I. INTRODUCCIÓN. Pág. 03

Transcripción

1 CÓDIGO DE ÉTICA

2 ÍNDICE I. Introducción II. Objetivo III. Ámbito de aplicación IV. Principios Éticos V. Comité de Ética VI. Relaciones Integrales VII. Comportamiento Personal e Institucional VIII. Conflictos de Intereses IX. Regalos u otros X. Compra de bienes en remates judiciales XI. Control interno y prevención de fraudes XII. Manejo de recursos internos y/o protección de activos XIII. Información Confidencial XIV. Canales de comunicación XV. Sanciones

3 I. INTRODUCCIÓN El BANCO GANADERO S.A., consciente de la responsabilidad que tiene frente a la sociedad y el país, trabaja en forma permanente una política empresarial seria y transparente. En este sentido, el BANCO GANADERO S.A. espera de sus directores, ejecutivos y funcionarios un comportamiento transparente, con respeto por las personas, actitud de servicio, de trabajo en equipo, orientación al cliente, y de manejo responsable de la información. Este documento contiene de manera explícita los valores en materia de ética profesional, los principios, normas y políticas que se considerarán de cumplimiento obligatorio para todos sus directivos, ejecutivos y funcionarios. Pág. 03

4 II. OBJETIVO El presente Código de Ética tiene como objetivo el cumplimiento de las normas y principios éticos que en todo momento deben regular nuestro comportamiento en las relaciones, tanto internas como externas. III. ÁMBITO DE APLICACIÓN Este Código rige para todos los directores y funcionarios del BANCO GANADERO S.A., quienes tienen la obligación de conocer el mismo. El área de Recursos Humanos es el responsable de hacer conocer a los funcionarios que ingresan al BANCO GANADERO S.A. el contenido del Código de Ética y verificar permanentemente su cumplimiento. IV. PRINCIPIOS ÉTICOS Todos los Directores, Ejecutivos y Funcionarios deben regir su conducta en los siguientes principios éticos: a) Honestidad.- Actuar con rectitud y honradez, procurando el interés general y desechando todo provecho o ventaja personal, obtenido por sí o por tercera persona. b) Integridad.- Actuar de manera amable y ofrecer un trato correcto a todos los clientes internos y externos del Banco. c) Transparencia.- Garantizar el uso y aplicación adecuada y responsable de los recursos del Banco d) Respeto.- Respetar sin excepción alguna, la dignidad de la. Pág. 04

5 persona humana, los derechos y libertades que le son inherentes. e) Confidencialidad.- Mantener en reserva toda la información a la cual tiene acceso, respetando la confidencialidad del secreto bancario que regula nuestra actividad. f) Compromiso.- Tener el firme propósito de realizar las gestiones necesarias para satisfacer las expectativas de nuestros clientes, cumpliendo con los reglamentos, políticas y procedimientos establecidos por el Banco. g) Comunicación.- Mantener buenas relaciones humanas y laborales. Recordando siempre que entender y hacerse comprender, facilita la convivencia. V. COMITÉ DE ÉTICA Es el órgano interno que tiene por objeto velar por el cumplimiento del Código de Ética y normativa complementaria, el establecimiento y desarrollo de los procedimientos necesarios para el cumplimiento de este código, así como la interpretación, gestión y supervisión de las normas de actuación contenidas en los mismos y la resolución de los conflictos que su aplicación pueda plantear. a) Organización El Comité está integrado por: Un Director Auditor Interno Asesor Legal Gerente General Subgerente de Recursos Humanos Este comité sesiona de forma ordinaria trimestralmente y extraordinariamente cuando así lo estime, cualquiera de sus Pág. 05

