Plan Estratégico Institucional

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1 Ministerio de Hacienda Plan Estratégico Institucional Informe de Monitoreo Enero Marzo 2013 Elaborado por Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional (Departamento de Planificación Institucional) Junio de 2013

2 PRESENTACIÓN De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 22, de la Ley No de Planificación e Inversión Pública, el Ministerio de Hacienda presentó el Plan Estratégico Institucional (PEI), el cual fue elaborado en el año 2010, mediante un proceso ampliamente participativo, encabezado por la alta dirección del Ministerio, donde no solo se da cumplimiento a la referida Ley, sino que persigue facilitar el proceso de articulación y direccionalidad, hacia un mismo propósito de todo el quehacer de la Institución. El PEI contempla dentro de su estructura la creación e implementación de un Sistema de Monitoreo y Evaluación, como herramienta de medición y requisito indispensable para la mejora de la institución y por ende del servicio al ciudadano. Este monitoreo consistirá en el seguimiento periódico de las actividades y proyectos del Plan Operativo, el cual persigue la corrección y ajustes utilizando los indicadores de insumo, proceso y producto principalmente. Se realiza sobre la base de la Matriz de Monitoreo, los avances obtenidos van a permitir comparar las actividades y metas programadas versus las ejecutadas a la fecha de corte, con el fin de analizar el grado de cumplimiento de los objetivos planteados. Es por esto que el monitoreo conduce a la reformulación de actividades, proyectos y tareas, incluso al cambio de prioridades, lineamientos u objetivos del POA en cada trimestre evaluado. De acuerdo a lo planteando en la estructura del Plan Estratégico Institucional (PEI), la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, a través de su Departamento de Planificación Institucional ha elaborado el Informe de Monitoreo del PEI, el cual recoge las principales actividades realizadas durante el primer trimestre del año 2013 por la diferentes Áreas Funcionales, de acuerdo a lo planteado en sus Planes Operativos, para este período. Página 2 de 12

3 La estructura de este informe pretende ofrecer una visión de conjunto de los principales proyectos y productos implementados por la Áreas Funcionales, de esta manera podemos verificar cómo estos aportan a la consecución de los objetivos establecidos, de igual manera proporcionará un instrumento de valoración de los avances alcanzados dentro de cada estrategia planteada en el Plan, y tener una mejor comprensión del camino recorrido para lograr lo establecido en el PEI-MH En este Informe de Monitoreo a los Planes Operativos, también se presentan los principales inconvenientes, los cuales no permitieron la ejecución de algunos productos y la reprogramación de otros. Conscientes de la importancia que reviste el monitoreo del Plan, se invita a las Áreas Funcionales, a convertir este instrumento en una herramienta de medición que les permitirá el logro de los objetivos trazados de una manera eficiente y eficaz. Página 3 de 12

4 ANÁLISIS DEL PERÍODO AVANCES PRINCIPALES: Dentro de los resultados esperados que forman parte de la Estrategia Derivada 1.1 1, tenemos Reducida la elusión y evasión (1.1.1): para el cual la Dirección de Casinos y Juegos de Azar, definió el producto Elaboración de Normativa para la Regulación de los Casinos on-line, de los cual podemos destacar que fue elaborado documento con los Requisitos para la Solicitud del referido tipo de Casinos, alcanzando un cumplimiento de 100%. También bajo este resultado la Dirección General de Política y Legislación Tributaria, se planteó la Elaboración de la Propuesta de Reglamento de aplicación del Sistema de reembolso del ISC Hidrocarburos contribuyentes exentos, alcanzando un cumplimiento de 100%. Para los resultados esperados que conforman la Estrategia Derivada tenemos el (2.1.1): Inventariados y valorados a nivel nacional los bienes muebles e inmuebles, bajo el cual la Dirección General de Bienes Nacionales estableció el producto: Implementación de un sistema de inventario anual con carácter obligatorio para todas las entidades del Gobierno Central, con un alcance tanto para bienes inmuebles patrimoniales como de bienes muebles, con una meta trimestral de un seis coma veinticinco por ciento (6.25%) y de cinco por ciento (5%) respectivamente en los dos indicadores del producto; logrando completar un ochenta por ciento (80%) de lo esperado en el trimestre analizado para los bienes muebles inventariados, y de una puntuación de tres por ciento (3%), equivalente al cincuenta por ciento (50%) de lo esperado para los bienes inmuebles inventariados. Continuando con los resultados esperados que conforman la Estrategia Derivada 2.1 tenemos el (2.1.2): Cuenta Única del Tesoro implementada en el Gobierno Central, La Tesorería Nacional en la aplicación de la Fase I de la CUT ha integrado ocho (8) Ministerios en el 1 Potenciar la dirección de la política de ingresos del gobierno 2 Estrategia Derivada 2.1: Fortalecer, integrar y ampliar la cobertura de los sistemas de información y operación de la administración financiera estatal. Página 4 de 12

