SIIGO Pyme. Proceso de Ventas Definición de Documentos. Cartilla I

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1 SIIGO Pyme Proceso de Ventas Definición de Documentos Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Documentos? 3. Cuál es el Objetivo de Manejar la Información por Documentos? 4. Cuál es la Ruta Para Definir Documentos? 5. Qué Funcionalidad Tiene Cada Documento que Afecta el Proceso de Ventas? 6. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir los Documentos del Proceso de Ventas 6.1 Factura de Venta (Documento Tipo F) 6.2 Nota de Devolución (Documento Tipo J) 6.3 Recibo de Caja (Documento Tipo R) 6.4 Nota Crédito (Documento Tipo C) 6.5 Nota de Remisión (Documento Tipo S) 6.6 Cotización (Documento Tipo V) 6.7 Orden de Pedido (Documento Tipo Z)

3 Presentación Se explica de una manera sencilla los parámetros a diligenciar en el momento de definir los documentos contables y extracontables que intervienen en el proceso de ventas, esta información se debe crear en cada una de las empresas que tenga instaladas el usuario y de acuerdo a las necesidades de cada organización.

4 DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS Qué son Documentos? Los documentos son soportes de transacciones realizadas por el ente económico, en SIIGO se dividen en: a. Documentos Contables: Son soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa; se pueden imprimir las veces que se requieran dependiendo de las necesidades de la empresa. b. Documentos Extracontables: Son soportes que permiten registrar solicitudes, no afectan la contabilidad y se pueden generar varios tipos de informes de estos documentos. Cuál es el Objetivo de Manejar la Información por Documentos? El objetivo es organizar la información contable de la empresa, utilizando formatos propios para cada uno de ellos. De igual forma el objetivo de los documentos extracontables en el proceso de ventas es tener un control sobre las solicitudes de mercancía que realizan los clientes a la organización para su posterior despacho o salida del inventario, de estos documentos el sistema permite generar varios informes. Cuál es la Ruta Para Definir Documentos? La ruta para definir documentos es: Contabilidad Parámetros de Documentos Definición de Documentos:

5 Allí el sistema despliega una ventana con todos los documentos que maneja SIIGO, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el tipo de documento que se está trabajando y su correspondiente nombre. Qué Funcionalidad Tiene Cada Documento que Afecta el Proceso de Ventas? La funcionalidad de cada tipo de documento se explica a continuación: DOCUMENTOS CONTABLES: C Nota Crédito: Registra las devoluciones de factura de venta cuando no se realizan dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar cada una de las cuentas de forma manual. F Factura de Venta: Documento contable que permite registrar la venta de productos y/o servicios. J Nota de devolución: Permite contabilizar las devoluciones de mercancías registradas en la factura de venta dentro del mismo periodo contable. R Recibo de caja: Contabiliza el ingreso de dinero por cancelación, abonos, anticipos o por otros conceptos realizados por los clientes a la empresa. S Nota de Remisión: Registra la salida al inventario y posteriormente va a ser facturada. DOCUMENTOS EXTRACONTABLES: V Cotización: Documento extracontable que permite hacer la presentación de los productos y/o servicios de la empresa. Z Orden de Pedido: Documento extracontable que permite registrar el ingreso de las solicitudes de productos y/o servicios realizadas por los clientes. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir los Documentos del Proceso de Ventas? La definición de documentos consiste en el establecimiento de los parámetros bajo los cuales se utilizarán cada uno de los documentos que requiere una empresa para sus registros contables, extracontables, administrativos, etc. Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta: Tipos de documento Numeración Formas de impresión Cruces de documentos Documentos Contables y Extracontables Clasificación tributaria

6 A continuación se explicara la definición de los documentos contables y extracontables que interfieren en el proceso de ventas: DOCUMENTOS CONTABLES: 1. Factura de Venta (Documento Tipo F): Se utiliza para registrar contablemente los valores y las cantidades (cuando aplique) del producto y/o servicio vendido, afectando la correspondiente carga tributaria, los campos que se deben diligenciar son: Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir, en este caso será el Tipo F (Ventas) Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobante.

