Fundada en 1972 MANUAL DE LA CALIDAD

Transcripción

1 Fundada en 1972 MANUAL DE LA OT-GC-01 Versión 3 Vigente desde

2 La Universidad Simón Bolívar ha establecido el presente Manual de Calidad, a través del cual la Alta Dirección manifiesta su compromiso con el logro de la satisfacción de los requisitos de los usuarios de los servicios ofrecidos, así como de los requisitos legales y reglamentarios. El Sistema de Gestión de la Calidad se ha planificado en 2 fases; la Fase I comprende la Relación con el Sector Externo, específicamente lo referente a Asesorías, Negocios y Consultorías, Educación Continua, Conciliación en Derecho, Gestión de Eventos y Teatro José Consuegra Higgins. La Fase II amplía el alcance a todos los procesos de la Universidad. Este documento presenta el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad, incluye el alcance, referencia a los procedimientos documentados y la descripción de la interacción entre los procesos de la Fase I. Es el referente utilizado como guía en la aplicación e implementación de los aspectos propios de la norma NTC-ISO El control del Manual se realiza de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para el Control de Documentos, P-GC-01. 2

3 1.1 ALCANCE El Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad es: Prestación de servicios de asesorías, negocios y consultorías, educación continua, conciliación en derecho, gestión de eventos académicos, empresariales y culturales y alquiler del Teatro José Consuegra Higgins y auditorios. Estos servicios son ofertados desde el proceso de Relación con el Sector Externo. Los gráficos 4, 4.1 y 4.2 del ítem 5.3 en este documento presentan el Mapa de Procesos de la Universidad. Los procesos incluidos en el alcance de la Fase I se observan en la siguiente tabla: Tipo de Proceso Nombre del Proceso Proceso incluido en el SGC Fase I Fase II Direccionamiento Estratégico X X Procesos Gestión de la Calidad X X Estratégicos Autoevaluación y Autorregulación X Comunicaciones X Docencia X Procesos Relación con el Sector Externo X X Misionales Investigación X Gestión del Ingreso del Estudiante X Procesos de Internacionalización X Gestión Misional Bienestar X Gestión del Egresado X Gestión Financiera X X Infraestructura Física X X Procesos de Apoyo Talento Humano X X Gestión de Laboratorios y talleres X Gestión de Recursos Bibliográficos X Gestión Sistemas de Información y Recursos Tecnológicos X X 3 Tabla N 1. Procesos incluidos en el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.

4 1.2. EXCLUSIONES Para el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad en su Fase I, se considera exclusión el siguiente numeral de la Norma Técnica ISO 9001: 7.6.Control de los equipos de seguimiento y medición Los equipos con los que cuenta la universidad para la prestación de los servicios ofrecidos en el alcance establecido, son equipos de oficina no requeridos para evidenciar la conformidad del servicio con los requisitos determinados. Los equipos de oficina antes mencionados, se mantienen según el requisito 6.3 Infraestructura. 4

5 2.1 RESEÑA HISTÓRICA El 15 de octubre de 1972, en las oficinas de la Gobernación del Departamento del Atlántico, se entrega el acta de constitución de la Institución, denominada inicialmente Corporación Educativa Mayor Del Desarrollo Simón Bolívar. Dicha acta, firmada por el Dr. José Consuegra Higgins, el poeta Jorge Artel, el médico Leonello Marthe Zapata, el sociólogo Álvaro Castro Socarrás, el abogado Eduardo Pulgar Lemus, los economistas Benjamín Sarta y Eugenio Bolívar, la señora Ana Bolívar de Consuegra y en representación de los trabajadores el señor Sofanor Moré; sería legitimada un mes después por la Resolución 1318 del 15 de noviembre de 1972, acto administrativo de la gobernación departamental en el que se le reconoce su personería jurídica. En marzo 1 de 1973 la nueva casa de estudios empezó su vida académica, ofreciendo las carreras de derecho, economía, sociología, educación, trabajo social, arquitectura y matemáticas. Tal oferta de carreras se amplió con el devenir de los años: en 1993 se crean los programas académicos de Administración de Empresas y de Contaduría, Psicología en 1994, Fisioterapia en 1996, Ingeniería de Mercados en 1997, Ingeniería de Sistemas y Enfermería en 1998, Ingeniería Industrial en 1999, Licenciatura en Educación con énfasis en humanidades y lengua castellana en

