Jornadas Rioplatenses de Auditoría Interna 2010 BCM Business Continuity Management

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1 Jornadas Rioplatenses de Auditoría Interna 2010

2 Agenda / Contenido Motivación Visión Moderna de BCM Aspectos Relevantes para Auditores Introducción a la Norma BS25999

3 Motivación Visión Moderna de BCM Aspectos Relevantes para Auditores Introducción a la Norma BS25999

4 Motivación Planes de Contingencia Casi todas las organizaciones cuentan con alguna forma de Plan de Contingencia (o más usualmente un DRP Disaster Recovery Plan ) Tanto la definición precisa como el alcance de dichos planes, sin embargo, suelen variar significativamente de una organización a otra Es además común que dichos planes tengan un foco muy específico (e.g. solamente el área de IT y considerando potenciales problemas particulares), no se encuentren actualizados y no estén adecuadamente probados Por lo anterior, el foco de hace algunos años ( las organizaciones deben tener Planes de Contingencia ) ha cambiado de manera importante ( las organizaciones deben administrar adecuadamente sus Soluciones de Continuidad ) Diapositiva 4

5 Motivación Algunas cifras El 91% de las organizaciones entrevistadas que desarrollaron soluciones de Continuidad Operativa en los últimos 12 meses manifestaron que se focalizaron en DRP de IT Chartered Management Institute, 2009 Diapositiva 5

6 Motivación La continuidad no solamente involucra a nuestra organización El 85% de la infraestructura crítica de USA (Bancos, Transporte, Servicios Básicos, etc.) es privada y no se cuenta con mecanismos robustos para controlar y garantizar su continuidad Department of Homeland Security, 2008 Diapositiva 6

7 Motivación Visión Moderna de BCM Aspectos Relevantes para Auditores Introducción a la Norma BS25999

8 Visión Moderna de BCM Business Continuity Management (BCM) Respuesta ante Emergencias (EM) Administración de la Crisis (CM) Recuperación de Desastres (DRP) Continuidad del Negocio (BCP) Diapositiva 8

9 Visión Moderna de BCM Business Continuity Management (BCM) Procedimientos de administración y prueba la solución Plan Preventivo (Nivel de Preparación) Plan de Respuesta Plan de Continuidad Operativa Análisis de Riesgos Procesos críticos, Recursos críticos, Política y Estrategia de Continuidad Operativa Business Impact Analysis (BIA) Diapositiva 9

10 Visión Moderna de BCM Objetivos de una práctica robusta de BCM Mejorar el resilience de la organización Garantizar ante cualquier evento: - Continuidad de las operaciones críticas - Proteger la integridad de los empleados, activos, imagen empresarial y reputación - Servicio al cliente con un nivel aceptable - No incumplimiento de acuerdos y compromisos con terceros Ser adaptable a los cambios de la organización Permitir verificar la efectividad y calidad de los diferentes planes Proveer evidencia tanto para stakeholders internos como externos Ofrecer adecuados mecanismos de documentación y mejora continua Diapositiva 10

11 Motivación Visión Moderna de BCM Aspectos Relevantes para Auditores Introducción a la Norma BS25999

12 Aspectos Relevantes para Auditores Cómo evaluar una Solución de Continuidad? Dado la importancia que la Continuidad del Negocio tiene para las organizaciones modernas, es razonable que sea de interés para los auditores (tanto internos como externos) poder evaluar la Solución existente Algunos aspectos básicos a considerar para analizar que se verán a continuación - Alcance - Ventanas de tolerancia - Documentación - Grado de mantenimiento - Pruebas - Capacitación del personal Diapositiva 12

13 Aspectos Relevantes para Auditores Alcance Los Planes deben: - Considerar los diferentes momentos de un incidente significativo ( crisis, recuperación, operación en régimen, vuelta atrás ) - Alcanzar todos los procesos críticos de negocio de la organización y todos los procesos de soporte necesarios (i.e. no limitarse a una única área o proceso por importante que el mismo sea) - Incluir el grado de detalle necesario para poder llevar adelante las tareas requeridas - Incluir todos los aspectos vinculados con terceros (proveedores de bienes/servicios, acuerdos de outsourcing, información para reguladores, medios de comunicación, etc.) - Incluir mecanismos de disparo que permitan iniciar la respuesta lo antes posible ante un incidente Diapositiva 13

14 Aspectos Relevantes para Auditores Ventanas de tolerancia En función del BIA, donde se definen cuáles son los procesos críticos y el máximo tiempo que pueden estar interrumpidos, es que se establecen las ventanas de tolerancia para los mismos Es importante notar que dichas ventanas no tienen por qué ser iguales para todos los procesos y de hecho suele ser recomendable que no lo sean Resulta claro que cuanto mayor sea el grado de preparación de la organización ante contingencias (buenos planes preventivos, disponibilidad de recursos, etc.) los Planes podrán tolerar ventanas más restrictivas Dado que lograr dicha preparación requiere tanto una inversión inicial como potencialmente gastos continuos, es crítico que en la definición de las ventanas de tolerancia participe la Dirección/Alta Gerencia Diapositiva 14