7 Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para no ser visualizado al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad. Utiliza Nombre de Copia en la impresión de la factura con Template: Esta opción se debe marcar cuando la factura de venta tiene diseñando Template y se utilizan varias copias al momento de la impresión, para que la primer hoja imprima la palabra original y las siguientes imprima la palabra copia Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaborar el documento modificar la descripción en cada uno de los ítems de acuerdo a las necesidades del usuario. Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco. Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.

8 Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Datos para la impresión generada en formato estándar, seleccione S si se quiere página completa, N si desea en media página ó M si desea en forma minerva de comercialización genérica, en este último caso se habilita la siguiente pantalla: Al igual que el siguiente campo Imprime datos Encabezado; el cual permite al momento de generar la impresión del egreso en formato minerva imprimir en la parte superior del egreso los datos de la empresa (nombre, Nit, dirección y teléfono). Número de Copias: Asignar el número de copias que desea se generen en la impresión del documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso. Título: Digitar el nombre del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar Leyenda: Marcar la casilla si desea que en la impresión del documento con formato estándar se impriman los datos como: Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento.

9 En el caso de la factura de venta adicionalmente con esta opción en el pie de página se imprimirá la observación de ley que indica Esta factura se asemeja Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO se realizara en el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento. Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea guardado y luego genere la impresión. Multiusuario: Marcar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso. Actualiza Inventario: Seleccionar la casilla si la factura de venta es el único documento que se utiliza en el proceso de facturación (esto para que una vez realice una factura se descargue el inventario). Si la Factura de venta cruza con un documento contable en este caso la Nota de Remisión (S) no se debe marcar esta casilla, de hacerlo el sistema descarga el inventario dos veces, una con la Nota de Remisión y otra con la Factura de Venta. Número de Vencimientos: Si la empresa genera facturación a plazos se debe asignar el número de plazos máximos que es posible utilizar en el proceso de facturación. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos. Desc. en Producto: Seleccionar la casilla si en el proceso de facturación se realizan descuentos en los productos. Este descuento no es contabilizado, simplemente lo toma como un menor valor del precio de venta.

10 Reg. Común: Campo Informativo Esta factura será Utilizada como Documento Electrónico Cruza con Aviso de Recibo: Estos campos se habilitan únicamente para el manejo de Facturación Electrónica (Manejo de Opciones EDI) Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que se practique. Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x Documento, en la definición de documentos no se habilitara este campo. Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N). Se digita la letra de acuerdo al tipo de documento que según las necesidades del usuario se realice antes de la factura de venta (Pedido Cotización Remisión) o también puede no cruzar. Este cruce permite traer la información que se ha capturado en el documento anterior. Los documentos Orden de Pedido y Cotización son documentos extracontables, la Remisión es un documento contable

11 Estos cruces de documentos son implementados según los procesos y necesidades de cada compañía, estos pueden ser en el siguiente orden: TIPO DE DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO Orden de Pedido Cotización Remisión Factura de Venta Orden de Pedido Cotización Factura de Venta Orden de Pedido Remisión Factura de Venta Orden de Pedido Factura de Venta Cotización Remisión Factura de Venta Cotización Factura de Venta Remisión Factura de Venta Factura de Venta Obliga Cruce: Se habilita solo si en el campo anterior se marcó cruce y hace obligatorio el cruce. Al momento de la Factura de Venta cruzar con la Nota de Remisión; es indispensable marcar que Obliga Cruce, de lo contrario las Facturas que no se elaboren con cruce, los productos NO descargaran el inventario ni será posible asignar un costo de ventas. Permite utilizar Nit con diferente sucursal: Esta opción se habilita SOLO SI se definió algún cruce y funciona para que al momento de cruzar la factura con la remisión se habilite la opción de cruzar remisiones con Nit que maneja sucursal y facturarlas a otra sucursal La factura será cruzada por la Remisión: Al seleccionar esta opción el sistema permite que una sola factura de venta cruce varias remisiones, en caso que la factura solo cruce con una remisión de debe seleccionar el campo Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N): R.

