Servicio de TIC. CONTRATO NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD DE SERVICIOS/SUMINISTROS PROCEDIMIENTO

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DEFINICIÓN CONTRATO NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD DE SERVICIOS/SUMINISTROS En el procedimiento negociado la adjudicación recaerá en el licitador justificadamente elegido por el órgano de contratación, tras efectuar consultas con diversos candidatos y negociar las condiciones del contrato con uno o varios de ellos. (Art. 169 TRLCSP) El art TRLCSP establece como regla general que la adjudicación de un contrato se realizará, ordinariamente, utilizando el procedimiento abierto o el procedimiento restringido, mientras que el artículo 170 de la TRLCSP indica que los contratos que celebren las Administraciones Públicas podrán adjudicarse mediante procedimiento negociado en los siguientes casos: a) Cuando las proposiciones u ofertas económicas en los procedimientos abiertos, restringidos o de diálogo competitivo seguidos previamente sean irregulares o inaceptables por haberse presentado por empresarios carentes de aptitud, por incumplimiento en las ofertas de las obligaciones legales relativas a la fiscalidad, protección del medio ambiente y condiciones de trabajo a que se refiere el artículo 119, por infringir las condiciones para la presentación de variantes o mejoras, o por incluir valores anormales o desproporcionados, siempre que no se modifiquen sustancialmente las condiciones originales del contrato. b) En casos excepcionales, cuando se trate de contratos en los que, por razón de sus características o de los riesgos que entrañen, no pueda determinarse previamente el precio global. c) Cuando, tras haberse seguido un procedimiento abierto o restringido, no se haya presentado ninguna oferta o candidatura, o las ofertas no sean adecuadas, siempre que las condiciones iniciales del contrato no se modifiquen sustancialmente. Tratándose de contratos sujetos a regulación armonizada, se remitirá un informe a la Comisión de la Unión Europea, si ésta así lo solicita. d) Cuando, por razones técnicas o artísticas o por motivos relacionados con la protección de derechos de exclusiva el contrato sólo pueda encomendarse a un empresario determinado. e) Cuando una imperiosa urgencia, resultante de acontecimientos imprevisibles para el órgano de contratación y no imputables al mismo, demande una pronta ejecución del contrato que no pueda lograrse mediante la aplicación de la tramitación de urgencia regulada en el artículo 112. f) Cuando el contrato haya sido declarado secreto o reservado, o cuando su ejecución deba ir acompañada de medidas de seguridad especiales conforme a la legislación vigente, o cuando lo exija la protección de los intereses esenciales de la seguridad del Estado y así se haya declarado de conformidad con lo previsto en el artículo 13.2.d). g) Cuando se trate de contratos incluidos en el ámbito del artículo 346 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea. Página 1 Plaza de la Merced 2

2 El artículo 173 de la TRLCSP añade que, además de en los casos previstos en el artículo 170, los contratos de suministros podrán adjudicarse por procedimiento negociado en los siguientes supuestos: a. Cuando se trate de la adquisición de bienes muebles integrantes del Patrimonio Histórico Español, previa su valoración por la Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español u organismo reconocido al efecto de las Comunidades Autónomas, que se destinen a museos, archivos o bibliotecas. b. Cuando los productos se fabriquen exclusivamente para fines de investigación, experimentación, estudio o desarrollo; esta condición no se aplica a la producción en serie destinada a establecer la viabilidad comercial del producto o a recuperar los costes de investigación y desarrollo. c. Cuando se trate de entregas complementarias efectuadas por el proveedor inicial que constituyan bien una reposición parcial de suministros o instalaciones de uso corriente, o bien una ampliación de los suministros o instalaciones existentes, si el cambio de proveedor obligase al órgano de contratación a adquirir material con características técnicas diferentes, dando lugar a incompatibilidades o a dificultades técnicas de uso y de mantenimiento desproporcionadas. La duración de tales contratos, así como la de los contratos renovables, no podrá, por regla general, ser superior a tres años. d. Cuando se trate de la adquisición en mercados organizados o bolsas de materias primas de suministros que coticen en los mismos. e. Cuando se trate de un suministro concertado en condiciones especialmente ventajosas con un proveedor que cese definitivamente en sus actividades comerciales, o con los administradores de un concurso, o a través de un acuerdo judicial o un procedimiento de la misma naturaleza. f. En todo caso, cuando su valor estimado sea inferior a euros. Además el artículo 174 de la TRLCSP añade que, además de en los casos previstos en El 170, los contratos de servicios podrán adjudicarse por procedimiento negociado en los siguientes supuestos: a. Cuando debido a las características de la prestación, especialmente en los contratos que tengan por objeto prestaciones de carácter intelectual y en los comprendidos en la categoría 6 del Anexo II, no sea posible establecer sus condiciones con la precisión necesaria para adjudicarlo por procedimiento abierto o restringido. b. Cuando se trate de servicios complementarios que no figuren en el proyecto ni en el contrato pero que debido a una circunstancia que no pudiera haberse previsto por un poder adjudicador diligente pasen a ser necesarios para ejecutar el servicio tal y como estaba descrito en el Página 2 Plaza de la Merced 2