15 Aspectos Relevantes para Auditores Documentación El requerimiento de que los Planes que conforman la Solución de Continuidad estén documentados formalmente resulta obvio dado que en caso contrario se está dependiendo de la memoria, habilidad y disponibilidad del personal en el momento del incidente Esto no implica que los Planes deban ser muy extensos en general es preferible que los mismos tengan la forma de un checklist que un funcionario especializado pueda seguir en el momento que sea necesario e incluir como anexos los detalles técnicos por si dicho funcionario no se encuentra disponible Independientemente de los sistemas informáticos que se puedan utilizar para mantener y administrar los Planes, la última versión de los mismos siempre debe encontrarse impresa y disponible en varias ubicaciones físicas (incluyendo típicamente el domicilio del personal con mayores responsabilidades dentro de la Solución) Diapositiva 15

16 Aspectos Relevantes para Auditores Grado de mantenimiento Un Plan desactualizado es potencialmente peor que no disponer de ningún plan, por lo cual este requerimiento es crítico El mantenimiento debería ser tanto eventual (cuando se produzcan cambios significativos en instalaciones, componentes tecnológicos, procesos, etc.) como programado (para realizar revisiones y actualizaciones periódicas) Como se indica en el punto a continuación, cualquier resultado negativo de la prueba de un Plan debería implicar una revisión y potencial cambio del mismo Si bien cada empresa tendrá su propia realidad, considerando el dinamismo de los mercados y negocios actuales, un conjunto de Planes que no sea verificado/mantenido al menos anualmente típicamente presentará deficiencias significativas Diapositiva 16

17 Aspectos Relevantes para Auditores Pruebas Del mismo modo que un Plan desactualizado representa un problema significativo, el contar con una Solución que no ha sido probada puede generar un sentimiento de falsa seguridad Las pruebas pueden tomar diferentes formas, desde una simple prueba de escritorio hasta un simulacro completo (que típicamente no suele ser recomendable) Lo importante es que existan procedimientos definidos para hacer pruebas de los Planes en forma periódica, recoger los resultados obtenidos y hacer que los mismos formen parte tanto de los procesos de mantenimiento como de los de mejora continua Es importante indicar que la realización de pruebas (y la evidencia generada) serán un aspecto crítico a evaluar dentro de cualquier esfuerzo de certificación de una Solución de Continuidad Diapositiva 17

18 Aspectos Relevantes para Auditores Capacitación del personal El último punto a considerar, pero potencialmente el más importante, es garantizar que todo el personal involucrado en la Solución de Continuidad (y según lo ya mencionado esto va a incluir a un porcentaje significativo de los funcionarios de la empresa) han sido adecuadamente capacitados Esta capacitación debe incluir tanto los aspectos básicos relacionados al sistema de BCM implementado como los detalles particulares relacionados a los Planes específicos donde dicho personal estará participando durante un potencial incidente Es importante además que durante los ciclos de prueba exista una participación del personal, no solamente como forma de entrenamiento, sino además porque es común que quien regularmente ejecuta un cierto proceso puede detectar problemas u oportunidades de mejora dentro de las tareas de recuperación establecidas Diapositiva 18

19 Motivación Visión Moderna de BCM Aspectos Relevantes para Auditores Introducción a la Norma BS25999

20 Introducción a la norma BS25999 British Standard Es la primera norma aceptada internacionalmente para la gestión de continuidad del negocio (BCM), que ha sido desarrollada por el BSI para ayudar a las organizaciones a mejorar sus prácticas de BCM a través de la preparación y respuesta ante contingencias La norma establece las bases de un sistema BCM que apunta a mantener en marcha las actividades críticas de las organizaciones durante las circunstancias más inesperadas y desafiantes, proteger a sus empleados, la reputación de la empresa y proporcionar la capacidad de continuar con el negocio Especifica requerimientos para planificar, establecer, implementar, operar, monitorear, revisar, probar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio (BCMS Business Continuity Management System) en el contexto de administrar los principales riesgos de negocio de una organización Diapositiva 20

21 Introducción a la norma BS25999 Beneficios Mejora la capacidad de recuperación al enfrentarse a una interrupción en la operativa del negocio Protege la seguridad del personal y activos de la organización Mejora la reputación e imagen de la organización Proporciona una diferencia competitiva a través de una certificación independiente Requiere auditorías habituales, lo cual garantizan que el sistema de gestión esté actualizado Demuestra el cumplimiento de otras normas y regulaciones relevantes Crea oportunidades potenciales para reducir los costos asociados a BCM (e.g. primas de seguros) Diapositiva 21

22 Introducción a la norma BS25999 Estructura La norma está basada en el tradicional ciclo PDCA ( Plan Do Check Act ) que rige a la mayoría de las normas asociadas a sistemas de gestión La planificación se inicia con la definición de una política, estrategia y roles y responsabilidades sobre BCM para la organización, incluyendo la correspondiente capacitación Establece además una serie de requisitos específicos para los Planes (en línea con lo mencionado previamente) Indica el mecanismo para la prueba de los Planes según un esquema tradicional (planificación, ejecución, reporte, revisión y acciones de mejora) Establece mecanismos de monitoreo/auditoría y requerimientos de mejora continua Diapositiva 22

23 Nuestra Visión Ser la Firma líder en servicios profesionales, referente del mercado Ltda.,, International Business Services Ltda., Shaw Faget & Asociados, Shaw Faget & Asociados International Business Services Ltda. y PW Software Ltda. Todos los derechos reservados. se refiere a las firmas uruguayas de Ltda.,, International Business Services Ltda., Shaw Faget & Asociados, Shaw Faget & Asociados International Business XBRL - Conceptos Generales y Ejemplos de Utilización Limited, cada una de las cuales es una entidad legal separada e independiente. Services Ltda. y PW Software Ltda. o, según requiera el contexto, a la red de firmas miembro de International Diapositiva 23

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