5 transcurso del trimestre, dentro de los cuales tenemos: Salud Pública y Asistencia Social, Obras Públicas y Comunicaciones, Presidencia, Industria y Comercio, Interior y Policía, Agricultura, Fuerzas Armadas y Procuraduría General de la República, con estas Instituciones fueron agotados en promedio 87% de los procesos para la aplicación de la Cuenta Única del Tesoro. Con lo cual la TN alcanzó un 17% de ejecución del Plan para la implementación de la CUT. También podemos destacar otros avances importantes dentro de la Implementación de la Cuenta Única del Tesoro: La realización de un Taller sobre Normativas para el Funcionamiento de la CUT, impartido con el apoyo de Consultoría Internacional. Además fueron elaboradas tres (3) normas relacionadas con el funcionamiento de la CUT: Para la creación y operatividad de subcuenta, para el ordenamiento y generación de los medios de pagos y para la asignación de cuotas de pago. Como parte de la referida estrategia, fue establecido el resultado esperado (2.1.4): Implementado, integrado y armonizado en todo el Sector Público No Financiero (SPNF), el Sistema de Contabilidad Uniforme, derivado de éste la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, al primer trimestre de ejecución del plan operativo 2013, ha logrado avances significativos, dentro los cuales podemos citar: Elaboración del Estado de Recaudación e Inversión de las Rentas al cierre Elaboración de dos (2) Estados de Ejecución Presupuestaria del Gobierno Central, correspondientes a los meses de enero y febrero 2013, incluyendo la Cuenta Ahorro Inversión y Financiamiento. Fueron monitoreadas un total de 292 Unidades Ejecutoras dentro de las diferentes Instituciones Gubernamentales y 94 Proyectos Externos. También fueron elaborados los siguientes informes: Analítico de la cuenta de Ahorro Inversión y Financiamiento del Gobierno Central, sobre la Evaluación de la Calidad y Página 5 de 12

6 Consistencia de las Informaciones Presupuestarias y Patrimoniales, sobre Anticipos Financieros El registro de mil ochenta y uno (1,081) beneficiarios del Estado. Continuando con los resultados esperados definidos bajo la estrategia 2.1, tenemos el (2.1.8): Implementado el Sistema Nacional de Capacitación y Certificación Hacendaria, del cual se deriva el producto: Investigación y estudios mejorados conforme al fortalecimiento de la oferta académica, para el trimestre analizado el Centro elaboró el Informe de análisis de la satisfacción del proceso de capacitación, para el cual se tomaron 1,385 opiniones de servidores capacitados. Bajo el resultado esperado (2.2.1) que pertenece a la Estrategia 2.2 3, la Unidad de Análisis y Política Fiscal, con su producto mejora de la transparencia fiscal, realizó los tres (3) balances fiscales programados para el período, de igual manera también fueron realizadas las Notas Fiscales previstas, con ambos productos la Unidad logró un cumplimiento de 100%. Dentro del Eje Estratégico 3: Fortalecimiento Institucional se establecieron tres estrategias derivadas: (3.1) Fortalecimiento del Programa de Desarrollo Institucional, (3.2): Fortalecimiento de la Gestión de los Recursos Humanos y (3.3): Fortalecimiento de Los Sistemas de Información y Servicios de Atención al Ciudadano. Dentro de las referidas estrategias al igual que los Eje 1 y 2 se establecieron resultados esperados, para los cuales las Áreas Funcionales definieron productos para la consecución de los mismos. A continuación mencionaremos los más relevantes del período: Resultado Esperado (3.1.1): Fortalecida la normatización de la Gestión Institucional del MH: Adecuación de los arreglos funcionales y estructurales del MH al Plan Estratégico Institucional: bajo este producto fue aprobada la Estructura Organizacional del Departamento de Relaciones Internacionales 4. (DPDI) 3 Estrategia Deriva 2.2: Consolidar los mecanismos de monitoreo y evaluación sobre la base de un sistema estandarizado y unificado de información fiscal que promueva la transparencia y el acceso al ciudadano de la información. 4 Aprobada mediante la Resolución de fecha 26 de marzo Página 6 de 12

