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1 Los formularios Natalia sigue trabajando con OpenOffice y cada vez más compañeros le preguntan sobre sus utilidades. Ahora le ha surgido un nuevo reto. Debe informatizar los formularios del centro. El centro ya dispone de los formularios necesarios para su funcionamiento, pero a dirección le gustaría que los profesores descargasen de Internet los documentos, completasen la información y la imprimiesen o enviasen por correo. Como viene siendo costumbre le han encargado a Natalia que investigue sobre las posibilidades de hacerlo. Natalia ha contactado con Paco que le ha comentado que existe la posibilidad de utilizar los formularios. La principal ventaja que tienen los formularios respecto a un documento normal son: Permite definir zonas en las que el usuario no puede modificar. Dispone de muchos más elementos para la recogida de datos. Por ejemplo podemos tener una lista desplegable de valores, botones de selección, etc.. Puede conectarse a una base de datos para almacenar o mostrar la información almacenada. En definitiva, es el tipo de documento adecuado para la recogida de información. 1 de 33 21/11/10 09:08

2 Formularios simples Objetivos Vamos a conocer los principales usos de los formularios. En OpenOffice los formularios son un tipo de documento diseñado para recoger información del usuario, aunque también se puede utilizar para mostrarla. Los tres principales usos que podemos hacer de los formularios son: Se prepara un formulario que se envía mediante correo electrónico a un grupo de personas para que lo rellenen y lo devuelvan. Por ejemplo, se podría enviar un correo a los padres con un formulario sobre los hábitos de estudio de sus hijos. Tras rellenarlo los padres lo devolverían. Se prepara un formulario que conectado a una base de datos permite al usuario procesar información. Por ejemplo, el centro podría disponer de una base de datos para controlar la reserva del salón de actos o audiovisuales. Se prepara un formulario que conectado a una base de datos permite ver cierta información. Por ejemplo, se crea un formulario que muestra la información de los horarios de un profesor para poder localizarlo. Cuando hablamos de formularios simples nos referimos a formularios que no están conectados a una base de datos. Su principal uso es el primero que hemos descrito. Natalia decide comenzar a aprender sobre los formularios creando un formulario simple. Como es tutora de un grupo de alumnos siempre está recibiendo visitas de los padres para las que primero debe recabar la información del resto de los profesores. Le parece que disponer de un formulario simple para enviarlo al resto de profesores puede agilizar su trabajo. 2 de 33 21/11/10 09:08

3 Creando un formulario Objetivos Natalia decide comenzar creando un formulario simple que contenga varios campos de texto. Vamos a aprender a crear un formulario con campos de texto que no está conectado a una base de datos. Los formularios son documentos normales de Writer. Sólo se diferencian en que contienen campos de control de formulario. Para diseñar los formularios e insertar campos debes utilizar tres barras de herramientas: Diseño de formularios. Campos de control de formulario. Más campos de control. Puedes abrir las barras de herramientas de "Diseño de formularios" y "Campos de control de formularios" desde el menú "Ver -> Barras de herramientas". La barra de herramientas "Más campos de control" contine campos que no se suelen utilizar por lo que debes abrirla desde la barra de herramientas "Campos de control del formulario" mediante el icono. También puedes abrir la barra de "Diseño de formularios" desde la de "Campos de control del formulario" mediante el icono. Antes de crear el primer formulario debes comprender un nuevo concepto, el de "Modo diseño". Este modo de visualización dispone de dos estados. Cuando el modo diseño está activo el formulario nos permite añadir y modificar campos, mientras que cuando está inactivo muestra el formulario para introducir datos. Este último modo de funcionamiento nos permite verlo igual que el usuario final. El modo diseño se puede cambiar mediante el icono disponible en las barras de herramientas "Diseño de formularios" y "Campos de control del formulario". Es fácil distinguir el modo activo del inactivo pues en el modo activo podemos insertas campos de control y en el otro sólo rellenarlos. Creando un formulario. Para crear un formulario que incorpore campos de texto: 1. Abre Writer y crea un nuevo documento de texto. 3 de 33 21/11/10 09:08

