Gestión de Riesgos en la Cadena de Suministro Retail Wholesale Business. Práctica de Retail

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1 Gestión de Riesgos en la Cadena de Suministro Retail Wholesale Business Práctica de Retail

2 i Gestión de Riesgos en la Cadena de Suministro

3 Gestión de Riesgos en la Cadena de Suministro La cadena de suministro es uno de los principales puntos de focalización de los administradores en el negocio de Retail y Wholesale, ya que lograr modelos eficientes y confiables que garanticen entre otros la entrega oportuna con productos de calidad, aumenta la competitividad y el margen de utilidad. Sin embargo, lograrlo no es tarea fácil, y es común que se aumente la exposición al riesgo en el proceso, llevando a la compañía a modelos que aumentan la probabilidad y severidad de los riesgos, desde los operativos hasta los reputacionales. Es ahí donde los Gerentes de Riesgo deben intervenir, participando activamente en la estructuración de los modelos y cambios que se pretendan implementar, aportando metodologías que permitan identificar, analizar y gestionar los riesgos del proceso. Existen diferentes modelos para la administración óptima de la cadena de suministro, y constantemente las organizaciones buscan cambios y mejoras que les permitan estar en una mejor posición frente a la competencia y sus clientes. El cómo se hace aún difiere mucho, desde la definición de la estrategia hasta la implementación dirigida por las SBU s (Strategic Business Units), para organizaciones en donde se tiene mercados distintos a través de las unidades de negocio diferentes, donde equipos de gerencia administran estas semi-independientes organizaciones, hasta compañías en donde la estrategia, implementación y ejecución son controladas por una sola gerencia. Son funciones de esta gerencia o de las SBU el diseño de la cadena de suministro incluida la tecnología asociada a la misma, el diseño de edificaciones (CEDIS), empaques, selección de servicios outsourcing, análisis de preferencias de los clientes, la responsabilidad social, ambiental, el cumplimiento normativo y la propuesta de valor entre otros. GRAFICO 1. Habilidades del RH (entrenamiento, incentivos, seguridad) Optimización (rutas, horarios, vehículos, empaques) Atención de emergencias, plan de continuidad Costosde compra. Definición del equipos y modelo de comunicaciones. Servios en outsourcing. GESTIÓN DE RIESGOS PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PROPUESTA DE VALOR A LOS CLIENTES / RENTABILIDAD Uso de tecnología adecuada para la administración. Sin importar cuál sea el modelo de negocio de su organización, las preguntas serán similares; cómo puedo identificar y medir los riesgos asociados al modelo que pretendo implementar? La organización estará dispuesta o no a asumir los riesgos que el nuevo modelo implica?, Cuál es mi costo total del riesgo y cómo lo mido? La Gestión de Riesgo en la Cadena de Suministro: Solución de problemas (procesos y procedimientos) El proceso de gestión de riesgos en la cadena de suministro implica el conocimiento detallado del Tecnología adecuada para la administración. (POS, RFI) Tamaño, ubicación y equipamiento de los CEDIS Administración optima de inventarios. MODELO OPERACIONAL Embalajes. Conocimiento de leyes y regulaciones. Plan de recogida de productos. Marsh 1

4 Un conocimiento detallado del modelo usado para la cadena de suministro, las partes involucradas, los contratos, y los objetivos de la compañía permitirá una gestión del riesgo más eficiente. modelo establecido en la organización, el Risk Manager deberá trabajar en conjunto con diferentes equipos y unidades del negocio para así poder profundizar en el análisis, razón por la cual es recomendable la conformación de un equipo de especialistas de diferentes áreas de la compañía que tienen relación con la cadena de suministro. El éxito del proceso estará dado por el compromiso que los directores y sus equipos asuman en este reto, ya que finalmente serán estos quienes implementen los cambios y controles necesarios. En consecuencia, debe dedicarles el tiempo suficiente para concientizar a estos de la importancia de este trabajo y los beneficios que para ellos y la organización se obtendrán con el mismo. Con el objetivo de dar inicio al proceso de identificación de riesgos, se hace necesario que el equipo de trabajo profundice en lo siguiente: Flujograma de la cadena de suministro. Entes participantes de la cadena de suministro. Revisión de los contratos asociados a la cadena. La tecnología en la cadena de suministro. Los servicios en outsourcing. Las rutas utilizadas en el proceso. El conocimiento de los controles establecidos. Las coberturas de seguros. Durante el proceso de profundización en los aspectos aquí listados el equipo descubrirá los riesgos asociados. De igual manera puede complementarse el proceso consultando bases de datos sobre riesgos, por medio de benchmark o con el juicio de expertos. Flujograma de la cadena de suministro: Es aconsejable construir un flujograma que permita gráficamente comprender la estructura del proceso, este deberá incluir a los proveedores, contratistas, clientes, servicios en outsourcing, ubicaciones geográficas, rutas principales, concentraciones de materias primas y contratos asociados. Con este flujograma el equipo podrá identificar riesgos asociados al transporte y las coberturas de seguros teniendo presente la normatividad en seguros (admitted y non-admitted). También podrá identificar las posibles interrupciones en el normal flujo de la cadena, los cuellos de botella y concentraciones de valores, lo cual será de gran utilidad para análisis de pérdidas máximas. 2 Gestión de Riesgos en la Cadena de Suministro

