SEGUROS COMERCIALES BOLÍVAR S.A. Instructivo Emisión SOAT Sistema Simón 1

Transcripción

1 1 INSTRUCTIVO EMISIÓN PÓLIZAS DE SOAT

2 2 1. Configuración de Mozilla Firefox CONTENIDO Ingreso al Sistema. Ingreso aplicativo web-simón Ingreso menú emisión pólizas. 2. Modulo Emisión Diligenciamiento Cotización... Pre visualización Conversión de la póliza 3. Módulo de Impresión Proceso Impresión pólizas SOAT... Verificación Rango Papelería. Pre visualización.. Configuración opciones pantalla impresión Reemplazo Pólizas SOAT Anulación pólizas SOAT 4. Módulo de Consultas Agente... Placa motor -chasis. 5. Consultas sistemas Información Internet RUNT.. 6. Diligenciamiento Formato Reporte Pólizas SOAT 7. Recomendaciones

3 3 OBJETIVO Describir las actividades a realizar para manejo del aplicativo SIMON para la emisión de pólizas de SOAT dirigido a los usuarios con delegación. ALCANCE Usuarios que tengan delegación para la emisión de pólizas de SOAT en la compañía.

4 4 1.Configuración Mozilla Firefox Simón se encuentra configurado para su funcionamiento en Mozilla Firefox, para su correcto funcionamiento tanto en emisión e impresión se debe realizar la siguiente configuración. 1. Abra una sesión en Mozilla Firefox, picar la opción de Herramientas- Opciones 2. En el cuadro de Opciones seleccionar la opción Aplicaciones, buscar en el tipo de contenido y en la acción seleccionar la opción

5 5 3. Posterior en la opción menú herramientas, seleccionamos la opción Complementos En la ventana de complementos, seleccionamos la opción Plugins buscamos la barra de opción Adobe Acrobat y damos clic en activar

6 6 La opción debe visualizarse de la siguiente manera Ingreso al sistema Para el ingreso al aplicativo se debe tener acceso a un servicio disponible de internet, ingresando a una página de internet Explorer se procede a digitar la dirección en la barra de direcciones URL Una vez oprimiendo el botón de acción, el sistema nos emitirá al portal de seguros bolívar.

7 7 Dar clic para Ingresar al portal de Simón Ingreso al aplicativo web -Simón

8 El usuario y la contraseña es el mismo utilizado para ingresar a portales de Seguros Bolivar 8 NOTA: Si el usuario olvida su contraseña existen 2 opciones: 1. Picar la opción de olvide mi contraseña 2. Comunicarse con la mesa de ayuda de seguros Bolivar, ext Al ingresar a la plataforma se desplegara la siguiente pantalla: Seleccionar la compañía 3. Seguros Comerciales Bolivar Ingreso menú emisión Pólizas Para proceder a realizar una emisión de una póliza de SOAT se debe ingresar a 1. Emisión de Pólizas / Cotizaciones / Crear Cotización

9 9 2.Módulo de Emisión 1. Desplegar la pestaña señalando el nombre del producto 315 SOAT 2. Se ingresa la placa según la licencia de transito y se procede a dar clic en continuar. NOTA: tener en cuenta en el caso 3 y 4 se puede ingresar la información cuando la identificación corresponda a un cliente bolívar, así él nos atraerá información del cliente a la aplicación Datos SOAT En la pestaña referenciada se procede a relacionar y escoger todos los datos del vehículo según la licencia de transito.

10 10 NOTA: Si al ingresar a diligenciar los datos del vehiculo los datos de marca, línea, clase no se encuentran parametrizados en el sistema, el usuario deberá comunicarse a la Oficina Principal al a las ext (Alexandra Baquero) alexandra.baquero@segurosbolviar.com, (Julieth Rubio) Julieth.rubio@segurosbolivar.com para realizar la respectiva actualización de la información en el sistema. En el momento de realizar la actualización de la información se debe picar la opción para que pueda continuar con la emisión (actualizar 1. Ingresar los datos de *Marca escribiendo la referencia así el sistema comenzara a desplegar información de búsqueda 2. Ingresar los datos de *Línea escribiendo la referencia el sistema comenzara a desplegar información de búsqueda 3. Escoger de la lista selección la * clase del vehículo según corresponda en la licencia de transito. 4. Escoger de la lista selección la * modelo del vehículo según corresponda en la licencia de transito.