4 2. Abre la barra de herramientas "Campos de control del formulario". 3. Selecciona el tipo de campo a insertar haciendo clic en el icono "Campo de texto". Observa que tras hacerlo el icono cambiará de color indicando que es el tipo de campo seleccionado. 4. Posiciona el puntero del ratón en el lugar del documento que desees insertar el campo de texto y haz clic con el botón del ratón y sin soltar arrastra el ratón hasta conseguir el tamaño deseado. 5. Protege el documento para que no se realicen modificaciones. Esto hará que la persona que lo reciba sólo pueda rellenar el formulario. Ojo, puede quitar esa protección. Para hacerlo: 1. Abre la ventana de opciones de OpenOffice desde el menú "Herramientas -> Opciones". 2. En el apartado "Seguridad" selecciona la opción "Recomendar abrir el documento como sólo lectura". 4 de 33 21/11/10 09:08

5 6. Guarda el documento. Mira el siguiente vídeo en el que se crea un formulario con tres campos de texto. Si has guardado el documento con la opción "Recomendar abrir el documento como sólo lectura", siempre que lo abras estará en modo lectura. Si deseas modificar el documento tendrás que hacerlo mediante el icono "Editar archivo". Curiosidad Otra opción para mejorar el uso de nuestros formularios es el guardarlo como una plantilla. Esto hará que cada vez que se abra se cree un documento nuevo sin nombre. Así evitaremos que se modifiquen formularios que ya hemos rellenado. Actividad 5 de 33 21/11/10 09:08

6 Practica la creación de formularios. Para ello: Crea un formulario con tres campos para introducir texto. Cambia el "Modo diseño" para ver el funcionamiento del formulario. Protege el documento para que sólo se pueda rellenar. Guarda el documento Prueba a abrirlo y rellenar el formulario. Guarda el formulario con los datos que has rellenado. Solución de la actividad Pregunta Verdadero-Falso Un formulario en OpenOffice se almacena por defecto en formato odt, al igual que cualquier documento de Writer. Verdadero Falso 6 de 33 21/11/10 09:08

7 Configurando las propiedades de un campo de control Objetivos Natalia está contenta al ver lo simple que es el crear un formulario. Como tiene algo de experiencia rellenando formularios en Internet sabe que los campos de control pueden tener muchas propiedades. Por ejemplo el color del fondo, el tipo de letra, etc. Ahora le gustaría conocer la forma de ver y modificar las propiedades de los campos de control. Vamos a aprender a modificar las propiedades de un campo de control. Antes de comenzar a ver los diferentes campos de control vamos a ver la forma de ver y modificar sus propiedades. Las propiedades permiten definir el comportamiento de los campos del formulario. Por ejemplo, los campos de texto tienen una propiedad en la que podemos determinar el número máximo de caracteres que permite. Para modificar las propiedades de un campo de control: 1. Abre la ventana "Propiedades:..." (En el nombre de la ventana aparecerá en lugar de los puntos el tipo de control). Puedes hacerlo de dos formas: Haz clic con el botón derecho del ratón y del menú contextual que aparece selecciona la opción "Campo de control...". Haz doble clic con el ratón sobre el campo de control. 2. En la ventana que aparece selecciona la pestaña "General", busca la propiedad que quieres modificar e introduce el nuevo valor u opción. 7 de 33 21/11/10 09:08

8 Mira el siguiente vídeo en el que modifican varias propiedades de un campo de control. Actividad Modifica el formulario resultante para que, el primer campo de texto: Tenga de nombre "Paquete_Ofimático". Tenga una "Longitud máx. del texto" de 10 caracteres. La fuente sea Arial. El color del fondo sea "Gris claro". El segundo campo de texto: Tenga un "Texto predeterminado" con el valor "OpenOffice". Tenga un "Texto de ayuda" con el valor "Completa con el nombre de tu paquete ofimático preferido". Solución de la actividad 8 de 33 21/11/10 09:08