6 miembros. b) Funciones Las funciones del comité son: 1. Dictar instrucciones necesarias para el desarrollo y cumplimiento de lo dispuesto en el Código de Ética y velar por el apego a lo normado en el mismo. 2. Investigar todas las denuncias recibidas. 3. Proponer a la Gerencia General las sanciones que a criterio corresponda aplicar por las infracciones a las normativas. Las decisiones respecto a enjuiciar o remitir el resultado de la investigación a los organismos gubernamentales o entes reguladores deberán ser evaluados por el Gerencia General y Asesor Legal. 4. Solicitar a quien se estime conveniente, la documentación y/o información necesaria para el desarrollo de sus funciones. 5. Revisar el Código en función a cambios en la normativa o eventos que obliguen a su actualización c) Confidencialidad El Comité trata toda la información recibida en forma confidencial, el o los resultados de la investigación no se divulgan ni se discuten con persona o entidad alguna, aparte de los que tengan una legitima necesidad de conocerlos. Esto es importante para evitar dañar la reputación de las personas denunciadas que posteriormente resulten inocentes de una conducta inadecuada o fraudulenta. d) Investigación de hechos y/o sospechas de fraude Los miembros del Comité tienen acceso libre e irrestricto a todas las instalaciones del Banco, así como podrán examinar, copiar todas o cualquiera de las partes del contenido de archivos, escritorios, gabinetes y otras instalaciones de almacenamiento. Pág. 06

7 VI. RELACIONES INTEGRALES a) Responsabilidad Personal Es responsabilidad de todos y cada uno de los miembros del BANCO GANADERO S.A. leer, conocer y cumplir este Código de Ética, siendo este documento complementario al contrato de trabajo, a la normativa externa de los entes fiscalizadores y a la legislación boliviana. No obstante lo anterior, hay aspectos y situaciones que no pueden ser descritos en documento alguno y respecto a los cuales se esperan conductas y decisiones que sean congruentes con el Código de Ética y normas legales. Quienes desempeñen cargos de supervisión, deben velar en todo momento porque las instrucciones impartidas se ajusten a las normas, tanto internas como externas. Si un funcionario recibe instrucciones de su inmediato superior reñidas con los principios éticos presentados en el presente código, debe informarlo al Comité de Ética mediante los canales de comunicación establecidos en el apartado XIV. La responsabilidad individual de nuestras acciones es un aspecto esencial en el desempeño de nuestras funciones, pudiendo rechazarse órdenes de los jefes inmediatos cuando no se cumpla con lo indicado en el presente Código. b) Relación con los clientes Los funcionarios del BANCO GANADERO S.A. deben mantener una conducta de responsabilidad y cortesía con todas las personas que soliciten información sobre los productos y servicios del Banco, ofreciendo el correspondiente asesoramiento profesional. Pág. 07

8 c) Relación con Accionistas La relación con nuestros accionistas está basada en comunicaciones transparentes, objetivas y oportunas, que les permite en todo momento estar informados del accionar del Banco. d) Relaciones laborales En el Banco Ganadero se aplican prácticas laborales basadas en el talento, habilidades y desempeño de sus colaboradores, ofreciendo igualdad de oportunidades de trabajo y crecimiento profesional cumpliendo la Ley del Trabajo y demás normas vigentes. Los funcionarios deben demostrar una actitud de cooperación y deferencia para los clientes en el desarrollo de sus funciones, teniendo presente que están obligados a observar instrucciones que sus superiores hayan impartido, de igual manera con sus compañeros de trabajo. Actitudes como, ocultar información a los superiores o compañeros, especialmente con el propósito de obtener un beneficio personal, proporcionar datos falsos, inexactos y distorsionados, o negarse a colaborar en proyectos internos presentando cualquier tipo de obstrucción para la realización de los mismos, resultando estas actitudes contrarias a los principios éticos. Las instrucciones verbales o escritas que se imparten a los funcionarios deben ser claras y comprensibles. e) Relaciones con las Autoridades y Entes Regulatorios Las relaciones con las entidades u organismos del Estado como la ASFI, BCB, SIN y otros, se manejan a través de funcionarios autorizados por la Gerencia General y deben ser guiadas con un espíritu de cooperación, cordialidad y respeto, sin perjuicio de mantener la confidencialidad en los casos que resulte necesario. Pág. 08