11 11 5. Escoger de la lista selección la * servicio del vehículo según corresponda en la licencia de transito. 6. Escoger de la lista selección la * país del vehículo según corresponda en la licencia de transito. 7. Ingresar los datos de *Placa escribiendo la que corresponda según la licencia de transito 8. Ingresar los datos de *Vin escribiendo la que corresponda según la licencia de tránsito (Tener en cuenta que el campo aplica para modelos 2011 en adelante. 9. Ingresar los datos de *Motor escribiendo la que corresponda según la licencia de transito 10. Ingresar los datos de *Chasis escribiendo la que corresponda según la licencia de transito 11. Ingresar los datos de *Cilindraje escribiendo la que corresponda según la licencia de transito 12. Ingresar los datos de *No pasajeros escribiendo la que corresponda según la licencia de transito 13. Ingresar los datos de *Capacidad escribiendo la que corresponda según la licencia de transito Al finalizar el proceso procedemos a dar clic en tarifar donde nos registrara en un cuadro de descripción el valor del soat según el vehículo registrado. Como botón de acción se da click en continuar

12 12 Datos Generales En la pestaña referenciada se procede a relacionar y escoger la vigencia y los datos del tomador del SOAT *Emisión: fecha del día en la que se esta realizando la póliza * Anual: fecha que me calcula una vigencia de 365 días calendario *Temporal: fecha que me calcula vigencias menos de 1 año. 2. Vigencia: se visualiza el tiempo de acuerdo al periodo escogido anteriormente, se visualiza con el inicio y fin de vigencia. 3. Tomador: se realiza el diligenciamiento de los datos relacionados en la licencia de transito escogiendo *Tipo de Documento, * Nro. Documento, *Nombres, *Apellidos, *Dirección, *Ciudad, *Teléfono, *Celular, y Sexo. Se tienen 3 bonotes de acción cancelar anterior y continuar Datos Adicionales Se ingresan los datos del propietario del vehículo

13 13 NOTA: la información del propietario debe ser SIEMPRE la misma que figura en la licencia de transito. *Propietario Tomador S/N: Seleccionado de la lista *Tipo Documento *Nit Propietario *Nombre *Dirección del Propietario *teléfono Se tienen 3 bonotes de acción cancelar anterior y continuar Confirmar: Son las pestañas de verificación de ingreso de la información y confirmación de la emisión del soat con los datos visualizados Al desplegar cada pestaña se visualizaran los datos diligenciados en todo el proceso para confirmar información.

14 1. Datos Generales SEGUROS COMERCIALES BOLÍVAR S.A. 14 En caso de corregir algún error en el informe se conserva un botón de acción Modificar 2. Datos Adicionales En caso de corregir algún error en el informe se conserva un botón de acción Modificar 3. Riesgos Es una visualización de información, datos no modificables. Existen iconos de acciones que permiten visualizar información como la distribución de la prima visualizada de la siguiente manera

15 15 4. Prima Total Es una visualización de información, datos no modificables. 5. Soat En caso de corregir algún error en el informe se conserva un botón de acción Modificar Se tienen 3 bonotes de acción cancelar, previsualizar y expedir

16 16 El botón previsualizar Nos permite visualizar el soat antes de imprimirlo y denotar posibles errores, es la muestra inicial para el cliente. Para expedirlo cerramos la pantalla de PDF y continuamos oprimiendo el botón de acción expedir Resultado de la operación Para seguir con el proceso se procede a dar click en Aceptar

17 17 Obtenemos el resultado de la operación que es el numero de la poliza emitida En datos de entrega siempre marcar la opcion y oprimir aceptar Fin del proceso. 3.Módulo de impresión Para proceder a realizar una impresión de una póliza de SOAT se debe ingresar a 1. impresión / Impresión Certificados SOAT 1. Desplegar la pestaña señalando el nombre del PND -pendiente 2. Existen criterios de búsqueda especifica como: Numero de póliza Numero Documento del Tomador Placa Fecha 3. Si se desea consultar todo lo pendiente se procede a dar clic en continuar. NOTA: En el día se debe dejar todo impreso, teniendo en cuenta que el reporte al RUNT se realiza a diario y exige que la póliza este impresa.

