empresariales, sistemas de gestión y administración, gremios, entidades reguladoras, marco legal, distribución geográfica de las empresas, estrategias de integración con clientes y proveedores, En la descripción general de este Item se habla de la identificación de modelos de gestión, sistemas de gestión y administración, y en el detalle de cada uno de los componentes de Item no se menciona ningún aspecto a indagar relacionado

8 con los modelos y los sistemas de gestión. Por favor aclarar si estos se tendrán en cuenta en otro ítem o se deben incluir aquí mismo. a. Se requiere una descripción general de dichos temas y si incluye el tema de modelos de gestión. 32. En el numeral Diagnóstico de entornos, ítem (iii) Organizacional, al referirse a Normas Legales y Técnicas que afectan al sector, en el Item anterior ii) Tecnológico, también se solicita la descripción de normatividad y regulaciones, por favor aclarar el alcance, profundidad y diferencias de ambos ítems. a. Descripción general, teniendo en cuenta las particularidades del sector, cuál es la normatividad que tiene más efecto y por qué razones. Ejemplo, Ley de Protección de Datos, Aprendices, Zonas Francas, etc. 33. En el numeral Diagnóstico de entornos, qué nivel de detalle se requiere en la especificación del marco legal y normativo? considerando que en los perfiles del equipo de trabajo no se incluye un abogado y que el identificar todas las normas legales y técnicas requiere un esfuerzo muy significativo. a. Descripción general, teniendo en cuenta las particularidades del sector, cuál es la normatividad que tiene más efecto y por qué razones. Ejemplo, Ley de Protección de Datos, Aprendices, Zonas Francas, etc. 34. En el numeral Diagnóstico de entornos, ítem (v) Educativo, cuando se menciona Oferta formal, formación para el trabajo y desarrollo humano e informal: por programas, instituciones oferentes, niveles, regiones, países referentes a nivel internacional, se solicita incluir la aclaración acerca de si la oferta educativa solicitada se refiere a toda la oferta educativa completa de la ciudad-país que se esté evaluando, o a los programas relacionados con el sector y sus servicios. a. Se refiere a cuál es la oferta relacionada con el sector en las ciudades mencionadas. 35. En el numeral Diagnóstico de entornos, ítem (vii) Tendencias de desarrollo del área objeto de análisis, cuando al referirse al área de objeto de análisis se están refiriendo al sector de BPO, KPO e ITO? a. Si 36. Adicionalmente, en Tendencias en las tecnologías, en el ítem anterior ii) Tecnológico, también se solicita la descripción de tendencias en tecnología, por favor aclarar el alcance profundidad y diferencias de ambos ítems.

9 a. Definir las tendencias de tecnologías que posiblemente se usarán en el futuro, teniendo en cuenta las convergencias tecnológicas (tecnologías móviles, globalización, inteligencia artificial, etc.) 37. En el numeral 8, respecto a la especificación de alcance solo mencionan ciudades Colombianas, sin embargo en los contenidos de los productos se menciona el componente de información o referentes internacionales, en este sentido, Esta propuesta debe considerar Benchmark internacional? a. Puede contenerlo. 38. En el numeral 8.1.1, ítem (vii) Tendencias de desarrollo del área objeto de análisis, se menciona Comportamiento del mercado y en el ítem (iv) Económico se solicita la indagación en aspectos de comportamiento de mercado, por favor aclarar el alcance, profundidad y diferencias de ambos ítems. a. Describir hacia dónde ven que el mercado mundial está apuntando, qué tendencias de prestación de servicios se vislumbran en el futuro, etc. 39. En el numeral 8.1.1, ítem (vii) Tendencias de desarrollo del área objeto de análisis, se menciona Se deben incluir aspectos como: Gestión en las organizaciones, se solicita ampliar y profundizar un poco más en el alcance de este aspecto a incluir, ya que cuenta con un amplio contenido de elementos en diferentes temas. a. Describir las tendencias de gestión en las organizaciones del sector, tales como teletrabajo, Bring your own device, crowdsourcing, entre otros. 40. En el numeral 8.1.5, Presentación del estudio, para el ítem (ii), se estima una única presentación a los funcionarios del Programa de Transformación Productiva junto con los representantes de los sectores y subsectores, o cuántas presentaciones se estiman? a. Una sola presentación. 41. En el numeral 8.1.5, Presentación del estudio, para el ítem (iii), en la presentación se espera compartir algún tipo de material impreso con los asistentes? Qué otras cosas se deben estimar de parte de la firma, se debe incluir el alquiler de locaciones, equipos, entre otros? Las invitaciones las haría Bancoldex? a. Los costos eventuales de esta presentación deberán ser cubiertos por el Contratista. b. No necesariamente se debe entregar material impreso.