12 Los campos Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N): R y La factura será cruzada por la Remisión son excluyentes el primero permite cruzar una sola remisión con una solo factura y el segundo permite cruzar varias remisiones con una sola factura. Consolida Productos de Remisión/Pedido en la impresión: Esta opción se habilita solo si se marcó cruce con Remisión o Pedido, al marcar esta casilla el sistema en la impresión del documento mostrara sumadas las unidades de un mismo código de producto que se repitan en varias remisiones o pedidos que crucen en la factura de venta. Cuenta ICA: Anticipo: Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA. Para el PUC comercial la cuenta sugerida es Este casilla se habilitara si en el registro de control se marcó la opción de Reforma Tributaria Municipal Cuenta ICA: Retenido: Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que practique, en la facturación no tiene efecto. Para el PUC comercial, la cuenta sugerida es Este casilla se habilitara si en el registro de control se marcó la opción de Reforma Tributaria Municipal Cuenta Retención IVA: Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta sugerida es

13 Al seleccionar cada una de las cuentas contables en los anteriores campos, el sistema genera el siguiente mensaje informativo: Cuenta Tarifa Diferencial Reteiva: Campo en el cual se debe incluir la cuenta que se utilizara para contabilizar el valor resultante cuando se aplique la Tarifa Diferencial de Reteiva asignado en el Catalogo de Terceros. Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden definir tres cargos y tres descuentos. En la columna de descuentos se pueden definir tres cuentas contables incluyendo la de retención en la fuente que le practiquen, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento.

14 En la columna de cargos se pueden definir tres cuentas contables como mayor valor de la venta como son: fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Generado. Si en el registro de control se marcó la opción de IVA Diferencial el sistema toma la cuenta contable de IVA definida en la apertura de las líneas y grupos de inventarios y no la de la definición del documento. OTROS DATOS DE LA FACTURA: Imp. Stand/Dsc.x ítem/dsc.unitario (S/D/U): Hace referencia a la forma como se imprimen los descuentos en el formato Estándar, solo si está definido descuento en producto. Imp. Stand: En la impresión coloca el valor neto únicamente, Dsc.x ítem: En la impresión trae discriminado el valor del descuento y cargo por ítem de la factura, dsc.unitario: Genera impreso el valor del producto unitario antes del descuento y el valor del descuento discriminado. Numero de Autorización DIAN: Corresponde al número de autorización para la facturación expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para que sea impreso como requisito legal de la factura. Numeración Autorizada: Se debe digitar en el siguiente orden: Primer casilla el prefijo de la factura Segunda casilla la numeración desde o inicial Tercera casilla la numeración hasta o final. Fecha Autorización: Fecha en la cual fue autorizada su facturación.

15 Recalcula IVA en el Total: Se marca si en el proceso de facturación se requiere asignar manualmente el valor del IVA. En caso de manejar IVA diferencial esta opción NO se debe seleccionar. Cambia nombre del Tercero. Seleccione la casilla, si en el momento de facturar se requiere modificar los datos del tercero (dirección teléfonos), su funcionalidad se refleja cuando se manejan documentos cruce porque en la factura el sistema llama los datos registrados en el documento anterior No solicita confirmación de Impresora por Previos: Seleccionar si se requiere que el sistema realice la impresión de este documento por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia el sistema solicite la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados. Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en formato estándar o con generador de documentos.

16 Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Mensaje Fijo: Se puede digitar un mensaje y este siempre se visualizara al momento de la impresión. 2. Nota de Devolución (Documento Tipo J) Se utiliza para registrar contablemente la devolución de los productos vendidos en cantidades y valores, afectando cada una de las cuentas contables registradas en las facturas de venta y que hayan sido contabilizadas en el mismo periodo contable (en el mismo año) de manera automática. En la Factura de Venta (F) y la Nota De Devolución (J) el sistema solicita los mismos parámetros los cuales deben ser definidos exactamente iguales en los dos documentos; esto con el fin que al realizar las correspondientes devoluciones se afecte en forma automática el saldos de los inventarios y todas las cuentas La nota de devolución a diferencia de la factura de venta solicita un campo adicional en la definición del documento después del campo Desea Modificar Descripción de las Secuencias y es:

17 Solicita Motivo de devolución: Se marca si se requiere que en el momento de elaborar el documento el sistema solicite esta información y luego poder generar informes por el módulo de ventas de los motivos de devolución por documento 3. Recibo de Caja (Documento Tipo R): Documento que contabiliza el ingreso de dinero, cheque u otra forma de pago por concepto de cancelación, abonos o anticipos de facturas de venta realizados por los clientes a la empresa; allí el sistema solicita la siguiente información: Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir, en este caso será el Tipo R (Recibo de Caja) Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobante.