18 18 La impresión es seleccionable y la cantidad que requiera en bloques. Consecutivo SOAT: Debe siempre ser verificado y el consecutivo debe ser igual al SOAT físico (verificación) Papelería Disponible: Cantidad de SOAT disponibles cargados en el sistema para impresión. Proceder a dar clic en Imprimir Se habilita la pantalla del SOAT como pre visualización con el fin de confirmar la información del vehiculo relacionado en el SOAT que se esta imprimiendo.

19 19 Proceder a dar clic en Imprimir Se procede a confirmar la impresión Aceptar El proceso iniciará, lanzando la ventana de impresión del visor de Adobe Acrobat; Si el cuadro de impresión, es como el que se muestra a continuación, la configuración está correcta. Debe seleccionarse en Tamaño Tamaño Real La opción Elegir origen del papel por tamaño PDF debe estar activa

20 20 Proceder a dar clic en Imprimir Al aceptar la impresión siempre debe estar activo el aviso de entregado al cliente Cualquier error presentado en la impresión que se detecte con la numeracion de la papeleria, comunicarse a la oficina Principal con Argenis Fonsea ext 99249, argenis.fonseca@segurosbolvar.com, si es solicitud de papeleria comunicarse con el Jefe Administrativo de la oficina encargado de administrar la papeleria. Fin del proceso.

21 21 Reemplazo de Pólizas SOAT Para proceder a realizar un reemplazo de una póliza de SOAT se debe ingresar en el menú: 1. Emision / Modificación de Pólizas / Modificación SOAT/ Reemplazo SOAT El módulo de reemplazo permite la búsqueda de información por: Numero SOAT Placa Numero de póliza La cual hace referecia todas aquellas modificaciones que se realicen en un seguro obligatorio de accidentes de transito SOAT, por causa de equivoco o error de digitacion del usuario movimiento que no genera un cobro de prima al cliente. La Causal Modificación: Se habilitan dos causales que son: SOAT Cambio de Propietario SOAT Error Digitación

22 Proceder a dar clic en continuar SEGUROS COMERCIALES BOLÍVAR S.A. 22 Datos SOAT Se habilitan los campos activos permitidos para modificar y/o corregir los datos como *placa, *motor y *chasis. Proceder a dar clic en continuar Datos Generales se verifica la información mostrada por el sistema verificando que sea correcta; adicionalmente se tiene la opción de realizar los cambios que sean necesarios.

23 23 se procede a dar click en Continuar. Datos Adicionales verificamos que la información de los datos del propietario del vehículo mostrada por el sistema sea correcta de lo contrario realizar los cambios pertinentes Confirmar El modulo nos permite visualizar en forma detallada la póliza con todos los campos diligenciados para verificar que toda la información mostrada por el sistema sea correcta. Existen 3 botones de acción Cancela, Previsualizar, Expedir. Se procede a dar click en Expedir A continuación el sistema nos arroja un mensaje de aviso, donde nos informa que la modificación fue exitosa generando un nuevo endoso. Se repite el mismo procedimiento para imprimir la póliza por el módulo de impresión.

24 24 Anulación de Pólizas SOAT Menu Emision / modificación de Pólizas / Modificacion SOAT/Anulacion Poliza SOAT Una vez ingresado al módulo seleccionamos el *Producto 315- SOAT luego reportamos el * Numero de póliza bolívar que necesitamos anular. Se procede a dar click en Aceptar

25 Esta pantalla requiere diligenciar y marcar los siguientes campos 1. *Anular por reemplazo: Debe siempre seleccionarse que NO 2. *causal de anulación: Existen 3 tipos de causales de anulaciones de pólizas que son: 135 Error Digitación: Esta causal es la más usada, ya que permite anular una póliza con datos errados y se requiere digitar una nueva. 138 Daño Impresión SOAT 140 SOAT anulación SOAT Nota: La póliza puede ser anulada exclusivamente si no ha iniciado vigencia 3. *Descripción: observación de la modificación que se le esta realizando a la póliza Para dejar evidencia y trazabilidad. Para confirmar la operación de anulación de póliza se confirma con el botón aceptar