5 Entes participantes de la cadena de suministro: Los riesgos que pueden afectar una organización pueden ser internos o externos, y las diferentes organizaciones con las cuales la compañía interactúa reprendan un riesgo externo que hasta hace algunos años poco se controlaba. Aquí el equipo de trabajo deberá preguntarse: cuál es la confiabilidad en la entrega por parte de mi proveedor? Cuáles son sus niveles de inventario? Cuál es su sistema de control de calidad en sus procesos productivo? Cuenta mi proveedor con un plan de atención de emergencias? Cuenta con un plan de continuidad del negocio? De dónde y cómo obtiene sus materias primas? Ahora más que antes se hace necesario indagar con mayor detenimiento y profundidad en los procesos productivos de mis proveedores, así la organización podrá tener un mayor control sobre la disponibilidad, y posibles afectaciones a la imagen. Revisión de los contratos asociados a la cadena: Los contratos como marco regulatorio de las relaciones son de gran importancia. Deberá el equipo verificar las condiciones de los mismos, cuestionar el cumplimiento o no de lo establecido en estos, analizar las penalidades para los terceros y la organización. La tecnología en la cadena de suministro: Un modelo de comunicaciones ineficiente puede representar un gran riesgo en la cadena de suministro, pero más aún un sistema de control de la información inadecuado. En la actualidad existen diversas herramientas para el control de la información, computadores con capacidad de análisis significativo, el Internet, sistemas gráficos dinámicos, lo cual permite un modelo de negocio exitoso. Mientras se realiza una venta en un punto de venta (POS) con sistema de código de barras, el sistema comparte esta información con los proveedores permitiéndoles saber el record de inventarios en los centros de distribución (CEDI) y así poder efectuar el despacho según los acuerdos preestablecidos. Al mismo tiempo el centro de distribución programa automáticamente los despachos a los puntos de ventas de acuerdo con las ventas. Estos GRAFICO 2. MANUFACTURA PRODUCCIÓN Internet: Web sistemas permiten optimizar el flujo y eficiencia en la cadena de suministro, minimizando los riesgos de desabastecimiento por programaciones equivocadas. INTERNET RFDC SATELITAL TRANSPORTE CENTRO DE DISTRIBUCIÓN INTERNET EDI OFICINAS PRINCIPALES INFORMACIÓN DE VENTAS SISTEMA DE COORDINACIÓN DEL TRANSPORTE MODELO DE PREDICCIÓN INTERNET EDI RFDC EDI: Electronic Data Interchange: Sistema estructurado de transmisión de datos entre organizaciones. RFDC: Radio Frequency Data Communication. TMS: Transport Management System. WMS: Warehouse Management System. Paradójicamente contar con sistemas de este tipo aumenta la fragilidad del sistema y por tanto los riesgos asociados a este, en este punto el equipo de trabajo deberá cuestionar los métodos alternativos, sistemas redundantes y confiabilidad de los sistemas. Los servicios en outsourcing: Las organizaciones tienen cada vez mas claro que solamente aquellas actividades que no hacen parte del Core Business son aquellas que se administran por medio del outsourcing. Al utilizar el modelo de outsourcing se debe tener especial cuidado en aspectos tales como la calidad, oportunidad, costos, flexibilidad, entrega de know how, entro otros. Las rutas utilizadas en el proceso: No solamente se trata de un control de tiempos y distancias el cual permita identificar la manera más eficiente de efectuar un proceso de transporte, se trata de analizar los riegos asociados a las diferentes rutas, los cuales si se dispone de información histórica de eventos suficiente, permitirá incluir al análisis de costos las pérdidas esperadas por ruta. Los horarios de movilización, sistemas de seguimiento por GPS, entrenamiento de los conductores, la seguridad física, desgaste de INTERNET RFDC SATELITAL TRANSPORTE CENTRO DE DISTRIBUCIÓN Marsh 3