3 proyecto o en el contrato sin modificarlo, y cuya ejecución se confíe al empresario al que se adjudicó el contrato principal de acuerdo con los precios que rijan para éste o que, en su caso, se fijen contradictoriamente, siempre que los servicios no puedan separarse técnica o económicamente del contrato primitivo sin causar grandes inconvenientes al órgano de contratación o que, aunque resulten separables, sean estrictamente necesarios para su perfeccionamiento y que el importe acumulado de los servicios complementarios no supere el 50 % del importe primitivo del contrato. c. Cuando los servicios consistan en la repetición de otros similares adjudicados por procedimiento abierto o restringido al mismo contratista por el órgano de contratación, siempre que se ajusten a un proyecto base que haya sido objeto del contrato inicial adjudicado por dichos procedimientos, que la posibilidad de hacer uso de este procedimiento esté indicada en el anuncio de licitación del contrato inicial y que el importe de los nuevas servicios se haya computado al fijar la cuantía total del contrato. d. Únicamente se podrá recurrir a este procedimiento durante un período de tres años, a partir de la formalización del contrato inicial. e. cuando el contrato en cuestión sea la consecuencia de un concurso y, con arreglo a las normas aplicables, deba adjudicarse al ganador. En caso de que existan varios ganadores se deberá invitar a todos ellos a participar en las negociaciones. f. En todo caso, cuando su valor estimado sea inferior a euros. Podrá prescindirse de la publicación del anuncio cuando se acuda al procedimiento negociado por haberse presentado ofertas irregulares o inaceptables en los procedimientos antecedentes, siempre que en la negociación se incluya a todos los licitadores que en el procedimiento abierto o restringido, o en el procedimiento de diálogo competitivo seguido con anterioridad hubiesen presentado ofertas conformes con los requisitos formales exigidos, y solo a ellos. Por último, se prescindirá de publicidad en los procedimientos negociados por razón de la cuantía en aquellos contratos cuyo valor estimado sea igual o inferior a euros, IVA excluido, si se trata de contratos de obras, o a euros, IVA excluido, cuando se trate de otros contratos. Página 3 Plaza de la Merced 2

4 FASES NORMATIVA APLICABLE Fase de inicio Fase de licitación Fase de adjudicación Fase de formalización del contrato Fase de Ejecución Ley 30/92 Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Orden de 16/05/2012 de remisión electrónica de actos y acuerdos de las Entidades Locales. Reglamento de Organización Administrativa de la Excma. Diputación Provincial de Toledo. Decreto 126/1986, de 25 de noviembre, sobre libro de actas y resoluciones de las corporaciones locales. Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local. Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. RECURSOS Cabe interposición del recurso de reposición. Recurso Contencioso Administrativo (art. 116 LRJPAC, una vez haya sido resuelto expresamente o se haya producido desestimación presunta del recurso de reposición OBSERVACIONES Los contratos celebrados por las Administraciones Públicas deberán formalizarse en documento administrativo dentro del plazo de 10 días hábiles, a contar desde el siguiente al de la notificación de la adjudicación definitiva, constituyendo dicho documento título suficiente para acceder a cualquier registro público. La presentación de un recurso genera que DPT realice un informe técnico ( y un informe jurídico. El informe técnico va firmado por el Técnico informante y el informe jurídico lo firma el Jefe de Contratación con el conforme de Secretaría. Dichos informes son elevados a la Junta del Gobierno. Ver procedimiento de Junta de Gobierno. Mediante la resolución que tome la Junta de Gobierno tomando como base los informes proporcionados, se decide a admisibilidad o no del recurso Página 4 Plaza de la Merced 2