9 Campos de control de formulario Objetivos Natalia ya domina los campos de texto, pero no se puede hacer demasiado sólo con este tipo. Ahora quiere conocer el resto de campos de control disponibles en la barra de herramientas "Campos de control de formulario" y sus propiedades. Vamos a conocer los campos de control de la barra de herramientas "Campos de control de formulario" y sus propiedades. Los formularios están creados de forma específica para que el usuario rellene cierto tipo de información. Además de los campos de texto hay muchos más campos de control que hacen más fácil rellenar los formularios y evitan los errores de los usuarios. En la ventana de "Campos de control de formulario" podemos encontrar: CASILLA DE VERIFICACIÓN Ejemplo de uso Sirve para seleccionar entre valores SI/NO. En un formulario de recogida de información de un alumno, podría servirnos para que el profesor nos indique si quiere que le informemos tras la reunión con el padre de lo tratado, de si realiza sus tareas, etc. Principales propiedades Título - Permite definir el texto que lleva la casilla al lado. División de palabras - Si no está activo el texto de la casilla estará en una sóla línea aunque no se muestre parte al no entrar en el espacio del control. CAMPO DE TEXTO Sirve para introducir texto alfanumérico (letras, números, símbolos y caracteres especiales). En un formulario de recogida de información de un alumno, podría servirnos para indicar el nombre del alumno, observaciones sobre su comportamiento, etc. Ejemplo de uso Principales propiedades Longitud máx. del texto - Número máximo de caracteres que se le permite al usuario. Texto predeterminado - Si introducimos un valor en esta propiedad al abrir el formulario aparecerá el campo relleno con este valor. El usuario podrá modificarlo. Tipo de texto - Indicamos si el campo será de una sóla línea o tendrá varias. En el ejemplo el campo "Nombre" es de una sóla línea y "Observaciones" tiene múltiples líneas. 9 de 33 21/11/10 09:08

10 CAMPO FORMATEADO Sirve para introducir texto alfanumérico pero que cumpla ciertas condiciones de formato. Por ejemplo que tenga formato de fecha "dia/mes/año". El formateado nos permite evitar errores del usuario. Ejemplo de uso En un formulario de recogida de información de un alumno, podría servirnos para indicar la fecha de la visita, un teléfono, etc. Principales propiedades Formato - Condiciones que debe cumplir el campo (12/11/1999, 1.000, etc). Campo giratorio - Si se activa, el campo tendrá unos botones adicionales que al hacer clic sobre ellos se incrementará o decrementará el valor introducido. BOTÓN Sirve para que al hacer clic se ejecute una acción (macro). Ejemplo de uso En un formulario de recogida de información de un alumno, podría servirnos para que al pulsarlo se ejecute un macro que guarde el documento. Título - Permite definir el texto del botón. Acción - Permite definir la acción que se produce al pulsarlo. Las acciones disponibles son: Principales propiedades Acción Ninguno Enviar formulario Restablecer formulario Abrir documento / página web Primer registro Registro anterior Registro siguiente Último registro Guardar registro Cancelar datos insertados Nuevo registro Borrar registro Actualizar formulario No hay acción. Envía los datos que se introducen en los campos de control del formulario actual a la dirección que se indica en Propiedades del formulario, en URL. Al exportar a un archivo PDF, indique el URL en el cuadro de texto correspondiente de las propiedades de datos del formulario. Restablece la configuración de otros campos de control a los valores predeterminados (Estado predeterminado, Selección predeterminada, Valor predeterminado). Abre la URL establecida en URL. Puede usar Marco para especificar el marco de destino. Desplaza el formulario actual al primer registro. Desplaza el formulario actual al registro anterior. Desplaza el formulario actual al registro siguiente. Desplaza el formulario actual al último registro. Guarda el registro actual, si es necesario. Invierte los cambios del registro actual. Desplaza el formulario actual a la fila de inserción. Borra el registro actual. Recarga la versión del formulario actual que se ha guardado más recientemente. 10 de 33 21/11/10 09:08