26 26 El sistema nos arroja un cuadro de prima anulada, la idea es confirmar que el valor de la tarifa sea el mismo que le estamos devolviendo así confirmamos que la anulación quedo realizada correctamente. Para continuar con el proceso se procede a dar click en anular póliza Luego el sistema nos informa éxito de la modificación realizada validamos dando clic en aceptar El resultado de la operación es informar la póliza con el número de endoso registrado. NOTA. Las cancelaciones de pólizas por coexistencia negocio, Chatarrización son realizadas por la Jefatura Técnica de SOAT.

27 27 Documentos soportes Cancelación coexistencia: Carta de solicitud firmada por el tomador del SOAT Original de la póliza SOAT emitida por seguros bolívar Certificación de vigencia de la póliza SOAT expedida en la otra aseguradora Cancelación por Chatarrización Carta de solicitud firmada por el tomador del SOAT Fotocopia documento identidad del tomador póliza SOAT Original de la póliza SOAT emitida por seguros bolívar Certificado Chatarrización expedido por la entidad autorizada por el ministerio de transporte Fin del proceso

28 28 4.Consultas Pólizas SOAT Existen 2 consultas habilitadas para SOAT que son 1. Agente: Consulta todos los negocios realizados con la clave de intermediario 2. Placa, motor, chasis Consulta por Agente Menú consultas-pólizas Agente El modulo permite consultar por la clave de intermediario todas las polizas emitidas dentro de un periodo de consulta.

29 29 La información que nos permite consultar es: 1. Numero póliza bolívar 2. Prima 3. Fechas expedición 4. Fechas de inicio y fin de vigencia 5. Endosos 6. Acciones: permite ingresar a la póliza con toda la información emitida. Consulta por Placa Motor y chasis Menú consultas / pólizas/ placa-motor-chasis El modulo permite realizar la consulta de la póliza por placa que también nos arroja información general de la póliza. Fin del proceso

30 5.Consultas RUNT 30 Ingresar a la página Ingresar la opción de ciudadanos Picar la opción de consulta de vehículos por placa

31 Nos arroja modulo consulta para ingresar a consultar la información del vehiculo 31 Tener en cuenta que la placa y la cedula debe ser del propietario del vehiculo registrado en la tarjeta de propiedad Se visualiza la información del vehiculo y póliza SOAT con vencimiento y la aseguradora. Así verificamos no se genere una coexistencia de negocio, información correcta del vehiculo en la emisión etc.

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33 6. Diligenciamiento Formato Reporte Pólizas SOAT Al intermediario se le entrega un Formato de Reporte de pólizas SOAT para su diligenciamiento diario donde debe relacionar la información completa de todos los movimientos realizados a las pólizas SOAT. El formato debe ser diligenciado en su totalidad y garantizar la consistencia de la información. El formato al ser diligenciado cuenta con una tabla de resumen la cual se completa automáticamente con el ingreso de datos. El formato debe ser enviado a la sucursal administradora de la papelería semanalmente No. INTERMEDIARIO AUTORIZADO PARA LA EMISIÓN: xxxxx CLAVE INTERMEDIARIO: 2345 FECHA DE ENVIO: PÓLIZA SOAT POLIZA BOLÍVAR ESTADO FECHA EMISIÓN VIGENCIA DESDE VIGENCIA HASTA NOMBRE TOMADOR IDENTIFICACION NIT/CC VLR PRIMA TOTAL FORMA DE PAGO SOPORTES CAUSAL OBSERVACION EMITIDA 04/02/ /02/ /02/2014 MANUFACTURAS ELIOT S.A $ 200,000 VOUCHER COPIA EMITIDA 04/02/ /02/ /02/2014 LIZ BOTTIER LTDA $ 300,000 CONSIGANCION COPIA ANULADA 05/02/ PEDRO DIAZ - $ 0 N/A ORIGINAL A - ERROR DIGITACIÓN EMITIDA 03/02/ /02/ /02/2014 IMPORTACIONES SANTAFE S.A.S $ 250,000 CONSIGANCION COPIA REEMPLAZADA 07/02/ /01/ /02/2014 FERRETERIA AAA $ 0 N/A COPIA / DENUNCIO R - PÉRDIDA RESUMEN VALOR PÓLIZAS EMITIDAS 3 TRASFERENCIA $ 0 PÓLIZAS ANULADAS 1 EFECTIVO $ 0 PÓLIZAS REEMPLAZADAS 1 CONSIGANCIÓN $ 550,000 TOTAL PÓLIZAS UTILIZADAS 5 DATAFONO $ 200,000 TOTAL $ 750,000 RESPONSABLE: NOMBRE DE LA PERSONA QUE ENVIA LOS PAGOS VoBo Sucursal Nombre:

34 Columnas desplegables para escoger la información: Firma Responsable: Nombre de la persona que envía los pagos Vo Bo Sucursal: responsable de verificar información soporte VS formato

35 7. Recomendaciones 1. SOLICITUD DE POLIZAS 1- El Intermediario designará, como requisito indispensable para iniciar la operación,, una persona autorizada para realizar la solicitud de pólizas ante SEGUROS BOLIVAR; esta gestión debe ser legalizada diligenciando el registro de firmas según formato adjunto 2- El Representante Legal o la persona autorizada expresamente en el registro de firmas deberá solicitar pólizas por escrito o vía e mail al Jefe Administrativo (o quien haga sus veces) de la Sucursal. 3- La persona que retire las pólizas de las instalaciones de SEGUROS BOLIVAR debe estar facultado o autorizado expresamente por el Representante Legal mediante comunicación escrita o bien en el registro de firmas. 4- El funcionario que retire las pólizas de las instalaciones de SEGUROS BOLIVAR debe identificarse plenamente, digitar la clave de entrega en el sistema y firmar la carta de entrega de pólizas con firma, nombre y cédula. 5- Las solicitudes de papelería deben ser gestionadas con la oficina de SEGUROS BOLIVAR mínimo con 24 horas de anticipación, previendo un stock de pólizas en blanco que atiendan el requerimiento de ventas por punto de venta en este período de tiempo. ROTACION DE PAPELERIA 1- El INTERMEDIARIO tendrá asignado un stock de pólizas que garanticen la rotación de papelería en el período definido por este anexo, (utilización o expedición) y atienda su requerimiento en ventas semanal. 2- La rotación de pólizas será máximo de 15 días calendario, contados a partir del momento de entrega de documentos por parte de SEGUROS BOLIVAR. 3- Bajo ninguna circunstancia el INTERMEDIARIO permitirá acumular pólizas en blanco que superen el indicador anterior.

36 SEGURIDAD DE POLIZAS 1- El INTERMEDIARIO se compromete con SEGUROS BOLIVAR a brindar seguridad física adecuada a las pólizas y a su vez a utilizar un mecanismo operativo que permita ejercer control sobre el uso que las pólizas 2- El INTERMEDIARIO se compromete a avisar inmediatamente a SEGUROS BOLIVAR cualquier faltante de pólizas que surjan al momento de validar las entradas de pólizas. 3- Si se produce pérdida o hurto de pólizas, el INTERMEDIARIO deberá en forma inmediata informar a SEGUROS BOLIVAR una vez detectada la pérdida. Así mismo se obliga a denunciar ante las autoridades competentes el suceso, ya sea que la papelería esté en su poder o de terceros autorizados en que él haya delegado la emisión. Esta denuncia deberá instaurarse inmediatamente el INTERMEDIARIO detecte el faltante, enviando el original de la denuncia a SEGUROS BOLIVAR. En el evento en que la pérdida o hurto de papelería sea repetitiva SEGUROS BOLIVAR podrá terminar el convenio de manera unilateral o cancelar la autorización para el punto de venta responsable de las pérdidas o hurtos. 4- Acto seguido, toda pérdida de pólizas deberá ser objeto de publicación en diario de circulación nacional, esta publicación deberá instaurarse simultáneamente con la denuncia ante autoridad competente. La publicación en el diario de circulación nacional interrumpe la obligación de pago de siniestros por parte de SEGUROS BOLIVAR y lo exonera de toda obligación e indemnización respecto a las pólizas objeto de pérdida. Si el anuncio de prensa no se genera de manera inmediata, será responsabilidad del INTERMEDIARIO las reclamaciones de tipo judicial o que por siniestros se generen a favor de posibles reclamantes 5- El INTERMEDIARIO debe denunciar penalmente los ilícitos de hurto y/o abuso de confianza o cualquier otro, a los representantes legales o a las personas naturales de los puntos de venta que incurran en estas conductas en relación con la papelería SOAT que en su poder se encuentre. Esta denuncia la deberá instaurar el INTERMEDIARIO tan pronto tenga conocimiento de cualquier ilícito e informar de tal situación a SEGUROS BOLIVAR, acompañando copia de la denuncia penal respectiva. 6- El INTERMEDIARIO asume el costo económico y la total responsabilidad por concepto de denuncias por pérdida o hurto de pólizas que resulten expedidas, así como de los anuncios de prensa.