9 f) Relaciones con Proveedores Para la adquisición de bienes y servicios se debe aplicar el principio de invertir con prudencia, pagando el precio justo para conseguir la calidad que permita optimizar el destino de los recursos en beneficio de los clientes y accionistas del BANCO GANADERO S.A. La selección de proveedores y el proceso de adquisición deben realizarse de conformidad a nuestras normas y procedimientos, estando prohibida cualquier forma de ofrecimiento, insinuación o afirmación que sugiera que los funcionarios ejercen algún tipo de influencia en la toma de decisiones, asimismo se debe evitar cualquier conflicto de interés. En caso de tener conocimiento de esta situación, se debe reportar inmediatamente al Comité de Ética, de acuerdo a los canales de comunicación establecidos en el apartado XIV. g) Relación con los medios de Comunicación Los funcionarios no pueden conceder entrevistas o facilitar información de tipo extraoficial, toda aquella que no esté a disposición del público, por iniciativa propia o invitación de los medios de comunicación, sin haber recibido autorización expresa para ello por parte del Gerente General. VII. COMPORTAMIENTO PERSONAL E INSTITUCIONAL a) No discriminación Todo funcionario del Banco Ganadero S.A. tiene como regla invariable de sus actos y decisiones el respeto y la igualdad de oportunidades para todos los ciudadanos, nacionales o extranjeros residentes en el país, sin distinción de raza, nacionalidad, discapacidad, clase social, sexo, religión o ideas políticas. Pág. 09

10 b) Acoso Sexual Se reprueba el acoso sexual, tal como solicitar o conceder favores que pueden tener carácter o intención sexual, prevaliéndose o no de su superioridad laboral o afectando de cualquier modo la dignidad de la mujer o del hombre de trabajo. c) Uso de Alcohol y Drogas Está prohibido, en lugares de trabajo, el consumo, venta, distribución, posesión o utilización de drogas ilegales, al igual que el hecho de llevar consigo o encontrarse bajo el efecto de sustancias que alteren el estado de conciencia. d) Prevención del Lavado de Dinero Los funcionarios del Banco para el ejercicio de sus funciones deben conocer e implementar las políticas y procedimientos para prevenir el Lavado de Activos descritas en el Manual de la UIF. Los funcionarios están obligados, moral y legalmente, a reportar al Oficial Nacional de UIF, aquellas transacciones de los clientes que por su número, valor y características, se apartan del perfil financiero del cliente y no presentan una justificación financiera o económica razonable. El lavado de dinero implica un riesgo financiero y reputacional, que puede afectar la estabilidad del Banco Ganadero S.A e) Actividades y aportaciones políticas El Banco no debe contribuir con dinero, bienes, servicios u otra asistencia en favor de candidatos de partido alguno. El Banco respeta toda participación de empleados en actividades políticas democráticas en su tiempo libre. Esta actividad será voluntaria, a discreción del funcionario y con sus propios recursos. Pág. 10

11 Los funcionarios no podrán realizar acciones de proselitismo político, dentro de las instalaciones del Banco o en sus horas laborales. VIII. CONFLICTOS DE INTERESES Se define como Conflicto de Interés a cualquier hecho que pueda afectar o influir en la independencia u objetividad en el actuar de los funcionarios o que pueda interferir en sus decisiones u obligaciones para con los clientes o proveedores o su relación con sus superiores o con la misma institución. Por tanto, los funcionarios deben evitar aquellas situaciones que generan o pueden generar conflictos de intereses en lo que respecta a su posición en el Banco, tales como: Participar en cualquier proceso crediticio en el que el funcionario mantenga algún interés o relación personal, familiar, económica o de otra índole que pueda influenciar su evaluación y/o decisión. Participar en cualquier proceso de evaluación y selección de proveedores, en el que el funcionario mantenga algún interés o relación personal, familiar, económica o de otra índole, que pueda influenciar su evaluación y/o decisión. Solicitar o contratar servicios y/o trabajos particulares a proveedores del BANCO GANADERO S.A., si el funcionario participa en el proceso de contratación del proveedor para que preste servicios al Banco. Entregar a cualquier título, antecedentes, información o asesorías que pueda afectar cualquier aspecto de competitividad del BANCO GANADERO S.A. o facilitar a otra entidad o cliente o proveedor que pueda afectar la competencia o negociación. Pág. 11