10 c. El PTP ayudará en la convocatoria 42. En el numeral 8.2, Cronograma de entrega de productos, en la mención el Contratista debe realizar entregas parciales (en medio físico y a través de correo electrónico a mariadelpilar.trujillo@ptp.com.co), es posible evaluar la posibilidad de tener en cuenta las entregas de los documentos a través de correo electrónico únicamente, ajustándonos a las políticas de cero papel y conservación del medio ambiente? a. Puede enviarlas en medio magnético acompañadas de una carta para radicar en físico el medio magnético (memoria usb o CD) en la oficina de correspondencia de BANCOLDEX, según se acuerde con el supervisor del contrato. 43. Los procesos de BPO, KTO e ITO demandan una buena cantidad y calidad de telecomunicaciones, ancho de banda, que generalmente excede el ancho de banda que hoy ofrece el Internet comercial. Es necesario estudiar y medir este aspecto o Bancoldex y el Ministerio ya tienen esta información para las ciudades que se caracterizarán? a. Se considera que la oferta es pertinente. En caso de necesitar validar esta información, el Proponente debe consultarlo con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. 44. qué peso tendrá la incorporación de información global en la evaluación de la metodología a utilizar y en la experiencia certificada del equipo de trabajo. a. Está definido en los términos de referencia. Por cada uno de los criterios se asigna el puntaje establecido en los TDR. 45. Hay algún modelo o anexo a seguir para elaborar la Hoja de vida del Proponente? a. No 46. Es necesario acreditar los años de existencia del Proponente detallados en la Hoja de vida? En caso afirmativo, cuál es la manera de acreditarlo? a. Para el caso de personas jurídicas los años de existencia se deben acreditar con el certificado de existencia y representación legal o el documento de incorporación respectivo. En el caso de personas naturales la existencia se valida con los años de experiencia. xxxxxxxxxxx 47. Hay algún modelo o anexo a seguir para elaborar la Hoja de vida del equipo de trabajo?

11 a. No. 48. Es necesario acreditar el nivel de formación y la experiencia del Equipo de Trabajo detallados en la Hoja de vida? En caso afirmativo, cuál es la manera de acreditarlo? a. No es necesario para la presentación de la propuesta, pero se podrá solicitar más adelante. 49. Cuando piden 12 meses de experiencia comprobada en la elaboración de estrategias relacionadas con el Sector Será admitida como experiencia relacionada con el objeto de la convocatoria, la elaboración de proyectos similares enmarcados en el sector de las Tecnologías de la Información y la Comunicación? a. Si será aceptada dicha experiencia. 50. (4) certificaciones emitidas por clientes del sector público, privado o mixto de algún país latinoamericano, a los cuales les haya desarrollado estudios como el del objeto de esta convocatoria o similares cuando hablan del objeto o similares se aceptaran certificaciones de proyectos que pretenden tener los mismos outputs y metodología (caracterización y definición estratégica) pero de sectores distintos al Outsourcing? a. Experiencia en tercerización de procesos de negocio En el caso de consorcio de persona jurídica nacional (colombiana) con extranjera (española), habrá que presentar por un lado el formato de vinculación para persona jurídica nacional y por otro el formato de conocimiento de clientes del exterior, uno para cada una de las partes? A qué documentos anexos se refiere en el numeral 7.3 (Documentación de la Propuesta), puntos vii y viii? a. Sí, es necesario presentar un formulario para cada una de las partes. b. Los documentos anexos están listados en el formato de vinculación de clientes correspondiente Hay algún modelo o anexo a seguir para elaborar la Propuesta económica (numeral 7.3 Documentación de la Propuesta, punto xiii)? a. No. La misma debe contener la información solicitada en el numeral 5.6 de los TDR.