7 Realización de Diagnóstico Organizacional y Propuesta de Estructura Organizativa de la Tesorería Nacional. En este mismo orden la DGJP inició el proceso de revisión y adecuación de su estructura organizativa, cumpliendo un 80% de las actividades programadas para el período. Se destaca que la Dirección ha identificado 100% de los procesos claves a fin de dar prioridad en el plan de mejoras. Resultado Esperado (3.1.3): Identificados los Servidores del MH con el Marco Estratégico Institucional: Realización del Taller de Capacitación para Generar Motivación e Identificación con el Marco Estratégico del MH. Tesorería Nacional. Resultado Esperado (3.1.4): Institucionalizada la Gestión de Planificación del MH. Formulación del proyecto de Modernización del Archivo Institucional, según la metodología de Marco Lógico, la Tesorería Nacional logró ejecutar el 3%. La Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, en el período enero-marzo presentó al Comité de Planificación y Presupuesto el Informe Consolidado de Monitoreo del MH, correspondiente al semestre Julio-Diciembre Resultado Esperado (3.1.5): Implementado el Sistema de Gestión de Calidad Institucional: La Tesorería Nacional ha llevado a cabo varias actividades: Charla de Sensibilización de Calidad y Cinco (5) Talleres CAF por Criterios, ambas actividades con el fin de empoderar a los responsables de los procesos en la Metodología del Marco Común de Evaluación (CAF). En este mismo sentido, la Tesorería Nacional, ha iniciado el proceso de recolección de evidencias, como parte del autodiagnóstico CAF. La Dirección General de Jubilaciones y Pensiones a Cargo del Estado diseñó e implementó una nueva metodología para llevar a cabo el producto Depuración de la Base de Datos. El avance alcanzado fue de 17% para un cumplimiento de 68% en base al 25% de meta establecido, en la depuración y análisis de expedientes. Con los resultados de la depuración ha sido iniciado las modificaciones en el Sistema. Página 7 de 12

8 Resultado Esperado (3.1.6): Fortalecida la Gestión Administrativa del MH: La Dirección General de Jubilaciones y Pensiones a Cargo del Estado, elaboró la propuesta del proyecto para la identificación biométrica para pensionados indocumentados. DIGECOG, realizó cuatro (4) inventarios de los bienes de consumo. La Dirección de Administración de Recursos Financieros (DARF), ha logrado digitalizar el 44% de sus expedientes para un total de 3,443. En este trimestre DARF inició el proceso para la actualización del registro de valor de Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles de la Sede Central del MH. Resultado Esperado (3.2.1): Normatizada la Administración de los Recursos Humanos: La actualización del Manual de Descripción de Cargos, la misma ha sido ejecutada en varios niveles en cada Área Funcional: o 40% en la Tesorería Nacional. o 80% en el CAPGEFI o 100% DGPLT bajo la coordinación de la DARH. Resultado Esperado (3.2.2): Profesionalizados y Desarrollados Los Recursos Humanos: La Tesorería Nacional logró capacitar un 24% de los servidores de acuerdo a los perfiles establecidos. La Dirección de Administración de Recursos Humanos inició la implementación del Programa de Desarrollo para empleados que no han alcanzado el nivel básico de educación, incluyendo a un total de 41 empleados de todas las Áreas Funcionales del Página 8 de 12