11 BOTÓN DE OPCIÓN Ejemplo de uso Sirve para que el usuario seleccione una única opción de entre varias disponibles. En un formulario de recogida de información de un alumno, podría servirnos para indicar el sexo, seleccionar de entre varias opciones el tipo de comportamiento en clase, etc. Principales propiedades Título - Permite definir el texto del botón. Nombre de grupo - Para que dos botones de opción funcionen de forma conjunta, es decir excluyente, deben tener el mismo valor en "Nombre de grupo". LISTADO Ejemplo de uso Sirve para que el usuario seleccione una o varias opciones de entre una lista de disponibles. En un formulario de recogida de información de un alumno, podría servirnos para indicar la provincia, el tipo de calle, etc. Principales propiedades Entradas de la lista - Permite indicar todas las opciones disponibles. Para poder insertar un nuevo valor hay que pulsar la combinación de teclas Shift+Enter. (Shift -flecha arriba del teclado situada encima del Ctrl) Selección múltiple - Podemos indicar si el usuario puede seleccionar una o varias opciones. CUADRO COMBINADO Ejemplo de uso Se comporta igual que el campo "Listado" pero además permite que el usuario pueda escribir su propia respuesta. En un formulario de recogida de información de un alumno, podría servirnos para indicar la provincia en situaciones en las que el alumno viene de otro país y debemos escribir la provincia, etc. Principales propiedades Entradas de la lista - Permite indicar todas las opciones disponibles. Para poder insertar un nuevo valor hay que pulsar la combinación de teclas Shift+Enter. CAMPO DE ETIQUETA Sirve para introducir texto en el formulario que a diferencia del introducido de forma normal en Writer, puede llevar asociados acciones (macros). La importancia de la fuente de los campos de control. A la hora de insertar los campos de control hemos de tener especial cuidado con la fuente que se utiliza para mostrar la información. Si no 11 de 33 21/11/10 09:08

12 tenemos en cuenta el tamaño del campo y la fuente podemos tener resultados como los siguientes: Podemos definir la fuente de un campo de control mediante su propiedad "Fuente". Para facilitar el trabajo con formularios grandes normalmente se insertan todos los campos y luego se cambia su propiedad fuente de todos a la vez. Para hacerlo: Mantén pulsada la tecla Shift y sin soltarla haz clic sobre todos los campos de control a los que quieras cambiar una propiedad. Suelta la tecla Shift. Haz doble clic sobre cualquiera de los campos de control. Modifica la propiedad. Actividad Modifica el formulario resultante de la actividad anterior para que incluya los siguientes campos: Una casilla de verificación con el texto "Deseo estar presente en la reunión". Un campo de texto que tenga varias líneas. Un campo listado con las provincias andaluzas. Tres botones de opción con los textos "Bien", "Mal" y "Regular". Deben ser excluyentes entre sí por lo que recuerda ponerles el mismo valor en la propiedad "Nombre de grupo". Un botón que borre el contenido de los campos. Un botón que envíe el formulario. Tras insertarlos modifica la fuente de todos para que sea "Arial" de 10pt. Pregunta de Elección Múltiple Qué tipo de campo de control utilizarías para que se seleccione el tipo de vía de una dirección? Cuadro combinado. Casilla de verificación. Listado. Botón de opción. 12 de 33 21/11/10 09:08