5 FASE DEFINICIÓN DESCRIPCIÓN FASE DE INICIO Fase en la que cualquier servicio de DPT solicita una petición para iniciar un procedimiento de contrato negociado sin publicidad de servicio/suministro. Cualquier servicio de DPT puede remitir una petición inicial para que se inicie el procedimiento de un contrato negociado sin publicidad de servicio/suministro. Esta petición inicial será el equivalente a las propuestas de expediente explicadas en los procedimientos de Secretaría, por lo que se procede a seguir sus pasos. Ver procedimiento de Propuesta de Expediente. No es exactamente igual, por ejemplo, cambia el circuito de firmas. Esta petición tiene que ir acompañada por los siguientes campos: - Importe neto del contrato - IVA aplicable - Importe máximo de licitación - Tipo de procedimiento de contratación, en este caso Contrato negociado sin publicidad de servicios/suministros - Denominación del servicio/suministro - Partida presupuestaria - Plazo de ejecución del Servicio/Suministro - Relación de empresas a invitar - Campo de texto libre en donde el servicio correspondiente indique el contenido del contrato que se pretende adjudicar. Este campo se denominará Descripción. Una vez la petición inicial ha sido debidamente cumplimentada y firmada por el Jefe de Servicio en primer lugar y por el Diputado del Área en segundo lugar, ésta es remitida a Contratación, el cual está encargado de solicitar un informe económico a Intervención. Una vez recibida la petición, Intervención tendrá visibilidad de todos los documentos generados con la petición inicial, pero no podrá modificar los datos de la misma. Dicho informe económico es firmado electrónicamente por el interventor o persona que lo sustituya y devuelto de nuevo a Contratación. Tras ser remitido el informe económico, Contratación elaborará un pliego de cláusulas administrativas que se adjunta al expediente y que firma electrónicamente el jefe de Servicio de Contratación para su aprobación. DPT remitirá a SIA plantilla de la aprobación del pliego de cláusulas administrativas. El artículo 176 de la TRLCSP indica que En el pliego de cláusulas administrativas particulares se determinarán los aspectos económicos y técnicos que, en su caso, hayan de ser objeto de negociación con las empresas Además, se genera un informe jurídico que lleva la firma del Jefe de Servicio de Contratación y el conforme del Secretario General. Dicho informe acompaña a un borrador de propuesta con el que se aprueba el expediente de contratación. Dicho Página 5 Plaza de la Merced 2

6 borrador lleva la firma del Jefe de Servicio de Contratación y del Diputado Delegado del Área. Tras la generación de estos dos documentos, se produce su envío a Intervención para que proceda a su fiscalización. Dicha fiscalización lleva la firma del Interventor y, una vez firmado, es elevada a Junta de Gobierno para que se proceda a su aprobación. Ver procedimiento de Junta de Gobierno. INTERVINIENTES Cualquier servicio DPT DOCUMENTOS DE SALIDA Contratación Intervención Interventor Jefe de Servicio de Contratación Diputado Delegado del Área Secretario General Intervinientes procedimiento propuesta de expediente Intervinientes procedimiento Junta de Gobierno Petición Inicial Informe Económico Informe Jurídico Pliego de Cláusulas Administrativas Borrador de Propuesta Acta Junta de Gobierno OBSERVACIONES DPT remitirá a SIA plantilla de la aprobación del pliego de cláusulas administrativas. NOTAS DE DISEÑO Se acuerda introducir un menú desplegable en la petición inicial en donde se elija si el contrato a adjudicar es de servicios o suministros. Quedará reflejado la fecha-hora de entrada en el sistema (inicio procedimiento) y de entrega/envío a Contratación. Cada vez que se realiza un trámite, este queda registrado en el sistema, por lo que siempre habrá constancia del tiempo que cada servicio ha dedicado en cerrar un determinado trámite. El informe económico es generado por una aplicación externa a SIGM. Es por ello que Intervención es el encargado de ajuntar el documento en el sistema Intervención genera el informe de fiscalización mediante un programa externo a SIGM por lo que el documento debe ser escaneado e introducido en el sistema para proceder a su firma electrónica por el interventor. Página 6 Plaza de la Merced 2