12 Dar un trato preferente a un postulante, proveedor, respecto a otros basado en las relaciones personales. Aceptar de un cliente o proveedor regalos, invitaciones o regalías que no tengan consistencia con la relación comercial existente. Ser garante o garantizar operaciones crediticias entre funcionarios del BANCO GANADERO S.A. El BANCO GANADERO S.A. a través del Comité de Ética se reserva el derecho de determinar si una conducta constituye un conflicto o no, independientemente de que esté o no identificada en este Código. En el caso de participar o tomar conocimiento de un conflicto potencial de intereses particulares, se debe comunicar al Comité de Ética o al jefe inmediato, quien informara al Comité para su análisis. IX. REGALOS U OTROS No se debe aceptar, regalos u otros de forma directa o indirectamente a cambio de compensación alguna, por la prestación de servicios de cualquier índole de clientes o proveedores. El Comité de Ética debe evaluar toda contravención a lo dispuesto y quien dirimirá será el Directorio. X. COMPRA DE BIENES EN REMATES JUDICIALES Con el objeto de dar transparencia a los procesos de remate y evitar la posibilidad de eventuales conflictos de interés, es que se establece la prohibición a los funcionarios y familiares de los funcionarios el Pág. 12

13 adjudicarse cualquier tipo de bien, mueble o inmueble en juicios ejecutivos o quiebras cuyo remate se efectúa a instancias del Banco XI. CONTROL INTERNO Y PREVENCIÓN DE FRAUDES El Banco tiene el firme propósito de optimizar sus ingresos mediante la administración proactiva de todos los tipos de riesgos a que está expuesto. Por lo tanto, los funcionarios, ejecutivos y directivos deben tener una actitud preventiva, identificando los riesgos en los procesos a su cargo. Asimismo, se deben realizar los esfuerzos necesarios para ejercer el control en la totalidad de las operaciones y negocios a su cargo, de acuerdo con la legislación, normativa y mejores prácticas. Los funcionarios deben velar porque los controles definidos sean cumplidos, y que la cultura del autocontrol sea transmitida entre todos los funcionarios del BANCO GANADERO S.A. Los funcionarios tienen el deber de comunicar a Riesgo Integral y/o Auditoria Interna, cualquier debilidad en los controles o potencial falla del sistema de control, tales como la indebida segregación de funciones y la instalación de nuevos sistemas y programas que no cumplan con los estándares de seguridad. Todas las sospechas de actos incorrectos deben reportarse de manera inmediata por los canales de comunicación establecidos en el punto XIV. Se entiende por acto incorrecto el incumplimiento de las normas y disposiciones generales y particulares de este Código cuando exista un intento o actuación del funcionario de obtener un beneficio indebido para sí mismo o terceros. Los actos incorrectos o fraude pueden involucrar a clientes, proveedores, competidores, funcionarios, ex funcionarios y directivos. Pág. 13

14 Tipos de Fraude: Apropiación indebida de recursos, incluye la propiedad intelectual y la información propia o generada en el banco, esta clasificación incluye: hurto en sus distintas clasificaciones, abuso de confianza, desviación o uso indebido de información, malversación de recursos. Malversación de activos, se define como el acto intencional o culposo de disponer los activos del Banco, en beneficio propio o de terceros, de tal manera que ello cause un detrimento o una distorsión en los estados financieros. Entre ellos están: apropiación física de bienes, apropiación de dinero, títulos representativos de valor o similares, así sea de forma temporal, realización de gastos no autorizados, toda apropiación, desviación o uso de los bienes de propiedad o bajo responsabilidad del BANCO GANADERO S.A. para ser destinados a fines diferentes de aquellos para los cuales hayan sido específicamente adquiridos o recibidos. Corrupción, es el requerimiento o aceptación, ofrecimiento u otorgación, por o hacia un funcionario, de cualquier valor pecuniario u otros beneficios como dádivas, regalos, favores o promesas para sí mismo u otra persona, a cambio de la realización u omisión de cualquier acto relacionado al trabajo. Entre ellos están: aceptación de una beneficio personal o para terceros como forma de influenciar una decisión administrativa; cualquier pago hecho a un funcionario de parte de un proveedor a cambio de un tratamiento favorable; aceptación de dádivas, regalos e invitaciones de cualquier naturaleza de terceras partes con las cuales el BANCO GANADERO S.A. tiene relaciones de negocios; sobornos a funcionarios públicos o privados por realizar una determinada acción u omitir una actuación. Conflictos de intereses, definidos en el punto VIII de este Código. Falsos reportes, tendientes a distorsionar la realidad del desempeño propio o de terceros. Incluye el ocultamiento de información y Pág. 14