13 Más campos de control Objetivos Natalia ya conoce la mayoría de campos de control pero le gustaría conocer todos los disponibles. Ahora quiere conocer el resto de campos de control disponibles en la barra de herramientas "Más campos de control" y sus propiedades. Vamos a conocer los campos de control de la barra de herramientas "Más campos de control" y sus propiedades. En la ventana de "Más campos de control" podemos encontrar: BOTÓN DE SELECCIÓN Permite al usuario seleccionar un número mediante los botones. Su uso en Writer es muy limitado. En Calc se puede asociar a una celda. BARRA DE DESPLAZAMIENTO Crea una barra de desplazamiento con un conjunto de opciones que definen su apariencia. Permite al usuario seleccionar un número mediante los botones. Su uso en Writer es limitado pues el botón de selección no muestra el valor numérico. En Calc se puede asociar a una celda. BOTÓN GRÁFICO Ejemplo de uso Permite insertar una imagen que se comporte igual que un botón. En un formulario de recogida de información de un alumno, podría servirnos para crear un botón con una imagen de una impresora que al pulsarse imprimiese el documento. Principales propiedades Imagen - Permite definir la imagen del botón. Acción - Evento que se produce al hacer clic sobre la imagen. Escala - Forma en la que se ajusta la imagen al tamaño del control. 13 de 33 21/11/10 09:08

14 CONTROL DE IMAGEN Sólo es útil cuando el formulario está conectado a una base de datos. En ese caso nos permite seleccionar una imagen para guardar y mostrar la imagen almacenada en la base de datos. CAMPO DE FECHA Ejemplo de uso Permite indicar una fecha. En un formulario de recogida de información de un alumno, podría servirnos para introducir la fecha de la visita del padre. Principales propiedades Fecha mín - Mínimo valor permitido. Fecha máx - Mayor valor permitido. Formato - Formato de la fecha. Campo giratorio - Se le añaden al control unos botones para incrementar y decrementar la fecha. Desplegable - Se le añade un botón que al pulsarlo muestra un calendario para elegir la fecha. CAMPO DE HORA Ejemplo de uso Permite indicar una hora. En un formulario de recogida de información de un alumno, podría servirnos para introducir la hora de la visita del padre. Principales propiedades Tiempo mín - Mínimo valor permitido. Tiempo máx - Mayor valor permitido. Formato - Formato de la hora. Campo giratorio - Se le añaden al control unos botones para incrementar y decrementar la hora. SELECCIÓN DE ARCHIVO Ejemplo de uso Permite seleccionar un fichero, indicando su ruta de forma manual o seleccionándolo de una ventana de dialogo. En un formulario de recogida de información de un alumno, podría servirnos para que el profesor nos remita un fichero con el último examen del alumno. El fichero se deberá almacenar en una base de datos. CAMPO NUMÉRICO Ejemplo de uso Permite indicar un valor numérico. En un formulario de recogida de información de un alumno, podría servirnos para introducir la última calificación obtenida. 14 de 33 21/11/10 09:08

15 Principales propiedades Valor mín - Menor valor permitido. Valor máx - Mayor valor permitido. Decimales - Número de decimales. CAMPO DE MONEDA Ejemplo de uso Permite indicar una cantidad de dinero. En un formulario de recogida de información podría servirnos para introducir el importe total de un gasto. Principales propiedades Símbolo de moneda - CAMPO ENMASCARADO Permite indicar un valor que cumpla una determinada estructura. Ejemplo de uso En un formulario de recogida de información podría servirnos para introducir un número de teléfono, un DNI, un NRP, etc. Máscara de entrada - Permite definir la estructura del valor mediante los siguientes códigos. Principales propiedades Carácter L a A c C N x X Significado Un texto constante. Esta posición no puede ser editada. El carácter es visualizado en la posición correspondiente de la Máscara Literal. Se pueden escribir los caracteres a-z y A-Z. Las mayúsculas no se convierten en minúsculas. En esta posición se introducen los caracteres comprendidos entre la 'A' y la 'Z'. Si se introduce una minúscula, automáticamente se convierte en mayúscula. Se pueden escribir los caracteres a-z, A-Z y 0-9. Las mayúsculas no se convierten en minúsculas. En esta posición puede introducir los caracteres comprendidos entre la 'A' y la 'Z' y de '0' a '9'. Si se introduce una minúscula, automáticamente se convierte en mayúscula. Sólo puede introducir caracteres comprendidos entre '0' y '9'. Se pueden introducir todos los caracteres imprimibles. Se pueden indicar todos los caracteres imprimibles. Si se utiliza una minúscula, automáticamente se convierte en mayúscula. CUADRO DE GRUPO Permite agrupar visualmente un conjunto de controles. 15 de 33 21/11/10 09:08