6 RESEÑA HISTÓRICA En la primera década del Siglo XXI se fundan e inauguran diversas unidades de servicios como el Centro de Creación de Empresas (2001), el Centro de Conciliación y Arbitraje Ana Bolívar de Consuegra (2002), el primer Tribunal Académico de la Costa Caribe adscrito al programa de Derecho (2005), el Centro de Asesorías Negocios y Consultorías (2008), el Teatro José Consuegra Higgins (2008). En esta misma década, en Noviembre de 2005, la Institución gestiona y adquiere el status de Universidad, pasando a denominarse Universidad Simón Bolívar. Ya como Universidad le permitió ampliar su oferta académica, más allá de nuevos programas de pregrado y especializaciones, obtiene registros calificados para los siguientes programas académicos de postgrado a nivel de Maestrías y de pregrado a nivel tecnológico y técnico profesional: Año Programa 2006 Medicina 2007 Maestría en educación, Técnico profesional en análisis y programación de computadoras 2008 Maestría en Administración de Empresas e Innovación, Especialización en pedagogía de las ciencias, Técnico profesional (TP) en Contabilidad Sistematizada, TP en Cuidado Infantil, TP en Publicidad con Énfasis en Comunicación Visual y Tecnología en Sistemas Maestría (Mg) en Desarrollo y Gestión de Empresas Sociales, Mg en Ingeniería Industrial, Mg en Ingeniería de Sistemas y Computación, Mg en Neuropsicología, Mg en Genética, Mg en Psicología, Especialización (Esp.) en Gobierno y Asuntos Públicos, Esp. de Enfermería en Cuidado Critico al Adulto, Esp. en Revisoría Fiscal, Esp. en Adaptación y Rehabilitación Cardiopulmonar y Vascular, Esp. en Gobierno y Asuntos Públicos, Técnico profesional en Cuidado Infantil, Tecnología en Gestión Portuaria y Logística de Transporte Maestría en Derecho Administrativo 2011 Maestría en Derecho Procesal 6

7 RESEÑA HISTÓRICA En 2009 el Ministerio de Educación otorga acreditación de alto nivel de Calidad para el programa de Psicología, posteriormente en 2011 también acredita a los programas de Administración de Empresas e Ingeniería de Sistemas con alta calidad. Aunado a ello inicia en 2010 actividades para la implementación de su Sistema de Gestión de la Calidad según lineamientos de la Norma ISO Como una estrategia para estrechar relaciones con el entorno empresarial, en 2010 la Universidad realiza la primera versión del Premio al Mérito Empresarial Simón Bolívar con el respaldo de la Gobernación del Atlántico, la Alcaldía Distrital y los Gremios Empresariales. Se trata de un reconocimiento único en la Región Caribe Colombiano dirigido a personas naturales y jurídicas que le apuestan a la transformación productiva y comercial de la Región, a través de esfuerzos que se traducen en innovación, generación de cambios organizacionales y estrategias de competitividad, que merecen ser emuladas por la nuevas generaciones de empresarios. En Noviembre de 2012 la Universidad recibió por parte de BVQI el certificado que avala el que su Sistema de Gestión de Calidad es conforme con los requisitos de la norma ISO 9001:2008 para el alcance descrito en el ítem 1.1 de este documento. Actualmente la Universidad adelanta actividades para ampliar el alcance de su Sistema de Gestión de Calidad, así como actividades de Autoevaluación con el fin de ser una Institución de educación superior acreditada institucionalmente por el Ministerio de Educación Nacional; también realiza actividades de Autoevaluación con fines de acreditación de alto nivel de Calidad para los Programas de Fisioterapia y Trabajo Social. 7

8 2.2. EL CAMPUS La Universidad está ubicada en el Barrio El Prado, uno de los barrios insignes de la ciudad de Barranquilla. Comprende las siguientes sedes: Sede N 1 Sede N 2 Teatro José Consuegra Higgins Instituto de Investigaciones Biblioteca Central José Martí Coliseo deportivo Eugenio Bolívar Aulas Magistrales Consultorios de Bienestar Universitario Programas académicos de Ciencias Sociales Servicios Externos y consultorías Centro de Conciliación Oficinas de Admisiones, créditos y matrículas Hemeroteca Ana Bolívar de Consuegra. Laboratorios de Ciencias de la Salud, de Ingenierías y salas de informática Programas de Ciencias administrativas y contables. Programa de Medicina Sede N 3 Sede N 4 Postgrados Sede N 5 Sede Cultural Rectoría, Vicerrectorías y oficinas administrativas en general Centro de idiomas Cámara de Gessel Salud Activa Laboratorios de Ciencias Básicas y salas de informática Auditorios Jorge Artel y Nicolás Guillen Programas Ingenierías Programas de Ciencias de la Salud Tabla N 2. Sedes. Biblioteca de Postgrados Aulas posgrados Programa de Medicina Museo Bolivariano Museo bibliográfico de autores costeños Biblioteca de Humanidades Auditorio con su patio de eventos. 8