9 MH, logrando insertar al programa al 69% de los identificados, para un cumplimiento de 174%. Resultado Esperado (3.3.1): Implementado Gobierno Electrónico del MH: Bajo este resultado el CAPGEFI ha iniciado el uso de la Plataforma Virtual, colocando materiales de apoyo a disposición de los servidores públicos de determinados cursos. Un total de 336 Servidores han utilizados este mecanismo. OBSTÁCULOS ENCONTRADOS 1. Retraso en la aprobación de Términos de Referencia por parte del Organismo Financiador (BM), ha ocasionado aplazamiento en los siguientes productos: CAPGEFI Formulación del Proyecto del Sistema de Capacitación y Acreditación Fiscal y Hacendaria. Continuación de la implementación metodológica de carpeta de Planificación Docente. Implementación de la metodología e-learning. Especialización de los servidores públicos en la carrera de Finanzas Públicas. 2. La limitación presupuestaria ha mermado los avances en productos de diferentes Áreas Funcionales, de los que podemos mencionar: Ejecución del Programa de Salud, Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos Laborales en el MH. DARH. Implementación de un programa institucional de mejoramiento de la plataforma tecnológica de la DGBN. Página 9 de 12

10 Elaboración de un programa de mejora con carácter de la infraestructura y apoyo logístico institucional de la DGBN. 3. Retrasos por parte de la Direcciones Generales de las instituciones involucradas en el proceso de adaptación e interconexión del Sistema Nacional de Bienes (SIAB) produciéndose inconvenientes para el logro de las metas comunes establecidas. (DGBN y DIGECOG). 4. Demora en el suministro de información de fuentes externas, sus reportes son recibidos después de transcurrido de cinco a diez días hábiles del siguiente mes. Lo que genera retraso en la revisión y análisis de las informaciones requeridas para los diferentes informes elaborados por la Dirección de Fiscalización de Hidrocarburos. De igual manera, esta dificultad se presenta en la Tesorería Nacional, cuando le son remitidas las aprobaciones de las nóminas luego de la fecha establecida para ejecutar los pagos. 5. Tardanza en la contratación de consultor para el apoyo en la elaboración de las NICSP, estas políticas tres (3) en total se encuentran detenidas hasta tanto se logre la contratación. DIGECOG. 6. La demora en el Diseño e implementación del Sistema de Captura de la Información Contable. Lo que ha rezagado el inicio del monitoreo de los registros contable a las Instituciones gubernamentales. DIGECOG. 7. Retraso en la adquisición de Licencia para SIAB, aplazó la actualización de la versión y el desarrollo del proceso de reevaluación del bien por reparaciones o por adiciones. DIGECOG. 8. El retraso en la actualización de las informaciones a ser publicas en el portal: En el caso de la TN de 94 secciones que consta el portal solo se actualizan de manera inadecuada 50. Página 10 de 12

11 9. Demora en la recepción de las revisiones y aprobaciones que se encuentran bajo la responsabilidad de otras instancias dentro y fuera del Ministerio. Cobro compulsivo de la Deuda a Productores (Programa de financiamiento producción de habichuelas negras). PETROCARIBE 10. Tardanza en la entrega de las informaciones por parte de las áreas involucradas, debido a lo cual se ha visto afectada la conclusión de los siguientes productos: Revisión y validación de los Planes Operativos Matrices de monitoreo correspondiente a octubre-diciembre Falta de coordinación con las instituciones descentralizadas, autónomas y otros organismos del Estado que no presentan los reportes de sus inventarios, razón por la cual se ha visto afectada la conclusión de los siguientes productos: Implementación de un Programa de Formalización de los actos de transferencia y de administración de los bienes inmuebles del Estado a favor de los contribuyentes, pendientes de conclusión contractual y/o administrativa. Implementación de un Programa de regularización técnico-legal en la Jurisdicción Inmobiliaria de los bienes inmuebles estatales transferidos por el Estado a favor de entidades públicas y a contribuyentes, con la finalidad de establecer la realidad física con la realidad registra. Página 11 de 12

12 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Dentro del análisis cualitativo realizado se destacan las siguientes soluciones que contribuirán a corregir las distorsiones encontradas en la ejecución de los productos monitoreados en el primer trimestre del año 2013: Establecer reuniones trimestrales con el personal Directivo y la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, con la finalidad de examinar y analizar la ejecución de los planes operativos plasmada en los monitoreo trimestrales, de este modo controlar los eventos que pudieran afectar la consecución de los objetivos y al mismo tiempo sensibilizar sobre la importancia del cumplimiento de las metas del MH. Mejorar la coordinación con las Áreas Funcionales a fin de eficientizar los tiempos de recepción de las informaciones pertinentes y lograr una respuesta adecuada a los requerimientos internos como externos. Página 12 de 12

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