Resumen Ejecutivo de WorkFlow Management System

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1 - 1 - Resumen Ejecutivo de WorkFlow Management System WMS tiene sus inicios en los años 90, cuando nace una organización llamada WorkFlow Management Coalition producto de la necesidad de estandarizar el desarrollo de la tecnología de flujo de trabajo usando estándares y terminología común. Esta coalición fue establecida para identificar las áreas funcionales y desarrollar las especificaciones apropiadas para la implementación de productos de flujo de trabajo. Tales especificaciones se aplicarían entre productos de workflow heterogéneos y proveerían integración de aplicaciones workflow con otros servicios IT tales como correo electrónico y manejo de documentos, de esta manera, mejorarian el uso de la tecnología en el IT market, para beneficio tanto de vendedores como usuarios. Los términos mas importantes que se definen en el WfMC son: WMS: Workflow Management System o Sistema de Gerenciamiento de Workflow,: es un Sistema que define, crea y administra la ejecución de workflows mediante el uso de software, ejecutando uno o mas motores de workflow, los cuales son capaces de interpretar la definición del proceso, interactuar con los participantes del workflow, y de ser requerido, invocar el uso de herramientas de tecnologías de información y aplicaciones. Workflow: Automatización de un proceso de negocio, de forma completa o en parte, en donde documentos, información o tareas son pasadas desde un participante a otro para que tome acción, de acuerdo a un conjunto de reglas procedurales. Automatización: Tecnología que permite automatizar determinados aspectos del proceso de negocios

2 - 2 - Proceso de Negocio: Conjunto de uno o mas procedimientos o actividades directamente ligadas que colectivamente realizan un objetivo del negocio, normalmente dentro del contexto de una estructura organizacional que define roles funcionales y relaciones entre los mismos Documentos, información o tareas: Elementos que son distribuidos a los participantes para que actúen Participantes: pueden ser usuarios humanos de la aplicación o no (ej, servidor fax) Acciones: son las acciones que toman los participantes para poder lograr el objetivo del negocio Reglas: rigen el proceso automatizado.

3 - 3 - Los beneficios que se obtienen entre otros son Alta productividad del personal Incremento del nivel de satisfacción de los clientes Reducción de costes Incremento de los beneficios y ahorro de costes Mejor control de sus procesos de negocio La habilidad de cumplir rápidamente con las regulaciones gubernamentales y de mercado Los aspectos mas importantes a ser considerados para la evaluación de productos WMS disponibles en el mercado son: Funcionalidades provistas: o Manejo de usuarios, roles y grupos dinámicos ( determinados en tiempo de ejecución y no en tiempo de diseño) o Definición gráfica del proceso ( diagramas de estado o actividades) o Definición de permisos o Manejo d devoluciones o Suplencias o Workflow Ad-Hoc ( no deterministicos) Herramientas de definicion de procesos o Que permitan definer cualquier tipo de proceso o Flexible y poderosa o Facil mantenimiento, pueda ser realizado por un usuario (no expertos) Base instalada y experiencia de desarrolladores. o Dominio de la realidad de las organizaciones tanto horizontal como vertical o Adaptabilidad en empresas de diferentes naturaleza Funcionalidades que faciliten el trabajo en grupo

4 - 4 - o Adjuntar documentos a instancias de procesos o Búsqueda de documentos o Documentos no estructurados Adaptabilidad a las necesidades o Personalizable para cada organización o Formularios, definiciones, vistas o Diferentes browser o Clientes 32 bits o Dispositivos moviles Escalabilidad y portabilidad o Sea multiplataforma de manera de poder escalarlo y portarlo sin realizarle modificaciones. Los componentes del WMC son: WAPI: Work APIs and Interchange Formats o APIs soportan funciones entre los componentes del WMS o Formatos y protocolos que dan interoperabilidad entre workflow engines distintos o Formatos para intercambio de información como process definition y datos de autoría entre el workflow engine y repositorios externos WorkFlow Enactment Services o Proveer un entorno en tiempo de ejecución en el cual las instancias de procesos junto con sus actividades ocurren utilizando uno o mas motores de workflow Workflow Engines (motores de workflow o Interpretación de las definiciones de procesos o Control de instancias de procesos o Habilita/Deshabilita usuarios o Control de acceso a los documentos o Identificación de workitems (documentos pendientes) a ser atendidos por los usuarios o Mantenimiento de datos & metadatos, pasando los datos desde y hacia las aplicaciones o usuarios o Supervisión, administración y auditoría