18 Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para no ser visualizado al momento de ingresar por el modulo de documentos o por el modulo de contabilidad. Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaborar el documento modificar la descripción en cada uno de los ítems de acuerdo a las necesidades del usuario. Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco. Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.

19 Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Datos para la impresión generada en formato estándar, seleccione S si se quiere página completa, N si desea en media página ó M si desea en forma minerva de comercialización genérica, en este último caso se habilita la siguiente pantalla: Al igual que el siguiente campo Imprime datos Encabezado; el cual permite al momento de generar la impresión del egreso en formato minerva imprimir en la parte superior del egreso los datos de la empresa (nombre, Nit, dirección y teléfono). Número de Copias: Asignar el número de copias que desea se generen en la impresión del documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso. Título: Digitar el nombre del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar Leyenda: Marcar la casilla si desea que en la impresión del documento con formato estándar se impriman los datos como: Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento. Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO se realizara en el formato estándar, sino que la empresa ya

20 tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento. Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea guardado y luego genere la impresión. Multiusuario: Marcar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso. Cuenta Caja. Digitar el código contable de la caja en la cual se debe registrar el ingreso. Este código es posible modificarlo en la elaboración del recibo de caja. Cuenta Interés Mora. Asignar la cuenta contable donde se grabaran los valores por concepto de interés por mora. Cuenta Bono. Esta cuenta se ingresa cuando se generan ventas en bonos y no se ha entregado la mercancía. No solicita confirmación de Impresora por Previos: Seleccionar si se requiere que el sistema realice la impresión de este documento por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia el sistema solicite la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados.

21 Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en formato estándar o con generador de documentos. Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. 4. Nota Crédito (Documento Tipo C) Se utiliza para registrar contablemente la devolución de los productos vendidos en cantidades y valores, afectando cada una de las cuentas contables registradas en las facturas de venta y que hayan sido contabilizadas en diferente periodo contable (diferente año) de manera manual. El sistema solicita los siguientes datos en su definición: Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir, en este caso será el Tipo C (Nota Crédito) Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.

22 Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobante. Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para no ser visualizado al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad. Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaborar el documento modificar la descripción en cada uno de los ítems de acuerdo a las necesidades del usuario.

23 Solicita Motivo de devolución: Se marca si se requiere que en el momento de elaborar el documento el sistema solicite esta información y luego poder generar informes por el módulo de ventas de los motivos de devolución por documento Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco. Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Datos para la impresión generada en formato estándar, seleccione S si se quiere página completa, N si desea en media página ó M si desea en forma minerva de comercialización genérica, en este último caso se habilita la siguiente pantalla: Al igual que el siguiente campo Imprime datos Encabezado; el cual permite al momento de generar la impresión del egreso en formato minerva imprimir en la parte superior del egreso los datos de la empresa (nombre, Nit, dirección y teléfono). Número de Copias: Asignar el número de copias que desea se generen en la impresión del documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso.

24 Título: Digitar el nombre del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar Leyenda: Marcar la casilla si desea que en la impresión del documento con formato estándar se impriman los datos como: Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento. Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO se realizara en el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento. Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea guardado y luego genere la impresión. Multiusuario: Marcar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso. No solicita confirmación de Impresora por Previos: Seleccionar si se requiere que el sistema realice la impresión de este documento por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia el sistema solicite la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados. Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en formato estándar o con generador de documentos.

25 Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. 5. Nota de Remisión (Documento Tipo S) Se utiliza para descargar o registrar la salida del inventario de los productos o mercancías, aplica cuando se tiene el módulo de inventarios y este documento cruza con la factura de venta. En su definición el sistema solicita los siguientes datos: Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir, en este caso será el Tipo S (Nota de Remisión) Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobante.