16 En un formulario de recogida de información podríamos agrupar los controles relativos al sexo, dirección, datos bancarios, etc. Ejemplo de uso Pregunta Verdadero-Falso Para que un campo de control del tipo fecha disponga de un botón que despliegue un calendario debemos asignarle a su propiedad "Campo giratorio" el valor "SI". Verdadero Falso 16 de 33 21/11/10 09:08

17 Dando formato a nuestro formulario Objetivos Natalia está contenta pues ya conoce todos los campos de control para crear un formulario, pero no le gusta el aspecto visual de su formulario. Ahora le gustaría conocer la forma de darle un formato bonito a sus formularios. Vamos a aprender a darle un diseño bonito a nuestros formularios. Como ya hemos comentado los formularios son documentos normales de Writer que llevan incorporados campos de control. Estos campos de control se insertan en los documentos igual que una imagen. Definir el tamaño de un campo de control de forma precisa. Para definir de forma precisa el tamaño de un campo de control: Haz clic con el botón derecho del ratón sobre el campo de control a modificar. Del menú emergente que aparece selecciona "Posición y tamaño...". 3. En la pestaña "Posición y tamaño" podrás definir de forma precisa el alto y el ancho del campo de control. 17 de 33 21/11/10 09:08

18 4. Haz clic en el botón "Aceptar". NOTA: Tras seleccionar un campo de control también es posible abrir la ventana de "Posición y tamaño" desde el menú seleccionando "Formato -> Objeto -> Posición y tamaño...". 18 de 33 21/11/10 09:08

19 Mira el siguiente vídeo en el que modifica el tamaño de un campo de control. Definir la posición de un campo de control. Para posicionar los campos de control tenemos varias formas de hacerlo. En la barra de herramientas del formulario hay varios botones específicos para hacerlo. Sin embargo, una forma bastante simple y con la que se obtienen unos buenos resultados es mediante el uso de tablas y utilizando un anclaje del tipo "Como carácter" para los campos. Antes de seguir es importante ver las propiedades que controlan la posición de las imágenes, campos de control, vídeos, etc. en el documento: El ajuste permite definir la forma en la que se coloca el texto respecto al elemento. En la siguiente imagen se pueden ver sus distintos valores y la posición del texto respecto al objeto (el objeto se representa por el rombo azul): 19 de 33 21/11/10 09:08

20 El anclaje permite definir el elemento al que queda unido el objeto. Esta relación queda definida visualmente por el icono que se muestra al seleccionar el elemento. La posición relativa del elemento respecto a su ancla siempre es la misma. Los valores posibles son los siguientes: 20 de 33 21/11/10 09:08

21 Si como hemos dicho una forma fácil y potente es utilizar tablas para el formato y el anclaje como carácter, para crear un formulario realiza los siguientes pasos: Crea una o varias tablas que contengan la estructura del formulario. Para cada campo de control se dejará una celda de la tabla y junto a esta habrá otra para su etiqueta asociada. Si no quieres que se muestren los bordes de la tabla puedes ocultarlos. Añade las etiquetas al formulario. Las etiquetas pueden ser texto normal o campos de control del tipo etiqueta. Salvo en el caso de que quieras asociarle eventos a la etiqueta la mejor opción es crearlas como texto normal. Añade los campos de control en cada celda. Cambia su ajuste si es necesario. El hacer el formulario con tablas nos da muchas posibilidades de diseño: Una imagen de fondo. Bordes. Fondos sombreados. Tablas dentro de otras. Mira el siguiente vídeo en el que se crea un formulario mediante tablas y los campos de control utilizan anclaje como carácter. Actividad Utilizando tablas para el formato y campos de control con anclaje "como carácter" crea el siguiente formulario: 21 de 33 21/11/10 09:08