37 EXPEDICION DE POLIZAS 1- El intermediario deberá expedir pólizas mediante el sistema de expedición web, asumiendo la responsabilidad en la manipulación del software, así como las normas de seguridad informática requeridas para operar en línea. 2- Las pólizas suministradas por SEGUROS BOLIVAR deberán utilizarse en estricto orden consecutivo. 3- El INTERMEDIARIO no está facultado ni autorizado para expedir en forma manual las pólizas o a través de un sistema diferente al programa suministrado oficialmente por la compañía. APERTURA DE PUNTOS DE VENTA 1- En caso de apertura de un nuevo punto de venta, el INTERMEDIARIO debe diligenciar el formato adjunto denominado APERTURA PUNTO DE VENTA, con los datos requeridos con el cual autoriza por escrito a SEGUROS BOLIVAR a delegar papelería bajo su responsabilidad y las normas del presente convenio e informa la ubicación y zona de influencia del punto de venta entre otros 2- El INTERMEDIARIO no podrá distribuir pólizas en puntos de Venta diferentes a los consignados en los formatos de su apertura, o que no estén autorizados expresamente por SEGUROS BOLIVAR. 3- SEGUROS BOLIVAR se reserva el derecho de autorizar la apertura de puntos al INTERMEDIARIO en concordancia con lineamientos comerciales y de imagen de SEGUROS BOLIVAR. 4- SEGUROS BOLIVAR se reserva el derecho de modificar comisiones para la apertura de nuevos puntos de venta de acuerdo con el resultado de la gestión del INTERMEDIARIO. 5- Cuando el INTERMEDIARIO delegue en puntos de venta la emisión y recaudo de primas, se compromete a responder frente a SEGUROS BOLIVAR por las violaciones a lo prescrito en este convenio así como de las retenciones de primas en que incurriere él y el tercero a quien(es) delegue. 6- Los puntos de venta serán objeto de revisión, validación y verificación del manejo y administración de pólizas por parte de SEGUROS BOLIVAR cuando la Compañía lo considere conveniente sin requerir autorización del INTERMEDIARIO.

38 REPORTE DE PRODUCCIÓN 1- El INTERMEDIARIO debe reportar la producción y recaudo en los tiempos definidos en el Convenio. 2- El INTERMEDIARIO deberá legalizar papelería con una frecuencia semanal en el día que designe la sucursal administradora, esto es, informar pólizas expedidas, reemplazos y anulaciones, haciendo un pre cierre el día 25 de cada mes, previendo el reporte del cierre definitivo (5 días faltantes) el primer día hábil del mes subsiguiente. El no cumplimiento de esta norma, genera el bloqueo de papelería en el sistema de SISE SEGUROS BOLIVAR 3- El INTERMEDIARIO debe reportar la producción en la siguiente forma: Listado de Producción Pólizas organizadas numéricamente, en forma ascendente Pólizas anuladas en original y copia debidamente anuladas (con sello). incluye las pólizas que fueron reemplazadas. El INTERMEDIARIO por seguridad y control debe conservar una copia de los reportes de producción y recaudos como respaldos de movimientos, preferiblemente en los que aparezcan la firma y sello de recibido por SEGUROS BOLIVAR. Relación de Consignaciones y demás formas de pago anexas en cada póliza.