26 Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para no ser visualizado al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad. Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaborar el documento modificar la descripción en cada uno de los ítems de acuerdo a las necesidades del usuario. Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco. Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Datos para la impresión generada en formato estándar, seleccione S si se quiere página completa, N si desea en

27 media página ó M si desea en forma minerva de comercialización genérica, en este último caso se habilita la siguiente pantalla: Al igual que el siguiente campo Imprime datos Encabezado; el cual permite al momento de generar la impresión del egreso en formato minerva imprimir en la parte superior del egreso los datos de la empresa (nombre, Nit, dirección y teléfono). Número de Copias: Asignar el número de copias que desea se generen en la impresión del documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso. Título: Digitar el nombre del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar Leyenda: Marcar la casilla si desea que en la impresión del documento con formato estándar se impriman los datos como: Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento. Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO se realizara en el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.

28 Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea guardado y luego genere la impresión. Multiusuario: Marcar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso. Muestra Valores: Afecta para que en el momento de la impresión muestre los valores Cruza Pedido/Cotización-No cruza (P/C/N): Marcar esta opción cuando se han elaborado documentos anteriores con los cuales se cruzara esta remisión. Los documentos que se pueden elaborar con anterioridad a la remisión son documentos extracontables. Los cruces que puede utilizar la Nota de Remisión pueden ser los siguientes: DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO Cotización Orden de Pedido Remisión Cotización Remisión Orden de Pedido Remisión Remisión (SIN CRUCE) Obliga Cruce: Se utiliza esta opción para que siempre al momento de elaborar la nota de remisión se llame el documento cruce, en caso de no marcar el sistema permite continuar sin el documento cruce. En caso de tener marcado documento cruce sin ser obligatorio no tendrá incidencia en los saldos de inventarios, porque los documentos a utilizar son extracontables; pero si se ve reflejado en los informes de estos documentos.

29 Cruza con Factura-No cruza: Hacia adelante la nota de remisión solo cruza con la factura de venta. Se recomienda siempre que se use la nota de remisión marcar esta opción, porque la remisión afecta cantidades en el inventario y la factura valores en formas de pago, impuestos, entre otros. Cruza Facturas por esta Remisión: Al seleccionar esta opción el sistema permite que una remisión cruce en varias facturas de venta, en caso que la remisión solo cruce con una factura se debe seleccionar el campo Cruza con Factura. Los campos Cruza con Factura y Cruza Facturas por esta Remisión son excluyentes, el primero permite cruzar una remisión con una sola factura y el segundo permite cruzar una remisión en varias facturas. Imprime Estándar/Ref/Descripción (S/R/D): Es la forma en cómo se va a imprimir los ítems del documento, al seleccionar: Estándar: El sistema imprime en el detalle del documento la referencia y descripción de los productos. Ref: El sistema imprime en el detalle del documento solo la referencia de los productos. Descripción: El sistema imprime en el detalle del documento solo el nombre de los productos definido en el catálogo.

30 No solicita confirmación de Impresora por Previos: Seleccionar si se requiere que el sistema realice la impresión de este documento por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia el sistema solicite la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados. Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en formato estándar o con generador de documentos. Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. DOCUMENTOS EXTRACONTABLES: 6. Cotización (Documento Tipo V) Documento extracontable que permite hacer la presentación de los productos y/o servicios de la empresa a los clientes; sugiriendo el valor de compra de los mismos.

31 Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir, en este caso será el Tipo V (Cotización) Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobante. Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para no ser visualizado al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad.