22 No olvides añadir a los campos de control del tipo listado algunos valores. Guarda el documento con las siguientes opciones: Que al abrirse, por defecto se abra en modo "sólo lectura". Como una plantilla. Solución de la actividad Curiosidad Al intentar cambiar un color de texto, fondo, borde, etc. OpenOffice nos propone que elijamos entre un grupo definido. Si el color que queremos no se encuentra entre los disponibles podemos añadir un color personalizado: 1. Abre la ventana de opciones desde el menú seleccionando "Herramientas -> Opciones". 22 de 33 21/11/10 09:08

23 2. Del menú en árbol de la izquierda selecciona "OpenOffice.org -> Colores". 3. Utilizando los botones de la derecha podemos gestionar los colores disponibles. 23 de 33 21/11/10 09:08

24 Definiendo un orden de tabulación Objetivos Natalia ha comenzado a utilizar el formulario pero algunos compañeros le comentan que cuando lo van a rellenar les cuesta mucho pues la tabulación entre los campos no está bien. Natalia se pone manos a la obra para corregir el problema. Vamos a aprender a definir la tabulación de nuestros formularios. La tabulación de un formulario es el orden en el que se va desplazando el cursor al pulsar la tecla tabulador o enter (en algunos tipos de campos). Por ejemplo, si he rellenado el campo nombre de un alumno y quiero continuar rellenando el siguiente campo, la forma más rápida es pulsando la tecla tabulador que llevará el cursor al campo siguiente. Sin usar el tabulador debería hacer clic con el ratón para cambiar de campo. Por defecto el orden de tabulación de un formulario se asigna siguiendo el orden en el que se van insertando los campos de control. Normalmente el orden de inserción de los campos no coincide con el orden de tabulación deseado por lo que al final de diseñar el formulario debemos revisarlo. Un formulario sin el orden de tabulación correcto supone un gran engorro para rellenarlo. Un orden de tabulación natural y que se debe respetar es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. En la siguiente imagen los campos tiene asociado un número que indica el orden de tabulación. Ojo, los dos primeros campos a rellenar deben ser la fecha y la hora. Para definir el orden de tabulación de nuestro formulario: Asigna un nombre representativo a cada campo de control. Hazlo rellenando el campo "Nombre" en la ventana de propiedades. Abre la ventana de "Orden de tabuladores". Para ello, tras seleccionar un campo de control, haz clic en el icono "Secuencia de activación" situado en la barra de herramientas "Diseño de formularios". 24 de 33 21/11/10 09:08

25 3. Ordena los campos según su orden de tabulación en el formulario. Mira el siguiente vídeo en el que se asigna un orden de tabulación. Actividad Modifica el formulario resultante de la actividad anterior para que: Todos los campos tengan un nombre representativo. El orden de tabulación sea el adecuado. Guarda el documento y comprueba que el desplazamiento del cursor entre los campos es el adecuado. Solución de la actividad 25 de 33 21/11/10 09:08