5 - 5 - Process Definition Tools o Workflow provee sus propias herramientas de definición de procesos o Salida es una definición de procesos que es interpretada en tiempo de ejecución por el motor de workflow Workflow Client Applications o o Es el worklist handler o Interactúa con el usuario final en aquellas actividades que requiere intervención humana o Funciones: Administra el worklist Procesa las instancias y otras funciones de control( ej. Suspender/resumir) Recupera/maneja los process definition data

6 - 6 - Realiza funciones administrativas(suspende el uso de ciertos process definition) Administration & Monitoring Tools o Interface común para que WMS compartan funciones de monitoreo y administración o Controlan estado de procesos o Extracción de métricas o Funciones de administración Seguridad Control Autorización Invoked Application o Agentes de aplicación o Métodos de invocación detrás de la interface de WES o Aplicaciones workflow compatibles o Conjunto estándar de APIs para comunicarse con la WES para recibir datos de aplicación, responder a eventos de actividades Para conocer una aplicación funcionando bajo la plataforma Workflow, usaremos el producto One Space Manager Este producto ha sido producido por Arion Data System, tiene sus instalaciones en Barcelona. Este producto proporciona una Gestión efectiva de procesos y flujos de trabajo permitiendo definir las actividades de cada proceso, definir las reglas asociadas a cada proceso, controlar la aprobación de cada actividad con sus respectivos responsables de cada actividad. Permite modelar una amplia gana de tipos de procesos desde los formales altamente estructurados hasta los informales (ad-hoc) Es flexible, se adapta a su entorno, en lugar de que su entorno y métodos tengan que adaptarse al sistema

7 - 7 - Procesos informales están basados simplemente en la agrupación de documentos (ej. Referencias de Piezas, Listas de Materiales (BOM), y archivos CAD) en un paquete, adjuntando una nota (opcional) y encaminando este paquete a uno o más usuarios o grupos. Los procesos formales se definen y modelan usando el intuitivo entorno de Workflow gráfico de OneSpace Manager. Simplemente posicionando y conectando objetos gráficos en la pantalla. Durante la ejecución del Workflow se pueden asignar dinámicamente trabajos a los usuarios, grupos o roles determinados. Las conexiones representan el flujo de trabajo deseado. Puede poner incluso alarmas de tiempo para notificar automáticamente a los usuarios próximos vencimientos de fechas. Participar en un Workflow es simple y claro. OneSpace Manager suministra la información precisa al usuario correcto en el momento oportuno. En el potente Modo de Supervisión los directores y responsables de proyecto pueden suspender, continuar, activar y desactivar trabajos, tantas veces como sea necesario, para

8 - 8 - adaptarse situaciones excepcionales, tales como un pedido repentino o emergencias inesperadas. Los procesos se supervisan fácilmente mediante una intuitiva interfase gráfica: una codificación en color de las tareas le indicará quien recibió, inició, devolvió o completó labores asignadas, evitando aprender comandos especiales o generar largos informes Existen una infinidad de productos en el mercado tales como: Abydos Designer - SQL Server 2000Translate process diagrams into workflow rules in Remedy applications for SQL Server Abydos Designer - OracleTranslate process diagrams into workflow rules in Remedy applications for Oracle Windows- Abydos Designer - Oracle UNIXTranslate process diagrams into workflow rules in Remedy applications for Oracle Unix- ActiveModelerIt enables you to model the way people and organisations actually work- AddFlow 4 ActiveX Controlcreate diagrams interactively or programmatically: workflow diagrams, database diagrams- AptSoft Director SeriesApplies a new approach: event-driven business process coordination- Aspen GroveA web-based, web-designed and webimplemented workflow management solution- BEA WebLogic IntegrationERP. CRM. Legacy applications. Business users. Supply chain. Trading partners.- BizFlowSolution for business process management and workflow automation- Business PilotBusiness Pilot lets any user build complex workflows to automate your business- Business Pilot - LinuxBusiness Pilot is a powerful yet easy-to-use workflow system.- Case Manager ProDeveloped to streamline workflow in addition to managing information- CaslonFlow 3Designing workflows in CaslonFlow is like drawing a flowchart by dragging and dropping- CommWorxOrder Management, Customer Care, Billing, Workflow Management- Corporate Modeler SuiteCommunicate and optimize your organization's business processes and systems- DAS SoftwareCompany's task assignments and work schedule can be shared from any location- DynaFlowProcess Models are too valuable to be buried in cabinets- Enhydra JaWE - Open Source Graphical Workflow EditorThe first open source graphical java workflow process editor- Enhydra Shark - Open Source Java/XML Workflow ServerThe Shark project delivers a workflow server with a difference- ExtraTextual PlusAn automated system which tracks, references, records events- FloSuiteSolution for case management, collaboration, business process automation and workflow- FlowChartXWorkflow processes Database diagrams Presentation of algorithms- iapproveapproval management features into processes handled by other systems- IBM WebSphere MQ WorkflowLong-running business process workflows as they interact with systems and people- InFlow MAn integrated business workflow solution specifically developed for manufacturing- InFlow SAn integrated business workflow solution specifically developed for service organizations- Interstage i-flowinterstage i-flow is the BPM solution for managing dynamic business processes- ivygridivygrid is a logic of an application or a Web workflow is defined and implemented- FullTime AutoStartReduce the amount of manual work that administrators otherwise must perform- Lotus WorkflowLotus Workflow, formerly known as