7 En todo momento, Intervención puede ver el expediente en modo consulta Página 7 Plaza de la Merced 2

8 FASE DEFINICIÓN DESCRIPCIÓN FASE DE LICITACIÓN Fase en la que se invita a presentar oferta a las empresas que se hayan designado Contratación es el encargado de notificar la invitación a presentar oferta para el contrato negociado sin publicidad de servicio/suministro del que se trate. Esta notificación se hará vía . Podrá invitar a aquellas empresas señaladas en la petición inicial e incluso a otras empresas distintas a estas. Debe quedar reflejo en el expediente de las señaladas por el Servicio y de las designadas por Contratación. INTERVINIENTES Contratación DOCUMENTOS DE SALIDA OBSERVACIONES El artículo de la TLRCSP indica que: En el procedimiento negociado será necesario solicitar ofertas, al menos, a tres empresas capacitadas para la realización del objeto del contrato, siempre que ello sea posible. Dentro del plazo señalado, el servicio de Contratación recibe las ofertas presentadas por las empresas notificadas, y, en la actualidad, se registran en un libro de registro. Con posterioridad se creará un Registro de Plicas o Licitadores Para registrar estas ofertas presentadas. Empresas notificadas Plantilla de Notificación de la Invitación a presentar oferta. NOTAS DE DISEÑO DPT señala el beneficio que supondría incluir un campo, donde se pueda marcar si han recibido confirmación o no de la notificación realizada DPT comenta la posibilidad de crear un mantenimiento en el que paulatinamente se fueran introduciendo las empresas con las que se estuviera trabajando con regularidad para poder seleccionarlas en las notificaciones sin necesidad de teclear todos los datos en cada contrato de. Servicio/suministro. Página 8 Plaza de la Merced 2

9 FASE DEFINICIÓN DESCRIPCIÓN FASE DE ADJUDICACIÓN Fase en la que el Órgano de Contratación acuerda adjudicar en favor de una empresa la ejecución de los servicios/suministros solicitados. En el procedimiento negociado la adjudicación recaerá en el licitador justificadamente elegido por el órgano de contratación, tras efectuar consultas con diversos candidatos y negociar las condiciones del contrato con uno o varios de ellos. (Art. 169 TRLCSP). Una vez recibida las ofertas presentadas, se incorporan al registro de plicas y se convoca Mesa de Contratación se realiza la apertura de las proposiciones económicas por la Mesa de Contratación, en donde se examina y califica la documentación que ha sido recibida Una vez recibidas las ofertas, el Servicio de Contratación confecciona una relación de licitadores con los siguientes campos: esto es previo a la convocatoria de la Mesa - Nº orden - Nombre de la empresa - NIF/CIF - Importe neto - IVA - Importe total Se produce la convocatoria de la mesa de contratación cuya citación va firmada por el Secretario de la mesa. Puede convocarse más de una mesa dependiendo del criterio de adjudicación. Debido a la complejidad del circuito de firmas por la gran cantidad de posibles firmantes, se acuerda firmar el acta de la mesa de contratación solo por dos personas. Es por ello que el circuitos de firmas estarán integrados únicamente por los cargos de Presidente de la mesa y Secretario. En el caso de que el resto de los integrantes de la mesa deseen firmar el acta, esta se realizará de manera manual y posteriormente será escaneado en el sistema. Este acta no se envía. Se le remite un documento requiriendo al posible adjudicatario una determinada documentación En esta notificación también se incluye aquellos documentos que la empresa adjudicataria tiene que entregar a DPT. DPT acuerda remitir a SIA plantilla del documento de notificación. En concreto, se pide a la empresa adjudicataria que certifique su solvencia económica, acreditando que está al corriente de pago con la Agencia Tributaria, la Seguridad Social y otros organismos. Es en este momento cuando Tesorería genera dos documentos. Una carta de pago de la fianza depositada por la empresa adjudicataria y un certificado en el que Página 9 Plaza de la Merced 2

10 INTERVINIENTES Contratación DOCUMENTOS DE SALIDA conste que dicha empresa está al corriente de pago con DPT. Ambos documentos son firmados electrónicamente tanto por el Tesorero como por el Interventor. Una vez firmados son enviados a Contratación Para hacer constar los documentos que entrega la empresa adjudicataria, se crea una diligencia que lleva la firma del Jefe de Servicio de Contratación. DPT acuerda remitir a SIA plantilla de la diligencia. A continuación se hace la propuesta de adjudicación que tiene que ser ratificada por la Junta de Gobierno. Ver procedimiento de Junta de Gobierno. Se acuerda que el acta de la Junta de Gobierno sea enviada al Servicio de Contratación para que sean estos últimos los encargados de remitirla a todos los interesados. Sr. Diputado Jefe de Servicio Secretario de la Mesa Presidente de la Mesa Intervinientes Junta de Gobierno Informe sobre baja en las ofertas presentadas Acta mesa de contratación Notificación de adjudicación Diligencia Acta Junta de Gobierno OBSERVACIONES Se recuerda que el procedimiento de Registro de plicas no forma parte de esta fase del proyecto DPT acuerda remitir a SIA plantilla del documento de notificación DPT acuerda remitir a SIA plantilla de la diligencia. Todas las actas elaboradas en la Junta de Gobierno en este procedimiento son remitidas al Servicio de Contratación para que posteriormente sean estos los que lo remitan a las personas interesadas Todas las notificaciones que se hagan a personas externas a DPT deben ser registradas en el registro General (Registro de salida NOTAS DE DISEÑO Las ofertas presentadas serán escaneadas e incorporadas a SIGM una vez efectuado el trámite de apertura. La documentación enviada por la empresa adjudicataria es escaneada e incorporada a SIGM. Página 10 Plaza de la Merced 2