26 Enviando y compartiendo el formulario Objetivos Natalia ya tiene el formulario para la recogida de información sobre sus alumnos. Ahora se plantea la mejor forma de enviar el documento y su publicación para el resto de profesores. Vamos a conocer las opciones que disponemos para compartir y/o publicar un formulario. Tras tener listo un formulario llega el momento de pensar en la forma de enviarlo al resto de profesores para que lo rellenen. La forma más fácil es enviarles el formulario en formato odt y que tras rellenarlo lo devuelvan. El único requisito que debemos tener en cuenta es que la persona a la que se lo enviemos tenga instalado en su ordenador OpenOffice. También existe la posibilidad de guardar el formulario en formato pdf que presenta algunas ventajas e inconvenientes. Exportando el formulario a PDF. OpenOffice permite exportar los documentos de Writer a pdf. Con los formularios ocurre lo mismo, generándose un documento pdf en el que se puede rellenar el formulario. Las ventajas de exportar el formulario a formato pdf son: Es un tipo de documento para el que normalmente todos los ordenadores disponen de programas para trabajar con ellos. Rellenar el formulario parece más simple que si lo hacemos en Writer. Los formularios en formato pdf pueden generar unos ficheros en los que están los valores introducidos por el usuario. Estos ficheros permiten manipular gran cantidad de formularios de forma automática. Normalmente el formato de estos ficheros es el "Forms Data Format - FDF". El inconveniente de usar un formulario en formato pdf es que la versión de Adobe Acrobat Reader sólo permite rellenar e imprimir el documento. Si se desea guardar una copia con los datos que se han rellenado hay que buscar métodos alternativos como: Comprar Adobe Acrobat. Utilizar un programa alternativo para rellenar el formulario y que permita guardar su contenido. Por ejemplo Foxit Reader es gratuito y permite hacerlo. Utilizar una impresora virtual que genere un documento pdf. Este documento sí tendrá los campos rellenos, pero no se podrá volver a editar pues dejará de ser un formulario. Para exportar un formulario a pdf : 1. Abre el menú "Archivo -> Exportar en formato PDF...". 26 de 33 21/11/10 09:08

27 2. En el caso de que la opción "Crear formulario PDF" de la pestaña "General" no esté activa márcala. 3. Haz clic en "Exportar". 27 de 33 21/11/10 09:08

28 Actividad Realiza los siguientes pasos: Exporta el formulario resultante de la actividad anterior a formato pdf. Abre el documento generado. Rellena algunos valores. Guarda una copia del documento. Abre la copia del documento y comprueba si se han guardado los datos rellenados. Curiosidad Otra de las opciones para permitir que otras personas nos envíen los datos del formulario es guardando el formulario en formato html y publicándolo en un servidor Web. Los usuarios acceden a la página Web del formulario, lo rellenan y nos envían los datos. Los formularios Web permiten enviar los datos mediante un correo utilizando el programa de correo del usuario (Outlook, Evolution, etc). El inconveniente de estos sistemas es que para el envío el programa debe estar configurado con los datos y claves del usuario, además normalmente ya no se utilizan estos programas para el correo. La mayoría de los usuarios utilizan el correo Web mediante servicios como Yahoo, Hotmail, Gmail, etc. Una posible alternativa es utilizar servicios gratuitos que permiten que dirijas el formulario a sus servidores, de forma que estos recogen los datos y te los remiten a tu correo electrónico. Hay bastantes empresas que ofrecen estos servicios de forma gratuita a condición de recibir publicidad en el correo. Por ejemplo: Melodysoft. FormMail. ResponseOMatic. FormMailto. Curiosidad OpenOffice permite que firmemos nuestros documentos mediante nuestros certificados digitales. Que un documento esté firmado digitalmente permite garantizar que nadie lo haya modificado. Si quieres conocer más sobre la firma de documentos lee el siguiente documento. 28 de 33 21/11/10 09:08

29 Vídeos 29 de 33 21/11/10 09:08

30 Creando un formulario 30 de 33 21/11/10 09:08

31 Modificando las propiedades de un campo de control 31 de 33 21/11/10 09:08

32 Dando formato al formulario 32 de 33 21/11/10 09:08

33 Definiendo un orden de tabulación 33 de 33 21/11/10 09:08

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