6 La gestión de riesgos en la cadena de suministro implica determinar la estrategia para identificar, analizar y gestionar los eventos potenciales que la puedan afectar, para así proveer una seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización. vehículos (para cuando se dispone de una flota propia), la negociación de coberturas de seguros entre otros, serán factores claves a analizar para la evaluación de rutas. El conocimiento de los controles establecidos: Finalmente, una vez el equipo tiene claridad del panorama de riegos, incluida la posibilidad o no de la transferencia de estos vía seguros, se debe analizar los controles que hacen parte del proceso. Al analizar estos es recomendable cuestionarse la relación costo beneficio de los mismos, teniendo en cuenta que parte del costo de un control es el time delay que este trae para el proceso. Los controles deberán analizarse como grupo para un proceso de principio a fin e individualmente para determinar su pertinencia y eficiencia en lugares específicos del proceso. Cuestione los controles actuales e incite al equipo a proponer alternativas para estos, recuerde que la curva de prevención o protección de un control es una parábola invertida en la que aumentos de montos iguales de inversión en el control representan una menor protección en la medida en que la parábola decrece. Las coberturas de seguros: Las coberturas de seguros deben ser analizadas a la luz de la identificación de riesgos encontrados, validando que estas son acordes a las necesidades del negocio, será entonces necesario verificar los límites de cobertura, sublimites y deducibles, así como los amparos de la misma. Es aconsejable para cada riesgo definir si es o no asegurable, para así poder recomendar en que partes el proceso deberán reforzarse los controles, partiendo de la premisa de obtención de mayor retorno por cada peso invertido. Transferencia de los Riesgos de la cadena de suministros vía seguros: El espectro general de riesgos de la cadena de suministros se encuentran bien cubiertos por una póliza Todo Riesgo, Transportes o Stock throughput. No obstante estas no son las únicas coberturas recomendables, deberá analizarse la cobertura de autos para los vehículos propios, así como en detalle sus amparos de responsabilidad civil y la cobertura DIL (Difference In Limits) bajo la póliza de Responsabilidad Civil general de la organización. Un análisis detallado de los amparos de proveedores, distribuidores y/o procesadores es requerido con el fin de evitar pérdidas por Lucro Cesante contingente, también será necesario verificar la suficiencia o no de la cobertura de lucro cesante dado un evento catastrófico en alguno de los centros de distribución. El Risk Manager deberá no solamente analizar estos detalles, sino que además deberá profundizar en las diferentes coberturas en relación con la realidad operacional del negocio. 4 Gestión de Riesgos en la Cadena de Suministro

7 Práctica de Retail de Marsh: En Marsh usted cuenta con especialistas dispuestos a asesorarlo y a acompañarlo en su proceso de gestión del riesgo con soluciones que le permitirán afrontar con mayor tranquilidad los riesgos actuales del negocio de Retail y Wholesale. Marsh, con su metodología 3D (Definir, Diseñar y Desarrollar) le brindará una herramienta práctica y útil para que usted como Risk Manager gestione de forma integral los riegos que enfrenta su organización. FAQs: CUÁLES SON LAS RESPONSABILIDADES DEL RISK MANAGER EN EL MANEJO DE LOS RIESGOS DE LA CADENA DE SUMINISTRO? CUÁLES SON LOS PRINCIPALES RIESGOS ASOCIADOS A LA CADENA DE SUMINISTRO? ES CIERTO QUE GRAN PARTE DE LOS RIESGOS ASOCIADOS A LA CADENA DE SUMINISTRO NO SON ASEGURABLES? QUÉ ES Y EN QUE CONSISTE LA TRANSFERENCIA DE RIESGOS VÍA SEGUROS POR MEDIO DE LA PÓLIZA STOCK THROUGHPUT? Marsh 5

8 Contacto: JUAN FELIPE GÓMEZ Gerente Comercial - Vice President juan.gomez@marsh.com Líder de la Práctica de Retail Marsh Marsh is one of the Marsh & McLennan Companies, together with Guy Carpenter, Mercer, and Oliver Wyman. Marsh Ltd. is authorised and regulated by the Financial Services Authority for insurance mediation activities only. Copyright 2012 Marsh Ltd. All rights reserved.