9 2.3 MISIÓN Somos una Institución de Educación Superior sin ánimo de lucro, dedicada a la formación integral en los campos de las ciencias, las humanidades y la tecnología; al desarrollo de la investigación científica, la internacionalización y la promoción del desarrollo humano, cultural e ideológico, fundamentada en el ideario del Libertador Simón Bolívar de un ser ético, culto, autónomo y líder, constructor de una sociedad democrática, justa, solidaria y sostenible. Para el cumplimiento de nuestra función social, contamos con talento humano idóneo, aplicamos el uso de las tecnologías de la información y la comunicación, y, articulados con el Estado, el sector productivo y la comunidad en general, propiciamos la equidad, la producción, actualización, universalización de los saberes y los procesos de autoevaluación permanente para el mejoramiento continuo de la calidad de nuestro quehacer. La Universidad Simón Bolívar valora y cultiva la identidad, la cultura y el respeto del ancestro. 2.4 VISIÓN En el año 2017 seremos reconocidos por nuestra cultura de calidad, la acreditación institucional y por ser dinamizadores de conocimiento y del desarrollo integral de la sociedad. 9

10 3.1 ANTECEDENTES Las labores de prestación de servicios mediante Investigación en la Universidad se iniciaron en 1985, año en el cual se creó el Instituto de Investigaciones. La experiencia en consultoría propiamente dicha se inicia en el año 2007, en su rol de proveedor de propuestas ante el Programa MIDAS - USAID, entidad ante la cual se logró presentar y obtener aprobación de tres propuestas, con una donación del orden de los trescientos millones de pesos, los proyectos en mención fueron: Thermotar, Modapiel y Muebles y Diseños. En el primer semestre del año 2008 la Universidad consolida la prestación de Servicios como una función de Extensión o de Relación con el Sector Externo, a través de la creación del Departamento de Servicios Externos y Consultoría dependencia adscrita a la Rectoría, junto con las Unidades Estratégicas de Negocio como unidades operativas, cuyos ingresos provendrían de las ventas de servicios específicos. Las Unidades Estratégicas de Negocio adscritas al departamento de Servicios Externos son: Centro de Asesorías, Negocios y Consultorías. Centro de Educación Continua. Centro de Conciliación y Arbitraje Ana Bolívar de Consuegra. Teatro José Consuegra Higgins y Centro de gestión de eventos. 10

11 3.2 MISIÓN Somos responsables de la prestación de servicios externos de calidad a los sectores académico, empresarial, gubernamental y a la comunidad en general, como respuesta a las demandas de consultoría, asesoría, educación continua, conciliación, eventos, desarrollo empresarial y cultural, mediante unidades de negocios especializadas, con el fin de contribuir con la sostenibilidad de la Universidad Simón Bolívar y el fortalecimiento de las relaciones con su entorno empresarial y social. 3.3 VISIÓN En el año 2014 seremos reconocidos en los ámbitos académico, empresarial, gubernamental y social por nuestra contribución al liderazgo institucional en la prestación de servicios externos de calidad, que den respuestas a las necesidades de la Región Caribe Colombiana. 11

12 3.4 VALORES Calidad. Cumplimos con efectividad las necesidades de nuestros clientes externos e internos, brindado un excelente servicio. Ética. Actuamos de manera correcta, justa y honesta en la prestación del servicio. Confidencialidad. Garantizamos total reserva a nuestros clientes sobre el manejo de la información. Proactividad. Somos capaces de identificar oportunidades anticipando las necesidades de los clientes, en procura de satisfacerlas. Trabajo en equipo. Articulamos las fortalezas individuales e interdisciplinarias de cada persona en procura del beneficio colectivo. 12

13 3.5 SERVICIOS Los Servicios ofrecidos por la Universidad desde las Unidades Estratégicas de Negocio adscritas a la Dirección de Servicios Externos y Consultorías son: Asesoría y Consultoría en diferentes áreas del conocimiento. Gestión Administrativa de Convenios. Diplomados, Cursos y Seminarios para público en general. Diplomados, Cursos y Seminarios a la medida de las necesidades específicas de entidades públicas y privadas. Conciliación en Derecho. Alquiler de Teatro José Consuegra Higgins y Auditorios para eventos externos. Apoyo Logístico y Organización de Eventos Internos. 13