32 Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaborar el documento modificar la descripción en cada uno de los ítems de acuerdo a las necesidades del usuario. Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco. Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Pág.Comp./Minerva (S/M): Datos para la impresión generada en formato estándar, seleccione S si se quiere página completa ó M si desea en forma minerva de comercialización genérica, en este último caso se habilita la siguiente pantalla: Al igual que el siguiente campo Imprime datos Encabezado; el cual permite al momento de generar la impresión del egreso en formato minerva imprimir en la parte superior del egreso los datos de la empresa (nombre, Nit, dirección y teléfono). Número de Copias: Asignar el número de copias que desea se generen en la impresión del documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso. Título: Digitar el nombre del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar

33 Leyenda: Marcar la casilla si desea que en la impresión del documento con formato estándar se impriman los datos como: Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento. Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO se realizara en el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento. Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea guardado y luego genere la impresión. Multiusuario: Marcar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso. Desc. en Producto: Seleccionar la casilla SOLO SI en el proceso de facturación se realizaran descuentos en los productos. Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea que en la impresión de la cotización se visualice el cálculo de la retención en la fuente que se practicara de acuerdo a los productos o servicios adquiridos. Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x Documento, en la definición de documentos no se habilitara este campo.

34 Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden definir tres cargos y tres descuentos. En la columna de descuentos se pueden definir tres cuentas contables incluyendo la de retención en la fuente que le practiquen, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento. En la columna de cargos se pueden definir tres cuentas contables como mayor valor de la venta como son: fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Generado. Este es un documento extracontable y no realiza ningún tipo de contabilización pero necesita de estas cuentas contables de manera informativa; para poder en la impresión del documento sugerir los valores de cada rubro. No solicita confirmación de Impresora por Previos: Seleccionar si se requiere que el sistema realice la impresión de este documento por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia el sistema solicite la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados. Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en formato estándar o con generador de documentos.

35 Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. 7. Orden de Pedido (Documento Tipo Z) Documento extracontable que permite registrar el ingreso de las solicitudes de productos y/o servicios realizadas por los clientes; sugiriendo cantidades y valores. Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir, en este caso será el Tipo Z (Orden de Pedido) Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobante.

36 Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para no ser visualizado al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad. Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaborar el documento modificar la descripción en cada uno de los ítems de acuerdo a las necesidades del usuario. Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco. Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Datos para la impresión generada en formato estándar, seleccione S si se quiere página completa, N si desea en media página ó M si desea en forma minerva de comercialización genérica, Al igual que el siguiente campo Imprime datos Encabezado; el cual

37 permite al momento de generar la impresión del egreso en formato minerva imprimir en la parte superior del egreso los datos de la empresa (nombre, Nit, dirección y teléfono). Número de Copias: Asignar el número de copias que desea se generen en la impresión del documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso. Título: Digitar el nombre del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar Leyenda: Marcar la casilla si desea que en la impresión del documento con formato estándar se impriman los datos como: Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento. Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO se realizara en el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento. Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea guardado y luego genere la impresión. Multiusuario: Marcar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.

38 Cruza con Cotización/ No cruza: Marcar esta opción cuando se ha elaborado el documento extracontable cotización y con el cual se desea cruzar. Obliga Cruce: Se utiliza esta opción para que siempre al momento de elaborar la orden de pedido se llame el documento cruce, en caso de no marcar el sistema permite continuar sin el cruce de información. Desc. en Producto: Seleccionar la casilla SOLO SI en el proceso de facturación se realizaran descuentos en los productos. Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea que en la impresión de la orden de pedido se visualice el cálculo de la retención en la fuente que se practicara de acuerdo a los productos o servicios adquiridos. Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x Documento, en la definición de documentos no se habilitara este campo.

39 Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden definir tres cargos y tres descuentos. En la columna de descuentos se pueden definir tres cuentas contables incluyendo la de retención en la fuente que le practiquen, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento. En la columna de cargos se pueden definir tres cuentas contables como mayor valor de la venta como son: fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Generado. Este es un documento extracontable y no realiza ningún tipo de contabilización pero necesita de estas cuentas contables de manera informativa; para poder en la impresión del documento sugerir los valores de cada rubro. No solicita confirmación de Impresora por Previos: Seleccionar si se requiere que el sistema realice la impresión de este documento por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia el sistema solicite la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados.

40 Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en formato estándar o con generador de documentos. Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Se sugiere a los usuarios NO REINICIAR EL CONSECUTIVO DE LOS DOCUMENTOS CADA AÑO ESTO CON EL FIN DE EVITAR INCONSISTENCIAS EN EL CRUCE DE DOCUMENTOS ya que el sistema trabaja un único consecutivo. Esto Aplica para todos los documentos en SIIGO.

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