15 otros casos como: suministro de información falsa para encubrir un desempeño deficiente o para acceder a bonificaciones; utilizar reportes falsos para engañar a inversionistas, entidades financieras y otros. Manipulación de estados financieros, se define como la producción, alteración o supresión deliberada de registros, hechos de tal forma que se distorsionen los estados financieros o cualquier otra información del Banco. Dicha manipulación comprende, pero no se limita al acto de diferir el registro de ingresos, para disminuir los resultados de un periodo; el acto de diferir o registrar un egreso, en fecha diferente al de su causación, con el propósito de mejorar los resultados de un periodo; el uso de cuentas provisionales, o cuentas puentes, para distorsionar ingresos o egresos significativos; la realización de transacciones con proveedores o acreedores falsos; la manipulación de saldos de cuentas de activos y pasivo; el traslado periódico de obligaciones reales o ficticias, de un acreedor o deudor a otro, real o ficticio, con el propósito de falsear la realidad de los saldos de cartera, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, y otros activos o pasivos; en general, toda manipulación contable que impida una adecuada exposición de la posición financiera, los movimientos de efectivo y los resultados de la operaciones de la entidad. Incumplimiento de obligaciones legales, como ser la presentación de falsos reportes de cumplimiento de regulaciones, ocultamiento deliberado de violaciones legales y errores contables. Abuso tecnológico, incluye el acceso no autorizado a sistemas de cómputo, violación de licencias de software, implantación de virus u otro código dañino o cualquier sabotaje, como ser: acceso o divulgación no autorizado de archivos electrónicos, uso indebido de la red, destruir o distorsionar información clave para el Banco, fraude por computador. Pág. 15

16 Investigación de Fraudes Todos los empleados, incluyendo los proveedores tienen la obligación de reportar cualquier sospecha o evidencia de la realización de un fraude o acto incorrecto, en un tiempo máximo de 48 horas de conocido el hecho. Este reporte debe hacerse mediante los canales de comunicación establecidos en el presente reglamento en el apartado XIV. El Banco respalda a los funcionarios y terceros que de buena fe hagan estos reportes. La denuncia será revisada, analizada e investigada por el Comité de Ética, dichas investigaciones se llevan a cabo con lo previsto en las normas aplicables, tratando a todas las personas de manera justa y consistente con nuestros principios. El BANCO GANADERO S.A. respalda a los funcionarios que sean acusados erróneamente. El resultado de las investigaciones será trasladado a las instancias pertinentes internas, para que se tomen las acciones que correspondan, incluyendo el despido y las denuncias a las autoridades cuando sea el caso, y la recuperación de los daños y perjuicios a través de los procesos legales. El Banco apoya a las autoridades y entes de control en su lucha contra los actos ilegales. XII. MANEJO DE RECURSOS INTERNOS Y/O PROTECCIÓN DE ACTIVOS Los funcionarios están obligados a respetar y velar por la conservación de los bienes del BANCO GANADERO S.A.. El material y las instalaciones, del tipo que sean, se ponen a disposición de los empleados para uso y fines exclusivos de los negocios del Banco. Pág. 16