14 SERVICIO Asesoría y Consultoría en diferentes áreas del conocimiento Gestión Administrativa de Convenios Diplomados, Cursos y Seminarios para público en general Diplomados, Cursos y Seminarios a la medida de las necesidades específicas de entidades públicas y Privadas Conciliación en Derecho Alquiler de Teatro José Consuegra Higgins y Auditorios para eventos externos Apoyo Logístico y Organización de Eventos Internos. 3.6 CLIENTES Tabla N 3. Clientes de Servicios Externos CLIENTES Entidades e instituciones públicas y privadas de la región Caribe colombiana. Entidades e instituciones públicas y privadas de la región Caribe colombiana. Específicamente, gobernaciones, alcaldías, gremios, asociaciones, fundaciones, empresas de diferentes sectores económicos Personas que requieren actualizar conocimientos o profundizar en un tema o área específica del conocimiento. Entidades públicas (entre ellas Gobernación del Atlántico, Alcaldías y Fuerzas Militares) y empresas privadas y organizaciones de diferentes sectores sociales, académicos y económicos, representados por sus funcionarios y empleados. Personas naturales y jurídicas que desee a través de la conciliación resolver sus conflictos de manera extrajudicial y legal Personas naturales y jurídicas dedicadas al montaje logístico y producción de eventos culturales, académicos o corporativos. Entes jurídicos con ánimo o sin ánimo de lucro que realizan actividades de bienestar laboral para sus empleados o clientes Todas las dependencias de las áreas académicas, investigativa, administrativa y de extensión de la Universidad Simón Bolívar. 14

15 El documento: Matriz de referencias cruzadas, DG-DE-07 muestra de manera concisa cómo el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad (para el alcance establecido) da respuesta a cada uno de los requisito de la Norma ISO 9001 y enuncia los procesos y los diferentes documentos que lo sustentan, por lo que dicha Matriz se convierte en un documento íntimamente vinculado con este Manual. Con respecto a los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de Gestión de la Calidad, se enuncian entre otros: P-GC-01 Procedimiento para el Control de documentos P-GC-02 Procedimiento para el Control de los registros P-GC-03 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas P-GC-04 Procedimiento para el Control del Servicio no conforme P-GC-05 Procedimiento de Auditorías Internas al Sistema de Gestión de Calidad Nota: El ítem 6 de cada procedimiento enuncia los registros correspondientes que son requeridos. Todos los documentos del Sistema de gestión de la Calidad se relacionan en el listado maestro de documentos internos, en el listado maestro de documentos externos y en el listado maestro de registros. 15

16 4.1 POLÍTICA DE Gráfico N 1. Política de Calidad 16

17 4.2 OBJETIVOS DE Gráfico N 2. Objetivos de Calidad 17

18 4.3 MAPA DE PROCESOS Gráfico N 3. Mapa de procesos 18

19 MAPA DE PROCESOS Gráfico N 3.1. Procesos del SGC Fase I 19

20 MAPA DE PROCESOS Gráfico N 3.2 Procesos del SGC Fase I 20

21 Tipo de Proceso Procesos Estratégicos Procesos Misionales 4.4 RESPONSABLES DE PROCESO Nombre del Proceso Direccionamiento Estratégico Gestión de la Calidad Relación con el Sector Externo Gestión Financiera Responsable del proceso (Fase I) Director de Planeación y Rector Jefe de Gestión de la Calidad Director de Servicios Externos Asistente Vicerrector Financiero Procesos de Apoyo Infraestructura Física Coordinador de Mantenimiento de la Infraestructura Física y Servicios Generales y Técnico Administrativo Talento Humano Asistente Vicerrector Administrativo Tabla N 4. Responsables de proceso. Gestión Sistemas de información y recursos tecnológicos Jefe de Sistemas de Información 21

22 4.5 POLÍTICA DE - OBJETIVOS DE LA - PROCESOS Relaciones Ver el documento: Correlación de la Planeación Estratégica, DG-DE-08 22

23 Anexo 1. DG-DE-07, Matriz de referencias cruzadas (Procesos, Requisitos ISO 9001, cómo se le da cumplimiento y documento que lo sustenta) Anexo 2. DG-DE-08, Correlación de la Planeación Estratégica Anexo 3. OT-GC-02, Tablero de indicadores (Política de calidad, objetivos de calidad, procesos, indicadores) Anexo 4. Caracterizaciones de Proceso CP-DE-01 Caracterización del proceso Direccionamiento Estratégico CP-GC-01 Caracterización del proceso Gestión de la Calidad CP-SE-01 Caracterización del proceso Relación con el Sector Externo CP-GF-01 Caracterización del proceso Gestión Financiera CP-IF-01 Caracterización del proceso Infraestructura Física CP-TH-01 Caracterización del proceso Talento Humano CP-GT-01 Caracterización del proceso Gestión Sistemas de información y recursos tecnológicos 23