11 FASE FASE DE FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO DEFINICIÓN DESCRIPCIÓN INTERVINIENTES Presidente DOCUMENTOS DE SALIDA OBSERVACIONES NOTAS DE DISEÑO Fase en la que se generan todos los documentos necesarios para formalizar el contrato negociado sin publicidad de servicio/suministro. Una vez se haya producido la adjudicación del contrato de servicio/suministro se produce la firma del contrato por la empresa adjudicataria. El contrato es firmado por el Presidente, el Secretario General y el Contratista. Las dos primeras firmas se realizan de manera electrónica mientras que la del contratista se produce de manera manual y posteriormente es introducida en el sistema. Secretario General Contratista Contrato Página 11 Plaza de la Merced 2

12 FASE DEFINICIÓN DESCRIPCIÓN FASE DE EJECUCIÓN Fase en la que se aprueba/no aprueba el acta de recepción de servicio/suministro y se acuerda/no acuerda devolver la fianza depositada por la empresa adjudicataria. Una vez la ejecución del servicio/suministro ha finalizado, DPT pide a la empresa adjudicataria el acta de recepción del contrato. Tras haberla recibido no se eleva a Junta de Gobierno para proceder a su aprobación tal y como ocurre en el procedimiento negociado sin publicidad de obra. Además, tras haberse producido el vencimiento del plazo de garantía y cumplido satisfactoriamente el contrato, la empresa adjudicataria envía documento a DPT que entra por Registro General, en el que solicita recobrar su fianza. El artículo 102 de la TRLCSP nos indica que: 1. La garantía no será devuelta o cancelada hasta que se haya producido el vencimiento del plazo de garantía y cumplido satisfactoriamente el contrato de que se trate, o hasta que se declare la resolución de éste sin culpa del contratista. 2. Aprobada la liquidación del contrato y transcurrido el plazo de garantía, si no resultaren responsabilidades se devolverá la garantía constituida o se cancelará el aval o seguro de caución. El acuerdo de devolución deberá adoptarse y notificarse al interesado en el plazo de dos meses desde la finalización del plazo de garantía. Transcurrido el mismo, la Administración deberá abonar al contratista la cantidad adeudada incrementada con el interés legal del dinero correspondiente al período transcurrido desde el vencimiento del citado plazo hasta la fecha de la devolución de la garantía, si ésta no se hubiera hecho efectiva por causa imputable a la Administración. 3. En el supuesto de recepción parcial sólo podrá el contratista solicitar la devolución o cancelación de la parte proporcional de la garantía cuando así se autorice expresamente en el pliego de cláusulas administrativas particulares. 4. En los casos de cesión de contratos no se procederá a la devolución o cancelación de la garantía prestada por el cedente hasta que se halle formalmente constituida la del cesionario. 5. Transcurrido un año desde la fecha de terminación del contrato, sin que la recepción formal y la liquidación hubiesen tenido lugar por causas no imputables al contratista, se procederá, sin más demora, a la devolución o cancelación de las garantías una vez depuradas las responsabilidades a que se refiere el artículo 88. Cuando el importe del contrato sea inferior a euros, si se trata de Página 12 Plaza de la Merced 2

13 contratos de obras, o a euros, en el caso de otros contratos, el plazo se reducirá a seis meses. Tras haber recibido el documento, se escanea en primer lugar y se pide informe a los Servicios Técnicos para ver si procede o no la devolución. La petición tiene que ir firmada por el jefe de Servicio de Contratación. Los Servicios Técnicos elaborarán el informe con la firme del Técnico correspondiente Una vez recibido el informe de los Servicios Técnicos, se hace propuesta a la Junta de Gobierno para que apruebe o no la devolución. Ver procedimiento de Junta de Gobierno. La resolución que se tome es notificada a la empresa interesada por Contratación. INTERVINIENTES Registro General DOCUMENTOS DE SALIDA OBSERVACIONES Servicios técnicos Jefe de Servicio de Contratación Intervinientes en procedimiento Junta de Gobierno Interventor Acta de recepción de contrato Informe Servicios Técnicos Acta Junta de Gobierno Todas las actas elaboradas en la Junta de Gobierno en este procedimiento son remitidas al Servicio de Contratación para que posteriormente sean estos los que lo remitan a las personas interesadas. NOTAS DE DISEÑO Página 13 Plaza de la Merced 2