17 El personal del Banco Ganadero S.A. es responsable de la custodia y salvaguarda de los activos que se encuentran bajo su control. Apropiarse de activos del Banco, así como el uso incorrecto, préstamo, desecho o venta de activos, en forma no autorizada, constituye un incumplimiento del deber para con el Banco y será considerado un acto fraudulento. Con el fin de optimizar los recursos internos disponibles los funcionarios deben, en la medida de lo posible, en el ámbito a su cargo, adoptar medidas oportunas y razonables para restringir los gastos. En tal sentido el descuido o despilfarro en relación a los bienes del BANCO GANADERO S.A. constituye una violación de las obligaciones de los funcionarios. Los sistemas de teléfono, correo electrónico, correo de voz y de computación son herramientas utilizadas únicamente para fines de negocios del Banco. Ningún funcionario está autorizado para hacer uso de estas herramientas de trabajo para beneficio personal de forma tal que pueda resultar perjudicial para el Banco. Las comunicaciones personales a través de los sistemas del Banco deben mantenerse al mínimo. XIII. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Los funcionarios del BANCO GANADERO S.A. pueden conocer información comercial sensible o confidencial, la cual puede ser utilizada para fines comerciales apropiados al Banco y no debe divulgarse a terceros. La información confidencial debe resguardarse de manera tal de no circular o ser de fácil acceso, para aquellos que no han sido autorizados por el Banco. Pág. 17

18 XIV. CANALES DE COMUNICACIÓN El Directorio y la Alta Gerencia del BANCO GANADERO S.A. están comprometidos con la importancia del rol que cumple cada uno de los funcionarios en el logro de los estándares de conducta organizacional. En este sentido, se han habilitado canales de comunicación que garantizan la confidencialidad, transparencia, facilidad de acceso y reserva. La información recibida a través de los canales de denuncia, es tratada de forma confidencial y el procesamiento de la misma es conforme a su naturaleza. Cada acción es revisada y evaluada por el Comité de Ética en su justa medida bajo el principio de buena fe. Los canales definidos para realizar las denuncias son: 1. Forma personal o telefónica al Gerente General, o al Subgerente de Recursos Humanos. 2. Canal de comunicación, habilitado desde la intranet y/o página web. 3. Casilla de correo electrónico etica@bg.com.bo que permite recibir correos electrónicos desde medios externos. 4. Buzón de Transparencia expuesto en todas las oficinas del Banco y que serán abiertos por el personal designado para tal efecto. Toda denuncia, debe llevar el nombre del denunciante, las denuncias anónimas no serán consideradas. XV. SANCIONES Todos los directores, ejecutivos o funcionarios del BANCO GANADERO S.A. que, voluntariamente o con culpa grave, incurran en conductas Pág. 18

19 contrarias a los principios y normas descritas en el presente Código, serán sancionados de acuerdo a la normativa vigente del BANCO GANADERO S.A. Ello incluye el comportamiento doloso o negligente en el tratamiento de situaciones de riesgos y debilidades en el sistema de control, así como el encubrimiento de cualquier señal de acto incorrecto, obstaculización de procesos investigativos, denuncias falsas, temerarias o malintencionadas, o aquellas para obtener beneficio personal o a favor de terceras personas, malos tratos o censuras a compañeros de trabajo que cumplan con su deber de reporte y omisiones graves en la implementación de planes de mitigación de actos incorrectos. Pág. 19

20 MARCO PARA LA TOMA DE DECISIONES ÉTICAS Como guía para saber si estamos frente a un hecho o conducta que pueda vulnerar el presente Código y pueda decidir un curso de acción, siga estos pasos y pregúntese lo siguiente: 1. Reconozca el hecho, decisión o problema Le están solicitando que haga algo que usted considera que podría ser incorrecto? Tiene conocimiento de una conducta potencialmente ilegal o no ética por parte de otras personas en el BG o en un cliente? 2. Piense antes de actuar Resuma y aclare su problema Pregúntese cuál es el motivo del dilema Evalúe las opciones y sus consecuencias Considere quien puede verse afectado Consulte a otras personas Pág. 20

21 3. Decida cuál es el curso de acción a seguir Determine su responsabilidad Revise todos los hechos y la información relevante Remítase a las políticas del BG, normas y procedimientos Evalúe los riesgos y como podría reducirlos Considere el mejor curso de acción 4. Pruebe su decisión Revise las Preguntas sobre ética a ser consideradas Aplique los valores de BG a su decisión Asegúrese de haber considerado las políticas de BG, leyes y normas Consulte a otras personas consiga su opinión sobre la acción prevista por usted. 5. Proceda con confianza Comunique la decisión y sus fundamentos a las partes interesadas Comparta su accionar con otras personas Pág. 21

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