9 - 9 - Domino Workflow- MassTransit EnterpriseMassTransit Enterprise supports every file transmission workflow- Metastorm e-workmetastorm e-work is a mature Business Process Management platform- micro-workflowa workflow component aiming at separating the logic and control aspects- Microsoft Outlook WorkflowThe Workflow Product Built Exclusively for Microsoft Outlook- Open-source workflow toolkitopen-source workflow toolkit makes heavy use of XML- Open-source workflow toolkit UnixA workflow engine in library form which can be integrated with whatever you need to- OpenCSOpenCS is a workflow tool aimed at the electronic document management- PlanViewReal-time decision-making tools to workflow strategy- POSSEPOSSE is a work management system for government and business- Project EngineProject Engine drives the workflow of an entire project- Project Engine ServerServer computer to be able to connect multiple clients to form a project team- PuzzleFlow WorkflowA innovative automated PDF workflow system- QualTraxFrom operating procedures and work instructions, to equipment guidelines- Quickie FlowchartsQuickie Flowcharts allows you to easily create organizational charts- Reactor 5Reactor 5 is the ideal solution for everything from Web Services Orchestration- RMTrackAn easy to use and easy to customize bug tracking, issue tracking- Singularity Process PlatformAn award-winning business process management (BPM) and workflow platform- Skelta Workflow. NETEmploys Microsoft.NET to deliver powerful embedded workflow software solutions- SmartTrackerA user-friendly, general purpose tool for tracking and monitoring workflow- StatComWorkflow is the key to hospital efficiency- System ArchitectProvide all of the tools necessary for development of successful enterprise systems- system for development of complex business workflows, organizing people in teams- Teamplate for.netonly business process workflow technology developed to take full advantage the.net- Teamplate Workflow WizardThe Teamplate Workflow Wizard combines with Microsoft Content Management Server- Teamware OfficeTeam and resource scheduling with Teamware Calendar- Teamware Office - LinuxIt helps users find, view, analyze and act on information in a userfriendly and timely way- TQTrackerTQTracker or TQT is a business process management (BPM) solution- TrackWiseSuite of products with the vision that all business organizations will benefit from using- Ultimus BPM SuiteThe Ultimus BPM Suite is a complete business process management system- Ultimus Process DesignerIntroduction to BPM and Workflow Automation- Velocity Balance workflow softwarevelocity Balance workflow software leverages the combined power of your equipment- Velocity OneFlowVelocity OneFlow introduces advanced digital prepress capabilities- WinOcularIt's an entire workflow and data organization methodology- WorkflowGenQuick & simple means of processing and disseminating eforms for an enhanced workflow- WorkflowXtenderEasy access to workflow via the Internet or your Intranet- WorkPointWorkflow for Enterprise Computing WorkPoint is the only business process management

10 Conclusiones: Implementar WMS en las organizaciones ofrece beneficios sustanciales independientemente del sector Forman parte integral de la infraestructura empresarial Algo que deben considerar es que estos productos van dirigidos a proporcionar mejoras en las empresas, lo que no sucede con la implementación de BMPN que son sistemas complejos, muy caros, que para tener éxito, deben producirse cambios inclusive culturales dentro de la organización. Recomendaciones Es importante que las organizaciones que deseen mejorar sus procesos, ya sea enmarcado en un proyecto de mejora continua o no, deban automatizarlos, para que de esta manera pueda estudiarlos, mejorarlos, medirlos y evaluarlos. Además estas empresas con orientación globalizada cuyos clientes acceden a sus servicios mediante Internet, la opción de proceso automatizado es casi una obligación Bibliografia Workflow Management Coalition Terminology & glossary 1011_term_glossary_v3.pdf Xflow Conceptos e-imagine IT Solution XDATA Arquitectura WorkFlow: An Introduction Rob Allen, Open Image System Inc, United Kingdom Chair, WfMC External Relations Committee An Overview of Workflow Management: From Process Modeling to Workflow Automation Programas de WMS m

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